Gazda lkoda si szaba lyzat (Az MVSZ elnöksége elfogadta a 28/2013 (04.16.) sz. határozatával, hatályos 2013.04.16. napjától) Módosítva a 38/2014 sz. elnökségi határozattal 2014. 04.01 -én Budapest, 2014.04.01.
Tartalom 1. GAZDÁLKODÁSI SZABÁLYOK 4 1.1. Közhasznú jogállásból adódó követelmények 4 1.2. Gazdálkodás általános alapelvei 4 1.3. A költségvetés kialakításának és végrehajtásának rendje 5 1.3.1. A költségvetés tervezése 6 1.3.2. A költségvetés végrehajtása 6 2. ALÁÍRÁS RENDJE 7 2.1. Fogalmak meghatározása 7 2.2. Kötelezettségvállalás és utalványozás rendje 8 2.2.1. Kötelezettségvállalás 8 2.2.2. Kötelezettségvállalás ellenjegyzése 10 2.2.3. Szakmai teljesítés igazolás 10 2.2.4. Utalványozás 10 2.2.5. Összeférhetetlenség, felelősségvállalás 11 3. SZÁMVITELI POLITIKA 12 3.1. Számlarend 13 3.2. Verseny elszámolására vonatkozó szabályok 14 3.2.1. Versenyekhez kapcsolódó bevételek elszámolása 14 3.2.2. Versenyekhez kapcsolódó költségek elszámolása 15 4. PÉNZKEZELÉSI SZABÁLYOK 16 4.1. Főbb pénzügyi feladatok és azok felelősei 16 4.2. Bankszámlával kapcsolatos feladatok 16 4.3. Bankkártyához kapcsolódó feladatok 17 4.4. Házipénztárral kapcsolatos feladatok 17 4.4.1. Házipénztár biztonsága 17 4.4.2. Házipénztár forgalma 18
5. BESZERZÉSEK 19 5.1. Beszerzési politika 19 5.2. Kis értékű beszerzések 19 5.3. Nagy értékű beszerzések 19 5.4. Rendezvényhez kapcsolódó beszerzések 20 6. REPREZENTÁCIÓ 21 6.1. Vendéglátás 21 6.2. Üzleti ajándék 21 7. JÁRMŰHASZNÁLAT 22 7.1. A Szövetség járműire vonatkozó szabályok 22 7.1.1. Jármű igénybe vétele 22 7.1.2. A járművek tárolása 22 7.2. Üzemanyag-kártya használata 22 7.3. Saját gépjármű hivatali célú elszámolása 23 8. BELSŐ ELLENŐRZÉS RENDJE 24 8.1. A belső ellenőrzés rendszere, célja, feladata 24 8.2. Ellenőrzési módszerek alkalmazása 25 8.2.1. Vezetői ellenőrzés 25 8.2.2. A munkafolyamatba épített ellenőrzés 25 8.2.3. Függetlenített belső ellenőr által végzett ellenőrzés 25 8.3. Ellenőri észrevételek, jelentések felhasználása 26 SZÁMLAREND 28
1. Gazdálkodási szabályok 1.1. Közhasznú jogállásból adódó követelmények A Szövetség a civil szervezetek működéséről és támogatásáról szóló 2011. évi CLXXV. törvényben (a továbbiakban: Civiltv.), a Ptk-ban, és a sportról szóló 2004. évi I. törvényben (a továbbiakban: Sporttv.) meghatározott feltételek teljesítése alapján nyilvántartásba vett kiemelten közhasznú szervezet. A Szövetség kiemelten közhasznú jogállásából eredően gazdálkodásában az alábbi előírások érvényesítendők: a Szövetség köteles a gazdálkodás eredményét a cél szerinti tevékenységre fordítani; a Szövetség kizárólag közhasznú tevékenységből adódó feladatai megvalósítása érdekében, azok veszélyeztetése nélkül folytathat vállalkozási tevékenységet; a Szövetség váltót, illetve más hitelviszonyt megtestesítő értékpapírt nem bocsáthat ki; a Szövetség a vállalkozás fejlesztéséhez a cél szerinti tevékenységet veszélyeztető mértékű hitelt nem vehet fel; a Szövetség az államháztartásból kapott támogatást hitel törlesztésére nem használhatja fel; a vállalkozási tevékenység korlátozását fokozottan érvényesítni kell a költségvetés tervezése, végrehajtása és a gazdasági események nyilvántartása folyamán. A Szövetség a megengedett mértékű vállalkozási tevékenység végzéséhez önálló gazdasági társaságot alapíthat. A Szövetség kizárólag olyan gazdasági társaságban vehet részt, amelynek felelőssége korlátozott, és e korlátozott felelősségének mértéke nem haladja meg a társaságba általa bevitt vagyon mértékét. 1.2. Gazdálkodás általános alapelvei A Szövetség gazdaságilag önálló. Működése érdekében gazdasági és vállalkozói tevékenységet folytathat, de befektetési tevékenységet nem végez. A Szövetség éves költségvetés alapján gazdálkodik. A költségvetést a Szövetség közgyűlése hagyja jóvá az Elnök előterjesztése alapján. A Szövetség bevételei: a célja szerinti tevékenység bevételei: minden olyan bevétel, amely nem a vállalkozási tevékenységhez kapcsolódik, ideértve a céltámogatást is: - tagdíjak;
- rendezvény-bevétel; - magán- és jogi személyek támogatása (szponzori bevételek); - a kereskedelmi jogok értékesítéséből származó bevételek; - az államháztartás alrendszereitől, vagy más adományozótól közhasznú célra, vagy működési költségek fedezésére kapott támogatás, illetve adomány; - a közhasznú tevékenység folytatásából származó, ahhoz közvetlenül kapcsolódó bevétel; - az egyéb cél szerinti tevékenység folytatásából származó, ahhoz közvetlenül kapcsolódó bevétel; - a tagszervezetek által befizetett jogszabályban, vagy a Szövetség szabályzatában, illetve határozatában megállapított díj; - TV- és reklámbevétel; - egyéb bevétel; a vállalkozási tevékenység bevételei. A Szövetség kiadásai: a) a célja szerinti tevékenység kiadásai: minden olyan kiadás, amely nem a vállalkozási tevékenységhez kapcsolódik: - az általa rendezett versenyek szervezése, működtetése; - tagok és szervezeti egységek támogatása; - a Szövetség működtetése; - a közhasznú tevékenység érdekében felmerült közvetlen költségek; - egyéb cél szerinti tevékenység érdekében felmerült közvetlen költségek; - közhasznú és egyéb tevékenység érdekében felmerült közvetett költségek, amelyeket bevételarányosan kell megosztani; - egyéb kiadás. b) a vállalkozási tevékenység kiadásai: - közhasznú és egyéb tevékenység érdekében felmerült közvetett költségek, amelyeket bevételarányosan kell megosztani; - egyéb kiadás.
A Szövetség bevételével önállóan gazdálkodik, tartozásáért vagyonával felel. A Szövetség tagja a Szövetség tartozásáért saját vagyonával nem felel. A Szövetség a gazdálkodása során elért eredményt nem osztja fel, azt az alapszabályában meghatározott tevékenységére fordítja. A Szövetségnek a cél szerinti tevékenységéből, illetve vállalkozási tevékenységéből származó bevételeit és ráfordításait elkülönítetten kell nyilvántartani. Ennek részleteit a Számviteli politika tartalmazza (lásd később). A Szövetség tisztségviselőit, támogatóit, valamint e személyek Ptk. szerinti közeli hozzátartozóit az 1997. évi CLVI. törvényben meghatározott kivételektől eltekintve cél szerinti juttatásban nem részesítheti. A Szövetség vagyona lehet: készpénz (bankbetét és folyószámlán levő összeg), készpénzre szóló követelés, értékpapír, ingatlan és egyéb ingó vagyon, vagyon értékű jog. 1.3. A költségvetés kialakításának és végrehajtásának rendje A Szövetség gazdálkodásának kiemelt területe a költségvetés megalkotása és a költségvetés mentén a gazdálkodás végrehajtása. Cél, hogy a gazdálkodás összhangban legyen a Szövetség lehetőségeivel és biztosítsa a stabil, fenntartható működést. 1.3.1. A költségvetés tervezése A Szövetség éves költségvetés alapján gazdálkodik, ami minden év elején elkészít és beterjeszt a Közgyűlés elé. A tervezés alapja az éves bevételek számbavétele. A tervezhető bevételek összessége forrást biztosít az elnökség által meghatározott prioritások alapján sorrendbe állított kiadások finanszírozásához. A középtávú és stratégiai tervek (pl. olimpia) tárgyévi kihatásait az éves költségvetésben meg kell jeleníteni. Az éves költségvetésben az előző költségvetési évről áthúzódó követelés- és tartozásállományt is számba kell venni, és meg kell jeleníteni, ezért az éves költségvetést az előző évi költségvetés végrehajtásáról és az előző évi gazdálkodásról szóló pénzügyi beszámolóval és mérleggel, valamint a közhasznúsági jelentéssel együtt kell jóváhagyásra előterjeszteni. A főtitkár feladata, hogy a tárgyév végén előkészítse a következő év költségvetésére vonatkozó koncepciót. A koncepciónak tartalmaznia kell a tervezést meghatározó pénzügyigazdasági feltételrendszer áttekintését, valamint az összeállításkor tervezhető bevételek és
kiadások összetételére és a sorrendi fontosságok (prioritások) meghatározására vonatkozó javaslatot. A költségvetési koncepciót a tárgyévi első ülésen az elnökség részére be kell mutatni. A tárgyévi költségvetési tervet az elnökség elvárásaira tekintettel kell, a koncepció alapján összeállítani. A költségvetési tervet legkésőbb a tárgyév március 31-ig az elnökség részére jóváhagyásra be kell terjeszteni. 1.3.2. A költségvetés végrehajtása A Közgyűlésen elfogadott és jóváhagyott döntés az alapja az éves gazdálkodásnak. A Közgyűlés által jóváhagyott költségvetést az erről szóló döntést követően nyilvántartásba kell venni. A nyilvántartást akként kel megszervezni, hogy amennyiben a tárgyév közben változtatási igény merül fel, úgy azt a jóváhagyott költségvetéssel is összevethető módon lehessen nyilvántartani. Az tervadatokat abban az esetben lehet a költségvetési tárgyév időszaka alatt módosítani, ha a bevételek és/vagy kiadások a jóváhagyott költségvetéstől jelentős mértékben eltérnek. A költségvetési tervet módosítani kell, ha olyan előre nem tervezett, bruttó 10 millió forintot meghaladó bevétel vagy kiadás jelenik meg, amely miatt új bevételi vagy költség tétel létrehozása szükséges; a költségvetés olyan módosítása válik szükségessé, amely a bevételi vagy költség tételek közötti belső átcsoportosítást igényel; egyes bevételi vagy költség terveket törölni kell. Tervet csak úgy lehet módosítani, hogy a bevételi és kiadási főösszeg nem változhat, vagy a bevételi és kiadási főösszeg azonos összeggel változik. Nem minősül terv-módosításnak az egyazon bevételi vagy kiadási tételen belüli belső átcsoportosítás. Erre a feladatmódosulás során kerülhet sor. A jóváhagyott költségvetés főösszegének 5 %-ánál kisebb mértékű előirányzat-módosításra az Elnök, az 5 %-ot elérő vagy meghaladó mértékű módosításra az Elnökség jogosult. Az tervmódosításnak nem minősülő belső átcsoportosításról a Főtitkár írásbeli javaslata alapján az Elnök dönt. A tervek módosítását és az tervmódosításnak nem minősülő változtatásokat legkésőbb a változtatásokat tartalmazó döntések meghozatalát követő munkanapon át kell vezetni a nyilvántartásokon és a részletes költségvetésen. 2. Aláírás rendje Az aláírási rend tartalmazza a kötelezettségvállalás és utalványozás rendjét, aminek a hatálya kiterjed a Magyar Vitorlás Szövetségre.
A gazdálkodás folyamatában a jogok gyakorlását és kötelezettségek teljesítését tartalmazó feladatok a felelősségi szabályok által meghatározott sorrendben követik egymást. 2.1. Fogalmak meghatározása Kötelezettségvállalás: Különösen a jóváhagyott költségvetési tételek terhére foganatosított olyan intézkedés, amely a jövőbeni fizetési kötelezettséggel jár. Különösen az írásban lefektetett személyi juttatások megállapítása, foglalkoztatásra irányuló egyéb jogviszony létesítése, szolgáltatás megrendelése, tárgyi eszközök és készletek beszerzése, beruházási és felújítási szerződések aláírása, olyan pénz kifizetéssel nem járó megállapodás, amely alapján a felek kölcsönös szolgáltatással tartoznak egymásnak, valamint minden más fizetési ellenszolgáltatási kötelezettséggel járó szerződés, megállapodás kötése, illetve bevétel megszerzésére irányuló pénzügyi kihatású intézkedés. Előzetes kötelezettségvállalás: a beszerzési eljárás közzétett ajánlati, részvételi felhívása, a pályázat kiírása amennyiben nem kerül visszavonásra. Ellenjegyzés: annak írásban történő előzetes igazolása, hogy az okmányok jogszabályoknak, az Elnökség döntéseinek megfelelnek, az adott kötelezettségvállalásnak megfelelő pénzügyi forrás - összegszerűen és jogcímében rendelkezésre áll, a kötelezettségvállalás nem sérti a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat, a kötelezettségvállalás szakmai feladatellátást szolgáló szükségességének vizsgálata megtörtént. Szakmai teljesítés igazolása: A kiadás teljesítésének és a bevételek beszedésének elrendelése előtt az adott jogügylethez kapcsolódó ellenőrzés, melynek célja annak szakmai igazolása, hogy a kötelezettségvállalás dokumentumában vállalt kötelezettség teljesítése megfelelő-e és megalapozza-e a kiadások teljesítését, illetve a bevételek beszedését. Szakmai teljesítést igazolás: a kötelezettségvállaló, illetve az általa írásban megbízott személy által a szakmai teljesítés megfelelő minőségben, tartalomban és határidőre való megtörténtének igazolása.
