TARTALOMJEGYZÉK ÉRTELMEZŐ RENDELKEZÉSEK... 3 I. AZ INTÉZMÉNY JOGÁLLÁSA, RENDELTETÉSE... 5 1. Az Intézmény jogállása... 5 2. Az Intézmény rendeltetése... 6 II. AZ INTÉZMÉNY FELÉPÍTÉSE ÉS IRÁNYÍTÁSA... 10 1. Az Intézmény felépítése... 10 2. Az Intézmény irányításának és vezetésének rendje... 12 III. AZ INTÉZMÉNY VEZETŐINEK FŐ FELADATAI... 13 1. A parancsnok... 13 2. A parancsnok helyettes (általános)... 15 3. A tudományos helyettes... 15 4. Az igazgatók... 16 5. A törzsosztályvezető... 17 6. A gazdasági és pénzügyi osztályvezető... 18 7. Az osztályvezetők, irodavezetők, könyvtár- és térképtár-vezető, részlegvezető, kirendeltség-vezető, főszerkesztő... 19 8. Az államháztartási belső ellenőr... 20 IV. A SZERVEZETI EGYSÉGEK RENDELTETÉSE ÉS FŐ FELADATAI... 21 1. A Parancsnokság... 21 A parancsnok munkáját közvetlenül segítő szervek... 23 A parancsnok döntés-előkészítő munkáját segítő testületek... 25 2. A Hadtörténeti Múzeum... 26 3. A Hadtörténeti Intézet... 26 4. A Hadtörténelmi Levéltár és Irattár... 28 V. AZ INTÉZMÉNY MŰKÖDÉSÉNEK SZABÁLYAI... 30 1. Alapvető szabályok... 30 2. Az intézményi munkatervezés... 31 3. Az intézményi ellenőrzés rendszere... 32 4. Az intézményi költségvetés tervezése és végrehajtása... 33 5. A vezetési rendszer működése... 34 6. Parancsok, intézkedések és határozatok, előterjesztések, véleményezések előkészítése, kiadmányozási jog gyakorlása... 35 7. Az Intézmény és a szervezeti egységek képviselete... 37 8. Együttműködés és kapcsolattartás... 37 9. Tájékoztatás és sajtónyilvánosság rendje... 38 10. Az Intézmény informatikai rendszere... 38 11. Alaptevékenység ellátására rendelkezésre álló, időlegesen szabad kapacitás kihasználását célzó, nem haszonszerzés céljából végzett tevékenység... 39 12. Az Intézmény működésének rendje... 39 13. Az Intézmény közintézményi nyitvatartási rendje... 40 14. Szolgálatok, ügyeletek rendje... 41 15. Működéssel, gazdálkodással és pénzügyi kihatással bíró tevékenységek rendje.. 41 16. Az értekezletek rendje, bizottságok működése... 44 17. Az Intézmény tudományos tevékenységének munkarendje... 45 VI. A VAGYONNYILATKOZAT TÉTELRE KÖTELEZETTEK KÖRE... 46 VII. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK...Hiba! A könyvjelző nem létezik. 2
ÉRTELMEZŐ RENDELKEZÉSEK A Honvédelmi Minisztérium Hadtörténeti Intézet és Múzeum (a továbbiakban: Intézmény) Szervezeti és Működési Szabályzata (a továbbiakban: SZMSZ) a szervezet működését meghatározó alapokmány. A vezetők és az Intézmény szervezeti egységei ezen okmány szerint végzik mindennapi (jogszabályokban, az alapító okiratban és a közjogi szervezetszabályozó eszköz által meghatározott) tevékenységüket. Az SZMSZ alkalmazása szempontjából: Az Intézmény több szakmailag elkülönült szervezeti egységből álló integrált szervezet, amely a honvédelmi miniszter közvetlen alárendeltségébe tartozó tudományos, kutatási, közgyűjteményi és közművelődési feladatokat ellátó országos szervezet. Intézményi vezető: a parancsnok. Szervezeti egységek vezetői: az igazgatók. Szervezeti egységek: azok az elkülönült, önálló szakmai tevékenységet végző egységek Parancsnokság; Hadtörténeti Múzeum; Hadtörténeti Intézet; Hadtörténelmi Levéltár és Irattár amelyek az Intézmény, mint jogi személy keretében a parancsnok közvetlen irányítása alatt végzik tevékenységüket. Szakmai vezetők: parancsnok helyettesek, igazgatók, levéltár-, irattár-, osztály-, kirendeltség-, szerkesztőség-, könyvtár és térképtár-, valamint iroda és részlegvezetők. Szolgálati elöljáró: az állomány tagjával szemben a magasabb szolgálati beosztásánál fogva parancs, intézkedés kiadására vagy egyes munkáltatói jogkörök gyakorlására jogosult személy. Hivatali felettes: a szolgálati elöljáró jogkörének megfelelő hatáskörrel rendelkező, nem szolgálati jogviszonyban álló vezető. A hivatali felettesnek alárendeltjei felé utasítási jogköre van. Szakmai elöljáró: az a szolgálati jogviszonyban álló vezető, aki szakterületén a jogszabályokban, valamint jelen SZMSZ-ben meghatározottak alapján szakmai tevékenységre jogosult. Szakmai felettes: a szakmai elöljáró jogkörének megfelelő szakmai hatáskörrel rendelkező vezető. Irányítás: olyan tevékenység, amelyben az irányító az irányított szervezeten kívülről meghatározó befolyást gyakorol az irányított szervezet tevékenységének minden területére. Vezetés: olyan tevékenység, amely során a vezető a vezetett szervezet tagjaként az irányító által meghatározott feladatok végrehajtása érdekében, az irányítás keretei között meghatározó befolyást gyakorol a szervezet tevékenységére, azonban a szervezet tevékenységének célját és rendeltetését nem változtathatja meg. Felügyelet: az irányítás részét képező azon tevékenység, melynek során a felügyeleti joggal felruházott személy hatáskörében eljárva ellenőrzi a jogszabályok, a különböző szakmai szabályozók és az egyéb aktusok érvényesülését, illetve szükség esetén intézkedik a döntésre jogosult felé ezek érvényre juttatására. Szakmai irányítás: az elöljáró (feljebbvaló) azon joga és kötelezettsége, amely alapján szakterületén normatív intézkedéseket ad ki a jogszabályokban meghatározottak 3
