FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV Munkaidő nyilvántartó rendszerhez 2003.06.15.
I Munkaidő nyilvántartó rendszer Tartalomjegyzék Előszó 0 I Általános információk 2 1 Bevezető... 2 2 Hardver leírás... 2 3 Telepítés... 3 II Szoftver leírása 4 1 Program indítása... 4 2 Főképernyő... 5 3 Rendszer menü... 6 Felhasználó váltás... 6 Felhasználói törzs... karbantartása 6 PX-1 debug ablakok... bekapcsolása 8 Manuális esemény... bevitel 9 4 Törzsek menü... 9 Dolgozótörzs Munkahelyek Munkarendek Naptártörzs... 9... 12... 14... 16 5 Lekérdezések... menü 17 Eseménylista... 17 Kint-bent dolgozók... 17 Munkaidő kimutatás... 18 BM Statisztikák... 19 BM Munkaidő... statisztika 19 BM Szabadság... kimutatás 20 BM jogcím keresés... 21 BM osztályos... szabadság összesítő 22 6 Nyomtatási előkép... 22
Általános információk 2 1 Általános információk 1.1 Bevezető Köszönjük, hogy munkaidő nyilvántartó rendszerünket választotta. Cégünk sok energiát fordított a rendszer kifejlesztésére, reméljük, hasznos segítség lesz munkája közben. Munkaidő nyilvántartó rendszerünk két részből áll. A hardver rész feladata a beléptető kártya egyedi azonosítójának kiolvasása és az adatok PC-n való rögzítése. A szoftver rész feladata a kártyaolvasóból érkezett adatok adatbázisban való rögzítése, az adatbázis rendszerezése, az adatok különböző formátumban való exportálása. Programunk használatához szükséges a Windows rendszer felhasználói szintű ismerete. A Windows rendszer ismertetése nem témája ennek a kézikönyvnek. 1.2 Hardver leírás Kérjük, a rendszer használata előtt olvassa el ezt a felhasználói kézikönyvet! Kártyaolvasó Munkaidõ-nyilvántartó rendszerünkben PX-1 típusú kártyaolvasókat használunk. A kártyaolvasókon található két LED funkciója a következõ: Felsõ, sárga LED: jelzi, hogy az olvasó érzékelte a közelébe (maximum 10 cm) helyezett kártyát és kiolvasta a kártya egyedi azonosító kódját. Alsó, zöld LED: jelzi, hogy a kártyaolvasóból érkezõ adatokat a számítógép értelmezte és az adatbázisban talált a kártyához tartozó bejegyzést. Munkaidő-nyilvántartó terminál A munkaidõ-nyilvántartó terminál teszi lehetõvé a kúlönbözõ jogcímeken történõ kiés belépést. A kártyát az olvasó közelébe helyezve a jogcímhez tartozó gomb megnyomásával aktiválhatja a megfelelõ funkciót. A kártya beolvasása és a gomb megnyomása között maximum 5 másodperc telhet el.
