Ikt. szám: DELFI KORONÁJA OKTATÁSI ÉS KULTURÁLIS ALAPÍTVÁNY (6723 Szeged, Római krt. 35. I/5.) által fenntartott DELFI KORONÁJA ALAPÍTVÁNYI GIMNÁZIUM ÉS SZAKKÉPZŐ ISKOLA (6640 Csongrád, Kossuth tér 1.) OM száma: 200820 Ügyviteli, iratkezelési és Adatkezelési Szabályzata 2011.
2 A) Ügyviteli és iratkezelési szabályzat I. Irányadó jogforrások A közoktatásról szóló 1993. évi LXXIX. törvény (továbbiakban: Közokt. tv.) A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény. (továbbiakban: Ltv.) A nevelési-oktatási intézmények működéséről szóló 11/1994. (VI. 8.) MKM-rendelet (továbbiakban: R) A Delfi Koronája Alapítványi Gimnázium és Szakképző Iskola (6640 Csongrád, Kossuth tér 1.) többcélú intézmény, összetett iskola, - mint közoktatási intézmény székhelyére és valamennyi telephelyére és tagintézményére - ügyintézésének, továbbá iratkezelésének rendje érdekében az alábbi igazgatói utasítást, szabályzatot adom ki. 1. Az ügykör és az ügyvitel fogalma II. Az ügyvitel rendje Az ügykör az intézmény hatáskörébe tartozó személyek vagy szervezetek érdekét érintő helyzetek, tényállások csoportja. Az ügykörbe tartozó ügyek megoldásáról az intézmény illetékes alkalmazottainak kell gondoskodni. Az intézmény főbb ügykörei: (ennek részletezése az intézmény irattári tervében történik, 1. sz. melléklet) vezetési és igazgatási ügykör nevelési és oktatási ügykör gazdasági ügykör alkalmazotti személyi ügykör tanulói ügykör egészség- és gyermekvédelmi ügykör Az ügyvitel (ügyintézés) az intézmény ügykörébe tartozó hivatalos ügyek intézésében kifejtett tevékenység. Az intézmény működésével kapcsolatos ügyvitelt a hatályos jogszabályok és jelen szabályzat rendelkezéseinek megfelelően kell ellátni. 2. Az ügyvitellel kapcsolatos feladatok 2.1 Az intézmény vezetőjének feladatai Elkészíti és kiadja az iskola ügyviteli és iratkezelési szabályzatát. Jogosult az intézménybe érkező küldemények felbontására. Jogosult kiadmányozni. Irányítja és ellenőrzi az iskolatitkár(ok) munkáját. Kijelöli az iratok ügyintézőit.
3 Meghatározza az iratok selejtezésének és levéltárba küldésének évét. 2.2 Az általános igazgatóhelyettes feladatai Ellenőrzi, hogy az intézményben (székhelyen és tagintézményekben) az iratkezelés a vonatkozó jogszabályok és a belső szabályzat előírásai szerint történjen. Figyelemmel kíséri az iratkezelésre vonatkozó jogszabályokat, és annak változása esetén kezdeményezi az iratkezelési szabályzat módosítását. Az igazgató távollétében jogosult az intézménybe érkező küldemények felbontására. Az igazgató távollétében jogosult a kiadmányozásra. Az igazgató távollétében kijelöli az iratok ügyintézőit. Előkészíti és lebonyolítja az irattári anyag selejtezését és levéltári átadását. 2.3 A tagintézmény-vezető feladatai Felelős azért, hogy a tagintézményben az iratkezelés a vonatkozó jogszabályok és a belső szabályzat előírásai szerint történjen. Figyelemmel kíséri az iratkezelésre vonatkozó jogszabályokat, és annak változása esetén kezdeményezi az iratkezelési szabályzat módosítását. A tagintézményben jogosult a tagintézménybe érkező küldemények felbontására. A tagintézmény vonatkozásában jogosult a kiadmányozásra azzal, hogy intézkedése előtt az igazgatót köteles arról elektronikusan, vagy telefonon tájékoztatni. A tagintézményben kijelöli az iratok ügyintézőit. Irányítja és ellenőrzi az iskolatitkár munkáját. Előkészíti és lebonyolítja az irattári anyag selejtezését és levéltári átadását. 2.3 Az iskolatitkár(ok), ügyiratkezelő(k) feladatköre Az intézményi (tagintézményi) feladatok ellátásával kapcsolatos hivatalos ügy szervezése és végzése, valamint az ügyeket kísérő iratkezelés az iskolatitkár munkakörébe tartozik. Fontosabb feladatai alábbiak: a hivatali ügyek nyilvántartása, az ügyiratok és a bélyegzők nyilvántartása, a küldemények átvétele, felbontása, kezelése, a hivatalos ügyek csoportosítása, rangsorolása, az iratok iktatása, előíratok csatolása, mutatózás, a határidős ügyek nyilvántartása, kiadmányozás előkészítése, a kiadmányok továbbítása, postai feladása, az ügyiratokról hivatalos másolat és másodlat készítése, az elintézett ügyek iratainak irattári elhelyezése, az irattár kezelése, rendezése, az irattári jegyzékek készítése, az irattári anyag selejtezése, távolléte esetén a biztonságos helyre elzárt ügyiratokhoz, tanügyi dokumentumokhoz és a bélyegzőkhöz a hozzáférést lehetővé tenni, köteles a kulcsot felettesének átadni, illetve azt jelezni, hogy az hol található.
