sz. K Ö ZB E S ZE R ZÉ S I S ZABÁL Y ZAT Módosításokkal egységes szerkezetben számú példány Érvényes: visszavonásig Készítette: Dr. Papp István Beosztás: ügyvéd Dátum: 2010. 05. 25. Aláírás: Ellenőrizte: Várkonyi György Beosztás: ügyvezető igazgató Dátum: 2010. 05. 25. Aláírás: Jóváhagyta, alkalmazását elrendelte: Várkonyi György Beosztás: ügyvezető igazgató Dátum: 2010. 05. 25. Aláírás: Oldal: 1/11
A közpénzek ésszerű felhasználása, átláthatóságának és széles körű nyilvános ellenőrizhetőségének megteremtése, továbbá a közbeszerzések során a verseny tisztaságának biztosítása érdekében a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény 6. (1) bekezdésének (a továbbiakban: tv.) végrehajtására az alábbiak szerint kell eljárni: I. Fejezet Általános rendelkezések 1. A szabályzat személyi és tárgyi hatálya E szabályzat hatálya alá tartozik az EVAT Egri Vagyonkezelő és Távfűtő Zártkörűen Működő Részvénytársaság (a továbbiakban: ajánlatkérő) beszerzései, amennyiben azok értéke eléri vagy meghaladja a hatályos jogszabályokban meghatározott értékhatárokat. 2. A szabályzat hatálya alá tartozó beszerzések (1) A közbeszerzés tárgya árubeszerzés, építési beruházás, építési koncesszió, illetőleg szolgáltatás megrendelése. (2) Az árubeszerzés olyan visszterhes szerződés, amelynek tárgya forgalomképes és birtokba vehető ingó dolog tulajdonjogának vagy használatára, illetőleg hasznosítására vonatkozó jognak - vételi joggal vagy a nélkül történő - megszerzése az ajánlatkérő részéről. Az árubeszerzés magában foglalja a beállítást és üzembe helyezést is. (3) Az építési beruházás olyan visszterhes szerződés, amelynek tárgya a következő valamelyik munka megrendelése (és átvétele) az ajánlatkérő részéről: a) a tv. 1. sz. mellékletében felsorolt tevékenységek egyikéhez kapcsolódó munka kivitelezése vagy kivitelezése és külön jogszabályban meghatározott tervezése együtt; b) építmény kivitelezése vagy kivitelezése és külön jogszabályban meghatározott tervezése együtt; c) az ajánlatkérő által meghatározott követelményeknek megfelelő építmény bármilyen eszközzel, illetőleg módon történő kivitelezése. (4) Az építési koncesszió olyan építési beruházás, amely alapján az ajánlatkérő ellenszolgáltatása az építmény hasznosítási jogának meghatározott időre történő átengedése vagy e jog átengedése pénzbeli ellenszolgáltatással együtt. Oldal: 2/11
(5) A szolgáltatás megrendelése - árubeszerzésnek és építési beruházásnak nem minősülő - olyan visszterhes szerződés, amelynek tárgya különösen valamely tevékenység megrendelése az ajánlatkérő részéről. (6) Ha a szerződés több - egymással szükségszerűen összefüggő - közbeszerzési tárgyat foglal magában, a meghatározó értékű közbeszerzési tárgy szerint kell a szerződést minősíteni. (7) Szolgáltatás megrendelésének minősül az a szerződés, amelynek a (2) és a (5) bekezdése szerinti a tárgya, ha a szolgáltatás értéke meghaladja az árubeszerzés értékét. 3. A beszerzési értékhatárok és a beszerzési érték meghatározása (1) E szabályzat hatálya alá tartozó közbeszerzések vonatkozásában a beszerzési értékhatárokat a hatályos Közbeszerzési törvény, valamint az éves költségvetési törvény határozza meg. (2) A közbeszerzés értékén a közbeszerzés megkezdésekor annak tárgyáért általában kért, illetőleg kínált - általános forgalmi adó nélkül számított - legmagasabb összegű teljes ellenszolgáltatást kell érteni (a továbbiakban: becsült érték). 