56 Szabályzat a Heves Megyei Önkormányzati Hivatal pályázatokkal kapcsolatos feladatairól Az európai uniós és hazai forrásokhoz kapcsolódó pályázatfigyelés, a pályázat-készítés, a pályázati támogatással megvalósuló fejlesztések lebonyolításának belső rendje, valamint a pályázatok belső ellenőrzésével kapcsolatos eljárás rendje az alábbiak szerint kerül szabályozásra: 1. A szabályzat hatálya 1.1. A pályázati eljárásból adódó jogokat és kötelezettségeket a mindenkor hatályos jogszabályok, e Szabályzat előírásai, továbbá az egyes pályázatok megvalósítása érdekében kötött szerződések rendelkezései szerint lehet gyakorolni, illetve kell teljesíteni. 1.2. A Szabályzat rendelkezéseit a Heves Megyei Közgyűlés Hivatala által benyújtott, csatlakozóként, konzorciumi tagként, illetve együttműködő partnerként aláírt Európai Uniós és hazai pályázatokra kell alkalmazni. 2. Pályázatfigyelés 2.1. A pályázati figyelés során a meghirdetett pályázatok közül előnyben kell részesíteni: a) a ciklusprogramhoz kapcsolódó, b) dologi-tárgyi feltételek javítását eredményező, c) működési költséget csökkentő d) valós szükséglet kielégítését célzó, vagy megtakarítást eredményező, e) több évre vonatkozó fejlesztési célkitűzésekhez illeszkedő, f) új feladatok ellátását, meglévő feladatok hatékonyabb teljesítését szolgáló feltételrendszerek kialakítására irányuló, g) az éves költségvetésben működési kiadásokhoz kapcsolódó, h) munkahelyek megtartásával, létesítésével összefüggő lehetőségeket.. 2.2. A pályázatok figyelésével kapcsolatos irodai feladatok az önkormányzat fenntartói igazgatásába tartozó intézmények működési, illetve fejlesztési célokat szolgáló hazai és európai uniós pályázataira terjednek ki. A felhalmozási jellegű nagyberuházásnak minősülő hazai és európai uniós pályázati lehetőségek felkutatása elsősorban a Terület és Intézményfejlesztési Iroda feladata. Ez többek között az európai uniós folyóiratok, a hazai napilapok és folyóiratok figyelését, az interneten az Európai Unió, a minisztériumok, a Nemzeti Fejlesztési Ügynökség, a közreműködő szervezetek, és az Európa Bizottság Magyarországi Delegációjának honlapján megjelenő pályázatok figyelését jelenti. 2.3. Minden irodavezető köteles az iroda dolgozói munkaköri leírásában részletesen szabályozni az iroda feladatkörét érintő pályázatok figyelését. 2.4. Bármely önkormányzati feladatot ellátó munkavállaló az általa észlelt pályázati lehetőségről a munkaterülete szerint érintett irodavezetőt köteles értesíteni. 2.5. Megfelelő pályázati lehetőség észlelése esetén, az iroda gondoskodik a pályázati lehetőségek honlapon való közzétételéről, illetve elektronikus körlevél útján tájékoztatja az intézményeket.
57 3. A pályázat előkészítése 3.1. Az önkormányzat intézményeivel kapcsolatos pályázatok esetében az illetékes irodavezető konzultálni köteles az érintett intézményvezetővel. Ennek során tisztázni kell a pályázaton való részvétel feltételeinek meglétét, a pályázati önrész rendelkezésre állását, illetve a pályázat beadásához szükséges fenntartói hozzájárulás, támogatás megszerzésének feltételeit. 3.2. A Szabályzat 3.1. pontja szerinti egyeztetési eljárás lefolytatását követően az irodavezetők a pályázati lehetőségeket a Szabályzat 1. sz. mellékletét képező Pályázati regisztrációs adatlapon összesítik. A pályázati nyilvántartás minden frissítése után a pályázati határidő aktualitásához igazodva, de legalább havonta egy alkalommal az aktuális pályázati lehetőségeket tartalmazó kitöltött regisztrációs adatlapokat, valamint ezek elektronikus változatát eljuttatják a Terület- és Intézményfejlesztési Iroda részére. 