végrehajtására. Egyedi intézkedéseket ad ki a szakmai tevékenység végrehajtásával kapcsolatban a közvetlenül alárendelt szervezetekre vonatkozóan; ellenőrzi az alárendelt szakmai szervezetek tevékenységét, illetve az alárendelt szervezetek vezetőinek és más szolgálati elöljáróinak szakmai tevékenységét. Információkat ad és kér a szakterületéhez tartozó, általa irányított tevékenység egységes gyakorlatának kialakítása érdekében, dönt a végrehajtás során felmerült vitás kérdésekben, illetve állásfoglalás kiadásával biztosítja a szakmai feladatok egyöntetű végrehajtását. A szakterülete körébe tartozó jogszabályokat és döntéseket készít elő, véleményezési jogot gyakorol. Szakmai felügyelet: a szakirányítás részét képező olyan tevékenység, mely során a szakmai felügyeleti joggal felruházott személy hatáskörében eljárva ellenőrzi a jogszabályok, a különböző szakmai szabályozók érvényesülését, illetve szükség esetén intézkedik a döntésre jogosult felé ezek érvényre juttatására. Koordináció: a közreműködő szervek tevékenységének összehangolása a szervezet elé kitűzött célok hatékony megvalósítása, a feladat, a döntés-előkészítési folyamat határidőre történő befejezése érdekében. Fő kidolgozó: annak a szervezeti egységnek vagy részlegnek a vezetője, aki egy személyben felelős az előterjesztés, a döntési javaslat határidőre történő összeállításáért, a közreműködők, továbbá a döntés-előkészítésbe bevonásra kerülő szervezeti egységek (személyek) körének meghatározásáért, valamint a szükséges egyeztetések végrehajtásáért, a munkaértekezletek megszervezéséért és vezetéséért. Felelős az előterjesztés, a döntési javaslat szakmai helyességéért, a tervezeteknek a jogszabályokban, illetve egyéb jogi eszközökben foglaltak és a különböző szakmai elöljárók (feljebbvalók) normatív rendelkezései által meghatározottak megfeleléséért és határidőre történő előterjesztéséért. Véleményező: a fő kidolgozó által megjelölt (megkeresett) szervezeti egység vagy részleg vezetője, illetve képviselője, aki szakterületét illetően jogosult a tervezethez érdemi észrevételt tenni. A véleményező felelős az általa tett vélemény szakmai tartalmáért, valamint annak a jogszabályokban, továbbá a szakmailag illetékes elöljárók, felettesek normatív szabályzóiban meghatározottaknak való maradéktalan megfeleléséért, és a véleményezés határidőre történő megküldéséért. Közreműködő: az a szervezeti egység, vagy részleg, amely szakterületének megfelelően a fő kidolgozó felkérése alapján bedolgozóként részt vesz egy adott szakmai anyag összeállításában. Kötelezően közreműködő: az a szervezeti egység vagy részleg, amely a jelen SZMSZ-ben a fő kidolgozó útmutatásai alapján meghatározottan vesz részt egy adott szakmai anyag összeállításában. 4
I. AZ INTÉZMÉNY JOGÁLLÁSA, RENDELTETÉSE 1. Az Intézmény jogállása A honvédelemről és a Magyar Honvédségről, valamint a különleges jogrendben bevezethető intézkedésekről szóló 2011. évi CXIII. törvény 39. (1) bekezdésében kapott felhatalmazás alapján figyelemmel az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény 8. (1) bekezdés a) pontjában, az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendeletben, a honvédelmi szervezetek működésének az államháztartás működési rendjétől eltérő szabályairól szóló 346/2009. (XII. 30.) Korm. rendeletben, a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvényben, valamint a muzeális intézményekről, a nyilvános könyvtári ellátásról és a közművelődésről szóló 1997. évi CXL. törvényben foglaltakra a honvédelmi miniszter költségvetési szervet alapított közvetlen alárendeltségében. 1. Az Alapító Okirat kelte: 2012. december 30.-án. Az okirat nyilvántartási száma: 772-78/2012. Az alapítás időpontja: 1958. január 1-jei visszamenőleges hatállyal. 2. A költségvetési szerv megnevezése: Honvédelmi Minisztérium Hadtörténeti Intézet és Múzeum. Rövidített megnevezése: HM HIM. 3. A HM HIM idegen nyelvű megnevezése angolul: Ministry of Defence Military History Institute and Museum. 4. A HM HIM törzskönyvi száma: 701202 5. A költségvetési szerv székhelye: 1014 Budapest I., Kapisztrán tér 2-4. Postacíme: 1250 Budapest, Pf. 7. A költségvetési szerv telephelye: 1076 Budapest VII., Verseny u. 12. Postacíme: 1438 Budapest, Pf. 430 Tagintézménye: Pákozd-Sukorói Csata Emlékkiállítás 8095 Pákozd, Mészeghegy, hrsz. 087. 6. A költségvetési szerv költségvetésének végrehajtására szolgáló számlaszám: Magyar Államkincstár 10023002-01781139-00000000 7. A költségvetési szerv gazdálkodási besorolása szerint önállóan működő költségvetési szerv. a) Egyes központi pénzügyi-gazdasági feladatait a Magyar Honvédség (a továbbiakban MH) önállóan működő és gazdálkodó, a pénzügyi és számviteli feladatok központosított végrehajtására kijelölt költségvetési szerve látja el. b) Ingatlan fenntartáshoz, üzemeltetéshez és fejlesztéshez, valamint a személyi állomány ellátásához szükséges tárgyi eszköz és anyagellátási feladatait az MH önállóan működő és gazdálkodó, az ingatlan fenntartási és üzemeltetési feladatok központosított végrehajtására kijelölt költségvetési szerve látja el. 8. A költségvetési szerv tevékenysége a 910200 Múzeumi tevékenység szakágazatba tartozik. 5
