A kiadás száma: 1 Változat száma: 1 Oldal száma: 1 Összes oldal száma: 109 : Hatálybalépés dátuma: Készítette: Kiss Gabriella projektmunkatárs Ellenőrizte: Komoróczy Imre projektigazgató Horváth Imre irányítási és biztonságtechnikai csop.vez. A PIB 10/2010 sz. határozata alapján jóváhagyta: Börzsei Tibor vezérigazgató Ez a kézikönyv az alábbi személynél nyilvántartott és átvezetésre kötelezett példány 0. TÖRZSPÉLDÁNY 1. Börzsei Tibor 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. Törzspéldánnyal megegyezik:... kiadásért felelős Ez a kézikönyv informatív (nem aktualizált) példány. Dátum:... kiadásért felelős
Kiadás: 1 Változat száma: 1 Old./össz. old.: 2/109 Tartalomjegyzék 1. ÁLTALÁNOS BEVEZETŐ... 5 1.1. A MISKOLC VÁROSI VILLAMOSVASÚT FEJLESZTÉSE NAGYPROJEKT...5 1.2. A PROJEKT VÁRT EREDMÉNYEI...6 1.3. PÉNZÜGYI HÁTTÉR...6 2. A PROJEKTIRÁNYÍTÁSI KÉZIKÖNYV ( ) CÉLJA, ALKALMAZÁSI TERÜLETEI... 8 2.1. A CÉLJA...8 2.2. A HATÁLYA...8 2.3. A VÁLTOZTATÁSA...8 2.4. A ÉRTELMEZÉSI KÖRE...9 3. MEGHATÁROZÁSOK, RÖVIDÍTÉSEK... 10 3.1. MEGHATÁROZÁSOK...10 3.2. RÖVIDÍTÉSEK...10 4. HIVATKOZÁSOK... 11 5. A VNP MŰKÖDÉSI RENDJE... 12 5.1. A PROJEKTSZERVEZET BEMUTATÁSA...12 5.1.1. Kedvezményezettek... 13 5.1.2. Projekt Szponzor... 14 5.1.3. Projekt Irányító Bizottság (PIB)... 15 5.1.4. Gazdasági Bizottság... 15 5.1.5. Miskolc Megyei Jogú Város Önkormányzatának Projektfelelőse... 15 5.1.6. Projektigazgatóság... 15 5.1.7. Független mérnök... 15 5.1.8. Közbeszerzési tanácsadó... 15 5.1.9. Könyvvizsgáló... 15 5.1.10. Ügyvéd... 15 5.2. AZ MVK ZRT.-NEK A VNP VÉGREHAJTÁSÁBAN RÉSZTVEVŐ SZERVEZETI EGYSÉGEI...15 5.3. A PROJEKTSZERVEZET TANÁCSKOZÁSAI...15 5.3.1. PIB ülések... 15 5.3.2. Kooperációs értekezletek... 15 5.3.3. Projektigazgatóság értekezletei... 15 5.3.4. Igazgatói munkaértekezlet... 15 5.3.5. Konzorciumi megbeszélés... 15 5.3.6. PIG és MVK Zrt. érintett szakterületeinek megbeszélései... 15 5.3.7. Szakmai értekezletek... 15 5.3.8. Marketing értekezlet... 15 5.4. A VNP DOKUMENTÁCIÓS RENDJE, ALÁÍRÁSI JOGOSULTSÁGOK...15 5.4.1. Aláírási jogosultságok a VNP kapcsán... 15 5.5. A KEDVEZMÉNYEZETT JELENTÉSTÉTELI KÖTELEZETTSÉGEI A TÁMOGATÓ SZERVEZET FELÉ...15 5.5.1. Projekt Státusz Jelentés (PSJ)... 15 5.5.2. Kifizetési Kérelem... 15 5.5.3. Projekt Fenntartási Jelentés... 15
Kiadás: 1 Változat száma: 1 Old./össz. old.: 3/109 5.6. A VNP KAPCSOLATTARTÁSI FORMÁI, KOMMUNIKÁCIÓ...15 5.6.1. A VNP résztvevői közti belső kommunikáció... 15 5.6.2. Külső kommunikációs eszközök... 15 5.6.3. Kommunikáció rendkívüli esemény bekövetkezésekor... 15 5.6.4. Kríziskommunikáció... 15 6. A VNP ÉS RÉSZEINEK FOLYAMATLEÍRÁSA... 15 6.1. A VNP PROJEKTFOLYAMATA...15 6.1.1. Az egyes projektfeladatok tervezése, szervezése, ütemezése... 15 6.1.2. Projektfeladatok pályáztatásának előkészítése, dokumentáció összeállítása... 15 6.1.3. Szerződéskötéssel kapcsolatos feladatok... 15 6.1.4. Munkavégzés feltételeinek biztosítása... 15 6.1.5. Részfeladatok teljesítése... 15 6.1.5.1. Folyamatközi ellenőrzés...15 6.1.5.2. Hibajavítás...15 6.1.5.3. Részteljesítések igazolása...15 6.1.6. Részszámla benyújtása, igazolása, kifizetése... 15 6.1.7. Szerződés teljesítése... 15 6.1.7.1. 6.1.7.2. Szerződés zárása...15 Átadás-átvételi eljárás...15 6.1.7.3. Teljesítésigazolás...15 6.1.7.4. Végszámla benyújtása, igazolása, kifizetése...15 6.1.8. Beruházás aktiválása, állományba vétele, átadása... 15 6.1.8.1. Beruházási kódszámok...15 6.1.9. Támogatási szerződéssel kapcsolatos ügyintézés... 15 6.1.9.1. Támogatási szerződés nyomon követése...15 6.1.9.2. Projekt státuszjelentések elkészítése...15 6.1.9.3. Kifizetési kérelmek összeállítása...15 6.1.9.4. 6.1.9.5. Záró Projekt Előrehaladási Jelentés elkészítése...15 Hiánypótlások teljesítése...15 6.1.10. VNP zárása... 15 6.1.10.1. Zárást követő feladatok meghatározása, teljesítése...15 6.1.10.2. Jótállási, szavatossági ügyintézés...15 6.1.10.3. Projektfenntartási jelentések elkészítése...15 6.2. A PÁLYAÉPÍTÉSI FOLYAMAT EGYEDI SZABÁLYAI...15 6.2.1. Kivitelezési dokumentáció, építési tervek felülvizsgálata... 15 6.2.1.1. Kivitelezési dokumentáció, építési tervek módosítása, a módosítás jóváhagyása...15 6.2.2. Projekt megvalósítási terv készítése, átvizsgálása, jóváhagyása... 15 6.2.3. Építési munkaterületek átadása-átvétele... 15 6.2.4. Közforgalmú személyszállítás fenntartása az építés folyamán... 15 6.2.5. Építési feladatok ellátása... 15 6.2.5.1. Meglévő létesítmények bontása...15 6.2.5.2. Bontott anyagok szállítása, elhelyezése, átvétele, nyilvántartása...15 6.2.5.3. Létesítmények építése...15 6.2.5.4. 6.2.5.5. Beépítendő anyagok szállítása, elhelyezése...15 Építései terület, gépek, szerszámok, anyagok őrzése-védése, állagmegóvása...15 6.2.5.6. Jelentési kötelezettség...15 6.2.5.7. Munkavédelem, tűzvédelem, biztonságtechnika, környezetvédelem...15 6.2.6. Változtatások kezelése... 15 6.2.6.1. Konzorcium, vagy Mérnök által kezdeményezett változtatások...15 6.2.6.2. 6.2.6.3. Kivitelező ésszerűsítési javaslatai...15 Változtatások elszámolása, igazolása...15