4. A közbeszerzéssel kapcsolatos közös szabályok (1) A költségvetési év elején, legkésőbb a költségvetési év április 15. napjáig az ügyvezető igazgató éves összesített közbeszerzési tervet (a továbbiakban: közbeszerzési terv) készít az adott évre tervezett közbeszerzésekről, melyet az Igazgatósággal jóvá kell hagyatni. A közbeszerzési tervet legalább öt évig meg kell őrizni. A közbeszerzési tervet a tv. 5. (2) bekezdésében meghatározott módon kell közzétenni. A közbeszerzési terv nyilvános, melyet a Közbeszerzések Tanácsa vagy az illetékes ellenőrző szervek kérésére meg kell küldeni /tv. 5. /. (2) Az ügyvezető igazgató a költségvetési év kezdetét követően előzetes összesített tájékoztatót készíthet a tv. 42. (1)-(3) bekezdésekben meghatározott értéket meghaladó, adott évre tervezett beszerzésekről és azt hirdetmény útján teheti közzé /tv. 42., 43. /. (3) Az ügyvezető igazgató az éves beszerzésekről külön jogszabályban meghatározott minta szerint éves statisztikai összegezést köteles készíteni, amelyet legkésőbb a tárgyévet követő év május 31. napjáig kell megküldenie a Közbeszerzések Tanácsának /tv. 16. /. Oldal: 3/11
(4) A közösségi értékhatárt elérő vagy meghaladó beruházások esetén hivatalos közbeszerzési tanácsadó igénybevétele kötelező /tv. 9., 11. /. (5.) Az ügyvezető igazgató köteles a szerződés módosításáról, valamint a szerződés teljesítéséről a Bizottság döntését követően külön jogszabályban meghatározott minta szerint tájékoztatót készíteni, és hirdetmény útján a Közbeszerzési Értesítőben közzétenni. A hirdetményt legkésőbb a szerződés módosításától, illetőleg a szerződés teljesítésétől számított öt munkanapon belül kell feladni. Az egy évnél hosszabb vagy határozatlan időre kötött szerződés esetében a szerződés megkötésétől számítva évenként kell a szerződés részteljesítéséről tájékoztatót készíteni. A tájékoztatóban az ajánlattevőként szerződő félnek nyilatkoznia kell, hogy egyetért-e az abban foglaltakkal /tv. 307. /. 5. A közbeszerzési eljárás dokumentálása, közbeszerzési eljárás nyilvánossága (1) Az ajánlatkérő minden egyes közbeszerzési eljárását - annak előkészítésétől az eljárás alapján kötött szerződés teljesítéséig terjedően - írásban köteles dokumentálni. (2) A közbeszerzési eljárás előkészítésével, lefolytatásával és a szerződés teljesítésével kapcsolatban keletkezett összes iratot a közbeszerzési eljárás lezárulásától [tv. 98. (4) bekezdése], illetőleg a szerződés teljesítésétől számított öt évig a társaság titkárságán meg kell őrizni [tv. 7. ]. Ha a közbeszerzéssel kapcsolatban jogorvoslati eljárás indult, az iratokat annak jogerős befejezéséig, de legalább az említett öt évig kell megőrizni. (3) Az ajánlatkérő köteles a Közbeszerzések Tanácsa vagy az illetékes ellenőrző vagy más illetékes szervek kérésére a közbeszerzéssel kapcsolatos iratokat megküldeni. (4) Az ajánlatkérő köteles az alábbi adatokat, információkat, hirdetményeket - közbeszerzési eljárásonként csoportosítva - a Közbeszerzések Tanácsa honlapján, ha rendelkezik honlappal, saját honlapján is öt munkanapon belül közzétenni. Az ajánlatkérő közzétételi kötelezettségének megfelelhet úgy is, hogy honlapjáról elérhetővé teszi a Közbeszerzések Tanácsa honlapján az adott közbeszerzési eljárásra vonatkozóan megjelenő adatokat, információkat. (5) Az ajánlatkérő a jelen szabályzat 4. (5) bekezdésében meghatározott hirdetmények Közbeszerzési Értesítőben történő megjelenését követően haladéktalanul gondoskodik a szerződés módosításáról, illetve teljesítéséről szóló tájékoztatónak - amennyiben rendelkezik honlappal - honlapján történő közzétételéről. (6) Az (4-5) bekezdés szerinti adatoknak, információknak, hirdetményeknek a honlapon - ha a törvény másként nem rendelkezik - a jelen szabályzat 5. (2) bekezdésében meghatározott időpontig kell elérhetőnek lenniük. Oldal: 4/11
