A BORSOD-ABAÚJ-ZEMPLÉN MEGYEI ÁLLAMIGAZGATÁSI KOLLÉGIUM Ü G Y R E N D J E A fıvárosi, megyei közigazgatási hivatalokról szóló 214/2010. (VII. 9.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Rendelet) 19. (1) bekezdésének b) pontja alapján a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Közigazgatási Hivatal (a továbbiakban: Hivatal) vezetıje által létrehozott Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Államigazgatási Kollégium (a továbbiakban: Kollégium) saját mőködésének szabályait a hivatalvezetı elıterjesztésére a következıkben állapítja meg: I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK A Kollégium megnevezése, székhelye és címadatai 1. (1) A Kollégium megnevezése: Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Államigazgatási Kollégium (2) A Kollégium székhelye: Miskolc Címe: 3525 Miskolc, Városház tér 1. Telefonszáma: 06-46-512-900 Telefax-száma: 06-46-512-903 E-mail címe: hivatal@borsod.emrkh.hu A Kollégium jogállása 2. 1) A Kollégium a Rendeletben foglalt feladatok teljesítése körében a Hivatal véleményezı, összehangolást elısegítı testülete, mely a megyében illetékességgel rendelkezı, a Rendeletben meghatározott szervek vezetıinek együttmőködési fóruma. 2) A Kollégium feladatkörét testületként gyakorolja. 3) A Kollégium nem jogi személy. 1
II. A KOLLÉGIUM TAGJAI 3. 1) A Kollégium elnöke a hivatalvezetı, tagjai a Hivatal fıtitkára, a központi államigazgatási szervek bármely jogállású területi szerveinek vezetıi, a szakigazgatási szervek vezetıi, valamint a Hivatal szervezeti és mőködési szabályzatában meghatározott szervezeti egységek vezetıi. 2) A Kollégium tagjainak felsorolását az Ügyrend 1. számú melléklete tartalmazza. 3) A Kollégium ülésén állandó meghívottként, tanácskozási joggal részt vesznek az elnök által meghívott, államigazgatási feladatokat ellátó más szervezetek vezetıi. 4) A Kollégium állandó meghívottjainak felsorolását az Ügyrend 2. számú melléklete tartalmazza. 5) A Kollégium ülésére a hivatalvezetı szükség szerint meghívhatja a koordinációs és ellenırzési jogkörébe nem tartozó, más államigazgatási, önkormányzati szerv vezetıjét vagy képviselıjét, illetve eseti jelleggel az adott napirendi ponthoz kapcsolódóan egyéb szervezet vezetıjét is. 6) A Kollégium munkájába tanácskozási joggal rendelkezı állandó meghívottak vagy más résztvevık személyére a Kollégium tagjai is tehetnek javaslatot. III. A KOLLÉGIUM FELADATA 4. A Kollégium 1) elemzi és értékeli a kormányzati feladatok területi megvalósításának helyzetét, a közigazgatási hivatal, a központi államigazgatási szervek területi szervei és a helyi önkormányzatok együttmőködésének, továbbá az államigazgatási feladatok területi végrehajtásának tapasztalatait, a közigazgatási szervek államigazgatási hatósági ügyintézését; 2) egyezteti és értékeli az ellenırzések tapasztalatait, állást foglal az ellenırzési tervek tartalmáról, ütemezésérıl, végrehajtásáról; 3) elımozdítja a területi informatikai kapcsolatok összehangolt fejlesztését és mőködését; 4) értékeli a képzési, továbbképzési tevékenységet, véleményezi az erre vonatkozó terveket, ajánlásokat dolgoz ki a képzés, továbbképzés tárgyköreire és módszereire vonatkozóan; 5) elemzi a központi államigazgatási szervek területi szerveinek és az érdekképviseleti szervek, köztestületek együttmőködését, ajánlást dolgozhat ki az együttmőködés továbbfejlesztésére; 2
6) véleményezi a központi államigazgatási szervek területi szervei ügyvitel-, informatika- és szervezetfejlesztési döntéseinek tervezeteit, elımozdítja a területi szinten összehangolt ügyvitel-, informatika- és szervezetfejlesztést; 7) értékeli és véleményezi a területi államigazgatási szervek ügyfélfogadási rendjét, ügyfélszolgálati tevékenységét, módszertani segítséget nyújt az összehangolt ügyfélfogadási rend, ügyfélszolgálati tevékenység megvalósításához; 8) figyelemmel kíséri és közigazgatási hatásait tekintve értékeli a területi társadalmi-gazdasági reálfolyamatokat, az állami feladat felmerülésével járó vagy államigazgatási szervek közremőködését igénylı országos kihatással bíró, illetıleg kiemelkedı területi jelentıségő társadalmi-gazdasági problémákat jelzi a közigazgatás-szervezéséért felelıs miniszternek, elısegíti a központi és a területi államigazgatási szervek koordinált közremőködıi tevékenységét a problémák kezelésében. IV. A KOLLÉGIUM MŐKÖDÉSE 5. 1) A Kollégium az alakuló ülésén fogadja el az Ügyrendjét és minden év elsı ülésén az éves Munkatervét. 2) A Kollégium évente legalább három ülést tart. 3) Az ülések ütemezését és témaköreit az éves Munkaterv tartalmazza. 4) A hivatalvezetı hívja össze és vezeti a Kollégium ülését, biztosítja annak mőködése feltételeit, meghatározza a napirendjét, idejét, helyét, továbbá gondoskodik a napirendek, az állásfoglalások elıkészítésérıl. 5) Az ülésekre a meghívót e-mailben az ülés napját megelızıen 5 munkanappal ki kell küldeni a Kollégium tagjaihoz, továbbá az állandó és eseti meghívottakhoz. 6) Amennyiben az ülésre írásos elıterjesztés is készül, úgy azt a meghívóval együtt kell kiküldeni. 7) A Kollégium a 2) pontban foglaltaktól eltérıen is tarthat ülést (rendkívüli ülés). Ennek kezdeményezésére bármely tag jogosult. A kezdeményezést a javasolt napirend megjelölésével a hivatalvezetı részére kell megküldeni, aki a kezdeményezés tárgyában 15 napon belül dönt. 8) Össze kell hívni a Kollégium rendkívüli ülését, amennyiben azt a tagok legalább egynegyede az idıpont és a napirend megjelölésével kezdeményezi. 9) A Kollégium ülését a hivatalvezetı akadályoztatása esetén az általa megbízott hivatalvezetı-helyettes (fıtitkár) vagy más megbízott tag vezeti. 10) A Kollégium ülései nyilvánosak, az ülésen jelenlévı tagok 2/3 részének megegyezı szavazatával azonban zárt ülés is elrendelhetı. 11) A Kollégium üléseit rendszerint a Hivatal székhelyén tartja, de bármelyik kollégiumi tag javaslatára kihelyezett ülés is szervezhetı. 12) A Kollégium tagjai személyesen vesznek részt a testület munkájában. 3
13) A Kollégium tagjait a szerv vezetıjének akadályoztatása esetén szervezeti helyettese vagy az általa megbízott személy helyettesíti, aki a Kollégium ülésén teljes jogkörrel képviseli a szervet. Az akadályoztatás tényét és okát a Kollégium tagja köteles a helyettesítı személy megjelölésével egyidejőleg a Kollégium ülését megelızıen a hivatalvezetınek írásban bejelenteni. 14) A Kollégium határozatképes, ha az ülésen a tagjainak több mint fele jelen van. 15) A testület az ülésen a meghívóban szereplı napirendi pontokat megtárgyalja, de bármely kollégiumi tag jogosult kezdeményezni új napirend megtárgyalását vagy a meghívóban szereplı napirendek bármelyikének levételét. 16) Az ülésen az egyes napirendi pontokat a hivatalvezetı vagy az általa megbízott, illetıleg felkért szerv vezetıje terjeszti a testület elé. 17) A Kollégium tagjai az elıterjesztések elfogadásáról napirendi pontonként szavaznak. 18) Minden kollégiumi tagnak egy szavazata van, a szavazati jogok egyenlık. 19) A Kollégium döntéseit egyszerő szótöbbséggel hozza. Szavazategyenlıség esetén a hivatalvezetı szavazata dönt. 20) Az Ügyrend elfogadásához, kiegészítéséhez és módosításához, valamint a Kollégiumot vagy annak tagjait meghatározott feladat elvégzésére kötelezı állásfoglalások elfogadásához a tagok legalább kétharmadának egyetértı szavazata szükséges. 21) Az ülésen résztvevı állandó vagy eseti meghívottak tanácskozási joggal rendelkeznek. V. A KOLLÉGIUM ÁLLÁSFOGLALÁSAINAK ELİKÉSZÍTÉSE 6. 1) A Kollégiumhoz benyújtott elıterjesztés célja a testület állásfoglalásának kezdeményezése. 2) A Kollégiumhoz elıterjesztést nyújthatnak be a tagok, valamint a Kollégium döntése vagy a hivatalvezetıvel folytatott elızetes egyeztetés alapján más szervek és személyek is. 3) Az elıterjesztéseket legalább 7 munkanappal a Kollégium ülése elıtt meg kell küldeni a Hivatalnak. 4) Az elıterjesztéseket kettıvel több példányban kell elkészíteni, mint amennyi a kollégiumi tagok száma. Az elıterjesztések közül egy példányt eredeti aláírással meg kell küldeni a Hivatalnak. 5) Az állásfoglalást nem igénylı ügyekben a testület tagjaitól tájékoztatást kérhet a Kollégium elnöke 6) A tájékoztatóra az állásfoglalóra vonatkozó rendelkezések az irányadóak azzal, hogy a tájékoztató a Kollégium ülésén szóban is elıterjeszthetı. 4
VI. A KOLLÉGIUM ÁLLÁSFOGLALÁSAI ÉS AZ ÜLÉSRİL KÉSZÜLT EMLÉKEZTETİ 7. 1) A Kollégium a Rendeletben meghatározott feladatkörök gyakorlása során értékeléseit, kialakított véleményét, illetve megfogalmazott javaslatait állásfoglalás formájában hozza meg. 2) A feladatot tartalmazó állásfoglalásban a végrehajtási határidıt és a végrehajtásért felelıs személy(eke)t meg kell jelölni. 3) A Kollégium állásfoglalásait évenként kezdıdı sorszámmal, az ülés napjának feltüntetésével kell jelölni. Formája: Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Államigazgatási Kollégium../2010. (hónap, nap) számú állásfoglalása 4) Az ülésrıl emlékeztetı készül, amelyet a hivatalvezetı ír alá. 5) Az emlékeztetı tartalmazza: az ülés helyét, idejét, az ülés résztvevıinek felsorolását, a tárgyalt napirendeket, a napirendek kapcsán elhangzott észrevételeket és javaslatok lényegét, a Kollégium által elfogadott állásfoglalásokat. Az emlékeztetı elkészítésérıl a Hivatal Koordinációs és Belsı Igazgatási Fıosztályának vezetıje, illetve a Kollégium Titkára gondoskodik. 6) Az emlékeztetı két példányban készül, melyhez csatolni kell a jelenléti ívet, a tag távolléte esetén az ıt helyettesítı meghatalmazást és a Kollégium állásfoglalásánál a kisebbségi véleményt képviselık által esetleg megfogalmazott írásbeli javaslatot. 7) Az emlékezetı egy példányát meg kell küldeni a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium részére. 8) A Kollégium által kialakított állásfoglalásokról a tagokat írásban kell tájékoztatni. 9) A Kollégium állásfoglalásainak végrehajtásáról, valamint azok hatásáról és érvényesülésérıl a hivatalvezetı évente egyszer tájékoztatja a Kollégiumot, illetve ilyen tájékoztató megtartására a Kollégium más tagjait is felkérheti. 10) A hivatalvezetı gondoskodik arról, hogy a Kollégium tevékenysége és a testület által elfogadott állásfoglalások megfelelı nyilvánosságot kapjanak. 5
