Hatály: 2013. 03. 15. - A NEMZETI KÖZSZOLGÁLATI EGYETEM REKTORÁNAK 24/2012. SZÁMÚ UTASÍTÁSA az Erasmus Program megvalósításának rendjéről (EGYSÉGES SZERKEZETBEN AZ 5/2013. SZ. REKTORI UTASÍTÁS EZEN UTASÍTÁST MÓDOSÍTÓ RENDELKEZÉSEIVEL) Az Egész életen át tartó tanulás program részét képező Erasmus Program (a továbbiakban: Program) fő célja az európai felsőoktatási intézmények együttműködésének támogatása, az oktatási tevékenységek összehangolása, a hallgató tanulmányi, szakmai gyakorlati, az oktatói és a személyzeti mobilitás elősegítése. A Programnak a Nemzeti Közszolgálati Egyetemen (a továbbiakban: Egyetem) történő megvalósítása és eljárásrendjének meghatározása érdekében a következő utasítást adom ki, amely egyben az Egyetem Erasmus Kézikönyve. (1) Az utasítás hatálya kiterjed: Általános rendelkezések 1. a) a tanulmányi hallgatói mobilitásban, szakmai gyakorlatban részt vevő hallgatókra, az oktatói mobilitásban részt vevő oktatókra, valamint az adminisztratív személyzeti mobilitásban részt vevő alkalmazottakra, függetlenül attól, hogy az Egyetem hallgatói vagy alkalmazotti állományába tartoznak-e; b) a Program megszervezésében, lebonyolításában részt vevő, az Egyetemmel közalkalmazotti jogviszonyban, illetve egyéb munkavégzésre irányuló jogviszonyban álló személyekre, szervezeti egységekre. (2) A Program alapján az alábbi tevékenységek támogathatók: a) hallgatói mobilitás (Student Mobility for Studies SMS); b) szakmai gyakorlat (Student Mobility for Placements SMP); c) oktatói mobilitás (Staff Teaching Assignment STA); d) adminisztratív személyzet mobilitása (Staff Training STT); e) szervezési tevékenységek támogatása (szervezési keret). 1
(3) A Program keretében történő együttműködés, eljárási rend részletes szabályait az Extended Erasmus University Charter (a továbbiakban: EUC) szabályrendszere határozza meg. Az Egyetem gondoskodik arról, hogy a Programban részt vevő személyek ezt megismerhessék. (4) 1 A Program intézményi koordinációjáért az Egyetem továbbképzési és nemzetközi rektorhelyettese a felelős. (5) Az Egyetem az EUC alapján tervezett centralizált projektjeinek megvalósítására az Európai Bizottságtól kérhet támogatást, a decentralizált tevékenységeinek pénzügyi támogatását a Tempus Közalapítvány Nemzeti Irodától (a továbbiakban: Tempus Közalapítvány) igényelheti. (6) Az Egyetem bilaterális megállapodásokat köt az EUC-vel rendelkező intézményekkel, melyben rögzítésre kerülnek az intézmények közötti együttműködés, valamint a hallgatói és oktatói mobilitás keretei. (7) A Program végrehajtását az Egyetem a Tempus Közalapítvány által évente kidolgozott Végrehajtási Útmutatóban foglalt alapelveknek megfelelően valósítja meg. Feladat-, és hatáskörök 2. (1) 2 A Program megvalósítását a továbbképzési és nemzetközi rektorhelyettes a Nemzetközi Kapcsolatok Irodán (a továbbiakban: Iroda) keresztül látja el. Az Iroda látja el az Erasmus Iroda feladatait. Az Iroda a) kapcsolatot tart a kari koordinátorokkal, a továbbképzési és nemzetközi rektorhelyettessel, valamint a Programban érintett valamennyi külföldi és hazai szervezettel; 3 b) végzi a Programmal kapcsolatos egyetemi szintű koordinációs tevékenységet; c) a gyakorlati tapasztalatok figyelembevételével a 2012/2013-as tanév végére kidolgozza az Egyetem részletes Erasmus végrehajtási útmutatóját d) kiállítja a beérkező személyek Programmal kapcsolatos igazolásait, a szükséges feltételek teljesülése esetén; e) kezeli és továbbítja a hozzá beérkezett pályázatokat; f) összeállítja az intézményi pályázatot; g) előkészíti a Programmal kapcsolatos valamennyi évközi és év végi beszámolót; h) figyelemmel kíséri a Programmal kapcsolatos határidőket, és gondoskodik az egyetemi szintű nyilatkozatok, beszámolók határidőben történő elkészítéséről és megküldéséről. (2) 4 Az Iroda tevékenységét az Egyetem karai a kari dékánok által kijelölt koordinátorok útján az alábbiakban támogatják: 1 Módosította az 5/2013. rektori utasítás. 