Ikt:171./III./2008. A Kandó Kálmán Szakközépiskola szabályzata a diákigazolványok kezeléséről Készült: Miskolc, 2008. március 14. Jóváhagyta: Baghyné Urbán Ilona igazgató
Diákigazolványok kezeléséről szóló szabályzat -2- A Kandó Kálmán Szakközépiskola a diákigazolványról szóló 17/2005. (II. 8.) Kormány rendelet (a továbbiakban: Korm. rendelet.) alapján a diákigazolványok kezeléséről és tárolásának szabályairól, a nyilvántartások vezetésének és térítési díjak beszedésének rendjét az alábbiak szerint állapítja meg. I. fejezet Általános és értelmező rendelkezések A Szabályzat hatálya kiterjed minden, az iskolával tanulói jogviszonyban álló tanulóra, függetlenül attól, hogy tanulmányait milyen oktatási formában végzi, valamint a diákigazolvány ügyintézésben részt vevő személyekre. A diákigazolványra jogosultak köre (Vonatkozó jogszabályi rész: 17/2005. (II.8.) Kormány rendelet 1. (1) - (4) bekezdés.) Diákigazolványra jogosult intézményünk valamennyi tanulója. A tanulónak egyidejűleg egy diákigazolványa lehet. Az iskola végzős tanulói a tanulói jogviszonyuk megszűnését követő október 31-ig jogosultak a diákigazolvány használatára. Azok a tanulók, akik tanulói jogviszonyukat év közben megszüntetik, diákigazolványukat kötelesek elszámolni az iskola felé. II. fejezet A diákigazolvány, a diákigazolvánnyal kapcsolatos feladatok ellátása A diákigazolványhoz kapcsolódó jogok és kedvezmények (Vonatkozó jogszabályi rész: 17/2005. (II.8.) Kormány rendelet 2. (1) - (4) bekezdés.) A diákigazolvány igazolja a tanulói jogviszony fennállását oktatási intézményünkkel. A jogszabályban meghatározott utazási, kulturális és egyéb kedvezmények (www.diakbonus.hu) igénybevételére jogosít az érvényességi időn belül. A diákigazolvány (Vonatkozó jogszabályi rész: 17/2005. (II.8.) Kormány rendelet 3. (1) - (8) bekezdés.) A diákigazolvány típusai: állandó és ideiglenes diákigazolvány. Tanulóink nappali típusú közoktatási diákigazolvánnyal rendelkeznek. Az állandó diákigazolvány műanyag kártya, amely tartalmazza a tanuló arcképét, a tanulóra, valamint az intézményre vonatkozó adatokat, a diákigazolvány 10 számjegyű egyedi azonosítóját és az érvényességet jelölő adatot, kiállításának napját, a tagozat megjelölését (piktogrammal), a tankötelezettségi kor felső határát betöltött tanulók esetében érvényesítő matricát és a tanulói azonosító számot. Az ideiglenes diákigazolvány két részből áll: egy ideiglenes műanyag kártya (az iskola adatait tartalmazza) és egy papír alapú személyi lap (a tanuló adatait valamint a fényképét tartalmazza), melyek csak együttes használat esetén érvényesek a személyi lap kiállításának napjától számított 60 napig. (A személyi lap érvényessége a jogosultság fennállása esetén legfeljebb két alkalommal meghosszabbítható, alkalmanként 60 nappal.) A diákigazolvánnyal kapcsolatos feladatok ellátói (Vonatkozó jogszabályi rész: 17/2005. (II.8.) Kormány rendelet 4.- 8., 11..)