9. A költségvetési szerv jogi személy, önálló munkaköri jegyzékkel rendelkező szervezet. 10. A költségvetési szerv alapítója: honvédelmi miniszter. 11. A költségvetési szerv irányító szerve: a Honvédelmi Minisztérium; 12. A költségvetési szerv irányító szervének székhelye: 1055 Budapest, V., Balaton utca 7-11. 13. A költségvetési szerv feladatait a honvédelmi miniszter közvetlen alárendeltségében a HM parlamenti államtitkár közvetlen irányítása alatt végzi. 14. A költségvetési szerv működési köre: országos. 2. Az Intézmény rendeltetése A költségvetési szerv jogszabályban meghatározott közfeladata: - A muzeális intézményekről, a nyilvános könyvtári ellátásról és a közművelődésről szóló 1997. évi CXL. törvényben; - A honvédelemről és a Magyar Honvédségről, valamint a különleges jogrendben bevezethető intézkedésekről szóló 2011. évi CXIII. törvény 18. (2) bekezdés f) pontjában; - A köziratokról, közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvényben; - A kulturális örökség védelméről szóló 2001. évi LXIV. törvényben meghatározott feladatok végzése. A költségvetési szerv alaptevékenysége az Államháztartási Szakfeladat-rendje szerint: - Könyvkiadás Kódja: 581100 - Folyóirat, időszaki kiadvány kiadása Kódja: 581400 - Nemzetközi tudományos együttműködés Kódja: 842151 Kapcsolattartás a hagyományőrző társadalmi szervezetekkel. Részvétel a honvédelmi és hagyományőrző rendezvényeken, azok szervezésében és lebonyolításában. - Honvédelmi K+F politika és a hozzá kapcsolódó források igazgatása és szervezése Kódja: 842207 Alapkutatás folytatása a magyar és a kapcsolódó egyetemes hadtörténelem területén. Tudományos kutatások folytatása a magyar és az egyetemes hadtörténelem, valamint a kapcsolódó történettudomány segédtudományai területén. Jogszabályban meghatározott mértékben szakterületén szakvéleményezési feladatok ellátása. Közreműködés katonai és polgári tanintézetek tanárai szakirányú felkészítésében. - Szakkönyvtári feladatok Kódja: 910110 6
- Könyvtári állomány gyarapítása, nyilvántartása Kódja: 910121 Tudományos közgyűjteményi és közhivatali feladatok (múzeum, levéltár, könyvtár, térképtár, irattár) maradéktalan ellátása. - Könyvtári állomány feltárása, megőrzése, védelme Kódja: 910122 - Könyvtári szolgáltatások Kódja: 910123 - Levéltári állomány gyarapítása, kezelése és védelme Kódja: 910131 - Levéltári szolgáltatás, tudományos, publikációs és információközvetítő tevékenység Kódja: 910132 - Közszolgálati feladatok ellátása, törvényi felhatalmazás alapján hatósági igazolások kiadása. - Múzeumi gyűjteményi tevékenység Kódja: 910201 A magyar és a kapcsolódó egyetemes hadtörténelem tárgyi emlékeinek kutatása, feltérképezése, feltárása, gyűjtése, rendszerezése itthon és külföldön egyaránt, szoros együttműködésben a helyi múzeumokkal, szervekkel. Nemzetközi és hazai tudományos konferenciák, rendezvények szervezése és lebonyolítása. Katonai szervezeteknél és az együttműködő külső kiállítóhelyeknél található muzeális gyűjtemények szakmai felügyeletével összefüggő feladatok ellátása. - Múzeumi tudományos feldolgozó és publikációs tevékenység Kódja: 910202 A magyar és a magyar vonatkozású egyetemes hadtörténelem tárgyi és írásos emlékeinek gyűjtése, őrzése, feltárása és kutatása, valamint a magyar vonatkozású egyetemes hadtörténelem tárgyi és írásos emlékeinek és eseményeinek tudományos igénnyel történő feldolgozása és publikálása. Kutatóhelyként aktív közreműködés a doktori (PhD) képzésben. Tudományos publikációk kiadása, valamint a Hadtörténeti Múzeum Értesítője című időszaki kiadvány folyamatos megjelentetése. - Múzeumi kiállítási tevékenység Kódja: 910203 Gyűjtemények és a kutatómunka eredményeinek vizuális közzététele a nagyközönség, illetve a tudományos közélet számára. - Múzeumi közművelődési, közönségkapcsolati tevékenység Kódja: 910204 Közreműködés a nemzettudat és a hazafiságra nevelés, valamint a helyes, objektív történelemszemlélet kialakításában, megtartásában és erősítésében. A média megjelenés, múzeumpedagógiai és marketing-tevékenység tervezése, szervezése és végrehajtása. Országos és Magyar Honvédség szintű tudományos, hagyományőrző és közművelődési rendezvények, ünnepségek megszervezése és levezetése, illetve azokban történő részvétel. - Filozófia és történettudományi alapkutatás Kódja: 722021 7
