A Komárom-Esztergom Megyei Közgyőlés 2007. március 29-ei ülésére

KOMÁROM-ESZTERGOM MEGYE FİJEGYZİJE VI. 504 /2006. E L İ T E R J E S Z T É S A Komárom-Esztergom Megyei Közgyőlés 2007. március 29-ei ülésére Tárgy: Éves ellenırzési jelentés a Komárom-Esztergom Megyei Önkormányzati Hivatal 2006. évi belsı ellenırzési tevékenységérıl Elıterjesztı: Dr. Csermák Vilmos megyei fıjegyzı Elıadó: Tóbiásné Makai Edit belsı ellenır

Tisztelt Megyei Közgyőlés! A Komárom-Esztergom Megyei Önkormányzati Hivatal 2006. évi éves ellenırzési jelentését a költségvetési szervek belsı ellenırzésérıl szóló 193/2003. (XI.26.) számú Kormányrendeletben elıírt tartalommal, a pénzügyminiszter által közzétett módszertani útmutató figyelembevételével - a melléklet szerint terjesztem elı. Kérem a Tisztelt Közgyőlést, hogy a Komárom-Esztergom Megyei Önkormányzat Hivatalának 2006. évi éves ellenırzési jelentését fogadja el. Tatabánya, 2007. március 14. Dr. Csermák Vilmos 1

Határozati javaslat A Komárom-Esztergom Megyei Közgyőlés 1. Elfogadja a Komárom-Esztergom Megyei Önkormányzat Hivatalának 2006. évi belsı ellenırzési tevékenységérıl szóló éves ellenırzési jelentést a melléklet szerint. 2. Felkéri a megyei fıjegyzıt arra, hogy gondoskodjon a belsı ellenırzés 2006. évi éves jelentésének a fıosztályvezetıkkel történı megismertetésérıl és a szervezeti egységek által történı hasznosításáról. Határidı: folyamatos Felelıs: Dr. Csermák Vilmos megyei fıjegyzı, 2

A./2007.(III.29.) számú KH melléklete A KOMÁROM-ESZTERGOM MEGYEI ÖNKORMÁNYZATI HIVATAL 2006. ÉVI ÉVES ELLENİRZÉSI JELENTÉSE 1. A BELSİ ELLENİRZÉS ÁLTAL VÉGZETT TEVÉKENYSÉG 1.1. A tervfeladatok teljesítésének értékelése 2006. évben 14 ellenırzést terveztünk, melyek közül 10 a tervezett formában, 3 más ellenırzéseken keresztül valósult meg. Az év során 2 terven kívüli belsı ellenırzést végeztünk el, rendszeresen zajlottak az utóvizsgálatok. A tervtıl történı eltérés a belsı ellenıri többletfeladatok jelentkezésével (nem konkrét ellenırzési feladatok), valamint a belsı ellenıri kapacitás elıre nem tervezett csökkenésével magyarázható. (Balesetbıl kifolyólag bekövetkezett hosszú távollét.) A belsı ellenır a költségvetési szervek belsı ellenırzésérıl szóló módosított 193/2003. (XI.26.) Kormány rendelet (továbbiakban: Ber.) elıírásainak megfelelıen kialakította a Hivatal belsı ellenırzési rendszerét, melynek mőködését a fıjegyzı utasításban szabályozta. A Belsı ellenırzési kézikönyv folyamatos felülvizsgálat alatt áll, és a Ber. módosításai, a gyakorlati tapasztalatok, szervezeti változások nyomán felmerülı igények következtében aktualizáljuk. Egymással összhangban elkészült a Hivatal stratégiai és éves ellenırzési terve. Jogszabályi kötelemnek megfelelıen 2006. novemberben kidolgozásra és a Közgyőlés által a 212/2006. (XI.30.) számú közgyőlési határozatban elfogadásra került a Hivatal 2007. évi ellenırzési terve. Többlet feladatot jelentettek a FEUVE (folyamatba épített, elızetes és utólagos vezetıi ellenırzés) rendszer mőködtetéséhez kapcsolódó feladatok (kockázat felmérés, a szabályzatok felülvizsgálata: kockázatkezelési szabályzat, szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje, a Hivatal ellenırzési nyomvonala). A terven felüli ellenırzésekre vezetıi információs igények megfogalmazódása alapján, a fıjegyzı írásban kiadott utasítása szerint került sor. Külsı erıforrás bevonására 2006-ban nem került sor. (2.sz. függelék) A vizsgálatok típus szerinti összetételét és a felhasznált ellenıri napok száma a Pénzügyminiszter által közreadott táblázatban részletezzük. (1.sz. függelék). A belsı ellenır munkáját a szabályzatokban, ügyrendekben, folyamatleírásokban megfogalmazott ellenırzési pontok és a tevékenységek tapasztalatai alapján, a belsı ellenır ismerete alapján feltárt kockázatok figyelembe vételével szervezte, végezte. A vizsgálatokat a külsı és belsı szabályozók (vonatkozó jogszabályok, belsı ellenırzési kézikönyv) együttes figyelembevételével hajtotta végre, a kézikönyv irat- és jelentésmintáit követte a dokumentációk összeállítása során. Az egyeztetett, végleges tartalmú jelentések megismerésérıl, illetve esetleges további észrevételek, megjegyzések benyújtásáról az ellenırzött szervezeti egységek vezetıi Záradék -ban nyilatkoztak. Az ellenırzés megállapításaihoz, a feltárt jelenségekhez esetenként kiegészítı magyarázatot közöltek. A megvalósítható ajánlások vonatkozásában sor került a megfelelı intézkedésekre. PM 3