-3- A diákigazolvány kibocsátója az oktatási miniszter. A diákigazolvány kezelője a diákigazolvány előállításával, a nyilvántartás kezelésével és egyéb feladatok ellátásával megbízott Oktatási Hivatal. A kiadó intézmény: a középiskola. Elérhetőségük: Oktatási Hivatal Levélcím: 1964 Budapest e-mail: info@diakigazolvany.hu honlap: www.diakigazolvany.hu Tel: (06-1) 266-7733 Fax:(06-1) 477-3196 A diákigazolvánnyal kapcsolatos feladatok ellátása az iskola igazgatójának irányítása és ellenőrzése mellett történik. Az ellenőrzés kiterjed a jogszabályban előírt nyilvántartások vezetésére is. Az érdemi ügyintézés az igazgató által kijelölt felelős személy közvetlen irányításával és ellenőrzésével történik. A diákigazolvánnyal kapcsolatos feladatokat az iskolatitkár látja el. A diákigazolvánnyal kapcsolatos iratokat 10 évig kell megőrizni. Az érdemi ügyintézés szabályait az Iratkezelési Szabályzat (SzMSz melléklete) határozza meg. Az érdemi ügyintézést irányító és ellenőrző, a nyilvántartások vezetéséért felelős személy az iskolatitkár. Az iskolatitkárság ügyfélfogadási idejében folyamatosan végzi a diákigazolvánnyal kapcsolatos feladatokat: a kiadott diákigazolványokról nyilvántartás vezetése, a diákigazolványok és az érvényesítő matricák biztonságos tárolása, részt vesz a diákigazolványok igénylésében, érvényesíti és bevonja a diákigazolványokat. A diákigazolvánnyal kapcsolatos szabályok megszegése, különösen a biztonsági okmányok védelmére vonatkozó előírások megsértése esetén az igazgató vizsgálatot rendel el és annak eredményétől függően kezdeményezi a felelősségre vonást. III. fejezet A diákigazolvány megrendelése (Vonatkozó jogszabályi rész: 17/2005. (II.8.) Kormány rendelet 12.- 16..) A diákigazolvány igénylése Az iskolánk 9. évfolyamára jelentkezők részére az adatkezelő a felvételi jelentkezési lapon szereplő személyes adatok alapján előre kitöltött igénylőlapot küld május 31-éig. Ezeket az igénylőlapokat fényképpel ellátva az iskola együtt továbbítja az Oktatási Hivatalnak július 5-éig. Az igénylőlaphoz tartozó készpénz-átutalási megbízás egyedi azonosítóval van ellátva, másik igénylőlaphoz nem használható fel. Ezeket a készpénz-átutalási megbízásokat a tanulók július 5-éig fizethetik be. A meghatározott eseten túl, az év bármelyik szakaszában lehet diákigazolványt rendelni. Ez vonatkozik elsősorban a csere- és pótlásigényekre, az évközi igénylésekre. Ezekben az esetekben az igénylő tanuló az iskolában kér diákigazolvány-igénylőlapot, melyet az iskola továbbít az ügyfélszolgálatnak. A 18. életévét be nem töltött igénylő esetén az igénykőlapot a gondviselőnek is alá kell írnia. Az igénylőlap alábbi rovatait kell kitölteni: Név;
-4- tanulói azonosító szám (a közoktatásban 2005. október 1-jétől kezdve kötelező használni; a 11 jegyű számot a diák az oktatási intézményen keresztül kapja meg), lakcím vagy tartózkodási hely, igénylés oka; aláírás. Az oktatási intézmény: ellenőrzi az átvett igénylőlap kitöltésének helyességét és hiánytalanságát, ellenőrzi a fénykép és az aláírás(ok) meglétét és megfelelő minőségét, az "oktatási intézmény neve, amellyel a tanuló jogviszonyban áll" rovatot kitölti, a megfelelő helyen cégszerű aláírásával látja el az igénylőlapot, fénymásolatot készít róla, amelyet biztonságosan elzárva megőriz a diákigazolvány elkészültéig, meggyőződik arról, hogy az igénylő tanuló rendelkezik az igénylőlapról leválasztott csekkel. Ezt követően az igénylőlapokat és egy kitöltött "diákigazolvány-igénylőlap összesítő lapot" együttes postai küldeményben eljuttatja a Oktatási Hivatal címére július 5-éig. A borítékra ezt írja: Oktatási Hivatal, 1964 Budapest. Az ideiglenes diákigazolványt az iskolatitkár igényli évente egy alkalommal postai úton. Az igénylésen feltüntetett adatok: - intézmény neve, székhelye, valamint a képzés helye (település); - az ideiglenes műanyag kártya igényelt darabszáma; - a személyi lap igényelt darabszáma; - a kiállítás napja; - az intézmény cégszerű aláírása. A diákigazolvány-igénylések feldolgozása A tanuló minden esetben postai készpénz-átutalási megbízással fizeti be a K.r. 22. (1) bekezdésében meghatározott díjat és az igénylőlaphoz tartozó csekket magánál tartja. Amennyiben a tanuló a diákigazolvány igazgatási díját az igényléstől számított 90 napon belül nem fizeti be, az igénylés érvénytelenné válik, és megsemmisítésre kerül. A kiadó intézmény a diákigazolványok átvételét követő 8 munkanapon belül köteles a diákigazolványok átadását-átvételét igazoló nyomtatvány 2. példányát az adatfeldolgozó részére postai úton eljuttatni. A hibás vagy hiányos igénylés esetén az Oktatási Hivatal felhívja az intézményt - egyes esetekben a tanulót - a hiány pótlására, illetve a hiba kijavítására, meghatározva a hibajavítás vagy hiánypótlás pontos menetét, módját és határidejét, valamint felhívja a figyelmet a hiánypótlás elmulasztásának következményére. Az iskola 3-féle módon végezhet hibajavítást és hiánypótlást: postai úton, faxon vagy az Interneten. IV. fejezet A diákigazolvány kiadása (Vonatkozó jogszabályi rész: 17/2005. (II.8.) Kormány rendelet 9.- 10..) A középiskola állandó diákigazolványt ad ki: a tanulói jogviszony kezdetekor, az elveszett, megsemmisült, megrongálódott diákigazolvány helyett, a diákigazolvány adataiban bekövetkező változáskor.