II. Fejezet A közbeszerzések lefolytatásának eljárási és felelősségi szabályai 6. A közbeszerzési eljárás előkészítése (1) A közbeszerzési eljárás előkészítése alatt értendő: az adott közbeszerzési eljárás megkezdéséhez szükséges cselekmények elvégzése, így különösen az adott közbeszerzéssel kapcsolatos helyzet-, illetőleg piacfelmérés, beruházási program és beszerzési javaslat elkészítése, a közbeszerzés becsült értékének meghatározása, az eljárást megindító (meghirdető) hirdetmény, felhívás és a dokumentáció előkészítése. (2) Az ajánlatkérő jogait és kötelezettségeit az ügyvezető igazgató, vagy az ajánlatkérő részéről megbízás alapján lebonyolítandó közbeszerzés esetén az Igazgatóság felhatalmazása alapján a lebonyolítást végző gazdasági társaság vagy más szerv vezetője gyakorolja. 7. A közbeszerzési eljárásban résztvevő személyekre, szervezetekre vonatkozó szabályok Összeférhetetlenségi okok (1) A közbeszerzési eljárás előkészítése, a felhívás és a dokumentáció tervezetének elkészítése, az ajánlatok értékelése során és az eljárás más szakaszában az ajánlatkérő nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevont személyeknek, illetőleg szervezeteknek megfelelő, a közbeszerzés tárgya szerinti, közbeszerzési, jogi és pénzügyi szakértelemmel kell rendelkezniük. (2) Az ajánlatkérő nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevont szervezet akkor felel meg az (1) bekezdés szerinti követelménynek, ha a tevékenységében személyesen közreműködő tagjai, munkavállalói, illetőleg a szervezettel kötött tartós polgári jogi szerződés alapján a szervezet javára tevékenykedők között legalább egy olyan személy van, aki megfelelő szakértelemmel rendelkezik. (3) A közbeszerzési eljárás előkészítése, a felhívás és a dokumentáció elkészítése során vagy az eljárás más szakaszában az ajánlatkérő nevében nem járhat el, illetőleg az eljárásba nem vonható be a közbeszerzés tárgyával kapcsolatos gazdasági tevékenységet végző gazdálkodó szervezet (a továbbiakban: érdekelt gazdálkodó szervezet), illetőleg az olyan személy vagy szervezet, aki, illetőleg amely a) az érdekelt gazdálkodó szervezettel munkaviszonyban vagy munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban áll; Oldal: 5/11
b) az érdekelt gazdálkodó szervezet vezető tisztségviselője vagy felügyelő bizottságának tagja; c) az érdekelt gazdálkodó szervezetben tulajdoni részesedéssel rendelkezik; d) az a)-c) pont szerinti személy hozzátartozója. (4) Nem kell alkalmazni a (3) bekezdést, ha az ajánlatkérő nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevonni kívánt érdekelt gazdálkodó szervezet, illetőleg az eljárásba bevonni kívánt személlyel vagy szervezettel a (3) bekezdés a)-d) pontja szerinti viszonyban álló érdekelt gazdálkodó szervezet írásban nyilatkozik, hogy az eljárásban nem vesz részt ajánlattevőként vagy alvállalkozóként. (5) A közbeszerzési eljárás előkészítésébe vagy más