Járművek vízhűtőinek, hőcserélőinek, fűtőradiátorainak javítása és felújítása e-versenyeztetési eljárás Eljárás száma: AJÁNLATI FELHÍVÁS Budapest, 2015.
Ajánlatkérő neve: AJÁNLATI FELHÍVÁS Budapesti Közlekedési Zártkörűen Működő Részvénytársaság Gazdasági Igazgatóság Beszerzési Főosztály 1072 Budapest, Akácfa u. 15. Telefon/Fax: 1/322-6438 E-mail: kozbeszerzes@bkv.hu 1. Az eljárás száma: A beszerzés tárgya és mennyisége: Járművek vízhűtőinek, hőcserélőinek, fűtőradiátorainak javítása és felújítása, összesen 100 db/év mennyiségben, a megadott mennyiség a szerződés hatálya alatt -50%-kal változhat. A mennyiséget az 1. sz. melléklet részletesen is tartalmazza. Az 1. sz. mellékletben szerepelő mennyiségek a korábbi üzemeletetési tapasztalatok felhasználásával kerültek meghatározásra, úgynevezett tapasztalati mennyiségek. A tapasztalati mennyiségek az ajánlatok megalapozott elbírálása érdekében, az ajánlati összár meghatározásához kerültek megadásra, a szerződés keretében a javítási, felújítási mennyiségek ezen tapasztalati adatoktól eltérhetnek. A nyertes Ajánlattevővel megkötésre kerülő szerződés mellékletében ennek megfelelően a javítási, felújítási egységárak kerülnek feltüntetésre. Ajánlattevőnek az előzőek ismeretében kell benyújtania ajánlatát. Az Ajánlattevőnek kifejezetten nyilatkoznia kell arról, hogy minimum javítási, felújítási mennyiséget és értéket - az ajánlatban meghatározott egységeken kívül - nem köt ki. Ajánlatkérő a szerződés teljes időtartamára fix árak meghatározását kéri. 2. Rész-ajánlattételi lehetőség: Ajánlatkérő csak teljes körű ajánlatot fogad el. 3. A beszerzés tárgyával kapcsolatos műszaki, minőségi követelmények: A beszerzés tárgyával kapcsolatos részletes műszaki követelményeket a jelen Ajánlati felhívás 9. sz. melléklete (Műszaki diszpozíció) tartalmazza. 4. A szerződés hatálya, a teljesítés ütemezése, teljesítési határidő: A szerződés hatálya az aláírástól számítva 36 hónap. Ajánlattevő a teljesítést a szerződés hatályba lépését követően 5 munkanapon belül köteles megkezdeni, és a szerződés időtartama alatt az Ajánlatkérő által kért ütemezésben és a lehívások (Megrendelések) szerinti mennyiségben köteles teljesíteni. 2
Teljesítési határidő: A teljesítési határidő a szerződés időtartama alatt a megrendelés kézhezvételétől számított legfeljebb 5 munkanap. A vállalt teljesítési határidőről Ajánlattevőnek kifejezetten nyilatkoznia kell az ajánlattétel során. 5. A megrendelés módja és a teljesítés helyei: A teljesítés az Ajánlatkérő által kért ütemezés szerint, konkrét megrendelések (BMR) elektronikus úton történő megküldése alapján történik. A teljesítés telephelyei: BKV Zrt. Kelenföldi Divízió K410-es raktár, Bp. XI. Hamzsabégi út. 55. BKV Zrt. Óbudai Divízió O430-as raktár, Bp. III. Pomázi út. 15. BKV Zrt. Cinkota Divízió C450-as raktár, Bp. XVI. Bökényföldi út. 122. BKV Zrt. Dél-Pesti Divízió D460-as raktár, Bp. XIX. Méta u. 39. BKV Zrt. Trolibusz Divízió T100-as raktár, Bp. X. Pongrác utca 6. (áruátvétel helye:1101 Bp.Zách u.8. Nyitvatartási idő: hétfőtől csütörtökig 06,00 13,30 óráig pénteken 06,00 12,00 óráig 6. Szerződést biztosító mellékkötelezettségek: Ajánlatkérő késedelmes teljesítés esetén naponta 2%, de legfeljebb 30 %, hibás teljesítés, illetve a teljesítés meghiúsulása esetén 30%-os kötbért érvényesíthet. A részletes szabályokat a szerződéstervezet tartalmazza. Ajánlatkérő Késedelmi Kötbért érvényesíthet, amennyiben a javított termék jótállási időn belüli meghibásodása estén az Ajánlatkérő bejelentésétől számított 2 munkanapon belül az Ajánlattevő nem kezdi meg a garanciális hibaszemlét, és ezt követően 5 munkanapon belül a díjmentes javítást nem biztosítja. Ajánlattevőnek az általa javított termékekért 12 hónap jótállást kell vállalnia km. korlátozás nélkül, amelyről ajánlatában kifejezetten nyilatkoznia kell. A termék jótállási időn belüli meghibásodása esetén a jótállás érvényesítésekor, illetve hibás teljesítés esetén a termék térítésmentes javítása az Ajánlatkérő részére az Ajánlattevő feladata. A jótállás keretébe tartozó hiba elhárítását az Ajánlattevő a bejelentéstől számított 2 munkanapon belül köteles megkezdeni. A javított, felújított terméknek a jótállási időszakban történő meghibásodása esetén az Ajánlattevő köteles díjmentesen javítást vállalni 5 napos határidővel. A jótállási idő alatt történt meghibásodás esetén a jótállás időtartama a javított alkatrészre újból kezdődik. 3
7. Az ellenszolgáltatás teljesítésének feltétele: Ajánlati felhívás A szerződés tárgyát képező szolgáltatás ellenértékének kiegyenlítése a Megrendelés teljesítésének Ajánlatkérő általi igazolását követően, az Ajánlatkérőhöz benyújtott számla alapján, a számla kézhezvételétől számított 30 (harminc) naptári napon belül átutalással történik. Ajánlatkérő előleget nem fizet. Ajánlatkérő késedelmes fizetése esetén a Ptk. 6:155 -ban rögzítettek szerint fizet késedelmi kamatot. 8. Ajánlattevőkkel szemben támasztott műszaki, szakmai alkalmassági követelmények: a) Alkalmasnak minősül Ajánlattevő (közös ajánlattevő) és az általa igénybe venni kívánt alvállalkozója, ha együttesen rendelkeznek az ajánlattételi határidőt megelőző 72 hónapból N2, N3 vagy M3 kategóriájú haszonjárművek hűtők és hőcserélők felújítására és/vagy javítására vonatkozó, legalább nettó 4.000 000.- Ft összértékű referenciával. b) Az Ajánlattevőnek rendelkeznie kell járművek és/vagy járműalkatrészek javítására vonatkozó ISO 9001 szabvány mindenkori hatályos változata szerinti minőségbiztosítási rendszerrel. Csatolni kell ennek alkalmazását bizonyító, vagy ezzel egyenértékű bármely nemzeti rendszerben akkreditált tanúsító szervezettől származó tanúsítvány egyszerű másolatát az ajánlathoz. A csatolt dokumentum(ok)ból azok érvényességi idejének is ki kell derülnie. Műszaki alkalmasság igazolására kért adatok és tények (igazolás módja) Az Ajánlattevőnek (közös Ajánlattevőnek) és az általa igénybe venni kívánt alvállalkozójának a) ismertetnie kell a felhívás megküldését megelőző 72 hónap során végzett legjelentősebb teljesítéseit. A referencia nyilatkozatnak/igazolásnak (6. / 7. sz. melléklet) legalább a következő adatokat kell tartalmaznia: a szállítás tárgya, az ellenszolgáltatás összege, a teljesítés ideje és helye, továbbá nyilatkozni kell arról, hogy a teljesítés az előírásoknak és a szerződésnek megfelelően történt-e. Az igazolásoknak továbbá tartalmaznia kell a referenciát kiállító személy nevét és elérhetőségét is. b) ajánlatához csatolnia kell az ISO szabvány mindenkori hatályos változata szerinti (érvényes), járművek és/vagy járműalkatrészek javítására vonatkozó minőségirányítási tanúsítvány, vagy ezzel egyenértékű, bármely nemzeti rendszerben akkreditált szervezettől származó tanúsítvány egyszerű másolatát, vagy a minőségbiztosítási rendszer kiépítésére tett intézkedéseket igazoló, 12 hónapnál nem régebbi iratok egyszerű másolatát. Amennyiben Ajánlattevő (közös ajánlattevő) kapacitásait rendelkezésre bocsájtó szervezetet és/vagy alvállalkozót kíván igénybe venni az alkalmassági feltétel(ek)nek való megfelelőség igazolására, úgy ajánlatához csatolnia kell a kapacitásait rendelkezésre bocsájtó szervezet cégszerűen aláírt nyilatkozatát arról, hogy a kapacitásait a szerződés teljes hatálya alatt rendelkezésre bocsájtja. 4