3 Munkaidő nyilvántartó rendszer Amennyiben ez idõ alatt nem sikerül kiválasztani a megfelelõ funkciót semmilyen probléma nem történik, a felügyeleti programban egy "kártyakód mûvelet nélkül" esemény jelenik meg. A kártyát újra az olvasó közelébe helyezve újabb mûvelet aktiválható. A terminálon jelenleg elérhetõ funkciók: érkezés távozás távozás szabadnapra távozás szabadságra törlés kilépõ Azonosító kártya A kártya proximity, azaz érintés nélküli elven mûködik. A kártyaolvasó közelébe (maximum 10 cm) helyezve már mûködõképes, nem kell hozzáérinteni az olvasó felületéhez. Egy pénztárcában, táskában, zsebben hordva is mûködik, amennyiben az megfelelõ közelségbe kerül a kártyaolvasóhoz. Néhány fontos szabály a kártya használatához: ne helyezze a kártyát magas elektromos sugárzás közelébe (mobiltelefon mellé, áruvédelmi címke eltávolításához használt eszköz közelébe, stb.) a kártya cseppálló, de nem vízálló; amennyiben vizes lesz, könnyen letörölhetõ, de ne hagyja a kártyát folyamatosan víz alatt, ne hagyja pl. a mosásra váró nadrág zsebében. ne tegye ki erõs fizikai behatásnak a kártyát, ne hajlítsa meg. 1.3 Telepítés Telepítés A programhoz szükséges konfiguráció: Minimális: Windows 98SE, 2000, XP Pentium III. 500 MHz processzor 128 MB memória 30 MB szabad hely a merevlemezen SVGA képernyõ és videokártya CD meghajtó Szabványos egér
Általános információk 4 Billentyûzet Ajánlott: Windows 98SE, 2000, XP Pentium III. 1 GHz processzor 256 MB memória 500 MB szabad hely a merevlemezen SVGA képernyõ és videokártya CD meghajtó Szabványos egér Billentyûzet A telepítés menete: helyezze be a CD-lemezt a meghajtóba indítsa el a "Futtatás" menüpontot a "Start" menübõl A D:\INTERBASE6 könyvtárban lévõ SETUP.EXE-t kell elindítani. Csak a Next gombokra kell kattintani. írja be a parancssori ablakba a következõket: D:\MUNKAIDOCD.exe és kövesse a telepítõ program utasításait. Amennyiben az Ön CD-meghajtója nem a "D" meghajtó, akkor a megfelelõ meghajtó betûjelét írja be a "D" helyére. 2 Szoftver leírása 2.1 Program indítása A programot az Asztal-on található "Munkaidő éles" ikonra való kettős kattintással indíthatja el. Ekkor az alapértelmezett programverzió indul el. Amennyiben ez hibásan működik, és erre a rendszergazda engedélyt ad, akkor a "Munkaidő menü" programot kell elindítani. Ekkor lehetőség van más programverziót kiválasztani. A program elindulása után a következő képernyő fogad minket, amennyiben nincs automatikus beléptetés:
5 Munkaidő nyilvántartó rendszer Válassza ki a felhasználót az egér bal gombjával és a megfelelő jelszót gépelje be a "Jelszó" ablakba. Ezután kattintson a "Bejelentkezés" gombra. A jelszó begépelésekor a karakterek helyett csillagokjelennek meg, a jelszó védelme érdekében. Amennyiben nem a felhasználóhoz megfelelő jelszót írta be, egy hibaüzenet jelenik meg. Kérjük, ellenőrizze, hogy helyesen gépelte-e be a jelszót és hogy nincs-e a CapsLock billentyű lenyomva a billentyűzeten. Amennyiben az Ön jelszavát nem fogadja el a rendszer, kattintson a "Kilépés" gombra a programból való kilépéshez és lépjen kapcsolatba a rendszergazdával. A "Segítség" gombra kattintva a Súgót indíthatja el, amely segítséget nyújt a program használatával kapcsolatban. 2.2 Főképernyő A fõképernyõ az alábbi elemekbõl épül fel: Ablak fejléc: itt jelenik meg a program neve, a csatlakoztatott kártyaolvasó típusa, a felhasznált adatbázis típusa, és a program verziója
Szoftver leírása 6 Menüsor: itt találhatóak a program funkcióinak eléréséhez szükséges menüpontok. A menüpontok leírása részletesebben a következõ fejezetben történik. Felhasználó: itt a programot elindító felhasználó neve jelenik meg. Duplán kattintva felhasználót lehet váltani. Esemény ablak: itt jelennek meg a rendszeresemények beérkezési sorrendben az alábbi jellemzõkkel: Dátum: Idõ: Dolgozó neve: Dolg. kód: Leírás: Irány: Be?: Olvasó: Típus: a beérkezés dátuma a beérkezés ideje a kártyához rendelt dolgozói név a kártyához rendelt dolgozói kód a beérkezett esemény leírása a telephelyen belûl az érkezés illetve távozás helye a kártyaolvasó funkcióihoz rendelt közlekedési irány a beérkezett üzenetet küldõ kártyaolvasó száma a beérkezett üzenetet küldõ kártyaolvasó típusa Gördítõ sáv: Az eseményablak folyamatosan jeleníti meg az összes eseményt. Ezeken az eseményeken belül a gördítõsáv segítségével kereshet, melyek az ablak jobb és alsó részén találhatóak. Aktív: Passzív: Összes: Aktív, tehát nem törölt események Korábban törölt események Az összes esemény megjelenítése 2.3 Rendszer menü 2.3.1 Felhasználó váltás Itt lehet az aktuális felhasználót megváltoztatni egy, a bejelentkezéshez szükséges ablakban. Amennyiben az új felhasználó nem tud bejelentkezni, a program kilép a rendszerből, ezért csak akkor használja ezt a funkciót, amennyiben érvényes jelszóval rendelkezik. Amennyiben nem sikerül az új felhasználónak belépni és a program kilép a rendszerből, lépjen kapcsolatba a rendszergazdával. Lásd: Program indítása 2.3.2 Felhasználói törzs karbantartása Itt vehet fel és törölhet felhasználót, illetve a felhasználók adatait, jogosultságait változtathatja meg.