4 2.4 A kézbesítő feladata a küldemények postai átvétele, a küldemények kézbesítése, a kézbesítőkönyv aláíratása a címzettel, 3. Az ügyek és az ügyiratok nyilvántartása Az igazgató (tagintézmény-vezető) által szignált határidős és egyéb iratokat a nyilvántartó könyvbe kell bevezetni, és még a szignálás napján át kell adni az ügyintézőknek. Az iskolatitkár(ok) az ügyintézők részére elintézés céljából az ügy iratait az iktatószám, a tárgy és az átvétel időpontjának feltüntetésével, valamint határidő kitűzésével aláírásuk ellenében adja át. Az iratok visszavételét jelezni kell. Az ügyek határidejének betartásáért az iskolatitkár felel, ezért a határidőhöz kötött ügyek határidejéről is nyilvántartást kell vezetni. o A határidő-nyilvántartás az iktatókönyvben történik. o A határidőt az iktatókönyv Megjegyzés vagy Elintézési határidő rovatában a naptári nap megjelölésével kell feltüntetni. o Ezen túlmenően kell jelezni az ügy teljes elintézésére, valamint a közbenső intézkedésekre kijelölt határidőket. o Az iskolatitkár az ügy elintézése érdekében tett sürgetést az ügyiraton névaláírással és keltezéssel köteles feljegyezni. Az ügyintéző az ügyeket haladéktalanul, érkezési sorrendben, illetve határidejük figyelembevételével köteles elintézni. Az ügyintézés határideje: a tanulókkal kapcsolatos ügyekben legkésőbb az iktatás napjától számított 3 nap, az iskola működésével kapcsolatos ügyekben legkésőbb az iktatás napjától számított 15 nap, az intézménybe érkezett iratok általános elintézési határideje az iktatás napjától számított 30 nap. Az intézményvezető szükség esetén meghosszabbíthatja a határidőt. Az engedélyt az ügyet kísérő iraton fel kell tüntetni. 4. Az intézményi bélyegzők nyilvántartása Az intézményvezető engedélye alapján készített hivatalos bélyegzőket az iskolatitkár(ok)nak kell nyilvántartania. A bélyegzők nyilvántartó lapján fel kell tüntetni (1. sz. melléklet): a bélyegző lenyomatát, a bélyegzőt használó szervezeti egység nevét, a bélyegző használatára jogosultak nevét és aláírását, a bélyegző kiadásának dátumát, a bélyegző őrzéséért felelős dolgozó nevét. Az iskola székhelyén dolgozó iskolatitkár gondoskodik a bélyegzőt használók jelzése alapján a sérült és elavult bélyegzők megsemmisítéséről, valamint az új bélyegzők beszerzéséről és a bélyegzők szétosztásáról. A bélyegző használója felelős a bélyegző biztonságos őrzéséért és a hivatali munkával
5 kapcsolatos rendeltetésszerű és jogszerű bélyegzőhasználatért. A bélyegző eltűnése esetén a bélyegző felkutatása és az ügyben lefolytatott eljárás, valamint szükség esetén a bélyegző érvénytelenítése érdekében az igazgató intézkedik. 5. Felvilágosítás hivatalos ügyekben Az intézményben, tagintézményben bármely üggyel kapcsolatban érdemi felvilágosítást csak az ügyben eljáró illetékes ügyintéző vagy vezető adhat. Tanulónak, valamint szülőjének (vagy a tanuló igazolt képviselőjének) a tanulóra vonatkozó iratokba való betekintést oly mértékben kell biztosítani, amennyiben ez mások személyiségi jogainak sérelme nélkül lehetséges az adatvédelmi törvény rendelkezéseinek megfelelően. Hivatalos szerveknek (fenntartó, különböző hatóságok) a személyiségi jogokat nem sértő adatokat és információkat csak írásos megkeresés alapján lehet rendelkezésre bocsátani. Bármely hatóság (Kormányhivatal, MÁK, APEH, ÁSZ, ÁNTSZ, Tűzoltóság, Rendőrség, KSH, Önkormányzat szakhatóságai, stb.) szóbeli, ill. elektronikus megkeresése, felhívása esetén a tagintézmény-vezetőnek haladéktalanul az igazgatót értesítenie kell, hogy a szükséges intézkedést megtegye, illetve arról a fenntartó képviselőjét értesítse. A személyesen benyújtott iratok átvételét kérelemre igazolni kell. A benyújtott irat és az igazolásul felhasznált másolat egyezőségéről az ügyiratkezelőnek meg kell győződnie. Ha az ügy jellege megengedi, az ügyiratban foglaltak távbeszélőn, illetőleg a jelenlévő érdekelt személyes tájékoztatásával is elintézhetők. Távbeszélőn vagy személyes tájékoztatás keretében történő ügyintézés esetén az iratra rá kell vezetni a tájékoztatás lényegét, az elintézés határidejét és az ügyintéző aláírását. 6. Az ügyvitel és az ügyiratkezelés irányítása és felügyelete Az intézmény ügyviteli és iratkezelési feladatait az igazgató irányítja, és ellátja annak felügyeletét is. Az ügyvitelt és iratkezelést az intézményvezető évente 3 alkalommal naptári év elején és végén, valamint tanév végén ellenőrzi. A tanuló-nyilvántartással kapcsolatos ügyvitel ellenőrzése az általános igazgatóhelyettes feladatköre. Az ellenőrzéssel kapcsolatos észrevételeket és utasításokat dokumentálni kell. 1. Az ügyiratkezeléssel kapcsolatos fogalmak III. Az ügyiratok kezelésének rendje Irat minden írott szöveg, rajz, vázlatrajz, terv, tervrajz, fénykép, kép, hangfelvétel, film, térkép, kotta, mágneses és más adathordozó (adattároló), valamint a megjelenés formájától függetlenül minden más dokumentáció, amely bármilyen anyagon, bármely elnevezéssel (feljegyzés, előterjesztés, jelentés, átirat, tájékoztató, tervezet stb.) bármely eszköz felhasználásával keletkezett. Irattári anyagnak kell tekinteni az intézmény és jogelődei működése során keletkezett iratokat, valamint az iratokhoz kapcsolódó mellékleteket, amelyekre ügyviteli szempontból még szükség van. Az irattári terv foglalja rendszerbe az intézmény által ellátott ügyköröket, és az elintézendő ügyekhez kapcsolódó iratokat ennek megfelelően tagolja. Az irattári terv az iratok rendszerezésének az alapja.