Utalványozás: a kiadás teljesítésének, a bevétel beszedésének vagy elszámolásának írásbeli elrendelése. Utalvány ellenjegyzése: magában foglalja - a kötelezettségvállalás ellenjegyzésénél leírtak értelemszerű alkalmazása mellett a szakmai teljesítés igazolásának megtörténtét is. 2.2. Kötelezettségvállalás és utalványozás rendje 2.2.1. Kötelezettségvállalás 1.) A kötelezettségvállalás a Szövetség nevében, a feladatainak ellátása (végrehajtása) során fizetési vagy más teljesítési kötelezettség vállalása, valamint bevételi jogcím teljesítésének előírása, a Szövetség feladatainak célszerű és hatékony ellátására figyelemmel. 2.) A Szövetség nevében kötelezettséget az Elnök vagy az általa felhatalmazott személy vállalhat. A kötelezettséget vállaló személynek a kötelezettségvállalás előtt meg kell győződnie arról, hogy a fel nem használt bevétel biztosítja-e a kiadás teljesítésére a pénzügyi fedezetet. A kötelezettségvállalás a pénzügyi vezető vagy az általa kijelölt személy ellenjegyzése után csak írásban történhet. 3.) Kötelezettségvállalás kizárólag a költségvetésben jóváhagyott kiadási jogcím terhére történhet. 4.) A kötelezettségvállalás során az arra jogosult személy intézkedik a munka, a szolgáltatás elvégeztetésére, az áruszállítás megrendelésére és egyben kötelezettséget vállal arra, hogy annak teljesítése után - az átvételt követően - a megállapodás szerinti ellenértéket kifizeti. 5.) A gazdálkodás során a leggyakrabban előforduló kötelezettségvállalási formák: kinevezési, alkalmazási okirat, túlóra, helyettesítés, jutalom elrendelése szerződés (vállalkozási, szállítási, adásvételi, közüzemi, megbízási, támogatási, kölcsön és egyéb szerződés) megállapodás megrendelés kiküldetési rendelvény beszerzési eljárást megindító hirdetmény feladása, ajánlattételi felhívás megküldése támogatási konstrukció meghirdetése, pályázat kiírása bírósági, államigazgatási, valamint szabálysértési jogerős határozat, illetve végzés
tartalékok Elnök átruházott hatáskörben történő felhasználásáról rendelkező határozat Előzetes kötelezettségvállalás: pályázat kiírása támogatási konstrukció meghirdetése tartalékok felhasználásáról rendelkező határozat Nem kötelező írásbeli kötelezettségvállalás a bruttó 200.000 forintot el nem érő kifizetések esetében, e fölötti kötelezettségvállalások esetében kötelező. A nem írásban vállalt kötelezettségvállalások dokumentumai: számla, illetőleg a számlát helyettesítő okmány. 6.) A kötelezettségvállasokhoz kapcsolódóan olyan nyilvántartást kell vezetni, amelyből megállapítható az évenkénti kötelezettségvállalás összege. A nyilvántartást a költségvetéssel összehasonlítható szerkezetben úgy kell vezetni, hogy abból az egyes költségvetési előirányzatokat terhelő kötelezettségvállalások naprakészen megállapíthatóak legyenek. 7.) A kötelezettségvállalásokra vonatkozó nyilvántartás elkülönített részét képezi a szerződések nyilvántartása. A szerződések nyilvántartása kiterjed a Szövetség által kötött valamennyi szerződésre. A szerződések nyilvántartásának az alábbi adatokat kell tartalmaznia: a szerződés nyilvántartásba vételi számát (a nyilvántartási szám meghatározása a szerződések keltezésének sorrendjében, évente kezdődő, folyamatos sorszámozással történik); a szerződő partner nevét és székhelyét / lakcímét; a szerződés tárgyát; a szerződés időtartamát; a szerződés szerinti kötelezettségvállalás összegét és fizetési ütemezését. A kötelezettségvállalásokra vonatkozó nyilvántartás és a szerződések nyilvántartásának vezetése a főtitkár feladatkörébe tartozik. 8.) A kötelezettségvállalást tartalmazó dokumentumot (szerződést) a Szövetség mindenkori jogi tanácsadója készíti el, illetve a másik szerződő fél által készített dokumentumot a Szövetség mindenkori jogi tanácsadója véleményezi. 9.) Tárgyéven túli fizetési kötelezettség kivéve a jogszabályon, bírósági és államigazgatási jogerős határozaton alapuló kötelezettségvállalást csak olyan mértékben vállalható, amely a kötelezettségvállalás időpontjában ismert feltételek mellett az esedékesség időpontjában a működés veszélyeztetése nélkül finanszírozható. A fedezetet a költségvetés tervezésekor biztosítani kell.
Az Elnökség által jóváhagyott éves költségvetés előirányzatain belül kötelezettségvállalásra jogosultak: az Elnök értékhatár nélkül, munkáltatói jogkörének gyakorlása során és egyéb munkavégzésre irányuló kötelezettség tekintetében, nettó. Ft értékhatárig a Főtitkár, 2.2.2. Kötelezettségvállalás ellenjegyzése 1.) A Szövetség nevében kizárólag jogi, szakmai és pénzügyi ellenjegyzéssel lehet kötelezettséget vállalni. A dokumentumot jogi ellenjegyzéssel a Szövetség mindenkori jogi tanácsadója, pénzügyi ellenjegyzéssel pedig a főtitkár látja el. 2.) Az ellenjegyzésre jogosultnak az ellenjegyzést megelőzően meg kell győződnie arról, hogy a jóváhagyott költségvetés fel nem használt, illetve le nem kötött, a kötelezettségvállalás tárgyával összefüggő bevétel rendelkezésre áll-e, illetve a befolyt vagy várhatóan befolyó bevétel biztosítja-e a fedezetet, az költségvetési terv szerint a kifizetés időpontjában a fedezet rendelkezésre álle, a kötelezettségvállalás nem sérti-e a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat. 3.) Amennyiben a pénzügyi ellenjegyzésnek nincs helye, úgy a főtitkár köteles feljegyzést készíteni arról, hogy mi az akadálya a pénzügyi ellenjegyezhetőségnek, és miért szükséges a szerződés megkötése. A főtitkár a feljegyzést köteles az elnök részére írásban megküldeni. 2.2.3. Szakmai teljesítés igazolás 1.) A számla teljesítésének és a bevétel beszedésének elrendelése előtt okmányok alapján ellenőrizni, szakmailag igazolni kell - azok jogosultságát, - összegszerűségét, - a szerződés, a megrendelés, a megállapodás teljesítését. A szakmai teljesítés igazolás a teljesítés alapjául szolgáló okmányra bélyegzővel vagy kézírással Igazolom, kifizethető szöveg rávezetésével és a szakmai teljesítés igazolására jogosult aláírásával történik. 2.) A szakmai teljesítés igazolását a kötelezettségvállalásra jogosultak, illetőleg a helyettesítésükre kijelölt végzik.
