A Törvényességi Felügyelet Írásbeli Kapcsolattartás rendszerének használati útmutatója 1. Felhasználók, jogok Az új alrendszert az NJT Önkormányzati Rendelettárának megfelelő jogosultságával bíró felhasználói használhatják, akik számára a helyi hivatal vezetője jogosultságot biztosít a rendszer használatához. Ennek megfelelően a Profil beállítások menü Felhasználók szekciója kibővült, az egyes felhasználók adatlapja a nevük mellett balra található ikonnal nyitható ki, itt pipálhatóak be a kiosztott jogosultságok: Az üzenetfogadási joggal bírók nyithatnak csak ki új, felbontatlan üzenetet, aminek érkezéséről e-mail útján is értesülnek. Ha a fogadás megtörtént, utána már a csak olvasási joggal bírók is olvashatják, de csak a saját illetékességükbe tartozó ügyeket.
Fontos megjegyezni, hogy az Üzenet áthelyezése funkcióhoz szükséges az adminisztrátori jog megléte is. 2. Főpanel 2.1 Kezdőlap Új menüpont látható a jobb-felső negyedben, amire kattintva a következő képernyő tárul a felhasználó elé: A bal-alsó blokkoszlop tetején egy külön panelen bármikor látható, hogy van-e új üzenetünk, a fő panelen pedig a Kezdőlap fül az aktív, itt tekinthető meg az általános ismertető és a jogszabályi háttérről is képet kaphatunk. A legfontosabb azonban az elintézetlen ügyek, üzenetek listája. 2.2 Ügyek Az Ügyek fülön a már fogadott és folyamatban lévő ügyek listája látható a meghatározó adatokkal. Ha rendezni szeretnénk az ügyeket, a kívánt oszlop nevére kattintva növekvő, illetve újra rákattintva csökkenő sorrendbe rendezhetőek az ügyek az adott oszlopban lévő
értékeik szerint. Ha valamelyikre ügyre rákattintunk, lenyílik az üggyel kapcsolatos üzenetek listája: Az üzenet sávjának jobbszélén az ügy állapotától és a felhasználó jogosultságától függően ikonok találhatóak: válaszírás és nyomtatás, jobbszélen pedig az áthelyezés ikonja. Magára a sávra kattintva láthatóvá válik az üzenet szövege, az ikonokra kattintva pedig elindul a választott művelet. Pl. nyomtatás esetén a böngésző egy új lapot nyit, ami csak az üzenet szövegét tartalmazza, ezt a nyomtatóbarát tartalmat a böngésző saját, beépített nyomtatási metódusával lehet kinyomtatni. Az adminisztrátori jog birtokában az áthelyezésre kattintva először a következő képernyő jelenik meg:
A meglévő ügyhöz való áthelyezést választva a következőképpen módosul a panel: Ha új ügyet hozunk létre, akkor pedig így: A kellő adatok megadásával az üzenet áthelyezezésre kerül, erről egy infopanel is megerősítést ad. 2.3 Új üzenet Az önkormányzatok csak fölöttes kormányhivataluknak küldhetnek üzenetet. A kormányhivatalok pedig az Új üzenet fülön először a két felső legördülő lista segítségével választják ki a címzettet, és a Hozzáad gombbal adják hozzá a címzettek listájához. Új címzettet is adhatnak a meglévőkhöz, de a címzettet jelző kis téglalap jobb oldalán lévő
ikonnal le is vehetik a címzettek listájáról. Az ügy megnevezése, típusa és opcionálisan a hozzá tartozó határidő mező is kitöltendő.
Iktatószámot a feladó ad, ez egy nála vezetett egyedi azonosító legyen. Az üzenet tárgya, az intézkedés típusa, és maga az üzenetszöveg megadása után a Mentés gombbal rögzíthető a szöveg. Csatolmányt úgy tölthetünk fel, hogy a Tallózás gomb lenyomása és a fájl kiválasztása után megadjuk a Cím mezőben a melléklet nevét, és végül megnyomjuk a Feltöltés indítása gombot. Ha mindennel megvagyunk, és megvan hozzá a jogosultságunk, a legalsó, nagy zöld Elküld gombbal postázhatjuk az üzenetet. Ha félbehagyjuk az üzenetet, az eddig elmentett részeket ugyanezen a panelen, a piszkozat mezőben látjuk viszont, ahol a kívánt üzenetre kattintva folytatható a munka. 2.4 Adatlapok Az Adatlapok fülön az összes illetékesség adatait kell kitölteni: 2.5 Archívum Az Archívum fülön mindenki a fölöttes kormányhivatala által archivált ügyek listáját láthatja, a kormányhivatalok az alájuk tartozó önkormányzatokét, a KIM pedig az összest. Archív ügyet újranyitni a narancssárga mappa ikonnal lehet: