Az Intercomp Irodaház Kft. és a smartportal adatkezelési és adatvédelmi tájékoztatója Kiadás dátuma: 2011. november 1. Bevezetés Az Intercomp Irodaház Kft. portálja a smartportal portál motor felhasználásával készült internetes alkalmazás (a továbbiakban portál ). A portál szolgáltatásait az Intercomp Irodaház Kft. biztosítja (a továbbiakban szolgáltató, adatkezelő), a háttér technológia üzemeltetését és adatfeldolgozási feladatokat részben az Intercomp Kft. (1047 Budapest, Attila u. 119., a továbbiakban adatfeldolgozó) végzi. A szolgáltató és az adatkezelő kötelezettséget vállalnak arra, hogy az adatok kezelésével, feldolgozásával kapcsolatos valamennyi tevékenységüket a jelen nyilatkozattal és a hatályos jogszabályokkal összhangban végzik. Jelen nyilatkozat tartalma bármikor megváltozhat, erről a szolgáltató a felhasználókat portálon megjelentetett közleménnyel értesíti. A portál és teljes tartalma szerzői jogvédelem alatt áll, bármely tartalmi vagy formai elem csak a tulajdonos előzetes írásbeli engedélyével használható fel. A portál látogatásából és/vagy használatából eredő esetleges károkért a szolgáltató és az adatfeldolgozó felelősséget nem vállal. A szolgáltató és az adatkezelő fontosban tartják a portál látogatóinak és felhasználóinak információs önrendelkezési jogának tiszteletben tartását. A személyes illetve az üzleti adatokat egyaránt bizalmasan kezelik, megtesznek minden olyan intézkedést, ami az adatok biztonságát garantálja. A jelen tájékoztató tartalmazza a portál és az adatfeldolgozó adatkezelési elveit és gyakorlatát, illetve azokat a szabályokat, melyeket munkájuk során elvárnak és betartanak. Ezek az elvek és gyakorlatok összhangban vannak az adatvédelemmel kapcsolatos hatályos jogszabályokkal. (1992. év LXIII. törvény, 2001. évi CVIII. törvény, 2008. évi XLVIII. törvény). Fogalmak Személyes adat Bárki természetes személlyel kapcsolatba hozható adat, az adatból levonható, a személyre vonatkozó következtetés, amíg kapcsolata az adott személlyel. Egy személy akkor tekinthető azonosíthatónak, ha őt (közvetlenül vagy közvetve) a neve, valamely azonosító jele (adószám, stb.), illetőleg egy vagy több rá jellemző tulajdonsága (fizikai, gazdasági, kulturális, szociális stb.) alapján azonosítani lehet; Hozzájárulás A természetes személy önkéntes és határozott, megfelelő tájékoztatáson alapuló nyilatkozata, amellyel egyértelmű beleegyezését adja a rá vonatkozó személyes adatok teljes körű vagy részleges kezeléséhez. Tiltakozás A természetes személy nyilatkozata, melyben személyes adatainak kezelését kifogásolja, és az adatkezelés megszüntetését, illetve a kezelt adatok törlését kéri. Adatkezelő Az a természetes vagy jogi személy (vagy jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet) aki, vagy amely az adatkezelés célját meghatározza, az adatkezelésre vonatkozó döntéseket meghozza és végrehajtja, vagy az általa megbízott adatfeldolgozóval végrehajtatja.