-5- Intézményünk tanulói részére a nappali tagozat diákigazolványát kell kiállítani. Intézményváltás esetén az új intézmény látja el a kiadó intézmény feladatait. Az állandó diákigazolvány akkor adható ki, ha a tanuló a kiadáskor az iskolával tanulói jogviszonyban áll, az igazolványon szereplő adatok megegyeznek a nyilvántartásban szereplő adatokkal, valamint az ideiglenes diákigazolványát leadja amennyiben az számára kiállításra került. Az iskola a megkapott diákigazolványokat az előző pontban írt feltételek teljesülése esetén köteles kiadni a tanulók részére. A kiadás előfeltétele, hogy - a tankötelezettségi kor felső határát betöltött tanulók esetében - az intézmény ügyintézője felragassza a diákigazolványra az érvényesítő matricát és a tanuló aláírásával igazolja, hogy átvette a diákigazolványt, illetve a matricát. Ennek átvételét a tanuló az erre a célra rendszeresített nyomtatványon aláírásával igazolja (1. és 2. számú melléklet). A diákigazolvány kiadásával kapcsolatban az intézmény köteles nyilvántartani az alábbi adatokat: a diákigazolványok nyomdából történő megérkezésének a napja, az átvett igazolványok száma, az igazolványok tulajdonosainak neve, a kiadott diákigazolványok egyedi sorszáma, a kiadás napja, az átvevő tanuló aláírása. A tanuló kérésére ideiglenes diákigazolványt kell kiadni, melynek feltétele, hogy a tanuló az állandó diákigazolványt is igényelje. Az igényléshez 2 db igazolvány kép szükséges. Az ideiglenes diákigazolvány igényléséhez a tanulónak be kell fizetnie az intézmény gazdasági irodájában a térítési díjat. Az ideiglenes diákigazolványt az iskolatitkár tölti ki, átvételét a tanuló az erre a célra rendszeresített nyomtatványon aláírásával igazolja (3. és 4. számú melléklet). Az ideiglenes diákigazolványt az állandó diákigazolvány megérkezésekor az iskolának vissza kell adni. Az ideiglenes diákigazolványt minden esetben a gyártótól, az Állami Nyomdától kell igényelni az Állami Nyomda Rt. Kártyaüzem 1475 Budapest, Pf.: 241 címen vagy a 431-3511-es faxszámon. V. fejezet A diákigazolvány érvényesítése (Vonatkozó jogszabályi rész: 17/2005. (II.8.) Kormány rendelet 17..) A diákigazolványok érvényesítését a kiadó intézmény végzi a diákigazolványokkal együtt részére megküldött hologramos érvényesítő matrica felragasztásával. Az érvényesítő matrica tartalmazza érvényességének időtartamát, valamint a kiadó intézmény kódját (határidő: október 31.). A tanköteles kort (az általános iskolát 1998. előtt kezdők esetében 16 év, az általános iskolát 1998-ban kezdők esetében 18 év) be nem töltöttek esetében a diákigazolványra nem kell érvényesítő matricát ragasztani, vagyis az igazolvány matrica nélkül is alkalmas lesz a jogosultságok és kedvezmények igazolására azon tanévet követő év október 31. napjáig, amelyben a tanuló a tanköteles kort betölti, Az érvényesítő matrica megrendelését (az igénylőlap kitöltésével és adatkezelő részére történő eljuttatásával) az iskolatitkár végzi minden év július 15-éig. Érvényesítő matrica kizárólag az Oktatási Hivataltól rendelhető postai úton, faxon, e-mailben vagy a webes felületen. Az adott tanévben fel nem használt érvényesítő matricákat darabolással kell megsemmisíteni a tanévet követő november 30-áig. A megsemmisítésről jegyzőkönyvet kell felvenni és az iskola irattárában megőrizni. A tanulói jogviszony szünetelésének ideje alatt (kivéve a jogviszony megszűnésétől az érvényességi idő lejáratáig terjedő időszakot) az intézmény nem ad ki, és nem érvényesít diákigazolványt. A tanuló az állandó diákigazolvány érvényesítését személyesen kérheti a titkárságon, illetve osztályfőnökétől vagy az érvényesítésre harmadik személy részére hivatalos meghatalmazást