3.3. A Terület és Intézményfejlesztési Iroda végzi az intézményi-, valamint a hivatali felhalmozás célú pályázatok koordinációját, segíti a pályázati tevékenységet, közvetítő szerepet tölt be a pályázók és a pályázatok ügyében döntési joggal felruházott vezetők között. E feladatkörben ellátandó főbb tevékenységi körei: a) rendszeresen tájékoztatást ad a vezetői megbeszéléseken a vezető tisztségviselők, valamint az irodavezetők részére a pályázati lehetőségekről, b) az összesített pályázati lehetőségeket összeveti a fejlesztési elképzelésekkel, lehetőségekkel, c) folyamatosan egyeztet a Pénzügyi Iroda vezetőjével, intézményvezetőkkel, irodavezetőkkel szükség esetén a Főjegyzővel, d) Információt szolgáltat a Hivatalon belül és az intézmények részére, számítógépes nyilvántartást vezet, statisztikákat készít, e) Intézi a döntések a Pénzügyi Irodával történő koordinációval egyidejűleg történő előkészítését a különböző vezetői szintek számára, f) rendszeres kapcsolatot tart a pályáztató és szerződéskötő szervekkel. 3.4. A Pénzügyi Iroda gondoskodik az önrészhez szükséges pénzügyi fedezetnek a költségvetésben történő elkülönítéséről. 4. A pályázat elkészítése, beadása 4.1. A pályázat készítője felelős: a) a kiírás szerinti feltételeknek való megfelelésért, b) a pályázatok szakszerű összeállításáért, c) a benyújtási határidő és mód betartásáért, d) a megfelelő példányszámú pályázat rendelkezésre állásáért, valamint a pályázati nyilvántartásért. 4.2. A csatolt nyilatkozatok valódiságáért az aláíró, az adatok helytállóságáért az azt szolgáltató a felelős. Az adatokat írásban kell szolgáltatni, úgy, hogy abból az átadás ideje és a készítő neve megállapítható legyen. Mellékletek átvételét csak akkor kell dokumentálni, ha annak a felelősség szempontjából jelentősége van. 4.3. A pályázatot bonyolító projektmenedzser személyének kijelöléséről a Főjegyző dönt. A projektmenedzser kiválasztásánál az összeférhetetlenség szabályaira tekintettel kell lenni. Nem lehet projektmenedzser a Főjegyző, az Aljegyző, a vezető beosztású köztisztviselők, valamint ezek közeli hozzátartozói. A kiválasztás során más érdekellentétek is mérlegelhetők.
58 4.4. Külső pályázatíró szervezetet csak indokolt esetben, főjegyzői engedéllyel lehet igénybe venni. (pl. kapacitáshiány, szakismeret hiánya). Ha a szolgáltatás becsült értéke nem esik közbeszerzési eljárás alá, legalább 3 ajánlatot kell beszerezni. 4.5. Külső pályázat készítő szervezet megbízása esetén a szerződésnek tartalmaznia kell: a) a feladat pontos leírását, b) teljesítési határidejét, c) az utasítás adás jogát, d) a felelősség körét és mértékét, e) az alvállalkozó bevonásának szabályait, f) formai kötöttségeket, g) a kapcsolattartás, információnyújtás módját, határidejét, gyakoriságát, h) az Önkormányzat részéről megbízott kapcsolattartót. i) a Ptk. megbízásra vonatkozó előírásait. 4.6. A kapcsolattartót a Főjegyző jelöli ki és határozza meg annak konkrét feladatait. 4.7. A pályázat íróját és a közreműködőket kívülállókkal szemben titoktartási kötelezettség terheli, amelyet a megbízási szerződés részletesen szabályoz. 5. A projekt lebonyolítása 5.1. A nyertes pályázatok (továbbiakban: projektek) lebonyolításában a Hivatal munkatársai vesznek részt. 5.2. Az adott projekt lebonyolítási módjáról a pályázat jellegétől, munkaigényétől, szabad kapacitástól, szakmai feltételektől, közbeszerzési kötelezettségtől függően a Főjegyző dönt. 5.3. A lebonyolítói team további résztvevőinek kiválasztásáról a Főjegyző a projektmenedzser egyetértése birtokában dönt. 5.4. Amennyiben a projekt megvalósítása teljes egészében vagy részben a Hivatal munkatársai feladatköre, akkor a projekt lebonyolításában résztvevők konkrét, részletes feladatait, felelősségét, beszámolási kötelezettségét a munkaköri leírásokban kell rögzíteni. 5.5. Projektmenedzser feladatai különösen: a) a támogatási szerződésben foglalt szakmai tartalom és követelmény megvalósítása, b) a projekt egészére vonatkozó, kidolgozott cselekvési és pénzügyi ütemtervben foglalt feladatok megvalósításának irányítása, ellenőrzése, c) uniós pályázat lebonyolításának tapasztalatairól legalább negyedévente, rendkívüli körülmények (Vis maior) bekövetkezte esetén azonnal írásos feljegyzésben kell tájékoztatni a Főjegyzőt, d) figyelemmel kíséri a nyilvánosság biztosítása érdekében a végrehajtandó feladatok teljesülését, e) folyamatosan kapcsolatot tart fenn a lebonyolítással érintett szervezetekkel, f) beszámolókat, előterjesztéseket készít a Közgyűlés felé, g) közreműködik az arra jogosított szervek ellenőrzéseinek eredményes lebonyolításában.
