Szerencsi Művelődési Központ Szerencs Szervezeti és Működési Szabályzat Szerencs, 2013. június 7. Csider Andor igazgató 1
TARTALOMJEGYZÉK I. Bevezetés, általános rendelkezések... 6 1. A Szervezeti és Működési Szabályzat célja és hatálya... 6 2. A Szervezeti és Működési Szabályzat elfogadása, jóváhagyása, hatálya... 6 3. A Szervezeti és Működési Szabályzat nyilvánossága... 6 II. A Szerencsi Művelődési Központ általános jellemzői... 7 1. Az intézmény adatai... 7 2. Az intézmény szabályszerű működését meghatározó alapdokumentumok és belső szabályzatok. 7 3. Az intézmény alapítása, fenntartása, irányítása... 7 4. Az intézmény működési köre... 7 5. Az intézmény típusa... 7 6. Az intézmény feladata és alaptevékenysége... 8 6.1. Közművelődési intézményegység... 8 6.2. Könyvtári intézményegység... 8 6.3. Valamennyi intézményegység vonatkozásában... 8 7. Az intézmény jogállása... 9 8. Az intézmény képviselete... 9 8.1. Képviseleti jogosultság... 9 8.2. Aláírási, bélyegzőhasználati jog az intézmény képviseletekor... 9 8.3. Az intézmény által használt bélyegzők... 9 9. Gazdálkodási jogköre... 9 9.1. A feladatok forrásai... 9 10. A költségvetés tervezésével és végrehajtásával kapcsolatos előírások, feltételek... 9 11. Vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség... 10 III. Az intézmény szervezeti felépítése... 10 1. Az igazgató... 10 1.1. Hatáskörök átruházása... 12 1.2. Az igazgató általános helyettese... 12 2
2. Közművelődési intézményegység-vezető... 13 3. Könyvtár intézményegység-vezető... 13 4. Az intézményegység-vezetők közötti feladatmegosztás... 14 5. Helyettesítési rend a vezetők akadályoztatása esetén... 14 6. A Vezetői Tanács... 14 7. A szakalkalmazotti értekezlet... 15 8. Az alkalmazotti közösség összalkalmazotti értekezlete... 15 9. Az intézmény intézményegységeinek közösségei... 16 9.1. Közművelődési intézményegység... 16 9.2. Könyvtári intézményegység... 16 9.3. Üzemeltetés munkacsoport... 16 IV. Az intézményegységek feladatai... 17 1. Közművelődési intézményegység munkaköri feladatai... 17 1.1. Közművelődési intézményegység-vezető feladatköre... 17 1.2. Közművelődés-szervező általános feladatai... 17 1.3. Műszaki kisegítő feladatai... 18 2. Könyvtári intézményegység munkaköri feladatai... 18 2.1. Könyvtári intézményegység-vezető feladatköre... 18 2.2. Könyvtáros általános feladatai... 18 3. Üzemeltetés munkacsoport munkaköri feladatai... 19 3.1. Az irodavezető feladatai... 19 3.2. Gondnok feladatai... 20 3.3. Takarító feladatai... 20 3.4. Karbantartó feladatai... 21 3.5. Portás feladatai... 21 V. Az intézmény működési rendje... 22 1. Az intézmény munkarendje... 22 1.1. Az intézmény vezetőinek benntartózkodási rendje... 22 3
1.2. A közalkalmazottak munkarendje... 22 2. Az intézményegységek működési rendje... 22 2.1. A közművelődési intézményegység működési rendje... 22 2.2. Könyvtári intézményegység működési rendje... 23 3. Az intézmény létesítményeire vonatkozó rendszabályok... 24 4. Biztonsági rendszabályok... 24 5. Az intézmény létesítményeinek bérbeadási rendje... 24 6. Karbantartás és kártérítés rendje... 24 VI. Az intézményegységek és szervezeti egységek közti együttműködés, a vezetőkkel való kapcsolattartás rendje... 25 1. Az együttműködés elvei... 25 2. A szervezeti egységek együttműködésének színterei... 25 2.1. A vezetők kapcsolattartásának rendszeresített formája... 25 VII. A szakmai munka belső ellenőrzésének rendje... 25 1. Az igazgató ellenőrzési tevékenysége... 25 2. A szakmai munka ellenőrzése a közművelődési intézményegységben... 26 3. A szakmai munka ellenőrzése a könyvtári intézményegységben... 26 4. A szakmai munka ellenőrzése üzemeltetés munkacsoportban... 26 5. Az ellenőrzés tapasztalatainak hasznosítása... 26 VIII. Az intézmény külső kapcsolatainak rendszere... 27 1. A külső kapcsolatok célja, formája és módja... 27 1.1. Intézményi szinten kezelt kapcsolatok... 27 1.2. A kapcsolattartás formái és módjai... 27 1.3. Rendszeres külső kapcsolatok... 27 IX. Ünnepélyek, megemlékezések rendje, a hagyományok ápolásával kapcsolatos feladatok... 28 1. A hagyományápolás célja és tartalmi vonatkozásai... 28 2. Nemzeti és helyi ünnepek... 28 3. A közművelődési intézmény-egység hagyományos rendezvényei... 28 4
4. A könyvtári intézmény-egység hagyományos rendezvényei... 28 X. Rendkívüli esemény esetén szükséges teendők... 28 1. Rendkívüli esemény... 28 2. A rendkívüli eseményt észlelő közalkalmazott feladata... 28 3. A vezetők feladatai... 28 4. Az épület elhagyása... 29 5. Bombariadó... 29 6. Katasztrófa-, tűz- és polgári védelmi tevékenység szervezeti és végrehajtási rendje... 29 6.1. Az igazgató általános feladat-és hatásköre... 29 6.2. A közművelődési intézményegység vezető konkrét irányítási feladatai a katasztrófa,- tűz-és polgári védelmi tevékenység területén... 29 XI. Egyéb rendelkezések... 30 1. A nemdohányzók védelmére vonatkozó előírások... 30 2. Internethasználat... 30 3. Dokumentumok kiadásának szabályai... 30 4. Az elektronikus úton előállított papíralapú nyomtatványok, hitelesítése, kezelése... 30 XII. Záró rendelkezések... 31 1. A Szervezeti és Működési Szabályzat módosítása... 31 2. A Szervezeti és Működési Szabályzat elfogadása és jóváhagyása... 31 3. A Szervezeti és Működési Szabályzat hatálybalépése... 31 4. A Szervezeti és Működési Szabályzat mellékletei... 31 XIII. Nyilatkozatok... 32 5