-6- adhat. Törött, sérült, helytelen adatot tartalmazó, vagy a használatra egyéb módon alkalmatlan diákigazolványt nem lehet érvényesíteni. A diákigazolvánnyal kapcsolatos bármilyen bűncselekmény alapos gyanúja (pl: közokirat hamisítás, csalás stb.) esetén az iskola büntetőfeljelentést tesz. A feljelentést az iskola vezetője teszi meg. Az oktatási intézmény köteles nyilvántartani: a kiadott matricák számát, a kiadás napját, az átvevő aláírását, a megrendelőlap másolatát, az érvényesített diákigazolványok sorszámát, tulajdonosaik nevét. VI. fejezet A diákigazolvány bevonása (Vonatkozó jogszabályi rész: 17/2005. (II.8.) Kormány rendelet 18..) Az iskola az állandó diákigazolvány beszolgáltatására köteles felszólítani a tanulót: a) új állandó diákigazolvány kiadásakor, b) a tanulói jogviszony megszűnésekor. A bevont állandó diákigazolványt 30 napon belül (az át nem vett diákigazolványt 90 nap elteltével) darabolással kell megsemmisíteni, és a darabolásról jegyzőkönyvet kell készíteni. A jegyzőkönyvet az iskola irattárában kell megőrizni. A bevont, illetve érvénytelenné vált diákigazolványok sorszámát az iskolatitkár 8 munkanapon belül megküldi az ügyfélszolgálatnak. Az ideiglenes diákigazolványt bevonja az iskola az állandó diákigazolvány kiadásakor, de legkésőbb a kiadástól számított 60 nap elteltével a tanulót az ideiglenes diákigazolvány beszolgáltatására köteles felszólítani. Amennyiben a megrendelt állandó diákigazolvány az adatkezelőnek, az adatfeldolgozónak vagy a kiadó intézménynek felróható okból nem kerül határidőben kiadásra, a kiadó intézmény kizárólag a személyi lapot vonja be, és térítésmentesen új személyi lapot ad ki. A beszolgáltatott ideiglenes műanyag kártyát korlátlan alkalommal ki lehet adni új személyi lap érvényesítésével. Az iskola az önkéntesen be nem szolgáltatott diákigazolványok használóit a beszolgáltatásra okot adó körülmény bekövetkeztétől számított 30 napon belül írásban felszólítja a beszolgáltatásra. Az állandó vagy ideiglenes diákigazolvány elvesztését a tanuló írásban köteles jelezni az iskolának. Az elveszett vagy megsemmisült diákigazolványt be nem szolgáltatottként kell kezelni. VII. fejezet Az intézmény által vezetett nyilvántartás (Vonatkozó jogszabályi rész: 17/2005. (II.8.) Kormány rendelet 21..) Az intézmény (iskolatitkár) nyilvántartja: a) a tanuló részére kiadott és a tanuló által leadott állandó diákigazolvány igénylőlap sorszámát, az átadás és az iskola felé történő leadás időpontját, valamint az ügyfélszolgálat felé történő elküldésének tényét és idejét. (5. sz. melléklet)
-7- b) A diákigazolvány megérkezésének idejét, a kiadott diákigazolvány sorszámát, az átvétel napját, valamint az átvevő aláírását. A diákigazolvány bevonásának, elvesztésének, megsemmisítésének tényét és idejét. (1.sz. melléklet) c) Az érvényesítő matricák megrendelésének idejét, azok megérkezésének dátumát, valamint a diákigazolvány érvényesítésének tényét és időpontját. (2.sz.melléklet) d) Az ideiglenes diákigazolvány kiadásának és visszavételének tényét. (3.sz. melléklet) e) A diákigazolvánnyal kapcsolatosan megfizetett eljárási díjakat, amelyet minden hónapot követően el kell számolni az iskola pénztára felé. (4.sz.melléklet) A diákigazolvánnyal kapcsolatos iratok selejtezési ideje 10 év. Az oktatási intézmény köteles: Az Oktatási Hivatal felé jelenteni az átvett diákigazolványok sorszámát, darabszámát és az átvétel idejét. Cím: Oktatási Hivatal Budapest 1964 Az Oktatási Hivatal felé jelenteni az átvett érvényesítő matricák darabszámát és az átvétel idejét. Cím: Oktatási Hivatal Budapest 1964 VIII. fejezet Térítési díjak (Vonatkozó jogszabályi rész: 17/2005. (II.8.) Kormány rendelet 22.