6 2. Az ügyiratok védelmével kapcsolatos egyes szabályok Iratot a munkaköri feladat ellátásán kívül az intézményi munkahelyről kivinni, valamint munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni csak az intézményvezető engedélyével lehet, ügyelve arra, hogy tartalmát illetéktelen személy ne ismerje meg. A dolgozó az iskolatitkárnál, ügykezelőnél lévő iratba akkor tekinthet be, ha a munkájával, tevékenységével összefüggő feladatok ellátása ezt szükségessé teszi. 3. Az ügyiratok másolatainak és másodlatainak kiadása Az intézmény ügyeinek iratairól másolatot az iskolatitkár vezetői engedéllyel adhat ki. A másolatot A másolat hiteles felirattal, keltezéssel és az engedélyező aláírásával kell ellátni. Másodlatot kell kiadni az intézmény által kiállított egyes okmányokról (bizonyítványok, oklevelek...) azok elveszése, megsemmisülése esetén, a törzslap alapján. 4. A küldemények átvétele és felbontása Az intézmény (tagintézmény) részére postán vagy kézbesítő útján érkező iratokat, tértivevényeket és más küldeményeket, valamint az ügyfelek által közvetlenül benyújtott beadványokat és kérelmeket az iskolatitkár veszi át. A nyilvántartott küldeményeket (ajánlott, expressz-ajánlott, távirat, csomag...) a posta szabályainak megfelelően kézbesítőkönyvvel kell átvenni. Felbontás nélkül kell a címzetthez továbbítani: a tévesen címzett küldeményeket, a névre szóló iratokat, amelyekről az iratkezelő megállapítja, hogy tartalmuk magánjellegű, és ezért hivatalos elintézést nem igényelnek, a diákönkormányzat, az iskolaszék (megalakulása esetén), a szülői szervezetek (vagy képviselője), a szakszervezet (megalakulása esetén) és más társadalmi szervezetek címére érkezett iratokat, továbbá azokat az iratokat, amelyek felbontásának jogát az igazgató fenntartotta magának. Fel kell bontani minden küldeményt, amelyről a boríték (csomagolás) alapján megállapítható, hogy nem magánjellegű. Így felbontandók azok a levelek is, amelyeken az intézmény neve előtt vagy után névre szóló címzés található, és feltételezhető, hogy a küldemény tartalma hivatalos jellegű. A névre szóló iratot, amennyiben az hivatalos elintézést igényel, a címzett a felbontást követően juttatja vissza az iratkezelőhöz iktatás céljából. Amennyiben az iskolatitkár azt állapítja meg, hogy a küldemény által jelzett ügyben az intézménynek nincs hatásköre, akkor köteles a küldeményt a hatáskörrel ellátott intézményhez továbbítani. Ha az illetékes ismeretlen, a küldeményt értesítés mellett vissza kell küldeni a feladónak. 5. A küldemények feldolgozása A küldemény felbontásakor egyeztetni kell: - a feltüntetett tartalom meglétét,
7 - ellenőrizni kell a feltüntetett és a ténylegesen beérkezett mellékletek számát. - Jelezni kell továbbá, ha a boríték sérült, - illetve a mellékletek között pénz, nemzetközi válaszbélyegszelvény, illetékbélyeg... található. - Az esetlegesen felmerülő irathiány okát a küldő szervvel lehetőleg rövid úton tisztázni kell, és ennek tényét az iraton rögzíteni kell. Soron kívül kell az igazgatóhoz továbbítani: - a fenntartótól érkezett megkereséseket, - az intézményhez címzett idézéseket, meghívókat, - azokat a megkereséseket, mely döntés meghozatala kizárólag az igazgató kompetenciája, - továbbá az igazgató nevére érkező küldeményeket, amelyeket az ügyiratkezelő soron kívül továbbít a címzetthez. A borítékot akkor kell az irathoz csatolni és ezt az iraton feltüntetni: - ha a postára adás időpontjához jogkövetkezmény (fellebbezés, bírósági idézés, jelentkezés, pályázat, hatóságoknak adatszolgáltatás) fűződhet, - valamint a feladó neve és pontos címe az iratból nem állapítható meg. III. Az ügyiratok iktatása o Az intézménybe érkezett, illetőleg azon belül keletkezett iratokat iktatni kell. o Az iktatás iktatókönyvbe történő bevezetéssel, naptári évenként eggyel kezdődő sorszámos rendszerben történik az iratok érkezésének sorrendjében. o Minden naptári évben új iktatókönyvet kell nyitni, és az év végén az utolsó iktatás alatt keltezéssel és névaláírással le kell zárni. (Amennyiben az intézmény (tagintézmény) 100 db. alatti ügyiratforgalmat bonyolít le, akkor folyamatosan is vezethető az iktatókönyv, de ebben az esetben is minden naptári évben meg kell nyitni, egyes sorszámmal, le kell zárni év végén, az iktatókönyv oldalait végig meg kell számozni). o Az irat tárgyát úgy kell megjelölni, hogy az ügy lényegét röviden és szabatosan fejezze ki, valamint ennek alapján a helyes mutatózás elvégezhető legyen. o Az iktatás sorszámozása az első iktatószámtól megszakítás nélkül folyamatosan halad. A dátumot naponta csak az elsőnek iktatott iratnál kell feltüntetni. o Az iktatókönyvön iktatószámot üresen hagyni nem szabad. o A téves bejegyzéseket semmiféle technikai eszközzel nem szabad megszüntetni vagy más módon eltüntetni (radírozás, ragasztás, kifestés). A tévesen bejegyzett adatokat vékony vonallal át kell húzni úgy, hogy az eredeti (téves) bejegyzés olvasható maradjon, és fölé kell írni a helyes szöveget. o Iktatáskor az irat jobb felső sarkát el kell látni az iktatási bélyegző lenyomatával, és ki kell tölteni annak rovatait. Az iktatási bélyegző tartalmazza: (illetve annak hiányában az iraton az alábbiakat szükséges megjeleníteni) az érkeztetés (kiadás) keltét:... év... hónap... nap, az iktatószámot és a mellékleteinek számát, az ügyintéző (címzett, az intézkedésben eljáró személy) nevét, az irattári tárgykör számát.