59 5.6. A Pénzügyi Iroda feladatai a támogatott projektek pénzügyi feladatainak ellátása vonatkozásában: 6. A projekt ellenőrzése a) a pályázattal elért eredmény fenntartása, b) a vállalt eredményindikátorok folyamatos ellenőrzése c) a program előirányzatok és módosításaik a költségvetési rendeletbe/intézményi költségvetésbe történő beépítése, nyilvántartásban való rögzítése, d) a kötelezettségvállalási nyilvántartásban történő rögzítés, e) utalás teljesítése, f) eszköznyilvántartás, g) leltározásban, selejtezésben közreműködés, h) főkönyvi könyvelés, i) elszámoláshoz naplók, kartonok, mérleg, stb. szolgáltatása, j) ellenőrzésben közreműködés, k) támogatás igénylése, elszámolása, l) statisztikák készítése. 6.1. A hivatali munkaszervezet által ellátott támogatott projekt lebonyolítás esetében az irányadó belső szabályzatok szerint kell a munkafolyamatba épített ellenőrzési feladatokat ellátni. 6.2. Önálló team esetében a munkafolyamatba épített ellenőrzés módját, az önkormányzati szintű beszámolás szabályait és formáját a projektenként elkészítendő projekt lebonyolítási szabályzat állapítja meg. 6.3. A támogatói oldalról előírt jelentési kötelezettséggel megvalósuló ellenőrzést a támogatási szerződésben és a vonatkozó jogszabályban foglaltak szerinti tartalommal és határidőre kell teljesíteni a megvalósítás folyamatában. 6.4. Uniós pályázatok folyamatos teljesítésének ellenőrzése a Főjegyző részére adott havi tájékoztató és az időszaki elszámolások, szakmai jelentések egy példányának átadásával valósul meg. 7. Belső ellenőrzés 7.1. A Főjegyző köteles az uniós támogatások elszámolását, a szabályzatszerű és szerződésszerű teljesítésre is kiterjedően ellenőriztetni, a záró elszámolás benyújtását megelőzően a belső ellenőrzés útján. 7.2. Ellenőrzés keretében kiemelten vizsgálni szükséges: a) az elnyert és az igénybevett európai uniós támogatás összegének összehasonlítását, eltérés indokainak feltárásával, b) a támogatás igénybevételének tervezett és tényleges ütemezését, a kifizetési kérelmek jogosultságát, c) a fejlesztési feladatok megvalósítása a támogatási szerződésben rögzített ütemezés szerint teljesült-e, d) ha a megvalósítás során az Önkormányzat eltért a tervezett időbeli ütemezéstől, bejelentette-e támogatónak, kezdeményezett-e szerződésmódosítást, e) a pályázattal elért eredmény fenntartását, f) a vállalt eredményindikátorok megvalósulását.
60 8. Külső ellenőrzés 8.1. Az Európai Uniós támogatással megvalósuló fejlesztések ellenőrzése történhet a fentiek mellett a következő külső szervezetek által: a) az Európai Unió b) az Állami Számvevőszék c) Kormányzati Ellenőrzési Hivatal d) megbízási szerződéssel pénzügyi-tanácsadó szervezet. 9. Záró rendelkezés A támogatással és uniós forrásokkal kapcsolatos pályázatfigyelési, pályázatkészítési és lebonyolítási szabályzat 2010. május 19. napján lép hatályba, rendelkezéseit a hatálybalépést követően benyújtott pályázatokra, támogatott projektekre, valamint a folyamatban lévő uniós forrásból támogatott fejlesztésekre kell alkalmazni. Jelen Szabályzatban nem szabályozott kérdésekben a 2007-2013 programozási időszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alapból, az Európai Szociális Alapból és a Kohéziós Alapból származó támogatások felhasználásának alapvető szabályairól és felelős intézményeiről szóló 255/2006. (XII. 8.) Korm. rendelet, a 2007-2013 időszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alapból, az Európai Szociális Alapból és a Kohéziós Alapból származó támogatások felhasználásának általános eljárási szabályairól szóló 16/2006. (XII. 28.) MeHVM-PM együttes rendelet, valamint a 2007-2013. programozási időszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alapból, az Európai Szociális Alapból és a Kohéziós Alapból származó támogatások fogadásához kapcsolódó pénzügyi lebonyolítási és ellenőrzési rendszerek kialakításáról szóló 281/2006. (XII. 23.) Korm. rendelet rendelkezései az irányadóak. Eger, 2010. május 19. Dr. Benkár József Heves Megye Főjegyzője
61 1. sz. melléklet Pályázati regisztrációs adatlap A PÁLYÁZATI FELHÍVÁS ÁLTALÁNOS ADATAI A pályázati felhívás címe A pályázati felhívás kódja A pályázati felhívást kiíró szervezet neve, elektronikus levélcíme Pályázati keretösszeg Beadási határidő Pályázat jellege Beadható pályázatok száma A PÁLYÁZAT PÉNZÜGYI ADATAI Min. támogatási összeg Max. támogatási öszszeg (Ft) (Ft) Támogatás mértéke %- Saját forrás mértéke %- ban ban A projekt összköltsége (Ft) Igényelt támogatás (Ft) Szükséges saját forrás (Ft) ÁFA Pénzügyi keret megjelölése A PÁLYÁZATI JAVASLAT KONKRÉT ADATAI A pályázatért felelős személy A projekt felelős neve és elérhetőségei (szervezeti egység, telefon, e-mail) A benyújtandó pályázat címe Pályázó iroda/intézmény(ek) Partner/partnerek megnevezése A megvalósítás várható ideje -tól -ig A pályázat rövid szakmai tartalma Dátum: Eger, (év, hó, nap).. Terület és Intézményfejlesztési Iroda vezetője... Irodavezető