Halasi Hegyközség ügyviteli Szabályzata Általános Szabályok 1./ A Hegyközség adatai: - A hegyközség elnevezése: Halasi Hegyközség - A hegyközség székhelye: Kiskunhalas - A hegyközség bírósági nyilvántartási száma: 1234 - A hegyközség adószáma: 18348244-1-03 - A hegyközség KSH törzsszáma: 18348244-9112-549-03 - A hegyközség számláját vezető pénzintézet neve: MKB Bank Zrt. Kiskunhalasi Fiók 6400 Kiskunhalas Kossuth u.3. - A hegyközségbankszámla száma: 10300002-10569543-49020015 - A hegyközség társadalombiztosítási törzsszáma: 545071-0 - A hegyközség alakulásának helye és ideje: Kiskunhalas 1995. október 9. I. 1
2./ A szabályzat hatálya: A szabályzat hatálya kiterjed a hegyközség önkormányzati szerveire, tagjaira, tisztségviselőire, küldöttjeire, dolgozóira és a hegyközséggel megbízásos vagy bármilyen jogviszony alapján kapcsolatba kerülő személyekre. 3./ A szabályzat célja: A szabályzat célja a törvényben és az Alapszabályban foglaltak végrehajtása az itt valamint a Hegyközség Rendtartásában nem szabályozott kérdések meghatározása szerint azért, hogy a hegyközség a feladatait törvényesen, zökkenőmentesen és szakszerűen lássa el. 4./ A Szabályzat alkalmazása: A Szabályzatot a Hegyközségről szóló törvény, az Alapszabály és az egyéb hatályos jogszabályok mellett, azokkal együttesen kell alkalmazni. A Szabályzat éppen ezért a jogszabályokban illetve az Alapszabályban már szabályozott kérdéseket nem ismétli meg. II. A közgyűlés 1/ A közgyűlés összehívása: A közgyűlés összehívása a Választmány feladata. Ennek elmulasztása esetén az Ellenőrző Bizottság hívja össze. A közgyűlést úgy kell összehívni, hogy a meghívót a tagok a Közgyűlést megelőzően legalább 8 nappal megkapják. A Közgyűlés napirendjén szereplő ügyeket a Választmány készíti elő. A közgyűlés elé csak olyan ügyek kerülhetnek, amelyeket a Választmány a meghívóban napirendre tűzött, vagy a Közgyűlésen jelen levő tagok egyszerű 2
szótöbbséggel hozott határozatával napirendre tűznek. A tagok 10 %-ának írásbeli indítványára bármely ügyet fel kell venni a Közgyűlés napirendjére. A meghívóban fel kell tüntetni a közgyűlés időpontját év, hó és nap és óra megjelöléssel. A meghívónak tartalmaznia kell a Választmány által tervezett napirendet és a Közgyűlés helyét. A közgyűlésen jelenléti ívet kell készíteni. 2./ A Közgyűlésnek soron kívüli összehívása a tagok által: Soron kívül kell összehívni a közgyűlést, ha azt a tagok legalább 10 %-a írásban az ok megjelölésével a Választmánynál indítványozza. Az írásbeli ok megjelölése mellett az szükséges, hogy a tag a kérelmet aláírja, az aláírása azonosítható legyen. Ha több lapból áll a kérelem, akkor a lapokat sorszámozni kell, mindegyik tetején az okot fel kell tüntetni, és csak ezután következhetnek a sorszámozott aláírások. Az ok alatt a lapoknak legalább a következő adatokat kell tartalmaznia: - sorszám, - név, - aláírás. A tagság 10 %-ának megállapítása a Választmány által vezetett névjegyzék alapján történik. A kérelem beadását követően az elnök köteles 8 napon belül a Választmányt összehívni. Ezen az ülésen a Választmány állapítja meg, hogy a soronkívüli összehívás feltételei fennállnak e. E vizsgálat csak arra terjedhet ki, hogy az ok elbírálása a közgyűlés hatáskörébe tartozik e. Ha az ok elbírálása nem a közgyűlés határozat körébe tartozik, akkor annak megvizsgálását az arra hatáskörrel rendelkező szervhez, vagy személyhez teszi át, ha pedig a Választmány hatáskörébe tartozik, akkor saját maga jár el. Ezen döntésről az aláírókat közvetlenül értesíti. Ha közgyűlési hatáskörről van szó, akkor meg kell vizsgálni, hogy meg van e a 10 % tagsági aláírás. Ha nincs meg a 10 %, akkor az aláíró személyeket erről értesíteni kell. Ebben az esetben a Választmány úgy is dönthet, hogy nem soron kívüli 3