Adatkezelés Az alkalmazott technikai eljárástól függetlenül az adatokon végzett bármely művelet vagy azok összessége (például: adatgyűjtés, adatrögzítés, adattárolás, adatok felhasználása, továbbítása, stb.) Adatkezelésnek számít a fénykép-, hang- vagy képfelvétel készítése is. Adatfeldolgozás Az adatkezelési műveletekhez kapcsolódó technikai feladatok elvégzése, függetlenül az alkalmazott technikai eszközöktől és módszerektől, illetve a feldolgozás helyszínétől. Adatfeldolgozó Az a természetes vagy jogi személy (vagy jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet) aki, vagy amely az adatkezelő megbízásából személyes adatok feldolgozását végzi. Adattovábbítás Az a tevékenység, melynek eredményeként az adatot harmadik személy számára hozzáférhetővé teszik. Nyilvánosságra hozatal Az a tevékenység, melynek eredményeként az adatot bárki számára hozzáférhetővé teszik. Harmadik személy Olyan természetes vagy jogi személy (vagy jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet) aki, vagy amely nem azonos az adat alapján azonosítható személlyel, az adatkezelővel vagy az adatfeldolgozóval. Adat törlése Az a tevékenység, melynek eredményeként az adatot használhatatlanná teszik oly módon, hogy a helyreállítása a továbbiakban nem lehetséges. Adatzárolás Az adatkezelés végleges vagy meghatározott időre történő megakadályozása. Adat megsemmisítése Az adatok vagy az azokat tartalmazó adathordozó teljes fizikai megsemmisítése. A portál adatkezelési alapelvei A portálon személyes adatok csak akkor kezelhetők, ha ahhoz az érintett hozzájárul. A megfelelő tájékoztatás érdekében jelen tájékoztató a portálon mindenki számára regisztráció nélkül elérhetően hozzáférhető (PDF formátumban letölthető). A hozzájárulás a regisztráció során, a jelen tájékoztató tudomásul vételével és elfogadásával történik (a regisztrációs űrlapon jelölőnégyzet kitöltésével). A szolgáltató a cselekvőképtelen és korlátozottan cselekvőképes kiskorú személyek kizárása érdekében a regisztráció során előírja az életkorról való nyilatkozattételt. Ezt a nyilatkozatot a regisztrációs űrlapon születési év és hónap kitöltésével kell teljesíteni. A meghatározott életkort be nem töltött személyek regisztrációját ilyen esetben a portál visszautasítja. A portál személyes adatokat csak az adatkezelés céljának megvalósulásához elengedhetetlen, a cél elérésére alkalmas, csak a cél megvalósulásához szükséges mértékben és ideig kezel.
Személyes adatok köre, az adatkezelés célja, jogcíme és időtartama A portál adatkezelései önkéntes hozzájáruláson (nyílt portál) vagy szerződéses kötelezettségen (projekt portál) alapulnak. Automatikus adatkezelés Az automatikus adatkezelés célja, hogy a portál látogatása során a szolgáltató a szolgáltatás működésének ellenőrzése (statisztika és a szolgáltatás minőségének javítása, a technikai kiszolgáló eszközök működésének optimalizálása) és a visszaélések megakadályozása érdekében rögzítse a látogatói adatokat, illetve szabályozza a portál egyes tartalmaihoz való hozzáférést. Az automatikus adatkezelés a portál rendeltetésétől és minden egyéb funkciójától függetlenül történik. Az automatikus adatkezelés jogalapja az érintett hozzájárulása, illetve az információs társadalommal összefüggő szolgáltatások egyes kérdéseiről szóló 2001. évi CVIII. törvény 13/A. (3) bekezdése. A kezelt adatok köre minden látogató esetében (látogatottsági napló): a látogatás időpontja (másodperc pontossággal); a kliens számítógépének IP címe; a meglátogatott oldal címe; az előzőleg meglátogatott oldal címe, a felhasználó operációs rendszerével és böngészőjével kapcsolatos technikai adatok (típus, verziószám stb.) A látogatottsági napló esetén az adatkezelés időtartama: a látogatástól számított legfeljebb 180 nap. A látogatottsági napló adatai statisztikai módszerekkel összesített (személyek azonosítására nem alkalmas) formában 180 napon túl is megőrzésre kerülnek. A portálon ún. webjelzők (web beacons) nem kerülnek használatra. Cookie-t kizárólag a felhasználók munkameneteinek azonosítására használunk (session id), ez a munkamenet végén (a böngésző bezárásakor) elavul. Portál szolgáltatás szintű adatkezelés A szolgáltatás szintű adatkezelések a portál egyes moduljai által nyújtott szolgáltatásokon keresztül valósulnak meg. A személyes adatok kezelésére felkészített modulok: jogosultsági rendszer; címtár modul; körlevél