Kiadás: 1 Változat száma: 1 Old./össz. old.: 4/109 6.2.6.4. Vállalkozói követelések kezelése...15 6.2.7. Döntési mechanizmus, felelősségi kompetenciák az infrastruktúra kivitelezési munkálatai során... 15 6.2.8. Részmunkák ellenőrzése... 15 6.2.8.1. 6.2.8.2. Hibák, hiányosságok megállapítása...15 Hibajavítás, hiánypótlás...15 6.2.9. Részteljesítések műszaki átadás-átvétele... 15 6.2.9.1. 6.2.9.2. Rész műszaki átadás-átvétel előkészítése...15 Próbaüzem elvégzése...15 6.2.9.3. 6.2.9.4. Részteljesítés eredményének véleményezése...15 Rész műszaki átadás-átvétel helyszíni elvégzése, dokumentálása...15 6.2.9.5. Használatbavételi engedélyeztetés...15 6.2.9.6. Elkészült rész üzembe helyezése...15 6.2.10. Részteljesítés igazolása... 15 6.2.11. Részszámla benyújtása, igazolása, kifizetése... 15 6.2.12. Részberuházás aktiválása, állományba vétele... 15 6.2.13. Vállalkozási szerződés zárása... 15 6.2.14. Vég műszaki átadás-átvétel... 15 6.2.14.1. Műszaki átadás-átvétel előkészítése...15 6.2.14.2. Próbaüzem elvégzése...15 6.2.14.3. Teljesítés eredményének véleményezése...15 6.2.14.4. Műszaki átadás-átvétel helyszíni elvégzése, dokumentálása...15 6.2.14.5. Használatbavételi és vasútbiztonsági engedélyeztetés...15 6.2.14.6. Üzembe helyezése, forgalomnak történő átadás...15 6.2.15. Vég teljesítésigazolás... 15 6.2.16. Végszámla benyújtása, igazolása, kifizetése... 15 6.2.17. Vasúti létesítmények aktiválása, állományba vétele... 15 7. MELLÉKLETEK... 15 1.SZ. MELLÉKLET VNP FOLYAMATÁBRA...15 2.SZ. MELLÉKLET ÉPÍTÉSI KIVITELEZÉS FOLYAMATÁBRÁJA...15 3.SZ. MELLÉKLET PROJEKTMENEDZSMENT FELADAT MÁTRIX...15 4.SZ. MELLÉKLET KIFIZETÉSI KÉRELEM SORÁN HASZNÁLHATÓ PECSÉTEK...15 5.SZ. MELLÉKLET MISKOLC VÁROSI VILLAMOSVASÚT FEJLESZTÉSE NAGYPROJEKT KÖZBESZERZÉSI SZABÁLYZATA A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSOK RENDJÉRŐL, SZERVEZETI FELTÉTELEIRŐL ÉS LEFOLYTATÁSÁNAK MENETÉRŐL...15 6.SZ. MELLÉKLET PIB ÜGYRENDJE...15 7.SZ. MELLÉKLET A MISKOLC VÁROSI VILLAMOSVASÚT FEJLESZTÉSE KÖZOP 5.2.0-007-2008-0003 AZONOSÍTÁSI SZÁMÚ NAGYPROJEKT ALÁÍRÁSI HATÁSKÖRÖK ÉS JOGOSULTSÁGOK RÉSZLETEZÉSE...15
Kiadás: 1 Változat száma: 1 Old./össz. old.: 5/109 1. ÁLTALÁNOS BEVEZETŐ 1.1. A Miskolc városi villamosvasút fejlesztése nagyprojekt Miskolc város fejlődésében mindig is fontos szerepet töltött be a közlekedés. Kedvező földrajzi fekvésénél fogva a vasúti és közúti hálózat kiépülésével városunk fontos közlekedési csomóponttá vált. Budapest után Miskolcon épült, 1897-ben Magyarországon elsőként, normál nyomtávú közúti villamos vasút. Az elmúlt években ez a villamosvonal jelentős mértékben fejlődött és a jelenlegi 10,3 km-es pálya hossza 1994-re alakult ki. Miskolc közlekedésében jelentős szerep jut a közösségi közlekedésnek. A városi közösségi közlekedés hálózata a kelet-nyugati villamosközlekedés tengelyére épül. A közösségi közlekedés iránti igény az elmúlt 7-8 évben erőteljesen csökkent, amely a szolgáltatási komfort hiányosságai mellett a megváltozott közlekedési szokásokra, a gazdasági átstrukturálódásra és a növekvő motorizációra vezethető vissza. A város közlekedéspolitikai stratégiájában jelentős szerepet kap a nagykapacitású kötöttpályás közösségi közlekedés fejlesztése, amelynek jelentős lépése a projekt keretében megvalósítandó villamospálya korszerűsítés és hálózatfejlesztés, valamint korszerű új járműpark üzembe állítása. Miskolc városi villamosvasút fejlesztése projekt megvalósítására Miskolc Megyei Jogú Városa konzorciumban a Miskolc Városi Közlekedési Zrt-vel EU Kohéziós Alaptámogatást kíván igénybe venni a 2007-2013 programozási időszakban. A fejlesztés illeszkedik a kormányzat városi közlekedésfejlesztési koncepciójához, a Közlekedésfejlesztési Operatív Program célkitűzéseihez, valamint az EU közösségi közlekedéssel kapcsolatos iránymutatásaihoz. A program jogi, gazdasági és műszaki előkészítése már 2006 óta zajlik. A teljes projekt befejezése 2013-ra várható, ekkorra megújul és felépül a villamospálya egésze, illetve új és korszerű szerelvények közlekedhetnek a városban. A projekt átfogó célja Miskolc város kelet-nyugati közlekedési tengelyében hosszútávon fenntartható, versenyképes, környezetbarát, gyors és biztonságos közösségi közlekedés megteremtése és vonzóvá tétele, a modern városkép kialakítása a villamos közlekedés komplex fejlesztésének megvalósításával. A projekt közvetlen célja a szolgáltatás színvonalának növelése a meglévő villamospálya korszerűsítésével, a villamosvonal meghosszabbítása a jelenlegi diósgyőri végállomástól Felső-Majláthig, a párhuzamos buszjáratok megszüntetésével a környezetbarát közlekedési mód erősítése, továbbá a villamospark korszerűsítése új villamosok beszerzésével. A projekt keretében megvalósítandó fő tevékenységek - Új villamospálya építése a diósgyőri végállomás és Felső-Majláth között (2800 vágányfolyóméter), új, intermodális végállomással és azon kívül 2 pár új, korszerűen kialakított megálló építésével - Meglévő villamospálya és megállók korszerűsítése (19 200 vfm) az Országos Vasúti Szabályzatnak megfelelően - Az SGP típusú, átl. 40 éves villamos járművek selejtezése, Tátra KT8D5 típ. villamos járművekből 13 db értékesítése - Új villamosok beszerzése (31 db) - A villamosközlekedés energiaellátás rendszerének korszerűsítése - Meglévő megállóhelyek akadálymentesítése, utcabútorainak és esőbeállóinak modern kialakítása - Utastájékoztató eszközrendszer fejlesztése minden érintett megállóban, kiemelt megállókban intelligens oszlopokkal
Kiadás: 1 Változat száma: 1 Old./össz. old.: 6/109 1.2. A projekt várt eredményei - Utazási idő megtakarítás a Tiszai-pályaudvar - Felső-Majláth viszonylatban, a villamospálya korszerűsítése, és meghosszabbítása, valamint az új villamosok üzembe állítása és az új forgalomszervezési megoldások révén. - Zaj- és rezgéskibocsátás csökkentése a korszerűsített pályaszakaszon. - Korszerű, energiatakarékos, környezetbarát, magas szolgáltatási színvonalú közösségi közlekedés kialakítása új villamosok alkalmazásával. - A levegőszennyezés-csökkentése a villamos vonallal párhuzamos buszjáratok megszüntetésével. - Az esélyegyenlőség biztosítása az alacsony padlós villamosok üzembe állításával, és a peronok átalakításával. - Kerékpáros közlekedés lehetőségének megteremtése az új villamosokon szállítási lehetőség kialakításával, az új végállomáson tárolási lehetőség kialakításával és csatlakozással a tervezett kerékpárutakhoz. - Az utasok megtartása, a közösségi közlekedési részarányának megerősítése. 1.3. Pénzügyi háttér A Projekt le nem vonható ÁFA-val számított összköltsége 37 761 367 000 Ft. A Támogatás mértéke a Projekt le nem vonható ÁFA-val számított elszámolható költségének 89,509 %-a, azaz 33 707 373 000 Ft. A Támogatás intenzitása 89,509 %, amely az alábbiakból tevődik össze. A támogatás mértéke (%) az elszámolható költségek %-ában EU támogatás (%) az elszámolható költségek %- ában Operatív Programon belüli hazai támogatás (%) az elszámolható költségek %-ában 89,509% 76,082% 13,427% A Projekt összes költsége és forrása Költségtábla Költségek Összeg (Ft) Nem elszámolható költségek (1067/2005. (VI.30) Korm. határozat szerinti előkészítési költségek 103 200 000 Elszámolható költségek (KÖZOP) 37 458 167 000 Le nem vonható ÁFA (KÖZOP) 200 000 000 Összesen 37 761 367 000 Forrástábla Források Összeg (Ft) I. Saját forrás 4 053 994 000 I/1. a támogatást igénylő hozzájárulása 3 950 794 000 I/2. partnerek hozzájárulása 0
Kiadás: 1 Változat száma: 1 Old./össz. old.: 7/109 I/3. bankhitel 0 I/4. egyéb 1067/2005 (VI.30.) Kormányhatározat 103 200 000 II. Támogatás 33 707 373 000 II/1. EU támogatás 28 651 267 000 II/2. KÖZOP hazai forrás 5 056 106 000 Összesen 37 761 367 000
Kiadás: 1 Változat száma: 1 Old./össz. old.: 8/109 2. A PROJEKTIRÁNYÍTÁSI KÉZIKÖNYV ( ) CÉLJA, ALKALMAZÁSI TERÜLETEI 2.1. A célja A Projektirányítási Kézikönyv a Miskolc városi villamosvasút fejlesztése projekt folyamatát, eljárásait és az alkalmazásra kerülő módszereit mutatja be. Lényege, hogy hivatkozási alapot nyújtson a projekt különböző eljárásaiban. Célja, hogy a Miskolc városi villamosvasút fejlesztése projekt folyamataiban, működésében minden érintett munkatárs, résztvevő számára egy figyelembe veendő irányelvet biztosítson, segítse a projektben résztvevők munkáját. Célját a következők megvalósításán keresztül éri el: - tegye lehetővé a Miskolci Villamos Projekt egységes szabályozását; az előkészítést, a tervezést, a végrehajtást valamint a lezárást és értékelést, - írja le a projekt folyamatait, lépéseit, termékeit és szabályait, valamint adjon mintát a projekt során kidolgozandó saját dokumentumok elkészítéséhez és alkalmazásához, - biztosítsa a projekt előrehaladásának követhetőségét és folyamatos ellenőrizhetőségét, - nyújtson gyakorlati segítséget a projektben résztvevők és a projekttel kapcsolatba kerülők munkájához, A kézikönyv hatékonyságának és használhatóságának érdekében megköveteli a tapasztalatok folyamatos beépítését. Ez a kézikönyv a K-Ny-i villamosvonal felújítási projektjének kezelésére készült, de kisebb módosításokkal egy esetleges É-D-i villamospálya építési projektje során is alkalmazható. Szabályozásként átfogó követelményeket fogalmaz meg, melyek megvalósításában épít és hivatkozik a projekt szervezeteinek, szervezeti egységeinek érvényes szabályozásaira, eljárásaira, dokumentumaira. 2.2. A hatálya A Projektirányítási kézikönyv érvényes a Miskolci Villamos Projekt teljes projektszervezetére. Ebben a projektben a kézikönyv szerinti folyamatmodellt, módszereket kell alkalmazni. A kézikönyv előírásokat, betartandó szabályokat tartalmaz minden olyan vezetőnek és munkatársnak, akik a Miskolc Városi Villamosvasút Fejlesztése projektjében részt vesznek. A kézikönyv személyi hatálya kiterjed a projekt felsővezetői szintű képviselőire, megbízókra, felügyelő és irányító bizottsági tagokra, szakértőkre, értékelőkre, döntés előkészítésben közreműködő külső szakemberekre, a projektben tervezőkre, mérnökökre, ellenőrzőkre, minőségbiztosítókra, tanácsadókra, projektvezetőkre és projekt tagokra, a Projektigazgatóság munkavállalóira és a projekt megvalósításában résztvevő valamennyi MVK Zrt. dolgozóra. Tárgyi hatálya kiterjed a Projektirányítási kézikönyvben megfogalmazott, illetve az eljárásokban felsorolt valamennyi folyamatra, az azokban szereplő berendezésekre, eszközökre, adatokra, dokumentumokra. 2.3. A változtatása A Projektirányítási kézikönyv bármely részének változtatására, módosítására vagy kiegészítésére vonatkozó javaslatot írásban kell megtenni. A módosítási, változtatási kérelmet a Projektigazgatóságra kell eljuttatni. Ott a Projektigazgató, a Projekt munkatárs és az illetékes szakterület képviselője dönt a kérelem elbírálásáról. Amennyiben a Projektigazgatóság jogosnak ítéli a változtatást, módosítást vagy kiegészítést úgy azt végrehajtja a Projektirányítási kézikönyvben. A módosítása, elosztása, visszavonása az IE 1-02 Dokumentumok kezelése c. irányítási eljárás szerint történik.
Kiadás: 1 Változat száma: 1 Old./össz. old.: 9/109 2.4. A értelmezési köre A értelmezési köre csak a Támogatási Szerződés, a villamosvasúti pálya felújítását és meghosszabbítását végző kivitelezővel kötött Vállalkozási Szerződés, a Projekt Megvalósítási Terv, a Szerződéses Feltételek és az MVK Zrt. belső szabályzataival, utasításaival, eljárásaival együttesen teljes.
Kiadás: 1 Változat száma: 1 Old./össz. old.: 10/109 3. MEGHATÁROZÁSOK, RÖVIDÍTÉSEK 3.1. Meghatározások Zöld Nyíl - A projekt megvalósítása egyben a tudatos városfejlesztési stratégia része is, melynek a ZÖLD NYÍL" nevet adtuk, utalva a modernizáció dinamikájára és a környezettudatos fejlesztésre. A nyíl az előremutatás, az elszánt haladni akarás szimbóluma. A zöld szín a környezetvédelem, a környezettudatosság színe. Projektszervezet - A Projektszervezetet a Kedvezményezett (MMJVÖ és MVK Zrt. konzorciuma), valamint a projekt megvalósításának időtartamára, a feladatok elvégzése érdekében létrehozott ideiglenes szervezetek és szervezeti egységek alkotják. Projekt Státusz Jelentés - Előrehaladási jelentés, melyet minden hó 10. munkanapjáig köteles a Konzorcium a Közreműködő Szervezet részére benyújtani. A projekt műszaki és pénzügyi készültségét mutatja be, felsorolja a tárgyidőszakban elvégzett feladatokat, felmerült problémákat, változtatásokat, értékeli az előrehaladást, a projekt ütemtervben meghatározott feladatok végrehajtását, készültségi állapotát, kockázatokat, illetve javaslatot ad a szükséges beavatkozásra. Kifizetési Kérelem - A Kedvezményezett a kifizetési kérelemben és a kapcsolódó elszámolási csomagban számol el a projektje keretében felmerült költségekről a gazdasági eseményt hitelesen dokumentáló bizonylatokkal igazolt fizikai teljesítést követően. FIDIC Fédération Internationale des Ingénieurs Conseils Tanácsadó Mérnökök Nemzetközi Szövetsége Szerződéses feltételek - A FIDIC által kibocsátott sárga könyv, amely a Vállalkozó által tervezett gépészeti és villamos berendezések tervezése építése szerződéses feltételei. Ez egyfajta ajánlás, keretrendszer a fent említett típusú szerződések megkötéséhez, eljárásmódok alkalmazásához. Kivitelező A Miskolc Városi Villamosvasút fejlesztése nagyprojekt során a villamospálya felújítását, meghosszabbítását és a kapcsolódó infrastruktúra munkálatait végző szervezet. Beszállító az új villamos vasúti járművek gyártását, leszállítását és beüzemelését végző vállalkozás. Megbízó Az MVK Zrt. és az MMJVÖ alkotta konzorcium. 3.2. Rövidítések EKKE Európai Uniós Közbeszerzési Koordinációs Szabályozási Egység EMIR Egységes Monitoring Információs Rendszer GABI Gazdasági Bizottság KIKSZ KIKSZ Közlekedésfejlesztési Zrt. MMJVÖ Miskolc Megyei Jogú Város Önkormányzata MVK Zrt. Miskolc Városi Közlekedési Zrt. NFÜ Nemzeti Fejlesztési Ügynökség PIB Projekt Irányító Bizottság Projektirányítási Kézikönyv PMT Projekt Megvalósítási Terv PSJ Projekt Státusz Jelentés VNP Villamos Nagy Projekt PVE Projekt végrehajtási egység ZPEJ Záró Projekt Előrehaladási Jelentést
Kiadás: 1 Változat száma: 1 Old./össz. old.: 11/109 4. HIVATKOZÁSOK - Támogatási Szerződés (KÖZOP-5.2.0-07-2008-0003) - Miskolc Városi Villamosvasút Fejlesztése Pályafelújítás, vonalhosszabbítás és kapcsolódó infrastruktúra Vállalkozási Szerződés - FIDIC - 191/2009 (IX.15) Kormányrendelet az építőipari kivitelezési tevékenységről - 2003. évi CXXIX törvény A közbeszerzésekről - 15/1987. (XII.27.) KM-ÉVM együttes rendelet a vasúti építmények engedélyezéséről és üzemeltetésük ellenőrzéséről - 40/2006. (VI.26.) GKM rendelet a vasútbiztonsági tanúsítványra, a biztonsági engedélyre, a biztonságirányítási rendszerekre, a biztonsági jelentésre, valamint az egyes hatósági engedélyezési eljárásokra vonatkozó részletes szabályokról - 1959. évi IV. tv. a Polgári Törvénykönyvről - Projekt Megvalósítási Terv - MMJVÖ Közgyűlése által elfogadott VI-168/31.940-1/2009 sz. határozat a Miskolc városi villamosvasút fejlesztése nagyprojekt közbeszerzési szabályzata a közbeszerzési eljárások rendjéről, szervezeti feltételeiről és lefolytatásának menetéről módosított szabályzata. - Az MVK Zrt. irányítási rendszerében mindenkor érvényes belső szabályzatok, eljárások, utasítások és az ezekben meghivatkozott külső dokumentumok. Ezek megtalálhatók és hozzáférhetők az MVK Zrt. igazgatói titkárságán, az MVK Zrt. minőségirányítási vezetőjénél. - MMJVÖ Közgyűlése által elfogadásra kerülő Miskolc városi villamosvasút fejlesztése nagyprojekt Javaslat a Projekt során felmerülő, értékhatárt meghaladó számlák kifizetés engedélyezésének szabályozására
Kiadás: 1 Változat száma: 1 Old./össz. old.: 12/109 5. A VNP MŰKÖDÉSI RENDJE 5.1. A Projektszervezet bemutatása Miskolci város villamosvasút fejlesztésének projektgazdája a Miskolc Megyei Jogú Város Önkormányzata (MMJVÖ), konzorciumban az üzemeltetést végző Miskolc Városi Közlekedési Zrt.-vel (MVK Zrt.). A konzorcium vezetője az Önkormányzat. A projekt megvalósítási szakaszában az alábbi szervezetek érintettek: - a Miskolc Megyei Jogú Város Önkormányzata, mint kedvezményezett, projektgazda - MVK Zrt., mint kedvezményezett - a Miskolc Holding Önkormányzati Vagyonkezelő Zrt., amely 100%-os mértékben az Önkormányzat tulajdona, és a kedvezményezett MVK Zrt. tulajdonosa. A kedvezményezettek (Önkormányzat és MVK Zrt.) a pályázati csomagban meghatározott konzorciumi megállapodásokat megkötötték a projekt megvalósítása érdekében. Az elsőt a pályázat benyújtására kötötték a felek, a másodikat, sikeres pályázás esetén, a támogatásban részesített projekt megvalósítására. A második szerződés hatályba lépésekor az első szerződés automatikusan hatályát veszti. A projekt megvalósításának időtartamára a feladatok elvégzése érdekében, ideiglenes szervezetek és szervezeti egységek kerültek kialakításra. A projektszervezetet a projekt méretének és sajátosságainak megfelelően szükséges kijelölni, és meghatározni feladataikat (2. sz. melléklet). A projektszervezet kialakításának főbb szintjei: - stratégiai szint, - projekt menedzsment szint, - operatív végrehajtási szint.
Projektirányítási kézikönyv Kiadás: 1 Változat száma: 1 Old./össz. old.: 13/109 Miskolc városi villamosvasút fejlesztése projekt PVE MMJVÖ Kedvezményezett MVK Zrt. Kedvezményezett Projekt Szponzor Közb. Bíráló Bizottság (NFÜ, KIKSZ, Kedvezm. kijelölt képviselői) Stratégiai szint MMJVÖ Szakirodák (szakmai felügyelet, közreműködés, ellenőrzés) Projekt Irányító Bizottság (PIB)(Összesen 7 fő) Projektmen edzsment szint Minőségbiztosítási szakfelügyelet Projekt Igazgatóság Projektigazgató Projektmenedzserek Mérnök Független közbeszerzési tanácsadó Független könyvvizsgáló Jogi szakértő Operatív végrehajtási szint Kivitelezők Jármű és eszköz szállítók Kommunikációs szolgáltatók Együttműködési szerződés Utasítási jog Beszámolási kötelezettség Szakmai felügyelet, ellenőrzés Javaslattevő, tanácsadó, ellenőrzés 5.1.1. Kedvezményezettek - Miskolc Megyei Jogú Város Önkormányzata - Miskolc Városi Közlekedési Zrt. A kedvezményezettek a projekt megvalósítása érdekében konzorciumi együttműködési megállapodást kötöttek. Stratégiai szinten, alapvető kérdésekben a két szervezet együttes döntése szükséges, melyet a Projektigazgatóság szervezettel együttműködve készítenek elő, és a két szervezet vezetője hagy jóvá. A beruházás alapvető jellemzőiben megegyeznek, döntéseiket, aktuális ügyekben kialakított álláspontjukat közvetítik a Projekt Irányító Bizottság (PIB) felé. A Miskolc városi villamosvasút fejlesztése nagyprojekt stratégiai szintű döntéseit Miskolc Megyei Jogú város Önkormányzatának Közgyűlésén hozzák meg. A projektmenedzsment és operatív szintű feladatok ellátását alsóbb szintekre delegált hatáskörökkel, feladat megosztással biztosítják. (Projektszponzor, Projekt Irányító Bizottság, Projektigazgatóság). A kedvezményezettek feladatai, felelősségi köre, hatásköre: - a projekt működtetése a jóváhagyott célkitűzések, a szakmai tartalom és keretek között,
Kiadás: 1 Változat száma: 1 Old./össz. old.: 14/109 - folyamatos együttműködés a KIKSZ-szel, az NFÜ-vel, a KözOP Irányító Hatóságával (IH), az igazoló és kifizető hatóssággal (Pénzügyminisztérium, Magyar Államkincstár), ellenőrzési hatósággal (Kormányzati Ellenőrzési Hivatal), - a Támogatási Szerződésben meghatározott kötelező jelentések, azok esetleges mellékleteinek elkészítése és benyújtása határidőre, - a szerződésben foglalt azonosító adatok, illetőleg a szerződés teljesítésével összefüggő adatok változásának jelentése a Közreműködő Szervezet részére, - amennyiben szükséges, szerződésmódosítás kezdeményezése, - információszolgáltatás és a helyszíni látogatások alkalmával a dokumentumokba való betekintés biztosítása a felhatalmazottaknak és ellenőrzési jogkörrel bírók számára, - projekt dokumentumok megőrzése a támogatási szerződésben rögzített időpontig, - jóváhagyják: - a kivitelezés-beszerzés tervezett ütemezését, az ütemterv esetleges módosítását (felmerülő akadályok esetén), - a Közbeszerzési tervet, szükség esetén esetleges módosításait, - a szerződésekben rögzített lényeges szerződéses feltételeket (kötbér, határidő, díj, követelés érvényesítés), - a projekt ellenőrzésével kapcsolatos vizsgálati jegyzőkönyveket, emlékeztetőket, - ellenőrzik: - a Projektigazgató tevékenységét, rendszeresen, minimum havonta beszámoltatják, operatív kérdésekben utasítást adnak ki részére, - a projekt folyamatos megvalósulását és a Projektigazgatóság működését. Közgyűlés elé kerülő döntések - a projekt indításának, fő célkitűzéseinek, lényeges (Támogatási Szerződésben meghatározottak szerinti) szakmai tartalmának elfogadása, - a megvalósítás finanszírozásához szükséges források biztosítása, - kötelezettségek, biztosítékok vállalása, - a projekt műszaki tartalmának, vagy annak lényeges (Támogatási Szerződésben meghatározottakat befolyásoló) módosítása, - a projekt elfogadott költségkeretét meghaladó igények, - villamosvasúti pálya és villamos járművek közbeszerzési pályázat kiírása, értékelése, döntés az eredményről - a projekt megvalósítás, működtetés ellenőrzési funkciójának meghatározása, - a projekt végén a zárójelentés elfogadása. 5.1.2. Projekt Szponzor A projektszervezet legmagasabb szintű vezetője, a Miskolc városi villamosvasút fejlesztése nagyprojekt egyik kedvezményezettjének - Miskolc Megyei Jogú Város Önkormányzata - képviselője, a Polgármester. Feladata, felelősségi köre, hatásköre - biztosítja a projekthez szükséges forrásokat, - az érintettek körében képviseli a projektet, - felkéri, megbízza és felmenti a Projekt Irányító Bizottság tagjait, - megbízza Miskolc Megyei Jogú Város Önkormányzatának Projektfelelősét, - jóváhagyja az MVK Zrt. Projektigazgatójának kinevezését, - dönt a nagyprojekttel kapcsolatos lényegi kérdésekben, - aláírja az IH-val, KIKSZ-el, Kormánnyal, EU-val kötendő szerződéseket.
Kiadás: 1 Változat száma: 1 Old./össz. old.: 15/109 5.1.3. Projekt Irányító Bizottság (PIB) A PIB a Miskolc MJV Önkormányzata és az MVK Zrt., mint a Miskolc városi villamosvasút fejlesztése nagyprojekt Konzorciumi Szerződésben foglalat kedvezményezettjeinek a projekt sikeres megvalósítása érdekében létrehozott alapvetően stratégiai irányító, döntés előkészítő, döntéshozó, ellenőrző és képviseleti szerve. A projekt legmagasabb döntéshozó-irányító testületeként vezetői, stratégiai kontrollt gyakorol a projekt célok megvalósulása érdekében. A PIB testületként jár el, hatáskörét üléseken gyakorolja, a feladatokat tagjai között szükség szerint állandó jelleggel megosztja. Feladatai: - A nagyprojekt működésével összefüggő, a Támogatási Szerződésben, a Konzorciumi együttműködési megállapodásban, a jogszabályokban és a Kedvezményezettek belső szabályozásaiban meghatározott feladatok végrehajtása, ellenőrzése, a stratégiai célok és elvárások meghatározása. - A létrehozott projektszervezet optimális működési feltételeinek megteremtése, kialakítása és a működés segítése. - A projekt végrehajtásával kapcsolatban a Miskolc MJV Közgyűlése elé terjesztendő javaslatok és jelentések előkészítése, kidolgozása, véleményezése. - A projekt hatékony, gazdaságos és optimális megvalósítása érdekében a szükséges intézkedések megtétele. - A PIB ügyrendjének az elkészítése, jóváhagyása és rendszeres felülvizsgálata. A PIB állandó tagjait (7 fő) a projekt megvalósításának időtartamára a projekt indításáról szóló közgyűlési döntést követően, Miskolc Megyei Jogú Város Önkormányzatának Polgármestere kéri fel és bízza meg. A Projekt Irányító Bizottság összetétele, állandó tagjai: - Miskolc Megyei Jogú Város Önkormányzat Projektbiztosa 1 fő - Projektigazgató 1 fő - Miskolc Megyei Jogú Város Önkormányzati Hivatal képviselője 1 fő - Miskolc Megyei Jogú Város Önkormányzat Közgyűlésének képviselői 2 fő - Miskolc Holding Zrt. képviselője 1 fő - Miskolc Városi Közlekedési Zrt. képviselője 1 fő Projekt Irányító Bizottság elnöke A PIB elnökét és helyettesét a rendes tagok maguk közül választják egyszerű szótöbbséggel, nyílt szavazással. A PIB elnöke, mint a projekt stratégiai szintű testületének képviselője, munkáját a PIB tagjaival szoros együttműködésben, mindenkor egyetértésre törekedve végzi. Az elnök feladata: - képviseli a PIB-et harmadik személyekkel szemben, különösen Miskolc MJV Önkormányzata, a Miskolc Holding Zrt. és az MVK Zrt. egyéb döntéshozó fórumain, - összehívja és vezeti a PIB üléseit, gondoskodik a jegyzőkönyv vezetéséről, a határozatok nyilvántartásáról, - indokolt esetben a PIB ülését soron kívül összehívja, és azon elnököl, - ellenőrzi a határozatok végrehajtását; - folyamatosan kapcsolatot tart a projekt szponzorral, a projektigazgatóval, a független könyvvizsgálóval, a projekt támogatását végző közbeszerzési és jogi képviselővel, - javaslatot tesz a PIB belső működését érintő döntésekre, a PIB ügyrendjére, - felelős:
Kiadás: 1 Változat száma: 1 Old./össz. old.: 16/109 - a projekt terveinek jóváhagyásáért, - a projekt tervének végső elfogadásáért, - a projekt végrehajtása érdekében a szükséges szerződések és megállapodások megkötéséért, - a bizottság munkájának ügyrend szerinti irányításáért. 5.1.4. Gazdasági Bizottság - A Nagyprojektet érintő közbeszerzésekre kivételt képez a villamos pálya és a jármű vonatkozó döntést a Gazdasági Bizottság hozza meg. - A villamos pálya és a jármű beszerzések esetén az eredménytelenségről szóló döntést a Gazdasági Bizottság hozhatja meg. 5.1.5. Miskolc Megyei Jogú Város Önkormányzatának Projektfelelőse A Miskolc Megyei Jogú Város Önkormányzati Hivatalai közötti, szakmai feladatok koordinálására, valamint az érintettek körében a projekt képviseletére az Önkormányzat Polgármestere Projektfelelőst bíz meg. 5.1.6. Projektigazgatóság A Kedvezményezett Miskolc Városi Közlekedési Zrt. munkaszervezetében a projekt megvalósítás időtartamára a Projektigazgatóság ideiglenes szervezetként kerül kialakításra a Vezérigazgató közvetlen irányítása alatt. A Projektigazgatóság tevékenységét az MVK Zrt. működési keretei, szabályai szerint végzi, szükség szerint azonban saját hatáskörben ettől eltérhet, a projekt kötelező előírásai, igényei szerint. A Projektigazgatóság az MVK Zrt. munkaszervezetében a projekt végrehajtását célzó feladatokon túl más feladatot nem lát el. Miskolc Városi Közlekedési Zrt. szervezetén belül kialakított Projektigazgatóság szervezeti felépítését szemlélteti a lenti ábra. Projektigazgatóság szervezeti felépítése