A jelentések lezárását követıen a megbízólevél, az ellenırzési program, a jelentés és mellékletei, a vizsgálatra vonatkozó írott kommunikáció (elektronikus és hagyományos levél, fax, feljegyzés, stb.) illetve a minıségbiztosítást rögzítı munkalapok a konkrét Ellenırzési mappá -ban kerültek elhelyezésre. A felsorolt iratok a Hivatal belsı ellenırzési kézikönyvében meghatározott iratminták formai és tartalmi követelményei szerint készültek. A számítástechnikai úton elıállított iratokat elektronikus formában is tároljuk. 1.2. Az ellenırzések személyi és tárgyi feltételeinek megléte, az ellenırzéseket segítı, akadályozó tényezık Személyi feltételek: A Hivatal belsı ellenırzését 2005. január 1-jétıl 1 fı függetlenített belsı ellenır látja el. A belsı ellenır képzettsége megfelel a vonatkozó Kormány rendelet 11. -ban elıírt, a belsı ellenırre vonatkozó általános és szakmai követelményeknek: - pénzügyi szakközgazda (Pénzügyi és Számviteli Fıiskola, Budapest) - statisztikai elemzı, szervezı felsıfokú szakképesítés (OKJ 54 343802, Budapest) - önkormányzati belsı ellenıri oklevél (Belsı Ellenırök Magyarországi Szervezete, Budapest) - közbeszerzési referens szakképesítés (OKJ 52 3435 10, Budapest) - közigazgatási szakvizsga. A belsı ellenır helyzete a szervezeti hierarchiában megfelelı. Feladatköri és szervezeti függetlenségét az SZMSZ és a belsı ellenırzési szabályzat is rögzíti, ezek az elıírások a gyakorlatban is megvalósulnak. A belsı ellenır a jogszabálynak és a belsı szabályzatoknak megfelelıen a fıjegyzı közvetlen irányításával dolgozik. Nem történt olyan eset, amely a funkcionális függetlenséget megsértette volna. A belsı ellenır napi munkakapcsolata, konzultációs lehetısége biztosított a Hivatal felsı vezetése felé, résztvevıje a vezetıi értekezleteknek. Az éves ellenırzési terv elkészítése során a vizsgálandó tevékenységek és szervezeti egységek kiválasztása a fıjegyzı és a belsı ellenır egyetértésével, a fıosztályvezetık bevonásával történt. A Hivatal méretéhez, tevékenységeihez igazodó ellenıri létszám meghatározására nem készült kapacitásfelmérés. A kockázatkezelési rendszer kialakítását követıen tekintettel a megfogalmazott feladatokra, a jogszabályi változásokra, a belsı ellenırzéssel szemben támasztott késıbbi külsı elvárásokra a belsı ellenıri kapacitást rendszeresen meg kell vizsgálni. Tárgyi feltételek: Az ellenırzések során minden fellelhetı (létezı) irat, dokumentáció, bizonylat, adatbázis stb. hozzáférhetı volt, a szóbeli vagy írásbeli információnyújtás idıben teljesült. A belsı ellenırzés eddigi munkája során a kért segítséget megkapta. A szervezeti egységek vezetıi és dolgozói együttmőködıek voltak. A lefolytatott ellenırzések során nem fordult elı az eljárást hátráltató, említésre érdemes tényezı. 4