2 Módosította az 5/2013. rektori utasítás. 3 Módosította az 5/2013. rektori utasítás. 4 Módosította az 5/2013. rektori utasítás. 2
a) lefolytatják a Programban résztvevők kiválasztási eljárását; b) összegyűjtik, kezelik, továbbítják az Iroda irányába a hozzájuk beérkezett pályázatokat, elszámolásokat, beszámolókat és egyéb iratokat; 5 c) adminisztratív ügyekben segítséget nyújtanak a pályázó, illetve pályázatot elnyert személyeknek. (3) 6 A továbbképzési és nemzetközi rektorhelyettes: a) a Program megvalósítása érdekében kidolgozza az adott évre vonatkozó stratégiai elveket, koordinálja a Program Egyetemen történő végrehajtását; b) koordinálja az intézményi pályázat összeállítását; c) koordinálja és jóváhagyja az évközi és év végi tevékenység pénzügyi lezárását, értékelését, valamint a tartalmi beszámolót; d) képviseli az Egyetemet a Programmal kapcsolatos megbeszéléseken, rendezvényeken, találkozókon személyesen vagy képviselője útján, illetve kiadmányozási jogot gyakorol; e) évente értékeli a Programban történteket, eleget tesz az ezzel kapcsolatos beszámolási kötelezettségnek; f) jóváhagyja a kiutazó hallgatók, oktatók és adminisztratív személyzet támogatási szerződéseit. (4) A kari koordinátorok: a) tájékoztatják a kar egyetemi polgárait a Programmal kapcsolatos hírekről, adminisztrációs segítséget nyújtanak számukra; b) tanácsadással segítik a pályázatok benyújtását, befogadják a Programra benyújtott pályázatokat, melyről elektronikus levélben tájékoztatják a beküldőt; c) kezelik a pályázat elbírálásához szükséges mértékben a pályázók személyes adatait (a pályázatot el nem nyert személyek adatait a pályázat eredményhirdetését követő 8 napon belül törlik); d) lefolytatják a kiválasztási eljárást; e) kezelik, továbbítják az Iroda felé a pályázatokat, szükség esetén hiánypótlásra hívják fel a jelentkezőket; 7 f) vezetik a pályázatot elnyert személyek névsorát, valamint egyéb személyes adatait, bejegyzik a változásokat; g) javaslatot tesznek az Egyetemre érkező pályázók személyek fogadására; h) jóváhagyják az Egyetemre érkező és kiutazó személyek tanulmányi szerződését (Learning Agreement), és tanulmányi teljesítését (Transcript of Records), ennek érdekében kapcsolatot tartanak az érintett oktatókkal, vezetőkkel; i) nyilvántartják, vezetik a Program végrehajtása alatt megkövetelt dokumentumokat, továbbítják azokat az Iroda irányába; 8 5 Módosította az 5/2013. rektori utasítás. 6 Módosította az 5/2013. rektori utasítás. 7 Módosította az 5/2013. rektori utasítás. 3
j) adatot szolgáltatnak az Irodán keresztül a továbbképzési és nemzetközi rektorhelyettes irányába az általuk végrehajtott feladatokról; 9 k) a kari vezetők bevonásával népszerűsítik a Programot, meghirdetik a pályázatokat az Egyetemen. (5) A kari koordinátorok a (5) bekezdés a), c), f) pontjaiban foglalt tevékenységüket az alábbi személyek bevonásával látják el: a) EHÖK kari képviselője; b) kari oktatási dékánhelyettes és a kari tanulmányi osztályok c) kari gazdasági igazgató; d) NKE Hadtudományi és Honvédtisztképző Kar ösztöndíjas hallgatója esetén az MH Ludovika Zászlóalj parancsnoka által kijelölt személy. (6) Az Egyetemi Gazdasági Hivatal: a) kezeli a Programhoz kapcsolódó bankszámlákat; b) lebonyolítja a Programmal kapcsolatos pénzügyi tranzakciókat; c) a pénzügyi tranzakciók bankkivonatairól másolatot küld a továbbképzési és nemzetközi rektorhelyettes, valamint a pénzügyi tevékenység végzéséért felelős személy irányába. 