Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzata Közgyűlésének 306/2001. (06.21.) sz. határozata a Pályázati Szabályzat elfogadásáról A Közgyűlés a Pályázati Szabályzatot az előterjesztés mellékletét képező tartalommal elfogadja, annak használatát azonnali hatállyal elrendeli. A Közgyűlés úgy dönt, hogy a jövőben a Pályázati Alap felhasználására vonatkozóan a költségvetési időszak tartamára szóló pályázati koncepciót fogalmaz meg, amely tartalmazza a támogatandó célokat, a Pályázati Alap felosztásának szempontjait. Határidő: Felelős: Kapják: azonnal dr. Papp Judit jegyző dr. Toller László polgármester, dr. Papp Judit jegyző, Kablár János, Soó László bizottsági elnök, főosztályvezetők, Európai Fejlesztési Iroda Dr. Toller László s.k. polgármester Dr. Papp Judit s.k. jegyző A kivonat hiteléül: Gergő Márta főtanácsos
PÁLYÁZATI SZABÁLYZAT Az önkormányzat által ellátandó feladatok megvalósításához jelentős kiegészítő anyagi forrást jelentenek a különböző pályázatokon elnyerhető pénzeszközök. Ezek minél szélesebb körű és a lehető legnagyobb összegben történő elnyerése érdekében szükséges a lehetőségek felkutatásáról, a pályázatok benyújtásáról és megvalósításáról szóló szabályozás elkészítése. A szabályzat célja, hogy a pályázatok benyújtásához szükséges pénzügyi forrás biztosítása, a pályázat elkészítése és benyújtása, valamint a megvalósítás és beszámoltatás áttekinthető és ellenőrizhető módon történjen. A szabályzat hatálya valamennyi, Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzata és intézményei által benyújtott illetve csatlakozóként aláírt Európai Uniós és hazai pályázatra kiterjed. I. Az önkormányzat pályázatai A/ EURÓPAI UNIÓS PÁLYÁZATOK 1.) Pályázatfigyelés - Az Európai Uniós pályázati lehetőségek felkutatása elsősorban az Európai Fejlesztési Iroda (továbbiakban EFI) feladata. Ez többek között az európai uniós folyóiratok, hazai napilapok és folyóiratok figyelését, az interneten az Európai Unió, a minisztériumok és az Európa Bizottság Magyarországi Delegációjának honlapján megjelenő pályázatok figyelését jelenti. - A Polgármesteri Hivatal valamennyi főosztályán a kijelölt munkatárs köteles figyelni a főosztály munkájához kapcsolódó, feladatai ellátását segítő pályázatok kiírását. - Az EFI az önkormányzat által megpályázható Európai Uniós pályázat lehetőségéről haladéktalanul értesíti a pályázat tárgyköre szerint illetékes tisztségviselőt és a jegyzőt, aki továbbítja azt a pályázat tárgyköre szerint illetékes szakfőosztály (továbbiakban szakfőosztály) felé. 2.) Pénzügyi források
- A pályázatok benyújtásához szükséges önerő biztosítása a Pécs Megyei Jogú. Város Önkormányzatának költségvetésében elkülönített Pályázati Alapból, más alapokból, egyéb költségvetési forrásokból, bizottsági keretből történhet. - Központi költségvetéshez kapcsolódó cél- és címzett támogatások saját forrás része nem biztosítható a Pályázati Alapból. - Amennyiben az adott feladat ellátására kapott költségvetési keret a pályázat önerő részének biztosítására felhasználható, és a pályázattal elnyert összeg a feladat ellátását segíti, úgy elsősorban abból kell azt finanszírozni. - A Pályázati Alapból történő igénylés esetén e szabályzat rendelkezései szerint, egyéb céltartalékokból, alapokból, bizottsági keretekből történő igénylés esetén a mindenkori helyi költségvetési rendeletben szabályozott módon kell eljárni. 3.) A pályázat előkészítése - A szakfőosztály a pályázaton való részvételi szándékról előterjesztést készít a pályázat tárgyköre szerint illetékes szakbizottságnak (továbbiakban szakbizottság). - A szakfőosztálynak az előterjesztéshez a Pályázati Szabályzat mellékletét képező adatlapot kell kitöltve csatolnia. - Az adatlapot tájékoztatás céljából a Tisztségviselői Kabinetnek is meg kell küldeni, aki azt az Önkormányzat pályázati nyilvántartásába bevezeti. A nyilvántartás valamennyi beadni kívánt, és beadott, elfogadott és elutasított pályázatot tartalmaz. - Amennyiben az adott pályázat benyújtásához szükséges önrészt a költségvetésben elkülönített Pályázati Alapból kell biztosítani, a Tisztségviselői Kabinet a szakbizottságot az Alapból rendelkezésre álló összeg nagyságáról tájékoztatja. - A szakbizottság támogatása esetén az előkészítő főosztály az előterjesztést a Költségvetési Bizottsághoz továbbítja. 4.) Döntés a pályázati igényekről