I. Bevezetés, általános rendelkezések 1. A Szervezeti és Működési Szabályzat célja és hatálya A Szervezeti és Működési Szabályzat célja,hogy rögzítse a Szerencsi Művelődési Központ adatait és szervezeti felépítését, a vezetők és alkalmazottak feladatait és jogkörét, az intézmény működési szabályait. Az intézmény számára jogszabályokban, testületi döntésekben megfogalmazott feladat - és hatásköri, szervezeti és működési előírásokat az SZMSZ -ben foglaltak figyelembevételével kell alkalmazni. A Szerencsi Művelődési Központ szervezeti felépítésére és működésére vonatkozó szabályzat, melynek hatálya kiterjed az intézmény vezetőire, közalkalmazottaira és az intézménnyel munkaviszonyt létesítőkre, valamint az intézmény szolgáltatásait igénybe vevőkre, a használókra. A Szervezeti és Működési Szabályzat a magasabb szintű jogszabályok rendelkezésein túl elveiben és tartalmában illeszkedik az intézmény más belső szabályaihoz, alapdokumentumaihoz. 2. A Szervezeti és Működési Szabályzat elfogadása, jóváhagyása, hatálya Az intézmény Szervezeti és Működési Szabályzatának törzsdokumentumát az intézmény vezetőjének előterjesztése után a szakalkalmazotti értekezlet fogadja el. Az intézmény Szervezeti és Működési Szabályzata mellékleteivel együtt az intézmény fenntartójának, Szerencs Város Önkormányzata jóváhagyásával lép hatályba, és határozatlan időre szól. Hatálybalépésével az intézményegységeknél ezt megelőző Szervezeti és Működési Szabályzat hatályát veszti. A Szervezeti és Működési Szabályzat, valamint a mellékleteit képező egyéb belső szabályzatok betartása az intézmény minden alkalmazottjára és szerződéses jogviszonyban álló munkatársára kötelező érvényű. 3. A Szervezeti és Működési Szabályzat nyilvánossága A Szervezeti és Működési Szabályzatot az intézmény valamennyi alkalmazottja, szerződéses munkatársa megtekintheti az intézmény könyvtárában, a könyvtár nyitvatartási ideje alatt, illetve az intézmény hivatalos honlapján, a www.szerencsiamk.hu címen. A Szervezeti és Működési Szabályzat egy példánya a többi intézményegységben is elhelyezésre kerül. Információ az alapdokumentumról az intézményigazgatótól, az intézményegység-vezetőktől kérhető. 6
II. A Szerencsi Művelődési Központ általános jellemzői 1. Az intézmény adatai Az intézmény neve: Szerencsi Művelődési Központ Az intézmény székhelye: 3900 Szerencs, Rákóczi-vár (Huszárvár utca 11.) Az intézmény 3900 Szerencs, Nagyvárad u. 2/b. (Világörökségi Kapuzat) telephelyei: 3881 Sima, Fő út. 6-7. Simai Ifjúsági Tábor Alapító okirata: Szerencs Város Önkormányzatának Képviselő-testülete a 4/2013. (I. 13.) Öt. határozatával, a 15/2013. (I. 24.) Öt. határozatával, a 82/2013. (IV. 25.) Öt. határozatával és a 108/2013. (V. 31.) Öt. határozatával hagyta jóvá, melynek kelte: 2013. május 31. Számlaszáma: Az intézmény pénzügyi-gazdasági feladatait Szerencs Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatala, mint önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv látja el. Telefonszámok: 3900 Szerencs, Rákóczi-vár (Huszárvár utca 11.) 47/362-121 47/362-290 (közművelődési feladatellátás) 47/362-254 (könyvtári feladatellátás) Internet címe: E-mail címek: 2. Az intézmény szabályszerű működését meghatározó alapdokumentumok és belső szabályzatok Alapító okirat Szervezeti és Működési Szabályzat 3. Az intézmény alapítása, fenntartása, irányítása Az intézmény alapításának ideje: 2011. augusztus 1. Az intézményt Szerencs Város Önkormányzat Képviselő-testülete a 4/2013. (I. 13.) Öt. határozatával, a 15/2013. (I. 24.) Öt. határozatával, a 82/2013. (IV. 25.) Öt. határozatával és a 108/2013. (V. 31.) Öt. határozatával hozta létre 3900 Szerencs, Rákóczi-vár (Huszárvár utca 11.) székhellyel. Az intézmény irányító szerve: Szerencs Város Önkormányzatának Képviselőtestülete, jogkörét a Polgármesteri Hivatal útján gyakorolja. Az intézmény irányító szervének székhelye: 3900 Szerencs, Rákóczi út 89. 4. Az intézmény működési köre Szerencs város közigazgatási területe Szerencsi Kistérség területe 5. Az intézmény típusa Művelődési központ és könyvtár a muzeális intézményekről, a nyilvános könyvtári ellátásról és a közművelődésről szóló 1997. évi CXL. törvény 64-65. a és74. a pontja alapján. 7
6. Az intézmény feladata és alaptevékenysége Államháztartási szakágazati besorolása: 932900 Máshová nem sorolható egyéb szórakoztatás, szabadidős tevékenység 6.1. Közművelődési intézményegység Kulturális rendezvények szervezése, közművelődési intézmény működtetése Szakfeladatok: 910502 Közművelődési intézmények, közösségi színterek működtetése 900400 Kulturális műsorok, rendezvények, kiállítások szervezése 932919 M.n.s. egyéb szórakoztatási tevékenység 910203 Múzeumi kiállítási tevékenység 855931 Iskolarendszeren kívüli nem szakmai oktatás 855932 Iskolarendszeren kívüli szakmai oktatás 855933 Foglalkoztatást elősegítő képzések 855934 Megváltozott munkaképességűek rehabilitációs képzése 855935 Szakmai továbbképzések 855936 Kötelező felkészítő képzések 855937 M.n.s. egyéb felnőttoktatás 855941 Iskolarendszeren kívüli ISCED 2 szintű OKJ-s képzés 855942 Iskolarendszeren kívüli ISCED 3 szintű OKJ-s képzés 855943 Iskolarendszeren