Kiadás: 1 Változat száma: 1 Old./össz. old.: 17/109 Projektigazgatóság feladatai: - a projekt konkrét műszaki tartalmának, komplex organizációjának és a végrehajtás fő folyamatainak kialakítása, - a projekt napi irányításának ellátása a Projekt Szponzor és a Projekt Irányító Bizottság döntéseinek alárendelve, - változásokról javaslatot terjeszt a döntéshozók elé, (Projekt Szponzor, Projekt Irányító Bizottság, MMJVÖ Közgyűlés, Miskolc Holding Zrt. és Gazdasági Bizottság, ha az ő hatáskörét is érinti a téma) - az irányítás, együttműködés fő formájának meghatározása a külső munkatársakkal: - a MMJVÖ Projekt biztosával, - a MMJVÖ Projektfelelősével, - független Mérnökkel, - független Közbeszerzési tanácsadóval, - független Könyvvizsgálóval, - a projekt Jogi szakértőjével, - Minőségbiztosítás szakértőjével, - a Kommunikációs vezetővel, - szakértői csoportok közötti egyeztetések bonyolítása, közös döntések generálása, - a projekt tervek összeállítása, feladatok ütemezése, koordinálása, - a tenderek főbb tartalmi vonatkozásainak meghatározása, döntések előkészítése, - projekt lebonyolításának koordinálása, operatív irányítása, - Mérnök részéről felmerülő, stratégiai döntést nem igénylő kérdésekben állásfoglalás, - rendelkezés az erőforrások felett, gazdálkodás a projekt idő- és költségkeretével, - a projekt adminisztrációs, dokumentációs, változásmenedzselési rendjének kialakítása, definiálása és működtetése, - pénzügyi elszámolás rendszerének kialakítása, működtetése, - a projekt feladatok végrehajtásának felügyelete, ellenőrzése operatív szinten, - szakaszközi és szakaszzáró értékelések és jelentések készítése az IH és KSZ felé a projekt aktuális állapotáról, - teljesítések igazolása, kifizetések előkészítése, azok továbbítása az IH és KSZ felé, - a villamospálya-építés időszaka alatt az építéssel érintett ideiglenes menetrendszerinti villamos és autóbuszforgalom bonyolításának koordinálása a Forgalmi Igazgatósággal, - szakmai kapcsolat kialakítása az MVK Zrt. munkaszervezetén belül a projekt megvalósításában közvetlenül érintett szervezeti egységekkel, - műszaki átadás-átvétel során az átvevő szerepének betöltése az MMJVÖ-vel együtt. Projektigazgató A projektszervezet stratégiai és operatív szintje között átmenetet képez, szoros kapcsolatot tart a két szint között. A Projekt Szponzor által meghatározott formában együttműködik a Konzorcium másik tagjával, a MMJVÖ Projekt biztosával és a Projektfelelősével. A Projektigazgató viseli az általános felelősséget a Projektigazgatóság szervezetéért, a felállításáért, működtetéséért, és az eredmények eléréséért. Feladatai: - Projektigazgatóság munkájának közvetlen irányítása, - a Projektigazgatóság hatáskörébe tartozó munkavállalók felett munkáltatói jogkör gyakorlása SzB 01 Szervezeti és Működési Szabályzat 8.5.1.2. pont szerint, valamint megbízási szerződések kötése külső támogató szervezetekkel, szakértőkkel,
Kiadás: 1 Változat száma: 1 Old./össz. old.: 18/109 - a projektszervezet felállítása és működési rendjének kidolgozása, a projekt tevékenységéhez szükséges infrastruktúra kialakítása, - a projekt folyamatok működtetése a jóváhagyott célkitűzések, szakmai tartalom és pénzügyi keretek között, - a projekt képviselete minden külső testület, hangsúlyozottan a PIB előtt, - a projekt tervszerű előrehaladásához szükséges projektmenedzsment szintű döntések meghozatala, - a projekt teljesítésével összefüggő munkaszervezeti feladatok koordinálása, különös tekintettel, az építéssel érintett szakaszon, az ideiglenes, menetrendszerinti autóbusz és villamosforgalom bonyolítására, - felelős a szakmai és az üzleti szempontok érvényesítéséért a projekt minden szakaszában, - felhatalmazása van az erőforrások lekötésére és a konfliktusok önálló feloldására, - aláírási joga az MVK Zrt. munkaszervezetében az igazgatói szintre meghatározottakon túl, a PIB jóváhagyásának megfelelően, - számlaigazolás, - változtatások jóváhagyása vagy elutasítása. Műszaki főmérnök Feladatai: - a Támogatási Szerződésben meghatározott műszaki jellegű feladatok önálló elvégzése - a Projektigazgató munkájának támogatása Projektasszisztens Feladatai: - a projekt dokumentáció egységes, szabványos formában történő kezelése, naprakészen tartása, - a projekt során felmerülő adatok, információk gyűjtése, rendszerezése, továbbítása, - emlékeztetők, feljegyzések, jegyzőkönyvek, egyéb anyagok, dokumentumok szétküldése az érintetteknek, - találkozók, megbeszélések, tárgyalások, rendezvények technikai előkészítése, - kapcsolattartás a projektszervezet tagjaival, - a projektigazgató munkájának támogatása. Pénzügyi menedzser Feladatai: - a pályázati konstrukció, a Támogatási Szerződésben meghatározott feladatok végrehajtásának pénzügyi és elszámolási folyamatainak eredményes megvalósítása, - a Projekt Státusz Jelentések (PSJ) rendszeres elkészítése, - pénzügyi elszámolások elvégzése, - a projekt elszámolási rendjének elkészítése, összehangolása a Kedvezményezett számviteli rendjével, - a projekt pénzügyi, elszámolási folyamatainak koordinálása, a megvalósítás előrehaladásának biztosítása, a helyszíni ellenőrzéseknél közreműködés, - kifizetési kérelmek, beszámolók, időszaki és zárójelentések, emlékeztetők, feljegyzések, jegyzőkönyvek, egyéb a pénzügyi, elszámolási kötelezettséget dokumentáló anyagok elkészítése, - a projekt során felmerülő pénzügyi, elszámolási jellegű adatok, információk gyűjtése, rendszerezése, dokumentálása, Műszaki menedzser Feladatai:
Kiadás: 1 Változat száma: 1 Old./össz. old.: 19/109 - a pályázati konstrukció, a Támogatási Szerződésben meghatározott műszaki jellegű feladatok időbeli és pénzügyi kereteken belüli eredményes megvalósításában való közreműködés, - 31 darab alacsonypadlós villamos jármű az üzemeltetéséhez szükséges eszközök, berendezések beszerzésében, valamint ennek megfelelően a telephely és a javítóbázis alkalmassá tételében való közreműködés, - 22 vágánykm. vasúti pályaszerkezet rekonstrukciója és kiépítése, a hozzá kapcsolódó felsővezeték hálózat, biztosító berendezések, megállóhelyek újjáépítésének kivitelezői tervezői összefogása, - a projekt műszaki folyamatainak koordinálása, a megvalósítás előrehaladásának biztosítása, helyszíni ellenőrzések elvégzése, - emlékeztetők, feljegyzések, jegyzőkönyvek, egyéb a műszaki előrehaladást dokumentáló anyagok elkészítése, - a projekt során felmerülő műszaki jellegű adatok, információk gyűjtése, rendszerezése. PR menedzser Feladatai: - a projekt válságkommunikációs és krízismenedzsmenti feladatokban szakirányú tevékenység végzése, - a projekt honlap és az azon megjelenő információk naprakészségében való közreműködés, - a projekt rendezvények szervezésében közreműködés, - a 31 darab alacsonypadlós villamos járműbeszerzés és a pályaépítési folyamatok kiemelt kommunikációjának végrehajtása, - a projektet érintő külső kommunikáció, információk figyelése, - a projekt PR és kommunikációs folyamatainak koordinálása, a megvalósítás előrehaladásának kommunikációja, - a projekt során felmerülő PR és kommunikációs jellegű adatok, információk gyűjtése, rendszerezése. Projekt munkatárs Feladatai: - a pályázati konstrukció, a Támogatási Szerződésben meghatározott projekt feladatok időbeli és pénzügyi kereteken belüli eredményes megvalósítása, - a projekt folyamatainak koordinálása, a megvalósítás előrehaladásának naprakész nyilvántartása, ütemtervekben az időbeli kihatások figyelemmel való kísérése, - emlékeztetők, feljegyzések, jegyzőkönyvek, egyéb az előrehaladást dokumentáló anyagok elkészítése, - a projekt során felmerülő adatok, információk gyűjtése, rendszerezése, - szakmai egyeztetéseken részvétel, javaslatok és különböző dokumentációk véleményezése, - kapcsolattartás a Projektszervezet tagjaival. Pénzügyi előadó Feladatai: - a projekt pénzügyi, elszámolási dokumentáció egységes, szabványos formában történő kezelése, naprakészen tartása, a pénzügyi menedzser munkájának elősegítése, - ellenőrzések során együttműködés, az ellenőrzésbe bevont dokumentumok előkészítése, jegyzőkönyvek, feljegyzések, észrevételezések elkészítése, - a projekt során felmerülő pénzügyi, elszámolási adatok, információk gyűjtése, rendszerezése, továbbítása, a projekttel kapcsolatos esemény nyilvántartás vezetése, - kapcsolattartás a Közreműködő Szervezet, az Irányító Hatóság és a projektben közreműködő külső szervezetek képviselőivel, - a projekt elszámolási rendszerében (EMIR) adatrögzítés,
Kiadás: 1 Változat száma: 1 Old./össz. old.: 20/109 - az MVK Zrt-hez kapcsolódó pénzügyi és elszámolási kötelező jelentések, feladások határidőre történő elkészítése, 5.1.7. Független mérnök A Projekt során a mérnöki és műszaki ellenőri szolgáltatások biztosítására, a Projekt építési munkáinak koordinálására, a Projekt keretében történő építési beruházás és árubeszerzés felügyeletére a Kbt. rendelkezései szerint lefolytatott közbeszerzési eljárás során választunk független mérnököt. Egyedi szerződése alapján több feladatot lát a közbeszerzési folyamatban, az építési munkák kivitelezésének lebonyolításában, és a járműbeszerzés során. Főbb feladatai: - Az ajánlati felhívás, dokumentáció szövegtervezetének véleményezése, a dokumentáció műszaki leírásának, tételes költségvetésének a vonatkozó jogszabályok szerinti elkészítése, - A vágányépítési, valamint a kapcsolódó egyéb szakági feladatok napi szintű koordinációja; - A tervdokumentációk és a hatósági engedélyek, előírások alapján a kivitelezés folyamatos és állandó figyelemmel kísérése, műszaki, mennyiségi és minőségi ellenőrzés, az eltérések esetén a Megrendelő kapcsolattartójának tájékoztatása, a szükséges intézkedések megtétele; - Helyszíni kooperációs értekezleteken rendszeres részvétel és annak vezetése, a felmerült és megoldásra váró feladatok jegyzőkönyvi rögzítése, megoldásukra javaslat tétele; - Az elvégzett munkák elszámolni kívánt mennyiségének és az egységárak helyességének ellenőrzése; - A műszaki átadás-átvételi eljárás lefolytatásában való közreműködés. 5.1.8. Közbeszerzési tanácsadó A Kbt. szabályai szerint a közösségi értékhatárokat elérő értékű közbeszerzési eljárások lebonyolítására független közbeszerzési tanácsadó igénybevétele szükséges. A közbeszerzési tanácsadó feladata a közbeszerzési eljárás előkészítési és lebonyolítási tevékenység ellátása, melyek során legfőbb feladatai: - Az eljáráshoz kapcsolódó hirdetmények elkészítése, majd a Megbízó jóváhagyását követően intézkedés azok közzétételére, - A bizottsági ülések, továbbá a közbeszerzési eljárás lefolytatásával összefüggő valamennyi egyéb szervezési feladat ellátása; - Az ajánlatok bontásának lebonyolítása, - Közreműködést a kizáró okok fennállásának vizsgálatában, az ajánlattevők alkalmasságának elbírálása, az ajánlatok érvényességének megállapítása, az érvényes ajánlatok értékelése, - Az eredményhirdetés lebonyolítása, - Tájékoztató elkészítése az eljárás eredményéről és annak a TED-ben (az Európai Unió Hivatalos Lapjában), valamint a Közbeszerzési Értesítőben való közzétételét, - A Közbeszerzési Döntőbizottság előtti eljárás során a jogi képviselet ellátása, amely a közbeszerzést érintő jogi kérdésekben való állásfoglalásra terjed ki; jogsértés esetén az eljárás befejeződésekor a Döntőbizottság határozatának megfelelően megfizeti a terhére megállapított bírságot, eljárási díjat és költséget, 5.1.9. Könyvvizsgáló A 2003. évi CXXIX. törvény (Kbt.) rendelkezései szerint lefolytatott nyílt közbeszerzési eljárás során kiválasztásra kerül a Projekt könyvvizsgálója. Főbb feladatai: - A Projekt Kohéziós Alap által támogatott kerete terhére történő kifizetni kívánt vállalkozói számlák alaki és formai ellenőrzése, szabályosságot igazoló nyilatkozat kiállítása számlánként.
Kiadás: 1 Változat száma: 1 Old./össz. old.: 21/109 - Az Önkormányzat és az MVK Zrt. 2008, 2009, 2010, 2011 és 2012. évi mérlegbeszámolójának értékelése a Projekt támogatott költségeinek vonatkozásában (elszámolt költségek valódisága, bizonylatokkal történő alátámasztása, számviteli rendnek megfelelő értékelése a beszámolóban). - A beruházás befejezésekor esedékes az Európai Unióval történő elszámoláshoz a zárójelentés elkészítése, amelynek pénzügyi fejezetét a Megbízott auditálja. - A beruházás aktiválásának felülvizsgálata. - Konzultáció igény szerint a Projektet érintő számviteli és adózási kérdésekben. 5.1.10. Ügyvéd Az MVK Zrt. eljárás rendje alapján a Miskolc városi villamosvasút fejlesztése nagyprojekt megvalósításával összefüggő, nem közbeszerzési vonatkozású ügyvédi feladatok, tevékenységek végrehajtására meghirdetett ajánlattételi felhívás szerint lett kiválasztva az ügyvéd. Legfőbb feladatai: - A Támogatási Szerződés és mellékletei módosításával összefüggő jogi tanácsadás, valamint a Támogatási Szerződés módosításaival kapcsolatos tervezetek elkészítése - A szabálytalansági eljárások során az Ajánlatkérő jogi képviseletének ellátása, a bíróság előtti képviselet kivételével, - A Közreműködő Szervezettel, az Irányító Hatósággal és más érintett szervezetekkel történő kapcsolattartás, a résztvevők által nyújtott rendszeres információszolgáltatás alapján a jogi problémák azonosítása, illetve a felmerült kérdések megoldásához szükséges jogi tanácsadás, - A nagyprojekt előkészítési és megvalósítási fázisában megkötött szerződések áttekintése, esetleges módosításának véleményezése, e szerződésekből eredő igényérvényesítés esetén Ajánlatkérő jogi képviselete, a bíróság előtti képviselet kivételével. - Egyéb, a projekttel összefüggésben jelentkező, előre nem meghatározható, jogi képviseletet és szakértelmet igénylő eseti feladatok elvégzése Ajánlatkérő elvárásai alapján.