2.2.4. Utalványozás 1.) Az utalványozás a kiadás teljesítésének, a bevétel beszedésének vagy elszámolásának elrendelése. Utalványozásra az Elnök vagy az általa felhatalmazott személy jogosult. 2.) A külön írásbeli rendelkezésként elkészített utalványon (utalványrendeleten) fel kell tüntetni a rendelkezőnek és a rendelkezést végrehajtónak a megnevezését, az "utalvány" szót, a költségvetési évet, a befizető és a kedvezményezett megnevezését, címét, bankszámlájának a számát, a fizetés időpontját, módját és összegét, a megterhelendő, jóváírandó bankszámla számát és megnevezését, a keltezést, valamint az utalványozó és az ellenjegyző aláírását. 3.) A kiadások teljesítése előtt meg kell győződni a számlák jogszerűségéről, ellenőrizni kell azok összegszerűségét, a fedezet meglétét, és gondoskodni kell az előírt formai követelmények betartásáról. 4.) Nem kell külön utalványozni a szolgáltatásból számla, egyszerűsített számla, számlát helyettesítő okirat, átutalási postautalvány alapján befolyó bevétel beszedését. 5.) Az utalványozási jogot az elnök és a főtitkár, az elnök és egy titkársági dolgozó vagy a főtitkár és egy titkársági dolgozó ketten együttesen gyakorolják. A főtitkár és egy titkársági dolgozó egy adott ügyet érintő, összességében 5.000.000- Ft összeget meghaladó utalványozása esetén a főtitkár köteles előzetesen megkérni az elnök szóbeli hozzájárulását. A főtitkár az ilyen utalványozásról és az alapul fekvő jogügyletről köteles tájékoztatni a soron következő elnökségi ülést. 2.2.5. Összeférhetetlenség, felelősségvállalás 1.) A kötelezettségvállaló és az ellenjegyző, illetőleg az utalványozó és az ellenjegyző - ugyanazon gazdasági eseményre vonatkozóan - azonos személy nem lehet. 2.) Kötelezettségvállalási, utalványozási, ellenjegyzési feladatokat nem végezhet az a személy, aki ezt a tevékenységét közeli hozzátartozója (a Polgári Törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. tv. 685 -ának b.) pontja), vagy a maga javára látná el. 3.) A szakmai igazolás végzésére kijelölt személy felelőssége, hogy a fentiekről saját maga meggyőződjön, vagy azt saját maga számára az ügyletben érintett személy aláírásának megkövetelésével hitelt érdemlően bizonyítsa.
4.) A kötelezettségvállaló, az utalványozó, az ellenjegyző és a szakmai teljesítésigazolást végző fegyelmileg felelős a gazdálkodási szabályok betartásáért. 5.) Büntetőjogi felelősség érvényesül, ha a szabálytalan utalványozással bűntettet is elkövetnek. 6.) Minden olyan kötelezettségvállalás (megrendelés), amely e szabályzat keretein kívül történik, a Szövetség részéről semmisnek tekintendő, arra sem pénzeszközt, sem anyagot vagy más eszközt, szolgáltatást kiadni, illetve benyújtani nem lehet. 3. Számviteli politika A Számvitelről szóló többször módosított 2000. évi C. törvény előírásai szerint a Magyar Vitorlás Szövetség szakmai feladatai és sajátosságai figyelembe vételével alakította ki a számviteli politikáját. A jogszabályi előírások szerint a szövetség tevékenysége, vagyoni és pénzügyi helyzetére ható eseményeiről a kettős könyvvitel rendszerében - a rendeletben és e szabályzatban rögzített szabályok szerint - teljesítés szemléletű nyilvántartást vezet, amelyet költségvetési év végével lezár. A nyilvántartást magyar nyelven, a Magyar Köztársaság pénznemében kell vezetni. A Magyar Vitorlás Szövetség Alapszabálya tartalmazza az alaptevékenység keretében ellátandó feladatok körét, vállalkozási tevékenységet nem határoz meg. A számviteli politika célja: olyan számviteli rendszer kialakítása, amelynek alapján megbízható és valós információt tartalmazó éves (féléves) beszámoló állítható össze, és amely a vezetői döntések számára is alkalmas információs bázisul szolgál. A teljesség elvénél figyelembe kell venni, hogy a Szövetség költségvetése naptári évre készül, nyilvántartása üzemgazdasági szemléletű, a tárgyévben csak a realizált gazdasági események jelennek meg. A következetesség elvét úgy kell érvényesíteni, hogy az éves (féléves) költségvetési beszámoló részét képező gazdálkodási jelentés szerkezeti felépítése, formája azonos legyen az elfogadott költségvetéssel. Az óvatosság elve abban nyilvánul meg, hogy az előírás szerinti értékcsökkenést a Szövetség kezelésében lévő, valamint az üzemeltetésre, kezelésre átadott eszközök nettó értéke után mindig el kell számolni. Az állományba vételkor az esetleges kerekítések minden esetben lefelé történjenek. A behajthatatlan követelést a tőkeváltozással szemben le kell írni, a bizonytalan megtérülésű követelések után értékvesztést szükséges elszámolni.
A befektetett eszközöknél, értékpapíroknál a szükséges értékvesztést el kell számolni. Bruttó elszámolás elve úgy érvényesül, hogy a tartozásokat és a követeléseket, illetve a bevételeket és a kiadásokat térítményezés címén egymással szemben nem számolhatók el. Időbeli elhatárolás elve a nyilvántartásban a passzív és aktív időbeli elhatárolások jelenjenek meg, s a kimutatás csak az adott költségvetési év realizált eseményeinek pénzügyi leképezését mutassa. Valódiság elve úgy érvényesül, hogy a beszámolóban szereplő tételeknek a valóságban is megtalálhatónak, bizonyíthatónak, a kívülállók által is megállapíthatónak kell lenniük. Értékelésüknek meg kell felelni a Számviteli Törvényben előírt értékelési elveknek. Világosság elvének érvényesülését a beszámoló és annak mellékletei áttekinthető, érthető és az előírásnak megfelelő formában történő elkészítésével kell biztosítani. Folytonosság elvének érvényesülését az előző év záró és nyitó mérleg azonos tartalmú adatainak egyezőségével, az értékelés azonosságával kell biztosítani. Költség - haszon összevetésének elve A beszámolóban nyilvánosságra hozott információk hasznosíthatósága álljon arányban az információk előállításának költségeivel. A szövetség kezelésében illetve tulajdonában lévő eszközökről és azok forrásáról kettős könyvvitelt vezet. A könyvviteli nyilvántartás a pénzforgalmi gazdasági műveleteket és ezeknek az eszközökre és forrásokra gyakorolt hatását a valóságnak megfelelően, folyamatosan, áttekinthetően mutatja be. 3.1. Számlarend A számlarend célja, hogy rögzítse a Szövetség számviteli politikájában választott beszámoló elkészítését elősegítő könyvvezetési szabályokat, eljárásokat, módszereket. A Szövetség könyvvezetése kettős könyvvitel rendszerében történik a bizonylati elv és bizonylati fegyelem betartásával, a Bizonylati Szabályzat -ban előírtak figyelembevételével. A Szövetség üzleti éve megegyezik a naptári évvel. A Szövetség egyszerűsített éves beszámoló mérleget és összköltség eljárással eredménykimutatást készít minden év december 31-i fordulónappal, a tárgyévet követő év március 31-i határidővel. A beszámolónak tartalmaznia kell az adott naptári évre vonatkozó gazdasági eseményeket; azaz a mérleg fordulónapja után, de a beszámoló összeállításának határidejéig ismertté vált tételeket is (átmenő tételek). A beszámoló összeállításához december 31-i állapotnak megfelelően főkönyvi kivonatot kell készíteni. Az évközi információs igények kielégítésére legalább negyedévenként főkönyvi kivonat készítése szükséges.