8 1. Az iktatás szabályai o Az ügyiratok minden mellékletére rá kell írni az irat iktatószámát. A visszaküldendő mellékleteket célszerű már az iktatáskor borítékba tenni, és az iktatószámot, évszámot, valamint tételszámot azon feltüntetni. o Az irathoz az iktatást követően csatolni kell az irat előzményeit. o Egy iktatószámhoz legfeljebb három altétel rendelhető. Az összecsatolt, azonos ügyre vonatkozó egyedi iratokat az ügy intézése után is együtt kell tartani. Ha új iktatószám alatt korábbi iratra vonatkozó adatok érkeznek, akkor az új iratra zöld színű tollal rá kell írni a csatolt korábbi iratok számát. A korábbi iratokra ugyanígy rá kell vezetni a csatolás tényét. o Az iktatókönyvben ugyanezen módszerrel az időrendi sorrendben legutolsónak keletkezett ügyiratszámmal kell kivezetni a korábbi ügyiratokat. Ezt a módszert kell alkalmazni az eltérő irattári tételszámú iratok esetében is. Nem kell iktatni a beérkező küldemények közül az alábbi iratokat: a jogkövetkezménnyel nem járó tömeges értesítéseket (meghívókat, sajtótermékeket, reklámcélú kiadványokat, prospektusokat, szaklapokat és folyóiratokat). A táviratok és telefaxok iktatása oly módon történik, hogy o az értesítés szövegét a vonatkozó irathoz kell csatolni. o Faxon érkezett irat esetén először gondoskodni kell az információkat tartósan őrző másolat készítéséről. o A másolat hitelesítését a szervezeti egység ügykezelője végzi, záradékkal. Az egyéb iratkezelési feladatok az általános szabályokkal megegyezők. o Ha az ügynek még nincs írásos előzménye, a távirati vagy faxszöveget előadóívhez kapcsoltan kell beiktatni. Elektronikus iratok esetén, o ha az irat nem az iktatásra jogosult ügykezelőhöz érkezett, azt az illetékes ügykezelőhöz kell továbbítani. o Az ügykezelő köteles az elektronikus iratot is szignálásra bemutatni az illetékes vezetőnek. Gyűjtőszámos iktatást kell alkalmazni akkor, o amikor az időszakos jelentések, adatszolgáltatások nagy mennyisége ezt szükségessé teszi, különösen, ha együttesen történik az ügyek elintézése is. o Gyűjtőszám (közös iktatószám) alatt iktathatók az egy személytől származó vagy a pályázati kiírásra beérkező jelentkezések, az azonos ügyre vonatkozó panasziratok stb. 1. Az ügyintézők és a kiadmányozási jogkör IV. Az ügyintézés és a kiadmányozás Az ügyintézők az ügyeket érkezési sorrendben és sürgősségük figyelembevételével kötelesek
9 elintézni. A kiadmányozás az arra jogosult szakmai vezetőnek az ügy érdemi elintézésére vonatkozó rendelkezése. A kiadmányozási jog elsősorban a tervezetek jóváhagyásának, az érdemi döntésnek, az írásbeli intézkedésnek, az irat irattárba helyezésének stb. jogát foglalja magában. Az intézményben kiadmányozási joggal az alábbi vezető beosztású dolgozók rendelkeznek: igazgató minden irat esetében, az általános igazgatóhelyettes a tanulókkal és az iskola működésével kapcsolatos iratok esetében, a tagintézmény-vezető a tagintézménybe járó tanulók ügyeivel kapcsolatos iratok esetében, a gazdasági vezető (fenntartó alkalmazásában áll) gazdasági témájú ügyekben a fenntartó utasítására Az ügyintéző által benyújtott tervezetet a kiadmányozási joggal rendelkező dolgozó a kiadmányozás engedélyezése esetén K jelzéssel, dátummal és aláírásával látja el, valamint rendelkezik a tisztázás módjáról. A kiadmányozásra engedélyezett tervezetet az iskolatitkár tisztázza. A tisztázás során az alábbiak betartása kötelező: tisztázni csak K betűvel, dátummal és aláírással ellátott tervezetet szabad (ettől eltekinteni csak az igazgató külön utasítására lehet), a tisztázatnak szó szerint meg kell egyeznie a tervezet szövegével, a tisztázatnak tartalmilag és formailag meg kell felelnie az e szabályzatban megfogalmazottaknak, leírás után a tisztázatot összeolvasás útján egyeztetni kell a tervezettel. 2. A kiadmány tartalma Az intézmény ügyintézésével kapcsolatban keletkező ügyiratoknak (kiadmányoknak) az alábbiakat feltétlenül tartalmaznia kell: az intézmény nevét, székhelyét, OM azonosító számát az iktatószámot és a mellékletek számát, az ügyintéző nevét, az ügyintézés helyét és idejét, az irat aláírójának nevét és beosztását, az intézmény körbélyegzőjének lenyomatát. Amennyiben az irat szövege az elintézendő üggyel kapcsolatban hozott határozat, ezt minden esetben indoklással kell ellátni. A határozat felépítése: o bevezető rész o rendelkező rész, o indokolás. o A határozatnak tartalmaznia kell a döntés alapjául szolgáló jogszabály megjelölését, o ha a döntés mérlegelés alapján történt, az erre történő utalást. o Utalni kell arra, hogy az eljárással kapcsolatban jogorvoslatra nyílik lehetőség.
10 Ha a határozat ellen a törvényben megállapított fellebbezési határidőn belül (15 nap) fellebbezéssel élnek és az intézmény elsőfokú határozatát nem vonja vissza, illetve nem módosítja, az intézmény 8 napon belül köteles felügyeleti szervének (fenntartójának) megküldeni az ügyben keletkezett összes eredeti iratot. Ebben az esetben az irattárba iratpótlóként az eredeti irat másolata kerül. A határozatokkal kapcsolatos iratokat úgy kell kézbesíteni, hogy annak megtörténte, továbbá az irat átvételének a napja megállapítható legyen az esetleges jogviták, illetve fellépő jogkövetkezmények tisztázása érdekében. 3. A kiadmány alaki kellékei A kiadmány alaki kellékekkel rendelkezik, amelyeknek egy részét a kiadmány bal felső részén, vagy az irat fejlécében kell feltüntetni. Ezek az alábbiak: az intézmény jellemzői (név, OM száma, cím, irányítószám, postafiók és távbeszélő száma), az irat iktatószáma, az ügyintéző neve. A kiadvány jobb felső részén a következőket kell feltüntetni: az irat tárgya, az esetleges hivatkozási szám, a mellékletek száma. A fentieket követi a címzés, majd a kiadmány szövege. Az elintézett ügyekkel kapcsolatos kiadmányokat eredeti aláírással kell elküldeni. A kiadmány szövegének végén, a keltezés alatt, a levélpapír jobb oldalán a kiadmányozó nevét, alatta pedig a hivatali beosztását kell feltüntetni. Bélyegzőlenyomat (körbélyegző) csak az elküldött eredeti iratanyagon szerepel. (Az irattári példányon nem kell bélyegzőlenyomatnak lennie, de a kiadmányozó eredeti aláírásának szerepelnie kell rajta!) 