AZ ERASMUS+ PROGRAM ÉRTÉKELŐ BIZOTTSÁGÁNAK ELJÁRÁSI RENDJE Az Európai Bizottság által az Erasmus+ Program keretében a Nemzeti Irodák részére kiadott Kézikönyv (NA Guide) alapján, a pályázati döntés előkészítése érdekében létrehozott Értékelő Bizottság eljárásának, működésének szabályozására a Nemzeti Iroda hivatalos képviselője az alábbi eljárási szabályzatot adja ki. I. Az Értékelő Bizottság tagjai 1. Az Értékelő Bizottság (a továbbiakban: Bizottság) nyolc tagból áll, tagjait a Nemzeti Iroda hivatalos képviselője kéri fel és bízza meg az adott naptári évre a 3. pontban szereplő delegálási rend szerint. 2. A Bizottság tagja csak olyan személy lehet, aki írásban elfogadó nyilatkozatot tesz a jelölésével kapcsolatban és: - megfelel az Erasmus+ Program szakmai és összeférhetetlenségi kritériumainak, ugyanakkor a pályázatok elbírálása, illetőleg az ifjúsági munka területén korábban szakmai tapasztalatra tett szert. - nyilatkozik arról, hogy a közpénzekből nyújtott támogatások átláthatóságáról szóló 2007. évi CLXXXI. törvényben megfogalmazott feltételeknek megfelel. 3. A Bizottság tagjainak felkérése a 2. pont figyelembevételével - az alábbi delegálási rend szerint történik: - a Fiatal Vállalkozók Országos Szövetsége által javasolt egy személy - a Magyar Ifjúsági Konferencia által állított jelölt; - a Hallgatói Önkormányzatok Országos Konferenciája által jelölt egy személy; - a Doktoranduszok Országos Szövetsége által delegált személy; - a Magyar Református Egyház, a Magyar Katolikus Egyház és a Magyar Evangélikus Egyház által működtetett Ökumenikus Ifjúsági Iroda által állított jelölt; - a Nemzeti Ifjúsági Tanács által jelölt egy személy; - az AGRYA Fiatal Gazdák Magyarországi Szövetsége által delegált személy; - valamint az NCSSZI Erasmus+ Programiroda által jelölt irodán kívüli szakértő. 4. A Bizottság üléseinek tanácskozási joggal rendelkező állandó meghívottja az Erasmus+ Program nemzeti hatósági feladatait ellátó Emberi Erőforrások Minisztériuma képviseletében eljáró személy, az Erasmus+ Program Monitoring Bizottságának elnöke és tagjai, valamint a Nemzeti Iroda hivatalos képviselője, vagy akadályoztatásuk esetén az általa az adott ülésen való részvételre megbízott személy, valamint az NCSSZI Erasmus+
2 Programiroda munkacsoport vezetői. A Bizottság ülésein az Erasmus+ Program alprogram-koordinátorai tanácskozási joggal részt vehetnek. 5. A Nemzeti Iroda hivatalos képviselője bármikor indoklás nélkül írásban visszavonhatja a megbízást, és az Értékelő Bizottság tagja megbízatásáról bármikor indoklás nélkül lemondhat írásban. II. Az Értékelő Bizottság feladatai, kötelezettségei 6. A Bizottság: - javaslatot tesz a Nemzeti Hatóság és az Európai Bizottság által, adott évre meghatározott prioritások fogalmának, értelmezésének kidolgozására, a Nemzeti Irodával együttműködésben; - megtárgyalja az egyes pályázatokat a Nemzeti Iroda megbízásából elvégzett külső szakértői értékelés, valamint a programkoordinátori értékelés alapján készített lista, és a hozzá kapcsolódó dokumentumok alapján és a pályázatok minőségére való tekintettel javaslatot tesz azok támogatására, várólistára helyezésére, illetve elutasítására; - javaslatot tesz a Nemzeti Iroda részére, hogy mely pályázatok esetében kerüljön sor szakmai ellenőrző és szakmai támogató látogatásra; - bármely tagja jogosult a pályázóknál a hivatalos szakmai ellenőrző látogatások alkalmával a hivatalosan megbízott ellenőr mellett, azzal egyidejűleg, illetve önállóan szakmai támogató, valamint önállóan szakmai ellenőrző látogatás végzésére, amelyért megbízási díj illeti meg; - javaslatot tesz az E+ díjazott projektjeire. 7. A Bizottság tagjai kötelesek: - részt venni az Értékelő Bizottság ülésein, annak kezdetétől a végéig; - megismerni az Erasmus+ Programmal kapcsolatos, a Nemzeti Iroda által rendelkezésükre bocsátott szabályzatokat, útmutatókat, és a döntési javaslatok megtétele során az egyes dokumentumokban foglaltakat alkalmazni; - megismerni a Nemzeti Iroda által rendelkezésükre bocsátott ún. problémás pályázók listáját 1, és a pályázatokkal kapcsolatos javaslatok megtételénél ezen listát figyelembe venni. - elősegíteni az Erasmus+ Program népszerűsítését. III. Az Értékelő Bizottság elnöke 8. A Bizottság elnökét a tagok maguk közül választják egy évre, akit a Nemzeti Iroda hivatalos képviselője jelöl ki. Az elnöki megbízatás a tag mandátumának lejártával megszűnik. Az elnök megválasztásához a jelen lévő tagok kétharmadának támogató szavazata, valamint az elnök elnöki tisztséget elfogadó nyilatkozata szükséges. 1 A lista tartalmát a Pályázatkezelési Rend szabályozza.