kívüli ISCED 4 szintű OKJ-s képzés 855944 Iskolarendszeren kívüli ISCED 5 szintű OKJ-s képzés 855945 Iskolarendszeren kívüli ISCED 6 szintű OKJ-s képzés 6.2. Könyvtári intézményegység Könyvtári szolgáltatások Szakfeladatok: 910121 Könyvtári állomány gyarapítása, nyilvántartása 910122 Könyvtári állomány feltárása, megőrzése, védelme 910123 Könyvtári szolgáltatások 6.3. Valamennyi intézményegység vonatkozásában Szakfeladatok: 680002 Nem lakóingatlan bérbeadása, üzemeltetése 562920 Egyéb vendéglátás 821000 Adminisztratív, kiegészítő szolgáltatás 823000 Konferencia, kereskedelmi bemutató szervezése 100000 Élelmiszergyártás 470001 Könyv kiskereskedelem 470009 Kiskereskedelem (kivéve jármű-, motorkerékpár) 561000 Éttermi, mozgó vendéglátás 562100 Rendezvényi étkeztetés 563000 Italszolgáltatás 552001 Üdülői szálláshely-szolgáltatás 559099 Egyéb m.n.s. szálláshely-szolgáltatás 562916 Üdülői, tábori étkeztetés 8
890441 Rövid időtartamú közfoglalkoztatás 890442 Foglalkoztatást helyettesítő támogatásra jogosultak hosszabb időtartamú közfoglalkoztatása 890443 Egyéb közfoglalkoztatás 7. Az intézmény jogállása Az intézmény önálló jogi személy. 8. Az intézmény képviselete 8.1. Képviseleti jogosultság A Szerencsi Művelődési Központ igazgatója önálló képviseleti jogosultsággal rendelkezik valamennyi ügy tekintetében. Ennek alapján jogosult az intézményt bármely hatóság, hivatalos szerv előtt és harmadik személyekkel szemben képviselni. Az igazgató az ügyek meghatározott körében eseti vagy állandó meghatalmazással képviseleti jogosultságát átruházhatja az intézmény általa meghatározott dolgozójára. 8.2. Aláírási, bélyegzőhasználati jog az intézmény képviseletekor Az intézmény, mint jogi személy nevében főszabály szerint aláírásra egy személyben a képviselője, a Szerencsi Művelődési Központ igazgatója jogosult. A részletszabályokat a hatáskörök rendezik. 8.3. Az intézmény által használt bélyegzők Az intézmény kör- és fejbélyegzőt használ. A bélyegzők használatára jogosultak: igazgató, intézményegység-vezetők, irodavezető. 9. Gazdálkodási jogköre A feladatellátáshoz kapcsolódó funkciója szerint: önállóan működő költségvetési szerv. A mindenkori éves költségvetési rendelet szabályai szerint a bér és bérjellegű előirányzatai felett teljes jogkörrel, egyéb előirányzatai felett részjogkörrel rendelkezik. Az intézmény pénzügyi-gazdasági feladatait Szerencs Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatala, mint önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv látja el. 9.1. A feladatok forrásai önkormányzati támogatás az intézmény saját bevételei 10. A költségvetés tervezésével és végrehajtásával kapcsolatos előírások, feltételek az intézmény gazdálkodásában, a szakmai hatékonyság és a költséghatékonyság követelményeinek kell érvényesülniük; összhangot kell kialakítani a gazdálkodási lehetőségek és a kötelezettségek között, intézményegységek gazdasági munkájának koordinálásában; gondoskodni kell az intézmény vagyonkezelésébe, használatába adott vagyon igénybevételének rendeltetésszerű használatáról, a leltározásról és a selejtezésről; gondoskodni kell a költséghelyek vezetőivel tartott kapcsolatot rendszerességéről, a tervezési, beszámolási, információszolgáltatási kötelezettség teljesítéséről és annak hitelességéről, az intézmény szakszerű és törvényes működéséről, számviteli rendjéről, 9
a takarékos gazdálkodásról, az alapító okiratban előírt tevékenységek jogszabályban meghatározott feladatok jogszabály szerinti követelményeknek megfelelő ellátásáról; meg kell szervezni az intézmény biztonságos működésével kapcsolatos gazdasági és pénzügyi feladatokat, az intézmény külső szerveknél történő képviseletét gazdasági és pénzügyi kérdésekben, az intézményhez befolyt pályázati pénzekkel kapcsolatos ügyintézést; 11. Vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség Vagyonnyilatkozat-tételre köteles beosztás és munkakör: az intézményigazgató. Az igazgató vagyonnyilatkozatának őrzése a fenntartó feladata. III. Az intézmény szervezeti felépítése A szervezeti egységek és a vezetői szintek meghatározásánál azt az alapelvet érvényesítjük, hogy az intézmény feladatait a jogszabályi előírásoknak és a tartalmi követelményeknek megfelelően magas színvonalon láthassa el. Az intézményvezetés a jogszabályok alapján a racionális, hatékony, eredményes működtetés érdekében, valamint a helyi adottságok, körülmények és igények figyelembevételével alakította ki a szervezeti egységeket. Igazgató Könyvtári intézményegységvezető Közművelődési intézményegységvezető Irodavezeztő Könyvtárosok Műszaki kisegítók, kellékesek Közművelődési szakemberek Gondnok Takarítók Karbantartók Portások 1. Az igazgató Az intézmény egyéni felelősségű irányítása, a szakszerű és törvényes működés, a helyi igényeknek megfelelő, színvonalas munka, az ésszerű és takarékos gazdálkodás biztosítása. Felel: az intézmény vagyonkezelésébe, használatába adott vagyon rendeltetésszerű igénybevételéért; az alapító okiratban előírt tevékenységek jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelő ellátásáért; az intézmény gazdálkodásában, a szakmai hatékonyság és a gazdaságosság követelményeinek érvényesítéséért; 10