7 Munkaidő nyilvántartó rendszer Új felhasználót a "Felvitel" gomb megnyomásával vihet fel. A megfelelő mezők kitöltése után az "Ok" gombra kattintva az új felhasználó bejelentkezhet. Felhasználó adatait módosítani a "Módosítás" gombra kattintva lehet kezdeményezni. Felhasználó törlését a felhasználó nevére történő kattintás után a "Törlés" gomb megnyomásával végezheti. A választógombokra kattintva szűrni lehet a felhasználók között. Aktív felhasználó: az a felhasználó, amelyik jelenleg is használhatja a rendszert Passzív felhasználó: az a felhasználó, amely valamikor használhatta a rendszert, de törölték az adatbázisból Összes felhasználó: a törölt és az aktív felhasználók együttes megjelenítése A Felvitel, Módosítás nyomógombra az alábbi képernyő jelenik meg:
Szoftver leírása 8 Mezők: Azonosító: a rendszer osztja ki növekvő sorrendben. Dolgozó kód: a felhasználó rövid megnevezése Dolgozó neve, Beosztása: a felhasználó teljes neve, cégen belüli beosztása Jelszó: kétszer kell megadni a tévedések elkerülésére Rendszergazda?: rendszergazdai jogosultság esetén kipipálandó Jogok: a felhasználó jogainak beállítására szolgál 2.3.3 PX-1 debug ablakok bekapcsolása A kártyaolvasó felől érkező nyers digitális adatok megjelenítésére szolgál. Karbantartáshoz használt funkció, átlagos felhasználó számára nem hordoz hasznos információt.
9 Munkaidő nyilvántartó rendszer 2.3.4 Manuális esemény bevitel Ezzel a funkcióval lehet egy dolgozó által esetlegesen elfelejtett eseményt rögzíteni, amennyiben a program felhasználójának erre jogosultsága van. Az eseménybevitelhez meg kell adni az esemény idõpontját, az esemény típusát és a dolgozó kódját / nevét. Amennyiben "Most" gombra kattint a számítógép éppen akkor aktuális rendszer dátuma és ideje íródik be a megfelelõ rovatokba. Amennyiben nem új eseményt szeretne rögzíteni, hanem egy téves eseményt szeretne törölni, akkor is a fenti módszer szerint kell eljárnia. Csupán az esemény típusaként "Törlés" eseményt kell kiválasztania. Ha kész a felvitel, akkor azt az "OK" gombbal lehet érvényesíteni. 2.4 Törzsek menü 2.4.1 Dolgozótörzs Itt a rendszert használó dolgozók adatait viheti fel, módosíthatja illetve törölheti. A Felhasználók menűponthoz hasonlóan jelennek meg a dolgozók, aktív, passzív illetve összes rendszerezés szerint. A dolgozók felvitele, módosítása, törlése a hasonló nevű gombokra kattintással történhet.
