CÍMLISTA HASZNÁLATA Címlista alapok Címlista elemnek hívunk minden személyt és céget amit a címlista modulban tárolunk. Két típusát különböztetjük meg: cég és személy. Személyekhez és a cégekhez különböző adatlapot állíthatunk össze, azonban kinevezhetünk közös adatokat is, ezeket a közös adatokat az összetartozó címlista elemeknél csak egyszer kell megadnunk. Pl. cég és hozzá tartozó személyek kapcsolatánál. Minden céghez korlátlan számú személy (kapcsolattartó) tartozhat. A címlista modulban két almenüt találunk: cégek és személyek. Értelem szerűen a cégek fül alatt csak cégeket, a személyek alatt csak személyeket listázhatunk ki. A címlistánk összes elemének megtekintéséhez a Címlista főmenüt használjuk. A címlista modul ablaka két részre osztott. A középső nagy területen listázzuk a kontaktjainkat, a bal oldali sávban található a kereső, az új címlista felvitli gomb és az állandó és személyre szabható gyors szűkítő hivatkozások (szűrők kezeléséről a Címlista testreszabása részben részletesen írunk). Amennyiben az adott kontakthoz aktuális vagy már lejárt esedékességű feladatunk van, ezt a listában egy piros FELADAT cimke jelöli.
Fő kontakt elem fogalma. Az hogy a nyilvántartásunk szempontjából ki a tényleges ügyfél, azt a Fő kontakt elem beállítása határozza meg. Pl. ha nekünk vegyesen ügyfeleink cégek és személyek, beállíthatjuk fő kontakt elemnek a személyt is és az esetleges hozzá kapcsolódó cég csak mint információ fog szerepelni a rendszerünkben. A címlista listázásánál kiválaszhatjuk, hogy csak Fő kontaktokat vagy minden kontaktot listázunk. Ezt a bal oldali Típus szűrő állításával tehetjük meg. Fő kapcsolattartó fogalma. Ha egy céghez több kapcsolódó személyt is felvittünk kiválaszthatunk egyet aki fő kapcsolattartóként fog szerepelni a rendszerünkben. Ez praktikus lehet a későbbi célzott email kommunikáció szempontjából. Keresés a címlistában Keresni két féle képpen lehet. Ha minden adatban szeretnénk keresni (pl. a kontaktoz felvitt megjegyzés szövegében), akkor a bal oldali sávban található gyorskeresőt használjuk, ha az aktuális képernyőnkön lévő litában szeretnénk keresni vagy szűrni, akkor használjuk az oszlopok tetején lévő beíró mezőt. Ahogy elkezdjük beírni a keresett kifejezést, a listánk azonnal szűkül, nem kell [ENTER]-t ütnünk. Mindkét esetben kereshetünk szóra, szótöredékre is. Új címlista elem felvitele Elsőként el kell döntenünk, hogy céget, vagy személyt szeretnénk hozzáadni. Választásunknak megfelelően megkapjuk a céges vagy személy adatlapot és a közös adatok beviteli mezőit. TUDTA? Az adatlapokat tetszés szerint bővíthetjük saját mezőkkel, sőt a mezőket egyedi csoportokba rendezhetők a jobb átláthatóság érdekében.
Az adatlap, alap konfigurációban tartalmaz már néhány legtöbbször használatos mezőt, ilyenek pl. a Cég név, emailcím, felelős, telefonszám, Néhány szó róla és közös adatként a státusz mező. Vannak kötelezően kitöltendő mezők, melyek az adatlapok mentéséhez mindenképpen szükségesek. Ezek szabadon beállíthatóak az adatlap admin felületén. Személy kapcsolódása céggel Egy személy adatlapjának felvitele közben, a beépített Cég mezőben kikereshetjük, hogy melyik cég kapcsolódik hozzá, ha a rendszerben már korábban felvitt cégről van szó.
Minimum két karakter beírása esetén a program keres a meglévő cégnevek között, amit egérrel választhatunk ki. Ha nem találtuk meg a céget és szeretnénk újként felvinni, válasszuk az Új cég lehetőséget a legördülő menüben, ekkor egy megnyiíló ablakban megadhatjuk az új cég adatait, amit automatikusan összekapcsol a személlyel. Természetesen a személy későbbi módosításakor is lehetőség van cég hozzárendelésre. Ey címlista adatlap elemei 1) 6) 2) 3) 8) 4) 5) 7) 1) A kontakthoz kapcsolódó eseteges feladatok listája 2) Néhány legfontosabb információ panel. Az ide kikerülő infók kiválasztható az ikonra kattintva.