A Szövetség bevételeit képezik: a) a MOB-tól a működéshez, versenyeztetéshez kapott támogatás, b) a tagdíjak, c) a szponzorációból, támogatásból származó bevételek, d) az egyéb, működésből eredő bevételek. A Szövetség kiadásait képezik: a) a versenyeztetéshez és -szervezéshez, a vitorlás szakág fejlesztéséhez hozzájárulás, b) a Szövetség saját költségei, kiadásai. A Szövetség számlarendje az 1, 2, 3, 4, 5, 8, 9 számlaosztályok számláit és azok tartalmát foglalja magában. A vezetői információs igények szerint az egyes főkönyvi számlák további alszámlákra tagolhatók. 3.2. Verseny elszámolására vonatkozó szabályok A Szövetség versenyeket szervez és rendez, s ehhez kapcsolódóan maga biztosítja a kapcsolódó számviteli elszámolásokat. A Magyar Vitorlás Szövetség versenyei: a) bajnokságok (vegyes-nyílt, nemzeti, utánpótlás hajóosztályonként és összevont kategóriákban), amelyek működtetését az MVSZ, illetve a tagegyesületei végzik; b) kupák (Kékszalag, Fehérszalag, illetve egyéb kupák, továbbá az egyesületek által kiírt kupák); c) egyéb versenyek. A versenyek esetében elvárás, hogy a felmerülő rendezési és szervezési költségek fedezete biztosított legyen, ne keletkezzen anyagi vesztesége a versenyek megrendezéséből. Ennek megfelelően a Szövetség vezetésének minden verseny előtt külön költségvetést kell készítenie, amelyért az Elnök felelős, míg a főtitkár biztosítja az előzetes kalkulációk összeállítását, a szükséges információk összegyűjtését. Az előzetes kalkulációt az Elnök fogadja el, s feltétele, hogy a versenyt meghirdesse a Szövetség. Amennyiben egy verseny megrendezésének nem biztosított a bevétele és hiányként jelenhet meg a negatív egyenlege a gazdálkodásban, úgy a verseny nem hirdethető meg. A versenyekről a verseny megrendezését követően utólagos elszámolást kell készíteni, ahol a bevételek és a költségek összevezetésére sor kerül. Amennyiben a verseny az előzetes kalkulációval szemben negatív eredménnyel zárult, úgy az Elnök felé a Főtitkárnak jelentést kell készítenie, ami feltárja ennek okait, s intézkedéseket fogalmaz meg ennek későbbi kiküszöbölésére.
3.2.1. Versenyekhez kapcsolódó bevételek elszámolása A Szövetség a versenyeket az elfogadott költségvetés (kalkuláció) alapján hirdeti meg. A versenyeknek a bevétele származhat részvételi díjakból; szponzorációs díjakból; egyéb, versenyhez köthető bevételekből. A verseny meghirdetésekor nyilvánosan meg kell hirdetni a versenykiírás részeként a részvételi díjakat, illetve az egyéb, részvételhez köthető díjakat. A beérkező díjakat és a részvételi jelentkezéseket egységes nyilvántartásban kell vezetni, biztosítani kell a résztvevők és befizetéseik összevezetését, esetlegesen kialakult vitás helyzetekben a befizetések és jelentkezések együttes kimutathatóságát. Abban az esetben, ha a részvételi jelentkezéshez nem érkezik meg a befizetés, akkor a jelentkező nem vehet részt a versenyen. A jelentkezésekhez kapcsolódó befizetések után szigorú számadású bizonylatot kell kiadni, ami igazolja és a résztvevő számára biztosítja a gazdasági esemény megtörténtét, a befizetést. A versenyekhez kapcsolódó befizetések történhetnek az erre kialakított internetes felületen elektronikus formában, s történhetnek a helyszínen készpénzbefizetéssel. Amennyiben a helyszínen pénztári befizetést fogad a Szövetség, akkor ezt a házipénztár kezelésére kijelölt munkatárs teheti meg, s gondoskodni kell a készpénzkezelés keretében lerögzített szabályok betartását. A szponzoráció esetében mindenkor szükséges a szerződésben rögzíteni, hogy milyen versenyek támogatását biztosítja a szponzor és milyen összegben. A nyilvántartásban külön ki kell mutatni, hogy a szponzori bevételek milyen összegben milyen versenyekhez kapcsolódtak. A szerződésben rögzíteni kell azt is, hogy a szponzorációs bevétel milyen reklám és egyéb, a másik fél számára üzleti előnnyel járó lehetőségeket biztosít a versenyhez kötötten. Ezeknek az előnyöknek arányban kell állniuk a szponzoráció összegével, legalábbis a Szövetség számára ez nem lehet hátrányos. A versenyek kapcsán felmerülhetnek olyan bevételek is, amelyek a versenyhez köthetőek, de nem részei a szokásos bevételeknek. Ez esetben biztosítani kell a bevételek versenyhez kötött kimutatását. 3.2.2. Versenyekhez kapcsolódó költségek elszámolása A versenyek rendezéséhez kapcsolódó költségek előzetesen meg kell tervezni költségvetés (kalkuláció) formájában. A költségek elfogadását a költségvetésen keresztül az Elnök biztosítja, s ezen költség kereteket kell a rendezéshez kötötten a Főtitkárnak betartania. Amennyiben a költségek meghaladják a tervezet szintet, szükséges az újabb kötelezettségek vállalásához az Elnök engedélye, illetve a fedezet ellenőrzése, hogy a költségek nem fogják meghaladni a bevételeket.
A költségek esetében szükséges a felmerülésük előtt a kötelezettségvállalások (megrendelések) engedélyezése, s a verseny megjelölése. A versenyekre csak a közvetlen, a verseny megrendezéséhez és lebonyolításához kapcsolódó költségeket számoljuk el, a közvetett, a szövetség működéséhez, illetve a versenysport működtetéséhez kapcsolódó költségeket nem. Ezeknek a fedezetét biztosítja a költségvetés. A versenyrendezéshez kapcsolódó költségeket külön, a versenyekhez kötötten is nyilván kell tartani, hogy utólag is beazonosítható legyen, hogy milyen költségek melyik versenyekhez kapcsolódtak. 4. Pénzkezelési szabályok 4.1. Főbb pénzügyi feladatok és azok felelősei A Szövetség főbb pénzügyi feladatai és azok felelősei a következők: A pénzügyi terv elkészítése, a teljesítés figyelemmel kísérése, értékelése, pénzforgalmának lebonyolítása. Ez a Főtitkár felelőssége. Gondoskodás a Szövetség fizetőképességének, likviditásának megtartásáról, a pénzügyi helyzet áttekinthetőségét biztosító nyilvántartások kialakításáról, folyamatos vezetéséről. Ez a Főtitkár felelőssége. Kapcsolattartás bankokkal (pénzintézetekkel), a szolgáltatások figyelemmel kísérése. Ez a Főtitkár által kijelölt munkatárs felelőssége. Költségvetési kötelezettségek teljesítése. Ez a Főtitkár által kijelölt munkatárs felelőssége. Pénzszállítások intézése. Ez a Főtitkár által kijelölt munkatárs felelőssége. Kimenő számlákkal, beérkező számlákkal kapcsolatos feladatok intézése. Ez a Főtitkár által kijelölt munkatárs felelőssége. A készpénz kezelése. Ez a Főtitkár által kijelölt munkatárs (pénztáros) felelőssége. 4.2. Bankszámlával kapcsolatos feladatok A Szövetség köteles a pénzeszközeit a készpénzben történő fizetések kivételével bankszámlán tartani, pénzforgalmát a számlán bonyolítani. A Szövetség a bankszámláról egyenlíti ki tartozásait, illetve ezekre folynak be követelései. A szövetség az alábbi pénzintézeteknél vezeti számláit: MKB Bank Zrt. A bankszámla megnyitása, illetve megszüntetése a Szövetség Elnökségének felkérése alapján a Főtitkár feladata.