a tervezési, beszámolási, információszolgáltatási kötelezettség teljesítéséért, annak hitelességéért; a gazdálkodási lehetőségek és a kötelezettségek összhangjáért; az intézményi számviteli rendért; a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés, valamint a belső ellenőrzés megszervezéséért és hatékony működéséért; az intézmény szakszerű és törvényes működéséért, a takarékos gazdálkodásért; a pedagógiai, oktató-nevelői, közművelődési, közgyűjteményi munkáért; a gyermek- és ifjúságvédelmi feladatok megszervezéséért és ellátásáért; az intézmény ellenőrzési, mérési, értékelési rendszerének működtetéséért; a közművelődési és közgyűjteményi munka egészséges és biztonságos feltételeinek megteremtéséért; a közművelődési és közgyűjteményi középtávú továbbképzési terv, valamint az éves beiskolázási terv elkészítéséért, a szakalkalmazottak továbbképzésének megszervezéséért; az intézményegységek információs tájékoztató rendszeréhez kapcsolódó közérdekű információszolgáltatásért, a statisztikai adatszolgáltatásért; a közalkalmazotti alapnyilvántartás rendszerének működtetéséért, az adatvédelmi szabályok megtartásáért, a vagyonnyilatkozatok őrzéséért; az intézmény által rendezett nemzeti, társadalmi ünnepek megszervezéséért, amelyben felhasználja a közművelődési intézményegység munkáját; a jogszabály szerinti más vezetői feladatok ellátásáért. Feladata: a szakalkalmazotti értekezlet, az alkalmazotti közösség értekezlete, az igazgatótanács, a szakmai, tanácsadó, döntés-előkészítő fórumok üléseinek előkészítése, vezetése, a szakmai fórum vezetése, a döntések (állásfoglalások) végrehajtásának megszervezése és ellenőrzése; szakmai együttműködés irányítása és szervezése az intézményegységek között, az intézmény programja megvalósításának irányítása és szervezése; a közművelődési és közgyűjteményi munka a könyvtári intézményegység irányítása és ellenőrzése az intézményegység-vezetőkön keresztül, az intézményegységek tevékenységének koordinálása; az intézmény mentálhigiénés tevékenységének és környezetvédelmi munkájának irányítása; az intézmény gazdasági működésének irányítása, belső ellenőrzésének megszervezése, az üzemelés folyamatosságának, gazdaságosságának figyelemmel kísérése; a rendelkezésre álló költségvetés alapján az intézmény működéséhez, a programok megvalósításához szükséges személyi, tárgyi és módszertani feltételek biztosítása; a munkavállalói érdek-képviseleti szervekkel, a közalkalmazotti tanáccsal való együttműködés az intézményegység-vezetők bevonásával; gyakorolja a kötelezettségvállalási jogkört, kizárólagos jogkörébe tartozik a megrendelésre, kivitelezésre, szállítási szerződésre vonatkozó kötelezettségvállalás; gyakorolja a munkáltatói jogokat, a szakalkalmazotti munkakörre benyújtott pályázat elbírálását az intézményegység-vezetők egyetértésével végzi; ellátja a pályáztatói feladatokat az intézményegység-vezetői beosztások tekintetében; eleget tesz a jogszabályban előírt egyeztetési kötelezettségének a közalkalmazottak foglalkoztatására, élet- és munkakörülményeire vonatkozó kérdésekben; kiadja az intézményen belüli különböző szabályzatokat; 11
kialakítja és működteti az intézményen belül azokat a folyamatokat, amelyek biztosítják a rendelkezésre álló források szabályszerű, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását; dönt az intézmény működésével kapcsolatban minden olyan ügyben, amelyet jogszabály, közalkalmazotti szabályzat, egyéb belső szabályzat nem utal más hatáskörébe, dönt az intézményen belüli hatásköri és egyéb vitákban, kivizsgálja a bejelentéseket és panaszokat; gondoskodik a katasztrófa-, tűz- és polgári védelmi, valamint a munkavédelmi feladatok ellátásáról (részletes feladatait a munkavédelmi szabályzat és a tűzvédelmi szabályzat tartalmazza); teljes körűen képviseli az intézményt külső szervek előtt, de a képviseletre meghatározott ügyekben eseti vagy állandó megbízást adhat; ellátja továbbá a jogszabályok által a vezető hatáskörébe utalt és át nem ruházott feladatokat. 1.1. Hatáskörök átruházása Az intézmény igazgatója egyszemélyi felelősségének érvényesülése mellett a következő hatásköröket ruházza át: A képviseleti jogosultság köréből az intézményegységek szakmai képviseletét az intézményegységek vezetőire, az intézmény közművelődési ügyekben való eseti képviseletét a közművelődési intézményegység-vezetőre; az intézmény gazdasági-pénzügyi kérdésekben való képviseletét - az igazgató irányításával és ellenőrzésével az irodavezetőre, A bérgazdálkodási jogköréből az intézményegységek részére biztosított jutalmazási keret felhasználását az intézményegységek vezetőire, a jutalmazási összegek egyeztetési kötelezettségével. A munkáltatói jogköréből a kiemelt jogkörök kivételével a munkáltatói jogkörbe tartozó egyéb intézkedéseket - általános jogkör (az alkalmazás kivételével), közvetlenül gyakorolható jogkör - az intézményegység-vezetőkre A munka- és tűzvédelmi tevékenység felelősének irányítását és ellenőrzését a közművelődési intézményegység-vezetőre. 1.2. Az igazgató általános helyettese Az intézmény igazgatójának általános szakmai helyettese a közművelődési intézményegységvezető. A helyettesítést a következők szerint látja el: az intézmény igazgatójának akadályoztatása esetén gyakorolja annak feladat- és hatáskörét, kivéve azokat, amelyeket az igazgató saját hatáskörében tart fenn; az igazgató tartós távolléte esetén a fenntartott ügyekben a helyettesítést az igazgató rendelkezése szerint látja el. Feladat- és hatásköre az általános helyettesítésen kívül: o javaslatot tesz az éves munkaterv megállapítására, szervezi az állásfoglalások megvalósítását; o irányítja és összefogja az intézmény belső továbbképzését; 12