- A Költségvetési Bizottság támogató állásfoglalása után az előkészítést végző főosztály a pályázatról szóló előterjesztést a Közgyűlés elé viszi. - A bizottsági állásfoglalásokat, valamint a Pályázati Alap addigi felhasználásáról szóló kimutatást az előterjesztéshez kell csatolni. - A pályázaton való részvételről a Közgyűlés dönt. A Közgyűlés ezt a hatáskörét a Jogi, Igazgatási, Ügyrendi és Közbiztonsági Bizottságra átruházhatja. - A közgyűlés döntéséről az előkészítő főosztály tájékoztatja a Tisztségviselői Kabinetet nyilvántartásba vétel céljából. - Amennyiben a Közgyűlés a pályázat benyújtása mellett dönt, a Közgazdasági Főosztály gondoskodik az önrészhez szükséges pénzügyi fedezetnek a költségvetésben történő elkülönítéséről. - Azon pályázatok esetében, amelyekben az önkormányzat anyagi kötelezettséget nem vállal, csak erkölcsi támogató illetve védnök szerepét tölti be, a polgármester a szakfőosztály véleménye alapján egy személyben dönt az aláírásról. 5.) A pályázat elkészítése, beadása - A pályázat teljes dokumentációját az előkészítő főosztály az EFI-vel közösen készíti el. - A pályázatot az önkormányzat nevében a polgármester írja alá. - A pályázatnak az Európai Bizottság által történt elbírálásáról annak elfogadásáról vagy elutasításáról a polgármester az EFI-n keresztül értesíti az előkészítést végző főosztályt, amely tájékoztatja a szakbizottságot illetve a Közgyűlést. - A Tisztségviselői Kabinet a pályázat elbírálásáról szóló döntést a nyilvántartásba bevezeti, és arról a Közgazdasági Főosztályt értesíti. - Pályázat elutasítása esetén a Közgazdasági Főosztály az önrész biztosítására a költségvetésben vállalt kötelezettséget feloldja, és a felszabaduló összeget a költségvetési forráshelyére visszavezeti. 6.) A támogatási szerződés - Az Európai Bizottsággal a projekt megvalósításának támogatására kötött szerződést a polgármester írja alá.
- A szerződést az aláírás előtt a Jogi és Önkormányzati Főosztályhoz törvényességi ellenőrzés céljából be kell nyújtani. - A szerződésben vállalt feladatok teljesítéséért a projektmenedzser felelős, a projekt politikai felelőseként kijelölt tisztségviselővel együtt. - A projektmenedzsert és a megvalósításban részt vevő felelős személyeket (a szakmai felelőst, a pénzügyi felelőst, a monitoring tevékenységet végző felelős személyt, a kapcsolattartásért felelős szakembert) az előkészítő főosztály EFI-vel egyeztetett javaslata alapján a politikai felelős tisztségviselő jelöli ki. - Amennyiben a fenti feladatok bármelyikének ellátásával a Polgármesteri Hivatal alkalmazásában álló személyt bíznak meg, a jegyző (mint munkáltató) írásbeli hozzájárulását is ki kell kérni. - A jegyző dönti el, hogy a projekt megvalósításában való részvétel mennyiben munkaköri feladata a Polgármesteri hivatal dolgozójának, illetve munkaidőn túli feladat ellátására köthet-e külön megbízási szerződést a pályázati pénzkeret terhére. 7.) Megvalósítás, beszámolás - A projektmenedzser kidolgozza a program megvalósításának menetét, a megvalósításba bevont külső szakértők és partnerek névsorát, gondoskodik a megbízási, vállalkozási szerződések, egyéb megállapodások elkészítéséről és azoknak a politikai felelős tisztségviselő által történő aláírásáról. - A projektmenedzser és az EFI feladata rendszeresen beszámolni a szakbizottságnak ill. a Közgyűlésnek a program megvalósításának állásáról. A beszámoló gyakorisága a program időtartamától és a megvalósítás fázisaitól függ. Egy évig tartó program esetén elegendő a féléves (köztes) beszámoló és az év végi (záró beszámoló), több évre elhúzódó programnál legalább évente egyszer, ill. a támogatást nyújtó előírásainak megfelelő gyakorisággal kell a szakbizottságnak illetve a Közgyűlésnek beszámolni.