3 Amennyiben több jelölt neve is felmerült és egyikük sem szerezte meg a jelen lévő tagok kétharmadának támogatását, úgy a két legtöbb szavazatot elért tag között újabb szavazást kell tartani. Ha az újabb szavazás során egyik tag sem szerzi meg a jelen lévő tagok kétharmadának támogatását, úgy a Bizottság elnökét a Nemzeti Iroda hivatalos képviselője jelöli ki a második szavazás során legtöbb szavazatot elért jelölt személyében. Amennyiben az elnöki tisztségre csak egyetlen személy került jelölésre, úgy a Nemzeti Iroda hivatalos képviselője függetlenül attól, hogy a jelölt a tagok kétharmadának támogatását megszerezte-e ezen személyt kéri fel az elnöki tisztség ellátására. Az elnök feladatai: - az Értékelő Bizottság határozatképességének megállapítása és üléseinek levezetése; - Az Értékelő Bizottság képviselete. A helyettesítésre vonatkozóan a 12. és 13. pontok rendelkezéseit kell alkalmazni. IV. Az Értékelő Bizottság ülései 9. A Bizottság üléseit a pályázati határidőkhöz igazítva tartja, a beadási határidőt követő két hónapon belül. 10. Az üléseket a Nemzeti Iroda hivatalos képviselője hívja össze, írásban, elektronikus úton, az ülés napját megelőző legalább 5. munkanapig. 11. Az ülésre szóló meghívó tartalmazza az ülés dátumát, helyszínét, napirendjét, valamint a megvitatandó pályázatok értékelőlapjait és egyéb szükséges dokumentumokat vagy a dokumentumokhoz való elektronikus hozzáféréshez szükséges kódot. 12. A Bizottság üléseit az elnök, illetve távolléte, vagy akadályoztatása esetén a Bizottság tagjai közül általa írásban az adott ülés levezetésére kijelölt személy (levezető elnök) vezeti. (Az elnökön a továbbiakban a levezető elnököt is érteni kell.) 13. Amennyiben levezető elnök nem került kijelölésre, úgy a Bizottság tagjai maguk közül egyszerű szótöbbséggel hozott határozattal levezető elnököt választanak. 14. Az elnök az ülés megnyitását követően megállapítja a Bizottság határozatképességét. 15. A Bizottság akkor határozatképes, ha a tagok több mint fele jelen van. 16. Amennyiben a Bizottság határozatképtelen, vagy az ülés ideje alatt, a napirend megtárgyalásának befejezése előtt határozatképtelenné válik, a Bizottság elnöke az ülést berekeszti, és felkéri a Nemzeti Iroda hivatalos képviselőjét, hogy 8 napon belüli időpontra, azonos napirendi pontok mellett megismételt ülést hívjon össze. A megismételt ülés időpontjára és helyére, valamint arra vonatkozó információt, hogy a megismételt ülés
4 az eredeti meghívóban szereplő napirendi pontok tekintetében a jelenlévők létszámától függetlenül határozatképes, az eredeti meghívó tartalmazza. 17. A Bizottság ülései minden esetben nyilvánosak, de előzetes regisztráció szükséges az ülésen való részvételhez. 18. A Bizottság tagjai minden ülés előtt összeférhetetlenségi nyilatkozatot tesznek, amelyben jelzik az egyes pályázatokkal kapcsolatos érintettségüket. Összeférhetetlenség fennállása, illetőleg az összeférhetetlenségi szabály megsértésével hozott döntés esetén a 2007. évi CLXXXI. törvény szabályait kell alkalmazni. 19. A Bizottság üléseiről emlékeztetőt, valamint a megvizsgált pályázatok listáját és a javasolt támogatási összeget tartalmazó jegyzőkönyvet kell készíteni. Az emlékeztető és a jegyzőkönyv elkészítéséért a Nemzeti Iroda felelős. 20. Az emlékeztető tartalmazza az ülés helyét, idejét, a jelenlévők névsorát, az ülés napirendjét, valamint röviden az ülésen történt egyéb eseményeket, nyilatkozatokat, hozzászólásokat. 21. Az emlékeztetőt a Nemzeti Iroda hivatalos képviselője, valamint a Bizottság elnöke írja alá. 22. Az emlékeztető megőrzéséről a Nemzeti Iroda gondoskodik legalább a vonatkozó szerződés lezártát követő 5 évig. 23. A jegyzőkönyv tartalmazza az ülés helyét, idejét, a jelenlévők névsorát, valamint a megvizsgált pályázatok listáját és a javasolt támogatási összegeket. 24. A jegyzőkönyvet a Bizottság valamennyi, az ülésen jelenlévő tagja aláírja, valamint a Nemzeti Iroda hivatalos képviselője ellenjegyzi, és azt legalább a vonatkozó szerződés lezártát követő öt évig meg kell őrizni. V. A döntéshozatal rendje 25. A Bizottság döntési javaslatai elfogadásához kivéve az elnöki tisztség betöltésével kapcsolatos szavazást - a jelenlévő tagok egyszerű többségének támogató szavazata szükséges. 26. Szavazategyenlőség esetén, a kérdéses pontot a tagok újratárgyalják és a kérdést újra szavazásra bocsátják. Ismételt szavazategyenlőség esetén a kérdéses pontot úgy kell tekinteni, hogy azokat a Bizottság nem fogadta el. 27. A Bizottság képviseletét az elnök, illetve az elnök írásbeli meghatalmazása alapján a Bizottság tagja látja el. 28. A Bizottság a Nemzeti Iroda által előterjesztett lista alapján hozza meg döntési javaslatait.