VII. A KOLLÉGIUM TAGJAINAK JOGAI ÉS KÖTELEZETTSÉGEI 8. 1) A Kollégium tagja és a tanácskozási joggal meghívott állandó meghívott az ülésen a napirendben szereplı kérdésekkel összefüggésben véleményét, álláspontját kifejtheti. 2) A döntések meghozatalában a Kollégium tagjai vesznek részt. 3) A tag és az állandó meghívott kérheti, hogy a Kollégium döntésétıl eltérı véleményének lényegét az emlékeztetıben rögzítsék, illetve annak írásos formáját az emlékeztetıhöz csatolják. 4) A tag és az állandó meghívott javaslatot tehet a Kollégium feladataival összefüggı kérdések megtárgyalására, kezdeményezheti eseti munkacsoport felállítását egyes feladatok végrehajtására. 5) A tag kötelezettsége, hogy a Kollégium munkájában aktívan vegyen részt, a Kollégium állásfoglalásaiban foglaltak végrehajtásában közremőködjön, illetve a részére meghatározott feladatokat teljesítse. 6) A tag az ülésrıl való távolmaradását elızetesen jelzi a hivatalvezetınek, és egyidejőleg biztosítja állásfoglalásra jogosult képviselıjének az ülésen való részvételét. 7) A tagnak a kollégiumi munkában való részvételért díjazás és költségtérítés nem jár. VIII. A KOLLÉGIUM KÉPVISELETE 9. 1) A Kollégiumot külsı szervek elıtt a hivatalvezetı, akadályoztatása vagy távolléte esetén kijelölt helyettese, illetıleg az általa megbízott kollégiumi tag képviseli. 2) A Kollégium nevében készülı kiadványokat, az ülésrıl készült emlékeztetıt, a Kollégium állásfoglalásait a hivatalvezetı írja alá. IX. A HIVATAL FELADATA A KOLLÉGIUM MŐKÖDTETÉSÉBEN 10. 1) A Kollégium munkáját a Hivatal koordinálja. A hivatalvezetı a Kollégium mőködésének szervezésével, mőködtetésével kapcsolatos érdemi és adminisztratív tevékenység irányítására a Koordinációs és Belsı Igazgatási Fıosztály vezetıjét jelöli ki. 6
2) A Kollégium összehívásával, egyes napirendjeinek elıkészítésével, az éves munkaprogram elıkészítésével kapcsolatos adminisztratív és végrehajtó feladatokat a hivatalvezetı kijelölése alapján a Kollégium Titkára látja el. 3) A Kollégium Titkára részt vesz a kollégiumi ülésen, gondoskodik az elıterjesztések és a meghívók határidıben történı elkészítésérıl, az ülésrıl készült emlékeztetı összeállításáról, az állásfoglalások megszövegezésérıl, valamint mindezeknek az érintettek részére történı megküldésérıl. 4) A Kollégium döntéseinek hatásáról és érvényesülésérıl folyamatosan tájékoztatja a hivatalvezetıt. 5) A Kollégium Titkára a hivatalvezetı megbízása alapján kapcsolatot tart a Kollégium tagjaival, valamint állandó meghívottjaival. 6) A Kollégium mőködéséhez szükséges pénzügyi elıirányzatot a Hivatal költségvetése tartalmazza. X. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 11. 1) A Kollégium Ügyrendje a testület által történt jóváhagyás napján lép hatályba. 2) Az Ügyrend mellékleteinek naprakészen tartásáért, a változások figyelemmel kíséréséért, az adatok helyességéért a Koordinációs és Belsı Igazgatási Fıosztály vezetıje, valamint a Kollégium Titkára a felelıs. Miskolc, 2010. november 9. Dr. Lukács Irén hivatalvezetı Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Közigazgatási Hivatal ZÁRADÉK: Az Ügyrendet a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Államigazgatási Kollégium a 2010. november 9-i alakuló ülésén fogadta el. 7