4. A boríték címzése és a kiadványok továbbítása A borítékokat a kiadmányon feltüntetett címzettek részére az iskolatitkár készíti el. A borítékon fel kell tüntetni a kiadmány iktatószámát, postai irányítószámot és a továbbítás módjára vonatkozó különleges utasítást (elsőbbségi, ajánlott, tértivevényes...) is. A boríték címzését a postai előírásoknak megfelelően kell végezni. A küldeményeket közönséges, ajánlott, elsőbbségi, ajánlott elsőbbségi, tértivevényes, ajánlott tértivevényes levélként, csomagban, illetve táviraton vagy telefaxon, elektronikus adatátvitel esetén interneten lehet elküldeni vagy továbbítani. Az elküldés módjára ha az nem közönséges levélként történik az ügyintéző köteles az iraton utalást adni. Elsőbbségi levélként, táviratként csak a soron kívüli postai kézbesítést igénylő küldeményeket, illetve értesítéseket szabad továbbítani. Ajánlott, tértivevényes levélben csak fontos vagy nehezen pótolható iratokat (okmányokat,
11 bizonyítványokat...) szabad küldeni. Tértivevénnyel kell elküldeni az iratot, ha átvételének időpontjáról az intézménynek tudomást kell szereznie. A kézbesítés a kézbesítő vagy a vezető által kijelölt alkalmazott feladata. 1. Az iratok irattárba helyezése V. Az irattározás és az iratselejtezés rendje Az elintézett ügyek iratait az alábbi záradékkal kell ellátni: - További intézkedést nem igényel, ezért irattárba helyezhető, - valamint dátummal - és az intézményvezető aláírásával. Csak olyan iratot szabad az irattárba elhelyezni, amelynek kiadmányai továbbításra kerültek, és határidős kezelést már nem igényel. Az irattárba helyezés előtt az iskolatitkár(ok) köteles(ek) az iratot átvizsgálni, hogy nincs-e benne idegen irat, továbbá hogy minden kezelési utasításnak eleget tettek-e, (tértivevény visszaérkezette, amelyet az irathoz kell rögzíteni). Az irattárba helyezést az iktatókönyv megfelelő rovatában aláírással, a hónap és a nap feltüntetésével kell feljegyezni. 1.1 A kézi irattár Az intézmény három évnél nem régebbi iratait a kézi irattárban kell kezelni és őrizni az évek, (ezen belül az iktatószámok) sorrendjében, jól zárható szekrényben. Minden tárgykört külön dossziéban, a dossziékat pedig dobozokban kell tárolni. A kézi irattár helye az intézmény/tagintézmény titkársági helyisége. 1.2 Az irattári őrzés Három év elteltével az ügyiratokat az irattárban az irattári terv tételszámai szerint történő csoportosításban, ezen belül a sorszámok, illetve az alapszámok növekvő sorrendjében kell elhelyezni. Az irattár helye az intézmény Irattári Raktár helyisége. Az irattárban elhelyezett iratokat hivatalos használatra az ügyintézőnek legfeljebb 30 napra, az irattári kölcsönzési füzetbe bejegyezve és elismervény ellenében lehet átadni. Az elismervényt az irattárban az irat helyére kell tenni. Az irattárban kezelt iratról másolat kiadását csak az iskola kiadmányozási joggal felruházott vezető beosztású dolgozója engedélyezheti. Az irattári őrzés idejét az irat végleges irattárba helyezésének évétől kell számítani. 2. Az irattári anyag selejtezése Az irattári anyagnak azt a részét, amelyre az ügyvitelben már nincs szükség, a vonatkozó jogszabályok szerint kell selejtezni. Az irattárban őrzött iratokat legalább ötévenként felül kell vizsgálni, és ki kell választani azokat, amelyeknek az őrzési ideje lejárt. Az iratok selejtezését az igazgató rendeli el és ellenőrzi. A selejtezéssel járó szervezési és ellenőrzési feladatok ellátására selejtezési bizottságot kell létrehozni mind a székhelyen, mind a tagintézményekben. Az intézménynél keletkezett, de nem iktatott iratokat az intézményvezető
12 által megállapított őrzési idő után szabályos selejtezési eljárással az iratok egyenkénti elbírálásával kell selejtezni. 2.1 Az iratselejtezési jegyzőkönyv Az iratselejtezés időpontját a selejtezés megkezdése előtt 30 nappal az illetékes Csongrád Megyei Levéltárának írásban be kell jelenteni. A selejtezés az illetékes levéltár hozzájárulása, illetőleg a bejelentéstől számított 30 nap letelte után kezdhető meg. A selejtezésre szánt iratokról három példányban selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni, amelynek tartalmaznia kell: az intézmény nevét, a selejtezett irattári tételeket, az iratok irattárba helyezésének évét, az iratok mennyiségét, az iratselejtezést végző személyek nevét, a selejtezést ellenőrző személy nevét. A selejtezés tényét az irattári jegyzéken fel kell tüntetni. A selejtezési jegyzőkönyv két példányát meg kell küldeni a levéltárnak. A kiselejtezett iratok megsemmisítésére, értékesítésére csak a levéltárnak a visszaküldött jegyzőkönyvre vezetett hozzájárulása után kerülhet sor. A ki nem selejtezhető iratokat ötven év után is az illetékes Levéltárának kell átadni. Ha a nevelési-oktatási intézmény jogutódlással megszűnik, az el nem intézett, folyamatban lévő ügyek iratait, továbbá az irattárat a jogutód veszi át. Az irattár átvételéről jegyzőkönyvet kell készíteni. Ha az intézmény jogutód nélkül szűnik meg, az intézmény vezetője a fenntartó intézkedésének megfelelően gondoskodik az iratok elhelyezésével kapcsolatban. VI. A tanügyi nyomtatványok, nyilvántartások iratkezelési szabályai 1. A tanügyi nyilvántartások megnyitása, érvényesítése Az foglalkozási naplót, ill. osztálynaplót (csoportnaplót), a tanév első tanítási napján az intézmény vezetője és a naplót vezető pedagógus nyitja meg. Amennyiben év közben változás következik be a naplóért felelős pedagógus személyében, azt a napló első oldalán jelezni kell. 2. A tanügyi nyilvántartások vezetése, adatjavítás, módosítás módja A foglalkozási naplót (csoportnaplót, osztálynaplót, nappali képzés bevezetése esetén sportnaplót, szakköri naplót stb.) a pedagógus minden tanórán köteles vezetni. A haladási naplóban a tanóra anyagát az oktatás nyelvén (két tanítási nyelvű oktatás esetén magyarul, nemzetiségi oktatás esetén a nemzetiség nyelvén is, amennyiben ilyen képzés indulna) köteles bejegyezni. A bejegyzésnek tartalmaznia kell: az óra számát, a tanóra anyagát, a fejlesztési területet, a mulasztó tanulók felsorolását, (levelező képzés bevezetése esetén a jelen lévő tanulókról