A bankszámla szerződések kezelése (módosítási igények fogadása a Banktól, kondíciók vizsgálata, azok megújítására javaslat tétel) a Főtitkár feladata. A bankszámla szerződések módosításához az Elnökség előzetes írásos jóváhagyása szükséges. A bankszámlához (digitális) aláírási jogot az Elnökség által meghatározott személyek kaphatnak. A szükséges adminisztratív feladatok ellátásáért a Főtitkár felel. A bankszámláról tranzakció indítására az utalványozási szabályok szerint van lehetősége a kijelölt, a Banknál (digitális) aláírásra meghatalmazott személyeknek, munkakörök betöltőinek. Minden tranzakció indításához kettő személy együttes aláírása szükséges. A rövidtávon a bankszámlán rendelkezésre álló összegek esetleges bankbetétként történő lekötéséről a Főtitkár dönthet. A bankbetét esetleges idő előtti feltörése nem járhat a Szövetség számára anyagi hátránnyal. A bankszámlák közötti átcsoportosításról, átvezetésről a Főtitkár dönt. A pénzforgalomról a Főtitkár negyedévente készít rendszeres jelentést az Elnökség részére. Amennyiben bankgarancia kérése szükséges, úgy azt az Elnökség felkérésére a Főtitkár kéri meg a számlavezető pénzintézettől. 4.3. Bankkártyához kapcsolódó feladatok A Szövetség bankkártyáját az Elnökség által írásban meghatalmazott személyek használhatják. Az írásos meghatalmazásnak ki kell térnie a bankkártya használat bocsátásának időbeli hatályára (azaz, hogy meddig használhatja az adott személy a bankkártyát), a bankkártya használat céljára (pl. rendezvényhez kapcsolódó vásárlások lebonyolítása), valamint a felhasználható összegre, kit kell értesíteni probléma esetén. Amennyiben a használónak a bankkártyával kapcsolatban segítségre van szüksége, a Főtitkárhoz vagy a kijelölt személyhez fordulhat. Elvesztés esetén a Főtitkár vagy az általa kijelölt személy tilthatja le a kártyát. Elvesztés esetén a meghatalmazásban szereplő személyt azonnal (bármely napszakban) értesíteni kell. Ennek elmulasztása esetén a felmerülő károkat a bankkártyát használatba átvett személy téríti meg. A bankkártyát a Főtitkár adja át a meghatalmazott részére, s ő ellenőrzi a használat után, hogy azt a meghatalmazásnak megfelelően használták-e fel. A bankkártyát egyéb esetekben a házipénztárban, elzárt helyen kell tárolni. 4.4. Házipénztárral kapcsolatos feladatok
A házipénztár a Szövetség működéséhez szükséges készpénz és egyéb értékek (szigorú számadású nyomtatványok, Erzsébet utalványok stb.) forgalmának lebonyolítására kijelölt azon helyiségrésze, amelyben a készpénz, illetve egyéb értékek elhelyezéséhez és őrzéséhez kellő biztonságot nyújtó, biztonsági zárral ellátott pénztári berendezés vagy széf van. A házipénztár felelőse (pénztáros) nem lehet utalványozó jogkörrel bíró személy. A házipénztárt a pénztáros önállóan, teljes anyagi felelősséggel kezeli. Erről írásbeli nyilatkozatot kell kiállítani a pénztárossal. A házipénztár ellenőrzése a Főtitkár feladata, s legalább minden hó végén a pénztárat (forgalom, állomány) ellenőriznie kell. 4.4.1. Házipénztár biztonsága A házipénztár biztonságos elhelyezéséért a Főtitkár felelős: köteles gondoskodni a házipénztárban lévő értékek tűz- és betörés elleni védelméről. A házipénztárban lévő értékeket két kulcsos páncélszekrényben kell őrizni. A páncélszekrény elhelyezésére szolgáló pénztárhelyiség ajtaja biztonsági zárral ellátott kell, hogy legyen. A páncélszekrény, valamint a pénztárkazetta egyéb kulcsát a kijelölt pénztáros őrzi. A Főtitkár más által hozzá nem férhető helyen és módon őrzi a pénztári kazetta kulcs másodpéldányát az eredeti kulcsot kezelők által lezárt borítékban. Ha a pénztárkulcs elveszett, vagy eltört, vagy a zár elromlott, a pénztár kezelője azt haladéktalanul köteles jelenteni a Főtitkárnak, aki az eset körülményeihez képest köteles a szükséges intézkedést megtenni. A pénztári kulcsok eredeti példányairól a Főtitkár vagy az általuk kijelölt dolgozó olyan nyilvántartást köteles vezetni, amelyből egyértelműen megállapítható, hogy az eredeti kulcsok mikor, milyen alkalommal (pl. pénztárátadás, vizsgálat, zárjavítás, kulcsátalakítás, másolatkészítés stb.) meddig és kinél voltak. A kulcs átvételét és visszaadását a nyilvántartásban aláírással kell igazolni. Amennyiben a pénztáros a pénztárat rövid időre is lehagyja, köteles a pénzt, értékeket elzárni (asztalában, páncélszekrényben stb). A pénzszállítások során legalább az alább meghatározott létszámnak kell jelen lennie: 500 ezer Ft alatt: 1 fő, 2 millió Ft alatt: 2 fő. Kettő millió forint feletti pénzszállításokat kerülni kell. Amennyiben az mégis szükséges, úgy fegyveres pénzszállítót kell megbízni.