- 23..) A diákigazolványért a tanuló igazgatási szolgáltatási díjat fizet az állandó diákigazolvány megrendelésekor. A díj tartalmazza az általános forgalmi adót. Az állandó közoktatási diákigazolvány díja 550 forint, mely tartalmazza a térítési díjat és eljárási díjat. A térítési díj az állandó közoktatási diákigazolvány esetében 360 Ft. Az eljárási díj 190 Ft. Az ideiglenes műanyag kártya díja az állandó közoktatási diákigazolvány térítési díjának 75%-a (270 Ft), a személyi lap díja az állandó közoktatási diákigazolvány térítési díjának 25%-a (90 Ft). A tanuló az ideiglenes műanyag kártya, az állandó diákigazolvány vagy az érvényesítő matrica elvesztése esetén az állandó közoktatási diákigazolvány térítési díjának 500%-át (1800 Ft+ 200 Ft postaköltség) köteles megfizetni az iskola részére. A kiadó intézmény nem ad ki új állandó, illetve ideiglenes diákigazolványt vagy érvényesítő matricát a tanuló részére, amíg a tanuló az előző bekezdésekben meghatározott díjat meg nem fizeti. IX. fejezet Vegyes és záró rendelkezések Jelen szabályzatot a tantestület megtárgyalta és 171./III./2008. sz. határozatával elfogadta. A szabályzat 2008. március 14. napján lép hatályba. Baghyné Urbán Ilona igazgató
-8- A szabályzat egy példányát átvettem, a benne foglaltakat tudomásul vettem.. Dajka Zoltánné iskolatitkár
-9- MELLÉKLETEK 1. sz. melléklet: Iskolai nyilvántartás a diákigazolványokról 2. sz. melléklet: Iskolai nyilvántartás az érvényesítő matricákról 3. sz. melléklet: Iskolai nyilvántartás az ideiglenes diákigazolványokról 4. sz. melléklet: Iskolai nyilvántartás a diákigazolvány térítési díjakról 5. sz. melléklet Iskolai nyilvántartás a tanuló részére kiadott és a tanuló által leadott állandó diákigazolvány igénylőlapokról.
ISKOLAI NYILVÁNTARTÁS a diákigazolványokról 1. sz. melléklet Sorszám A diákigazolvány száma A tanuló neve A diákigazolvány megérkezésének A diákigazolvány átvételének A diákigazolványt visszavette A diákigazolványt megsemmisítette A tanuló a diákigazolványt elveszette dátuma ügyintéző dátuma tanuló dátum ügyintéző dátum ügyintéző dátum tanuló 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20.
ISKOLAI NYILVÁNTARTÁS az érvényesítő matricákról 2.sz. melléklet Sorszám 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. Az érvényesítő matrica Az érvényesítő matrica A diákigazolvány érvényesítése megérkezett megsemmisítése dátum ügyintéző diákig. száma tanuló neve dátum tanuló aláírása dátum ügyintéző
ISKOLAI NYILVÁNTARTÁS az ideiglenes diákigazolványokról 3.sz. melléklet Az ideiglenes diákigazolvány száma A tanuló neve Az ideiglenes igazolvány érvényessége Az ideiglenes igazolványt Az ideiglenes igazolványt visszavette A személyi lap megsemmisítve Az ideiglenes igazolványt elvesztette - tól -ig kiadta ávette dátum ügyintéző dátum ügyintéző dátum tanuló
ISKOLAI NYILVÁNTARTÁS a diákigazolvány térítési díjakról 4. sz. melléklet Dátum A tanuló neve A térítési díj megnevezése díja (Ft) A tanuló aláírása ügyintéző
Iskolai nyilvántartás az átvett és leadott diákigazolvány igénylő lapokról 5. sz. melléklet A tanuló neve, osztálya A tanuló részére átadott igénylőlap sorszáma A tanuló részéről leadott igénylőlap sorszáma Az igénylőlap elküldésének ténye Az igénylőlap elküldésének időpontja Küldést végző ügyintéző aláírása