Alaptevékenysége ellátására rendelkezésre álló, időlegesen szabad kapacitás kihasználását célzó, nem haszonszerzés céljából végzett tevékenység: KÓD Megnevezés Intézményi tevékenység 130000 Textíliagyártás Műtárgymásolat készítése 140000 Ruházat gyártása Műtárgymásolat készítése 150000 Bőrtermék, lábbeli gyártása Műtárgymásolat készítése 181200 Nyomás (kivéve: napilap) Kiadói tevékenység 181300 Nyomdai előkészítő tevékenység Nyomtatás tervezése 181400 Könyvkötés, kapcsolódó Bérrestaurálás, szolgáltatás könyvkötészet 182000 Egyéb sokszorosítás Intézményi adathordozók másolása 236000 Beton-, gipsz-, cementtermék gyártása Műtárgymásolat készítése 250000 Fémfeldolgozási termék Szúró és szálfegyver gyártása másolat készítése 321000 Ékszergyártás Éremgyűjtemény másolása 476100 Könyv- kiskereskedelem Kiadói tevékenységgel összefüggő kereskedelem 581100 Könyvkiadás Kiadói tevékenység 581200 Címtár, levelezőjegyzék Címtár és adatbázis kiadása közzététele 581400 Folyóirat, időszaki Időszaki kiadványok, egyéb kiadvány kiadása értesítők 581900 Egyéb kiadói tevékenység Kiadói tevékenység Archivált filmanyagok Filmhez kapcsolódó jogok 591301 felhasználásának és jövedelem engedélyezése engedélyezése 592015 Eredeti hanganyag felhasználási jogának engedélyezése 620100 Számítógépes programozás 620900 631100 682002 722021 Egyéb információtechnológiai szolgáltatás Adatfeldolgozás, webhoszting szolgáltatás Nem lakó ingatlan bérbeadása, üzemeltetése Filozófiatörténettudományi alapkutatás Archivált hanganyagok felhasználásának engedélyezése Felhasználói igény elemzése Felhasználói igény teljesítése, előjegyzés biztosítása, nyilvántartása Kutatói megrendelések teljesítése Helyiségbérlet Célzott kutatói tevékenység megrendelésre 8
KÓD Megnevezés Intézményi tevékenység 722022 Filozófiatörténettudományi alkalmazott kutatás Célzott kutatói tevékenység megrendelésre 742000 Fényképészet Kópia és reprográfia készítése 771100 Személygépjármű Haditechnikai műtárgy kölcsönzése kölcsönzése 749050 M.n.s. egyéb szakmai, tudományos, műszaki Felhasználói jogok kezelése tevékenység Gépjármű kölcsönzése (3,5 Haditechnikai műtárgy 771200 tonna fölött) kölcsönzése 772200 Videokazetta, lemez kölcsönzése CD, DVD kölcsönzése 773000 Egyéb gép, tárgyi eszköz Haditechnikai műtárgy kölcsönzése kölcsönzése 774000 Fényképek, egyéb archív Immateriális javak anyagok felhasználási kölcsönzése jogának biztosítása Fénymásolás, egyéb irodai Térkép és egyéb 821900 szolgáltatás dokumentummásolás Konferencia, kereskedelmi Kulturális szervezői 823000 bemutató szervezése tevékenység 855200 Kulturális képzés Egyedi igényre történő tárlatvezetés 900200 Előadó-művészetet Kiállítási installációk kiegészítő tevékenység készítése 900300 Alkotóművészet Festmények bérrestaurálása 900400 Kulturális műsorok, rendezvények, kiállítások szervezése Kulturális műsorok, rendezvények, kiállítások szervezése 910132 910203 952300 Levéltári szolgáltatás, tudományos, publikációs és információközvetítő tevékenység Múzeumi kiállítási tevékenység Lábbeli, egyéb bőráru javítása Tudományos, kutató és feldolgozó-rendszerező tevékenység Kiállítás-építés Bérrestaurálás 9
II. AZ INTÉZMÉNY FELÉPÍTÉSE ÉS IRÁNYÍTÁSA 1. Az Intézmény felépítése I. PARANCSNOKSÁG a. parancsnok; b. parancsnok helyettes (általános); c. tudományos helyettes; d. főtiszt; e. államháztartási belső ellenőr; f. kutató; I/1. I/2. I/3. I/4. I/5. Titkárság Személyügyi Iroda Jogi és Igazgatási Iroda Gazdasági és Pénzügyi Osztály Törzsosztály II. HADTÖRTÉNETI MÚZEUM II/1. Tárgyi Gyűjtemény Osztály II/2. Dokumentációs Osztály II/3. Állagvédelmi és Restaurátor Osztály II/4. Múzeumpedagógiai és Kiállítási Osztály II/4./A Pákozd-Sukorói Csata Emlékkiállítás (tagintézmény) III. HADTÖRTÉNETI INTÉZET III/1. Hadtörténeti Kutató Osztály III/2. Hadtörténeti Könyvtár III/3. Szerkesztőség IV. HADTÖRTÉNELMI LEVÉLTÁR ÉS IRATTÁR IV/1. Bécsi Kirendeltség IV/2. Hadtörténelmi Levéltár IV/3. Központi Irattár: IV/3/A. Irattári és Dokumentációs Részleg IV/3/B. Igazolási és Ügyfélszolgálati Részleg IV/3/C. Nyilvántartó és Adatkezelő Részleg IV/4. Hadtörténeti Térképtár 10
2. Az Intézmény irányításának és vezetésének rendje Az Intézmény több - szakmailag elkülönült szervezeti egységből álló integrált szervezet, amely a honvédelmi miniszternek közvetlen alárendelt szervezetként tudományos, kutatási, közgyűjteményi és közművelődési feladatokat ellátó országos hatáskörrel működő intézmény. A költségvetési szerv tevékenységét a honvédelmi miniszter közvetlen alárendeltségében, a HM parlamenti államtitkár irányítása alatt végzi. 1. Az Intézményt a parancsnok irányítja. Egyszemélyi felelős vezetőként gyakorolja az állományilletékes parancsnoki, valamint az egyes jogszabályokban részére meghatározott esetekben a munkáltatói jogkört. 2. Az Intézmény és szervezeti egységei vezetését a parancsnok személyesen, illetve helyettesei bevonásával valósítja meg. A szervezeti egységek irányítását az igazgatók végzik. Az elkülönült szervezeti egységek működését és feladataik végrehajtásának koordinálását külön osztályvezető, a gazdálkodás irányítását pedig a gazdasági és pénzügyi osztályvezető végzi. 3. A szervezeti egységek vezetői és a szakmai vezetők tevékenységüket a parancsnok irányításával végzik. Általuk valósul meg az Intézmény működtetése, a szakmai és tudományos munka végzése. 4. A szervezeti egységek vezetői és a szakmai vezetők felettesei a szakmai és tudományos tevékenységet végző állománynak. Jog-, és hatáskörüket jelen SZMSZ szabályozza, a hivatásos és szerződéses katonák tekintetében az MH Szolgálati Szabályzata a mérvadó. 