modul; vendégkönyv. Jogosultsági rendszer A jogosultsági rendszer által kezelt adatok: felhasználó azonosító; felhasználó jelszava; felhasználó e-mail címe. A jogosultsági rendszerben kezelt adatokat a felhasználó a regisztráció során adja meg, hozzájárulását a regisztrációs űrlapon egy jelölőnégyzet kitöltésével adja meg. A jogosultsági rendszer célja, hogy a szolgáltató a portál egyes tartalmaihoz történő hozzáférést akár egyes felhasználókra lebontva szabályozhassa (engedélyezze, illetve megakadályozza). A jelszó tárolása egyirányú titkosítással kódolva történik (hash). Az e-mail cím ellenőrzése automatikus: a regisztrációról a felhasználó megerősítő levelet kap az e-mail címére, erre válaszolva élesíthető a regisztráció. A jogosultsági rendszer a regisztrált felhasználók esetén (a látogatottsági napló adatain túl) az alábbi adatokat rögzíti az úgynevezett műveleti naplóba:
a felhasználó azonosítója; a felhasználó bejelentkezésének időpontja; a felhasználó kijelentkezésének időpontja; a felhasználó által elvégzett művelet azonosítója; a felhasználó által elvégzett művelet paraméterei. Az műveleti napló esetén az adatkezelés időtartama: a portál teljes élettartama. Címtár modul A címtár modul a portál felhasználóinak kapcsolatfelvételhez használható névjegyét kezeli. Az adatok megadása önkéntes, azt a felhasználó saját maga, egy külön erre szolgáló funkcióval végezheti el (ezzel egyben megadva a hozzájárulást az adatok kezeléséhez és a többi felhasználó felé történő publikáláshoz). A kezelt adatok (a teljesen név és az elektronikus levélcím a modul használata esetén kötelező, a többi opcionális): teljes név; elektronikus levélcím; titulus; megszólítás; tudományos fokozatok jelzése; szakértői jogosultságok jelzése; telefonszám; telefax szám; elektronikus telefon azonosító; cím: ország, település, irányítószám, utcanév és házszám; postacím; honlap címe (webcím); fénykép. A címtár modul használata csak a regisztrált felhasználók számára biztosított. Az adatkezelés időtartama: az érintett saját döntése szerint, ha másképp nem intézkedik, akkor a portál teljes élettartama. Körlevél modul A körlevél modul csoportos levélküldésre használható, egyaránt képes belső felhasználóknak és külső (nem regisztrált) személyeknek levelet küldeni. A kezelt adatok: címzett neve; címzett e-mail címe. Az adatkezelés jogalapja a felhasználók illetve a körlevél címcsoportokba feliratkozó személyek hozzájárulása, amit a feliratkozáskor egy jelölőnégyzet kitöltésével adnak meg. A körlevél modul a leveleket olyan módon küldi ki, hogy minden címzettnek külön levél megy, ezáltal a címzettek nem tudnak róla, hogy rajtuk kívül kik kaptak még az adott körlevélből. A körlevél címcsoportokból történő kilépés (leiratkozás) lehetőségéről és módjáról a kiküldött körlevelek záradékában tájékoztató található. A leiratkozás a portál egy speciális funkciójával történik. A portál a kiküldött körleveleket a portál teljes élettartama alatt megőrzi. A beérkezett visszaigazolásokat a portál naplózza, abból statisztikát számol. A statisztika a körlevél elküldését követő 30 napig a beérkezett visszaigazolásokról részletes listát tartalmaz (elektronikus levélcím és visszaigazolás beérkezésének időpontja), a 30. nap után már csak százalékos értéket (kb. X kiküldött levélre Y válasz érkezett, összesen Z százalék formában).
Vendégkönyv modul A vendégkönyvben bárki üzenetet hagyhat a portál szolgáltató és az üzemeltetők számára. A vendégkönyv bejegyzésben rögzített adatok: elektronikus levélcím; üzenet feladásának időpontja; üzenet szövege. A vendégkönyvek adminisztrálására kijelölt felhasználók minden adatot látnak, a vendégkönyv bejegyzések megjelenítésére szolgáló funkció az elektronikus levélcímet nem jeleníti meg. Az adatok valódiságát nem ellenőrizzük, azaz a vendégkönyve formailag helyes, de egyébként nem létező elektronikus levélcím is megadható, ezért az adatkezeléshez hozzájárulás nem szükséges. Egyéb modulok A portál egyéb moduljaiban a felhasználók részlegesen szabadon szerkeszthetik a tartalmakat, ezért előfordulhat, hogy ott személyes adatokat közölnek magukról vagy másokról. Ezekkel kapcsolatban a szolgáltató felelősséget nem vállal, de az érintettek kérésére a tartalmat törölni jogosult. Egyéb információk A szolgáltató a hozzá beérkezett elektronikus leveleket, a küldő nevével és e-mail címével, valamint más, önként megadott személyes adatával