Az egyetemi levelezőrendszerbe integrált megosztható Naptár szolgáltatás használata Események, feladatok, meghívók felvitele és megosztása
A Naptár szolgáltatás Tulajdonképpen egy elektronikus határidőnapló, mely képes figyelmeztetéseket is küldeni megadott e- mail címre feladatok vagy események kapcsán Meghívásokat és azok visszaigazolását kezeli
Naptár megjelenése Beállítható, hogy napi, heti, havi vagy egymás utáni 7 napos bontásban jelenjen meg a naptár (lásd a következő ábra) Mini naptár alkalmazás is megjeleníthető a bal oldali területen, illetve elrejthető Adott nap színesen jelölve, meglévő események szintén
Megjeleníthető: Naptár megjelenése Naptár formátumban (képen) Az adott naptárformátum szerinti időtartamhoz tartozó napirendek, meghívók, feladatok listája a fenti hasonló elnevezésű menüsorból
Naptár megjelenése
Naptár megosztása Naptár beállításait a bal oldali menüsor megfelelő ikonjára kattintva lehet megváltoztatni Az Info fül alatt a naptár nevét, leírását lehet megadni, beállítható az alapértelmezett időzóna, illetve a naptárban megjelenő események színe A Megosztás fül alatt állítható, ki milyen jogosultságok mellett férhessen a naptárunkhoz Az alapbeállítás szerint Minden felhasználó Meghívás jogosultsággal fér a naptárunkhoz. Ezt nem célszerű alacsonyabb szintűre átállítani vagy elvenni, mert az ilyen esetben érkező meghívók nem kerülnek be a naptárunkba, így visszaigazolásuk sem lehetséges.
Naptár megosztása
Naptár megosztása Amennyiben szeretnénk valakinek a naptárához hozzáférni, először engedélyt kell kapnunk az adott személytől, aki a naptárának a beállításaiban a Megosztás fülön adhatja azt meg. Fontos! A hozzáférés megadásánál nem az e- mail cím szerepel, ezért célszerű a címjegyzékből hozzáadni névre keresve. Azonban jól megadható a cusmanazonosító@uni-corvinus.hu beírásával is. Az e-mail cím megadása hibás, ilyenkor a megjelölt személy nem fog a naptárhoz hozzáférni.
Naptár megosztása Akikkel megosztjuk a naptárunkat, azok láthatják az abban szereplő eseményeket a hozzáférési jogosultságuknak megfelelően. A jogosultságok (a magasabb szintű jogosultságok felé haladva): Elérhetőség ellenőrzése: új esemény felvételekor, melyre szeretnének meghívni kollégákat, ellenőrizhetik, szabad-e a kollága az adott időben. A naptárra külön nem érdemes feliratkozni, mert ott továbbra sem lesz látható előre, hogy az adott személy elfoglalt-e vagy sem. Meghívás: tartalmazza az elérhetőség ellenőrzését és meghívó küldése esetén lehetővé teszi, hogy az bekerüljön a naptárunkba. Ez az alapbeállítás. Olvasás: az előbbi jogok mellett, akiknek ilyen jogosultságot adtunk, olvashatják is a naptárunkba felvett eseményeket, de oda nem vehetnek fel újat. Amelyik naptár esetén ilyen hozzáférést kapunk, arra már érdemes feliratkozni is. Olvasás+Írás: olvashatják és bele is írhatnak a naptárba, ahol ilyen joggal rendelkeznek. Tulajdonos: ugyanazokkal a jogokkal bír a naptár felett, mint a jogosultságot adó, vagyis ő maga is oszthat ki rá hozzáféréseket.
Feliratkozás naptármegosztásra A Feliratkozás naptármegosztásra ikonra (bal oldali első ikon legördülő menüjéből) kattintva megjelenő űrlapon kereshetünk rá a kívánt személyre, majd a megfelelő naptárt kiválasztva és a Feliratkozás gombra kattintva menthetjük el ezen igényünket. Ekkor az illető naptára megjelenik a saját naptárunk alatt.