Szoftver leírása 10 Felvitel: a dolgozó felvitele során a megjelenő ablakban található rovatok közül a világoskék színűeket feltétlenűl ki kell tölteni a dolgozó rögzítéséhez. A személyes adatokon kívűl a következő adatok szükségesek egy dolgozó felviteléhez: Munkahely: a szervezeten belűl az a szervezeti egység ahol a dolgozó dolgozik. Ezt az adatot egy legördülő listából választhatjuk ki, a munkahelyek felvitele egy későbbi menüpontban történik. Munkarend: az a munkaidő intervallum amely szerint a dolgozó munkáját végzi. Ezt az adatot egy legördülő listából választhatjuk ki, a munkarendek felvitele egy későbbi menüpontban történik. Azonosítás: ebbe a rovatba kell beírni az azonosító kártya kódját. Amennyiben ez nem ismert, akkor a rendszerhez mellékelt mester olvasóhoz közelítve a kártyát és az "azonosítás" gombra kattintva megjelenik a kártya kódja a rovatban.
11 Munkaidő nyilvántartó rendszer Kivehető szabadság: ebben az ablakban tölthetők ki a dolgozó éves szabadságára vonatkozó adatok. A világoskékkel jelölt mezők kitöltése után a "Kiír" gombra kattintva a rendszer eltárolja a dolgozóhoz tartozó szabadság napokat. A szabadság típusa mező adatai egy legördülő listából választhatók ki, ezek az adatok a felhasználó által nem módosíthatóak. Amennyiben módosításra van szüksége, kérjük lépjen kapcsolatba a rendszergazdával.
Szoftver leírása 12 A berögzített adatokat eltárolni a Tárol gombra kattintva lehet, a változtatásokat elfelejtetni pedig a Mégsem gombra kattintva. 2.4.2 Munkahelyek Itt történik a szervezeti egységek felvitele, módosítása, törlése. A "felvitel" gombra kattintva a két világoskék szinű mező kitöltése után a munkahely eltárolódik. Az azonosító mezőben sorszámot, a megnevezés mezőben pedig a munkahely nevét kell megadni. Munkahelyet módosítani, törölni a megfelelő gombra kattintva lehet.
13 Munkaidő nyilvántartó rendszer Rögzítéskor egy egyedi azonosítót kell adni az osztálynak (általában az intézményben használt belső azonosítót), és meg kell adni az osztály nevét is.
Szoftver leírása 14 2.4.3 Munkarendek Itt adhatjuk meg a dolgozók munkaidejét a különbözõ mûszakok adatait és a dolgozók munkába járásának szokásait. Az itt szereplõ adatok szerint fogja a rendszer a dolgozók munkában töltött idejét számolni, ezért ezen adatok precíz kitöltése a rendszer mûködésének elengedhetetlen feltétele. A "Felvitel" gombra kattintva lehet az adott munkarend tulajdonságait megadni.
15 Munkaidő nyilvántartó rendszer A munkarendek jellemzõi: Azonosító: a munkarend sorszáma Megnevezés: a munkarend neve Folyamatos munkarend?: kipipálandó, amennyiben hétvégén is dolgozik az illetõ személy Elsõ/Második/Harmadik/Negyedik munkarend: a különbözõ mûszakokat egyenként meg lehet adni, amennyiben ez szükséges. Aktív munkarend?: kipipálandó, ha az adott mûszakot használni akarjuk a munkarenden belül Kezdete / Vége: a munkarend kezdõ és befejezõ idõpontja. Az elsõ rovatban kell szerepelnie az adott mûszakhoz tartozó napszámnak. Ez a szám általában a kezdõ idõnél "1", a záró idõnél annyi, ahány napig tart az adott mûszak. Tehát: egy hagyományos mûszak szerint dolgozó embernél, aki reggel 8 órától délután 16 óráig dolgozik, az adatok a következõk: Kezdet: 1 nap, 08:00 óra, Vége: 1 nap, 16:00 óra egy 24 órás mûszak szerint dolgozó embernél, aki reggel 8 órától másnap reggel 8 óráig dolgozik, az adatok a következõk: Kezdet: 1 nap, 08:00 óra, Vége: 2 nap, 08:00 óra Csak ünnepen és hétvégén?: kipipálandó, ha a munkarend csak erre az idõszakra vonatkozik Délutáni pótlék jár?: kipipálandó, ha jár a délutános pótlék Éjszakai pótlék jár?: kipipálandó, ha jár az éjszakai pótlék Aut. Kiléptetés: az az idõpont, amikor a rendszer egy automatikus kilépési eseményt generál, amennyiben az ilyen munkarendet használó személy elfelejt