együtt, az adatközléstől számított legfeljebb 2 év elteltével törli. A szolgáltató az érvényes jogszabályoknak megfelelő feltételekkel és esetekben a hatóságok számára adatszolgáltatásra kötelezhető. A hatóságok részére (pontos cél és az adatok körét megjelölése esetén) személyes adatot csak annyit és olyan mértékben ad ki, amely a megkeresés céljának megvalósításához elengedhetetlenül szükséges. A szolgáltató informatikai rendszerei és egyéb adatmegőrzési helyei a székhelyén, adatfeldolgozójánál, valamint szerverparki környezetben találhatók. A szolgáltató az a szolgáltatás nyújtása során alkalmazott eszközöket úgy választja meg és üzemelteti, hogy a kezelt adat az arra feljogosítottak számára hozzáférhető, hiteles, változatlan és jogosulatlan hozzáférés ellen védett legyen. A szolgáltató intézkedésekkel gondoskodik az adatok védelméről, amely az adatkezeléssel kapcsolatban jelentkező kockázatoknak megfelelő védelmi szintet nyújt. A szolgáltató a biztonságról szerverszintű és alkalmazásszintű védelmi eljárásokkal gondoskodik. Adatkezelő adatai, elérhetősége Név: Intercomp Irodaház Kft. Székhely: 1149 Budapest, Angol utca 32. E-mail: info@irodahaz.eu Adatfeldolgozó adatai, elérhetősége Név: Intercomp Kereskedő- és Rendszerház Kft. Székhely: 1047 Budapest, Attila utca 119. E-mail: info@intercomp.hu Jogorvoslati lehetőségek Az érintett tájékoztatást kérhet személyes adatai kezeléséről, valamint kérheti személyes adatainak helyesbítését, illetve zárolását és vagy törlését az szolgáltató ügyfélszolgálata útján. Az érintettet írásbeli kérelmére a szolgáltató (adatkezelő) tájékoztatja az általa kezelt, illetőleg az általa megbízott adatfeldolgozó által feldolgozott adatairól, az adatkezelés céljáról, jogalapjáról, időtartamáról, az adatfeldolgozó nevéről, címéről és az adatkezeléssel összefüggő egyéb
tevékenységéről. A tájékoztatás tartalmazza továbbá a harmadik fél számára történt adattovábbításokat (kik és milyen célból kapják vagy kapták meg az adatokat). A tájékoztatás a kérelem benyújtásától számított legrövidebb idő alatt, de legfeljebb 30 napon belül írásban, közérthető formában történik. E tájékoztatás évente egy alkalommal ingyenes, egyéb esetekben térítésköteles. A szolgáltató a személyes adatokat törli, ha azok kezelése jogellenes, azt az érintett kéri, az adatkezelés célja megszűnt (határideje lejárt), illetve azt a bíróság vagy az adatvédelmi biztos elrendelte. A szolgáltató a törlésről az érintettet és mindazokat értesíti, akiknek korábban az adatot adatkezelés céljára továbbították. Az értesítést mellőzhető, ha ez az adatkezelés céljára való tekintettel az érintett jogos érdekét nem sérti. Az érintett tiltakozhat személyes adatának kezelése ellen, ha a személyes adatok kezelése (továbbítása) kizárólag az adatkezelő vagy a harmadik fél jogának vagy jogos érdekének érvényesítéséhez szükséges, kivéve, ha az adatkezelést törvény rendelte el; ha a személyes adat felhasználása vagy továbbítása közvetlen üzletszerzés, közvélemény-kutatás vagy tudományos kutatás céljára történik; ha a tiltakozás jogának gyakorlását egyébként törvény lehetővé teszi. A szolgáltató az adatkezelés egyidejű felfüggesztésével a tiltakozást az írásbeli kérelem benyújtásától számított legrövidebb időn belül, de legfeljebb 15 napon belül megvizsgálja, és annak eredményéről a kérelmezőt írásban tájékoztatja. Amennyiben a tiltakozás indokolt, az adatkezelő az adatkezelést megszünteti, és az adatokat zárolja, valamint a tiltakozásról, illetőleg az annak alapján tett intézkedésekről értesíti mindazokat, akik részére a vonatkozó személyes adatokat korábban továbbította, és akik kötelesek intézkedni a tiltakozási jog érvényesítése érdekében. Amennyiben az érintett az adatkezelő döntésével nem ért egyet, annak közlésétől számított 30 napon belül bírósághoz fordulhat. A szolgáltató érintett adatát nem törölheti, ha az adatkezelést törvény rendelte el. Az adat azonban nem továbbítható, ha az adatkezelő egyetértett a tiltakozással, illetőleg a bíróság a tiltakozás jogosságát megállapította. Az érintett a jogainak megsértése esetén az adatkezelő ellen bírósághoz fordulhat. Jogorvoslati lehetőséggel, panasszal az Adatvédelmi Biztos irodájánál lehet élni: Adatvédelmi Biztos Hivatala 1051 Budapest, Nádor u. 22. 1387 Budapest, Pf.: 40. Telefon: (06-1) 475-7186, (06-1) 475-7100, telefax: (06-1) 269-3541. Elektronikus levélcím: adatved@obh.hu.