Események felvétele Új eseményt vagy a naptárban a megfelelő nap megfelelő idősávjára vagy az Új esemény ikonra kattintva lehet felvenni Idősáv esetén egy buborék jelenik meg. Ott az esemény létrehozható rögtön, amennyiben elegendő a megnevezés megadása. Az időpont a kész eseményen egérrel változtatható Az Esemény létrehozása gomb ugyanahhoz az űrlaphoz vezet, mintha az Új esemény ikonra kattintottunk volna
Események felvétele
Új esemény Megadandó az esemény elnevezése kezdete időtartama vagy a vége Megadható az esemény helyszíne leírása legördülő ablakból megadható, hogy publikus, vagy magánjellegű legyen-e, illetve hogyan jelenítse meg a naptárban azt az időintervallumot ( szabad, elfoglalt ) Illetve az eseményhez meghívó csatolható
Új esemény
Új esemény - Meghívás A meghívandó személy naptárában (amennyiben rendelkezik ilyen jogosultsággal) ellenőrizhető, ráér-e A meghívandó személy felvehető a címjegyzékből is Később az esemény megnyitásánál a meghívottak neve mellett különböző színű ikonok jelzik a meghívás elfogadásának/elutasításának tényét
Új esemény - Meghívás
Új esemény egyéb funkciók A középső terület felső ikonsorában a következőket lehet az eseményhez beállítani: Csatolás: szükséges mellékletek, anyagok hozzáadása az eseményhez Ismétlés: beállítható rendszeres eseményeknél (pl. a mindig ugyanakkor tartandó heti projekt-értekezletek), így egyszeri megadással megjelenik a megfelelő rendszerességgel akár több hónapra előre Emlékeztető: az esemény előtt megadott időben (pl. 1 nap/óra...) jelezhetünk magunknak pl. e-mailben Időzóna Az esemény a Mentés ikonra kattintva jelenik meg a naptárban
Beérkező meghívók fogadása Eseményekre érkező meghívások között is különbséget kell tennünk: Belső egyetemi rendszer naptárából érkező meghívók webmailből küldve Egyéb szerverek naptáraiból érkező meghívók Amennyiben az egyetemi rendszerből érkezik a meghívás, a korábban említett alapbeállítás mellett az bekerül a naptárunkba Ahhoz, hogy ez észrevehetően történjen meg, szükséges a Beállítások->Naptár->Értesítések menü alatt bejelölni a Küldjön értesítést e-mailben, ha új meghívó érkezik, vagy egy meghívás valamely paramétere megváltozik pontot.
Meghívó visszaigazolása I. Belső meghívó esetén Az értesítő e-mailben szereplő dátum szerint a naptárban megtalálható a bejegyzés, melyet visszaigazolhatunk aszerint, hogy részt veszünk-e az eseményen vagy sem. (Vagy akár feltételesen függőben is hagyhatjuk azt.) Az ilyen meghívók közvetlenül az értesítő e- mailből nem igazolhatóak vissza!
Meghívó visszaigazolása II. Külső meghívás esetén Vannak meghívók, melyek az értesítő e-mailből visszaigazolhatóak ezeket értelemszerűen a jelzett helyen meg lehet tenni Nem minden meghívó igazolható vissza Megfelelő formátumú (ical) csatolmányként érkező esmények letöltés, majd importálás után a naptárba bekerülhetnek külön begépelés nélkül Mindemellett vannak olyan rendszerek, melyek meghívóit nem tudja kezelni az egyetemi naptár illetve levelező. Ilyenkor csak értesítő e-mail érkezik.
Feladatok felvétele Új feladat felvétele a fenti menüsorban található Új feladat ikonra kattintva lehetséges A megjelenő ablakban beállítható a feladat Megnevezése Prioritása Megjelenítésre vonatkozó információk További részletek megadása pontra kattintva az új esemény felvételéhez tartozó űrlap jelenik meg a részletes megadhatóság érdekében Ez a naptárban nem jelenik meg csak a Feladatok menü alatt, de beállítható hozzá ugyanúgy emlékeztető, meghívó illetve anyag csatolható hozzá
Feladatok felvétele
Feladatok felvétele
Nyomtatás, export/import A Naptár, az események, és a feladatok nyomtathatóak is ikonra kattintva kiválasztható, hogy pl. napi, heti, bontásban történjen A Címjegyzékhez hasonlóan a Naptár is importálható és exportálható megfelelő formátumú (ical) fájlból illetve fájlformátumba