Szoftver leírása 16 a munkaidõ végén regisztrálni. Ennek a funkciónak hátránya, hogy amennyiben a dolgozó reggel 8 órakor, munkakezdéskor regisztrál és pl. 08:05-kor elmegy regisztrálás nélkül, akkor a rendszer egy beállított idõpontban, pl 16:00-kor automatikusan kilépteti és aznapra megadja neki a 8 munkaórát. Így a dolgozó 5 perc benn tartózkodással egy egész napot könyveltet el magának. Ezért ezt a funkciót csak megbízható dolgozói morál, vagy õrszemélyzet esetén célszerû használni. Továbbá akkor is használható ez a funkció, ha a kilépéskor valmilyen mechanikus akadály, pl egy forgóvilla, vagy valamilyen ajtó van a közlekedési útvonalon. Ekkor a dolgozónak mindenképpen regisztrálnia kell ahhoz, hogy elháruljon az akadály az útból (pl. nyíljon az ajtó, elfordítható legyen a forgóvilla). 2.4.4 Naptártörzs Ebben az ablakban adhatóak meg a szabad- és ünnepnapok, amelyek szintén elengehetetlenül fontosak a helyes mûködéshez. A Dátum mezõbe a megfelelõ dátumot beírva, a Nap legördülõ menübõl a megfelelõ napot kiválasztva, az Ünnep? funkciót kipipálva a "Kiír" gomb megnyomása után a rendszerbe bekerül az adott nap ünnepként.
17 Munkaidő nyilvántartó rendszer 2.5 Lekérdezések menü 2.5.1 Eseménylista Itt lehet az események között elõfizetõk és egy adott idõszak alapján keresni a megfelelõ adatok kitöltése után a "Lekérdez" gombra kattintva Idõszak: ide kell beírni a keresett idõszak kezdõ- és végdátumát Dolgozó: a "?" gombra kattintva egy listából kiválasztható az ügyfél száma, vagy a gomb melletti jobb oldali mezõbe beírható Cél lista DBF file: itt kell megadni annak az adatbázis állománynak a nevét amilyen néven el szeretnék menteni az adatokat 2.5.2 Kint-bent dolgozók A megfelelõ funkció gombot kiválasztva a a "Lekérdez" gombra kattintva kigyûjthetjük az objektum területére bejelentkezett, az objektumon kívül tartózkodó illetve az összes dolgozó listáját.
Szoftver leírása 18 2.5.3 Munkaidő kimutatás Itt lehet kigyûjteni a dolgozók által egy bizonyos idõszak alatt ledolgozott munkaórák számát. Idõszak: ide kell beírni a keresett idõszak kezdõ- és végdátumát Részletes lista: amennyiben napokra lebontva kívánja megtekinteni a dolgozók által ledolgozott munkaórák számát akkor jelölje ki ezt a funkciót Cél lista DBF file: itt kell megadni annak az adatbázis állománynak a nevét amilyen néven el szeretnék menteni az adatokat
19 Munkaidő nyilvántartó rendszer 2.5.4 BM Statisztikák 2.5.4.1 BM Munkaidő statisztika Hónapokra és szervezeti egységekre lebontva meghatározható személyenként a ledolgozott munkaórák számát. Összesített lista Időszak: az adott hónap amelyben a lekérdezés történik Osztály: az a szervezeti egység amelynek adatait le szeretnénk kérdezni. Amennyiben a "-" gombra kattintunk a legördülő listából eltűnik az éppen kiválasztott osztály és ílyenkor az összes osztály dolgozóira tudunk keresni Keresés: az időszak és az osztály beállítása után ezzel a gombbal tudjuk a dolgozók által elvégzett kártya műveletek (belépés, kilépés, szabadság stb.) alapján meghatározható munkaórákat kilistázni. Ekkor egy szerkeszthető listát kapunk amelybe tetszés szerint belejavíthatunk. Adatok feltöltése!: erre a gombra kattintva tudjuk az adatbázist az eredeti adatokkal feltölteni. Excel export: erre a gombra kattintva tudjuk az adatbázist szabványos Microsoft Excel formátumban elmenteni. Excel nyomtatás: erre a gombra kattintva tudjuk az adatbázist szabányos Microsoft Excel formátumban nyomtatni. A megfelelő adatok beadása és a műveletek elvégzése után az "Ok" gombra kattintva a lekérdezés megtörténik és egy külön ablakban megjelenik a kívánt lista.