9. Az Ajánlattevő által az ajánlathoz kötelezően csatolandó igazolások, nyilatkozatok: 1. Ajánlati javítási árak táblázat 1. sz. melléklet 2. Ajánlattételi nyilatkozat 2. sz. melléklet 3. Referencia nyilatkozat / igazolás 6 / 7. sz. melléklet 4. ISO tanúsítvány/folyamatban lévő tanúsítást igazoló iratok egyszerű másolata /minőségbiztosítási intézkedések leírása, 5. Nyilatkozat az alvállalkozókról 3. sz. melléklet 6. Nyilatkozat a kizáró okokról 4. sz. melléklet 7. Nyilatkozat az adózásról és a tényleges tulajdonosokról 5. sz. melléklet 8. Aláírási címpéldány egyszerű másolata 9. Egyéb nyilatkozat 8. sz. melléklet 10. Kapacitásait rendelkezésre bocsájtó szervezet/alvállalkozó nyilatkozata (adott esetben) Az ajánlatban meg kell jelölni az Ajánlattevő által a szerződés teljesítéséhez igénybe venni kívánt alvállalkozókat, valamint nyilatkozni kell az alvállalkozó által végzendő tevékenységről, és annak a teljes ajánlatra vonatkozó mértékéről (3. sz. melléklet). 10. Ajánlati ár: Az ellenszolgáltatás nettó értékét az 2. számú melléklet szerinti Ajánlattételi nyilatkozat kitöltésével magyar forintban kell megadni. A részletes árakat az 1. számú melléklet táblázatának kitöltésével kérjük megadni. A javítási és felújítási díjnak tartalmaznia kell a szerződésszerű teljesítéshez szükséges összes járulékos gyártási, munka-, anyag-, szállítási és egyéb költségeket ideértve a fuvarozás, tárolás, rakodás, hatósági engedélyek költségeit is valamint a különféle vámköltségeket és adókat az általános forgalmi adó kivételével. A termékek beszállítása Ajánlatkérő telephelyére az Ajánlattevő feladata és költsége. Nyertes Ajánlattevő a szállítási díjért külön díjat nem számíthat fel. Az Ajánlatkérő a szerződés megkötésétől számított 12 hónap időtartamra fix árak meghatározását kéri magyar forintban (HUF). Az egységárak 12 hónap elteltét követően legfeljebb a KSH által kiadott inflációs ráta 80%-ának megfelelő mértékű áremeléssel módosulhatnak. 11. Az ajánlatok benyújtása: A BKV Zrt. a tárgyi eljárást elektronikus rendszerben folytatja le, az eljárásban való részvételhez külön regisztráció szükséges. Kérjük, hogy amennyiben az eljárásban részt kívánnak venni, és még nincsenek regisztrálva az Electool tendereztető rendszerben, 2016. január 21 -én 10:00 óráig szíveskedjenek részvételi szándékukat jelezni a kozbeszerzes@bkv.hu e-mail címen, hogy a szükséges regisztrációra sor kerülhessen. A regisztráció, valamint azt követően az eljárásban való részvételre feljogosító meghívás időt vesz igénybe, így amennyiben részvételi szándékukat a jelen pontban előzőekben megadott határidőt követően jelzik, Ajánlatkérő nem tudja garantálni az eljárásban való részvétel 5
lehetőségét. Felhívjuk továbbá a figyelmet arra, hogy a regisztrációt követően Ajánlattevő csak úgy vehet részt az eljárásban, ha Ajánlatkérő a konkrét eljárásra meghívót küld. Ajánlattevőknek 2016. január 21-én 10:00 -ig van lehetőségük arra, hogy jelezzék, ha a meghívót nem kapták meg. Amennyiben Ajánlatkérő Ajánlattevőt az eljárásra meghívta, és a meghatározott határidőig Ajánlattevő nem jelzi, hogy a meghívót nem kapta meg, nem áll módunkban az ajánlat feltöltésével kapcsolatos kifogásokat elfogadni. Felhívjuk a figyelmet, hogy az eljárásban kizárólag az elektronikus rendszerben van lehetőség az ajánlat benyújtására. Az ajánlatot és a csatolandó igazolásokat, nyilatkozatokat kitöltve és cégszerűen aláírva, digitalizálva az Electool oldalára (https://electool.com/sourcingtool/) kell feltölteni. Az ajánlattevő nem magyar nyelven is becsatolhat dokumentumokat, de valamennyi nem magyar nyelvű dokumentumhoz annak felelős magyar nyelvű fordítása is benyújtandó. Felelős fordítás alatt az Ajánlatkérő az olyan fordítást érti, amely tekintetében az ajánlattevő képviseletére jogosult személy nyilatkozik, hogy az mindenben megfelel az eredeti szövegnek. A fordítás tartalmának helyességéért az Ajánlattevő a felelős. Az ajánlat értelmezési szempontjából a magyar fordítás az irányadó. A fordítási hibák miatti felelősséget az Ajánlattevő vállalja. Kérjük, hogy Ajánlattevő ajánlatában adja meg az elérhetőségéhez szükséges adatokat: Ajánlattevő cég neve, székhelye, telefonszáma, e-mail címe, telefax-száma, a kapcsolattartó személy neve, beosztása. 