A nyugodt körülmények között folytatott, hatékony munkavégzés feltételei adottak, a tárgyitechnikai eszközellátottság (telefon, fax, nyomtató, PC, Internet, CD-jogtár használat) megfelelı. 1.3. Az ellenırzések legfontosabb megállapításai A bevételi és kiadási pénztárbizonylatok, utalványok és a hozzájuk kapcsolódó dokumentumok szabályszerőek, a pénztári kifizetések indokoltak, nyílvántartásbeli hiányosságok nincsenek a házipénztárban. A munkafolyamatba épített pénztári ellenırzések rendszeresek, a dokumentált vezetıi ellenırzések viszont hiányosak. Racionalizáló javaslatot tettünk az elszámolásra kiadott összegek kezelésére. A házipénztári szabályzat több pontjának módosítását javasoltuk. Az intézményvezetık kinevezését a kötelezettségvállalások szabályai szerint ellenjegyezni kell. Munkaköri leírásaikat el kell készíteni, és a kinevezés mellékleteként kezelni. A vonatkozó jogszabályoknak megfelelıen minısítési rendszert kell kidolgozni és alkalmazni. Az intézményvezetıi pályáztatás rendjérıl szóló fıjegyzıi utasítást módosítani kell. A hivatali selejtezések indokoltak voltak, a tevékenység szabályozott és szabályos. A vizsgálat alá vont versenypályázati eljárás során nem tartottak be minden, a szabályzatban rögzített határidıt. Az eljárásra vonatkozó összeférhetetlenségi nyilatkozatok hiányoztak. Javaslat született a Közbeszerzési szabályzat módosítására. Az intézményi ellenırzések szabályszerőek, de a szabályozással és végrehajtással kapcsolatosan merültek fel racionalizáló javaslatok. Az elektronikus információszabadságról szóló törvény végrehajtására meg kell kezdeni a felkészülést. A Hivatal FEUVE szabályzatai rendelkezésre állnak, az ellenırzési nyomvonal módosítást igényel. Nem mőködtek a vezetıi ellenırzési feladatok dokumentáltan, ellenırizhetıen és értékelhetıen. Javasolt a kontrollfolyamatok szorosabb koordinációja, a mőködtetésért való felelısségek fıosztályvezetıi, osztályvezetıi szintekre delegálása a munkaköri leírásokba és a teljesítménykövetelményekbe történı beépítéssel. A belsı ellenırzés megállapításait és javaslatait figyelembe véve a fıjegyzı valamennyi esetben intézkedett a szükséges feladatok végrehajtásáról, a hibák és hiányosságok felszámolásáról. A rendszeres munkafolyamatba épített és belsı ellenırzés eredményeképpen a házipénztári szabályzatot módosították, a pénztár mőködésében nem tapasztalható hiányosság, és egyes folyamatokat racionalizáltak. Belsı ellenıri megállapítások alapján módosították az intézményvezetıi pályáztatás rendjérıl szóló fıjegyzıi utasítást, melybe beépült a minısítés rendszer is. Folyamatban van a Közbeszerzési szabályzat módosítása, fıjegyzıi utasítás részletezi a közbeszerzési és versenypályázati eljárások felelısségi rendjét. Kiterjesztették az Intézményi ellenırzési osztály hatókörét az intézményvezetık személyi anyagaira, jogosultságukat az intézményi beszerzési célokmányok megismerésére. Ez lehetıvé teszi az információk felhasználását ellenırzéseik során. A preventív módon lefolytatott vizsgálat nyomán 2006. decemberben megkezdıdött a felkészülés az elektronikus információszabadságról szóló törvény végrehajtására: elkészült a Közzétételi általában vizsgált 2006. decemberben kezdte a Hivatal, a szükséges intézkedések még nem történtek meg teljeskörően Az egyeztetett, végleges tartalmú jelentések megismerésérıl, illetve esetleges további észrevételek, megjegyzések benyújtásáról az ellenırzött egységek vezetıi Záradék -ban nyilatkoztak. Ezekben az ellenırzés megállapításait nem vitatták, esetenként kiegészítést tettek a feltárt jelenségekhez. 5