- A beszámolók az Európai Bizottság elvárásai szerint kell, hogy készüljenek, tartalmazva a már elvégzett munkát, a megvalósított eredményeket, a még hátralévő feladatokat, eseményeket. - A záró beszámolóban ki kell fejteni, hogy a projekt mennyire érte el a kitűzött célokat, illetve hogy milyen további az eredeti célkitűzésben nem megfogalmazott eredményeket valósított meg. - Ismertetni kell a szerződéskötés előtti kiinduló állapotot és a projekt megvalósításával elért állapotot, valamint a továbbfejlesztés lehetőségeit. - A Tisztségviselői Kabinet és az EFI folyamatosan gondoskodik a projekt eredményeinek nyilvánosságra hozataláról, a sajtó és a média által történő ismertetéséről. 8.) Pénzügyi lebonyolítás - Az Európai Uniós pályázatok pénzügyeit külön devizaalapú számlán kell kezelni. - Ezen a számlán kell megjelennie az Európai Bizottság által nyújtott támogatásból befolyt összegnek. - A Közgazdasági Főosztály a főkönyvi könyvelésében külön ügyletkódot nyit meg minden Európai Uniós pályázathoz, ezen keresztül történik a program finanszírozása és elszámolása. - A pályázati pénzkeret felhasználására vonatkozó kötelezettségvállalás csak a projekt politikai felelős tisztségviselőjének aláírásával történhet. Személyi kiadásokra vonatkozó kötelezettséget a felelős tisztségviselő és a jegyző aláírásával lehet vállalni. - A kötelezettségvállalások ellenjegyzését a Közgazdasági Főosztály vezetője, vagy az általa kijelölt személy végzi. - Utalványozásra a felelős tisztségviselő jogosult, az utalványozás ellenjegyzője a Közgazdasági Főosztály vezetője, illetve az általa kijelölt személy. - A projekt pénzügyi felelőse felel azért, hogy a pénzkezelés és pénzügyi elszámolás rendje az Európai Bizottság elvárásainak és a helyi szabályozásnak is megfeleljen.
B/ HAZAI PÁLYÁZATOK A magyarországi szervek, szervezetek, intézmények, alapítványok által meghirdetett pályázatok esetében az eljárás rendje a következő: - Pályázatfigyelést a Polgármesteri Hivatal főosztályai, intézményei végeznek. A Tisztségviselői Kabinet a Pályázati Figyelő rendszeres megküldésével hívja fel az érintettek figyelmét a pályázati lehetőségekre. - Az Önkormányzat nevében benyújtandó pályázatról az előkészítő főosztály az I. számú melléklet szerinti Adatlappal a Tisztségviselői Kabinetet értesíti, amely a pályázatok nyilvántartását végzi. - A pályázaton való részvétel pénzügyi forrását az alapfeladat ellátására kapott költségvetési keretből (amennyiben ez az alapfeladat ellátását nem veszélyezteti), az Önkormányzat költségvetésében elkülönített Pályázati Alapból, egyéb elkülönített alapokból, különböző költségvetési előirányzatok átcsoportosításából, illetve bizottsági keretből lehet biztosítani. - Az önrész költségvetésből történő igényléséhez az Európai Uniós pályázatokra előírt eljárási rendet kell alkalmazni. - A pályázatot az előkészítést végző főosztály készíti el és terjeszti a tárgykör szerint illetékes szakbizottság, a Költségvetési Bizottság, illetve a Közgyűlés elé. - A pályázatot az Önkormányzat nevében a polgármester írja alá. - A főosztálynak kell gondoskodnia arról, hogy a pályázat elfogadása vagy elutasítása a Tisztségviselői Kabinet nyilvántartásába bekerüljön. - A támogatási szerződést az Önkormányzat nevében a polgármester írja alá. Aláírás előtt a szerződést a Jogi és Önkormányzati Főosztályhoz törvényességi ellenőrzésre be kell nyújtani. - A projekt megvalósításáért az előkészítést végző főosztály felelős. A főosztály vezetője gondoskodik a megvalósításban részt vevő személyek, cégek kiválasztásáról, a megbízási és egyéb szerződések elkészítéséről.