A készpénz felvételével és szállításával megbízott dolgozók felelősek az általuk átvett készpénzért. Felelősségük addig tart, amíg a pénzt a házipénztárban (vagy egyéb küldetési helyen) át nem adták, és ott el nem helyezték. A házipénztárban a házipénztár által bevételezett készpénzen kívül egyéb összegeket, értékeket, kizárólagosan a Főtitkár vagy az Elnökség tagjainak írásbeli engedélyével lehet őrizni. Ezeket az összegeket a házipénztár pénzkészletétől elkülönítetten kell kezelni. 4.4.2. Házipénztár forgalma A házipénztár készpénz kifizetésének céljára a pénzintézet előírásainak megfelelően, a pénzintézetnél vezetett számláról felvett készpénzt, valamint a készpénz bevételként a házipénztárba befizetett készpénz összegeket tartalmazza. A házipénztár készpénzzel történő ellátása az MKB 10300002-10557383-49020016 számú számláról történik. A házipénztárban pénztár zárása után tartható készpénz felső határa: 500 ezer Ft. Az e fölötti készpénzt a számlavezető pénzintézetben be kell fizetni. Ez alól kivétel, ha következő nap (vagy napokban) magasabb összegű készpénzes kifizetésre kerül sor. Szintén el lehet térni e maximum összegtől a Főtitkár írásos engedélyével. A pénztárosi feladatokat ellátó személy gondoskodik arról, hogy az esedékes és a várható kifizetések teljesítéséhez mindenkor megfelelő mennyiségű és címletű bankjegy és érme álljon a házipénztár rendelkezésére. Ennek érdekében a pénztárosi feladatokat ellátó személy: Az előző napi pénztáregyenleg figyelembe vételével (a kiadások teljesítésére felhasználható be- és visszafizetések kombinálásával) megbecsüli a pénzintézettől felveendő készpénz összegét. A pénzintézet előírásainak megfelelően kiállítja a készpénz felvételéhez szükséges bizonylatot, és azt az illetékesekkel aláírattatja. Kiállítja a Címletjegyzék -et. Kezdeményezi, hogy a készpénz felvételére és a házipénztárba való beszállításra a Főtitkár megbízottat (megbízottakat) jelöljön ki. Az előírt teendőket olyan időpontban kell elvégeznie, hogy a készpénz a kifizetések esedékességekor rendelkezésre álljon. 5. Beszerzések Minden év előtt, a költségvetés készítésekor, beszerzési tervben kell összefoglalni a következő év várható, nagyobb értékű beszerzéseit. A beszerzési tervet a Főtitkár készíti, s előterjesztése alapján az Elnökség fogadja el. 5.1. Beszerzési politika
A források hatékony felhasználása érdekében jogszabály eltérő rendelkezése hiányában az alábbi beszerzési elveket és feltételeket kell alkalmazni a Szövetség beszerzései során. Beszerzésnek tekintendő minden olyan szolgáltatás megrendelésére vagy termék beszerzésére írásban, szóban, vagy ráutaló magatartással megkötött szerződés, amely alapján a Szövetség szolgáltatást vagy terméket ellenszolgáltatás fejében szerez be. A beszerzések során az átláthatóságot, a verseny tisztaságát, az egyenlő bánásmódot és a felelős gazdálkodás elvét folyamatosan biztosítani kell. A beszerzések esetén megkülönböztetésre kerülnek a kis értékű, a Szövetség működtetését szolgáló beszerzések, és a nagy értékű (elsősorban eszköz) beszerzések, valamint a rendezvényekhez, versenyekhez kapcsolódó beszerzések. Az értékhatárt az egyösszegű ellenszolgáltatást tartalmazó szerződések esetében a teljes nettó ellenszolgáltatás alapján, míg olyan szerződések esetében, ahol az ellenszolgáltatást rendszeresen vagy időszakonként visszatérően kell teljesíteni, a szerződés teljes időtartama alatt teljesítendő teljes ellenszolgáltatás alapján kell megítélni. A határozatlan időre kötött szerződés esetében a havi nettó ellenszolgáltatás 48-szorosát kell alapul venni az értékhatár tekintetében. 5.2. Kis értékű beszerzések Kis értékű anyagok, eszközök (pl. irodaszerek, kiegészítők) vásárlásakor a beszerzést a Főtitkár által kijelölt személy hajtja végre. A vásárlás előtt nem szükséges különböző árajánlatokat kérni; de ügyelni kell arra, hogy a Szövetség számára előnyösen történjen a beszerzés (figyelembe véve a beszerzett cikk árát, valamint az esetleges járulékos költségeket is). 5.3. Nagy értékű beszerzések Nagy értékű (500 ezer Ft nettó értéknél drágább) beszerzések esetén amennyiben jogszabály, támogatói szerződés erről másként nem rendelkezik legalább három, független forrásból származó árajánlatot kell kérni a beszerzéssel megbízott személynek. Annak érdekében, hogy az így kapott árajánlatok összehasonlíthatóak legyenek, a beszerzés előtt részletes írásos meghatározást kell készíteni, s azt minden esetben írásban kell az ajánlattevőknek megküldeni. Az ajánlatkérés tartalmazza legalább: a beszerzés tárgyát, mennyiségét, a szerződés várható időtartamát, az ellenszolgáltatás megadásának módját, formáját (pl. egyösszegű átalánydíj, óradíj, napidíj, havidíj stb.) az ajánlattétel határidejét, az ajánlatok benyújtásának módját, az ajánlati kötöttség minimális időtartamát, az ajánlat értékelésének módját.
A nyertes ajánlatot vagy a legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatás, vagy az összességében legelőnyösebb ajánlat alapján kell kiválasztani. A kiválasztás, szükséges számítások pontos módját az ajánlatkérés kiküldése előtt rögzíteni kell. Abban az esetben, ha a beszerzések során jogszabály vagy szerződés alapján a mindenkor hatályos közbeszerzési törvény szabályait kell alkalmazni, úgy a felelősségi rend az alábbiak szerint alakul: a közbeszerzési eljárás típusának meghatározása, az eljárást megindító ajánlati/részvételi/ajánlattételi felhívás (a továbbiakban: ajánlati felhívás) és a hozzá tartozó dokumentáció elfogadása, módosítása az Elnök hatásköre, a közbeszerzési eljárás eredményéről való döntés az Elnök hatásköre, a közbeszerzési törvény szerinti Bíráló Bizottság felállítása során a tagokat a Főtitkár kéri fel, a közbeszerzési eljáráshoz kapcsolódó dokumentálási kötelezettség teljesítése a Főtitkár felelőssége. 5.4. Rendezvényhez kapcsolódó beszerzések Rendezvényekhez kapcsolódó beszerzések esetén értéküktől függően az előző két pontban leírtakat kell megfelelően alkalmazni. Amennyiben adott (pl. külföldi) helyszínen a leírt szabályok teljesítése a verseny, rendezvény lebonyolítását veszélyeztetné, a Főtitkár az Elnöktől írásban kérheti a szabályoktól való eltérést. Az írásos kérelemben részletes indoklást kell készíteni, hogy az eltérést mi teszi szükségessé. Az eltérésről az Elnök dönt, döntéséről az Elnökséget is tájékoztatja. 6. Reprezentáció Reprezentáció alatt a 1995. évi CXVII. törvény 3 -ban meghatározottakat kell érteni. Ez alapján a Szövetség reprezentáció alatt a következőt érti: a Szövetség tevékenységével összefüggő ellenérték nélkül nyújtott vendéglátás és ahhoz kapcsolódó szolgáltatás, mely szakmai vendég fogadáshoz, rendezvényhez, eseményhez, illetve valamely ünnepséghez kapcsolódik. 6.1. Vendéglátás Vendéglátás alatt a rendezvény, esemény során felszolgált étel és ital biztosítását kell érteni. Vendéglátáshoz kapcsolódó szolgáltatás alatt az utazás, szállás, terembiztosítás és szabadidő programot kell érteni. A vendéglátás keretében biztosított, illetve felhasznált fogyasztási cikkek reprezentációs kiadásnak számítanak, és annak terhére számolható el. Ezek a következő fogyasztási cikkek lehetnek: élelmiszerek:
mindenféle hideg és meleg italok, ide értve az alkoholosakat is, valamint az ízesítésükre szolgáló cikkeket; mindenféle hideg és meleg ételek, mind sósak, mind pedig édesek, ide értve az éttermi vendéglátást és a gyümölcsöket is; egyéb termékek, mint például virág, dekoráció, evőeszközök, poharak, szalvéták és egyéb higiénés eszközök. Az Elnökség határozhatja meg, hogy adott eseményen, rendezvényen (pl. verseny utáni fogadáson) kik vehetnek részt. Amennyiben a Szövetség maga szerzi be a vendéglátáshoz szükséges cikkeket, úgy a lejárati időt figyelembe kell venni. A reprezentációs célra vásárolt cikkeket a Szövetség (és annak dolgozói részére) saját fogyasztásra vásárolt cikkektől elkülönítve kell tárolni. 6.2. Üzleti ajándék Az Elnökség határozza meg írásban, hogy mely személyek kaphatnak a Szövetségtől ajándékot, s mekkora értékben. A Főtitkár vagy az általa kijelölt személy intézi az ajándékok megvásárlását, a beszerzésnél, illetve az aláírás rendjénél leírtaknak megfelelően. 7. Járműhasználat 7.1. A Szövetség járműire vonatkozó szabályok 7.1.1. Jármű igénybe vétele A Szövetség tulajdonában lévő járművek (ide értve továbbiakban a trélereket és motorcsónakokat is) rendeltetése, hogy a Szövetség alapfeladatainak ellátását azok útján biztosítsa. A Szövetség járműinek használatára jogosultak a tagszervezetek képviselői vagy az általuk meghatalmazott személyek az 5. pontban leírtak szerint. A használat iránti kérelmeket a Főtitkárnál kell jelezni. Igénybevevő részére kizárólag az Átadás-átvételi jegyzőkönyv aláírása után adható át az eszköz. A vagyontárgyak átadása és visszavételének helyszíne főszabály szerint - a Nemzetközi Vitorlás Központ (8230 Balatonfüred, Zákonyi F. u. 8.). A járművek felvételekor és leadásakor az igénybevevő és a Főtitkár (vagy az általa kijelölt személy) ellenőrzi a jármű állapotát. Az eszközök átadása - átvétele üzemanyaggal teletöltve, tisztán, kitakarítva, történik. Ennek hiányában a Szövetség a gépjárművet, motorost teletankolja, kitakaríttatja, lemosatja és annak költségét az igénybevevő tagszervezetnek kiszámlázza.