2. Közművelődési intézményegység-vezető 2.1. Jogállása Vezetői megbízásáról és a megbízás visszavonásáról az intézmény igazgatója dönt. A munkáltatói jogokat az intézményigazgató gyakorolja felette. Közvetlen szakmai irányítását az intézményigazgató látja el. Magasabb vezetői megbízása határozott időre szól. 2.2. Kizárólagos jogköre az intézményigazgató hatásköréből átruházott jogkörök gyakorlása, szakmai képviselet, jutalmazási keret felhasználása, ellátja az intézmény munka- és tűzvédelmi felelősi beosztásához kapcsolódó feladatokat. 2.3. Főbb feladatai A rendelkezésre álló költségvetési keret alapján az intézményegység működéséhez szükséges személyi és tárgyi feltételek biztosítása, a statisztikai jelentések teljesítése, szervezi az intézmény közművelődési munkáját, koordinálja az intézményegységek közötti közművelődési tevékenységet, munkája során integrálja a nevelési-oktatási és közművelődési feladatokat; gondoskodik a szerencsi művelődés alapszintű szervezéséről, továbbá az alaptevékenységbe nem tartozó kulturális és egyéb szolgáltatások szervezéséről; irányítja, szervezi és ellenőrzi a közművelődési egység munkáját; akadályoztatásakor eseti kijelöléssel gondoskodik helyettesítéséről, közművelődési intézményegységvezető-helyettesi minőségben. Tartós távolléte esetén a helyettesítés ellátásáról az intézményigazgató rendelkezik. 3. Könyvtár intézményegység-vezető 3.1. Jogállása Vezetői megbízásáról és a megbízás visszavonásáról az intézmény igazgatója dönt. Felette a munkáltatói jogokat az intézményigazgató gyakorolja, közvetlen szakmai irányítását az intézményigazgató látja el. 3.2. Kizárólagos jogköre Az intézményigazgató hatásköréből átruházott jogkörök gyakorlása, szakmai képviselet, jutalmazási keret felhasználása, ellátja az intézmény belső ellenőrzési feladatait. 3.3. Főbb feladatai A könyvtár szakmai munkájának meghatározása, irányítása, gondoskodik annak zavartalan működéséről. Biztosítja a nyitva tartást, a kölcsönzések zavartalanságát. Intézi az állomány beszerzését, az intézményi költségvetés által biztosított keretek közt annak feldolgozását, karbantartását. Elkészíti a könyvtárral kapcsolatos költségvetési terveket, munkaterveket, beszámolókat. Irányítja a könyvtári személyzet tevékenységét. Felelős a könyvtár gazdálkodásáért, a könyvállomány és a könyvtárban elhelyezett értékek megőrzéséért, védelméért, a tűz és munkavédelmi előírások betartásáért, betartatásáért. A rendelkezésre álló költségvetési keret alapján az intézményegység működéséhez szükséges személyi és tárgyi feltételek biztosítása. A statisztikai jelentések teljesítése. 13
4. Az intézményegység-vezetők közötti feladatmegosztás Az intézményegység-vezetők az intézmény igazgatója által átruházott hatáskörben és ott meghatározott terjedelemben gyakorolják az átruházott jogköröket. A közalkalmazotti munkakörre benyújtott pályázatok elbírálásánál egyetértési joguk van. A korlátozott személyi és dologi bérgazdálkodói jogkör gyakorlása a következők szerint történik: Az intézményegység-vezetők vezetése alatt álló intézményegységek működéséhez szükséges költségvetési ezen belül a bérgazdálkodási kereteket évente, a változtatás jogának fenntartásával, a gazdasági ügyintéző javaslatának figyelembevételével az igazgató állapítja meg. A megállapított költségvetési keretek felhasználását érintő intézkedéseiket az egységvezetők kötelesek egyeztetni az igazgatóval. A költségvetési keretekkel való gazdálkodás részletes szabályait a számviteli és pénzügyi szabályzat tartalmazza. Döntési területeik azon részében, amelyekben a Szervezeti és Működési Szabályzat szerinti szervek előzetesen intézményi szinten már véleményeztek és állást foglaltak, az állásfoglalást figyelembe veszik. Végzik a gazdálkodás területén a vezetők részére kötelezően előírt ellenőrzéseket. Az eredményes gazdálkodás segítése érdekében az éves költségvetés időszakában felmérik, és az igazgatóhoz, valamint a gazdasági ügyintézőhöz eljuttatják az intézményegység következő évi személyi és dologi jellegű igényeit. Felelősségük feladataik ellátásáért és az általuk vezetett egység munkájáért áll fenn. 5. Helyettesítési rend a vezetők akadályoztatása esetén Az intézményt az igazgató képviseli. Távollétében helyettesíti a közművelődési intézményegység-vezető, akadályoztatása esetén könyvtári intézményegység-vezető (a felsorolás sorrendjében). Az intézményegység-vezetők az intézményegység ügyeiben képviselik az intézményegységet. Távollétükben helyettesítik: Az intézményegység-vezetők akadályoztatása esetén az igazgató illetve az intézményegységekben az intézményegység-vezető által megbízott szakalkalmazott. 6. A Vezetői Tanács Az intézmény vezetését közvetlenül segítő, operatív szerv. A vezetők közötti információátadás egyik színtere. 6.1. A Vezetői Tanács összetétele Vezetője: az intézmény igazgatója. Tagjai: könyvtári intézményegység-vezető, közművelődési intézményegység-vezető, irodavezető 6.2. Feladat- és hatásköre Véleményezi a szakalkalmazotti értekezlet elé kerülő előterjesztéseket, az intézmény különböző intézményegységeit érintő kutatások, kísérletek indítását és értékelését, az intézmény éves munkatervét, a kibocsátásra kerülő belső szabályzatokat és igazgatói utasításokat a közalkalmazotti tanács véleményének megkérése előtt, a kitüntetési javaslatok felterjesztési tervet, az intézmény szakmai pályázatainak kiírását, 14