10 Eljárási rend 3. (1) Az Egyetem a Tempus Közalapítvány honlapján meghatározottak szerint a programban résztvevő személyekkel szerződést köt, melynek célja rögzíteni a támogatás célját, valamint a folyósítás és a Programban történő részvétel egyéb feltételeit. (2) Az Egyetem a bilaterális megállapodásban foglaltak, valamint a Program szabályainak figyelembe vételével az alábbi szerződéseket köti meg, illetve formanyomtatványok használatát írja elő a Programban való részvétel minőségének megfelelően: a) hallgatói tanulmányok idejére: hallgatói tanulmányi szerződés, (Learning Agreement) hallgatói támogatási szerződés hallgatói tanulmányi teljesítmény igazolás (Transcript of Records) hallgatói online beszámoló b) szakmai gyakorlat idejére: képzési megállapodás és minőségvállalási nyilatkozat, szakmai gyakorlati támogatási szerződés, hallgatói beszámoló c) oktatói mobilitás érdekében: 8 Módosította az 5/2013. rektori utasítás. 9 Módosította az 5/2013. rektori utasítás. 10 Módosította az 5/2013. rektori utasítás. 4
oktatói munkaterv, (Teaching Assignment) oktatói támogatási szerződés, oktatói beszámoló d) adminisztratív személyzet mobilitása érdekében: személyzeti támogatási szerződés, személyzeti beszámoló. A szerződések, nyilatkozatok mintái A Tempus Közalapítvány honlapján találhatók meg. (3) 11 A szerződések megkötése során az Egyetemet a továbbképzési és nemzetközi rektorhelyettes képviseli. (4) A pályázatelbírálás során az alábbi szempontokat kell figyelembe venni: a) hallgatói tanulmányi átlag (alkalmazottaknál legutolsó munkáltatói minősítés, amennyiben erre sor került); b) nyelvi felmérés eredménye a pályázott ország/intézmény hivatalos nyelvén, amennyiben más nyelven folyik az oktatás, azon a nyelven tett, szaknyelvi meghallgatás; c) egyéb, a pályázathoz köthető tudományos teljesítmények, így különösen: tanulmányi verseny eredményei, publikációk, mentori ajánlások; d) alkalmazottaknál a megszerzett gyakorlati tapasztalat hasznossága intézményi szempontból (különösen az alkalmazott munkatapasztalata hosszának, jellegének figyelembe vételével). (5) A pályázatok elbírálásánál figyelemmel kell lenni a Programban meghatározott határidőkre. A határidő utolsó napján a munkaidő végét követően benyújtott pályázatot elkésettnek kell tekinteni, mellyel kapcsolatosan igazolásnak helye nincs. (6) 12 A pályázati határidők betartásáért a továbbképzési és nemzetközi rektorhelyettes a felelős. Záró rendelkezések 4. (1) Jelen utasításban nem szabályozott kérdésekben az EUC, a Program Végrehajtási Útmutatója, Hallgatói Iránytűjében foglaltak az irányadók. (2) Az eljárási rendben felsorolt szerződésminták és formanyomtatványok a Tempus Közalapítvány honlapjáról (www.tka.hu) töltendők le, melyeket értelemszerűen kell kiegészíteni az érintett felek adataival, valamint a karokon alkalmazandó speciális feltételekkel. (3) Ez az utasítás aláírásának napján lép hatályba, az ebben foglaltakat a folyamatban lévő ügyekben is alkalmazni kell. Budapest, 2012. július.. Prof. Dr. Patyi András egyetemi tanár rektor 11 Módosította az 5/2013. rektori utasítás. 12 Módosította az 5/2013. rektori utasítás. 5