- A pályázati pénzkeret terhére történő kötelezettségvállalás és utalványozás rendje a Polgármesteri Hivatalban érvényes előírások szerint történik. - A pályázat pénzügyeit a Közgazdasági Főosztály erre a célra elkülönített számlán bonyolítja, a támogatási szerződésben foglalt előírások szerint. - A projekt megvalósításáról az azt végző főosztály köteles beszámolni az illetékes bizottságnak illetve a Közgyűlésnek, a támogatási szerződésben rögzített megvalósítási fázisok szerinti ütemezésben. II. Önkormányzati fenntartású intézmények pályázatai - Amennyiben önkormányzati fenntartású intézmény pályázik Európai Uniós vagy hazai kiírású pályázati támogatásra, köteles azt a szakmai felügyeletét ellátó főosztálynak jelezni a Szabályzat mellékletét képező Adatlap kitöltésével. - A főosztályok a hozzájuk tartozó intézmények sikeres és elutasított pályázatairól nyilvántartás vezetnek. - Amennyiben a szükséges önrészt az intézmény megvalósult többletbevételéből, jóváhagyott költségvetéséből (saját hatáskörű belső átcsoportosítással) biztosítja, az előirányzat-átcsoportosítás jogszabályi előírásai szerint kell eljárnia. Ezesetben a pályázat benyújtásáról az intézmény vezetője önállóan dönt. - Azokban az esetekben, amikor az intézmény pályázata benyújtásához az Önkormányzat költségvetéséből, a Pályázati Alapból, egyéb elkülönített alapból vagy bizottsági keretből pénzügyi támogatást igényel, azt a szakfőosztálynak kell jeleznie, amely az igényt az illetékes szakbizottság, valamint az Önkormányzat éves költségvetéséről szóló rendeletben szabályozott esetekben a Költségvetési Bizottság és a Közgyűlés elé terjeszti. - Az intézmény pályázatát a szakfőosztály segítségével az intézmény vezetője vagy megbízott dolgozója készíti el, és az intézmény vezetője írja alá. - Önállóan gazdálkodó intézményeknél a pályázati pénzkeret (a pályázat megvalósításához felhasznált összeg ) terhére történő kötelezettségvállalás és utalványozás az intézményi kötelezettségvállalás rendje szerint történik.
- Részben önálló intézmények esetén a pályázati pénzkeret terhére történő kötelezettségvállalás ellenjegyzője az intézmények önálló gazdálkodási joggal rendelkező szerve, az Iskolaszolgálat illetve a Szociális Intézmények Szolgálatának vezetője. - Az intézmények a projekt befejezése után a 2. sz. melléklet szerinti Beszámoló Lap megküldésével tájékoztatják a szakfőosztályt az elért eredményekről, a megnyert pályázati pénz felhasználásáról illetve a projekt eredményének következő évre/évekre kiható költségvetési vonzatáról. Pécs, 2001.június 21.. dr. Toller László polgármester dr. Papp Judit jegyző
1. sz. melléklet a Pályázati Szabályzathoz A D A T L A P pályázaton való részvételről 1. A pályázat címe, kiírója:.. 2. A megvalósítandó cél rövid leírása, indoklása: 3. A megvalósítandó projekt várható összköltsége... 4. A saját erő nagysága, ütemezése...... forrása............ 5. A pályázattal elnyerhető támogatás összege: 6. A Pályázati Céltartalékból igényelt támogatás:. 7. A projekt - előkészítés helyzete, jelenlegi állapota:.... 8. A pályázat benyújtásának határideje:. 9. A projekt várható befejezésének ideje:.. 10. Az igénylő megnevezése:... 11. A pályázatot készíti:.. 12. A projekt megvalósulása után várható költségvetési többletkiadások:.... Pécs,. aláírás
2. sz. melléklet a Pályázati Szabályzathoz B E S Z Á M O L Ó L A P pályázat eredményéről 1. A pályázat címe, kiírója:... 2. A pályázatot elnyert intézmény:... 3. A pályázat megvalósításáért felelős személy: 4. A projekt összköltsége: ebből saját erő:... pályázaton nyert támogatás... 5. A pályázati pénzkeret felhasználása: személyi jellegű kiadások:.. dologi kiadások:. eszközbeszerzések:. egyéb költségek:. 6. A megvalósított projekt, az elért eredmény leírása:... 7. A projekt eredményének következményeként felmerülő többletkiadások, a következő költségvetési évre/évekre kiható költségvonzata:. 8. A megvalósult projekt eredményeire épülő további célok, lehetőségek: Pécs, aláírás