13 jelenléti ívet kötelesek vezetni), a tanár aláírását. A téves bejegyzések javítása áthúzással történhet oly módon, hogy a téves bejegyzés is látható maradjon. A hibás bejegyzéseket aláírással, keltezéssel és az iskola körbélyegzőjével kell hitelesíteni. Az értékelési naplóban a pedagógus az érdemjegyeket, osztályzatokat, megjegyzéseket tintával köteles bejegyezni. A szóbeli feleletek jelölése: kék színnel Az írásbeli feleletek jelölése: témazáró (nagy) dolgozatok - pirossal; röpdolgozatok, (kis-, szódolgozatok,) - kékkel, vagy feketével; házi dolgozatok, esszék, gyűjtőmunkák - zöld színnel jelölendők. 3. A tanügyi nyilvántartások zárása, hitelesítése 3.1. Foglalkozási napló A tanévet záró osztályozóértekezletet követően az értékelési naplóban az osztályzatokat az osztályfőnök köteles haladéktalanul tintával átírni, félévkor kékkel, év végén pirossal. A mulasztási és értékelési naplót az intézmény vezetője és a naplót vezető pedagógus zárja le a napló első oldalán. A mulasztási naplót az utolsó bejegyzett oldalon a naplót vezető pedagógus a következő záradékkal zárja le: Ezt a haladási naplót... tanítási nappal (órával) lezártam Az értékelési naplót az utolsó bejegyzett oldalon a naplót vezető pedagógus a következő záradékkal zárja le: Ezt az osztályozó naplót... azaz... (betűvel) osztályozott tanulóval lezártam. A tanulószobai foglalkozási naplót (amennyiben a nappali munkarend szerinti képzés is bevezetésre kerül) az utolsó bejegyzett oldalon a naplót vezető pedagógus a következő záradékkal zárja le: Ezt a tanulószobai foglalkozási naplót... tanítási nappal (órával), és... azaz... (betűvel) beírt tanulóval lezártam. A szakköri, ill. sportköri foglalkozási naplót (amennyiben a nappali munkarend szerinti képzés is bevezetésre kerül) az utolsó bejegyzett oldalon a naplót vezető pedagógus a következő záradékkal zárja le: Ezt a szakköri, ill. sportköri foglalkozási naplót... tanítási nappal (órával), és... azaz... (betűvel) beírt tanulóval lezártam. A lezárást követő oldalakat balról jobbra történő teljes oldal áthúzásával, további beírásra alkalmatlanná téve érvényteleníteni kell. A napló lezárását az igazgató, ill. az általános igazgatóhelyettes hitelesíti. 3.2. A törzslap vezetéséhez kapcsolódó speciális szabályok: Az iskola által vezetett törzslap közokirat, amelyet az osztályfőnök vezet.
14 Az iskola a tanulókról - a tanévkezdést követő harminc napon belül - nyilvántartási lapot (iskolában törzslapot) állít ki. A törzslapot a megnyitást követően, a korábbi tapasztalatoknak megfelelően (annyi bel-ívet kell benne elhelyezni, amelyre kb. számítani lehet a 4 évfolyam végére), hitelesíteni kell (összefűzni, az összefűzést követően a nemzetiszín zsinórt körcimkével leragasztani és körbélyegző lenyomatával lebélyegezni). Az érettségi vizsgát követően a törzslapokat be kell kötni, majd irattárba kell helyezni. A nyilvántartási lapon fel kell tüntetni: - az iskola nevét, címét, - OM azonosítóját, - a tanuló azonosító számát. - A nyilvántartási lap csak a Közokt. tv. 2. számú mellékletében meghatározott adatokat tartalmazhatja. Az iskolai törzslapon fel kell tüntetni: - a tanuló év végi szöveges minősítéseit, - osztályzatait, - a tantárgy éves óraszámát, - továbbá a tanulók ügyeivel kapcsolatos döntéseket, határozatokat. - (ha az iskolai nevelés és oktatás nyelve a nemzeti és etnikai kisebbség nyelve, a törzslapot magyar nyelven és az oktatás nyelvén is vezetni kell. Ha a két szöveg között eltérés van, és nem állapítható meg, hogy melyik a helyes szöveg, a magyar nyelvi bejegyzést kell elfogadni.) - Ha az iskola testi, érzékszervi, értelmi vagy más fogyatékos tanuló nevelését-oktatását is ellátná a jövőben, a törzslapon fel kell tüntetni a szakvéleményt kiállító szakértő és rehabilitációs bizottság nevét, címét, a szakvélemény számát és kiállításának keltét, a felülvizsgálat időpontját. A törzslap személyi és tanév végi adatainak a bizonyítvánnyal való egyeztetéséért az osztályfőnök és az iskola igazgatója által kijelölt két összeolvasó pedagógus, illetve a pedagógus és iskolatitkár a felelős. A törzslapra és a bizonyítványba a tanulókkal kapcsolatos határozatokat, valamint a továbbtanulásra vonatkozó bejegyzéseket a megfelelő záradékkal kell feltüntetni, mely a R. 4. sz. mellékletében részletesen szerepel. A megsemmisült vagy elveszett törzslap helyett - a rendelkezésre álló iratok, adatok alapján - póttörzslapot kell kiállítani. Névváltozás esetén - a volt tanuló kérelmére, az engedélyező okirat alapján - a megváltozott nevet a törzslapra be kell jegyezni, az iskolai bizonyítványt, beleértve az érettségi vizsgáról és a szakmai vizsgáról kiállított bizonyítványt ki kell cserélni. Névváltozás miatt igazgatási díjat kell fizetni, melynek mértéke a mindenkori minimálbér 10 %- a, melyet az iskolában kell befizetni. A bejegyzést és a cserét a bizonyítványt kiállító iskola, illetve jogutódja, jogutód nélkül megszűnt iskola esetén az végzi, akinél a megszűnt iskola iratait elhelyezték. 3.3. A bizonyítvány kiállításához kapcsolódó speciális szabályok: A tanuló által elvégzett évfolyamokról kiállított év végi bizonyítványokat egy bizonyítványkönyvbe (a továbbiakban együtt: bizonyítvány) kell bevezetni, függetlenül attól, hogy a tanuló hányszor változtatott iskolát, iskolatípust.