szakaszába bevont bármely személy vagy szervezet a közbeszerzési eljárásban nem lehet ajánlattevő vagy alvállalkozó. (6) Ha az ajánlatkérő nevében valamely személy tulajdonosi jogokat gyakorol érdekelt gazdálkodó szervezetben, az ajánlatkérő nevében e személy vagy hozzátartozója nem járhat el a közbeszerzési eljárás előkészítésében vagy az eljárás más szakaszában, kivéve, ha az érdekelt gazdálkodó szervezet írásban nyilatkozik, hogy az eljárásban nem vesz részt ajánlattevőként vagy alvállalkozóként. Ezt a szabályt kell megfelelően alkalmazni az ajánlatkérő vezető tisztségviselője vagy felügyelő bizottságának tagja vagy hozzátartozója tekintetében, ha az érdekelt gazdálkodó szervezetben az ajánlatkérő rendelkezik tulajdoni részesedéssel. (7) Ha a (3), (5) vagy (6) bekezdést megsértették, az eljárás további részében nem lehet ajánlattevő vagy alvállalkozó a (3) bekezdés hatálya alá tartozó vagy az ott felsorolt személyekkel, szervezetekkel a (3) bekezdés a)-d) pontja szerinti viszonyban álló érdekelt gazdálkodó szervezet, az (5) bekezdés szerinti személy vagy szervezet, illetőleg a (6) bekezdés szerinti érdekelt gazdálkodó szervezet. (8) Az ajánlatkérő nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevonni kívánt személy vagy szervezet az eljárás megindításakor írásban [tv. 10. (7) bekezdése] köteles nyilatkozni arról, hogy vele szemben nem áll fenn az e szerinti összeférhetetlenség, (1.számú melléklet minta) valamint kötelezettséget vállal arra, hogy az eljárás során tudomására jutott információk vonatkozásában titoktartásra köteles. 8. A Bíráló Bizottság (1) A közbeszerzési eljárás előkészítése, az eljárást megindító hirdetmény, felhívás, illetve a dokumentáció előkészítése, elkészítése az ügyvezető igazgató, feladata. Az ügyvezető igazgató az eljárást megindító hirdetmény jogszerűségét ellenjegyzésével igazolja. Az eljárást megindító hirdetményt nem lehet ellenjegyezni, ha az sérti a közbeszerzésre, illetőleg a közbeszerzési eljárásra vonatkozó jogszabályokat. Az eljárást megindító hirdetmény ellenjegyzése nélkül a közbeszerzési eljárás nem indítható meg. Oldal: 6/11
(2) Az ajánlatkérő az ajánlatok elbírálására 5 tagú Bíráló Bizottságot hoz létre, amely írásbeli szakvéleményt és döntési javaslatot készít az ajánlatkérő nevében a közbeszerzési eljárást lezáró döntést meghozó személy vagy testület részére. A bírálóbizottsági munkáról jegyzőkönyvet kell készíteni. A Bíráló Bizottság tagjai: - a részvénytársaság ügyvezető igazgatója, aki egyben a bíráló bizottság elnöke, - a részvénytársaság gazdasági divízió vezetője, - a részvénytársaság vagyonkezelési divízió vezetője, - a részvénytársaság távhő divízió vezetője, - a részvénytársaság ügyvezető igazgatója által felkért/megbízott jogi és/vagy közbeszerzési szakértelemmel rendelkező személy. (3) Az ajánlatok felbontásánál a Bíráló Bizottság Elnöke, a Bizottság tagjai, Bizottság Elnöke által meghívott személyek és az ajánlattevők lehetnek jelen. A Bíráló Bizottság akkor eljáró és határozatképes, ha legalább 3 tagja van jelen. (4) Az ajánlatok felbontásakor ismertetni kell az ajánlattevők nevét, címét (székhelyét, lakóhelyét), valamint azokat a főbb, számszerűsíthető adatokat, amelyek a bírálati szempont (részszempontok) alapján értékelésre kerülnek. A Bíráló Bizottság az ajánlatok felbontásakor, illetőleg azt követően megállapítja, hogy mely ajánlatok érvénytelenek, illetőleg