5. Parancsot, intézkedést és határozatot csak a parancsnok adhat ki. 6. Az Intézmény munkatervezésének és működésének koordinációjára a honvédelmi miniszteri utasítások előírásai, valamint az országos gyűjteményi intézményeknél alkalmazott egységes szabályok vonatkoznak. A működést biztosító alapokmányok kidolgozásáért és naprakészen tartásáért a szervezeti és szakmai vezetőkkel együttműködve a Törzsosztály vezetője felelős. 7. A szervezeti egységek vezetői és szakmai vezetők feladataik ellátása során kötelesek együttműködni egymással, valamint a honvédelmi és más tárca egyéb szervezeteivel, és polgári szervek, szervezetek hasonló szintű vezetőivel. 8. A szervezeti egységek vezetői: - tevékenységüket hivatali és szakmai feletteseik irányításával végzik. Felelősek a magyar és magyar vonatkozású hadtörténelemmel összefüggő szakterületükhöz tartozó információk gyűjtéséért, a munkatervben meghatározott feladatok eredményes végrehajtásáért, a döntések előkészítéséért, az ügyintézési határidők betartásáért, beosztottaik munkaköri tevékenységéért, fegyelmi állapotáért, továbbképzéséért; - munkájuk során biztosítják a vezetői tevékenységet, az információcserét, véleményezést; - megbízás alapján tagként, szakértőként részt vesznek állandó (ideiglenes) bizottságok, munkacsoportok munkájában;
- közreműködnek a kiadmányozói jog gyakorlásában, a hatáskörükbe tartozó ügyekben levelezést folytatnak; - beosztottaikra vonatkozóan gondoskodnak járandóságaik és munkakörülményeik biztosításáról; - vezetik az SZMSZ-ben meghatározott szervezeti egységet, ellátják mindazokat a tennivalókat, amelyeket állandó vagy eseti jelleggel a hatáskörükbe utaltak, különböző minisztériumi, tudományos vagy katonai szervezetek rendezvényein, társadalmi szervezeteknél, valamint nemzetközi szervezetekben képviselik meghatározott hatáskörben az Intézményt (szervezetet). 9. A szakmai vezető: Szolgálati és munka jogviszonyából eredően felügyeli a szakterületén jelentkező tevékenységet, ellenőrzi az alárendelt szervezetek tevékenységét, valamint a más szervezeten belül de saját szakterületét érintő feladatok egyöntetű végrehajtását. Jogszabályoknak megfelelő döntéseket készít elő és véleményezési jogot gyakorol. 10. A vezetők helyettesítésének rendje: - a parancsnokot a parancsnok-helyettes (általános) vagy akadályoztatása esetén a parancsnok intézkedésével kijelölt személy helyettesíti; - a parancsnok távollétében vagy akadályoztatása esetén a helyettesítő személy nem dönthet személyi és munkaügyi, gazdálkodási, szerződéskötéssel összefüggő és az Intézmény működését alapvetően befolyásoló ügyekben; - az igazgatók helyettesítését szervezetszerű helyetteseik (ig. h.), illetve parancsnoki intézkedésben meghatározott személyek látják el; - az osztályvezetőket szervezetszerű helyetteseik, illetve az általuk megbízott személyek helyettesítik. A helyettesítések rendjét a Munkaköri leírásban, illetve eseti intézkedésben kell rögzíteni. III. AZ INTÉZMÉNY VEZETŐINEK FŐ FELADATAI 1. A parancsnok Az Intézmény egyéb jogszabályokban hozzá delegált, állományilletékes jogkörrel rendelkező egyszemélyi felelős vezetője. Felelős az alaprendeltetés keretében meghatározott feladatok, valamint a felsőbb szintű döntések végrehajtásának megszervezéséért, a teljesítés feltételei megteremtéséért és az Intézmény érdekei képviseletéért. Köteles megvalósítani az Intézmény rendeltetés szerinti működését, hazai és nemzetközi menedzselését. Egy személyben felel a tudományos és közgyűjteményi munka színvonaláért, a szervezeti egységek együttműködéséért, a munkafeltételek biztosításáért. - Szolgálati elöljárója és hivatali felettese az Intézmény teljes személyi állományának. - Parancsnokként gyakorolja a hivatásos és szerződéses katonai állományra, valamint a közalkalmazotti állománykategóriára vonatkozó kinevezési, előléptetési, felmentési, illetve munkáltatói jogköröket. A jogkörét meghaladó kinevezési, előléptetési, felmentési javaslatokat felterjeszti a HM közigazgatási államtitkárnak. 13
- Parancsnoki és munkáltatói jogkörét személyesen gyakorolja. Egyéb hatáskörét személyesen, illetve átruházott hatáskörben a szervezeti egységek vezetői útján gyakorolja. - Közvetlenül irányítja a Parancsnokság és az igazgatók tevékenységét. Fő feladatai - Az Intézmény alaprendeltetéséből adódó feladatok meghatározása, intézkedések kiadása, azok végrehajtásának ellenőrzése. - Megteremti az Intézményre vonatkozó döntések és utasítások végrehajtásának feltételeit. - Az Intézmény képviselete harmadik személyek, valamint más költségvetési szervek, gazdálkodó szervezetek előtt. - Az Intézmény érdekeinek képviselete, rendjének szabályozása és a működés feltételei megteremtése. - A gazdálkodás szabályai szerint a költségvetési tervben jóváhagyott előirányzatok felhasználásának irányítása és ellenőrzése. - A szervezeti és szakmai vezetők munkájának irányítása, ellenőrzése, értékelése és minősítése. - Önálló levelezés folytatása, kapcsolat felvétele és fenntartása, együttműködési megállapodások kezdeményezése és létesítése a hatás- és feladatkörébe tartozó ügyekben állami, társadalmi, gazdálkodó szervekkel, illetve hazai és külföldi tudományos intézetekkel és közgyűjteményekkel. - A