Szoftver leírása 20 Dolgozói lista: az előzőekben kilistázott, összesített munkaidő táblázat nyers, részletes adatait mutatja dolgozónként és naponként lebontva. A listában megtekinthetőek a dolgozók tényleges kártyaműveletei illetve a program ezekből számított, kerekített értékei. A listában minden egyes dolgozónál a különböző bekezdések különböző napokat jelölnek. A bekezdés első sorában a dátummal ellátott két időpont a regisztrált érkezési és távozási időpont. A bekezdés első sora mindig az adott munkarend szerint elvárt érkezési és távozási időt mutatja ezek jobb oldalon szögletes zárójelben jelennek meg, a hatjegyű számok jelölik azt óra, perc, másodperc pontossággal elválasztó jelek nélkül (pl. [123456]=12 óra 34 perc 56 mp) A rendszer az ellőírt és a dolgozó által regisztrált adatokból számolja ki a különleges események (pl. késés, túlóra stb.) mértékét. 2.5.4.2 BM Szabadság kimutatás Egy dolgozó egy adott időszakon belüli szabadságainak tételes kimutatása. A dolgozó sorszámát kiválasztva, az adott időszak kezdeti és végpontját megadva és az "Ok" gombra kattintva a lekérdezés megtörténik. Az "Excel nyomtatás" gombra kattintva az adott listát szabványos Microsoft Excel formátumban ki tudjuk nyomtatni.
21 Munkaidő nyilvántartó rendszer 2.5.4.3 BM jogcím keresés Egy dolgozó egy adott időszakon belüli szabadságainak tételes kimutatása. A dolgozó sorszámát kiválasztva, az adott időszak kezdeti és végpontját megadva és az "Ok" gombra kattintva a lekérdezés megtörténik. Az előző menüponthoz képest a változás annyi, hogy itt a különböző szabadság jogcímek közül maximum 2 db-ot kiválaszthatunk ezzel is szűkítve a keresés szempontjait. Az "Excel nyomtatás" gombra kattintva az adott listát szabványos Microsoft Excel formátumban ki tudjuk nyomtatni.
Szoftver leírása 22 2.5.4.4 BM osztályos szabadság összesítő A szabadságok gyors listázását teszi lehetővé osztályok szerint. A szükséges időszakot és osztályt megadva és a "Nyomtatás" gombra kattintva kinyomtathatjuk a listát illetve az "Excel Export" gombra kattintva szabványos Microsoft Excel formátumban elmenthetjük. 2.6 Nyomtatási előkép A különböző listázások és lekérdezések eredménye alapesetben egy, az alábbi fejléccel ellátott ablak lesz.
23 Munkaidő nyilvántartó rendszer Az ablak láblécének bal oldalán a Page of szövegben található első szám az aktuális oldal száma, az utolsó szám pedig a lista összes oldalainak száma. A fejlécen található ikonok jelentése balról jobbra: Teljes oldal nézet A4-es oldal nézet Oldalszélesség nézet Első oldalra ugrik Előző oldalra ugrik Következő oldalra ugrik Utolsó oldalra ugrik Nyomtató tulajdonságainak beállítása Nyomtatás Mentés quick report file (.qrp) formátumban Korábban elmentett lista (quick report file) megnyitása Listázási ablak bezárása