15 Az egyes évfolyamokról a bizonyítványt a törzslap alapján kell kiállítani. A tanuló által elvégzett évfolyamokról év végi bizonyítványt kell kiállítani. A bizonyítványban fel kell tüntetni: - az iskola OM azonosítóját - a tanuló azonosító számát. - a bizonyítványban, záradék formájában, fel kell tüntetni az érettségi vizsga, a szakmai vizsga letételét. Az elveszett vagy megsemmisült bizonyítványról - kérelemre - a törzslap (póttörzslap) alapján másodlat állítható ki. A kérelemnek tartalmaznia kell az alábbi adatokat: -Név, születési hely, idő, anyja neve, lakcím, telefonszám, melyik évben hol végzett, milyen tagozaton, melyik osztályban, valamint az érettségi vizsgáról, vagy a szakközépiskolai bizonyítványról kér másodlatot. Az 1990. évi XCIII. törvény 29. (4) bek. alapján az illeték mértéke 2.000.-Ft, melyet illetékbélyeggel az eljárást kezdeményező iraton kell megfizetni. Törzslap (póttörzslap) hiányában az iskolában meglévő nyilvántartások alapján - kérelemre - pótbizonyítvány állítható ki. A pótbizonyítvány azt tanúsítja, hogy a tanuló melyik évfolyamot, mikor végezte el. Ha az iskolában minden nyilvántartás megsemmisült, a pótbizonyítványban csak azt lehet feltüntetni, hogy az abban megjelölt személy az iskola tanulója volt. Ilyen tartamú pótbizonyítvány akkor állítható ki, ha a volt tanuló - írásban nyilatkozik arról, hogy a megjelölt tanévben az iskola mely évfolyamán tanult, és - nyilatkozatához csatolja volt tanárának vagy két évfolyamtársának igazolását. A tanár nyilatkozata akkor fogadható el, ha a jelzett időszakban az iskolában tanított. A volt évfolyamtársaknak be kell mutatniuk bizonyítványukat. Ha a bizonyítvány kiadását követően derül ki, hogy az iskola hibás adatokat vezetett be a bizonyítványba, a hibás bizonyítványt ki kell cserélni, de a cseréért díjat nem kell fizetni a tanulónak. 3.5. A beírási napló vezetéséhez kapcsolódó speciális szabályok: Az iskolába felvett tanulók nyilvántartására beírási naplót kell vezetni. A beírási napló a tanulók iskolai nyilvántartására is szolgál. A beírási naplót az iskola vezetője által kijelölt - nem pedagógus munkakörben foglalkoztatott alkalmazott, az iskolatitkár vezeti. A tanulót akkor lehet a beírási naplóból törölni, ha a tanulói jogviszony megszűnt. A törlést a megfelelő záradék bejegyzésével kell végrehajtani: Felvéve [átvéve, a(z)... számú határozattal áthelyezve] a(z) (iskola címe)... iskolába. A... számú fordítással hitelesített bizonyítvány alapján tanulmányait a(z) (betűvel)... évfolyamon folytatja. Felvette a(z) (iskola címe)... iskola. Tanulmányait évfolyamismétléssel kezdheti meg, illetve osztályozó vizsga letételével folytathatja.
16 A tanuló jogviszonya a) kimaradással, b)... óra igazolatlan mulasztás miatt, c) egészségügyi alkalmasság miatt, d) térítési díj, tandíj fizetési hátralék miatt, e)... iskolába való átvétel miatt megszűnt, a létszámból törölve. Ha az iskola nappali képzést folytatna a jövőben: Tanköteles tanuló igazolatlan mulasztása esetén:a tanuló ismételt... óra igazolatlan mulasztása miatt a szülő ellen szabálysértési eljárást kezdeményeztem. Tankötelezettség megszűnt. Ha az iskola beilleszkedési, tanulási, magatartási nehézséggel küzdő (BTM), illetve sajátos nevelési igényű (SNI) tanuló nevelését, oktatását is ellátná, a beírási naplóban fel kell tüntetni a szakvéleményt kiállító nevelési tanácsadó, a szakértői és rehabilitációs bizottság nevét, címét, a szakvélemény számát és kiállításának keltét, a felülvizsgálat időpontját. Az iskola a fenti adatok alapján minden év június 30-áig megküldi az illetékes nevelési tanácsadó, illetve szakértői és rehabilitációs bizottság részére azon gyermekek, tanulók nevét - a nevelési tanácsadó, illetve a szakértői és rehabilitációs bizottsági szakvélemény számával együtt -, akiknek a felülvizsgálata a következő tanévben esedékes. 4. A bizonyítványnyomtatványok kezelése A nevelési-oktatási intézmények működéséről szóló 11/1994. (VI. 8.) MKM-rendelet 4. számú melléklet 12. pont alapján Az üres bizonyítvány-nyomtatványokat zárt helyen kell elhelyezni oly módon, hogy ahhoz csak az igazgató vagy az általa megbízott személy (iskolatitkár) férjen hozzá. Az elrontott és nem helyesbíthető, illetve a kicserélt bizonyítványról jegyzőkönyvet kell készíteni, és a bizonyítványt meg kell semmisíteni. Nyilvántartást kell vezetni: - az üres bizonyítvány-nyomtatványokról, - a kiállított és kiadott bizonyítvány-nyomtatványokról, - az elrontott és megsemmisített bizonyítványokról. Az iskola az elveszett (megsemmisült) üres bizonyítvány-nyomtatvány érvénytelenségéről szóló közlemény közzétételét kezdeményezi az Oktatási Közlönyben, megjelölve az adott bizonyítvány-nyomtatvány egyedi azonosításához szükséges adatokat és az érvénytelenség időpontját. 5. A tanügyi nyilvántartások irattározásának rendje Azokat a speciális szabályokat kell rögzíteni, amelyek az általános irattárazási szabályoktól eltérnek a tanügyi nyilvántartások specialitásai miatt. - OSA október 1-ei statisztikai adatszolgáltatás nyilvántartó lapjai - normatíva igénylés és elszámolás dokumentumai - kedvezményes vagy ingyenes étkeztetésre, valamint tankönyvtámogatásra jogosító
17 dokumentumok - egyéni fejlesztési napló - iskolalátogatási igazolás - befogadó nyilatkozat - távozási igazolás - igazgatói utasítások - jegyzőkönyvek - feljegyzések - levelezés felettes szervekkel (Minisztériumok, MÁK, Regionális Kormányzati Hivatal, Gazdasági Kamara, Felsőoktatási intézmények stb.) 6. Az intézményben kezelt tanügyi nyomtatványok listája bélyegző nyilvántartó lap felvételi jelentkezési lap beiratkozási lap diákigazolvány nyilvántartó lap jegyzőkönyv és nyilvántartás tanuló és gyermekbalesetekről tanuló nyári munkavállalását engedélyező nyomtatvány (nappali képzés) távozási bizonyítvány iskolalátogatási bizonyítvány stb.