összehívásáról van szó, hanem a Választmány saját hatáskörében hívja össze a közgyűlést. Ezután a Választmány megvizsgálja, hogy a kérelem formai okokból megfelelő e. Ha igen, összehívja a közgyűlést. Ha nem akkor erről értesíti az aláírókat. Természetesen ez utóbbi esetben is a Választmány összehívhatja a közgyűlést. Ha a soron kívüli összehívás feltételei fennállnak, akkor a Választmány a közgyűlést a feltüntetett ok megjelölésével az ülést követően legalább 8, de legkésőbb 15 napon belül összehívja. Az összehívás és a közgyűlés megtartása ezután az általános szabályok szerint történik. 3./ A közgyűlés soron kívüli összehívása, ha az ellenőrző bizottság kéri: Ha az ellenőrző bizottság kéri az összehívást az ok megjelölésével, akkor a kérelem megérkezését követően 8 napon belül az elnök köteles a választmányi ülést összehívni. Itt kell megvizsgálni,hogy a közgyűlés hatáskörében történi e. Ha nem, akkor a kérelmet a megfelelő szervhez, vagy személyhez kell továbbítani. Erről az ellenőrző bizottságot tájékoztatni kell. Ha az összehívás feltételei fönnállnak, akkor a választmány a közgyűlést, az ülést követően 8, de legkésőbb 15 napon belül összehívja. Az összehívás és a közgyűlés megtartása ezután az általános szabályok szerint történik. 4./ Az Ellenőrző Bizottságköteles a közgyűlést összehívni ha : Ha a Választmány az Alapszabályban meghatározott évi közgyűlés valamelyikét a III.3. pontban meghatározott időben hívja össze, akkor az összehívásról az Ellenőrző Bizottság köteles gondoskodni az általános szabályok szerint. Az összehívásnak legkésőbb az időpont végső elmulasztásától számított 15 napon belül meg kell történnie. 4
III. A közgyűlés működése 1./ A közgyűlést az elnök, mint a közgyűlés levezető elnöke vezeti le. A levezető elnök a megnyitás után megvizsgálja az összehívás szabályszerűségét. A levezető elnök feladatai? - a közgyűlés megnyitása - a választmány által javasolt napirend, jegyzőkönyvvezető és a két hitelesítő tag személyének a közgyűléssel történő elfogadtatása - a napirendi pontok előadóinak felkérése - az előterjesztés ismertetése - megnyitja és vezeti a vitát, biztosítja a tagok részére az őket megillető jogok gyakorlásának lehetőségét - ügyel a közgyűlés rendjére,kihirdeti a közgyűlés határozatait és berekeszti a közgyűlést. 2./ Jegyzőkönyv A közgyűlési jegyzőkönyveket és az elfogadott szabályzatokat/ módosítást és kiegészítést is / az elnök, két hitelesítő és a jegyzőkönyv vezető írja alá. A közgyűlés kezdetekor az elnöknek ismertetni és a jegyzőkönyvben rögzíteni kell a megjelentek számát. A jegyzőkönyvben fel kell tüntetni a közgyűlés idejét. Mellékelni kell a jelenléti ívet. A jegyzőkönyvet a lezáráskor a körbélyegzővel kell pecsételni. A jegyzőkönyvből és szabályzatokból legalább 5 eredeti példányt kell készíteni. 3./ Közgyűlésen minden tagnak fegyelmezettnek kell lennie, semmilyen módon nem zavarhatja a közgyűlés munkáját. 5