5 29. A lista amely a külső szakértői értékelés, valamint a programkoordinátor által készített értékelés alapján készül tartalmazza a pályázatok szakmai ellenőrzés, valamint formai ellenőrzés eredménye alapján történő felsorolását. 30. A Bizottságnak a pályázatok minősége alapján javaslatot kell tennie azok támogatására, várólistára helyezésére, illetve elutasítására vonatkozóan. 31. A szakértők által javasoltaktól való eltérést tartalmazó döntést a Bizottságnak indokolnia és dokumentálnia kell. 32. A Bizottság döntései meghozatalánál köteles figyelembe venni az Európai Bizottság által meghatározott éves, valamint a Programiroda által az adott körre allokált pályázati kereteket. 33. Az NCSSZI Erasmus+ Programiroda munkatársai a formai hibás pályázatok esetében ismertetik a formai hiba típusát a Bizottság tájékoztatásának céljából. A formai hiba súlyának kezelése a főosztály Pályázatkezelési Rendjében kifejtésre kerül, így azok mérlegelése nem tartozik az Értékelő Bizottság hatáskörébe. A Bizottság tagjai a formai ellenőrzés eredményét nem vitathatják. 34. A várólistára került pályázatok esetében is meg kell határozni a javasolt támogatás összegét. A várólistára került pályázatok abban az esetben kerülnek támogatásra, amennyiben azonos pályázati körben, azonos alprogramban a szerződéskötés előtt visszalép a nyertes pályázó, és a tartaléklistán szereplő pályázat nem lépi át az adott pályázati körre meghatározott keretösszeg felső határát. VI. A Bizottság munkamódszere 35. A Nemzeti Iroda által előterjesztett külső szakértői értékelés, valamint a programkoordinátori értékelés alapján készített lista, és a hozzá kapcsolódó dokumentumok alapján megtárgyalja az egyes pályázatokat. Szükség esetén további információk és dokumentumok beszerzését az elnök kérheti. A megfelelő információk birtokában a Bizottság minden egyes pályázattal kapcsolatban javaslatot tesz a Nemzeti Iroda hivatalos képviselőjének a pályázat támogatására, várólistára helyezésére, illetve elutasítására. A pályázatokkal kapcsolatos végső döntést a Nemzeti Iroda nevében szerződéskötésre jogosult személy hozza meg. A döntés meghozatala során a Bizottság javaslatát figyelembe veszi. 36. A Bizottság a jelen eljárási rendben felsorolt, az éves prioritásokkal, a díjazott projektekkel, a monitorozással kapcsolatos feladatainak ellátása során a tagok egyszerű szótöbbséggel hozott határozatával hozza meg döntéseit.
6 VII. Egyéb rendelkezések 37. A Bizottság tagjai részére nyújtható tiszteletdíjra, a költségtérítések mértékére, folyósítására és elszámolására vonatkozó részletes szabályokat az eljárási rend 1. számú melléklete tartalmazza. 38. Jelen Eljárási Rend aláírásának napjától hatályos, és ezáltal a korábbi ügyrend hatályát veszti. 39. Jelen Eljárási Rend hatálybalépésével egyidejűleg a Bizottság tagjainak megbízatása megszűnik. Jelen eljárási rend hatálybalépésétől számított 10 napon belül kell intézkedni a Bizottság új tagjainak felkéréséről. Budapest, 2015. január 10. a Nemzeti Iroda hivatalos képviselője