Kiadás: 1 Változat száma: 1 Old./össz. old.: 22/109 5.2. Az MVK Zrt.-nek a VNP végrehajtásában résztvevő szervezeti egységei Az ebben a fejezetben felsorolt feladatok a feltüntetett szakterületeknek kizárólag a VNP-vel kapcsolatos feladatait jelenítik meg. A szakterületek egyéb más feladatait az MVK Zrt. belső szabályzatai, eljárásai, utasításai tartalmazzák. Műszaki osztály Feladatai: - pályafelújításhoz és a meghosszabbítás szakaszára vonatkozó tervek véleményezése - felújított pálya fenntartásához kapcsolódó tevékenységek - alvállalkozók terepen történő munkavégzéséhez szükséges oktatások megtartása - műszaki szakfelügyelet biztosítása - kezelésükbe kerülő építmény, jármű, eszköz átvétele - új villamosjárművek kezelése, karbantartása - adatszolgáltatás a jelenlegi villamospályáról, járművekről és javítócsarnokról - megbeszéléseken való részvétel Forgalmi igazgatóság Feladatai: - villamospótlás biztosítása az építési munkák során - építésbe be nem vont területeken a villamosközlekedés biztosítása - kezelésükbe kerülő építmény, jármű, eszköz átvétele - szükséges egyeztetéseken való részvétel és adatszolgáltatás - villamospótlás során felmerülő vonalhálózati utastájékoztatási eszközök kihelyezése Marketing osztály Feladatai: - a projekt előkészítő szakaszában (ameddig nincs PR nyertes cég) PR tevékenység - villamospótlás miatti új buszmenetrendek elkészítése - forgalomváltozások közzététele - MVK Zrt. munkatársainak tájékoztatása a VNP aktuális eseményeiről - utasok tájékoztatása a PR céggel karöltve Logisztikai osztály Feladatai: - pályafelújítás során keletkezett bontott anyagok kezelése, tárolása - új járművek, eszközök anyagainak, alkatrészeinek raktározása Gazdasági igazgató Feladatai: - kifizetések jogosságának elbírálása - állományba vétel, aktiválás elveinek meghatározása, a folyamat felügyelete Pénzügyi és számviteli osztály Pénzügyi csoport feladatai: - bejövő számlák kezelése - utalás indítása a számla jellegének megfelelően (önrész + ÁFA vagy teljes összeg) - PIG munkatársak bére után befizetett járulékok igazolásának átadása
Kiadás: 1 Változat száma: 1 Old./össz. old.: 23/109 Számviteli csoport feladatai: - számlák könyvelése - beruházási főkönyvi számok kezelése - számlanyilvántartás, bankkivonatok nyilvántartása - bontott anyagok könyvekből való kivezetése - új eszközök aktiválása - adatszolgáltatás Humánügyvitel szolgáltatási osztály Feladatai: - adatszolgáltatás a bérekről, bérszámfejtés - PIG munkatársak felvételeztetése
Kiadás: 1 Változat száma: 1 Old./össz. old.: 24/109 5.3. A Projektszervezet tanácskozásai A Projektszervezet különböző szintjei állandó és eseti megbeszéléseket, értekezleteket tartanak. A következő alfejezetek részletesen megadják az állandó értekezletek tartásának rendjét, résztvevőit, dokumentálását stb. Amennyiben eseti értekezlet, megbeszélés összehívására kerül sor a projektszervezet bármely tagjának részéről, akkor a megbeszélést, értekezletet összehívó gondoskodik a résztvevők kiértesítéséről, a tanácskozás megszervezéséről és dokumentálásáról, a tanácskozáson elhatározott feladatok végrehajtásának koordinálásáról. 5.3.1. PIB ülések (6. sz. melléklet: PIB ügyrend) Résztvevők: Miskolc Megyei Jogú Város Önkormányzat Projektbiztosa Projektigazgató Miskolc Megyei Jogú Város Önkormányzati Hivatal képviselője Miskolc Megyei Jogú Város Önkormányzat Közgyűlésének képviselői Miskolc Holding Zrt. képviselője Miskolc Városi Közlekedési Zrt. képviselője és meghívott tagok Célja: A projekt sikeres megvalósítása érdekében stratégiai irányító, döntés előkészítő, döntéshozó, ellenőrző és képviseleti jogköre van a PIB-nek. A projekt legmagasabb döntéshozó-irányító testületeként vezetői, stratégiai kontrollt gyakorol a projekt célok megvalósulása érdekében. Időpont: Szükség szerint, de legalább kéthavonta tart ülést a PIB. Kezdeményező: Az üléseket a PIB elnöke hívja össze (MVK Zrt. vezérigazgatója). Az ülést megelőzően legalább 8 napon belül kell a meghívókat és a napirendet megküldeni a PIB tagoknak, amely miatt a PIB elnök helyettes (Projektigazgató) felelős. A meghívónak tartalmaznia kell az ülés helyét, időpontját és tervezett napirendjét. A napirendhez tartozó mellékleteket lehetőség szerint a napirenddel együtt, de az ülést megelőző legkésőbb 4 nappal megelőzően kell a PIB tagokhoz eljuttatni. Adminisztráció: A PIB üléseken hangfelvétel készül, mely alapján az ülést követő 8 napon belül szószerinti, írásos jegyzőkönyv készül. Az üléseken hozott határozatokat sorszámozni kell és nyilvántartásba venni. 5.3.2. Kooperációs értekezletek Résztvevők: Mérnök, PIG, MVK Zrt. érintett szakterületei, MMJVÖ érintett szakterületei, Kivitelező, aktuális külső Meghívottak, Érintettek Célja: A kivitelezés folyamatainak áttekintése, aktuális feladatok összehangolása, a tervtől való eltérések elemzése, megoldáskeresés és a konfliktushelyzetek megelőzése. Időpont: Minden héten csütörtökön, 10:00 tól. Adminisztráció: A Mérnök készít emlékeztetőt a megbeszélésekről, melyet a résztvevőknek az ülést követő 4 munkanapon belül, elektronikusan megküld. 1 fő 1 fő 1 fő 2 fő 1 fő 1 fő
Kiadás: 1 Változat száma: 1 Old./össz. old.: 25/109 5.3.3. Projektigazgatóság értekezletei Résztvevők: PIG munkatársai Célja: Az igazgatói értekezleten elhangzottak PIG-re vonatkozó információinak átadása, feladatok kiosztása, munkatársak beszámolója az elvégzett tevékenységekről. Kezdeményező: Projektigazgató Időpont: Minden hét első munkanapján, igazgatói munkaértekezlet után. Adminisztráció: PIG munkatársak feljegyzései, külön emlékeztető, jegyzőkönyv nem készül. 5.3.4. Igazgatói munkaértekezlet (SzB-01 SzMSz 6.9.2. fejezete szerint) Résztvevők: Vezérigazgató, Általános igazgató, Forgalmi igazgató, Gazdasági igazgató, Projektigazgató, meghívottak (szükség szerint) Célja: A résztvevők információt, véleményt cserélnek, koordinálnak az MVK Zrt. különböző szervezeti egységeit érintő szakmai kérdésekben és egyéb ügyekben. Időpont: Minden hét első munkanapján. Adminisztráció: Az értekezletekről emlékeztető készül. 5.3.5. Konzorciumi megbeszélés Résztvevők: MVK Zrt. képviselői és MMJVŐ képviselői Célja: A Miskolc városi villamosvasút fejlesztése nagyprojekt előrehaladásának áttekintése, aktuális feladatok megoldása, problémák kezelése. Időpont: Alkalomszerűen, a Konzorcium valamely tagjának kezdeményezésére Adminisztráció: A megbeszélésekről emlékeztető készül, az emlékeztetőt a PIG munkatársai vagy a műszaki főmérnök készíti. 5.3.6. PIG és MVK Zrt. érintett szakterületeinek megbeszélései Résztvevők: PIG és MVK Zrt. érintett szakterülete Célja: A villamospálya építéshez, járműbeszerzéshez, villamospótláshoz kapcsolódó teendők megbeszélése. Időpont: Alkalomszerűen. Adminisztráció: A megbeszélésről a PIG műszaki menedzsere készíti az emlékeztetőt.