külföldi katonai és polgári szervekkel tudományos és közgyűjteményi kapcsolatok létesítése, módosítása és azok fenntartása. - Az Intézmény egészére vonatkozó ügyiratok kiadmányozása. - A felelős kiadói jogkör gyakorlása. - A vezetés ellátása érdekében állandó vagy időleges tanácsadó, illetve munkabizottságok, testületek létrehozása. - Javaslattétel a hivatásos és szerződéses állománybavételre, kinevezésre, felmentésre, áthelyezésre, elismerésre. - Dönt a munkaköri jegyzékben rendszeresített beosztások és munkakörök betöltéséhez közalkalmazotti jogviszony létesítéséről, módosításáról, megszüntetéséről, illetmények megállapításáról. - A jogszabályokban meghatározott feltételeknek megfelelően főtanácsos, tanácsos, főmunkatárs, illetve munkatárs címet adományoz. - Elrendeli a katonai és szakmai kiképzéseket, illetve továbbképzéseket. - Gyakorolja a jogszabályokban meghatározott fegyelmi jogkört. - Felelős az OBK rendszer kialakításáért, működtetéséért és fejlesztéséért, valamint az előírt okmányok elkészítéséért, illetve azok naprakészségéért. 14
2. A parancsnok helyettes (általános) Közvetlenül a parancsnoknak van alárendelve. Szolgálati és szakmai elöljárója a parancsnok tudományos helyettest és az államháztartási belső ellenőrt kivéve az Intézmény teljes hivatásos, szerződéses és közalkalmazotti állományának. Felelős az Intézmény szolgálati és működési rendjének fenntartásáért, a szervezeti egységek alaprendeltetésből adódó tevékenységének koordinálásért. A parancsnok távollétében gyakorolja annak jogkörét a személyügyi és pénzügyi területeket kivéve. Fő feladatai - Szervezi és koordinálja az Intézmény működtetését, a fenntartás, elhelyezés és üzemeltetés feltételei megteremtését. Biztosítja a szervezeti egységek együttműködését és a hivatali rend betartását. - Ellenőrzi az Intézmény működésére vonatkozó jogszabályok és előírások érvényesítését, a vezetés feltételei biztosítását. - Személyesen felel a Hadtörténeti Intézet, valamint a Hadtörténelmi Levéltár és Irattár szervezeti egységek irányításáért. - Felügyeli az intézményi alapokmányok és tervek meglétét, valamint azok betartatását. - Irányítja az Intézmény Készenlét Fokozásával kapcsolatos tervezői és végrehajtói tevékenységet. - Koordinálja az Intézmény szakmai, informatikai és gazdálkodási tevékenységét, személyesen irányítja a Kockázatkezelési Bizottság munkáját, valamint segíti a Gazdálkodási Bizottság, a Közalkalmazotti Tanács és a Szerzeményezési Bizottság működtetését. - Szervezi a szociális és munkaügyekre vonatkozó irányító tevékenységet, valamint a munka-, baleset- és tűzvédelem intézményi szintű feladatait. Kidolgoztatja a különböző intézkedéseket. - Szervezi az Intézmény kapcsolattartását a HM szervezetek és az MH parancsnokságai, illetve hazai és külföldi közintézmények megfelelő szintű vezetőivel. - Koordinálja az Intézmény operatív belső kontrolljai működtetését. - Felügyeli az informatikai rendszer működésével, fejlesztésével, és ellenőrzésével kapcsolatos teendőket. 3. A tudományos helyettes Közvetlenül a parancsnoknak van alárendelve. Szakmai felettese a tudományos kutató tevékenységet végző szervezeti egységek vezetőinek és az intézményi kutató beosztást betöltő, vagy tudományos tevékenységet végző munkatársának. Felelős az Intézmény tudományos és kutatási területeinek működtetéséért, illetve ezek hazai és külföldi megjelenítéséért. 15
Fő feladatai - Az Intézmény és egyes szervezeti egységei tudományos tevékenységének felügyelete. - Az egyes szakterületek kutatási terveinek előkészítésére vonatkozó szakmai szempontok és feladatok meghatározása, a tervjavaslatok véleményezése és állásfoglalásával együtt a parancsnoknak jóváhagyásra történő előterjesztése. - A tudományos tevékenység és ezen belül a kutatás időszerű feladataira és céljaira vonatkozó a HM Tudományos Tanáccsal egyeztetett javaslattétel a parancsnoknak. - A Tudományos Tanács ülésének összehívása és a napirendi témák meghatározása, illetve a napirend jóváhagyása a tanács titkára véleményének figyelembevételével. - Részvétel a Tudományos Tanács ülésein és közvetlen kapcsolattartás a tanács elnökével. - Ellátja a Szerzeményezési Bizottság elnöki tisztét. - A kutatási tervek végrehajtásának felügyelete és a folyamatos szakirányú kutatómunka ellenőrzése. - Értékelő jelentés összeállítása a parancsnok számára, az Intézmény és a szervezeti egységek éves-, illetve több évre meghatározott kutatási tervei időarányos végrehajtásáról. - A parancsnok által átruházott jogkörben együttműködés fenntartása a Emberi Erőforrás Minisztérium és a Magyar Tudományos Akadémia illetékes szerveivel, valamint társintézményekkel. - Személyesen felel az intézményi szintű kiadványok, közlemények, könyvek és publikációk, valamint a honlap tudományos igényű előkészítéséért, megjelenítéséért. 4. Az igazgatók Közvetlenül a parancsnoknak vannak alárendelve. Az igazgatók közvetlenül vezetik a szervezeti egységet. Gyakorolják a szolgálati elöljáró, a hivatali és szakmai felettes jogkörét. Felelősek a szervezet alaprendeltetéséből adódó feladatok és döntések végrehajtásáért, a hivatali teendők ellátásáért. Képviselik az Intézményt és a szervezeti egységet meghatározott jogkörben és mértékben. Fő feladataik - A szervezeti egység alaprendeltetéséből adódó feladatai meghatározása, a működéshez szükséges tervek elkészítése. - A szervezeti egység tevékenységének vezetése, a feladatok végrehajtásának ellenőrzése. - A tudományos munka megszervezése, és végrehajtásának értékelése a parancsnok számára. 16