12. Az Ajánlati felhívással kapcsolatos kérdések és válaszok: Az eljárással kapcsolatos kérdések feltevése, információ kérése 2016. év január hó 24 nap 12:00 óráig kizárólag írásban a www.electool.hu felületen keresztül tehető. 13. Az ajánlatok benyújtásának (feltöltésének) kezdete: 2016. év január hó 24 nap 12 óra 00 perc Az ajánlatok benyújtásának (feltöltésének) határideje (ajánlattételi határidő): Az ajánlati árak megtekintése: 14. Az ajánlatok elbírálásának szempontja: 2016. év január hó 26 nap 12 óra 00 perc 2016. év január hó 26 nap 12 óra 01 perc Az Ajánlatkérő az Ajánlati felhívásban meghatározott feltételeknek megfelelő ajánlatokat a legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatást tartalmazó ajánlat alapján bírálja el. 6
15. Hiánypótlás: Ajánlati felhívás Az Ajánlatkérő a versenyeztetési eljárás során az Ajánlattevők részére teljes körű hiánypótlási lehetőséget biztosít. Ajánlatkérő a hiánypótlási felhívásban pontosan megjelölt hiányokról és a hiánypótlási határidőről elektronikus úton írásban tájékoztatja az Ajánlattevőket. 16. Az ajánlati kötöttség: Ajánlattevő ajánlati kötöttsége az ajánlattételi határidő lejártával kezdődik. Az Ajánlattevő ajánlatát e határidő lejártáig módosíthatja vagy visszavonhatja. Az ajánlati kötöttség az eredményhirdetéstől számított 30 napig tart azzal, hogy ezen időpontot követően Ajánlatkérő nyilatkozatot kérhet az ajánlat további fenntartására. Amennyiben Ajánlattevő nem nyilatkozik, azt Ajánlatkérő úgy tekinti, hogy ajánlatát fenntartja. Ajánlatkérő az ajánlattételi határidő lejártáig visszavonhatja a felhívást. 17. Eredményhirdetés: Az Ajánlatkérő az eljárás eredményéről írásban értesíti az Ajánlattevőket az árlejtés (ártárgyalás) napját követő 30. napig. Ajánlatkérő az ajánlatok megfelelő értékelése érdekében jogosult az eredményhirdetés napját elhalasztani, amelyről írásban értesíti Ajánlattevőket. 18. Egyéb rendelkezések: Az eljárás során benyújtandó igazolások, nyilatkozatok, dokumentumok keltezése nem lehet régebbi, mint az az ajánlatételi határidőt megelőző legfeljebb 12 hónap. Ajánlatkérő az ajánlatok benyújtását követően elektronikus árlejtést vagy ártárgyalást tart a végleges ajánlati árak kialakítása érdekében. Az (ár)tárgyalások és árlejtés tartásáról, azok menetéről az Ajánlatkérő egyidejűleg tájékoztatja valamennyi érvényes ajánlatot benyújtó Ajánlattevőt. Az ártárgyalás/elektronikus árlejtés eredménye alapján kitöltött részletes ártáblázatot az ártárgyalás/elektronikus árlejtés alapján legkedvezőbb ajánlatot benyújtó Ajánlattevő köteles az ártárgyalás/elektronikus árlejtést követő 2 munkanapon belül aláírva elektronikus úton.pdf vagy.jpg formátumban a kozbeszerzes@bkv.hu e-mail címre vagy a +36-1-322-6438-as faxszámra megküldeni. Az ajánlattételi nyilatkozat aláírásával az Ajánlattevő kifejezetten nyilatkozik a szerződéstervezet elfogadásáról. Az Ajánlatkérő fenntartja a jogot, hogy a szerződéses feltételekről vagy a benyújtott ajánlatok értékelésének eredményétől függően tárgyalást tartson. Az Ajánlatkérő fenntartja a jogot, hogy az ajánlatok elbírálása során az eljárást eredménytelennek nyilvánítsa és adott esetben a legkedvezőbb ajánlatot benyújtó Ajánlattevővel szemben a szerződés megkötését megtagadja. A szerződés a nyertes Ajánlattevővel írásban jön létre, a mindkét fél általi aláírás időpontjában. 7