Rendzavarás esetén az elnök első esetben felszólítja, majd ismételt esetben megtagadhatja tőle, hogy a közgyűlés munkájában részt vegyen. Ezt jegyzőkönyvbe be kell vezetni. A tagok egy napirendi ponthoz lehetőleg egyszer, tömören, lényegre törően szóljanak hozzá. Ellenkező esetben az elnök megvonhatja a hozzászólás jogát. Már lezárt napirendet vagy szavazást megismételni nem lehet. Ha valamelyik tagnak ezzel kapcsolatban sérelme van, azt azonnal jelezni kell. A jegyzőkönyv egy példányát és az elfogadott /módosított, kiegészített / szabályzatok egy példányát meg kell küldeni a törvényességi felügyeletet ellátó Földművelésügyi Hivatalnak az ülést követő 15 napon belül. A jegyzőkönyv elküldéséért a határidőben való továbbításért az elnök a felelős. IV. A választmány 1./ A választmány az éves munkatervét a naptári év első ülésén fogadja el. A javaslatot az elnök terjeszti elő. A munkatervnek tartalmazni kell az ülések helyét, idejét és a napirendi pontjait. 2./ Valamennyi ülésnek az alábbi két kötelező napirendi pontja van: - tájékoztató a lejárt határidejű határozatok végrehajtásáról - beszámoló a hegybíró eltelt időszakban végzett munkájáról 3./ Az ülés megkezdése előtt jelenléti ívet kell aláírni a jelenlevő választmányi tagoknak és meghívottaknak. Az ülés kezdetekor meg kell állapítani a határozatképességet. 4./ Mind a határozatképes, mind a határozatképtelen ülésről jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyvet az elnök és a jegyzőkönyv vezető írja alá. 6
A jegyzőkönyvet 15 napon belül írásba kell foglalni. A jegyzőkönyvet legalább 4 eredeti példányban kell készíteni. 5./ A választmány dönt az Alapszabályon kívüli hatáskörben e Szabályzat alapján. - napidíjak összegéről, a házipénztárban tartandó készpénz legmagasabb összegéről - a személyzeti nyilvántartás tartalmáról. V. Az Ellenőrző Bizottság 1./ Az ellenőrző bizottság ülésének megkezdése előtt jelenléti ívet kell aláírni a jelenlevő tagoknak és meghívottaknak. 2./ Az ülés megkezdése előtt meg kell állapítani a határozatképességet. 3./ Mind a határozatképes és határozatképtelen ülésről jegyzőkönyvet kell készíteni, a jegyzőkönyvet az ellenőrző bizottság elnöke és a jegyzőkönyvvezető írja alá. 4./ A jegyzőkönyvet 15 napon belül írásba kell foglalni. A jegyzőkönyvet legalább 4 eredeti példányban kell elkészíteni. VI. A működés belső, igazgatási, ügyviteli szabályai 1./ A Hegyközséget a bíróságok és hatóságok előtt, továbbá harmadik személyekkel szemben a hegyközség elnöke, akadályoztatása esetén Halmágyi Csaba képviseli. Képviseleti joguk önálló. 2./ Utalványozásra jogosult: az elnök 7
Utalványozási jogkörrel felruházott személy anyagi felelősséggel tartozik a jogkörének gyakorlása vagy elmulasztása során keletkezett kárért. Utalványozásra nem jogosult által elrendelt vagy nem utalványozott tevékenységet elszámolni nem lehet. 3./ A Hegyközség 2 db bélyegzővel rendelkezik. Az egyik kör alakú, mely a hegyközség nevét és székhelyét, a másik bélyegző téglalap alakú, mely a hegyközség nevét, székhelyét, adószámát és bankszámlaszámát tartalmazza. A hegyközség fent nevezett bélyegzőit a választmány tagjai és az ellenőrző bizottság elnöke jogosult használni. 4./ A hegyközség az : iratkezelési, pénztárkezelési, leltározási, selejtezési szabályait külön szabályzatokban rendezi. Ezen szabályokat a választmány fogadja el. Záradék Ezt az ügyviteli szabályzatot a tagok a 2016 március 9-én megtartott közgyűlésen fogadták el és hagyták jóvá. Kiskunhalas,2016. március 9.. elnök. jegyzőkönyvvezető 8
9