- Kapcsolattartás az Intézmény más szervezeti egységeivel, információk gyűjtése és átadása. Együttműködés fenntartása hazai, és külföldi társintézményekkel, szervezetekkel és civil szerveződésekkel. - Szakmai javaslattétel a gazdálkodási döntések előkészítéséhez. - Munkaköri leírások elkészítése, naprakészen tartása. - A munkarendben meghatározott szabályok és a hivatali rend következetes betartása és betartatása. - A munkavégzéshez szükséges feltételek megteremtése, tervek, okmányok elkészítése, és az abban foglaltak végrehajtásának ellenőrzése. - Gondoskodás a szervezet személyi állományának szakmai továbbképzéséről és járandóságairól. - Javaslattétel címek adományozására, jutalmazásokra, elismerésekre, fegyelemsértés vagy károkozás esetén a szükséges eljárások lefolytatására. - A Hadtörténelmi Levéltár és Irattár igazgatója ezeken felül az Intézmény Biztonsági vezetője és Titokvédelmi Felelőse. - Szakterületüket érintően részt vesznek az Intézmény operatív belső kontrolljai kialakításában, működtetésében és fejlesztésében. 5. A törzsosztályvezető Közvetlenül a parancsnoknak van alárendelve. A parancsnok intézkedései, parancsai alapján koordinálja és szervezi az Intézmény működtetését, a szervezeti egységek együttműködését és a hivatali rend betartását. Felügyeli az Intézmény ügyviteli és informatikai tevékenységét. Fő feladatai - Felelős az intézményi alapokmányok kidolgozásáért, jóváhagyatásáért, azok naprakészségéért, valamint a tervek, intézkedések, jelentések és felterjesztések elkészítéséért, a határidők betartásáért. - Bekéri az Intézménnyel kapcsolatos jelentéseket, javaslatokat és írásos anyagokat, valamint adatokat a szervezeti egységektől. - Az Intézmény működésére vonatkozó jogszabályok és előírások érvényesítése, a vezetés biztosítása. - Az Intézmény működtetése érdekében a tudományos, a szakmai, a szolgálati, az adminisztrációs és a gazdálkodási tevékenység összehangolása. - Az intézményi szintű munkatervezés (parancsok, intézkedések, jelentések, értékelések, munkatervek kidolgozása) koordinálása és végzése. - A személyi állományt érintő vezetési, tervezési, szervezési és ellenőrző feladatok kidolgozása és a végrehajtás koordinálása. - Előterjesztések, beszámolók, jelentések elkészítése, adatgyűjtés és elemzés a parancsnok és az Intézmény szervezeti egységei, valamint külső szervek tájékoztatása céljából. 17
- Az Intézmény informatikai rendszerének működésével, fejlesztésével és ellenőrzésével kapcsolatos teendők irányítása, koordinálása. - Adatok szolgáltatása a HM szervek részére, bedolgozás a minisztériumi vezetők igényei szerint az éves és négyéves beszámolókhoz, értékelésekhez. - Kapcsolattartás a HM szervek és szervezetek osztályvezetőivel, a katonai szervezetek tervező és koordinációs feladatokat végző szervezeti elemeinek vezetőivel. - Felel az Intézmény OBK rendszerének kialakításáért, okmányrendszeréért és a működtetés napra készségéért. - Szervezi, irányítja és ellenőrzi az Intézményben működő szolgálatok tevékenységét (Hivatal Ügyelet, Fegyveres Vagyonőrök /a továbbiakban FVŐ/, Múzeum Ügyelet). - Tervezi, szervezi és irányítja a hivatásos és szerződéses állomány katonai kiképzését. - Koordinálja az Intézmény részére biztosított gépjárművek igénybevételét. - Együttműködik a szakági vezetőkkel a rendezvények tervezése és szervezése, valamint biztosításának végrehajtásában. - Kidolgozza, valamint naprakészen tartja az Intézmény Készenlét Fokozási Tervét. 6. A gazdasági és pénzügyi osztályvezető Közvetlenül a parancsnoknak van alárendelve. Elöljárója, illetve felettese a Gazdasági és Pénzügyi Osztály személyi állományának. A honvédelmi szervezetek működésének az államháztartás működési rendjétől eltérő szabályairól szóló 346/2009. (XII. 30.) Korm. rendelet 8 (2) bekezdése alapján a logisztikai gazdálkodás tekintetében a gazdasági és pénzügyi osztályvezető minősül gazdasági vezetőnek. A gazdasági és pénzügyi osztályvezető az Intézmény működésével összefüggő gazdasági, műszaki, üzemelési feladatok tekintetében a parancsnok helyettese. Ebben a feladatkörében általános utasítási és ellenőrzési jogköre van. Fő feladatai - Az Intézmény alaprendeltetését biztosító gazdálkodási tevékenységgel és az alaptevékenység ellátására rendelkezésre álló, időlegesen szabad kapacitás kihasználását célzó, nem haszonszerzés céljából végzett tevékenységgel összefüggő feladatok megtervezése és végrehajtásának ellenőrzése, a parancsnoki gazdálkodási döntések szakmai előkészítése. - A rendelkezésre bocsátott erőforrásoknak, költségvetési előirányzatoknak és egyéb kereteknek, anyagi-technikai eszközöknek a gazdálkodás követelményei szerinti felhasználása. - Az államháztartási törvényben, a pénzügyi, a logisztikai biztosítás rendjét meghatározó rendelkezések által előírt, valamint az Intézmény gazdálkodásával összefüggő szabályzatok előkészítése, betartása és betartatása. 18