az intézményvezetői és intézményegység-vezetői pályázatra benyújtott vezetői programot, A Vezetői Tanács működtetésének ügyrendi szabályait maga határozza meg. 7. A szakalkalmazotti értekezlet Az intézmény legfontosabb tanácskozó és határozatot hozó szerve. 7.1. A szakalkalmazotti értekezlet összetétele Vezetője: az intézmény igazgatója. Tagjai: az intézmény alapfeladatának ellátásával összefüggő munkakörben, az intézményi munkát közvetlenül segítő főfoglalkozású közalkalmazottak. 7.2. Az intézmény alapfeladatának ellátásával összefüggő munkakörök Szakalkalmazotti munkakörök: közművelődési szakalkalmazott, könyvtáros Döntési jogkörébe tartozik: az intézmény programjának elfogadása; az intézmény Szervezeti és Működési Szabályzatának és módosításának elfogadása, a jóváhagyást megtagadó döntés elleni felülvizsgálati kérelem benyújtása; az intézmény éves munka- és feladattervének elfogadása; az intézmény munkáját összefoglaló elemzések, értékelések, beszámolók elfogadása; a szakalkalmazotti értekezlet képviseletében eljáró munkatársak megválasztása; az intézményi szintű házirend elfogadása; 7.3. Véleménynyilvánítás és javaslattétel A szakalkalmazotti értekezlet véleményt nyilváníthat, vagy javaslatot tehet az intézmény működésével kapcsolatos valamennyi kérdésben. Ha a szakalkalmazotti értekezlet az intézmény működését érintő bármely, azonnal meg nem válaszolható kérdésben véleményt nyilvánított, vagy javaslatot tett, az intézmény igazgatója köteles azt megvizsgálni, és arra 30 napon belül indokolt írásbeli választ adni, amelynek megfelelő közzétételéről az intézményegység-vezetők gondoskodnak. 7.4. Működése A szakalkalmazotti értekezlet a feladatkörébe tartozó ügyek előkészítésére vagy eldöntésére meghatározott időre vagy alkalmilag bizottságot hozhat létre. A szakalkalmazotti értekezletet általában évente egyszer kell összehívni. Össze kell hívni akkor is, ha azt a napirend megjelölésével az intézmény más vezetőtestülete vagy a szakalkalmazottak egyharmada írásban kéri az intézményigazgatótól. A szakalkalmazotti értekezlet akkor határozatképes, ha tagjainak több mint 50 százaléka jelen van. Döntéseit nyílt szavazással, egyszerű szótöbbséggel hozza. 8. Az alkalmazotti közösség összalkalmazotti értekezlete 8.1. Az alkalmazotti közösség összetétele Vezetője: az intézményigazgató. Tagjai: az alkalmazotti közösséget az intézményben foglalkoztatott valamennyi közalkalmazott alkotja. 8.2. Jogköre Az alkalmazotti közösséget véleményezési jog illeti meg az intézmény átszervezésével (megszüntetésével), feladatának megváltoztatásával, nevének megállapításával, 15
költségvetésének meghatározásával és módosításával, amelyet összalkalmazotti értekezleten gyakorol. 8.3. Működése Évente egyszer, az igazgatója tájékoztatást ad az összalkalmazotti értekezleten az intézmény feladatainak ellátásáról és működéséről. Össze kell hívni az összalkalmazotti értekezletet a véleményezési jogkörébe tartozó fenntartói döntések meghozatala előtt, vagy ha az alkalmazottak egyharmada a napirend megjelölésével kezdeményezi azt. Az összalkalmazotti értekezleten a dolgozók legalább kétharmadának jelenléte szükséges. Az összalkalmazotti értekezlet maga határozza meg, hogy milyen módon alakítja ki véleményét. 9. Az intézmény intézményegységeinek közösségei 9.1. Közművelődési intézményegység Vezetője az igazgató. Tagjai: közművelődési intézményegység-vezető a közművelődés szervezők műszaki kisegítők, kellékesek Jogköre: az éves közművelődési programterv elfogadása, a közművelődési intézményegység munkáját átfogóan elemző értékelések, beszámolók elfogadása, az intézményegységet a testületekben képviselő dolgozó kiválasztása, az intézményegység-vezetői pályázathoz készített vezetési programmal összefüggő szakmai vélemény kialakítása, 9.2. Könyvtári intézményegység Vezetője az igazgató. Tagjai: intézményegység-vezető a könyvtárosok Jogköre: az éves programterv elfogadása, a intézményegység munkáját átfogóan elemző értékelések, beszámolók elfogadása, az intézményegységet a testületekben képviselő dolgozó kiválasztása, az intézményegység-vezetői pályázathoz készített vezetési programmal összefüggő szakmai vélemény kialakítása, 9.3. Üzemeltetés munkacsoport Vezetője az igazgató. Tagjai: irodavezető, gondnok, takarítók, karbantartók, portások. Havi rendszerességgel, valamint az aktuális feladatok függvényében a gazdasági csoport és az épületfenntartás dolgozói összevont értekezletet tartanak. Ezeken lehetőség nyílik a feladatok meghatározására, az intézményi információk átadására, illetőleg a dolgozói visszajelzésekre. 16