szabályzat, kialakították a közzétételi listákat, megkezdıdött a közérdekő adatok feltöltése. Ez a továbbiakban is folyamatos feladatot ró a Hivatalra. A FEUVE tevékenységek szorosabb koordinációját valósították meg. Folyamatban van a feladatok beintegrálása a munkaköri leírásokba, és a FEUVE szabályzatok karbantartása is. A vezetıi ellenırzések hatékonyabbá tétele érdekében kiscsoportos FEUVE megbeszéléseket terveznek. 1.4. A jogellenes magatartások miatt tett jelentések száma A 2006. évi vizsgálatok során büntetı-, szabálysértési-, kártérítési-, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekményt, mulasztást vagy hiányosságot a belsı ellenırzés nem tárt fel és állapított meg, eljárást nem kezdeményezett. A Hivatal köztisztviselıit érintı szabálytalanságot egyetlen szervezeti egység sem jelzett. 2005 1.5. FEUVE javítása érdekében tett javaslatok A Hivatal tevékenységeinek folyamatba épített, elızetes és utólagos vezetıi ellenırzési (FEUVE) rendszerének kialakítását az államháztartás mőködési rendjérıl kiadott 217/1998.(XII. 30.) Kormány rendelet módosítása 382/2004. (XII. 29.) Korm.r. felgyorsította, elkészült a Hivatal ellenırzési nyomvonala és a kapcsolódó szabályzatok. A FEUVE rendszer javítása érdekében alapvetı feladat a Hivatal kockázatkezelési rendszerének kialakítása. A belsı ellenırzés kezdeményezésére a szervezeti egységek vonatkozásában megkezdıdött a kockázatok azonosítása, értékelése, melyek eredményét a belsı ellenırzési tervezés felhasználhatta. További feladat a megfelelı kockázatkezelési stratégia meghatározása, és kockázatkezelési tevékenység folyamatossá válása, a dokumentált vezetıi kontrollok megerısítése. A magas kockázatú tevékenységek esetében kiemelten fontosak a vezetıi ellenırzések, vezetıi beszámolók és a belsı ellenırzés további preventív vizsgálatai, melyek együttesen a kockázatkezelési stratégia részét képezhetik. Tatabánya, 2007. március 13. Tóbiásné Makai Edit belsı ellenır 2. A BELSİ ELLENİRZÉS ÁLTAL TETT MEGÁLLAPÍTÁSOK ÉS JAVASLATOK HASZNOSÍTÁSA 2.1. Az intézkedési tervek megvalósítása, a megállapítások és javaslatok hasznosulásának tapasztalatai A kialakult gyakorlat szerint az ellenırzést követıen (amennyiben a szükséges intézkedések jellege azt indokolta) a fıjegyzı intézkedési tervet ad ki a jelentésekben feltárt esetleges hiányosságok kiküszöbölése illetve a javaslatok megvalósítása érdekében a vonatkozó határidı 6