18 VII. Irattári terv I. VEZETÉSI, IGAZGATÁSI ÜGYEK Irattári Ügykör megnevezése Őrzési idő (év) tételszám 1. Az intézmény létesítésével, átszervezésével, fejlesztésével, nem selejtezhető működtetésével kapcsolatos dokumentumok 2. Alapító okirat, nyilvántartásba vételi és működési nem selejtezhető engedélyeztetési eljárás 3. Iktatókönyvek, iratselejtezési jegyzőkönyvek nem selejtezhető 4. Megállapodások, szerződések, bírósági, államigazgatási ügyek 10 év 5. Éves munkatervek, beszámolók, összefoglaló jelentések, 5 év összesített statisztikai jelentések, iskolatörténeti iratok (létesítés, fejlesztés, átszervezés, névadás stb.), évkönyvek 6. Iskolai jegyzőkönyvek (nevelőtestületi, felügyeleti stb.) 1 év 7. Rendeletek, határozatok, utasítások. Iskolaszervezési ügyek, 1 év létszám-megállapítás stb. 8. Iskolai közéleti és közművelődési ügyek. Egyházi, 1 év alapítványi, egyéb civil és tömegszervezetekkel, közművelődési intézményekkel kapcsolatos jelentős szervezési, kapcsolattartási ügyek, nemzetközi kapcsolatok, bizonyítványok külföldre küldése, újítási ügyek. 9. Fenntartói irányítás 10 év 10. Szakmai és törvényességi ellenőrzés 10 év 11. Munkavédelem, tűzvédelem, balesetvédelem, baleseti 10 év jegyzőkönyvek, nyilvántartások 12. Polgári védelem, kiürítési terv, katasztrófavédelem, járvány 10 év szükséghelyzet, rendkívüli állapot, stb. jegyzőkönyvek 13. Belső szabályzatok (PP, SZMSZ, Házirend, IMIP, Belső 10 év ellenőrzési szabályzat, Továbbképzési Program) 14. Peres ügyek, Panasz ügyek 5 év 15. Iskola és a vállalat együttműködését érintő megállapodások, 1 év szerződések, levelezések II. SZEMÉLYI ÜGYEK 1. Bér- és munkaügyek: munkaviszony létesítése, 50 év megszüntetése, áthelyezés, szolgálati idő beszámítása, Kjt. besorolás, másodállás, mellékfoglalkozás, átsorolás, társadalombiztosítás, nyugdíj ügyek 2. A dolgozók személyi nyilvántartása, dolgozói 50 év alapnyilvántartások, teljesítményértékelés, minősítések, kitüntetések, fegyelmi határozatok, 3. Kisebb jelentőségű vezetési és személyi ügyek, munkahelyi véleményezések, másodlatok kiállítása, polgári védelem, 1 év jutalmazás, üdültetés, szabadság engedélyezése, továbbképzés, beiskolázási terv
19 III.NEVELÉSI-OKTATÁSI ÜGYEK 1. Törzslapok, pót-törzslapok, beírási naplók nem selejtezhető 2. Nevelési-oktatási kísérletek, újítások 10 év 3. A nevelő-oktató munka megszervezése, órarendek, tantárgyi 1 év dokumentáció, tanulmányi és sportversenyekkel, gyakorlati képzéssel, honvédelemi és állampolgári neveléssel, szakkörökkel, ifjúsági napokkal, kiállításokkal kapcsolatos ügyek fontosabb összefoglaló jelentései, értékelései 4. Felvétel, átvétel 20 év 5. Kisebb jelentőségű nevelési-oktatási ügyek, pl.: tanulók 1 év felvételi és tovább tanulási ügyei (névjegyzékkel együtt), gyakorlati oktatás, a nevelési tanácsadás, pályaválasztás szervezése, lebonyolítása, egyéb kérelmek 6. A tanuló igazolatlan mulasztásával kapcsolatos eljárás 1 év dokumentumai 7. Tanulói fegyelmi, kártérítési ügyek 5 év 8. Naplók (osztálynaplók és egyéb foglalkozási naplók, 5 év rendkívüli tárgyak, tanfolyamok naplói, sportnapló) 9. Diákönkormányzat, DSK, diákkörök, önképző körök 5 év szervezése, működése 10. Pedagógiai szakszolgáltatás, gyógytestnevelés, logopédiai 5 év ellátás (aktuálisan) 11. Szaktanácsadás, szakértői vélemények, javaslatok, ajánlások, 5 év felmentési határozatok, egyéni fejlesztési napló (aktuálisan) 12. Szülői közösséggel, nevelési tanácsadással, 1 év pályaválasztással, kapcsolatos fontosabb ügyek (aktuálisan) 13. Szülői munkaközösség, iskolaszék szervezése, működése 5 év (aktuálisan) 14. Gyakorlati oktatás szakmai kérdéseivel és szervezésével 5 év kapcsolatos ügyek; gyakorlati képzés szervezése, tanulószerződés, gyakorlati képző helyekkel megállapodás 15. Érettségi és szakmai vizsgák jegyzőkönyvei 5 év 16. Vizsgajegyzőkönyvek (javító, pótló, különbözeti) 5 év 17. Tantárgyfelosztás 5 év 18. Gyermek és ifjúságvédelem, veszélyeztetett, HH és HHH 3 év tanulók nyilvántartása, diák szociális ügyek, ösztöndíjak (aktuálisan) 19. Érettségi és szakmai vizsga dolgozatainak őrzési ideje 1 év 20. Tanulók dolgozatai, témazárói, vizsgadolgozatok 1 év 21. Nevelők és tanulók megőrzésre érdemes pályamunkái, nem selejtezhető valamint a tanulók vizsgadolgozatainak néhány kiválasztott mintapéldánya 22. Igazgatói óralátogatási feljegyzések 2 év 23. Mérési eredmények (aktuálisan) 10 év 24. Pályázatok 5 év
20 IV. GAZDASÁGI ÜGYEK 1. Iskolai ingatlan(ok) kezelésére, fenntartására vonatkozó határidő nélküli alapokmányok, épülettervrajzok, helyszínrajzok, telekkönyvi szemlék. Használatbavételi engedélyek, hatósági bizonyítványok szakhatósági vélemények stb. (aktuálisan) 2. Leltárak (könyvtárleltár, állóeszközök nyilvántartásai stb.). 10 év Vagyonnyilvántartás, selejtezési jegyzőkönyvek 3. Taneszközök megrendelése, beszerzése, helyiségek 1 év átengedése, bérbeadás, tankönyvellátás 4. A dolgozók társadalombiztosítása 50 év 5. A gyakorlóhely üzemeltetésével összefüggő ügyek, 5 év szerződések, rendelés nyilvántartása, karbantartás tervezése, fejlesztési tervek stb. 6. Az intézmény éves költségvetése, költségvetési beszámolója, 5 év beruházási tervek és jelentések. Egyéb jelentős gazdasági ügyek 7. Könyvelési bizonylatok (számlák, nyugták, helyettesítési 5 év napló, tanulószobai naplók (aktuálisan), túlóra-elszámolás stb.), anyagszámadások, dolgozók társadalombiztosítása és egyéb kisebb jelentőségű gazdasági ügyek 8. A tanulók ellátásával, juttatásaival, térítési díjakkal 5 év kapcsolatos ügyek