IV. Az intézményegységek feladatai 1. Közművelődési intézményegység munkaköri feladatai Az intézményegység egyediségét épületében, kapcsolatrendszerében, a hagyományok iránti elkötelezettségében, a tevékenységi formák gazdagságában, a település civil közösségei iránti elkötelezettségben, a helyi nemzetiségi közösségek iránt megnyilvánuló figyelmében ismerhetjük fel. Tevékenysége Szerencs lakossága széles rétegeinek művelődését célozza. Programjaival modellt nyújt és ösztönzi a helyes szabadidős tevékenységek iránti szükségletek kialakítását. Minden korosztály számára lehetőséget nyújt az aktív pihenés és szórakozás mellett, az alkotó, közösségi tevékenységekre, a helyi identitást erősítő, lokálpatrióta értékrend követésére. 1.1. Közművelődési intézményegység-vezető feladatköre Irányítja a szakterület szakalkalmazottait, a közművelődési intézményegység tagjait. Az intézmény rendezvényeinek felelőse, koordinátora. Más szervek által az intézmény termeiben tartott rendezvények koordinálója. Feladata a termek programozása, technikai előkészítése a szakelőadóval a közösen, a rendezvényterv alapján. Összeállítja az éves munkatervet költségvetés tervezettel. Elkészít a közművelődési alkalmazottak szabadságolási ütemtervét. Intézi és felügyeli a szerzői jogdíjjal kapcsolatos teendőket, jelentési kötelezettségeket. Szoros kapcsolatot tart fenn az intézmény partnereivel. Rentábilis rendezvények megszervezésére törekszik. Felelős a vagyonkezelésért, a társadalmi tulajdonért, az egészségügyi, munkavédelmi és tűzrendészeti előírások megtartásáért. A médiáknak rendszeresen kulturális programajánlót, ismertetőt küld az intézményben folyó kulturális programokról, rendezvényekről. Az intézmény reklám-propagandájának irányításáért felelős. Felelős a pályázati felhívások figyelésért, felelős a pályázatok elkészítéséért és elkészíttetetéséért. Vezeti a pályázati nyilvántartást. Felelős a rendezvényekért és annak előkészítéséért, előkészítetéséért, zavartalan, szakmailag kifogásolhatatlan lebonyolításáért, rentábilis megszervezéséért. Figyelemmel kíséri a közművelődéssel kapcsolatos jogszabályokat. Munkája során egyéb feladatok elvégzésére is kötelezhető, melyet az igazgató utasítása alapján végez el. 1.2. Közművelődés-szervező általános feladatai Közreműködik az intézményi közösség kialakításában és fejlesztésében. Alkotó módon részt vállal a város szellemi, kulturális hagyományainak ápolásában és fejlesztésében. Az intézményegység valamennyi szakalkalmazottjának kötelező feladata a pályázatok figyelemmel kísérése, a pályázatok határidőre történő elkészítése, benyújtása. Az intézményegység közalkalmazottai minden rendezvény előtt részletes forgatókönyvet, ütemtervet készítenek a feladatok, anyagi és személyi igények megjelölésével. Feladata az intézményben és az intézményegység által szervezett közművelődési programok propagálása és szervezése. 17
1.3. Műszaki kisegítő feladatai Közreműködik rendezvények - kongresszusok, konferenciák, árubemutatók, kiállítások, kvízjátékok, vetélkedők, sportesemények, kirándulások, túrák, bálok, partyk, kiállítások, bemutatók, dedikálások, jótékonysági események, road-show-k, üzemlátogatások, jubileumi ünnepségek stb. megszervezésében. Irodatechnikai és multimédiás eszközöket kezel. Előkészíti, biztosítja a rendezvényekhez szükséges tartozékokat. Jegyzéket vezet az eszközökről, szükség esetén gondoskodik azok javíttatásáról, kicseréléséről. Felel az eszközök meglétéért, biztonságos használhatóságáért, és megszervezi azok használati rendjét. Elvégzi a szükséges karbantartási munkálatokat. Kezeli és ellenőrzi az általa használt eszközöket. Ellenőrzi a műszaki berendezések működőképességét. Előkészíti a rendezvényekhez szükséges berendezéseket. Összeállítja a fény-, hangrendszereket és üzemelteti azokat. Ellenőrzi a színpadtechnikát, és az általa működtetett berendezéseket. Rendeltetésszerűen üzemelteti, felújítja, karbantartja a díszleteket. Részt vesz eszközök külső helyszínre szállításában. Felel a rábízott technikai berendezésekért. Biztonságtechnikailag precíz munkájával járul hozzá az intézmény minőségi rendezvényeinek lebonyolításához. 2. Könyvtári intézményegység munkaköri feladatai Az intézményegység elkötelezett a helytörténeti hagyományok, a település civil közösségei, és helyi nemzetiségi közösségek iránt. Gyűjtőköri tevékenysége az olvasási szokások tudatos fejlesztési koncepciójához kapcsolódva egyrészt az intézményen belüli gyermekek és ifjúsági korosztály, másrészt Szerencs lakossága széles rétegeinek művelődését szolgálja. Tevékenyen ösztönzi a helyes szabadidős tevékenységek iránti szükségletek kialakítását. Minden korosztály számára lehetőséget nyújt az élethosszig tartó tanulásra, művelődésre, nem megfeledkezve az igényes szórakoztatásról sem. 2.1. Könyvtári intézményegység-vezető feladatköre a könyvtári munka tervezése, szervezése, irányítása és ellenőrzése, a szabályzatok elkészítése, a munkarend és ügyrend meghatározása; beszámolási kötelezettség teljesítése a könyvtár tevékenységéről, közérdekű adatok és dokumentumok nyilvánosságának biztosítása; gazdálkodás a megállapított költségvetési keretekkel, a bevételekkel, gazdálkodás pályázati forrásokkal. a könyvtár vagyonának megőrzése és védelmének szervezése; javaslattétel a könyvtár szervezeti rendjére; a könyvtár gazdálkodásáért, fejlesztéséért, a vonatkozó jogszabályoknak és a helyi szabályzatokban megfogalmazottaknak megfelelő, jogszerű működésért. 2.2. Könyvtáros általános feladatai Az intézményegység állományába került dokumentumok nyilvántartásba vétele és feltárása; 18