- Az Intézmény normatív és egyedi költségvetési szükségletének tervezése, a különféle anyagi-technikai erőforrásigények meghatározása, a költségvetési tervek elkészítése és a folyamatos anyagi ellátása. A pénzügyi ellátás biztosítása a pénzügyi részlegvezető közreműködése útján történik. - A költségvetési előirányzatok és a befektetett eszközök és készletek gazdálkodási követelmények szerinti felhasználásának irányítása. - A pénzügyi részlegvezető közreműködésével együttműködik a HM Költségvetés Gazdálkodási Információs Rendszert (KGIR+) üzemeltető pénzügyi referensekkel. - A tűz-, és munkavédelemmel kapcsolatos feladatok végrehajtásának felügyelete. - A szervezeti egységek gazdálkodásának koordinálása, a gazdálkodásról szóló beszámolók elkészíttetése. - Az Intézmény Gazdálkodási Bizottság tevékenységének irányítása és koordinálása. - A költségvetést érintő beszerzések előzetes ellenjegyzésének kezdeményezése. - A HM Elektronikai, Logisztikai és Vagyonkezelő (HM EI) Zrt.-hez szervezett tevékenységek (takarítás, karbantartás és állagmegóvás) megrendelése és az elvégzett munkák felügyelete. - Szakterületét érintően részt vesz az Intézmény operatív belső kontroll rendszerének kialakításában, működtetésében és fejlesztésében. Felelősséggel tartozik - az Intézmény tevékenységi körébe tartozó gazdálkodási feladatok jogszabályban és egyéb rendelkezésekben meghatározott követelmények szerinti teljesítéséért; - a vagyoni értékek rendeltetésszerű használatáért; - a parancsnoki gazdasági természetű kötelezettségvállalások szakszerű előkészítéséért; - a költségvetés tervezési és beszámolási, az előírt adatszolgáltatói kötelezettség teljesítéséért; - a hatáskörébe tartozó belső ellenőrzési feladatok végrehajtásáért; - a vagyonváltozás nyilvántartásáért, naprakészen tartásáért. 7. Az osztályvezetők, irodavezetők, könyvtár- és térképtár-vezető, részlegvezető, kirendeltség-vezető, főszerkesztő Alárendeltségüknek megfelelően közvetlenül vezetik a beosztott szakmai szervezeteket és személyeket. Szakmai felettesei az adott személyi állománynak. Megnevezésüket, feladat- és hatáskörüket a munkaköri jegyzék, illetve a munkaköri leírások tartalmazzák. 19
Fő feladataik - Betartják és betartatják a közhivatali rendet, valamint az ügyintézési határidőket. - Szakterületüket érintően részt vesznek az Intézmény operatív belső kontroll rendszerének kialakításában, működtetésében és fejlesztésében. Felelősséggel tartoznak - Felelősek a részükre meghatározott feladatok (hivatali kötelességeik) szakszerű végrehajtásáért, szakterületükre vonatkozó információk gyűjtéséért, elemzéséért, a hatáskörükbe tartozó döntések szakmai és jogi helyességéért. - Felelősséggel tartoznak a személyi állomány munkafeltételeinek megteremtéséért, munkavégzéséért és fegyelmi helyzetéért. 8. Az államháztartási belső ellenőr A belső ellenőr tevékenységét az Intézmény parancsnokának közvetlenül alárendelve végzi. Tevékenységéért az Intézmény parancsnokának tartozik felelősséggel, jelentéseit közvetlenül neki küldi meg. Funkcionális függetlenségének biztosításáért a parancsnok a felelős, ezt a felelősséget másra át nem ruházhatja. Feladatait jelen SZMSZ és a munkaköri leírás tartalmazza. Tervezi, szervezi és irányítja az államháztartási belső ellenőrséhez kapcsolódóan az Intézménynél folyó tevékenységek (folyamatok) szabályozottságának, jogszerűségének vizsgálatát és értékelését. Az ellenőrzés által feltárt hiányosságok, szabálytalanságok illetve kedvezőtlen tendenciák felszámolására tett intézkedési javaslatokkal a vonatkozó jogszabályok és belső rendelkezések szerinti működés, gazdálkodás biztosítását segíti elő. Az államháztartási belső ellenőrzést az Intézménynél 1 fő - munkaköri jegyzékben szereplő, napi 8 órás munkaviszonyban foglalkoztatott - belső ellenőr hajtja végre. A belső ellenőr az Intézmény céljainak elérése érdekében rendszerszemléletű megközelítéssel és módszeresen értékeli, illetve fejleszti az Intézmény kockázatkezelési, ellenőrzési és irányítási eljárásainak hatékonyságát. Hatáskörét, felelősségét a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011 (XII. 31.) Kormányrendelet határozza meg, a részleteket pedig munkaköri leírása tartalmazza. Fő feladatai - Tevékenysége kiterjed az Intézmény minden tevékenységére, különösen a költségvetési bevételek és kiadások tervezésének, felhasználásának és elszámolásának, valamint az eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodásnak a vizsgálatára; - Szakmai tevékenysége során ellátja a belső ellenőrzési vezetői feladatokat. - Bizonyosságot adó tevékenysége körében ellátandó feladatai: elemezni, vizsgálni és értékelni a belső kontrollrendszerek kiépítésének, működésének jogszabályoknak és szabályzatoknak való megfelelését, valamint működésének gazdaságosságát, hatékonyságát és eredményességét; 20