és felelıs megjelölésével. Az adott téma jelentıségének, illetve a megvalósítható ajánlások számának függvényében elıfordult, hogy a szükséges intézkedés azonnal megtörtént, intézkedési tervet nem kellett kiadni. Az ellenırzési jelentések alapján készített intézkedési tervekben foglalt lejárt határidejő intézkedések megvalósításának helyzetét táblázatban részletezzük. (3. számú függelék) Az ellenırzések nyomán megtett intézkedések, a belsı ellenırzések hasznosulásának vizsgálata az utóellenırzések (rendszeres ellenırzések esetén a következı vizsgálat) keretein belül történt. 2.2. Az ellenırzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok Belsı ellenırzés 2005. január 1.-jétıl alkalmazunk fıállású, függetlenített belsı ellenırt, aki kialakította a Hivatal belsı ellenırzési rendszerét (jogszabályoknak megfelelı szabályozás, tervezés) végrehajtja az ellenırzéseket, nyomon követi azok hasznosulásait. A belsı ellenırzési tevékenység fejlesztése, az ismeretek bıvítése érdekében célul tőztük ki a rendszeres szakmai továbbképzéseken, tanfolyamokon való részvételt. A hivatali folyamatok vizsgálata során egy esetben sor került preventív ellenırzésre, mely a szabálytalanságok megelızését szolgálta. Preventív ellenırzésein keresztül a belsı ellenırzés fontos eszköze lehet a Hivatal vezetésének a szabálytalanságok kiküszöbölésében, a kockázatok csökkentésében. Továbbra is fontosnak tartjuk a belsı ellenırzés tájékoztatását az Hivatal tevékenységeinek helyzetérıl, a felmerült problémákról és a megoldásra tett javaslatokról, intézkedésekrıl. Figyelembe kívánjuk venni a belsı ellenıri ajánlásokat és javaslatokat erısítve ezzel a belsı ellenırzés tanácsadó szerepét és hatékonyságát. Vezetıi ellenırzések A Komárom-Esztergom Megyei Önkormányzat 2007. évre kiemelt céljaként is megfogalmazódott a FEUVE rendszer folyamatos fejlesztése. A FEUVE (folyamatba épített elızetes és utólagos vezetıi ellenırzés) szabályzatainak elkészítésén túl az elkövetkezı idıszak feladata lesz azok felülvizsgálata és aktualizálása a szervezeti változások és a tevékenységi struktúra változása nyomán. A Hivatal vezetésének feladata a kockázatkezelési rendszer kialakítása és mőködtetése, mely a fıosztályvezetık és osztályvezetık aktív közremőködését igényli a hivatali tevékenységek kockázatainak azonosítása, értékelése, valamint a kockázatcsökkentési stratégia kidolgozása és a vezetıi kontrollfolyamatok erısítése során., Az intézkedési tervekben foglalt feladatokat nem minden esetben hajtották végre határidıre, esetenként az utóvizsgálat során újra meg kellett fogalmazni a feladatot. folyamatos feladat folyamatos folyamatok Tatabánya, 2007. március13. Dr. Csermák Vilmos Fıjegyzı 7

1.sz. függelék ELLENİRZÉSI MÉRLEG A 2006. ÉVBEN ELVÉGZETT ELLENİRZÉSEKRİL KEM ÖNKORMÁNYZAT HIVATALA Összes ellenırzés lebontva Összes ellenırzés Tervben szerepelt** Soron kívül Terven felül*** ellenıri nap ellenöri nap ellenıri nap ellenıri. nap db közsz.* külsı össz. db közsz. külsı össz. db közsz. külsı össz. db közsz. külsı össz. Szabályszerőségi ellenırzés 8 80 6 57 2 23 23 Pénzügyi és szabályszerőségi ellenırzés 4 24 4 24 Szabályszerőségi és rendszerellenırzés 3 13 3 13 ÖSSZESEN 15 117 0 0 13 94 0 0 2 23 0 23 0 0 0 0 * Közszolgálati jogviszonyban álló belsı ellenır 72 50 22 22 22 107 85 22 ** Az eredeti tervben szereplı, a terv szerint végrehajtott ellenırzések. *** Terven felülinek minısül az az ellenırzés, amely a tervezett és a soron kívüli kapacitáson felül valósult meg.

BELSİ ELLENİRI KAPACITÁS 2. sz. függelék A belsı ellenırzés létszám-helyzete 2006. december 31-én Belsı ellenırzési egység összesen (A+B) A) Belsı ellenırzési feladatot ellátó személy közszolgálati** jogviszonyban B) Adminisztratív személyzet Külsı erıforrás*** igénybevétele 2006-ben Ellenırzés Admin. szem. státusz* betöltött státusz betöltetlen státusz betöltött státusz státusz betöltött státusz betöltetlen betöltetlen nap nap KEMÖH 1 1 0 1 1 0 0 0 0 0 0 * Engedélyezett foglalkoztatási jogviszonyok száma (fı) ** Közszolgálati jogviszonyban álló belsı ellenır *** Külsı erıforrás igénybevétele szerzıdéssel 9

INTÉZKEDÉSEK MEGVALÓSÍTÁSA 3. sz. függelék Az ellenırzési jelentések alapján készített intézkedési tervekben foglalt, lejárt határidejő intézkedések megvalósításának helyzete 2006. december 31. -én Lejárt határidejő Intézkedések száma* Még nem végrehajtott** Végrehajtott Összesen KEM ÖNKORMÁNYZAT HIVATALA 1 22 23 Az intézkedési tervekben összesen 43 intézkedést nevesítettek. * Az intézkedési terv pontjai alapján. ** Ideértve a meg nem kezdett és a folyamatban lévı megvalósítást is. 10