van-e olyan ajánlattevő, akit az eljárásból ki kell zárni. (5) A Bizottság tagjai és a tanácskozási joggal részt vevők titoktartásra vonatkozó nyilatkozatot kötelesek tenni az eljárásban való részvétel megkezdése előtt. Az eljárásban résztvevő személyek a birtokukba került üzleti titkokat nem szolgáltathatják ki, kivéve, ha azt jogszabály kötelezővé teszi. (6) Az ajánlatok felbontásáról, ismertetéséről, az érvénytelen ajánlatokról és a kizárt ajánlattevőkről hozott bizottsági döntésről az ajánlatkérőnek jegyzőkönyvet kell készítenie. Az ajánlatok felbontásáról készült jegyzőkönyvet a Bíráló Bizottság elnökének öt munkanapon belül kell megküldenie az ajánlattevőnek, továbbá az ajánlattevőt írásban tájékoztatnia kell az eljárásból történt kizárásáról, ajánlatának érvénytelenné nyilvánításáról vagy az eljárásban való részvételre, illetve a szerződés teljesítésére való alkalmatlanságának megállapításáról, valamint ezek indokáról, az erről hozott bizottsági döntést követő öt munkanapon belül. 9. A Közbeszerzési Bizottság (1) A tárgyalásos eljárásban a tárgyalás lefolytatása, a közbeszerzési eljárásban szükséges döntések meghozatala, a 5 főből álló Közbeszerzési Bizottság (a továbbiakban: Bizottság) feladata. Oldal: 7/11
A Közbeszerzési Bizottság állandó tagjai: - az Igazgatóság Elnöke -aki egyben a Bizottság elnöke- - az igazgatóság tagjai, A Közbeszerzési Bizottság munkájában tanácskozási joggal vesznek részt: a részvénytársaság ügyvezető igazgatója, a részvénytársaság szakág szerint érintett divízióvezetője, (2) A Közbeszerzési Bizottság döntéseit jegyzőkönyvbe foglaltan hozza. A Bizottság akkor határozatképes, ha azon az állandó tagok 2/3-a jelen van. A Bizottság döntéseit a jelen lévő állandó tagok 2/3-os szavazatával hozza, minden állandó tagnak egy szavazata van. A Bizottság üléseiről és döntéseiről jegyzőkönyv készül. A jegyzőkönyv részét képezi az állandó tagok indokolással ellátott egyéni bírálati lapja. 10. A beszerzések ellenőrzése A közbeszerzéseket, illetőleg a közbeszerzési eljárásokat az ajánlatkérő belső ellenőrzési feladatokat ellátó munkatársa amennyiben a társaságnál ilyen feladatokat ellátó munkavállaló alkalmazásban áll- rendszeresen ellenőrzi. A belső ellenőr a Közbeszerzési Bizottság és a Bíráló Bizottság ülésén tanácskozási joggal részt vehet. 11. Az eljárásban résztvevők felelősségi köre (1) A közbeszerzési eljárás előkészítése, a felhívás és a dokumentáció elkészítése során, illetve az eljárás más szakaszában - a pénzügyi lebonyolítás a gazdasági divízióvezető, - a közbeszerzési műszaki leírás készítése és a műszaki lebonyolítás, az ajánlatok alapján az ajánlattevők műszaki és szakmai alkalmasságának vizsgálata és előzetes értékelése a vagyonkezelési divízióvezető, - a jogszabályoknak való megfelelőség, az eljárás jogszerűségének biztosítása és az ajánlatok jogi szempontból történő előzetes értékelése az ügyvezető igazgató, - a beszerzési eljárások lebonyolításának koordinálása, a hirdetmények megküldése és közzététele, a határidők megtartásának biztosítása, az ajánlatok alapján az ajánlattevők pénzügyi és gazdasági alkalmasságának vizsgálata és előzetes értékelése az érintett divízióvezető, az ügyvezető igazgató, illetve a beszerzési eljárásba lebonyolítóként bevont személy feladata és felelőssége. Oldal: 8/11