A Szövetség meghatározott időszakokban és körben támogatással, vagy teljes térítéssel biztosítja az eszközök használatát a Versenysport Bizottság által meghatározott prioritás szerint. A támogatásra jogosult igénybevevők az önköltség megtérítése ellenében használhatják az eszközöket és a teljes árkülönbözetet az MVSZ támogatásként biztosítja. Támogatással igényelhetik: a) a kiemelt szerződéses sportolók, a felkészülési programjuk támogatására, nemzetközi versenyek, edzőtáborok idejére. b) a válogatott kerettagok, a felkészülési programjuk támogatására, nemzetközi versenyek, edzőtáborok idejére. Teljes térítéssel igényelhetik: c) az Olimpiai hajóosztályokban vitorlázók, nemzetközi versenyek, edzőtáborok alatt. d) az ISAF hajóosztályokban vitorlázók, nemzetközi versenyek, edzőtáborok alatt. Egyéb egyedi használati igényeket a Főtitkár jogosult engedélyezni. Az igénybevevő köteles az átvett eszközt rendeltetésszerűen használni. A nem rendeltetésszerű használatból eredő kárt az igénybevevő köteles megtéríteni. A bekövetkezett kárról az igénybevevő köteles haladéktalanul értesíteni az MVSZ-t vagy annak megbízott munkatársát. Az MVSZ az igénybevevő/használó költségén jogosult a kárt elhárítani, a keletkezett hibát kijavítani. A költségeket azok megfizetésének elmaradása esetén - a Szövetség a károkozó tagszervezete felé jogosult kiszámlázni. Az igénybevevő/használó a rendeltetésszerű használat során esetlegesen bekövetkező károkról és hibákról is köteles a Főtitkárt, vagy annak megbízott munkatársát haladéktalanul értesíteni. Az értesítési kötelezettség elmulasztása esetén a nem rendeltetésszerű használat jogkövetkezményei alkalmazhatók. Gépjárművel történő károkozás esetén az igénybevevő köteles viselni a gépjárműre kötött biztosítás alapján a biztosító által meg nem térített kárt (önrész, harmadik személynek okozott, felelősségbiztosítás alapján nem térített kár, avulás, stb.). Az eszközöket igénybevevő, azokban gondatlan vagy nem rendeltetésszerű használat miatt történő károkozás esetén a sportszervezettel, sportolóval, sportszakemberrel szemben a jelen Szabályzatban meghatározott szankciókon, kártérítési kötelezettségen túl a Szövetség egyéb szabályzataiban meghatározott szankciók is alkalmazhatók. Amennyiben a sportszervezet, illetőleg a vele jogviszonyban lévő sportoló vagy sportszakember az igénybevétel során gondatlanul vagy nem rendeltetésszerűen használja az eszközöket, a további igénybevételből kizárható. Ezen határozat meghozatalára a Főtitkár jogosult, mely döntést az igénybevételből kizárt sportszervezet az Elnökséghez intézett kérelemben kifogásolhatja meg. Az igénybevevő/használó az átvett eszközt nem adhatja tovább, azt kizárólag saját maga és az igénybevételre bejelentett sportolói, sportszakemberei használhatják. A jármű használója a használat alatt köteles a KRESZ maradéktalan betartására. Amennyiben a használat alatt bírság-, pótdíjfizetési kötelezettség keletkezik, úgy azt a
használó köteles megtéríteni. Nem adható ki jármű olyan személynek, aki korábban rá kirótt bírságot, pótdíjat nem fizette meg. E Szabályzat rendelkezéseinek értelmezésére vita esetén elsősorban a Magyar Vitorlás Szövetség Elnöksége jogosult. 7.2. Üzemanyag-kártya használata Üzemanyag-beszerzéshez elsősorban a Szövetség által rendelkezésre bocsátott üzemanyag-kártya használható. A járműért felelős személy felelős egyúttal a kártya megőrzéséért, jogszerű használatáért. A kártya elvesztését haladéktalanul kell jelezni a Főtitkár felé. A Főtitkár feladata az üzemanyag-kártya letiltása. Az üzemanyag-kártyával csak a jármű üzemanyag-tartályába tankolható üzemanyag, valamint a vitorlásokon lévő motor meghajtására külön tartályokba (amennyiben azt nem a kikötőben vételeznék). Amennyiben olyan helyre kell menni, ahol az üzemanyag-kártyát nem fogadják el, úgy ott vagy a szövetség bankkártyáját kell használni, vagy a vásárlásról szigorú számadású bizonylatot kell kérni, s azzal utólag elszámolni. 7.3. Saját gépjármű hivatali célú elszámolása Magántulajdonú gépjármű használatot csak akkor lehet elszámolni, ha arról előzetesen a jármű használója az Elnökkel írásban megállapodik. A magánhasználat során az elfogadott kilométer távolság alapján a 60/1992. (IV.1.) Kormányrendelet 4. -ában a gépjármű lökettérfogata szerinti üzemanyag átalánynak megfelelő üzemanyag költségtérítés, továbbá a 1995. évi CXVII. törvény 3. sz. melléklete IV. 3. pontja alapján 9,-Ft/km általános személygépkocsi normaköltség számolható el. A saját gépkocsit a Szövetség céljaira használó személy felelős a gépjárműhasználattal kapcsolatosan általa okozott károkért, a felelősséget nem háríthatja tovább a munkáltatójára. 8. Belső ellenőrzés rendje 8.1. A belső ellenőrzés rendszere, célja, feladata A belső ellenőrzés a vezetés szerves része, a tervezés és szervezés mellett a vezetés egyik eleme. A gazdasági folyamatok összetettsége megköveteli, hogy a Szövetség működési feladatainak ellátása és gazdálkodása állandóan és teljes körűen ellenőrzésre kerüljön. A belső ellenőrzés olyan rendszer, amelynek a keretében három ellenőrzési forma: a) a vezetői ellenőrzés, b) a munkafolyamatba épített ellenőrzés és c) a függetlenített belső ellenőr által végzett ellenőrzés összehangolt és egyidejű működése valósul meg.