3) Alkalmazottak listája. Itt az ikon segítségével adhatunk hozzá egyszerűen személyt a céghez. 4) Bejegyzés felviteli lehetőség. Itt írhatunk pl. emlékeztetőket, memo-kat az ügyféllel történt beszélgetéseinkről, értékesítési lépésekről stb. 5) Az eddig bevitt feljegyzések sora, időrendben visszafeleé haladva. Minden bejegyzéshez tudunk további bejegyzést is készíteni. Rendszer üzeneteket is itt láthatjuk, pl. módosítás, státusz váltás stb. 6) A kontakt neve és képe, valamint kulcsszavai ha vannak 7) A bejegyzések listázásánál megszabhatjuk hogy milyen típusú bejegyzések látszódjanak. 8) Bejegyzések írásakor használhatjuk a bővített opcionális lehetőségeket is. Ekkor: a. lehetőség van a bejegyzéshez fileokat csatolni b. a bejegzés idejét módosítani c. a bejegyzés láthatóságát szabályozni d. e-mail értesítést küldeni a bejegyzésről
CÍMLISTA - TESTRESZABÁS Megfelelő jogosultság esetén a cégekről és személyekről tárolt adatokat megszabhatjuk. Mezőket adhatunk hozzá, módosíthatun vagy szüntethetünk meg. Az adatlap adminisztrálásához, előbb lépjünk be egy címlista elem szerkesztés nézetébe. Egy mező gyors szerkesztése Szerkesztési nézetben, az egyes mezők fölé állva az egérrel, megjelenik az mező szerkesztő edit gomb. Erre nyomva, az adott mező beállításait láthatjuk.
Egy mezőnél a következő tulajdonságokat adhatjuk meg: megnevezés, típus, kategória, oszlop, információ, kötelező megjelölés, függőség beállítása, szűrőként alkalmazás beállítása, mező adatok megadása ha lehetséges. Mező tulajdonságok jelentése 1) Megnevezés Ez fog megjelenni az adatlapon, mint mező név. 2) Típus Módosításnál utólag nem állítható. Új mező készítésekor, a következő mezőtípusok közül választhatunk: o Szöveges mező
o Szövegdoboz o E- mail mező o Telefonszám mező o Cégszűrő mező o Kép mező o File mező o Cím mező o Checkbox (Jelölőnégyzet) (1) o Radio button (rádiógomb) (1) o Select (legördülőmenü) (1) o Multiselect (többválasztásos legördülő menü) (1) o Dátum o Dátum idő o Év o Hónap o Nap o Rejtett mező o Felhasználók o Felhasználónév o Jelszó mező 3) Csoport Kiválaszthatjuk, hogy melyik csoportba tartozzon az új mező. Pl. az alap adatok közé vagy egy általunk készített új csoport része legyen. 4) Oszlop Meghatározhatjuk, hogy az adatlap bal vagy jobb oldalán legyen a mezőnk. 5) Információ Rövid magyarázó szöveget fűzhetünk a mezőnkhöz. 6) Kötelező mező (jelölő négyzet) Ha ezt bejelöljükezt, a rendszer nem engedi hogy üresen hagyjuk ezt a mezőt az adatlap mentésekor.
7) Függőség Fejlesztés alatt. 8) Alkalmazás szárőként is Ha bekapcsoljuk ezt az opciót, akkor a címlistánk bal oldalán megjelennek a kiválasztott mező választható elemei és kiválasztva őket, a címlistánkban kereshetünk ezáltal. 9) Mező adatok (1) Ha olyan típust választottunk ami elemek felsorolásából választható típus, a választható elemeket itt kell felvinnünk. Pl. ha egy tevékenységi listát szeretnénk a partnerhez legördülő menüből választhatóan az adatlapján, akkor itt tudjuk felvinni előre az adatlapon legördülőben kiválasztható tételeket. A teljes adatlap adminisztrálása Az egész adatlap adminisztrálása az ADMIN gombbal hívható elő, amit akkor látunk az oldal alján, ha szerkesztő nézetben nézzünk egy cég vagy személy adatlapot.
Az gombra kattintva, a következő felugró ablakban láthatjuk a már felvitt csoportjainkat és a hozzájuk tartozó mezőket. A mezőket a szerkesztés- re kattintva módosíthatjuk, vagy az Új mező felvitele- re kattintva újat készíthetünk. Ebben az ablakban az egyes mező dobozok sorrendjét átmozgatással változtathatjuk.