A feleslegessé vált, megrongálódott dokumentumok állományból való kivonása; A gyűjtemény folyamatos fejlesztése, feltárása, őrzése, gondozása; Az állomány rendelkezésre bocsátása, tájékoztatás nyújtása a könyvekről, dokumentumokról, szolgáltatásokról; Könyvtári foglalkozások, órák megtartása; Egyéni és csoportos helybeni könyvtárhasználat biztosítása; Könyvtári dokumentumok, könyvek, tankönyvek, segédeszközök kölcsönzése; Informatikai szolgáltatás; Gyermek és tanulói foglalkozások, szabadidős tevékenységek szervezése; Gondoskodás a gyűjtemény védelméről, valamint a jogszabályokban előírt időszakonkénti állományellenőrzésről. 3. Üzemeltetés munkacsoport munkaköri feladatai Az intézmény gazdasági, karbantartói, épület-fenntartási feladatokat ellátó csoportja. A munkacsoport látja el, az épületek üzemeltetésével, az udvarok, az elő,- és hátsó kertek gondozásával, a szabadtéri rendezvényekkel kapcsolatos technikai feladatokat. A munkacsoportot közvetlenül a gondnok irányítja. 3.1. Az irodavezető feladatai Határozatlan idejű munkakör ellátására szóló kinevezését az igazgatótól kapja, aki a munkáltatói jogokat gyakorolja felette. Gazdasági tevékenysége során szorosan együttműködik az intézményegység vezetőkkel. Felelős: Az intézmény gazdasági, karbantartói, épület-fenntartási feladatokat ellátó csoport irányításáért. A számviteli, a beszámolási, könyvvezetési és az egyéb gazdálkodással összefüggő, jogszabályokban előírt feladatok szakszerű ellátásáért. Feladatai. Az intézményegységek gazdasági munkáját koordinálja, számviteli és pénzügyi vonatkozású kérdésekben az intézmény egészére kiterjedő érvényes intézkedésekre tesz javaslatot az intézmény igazgatójának, akinek közvetlen irányításával és ellenőrzésével tevékenykedik; felügyeli és vezeti az intézmény szabad kapacitásainak hatékony értékesítését, szervezi az intézmény biztonságos működésével kapcsolatos gazdasági és pénzügyi feladatokat, elvégzi az adatszolgáltatások elkészítését, közreműködik a leltározás és a selejtezés munkálataiban, elvégzi az egyéb díjak beszedését, számlázását (szállásdíj, kártérítés, stb.), elkészíti az IFA bevallást rendszeres kapcsolatot tart a költséghelyek vezetőivel; felügyel az intézményhez befolyt pályázati pénzekkel kapcsolatos ügyintézésre; együttműködik az intézmény belső szabályzatainak kidolgozásában, azok végrehajtásában; rendszeres kapcsolatot tart a fenntartó pénzügyi csoportjával; tevékenységéről, a gazdálkodás aktuális állapotáról az intézmény igazgatóját és az intézményegységek-vezetőit folyamatosan tájékoztatja. közreműködik az igazgató személyzeti feladataiban, 19
közreműködik az SZMSZ, a közalkalmazotti szabályzat, továbbá az iratkezelési, adatkezelési belső szabályzatok elkészítésében és gondozásában. 3.2. Gondnok feladatai Az üzemeltetés munkacsoport közvetlen irányítója. Határozatlan idejű munkakör ellátására szóló kinevezését az igazgatótól kapja. Felette a kiemelt munkáltatói jogkört az igazgató, a közvetlenül gyakorolható jogkört az irodavezető gyakorolja. Főbb feladatai az irodavezető felügyelete mellett ellátja a részére meghatározott szervezési, irányítási, ellenőrzési és egyéb feladatokat; közreműködik az éves gazdálkodási terv és költségvetés összeállításában a feladatkörével összefüggő területekre vonatkozóan; az intézményi ötéves felújítási, beruházási terv alapján javaslatot készít az éves felújítási, karbantartási és javítási munkákra, amelyek végrehajtását az elkészített ütemtervnek megfelelően szervezi, irányítja és felügyeli; a felújításhoz szükséges árajánlatok beszerzése; felügyel az intézmény épülete állagának megóvására; a feladatkörének része az üzemeltetéssel, karbantartással összefüggő eszközök fejlesztéséhez, beszerzéséhez javaslat összeállítása, szükség esetén azok beszerzése, javaslat készítése a selejtezésre. szobák átadás-átvétele leltár alapján, IFA bevallás előkészítése, selejtezési eljárás adminisztráció, irodaszer, nyomtatvány igény összeállítása, szállásadás ügyintézése, takarítási, karbantartási, logisztikai feladatok szervezése szerződés szerint megrendelt munkálatok átvétele, ellenőrzése közös helyiségek napi rendszerességi ellenőrzése vendégek fogadásának megszervezése az irodavezető távolléte esetén helyettesítése szállásadás ügyintézése, takarítási, karbantartási, logisztikai feladatok szervezése szerződés szerint megrendelt munkálatok átvétele, ellenőrzése helyiségek napi rendszerességi ellenőrzése vendégek fogadásának megszervezése a Simai Ifjúsági Tábor, a Kapuzat takarításának, vagyonvédelmének megszervezése 3.3. Takarító feladatai Meghatározott rend szerint naponta takarítja a helyiségeket. Rendszerességgel pókhálózást, továbbá ablaktisztítást végez. Felelős azért, hogy a vegyszereket az előírás szerint alkalmazza, ügyelve arra, hogy a dolgozók és a vendégek ne kerüljenek kapcsolatba a veszélyes anyagokkal. Vendégek érkezésekor a lakószobákat fokozott figyelemmel takarítja ki, húzza fel az ágyneműket. A lehúzott ágyneműket mérlegelve, pontosan átszámolva adja át a mosodásnak, illetve csak a intézményi ágyneműt köteles visszavenni. 20