(2) Az eljárásban részt vevő személyek - így a Közbeszerzés Bizottság tagjai is a közbeszerzési törvényben szabályozott anyagi felelősségük mellett kötelesek feladatukat teljesíteni. IV. Fejezet Záró és vegyes rendelkezések 12. (1) Jelen szabályzat 2010. május 25. napján lép hatályba. (2) E szabályzat alapján létrejövő szerződések aláírására a Részvénytársaság Alapító Okirata szerinti cégjegyzési joggal felruházott személyek jogosultak. Oldal: 9/11
1.sz. Melléklet Összeférhetetlenségi, titoktartási és felelősségi nyilatkozat Alulírott cím:.. szám alatti lakos, mint aki az ajánlatkérő nevében eljáró/az eljárásba bevont személy, az EVAT Egri Vagyonkezelő és Távfűtő Zártkörűen Működő Részvénytársaság. (3300 Eger, Zalár József út 1-3.) ajánlatkérő által az alábbi beszerzés tárgyában lefolytatásra kerülő közbeszerzési eljárással kapcsolatban kijelentem, hogy velem szemben a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. tv. 10 -ban foglalt kizáró körülmények, összeférhetetlenségi okok melyeket teljes körűen ismerek- nem állnak fenn. A közbeszerzési eljárás melyre a jelen nyilatkozat vonatkozik beszerzésének tárgya és mennyisége, az eljárás típusa: Kijelentem továbbá, hogy a fenti közbeszerzési eljárás során akár az ajánlatkérőről, akár az ajánlattevőről vagy az ajánlatokról vagy bármilyen az eljárással összefüggésben, annak során tudomásomra jutott, a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX tv. 73. -nak (1) bekezdésében, valamint a Ptk. 81 -nak (2)-(3) bekezdésében meghatározott üzleti titkot megőrzöm és sem az eljárás során, sem azt követően nem hozom harmadik személyek tudomására. Tudomásul veszem továbbá, hogy a Kbt. 6. -ban foglaltak alapján, mint a bíráló/közbeszerzési bizottság tagját a többi taggal együtt felelősség terhel a döntéshozó elé terjesztett javaslatok objektív megalapozottságáért. Kelt.... aláírás Oldal: 10/11
2. számú melléklet EGYES JEGYZŐKÖNYVEK TARTALMI KÖVETELMÉNYEI A Bíráló Bizottsági jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell: a) az ülés helye; b) a közbeszerzési eljárás tárgya és fajtája; c) a résztvevők neve; képviselt szervezetek neve d) a bontás megkezdésének időpontja; e) az ajánlattevők neve (székhelye, telephelye, lakóhelye); f) az ajánlattevők által kért ellenszolgáltatás; g) az ajánlatok azon főbb számszerűsíthető adatait, amelyek a bírálati szempont (részszempontok) alapján értékelésre kerülnek. h) az ajánlatokra vonatkozó esetleges egyéb körülményeket i) a bontás berekesztésének időpontja; j) a jegyzőkönyvvezető és a jegyzőkönyv hitelesítő aláírása, A Közbeszerzési Bizottság üléséről készült jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell: a) az ülés helye; b) az ülés megnyitásának időpontja; c) a közbeszerzési eljárás tárgya és fajtája; d) a résztvevők neve (jelenlétük minőségének, különösen szakértelmük, szavazati joguk feltüntetése); e) a felszólalók neve, és a hozzászólások lényege, illetve külön kérésre az elhangzottak szó szerinti rögzítése; f) a bíráló bizottság javaslata az egyes ajánlatok/részvételi jelentkezések érvényességére/érvénytelenségére, az eljárás eredményességére/eredménytelenségére, g) az elbírálás szerinti értékelés; h) a határozatképesség megállapítása, a határozathozatalok módja és a szavazások számszerű eredménye; i) az ajánlatokra vonatkozó esetleges egyéb körülmények j) az ülés berekesztésének időpontja; k) a jegyzőkönyvvezető és a két jegyzőkönyv hitelesítő aláírása. Oldal: 11/11