A Savaria Egyetemi Központ iratképző szerveit érintő levéltári feladatok I. Szervellenőrzési feladatok, célok: A SEK Levéltár illetékességi körébe tartozó iratképző szervek kezelésében lévő iratanyag mennyiségének, állapotának felmérése. Tájékozódás az iratkezelés rendjéről, gyakorlatáról: A közlevéltár iratkezelés ellenőrzésében való részvételét az 1995.évi LXVI. Tv. 11 és a 10/2002.(IV.13.) NKÖM rendelet 8. szabályozza. Ajánlásként a MFLSZ Szervellenőrzési Ajánlása a Felsőoktatási Szaklevéltárak részére c. dokumentumot vettük figyelembe. A levéltár a törvényben előírt alapfeladatát, az iratok átvételét akkor tudja elvégezni, az iratanyag beszállítását pedig megtervezni, ha a beszállítandó anyagok felmérése megtörténik. A levéltár állapotfelmérésének célja, hogy reális képet kapjon a NyME-SEK területén működő önálló szervezeti egységek iratkezeléséről, történeti értékű dokumentumairól, muzeális tárgyak létezéséről, állapotáról. A szervezet tulajdonában lévő iratanyag felmérése alapján lehet dönteni a selejtezés és az iratrendezés ütemterve ügyében. A felmérés az irattárak és az iratanyag helyzetének felmérésére terjed ki. A levéltár célja, hogy az ellenőrzések során ráirányítsa a figyelmet a történeti iratok Irattári Szabályzat alapján történő kezelésének fontosságára. El kell érni, hogy az iratképző szervek szabályosan kezeljék kézi irattáraik anyagát. Ez egyrészt jogszabályi követelmény, másrészt előfeltétele a levéltári iratanyag gyors és szabályos átvételének. A Levéltár működésének kezdetekor az ellenőrzés minden szervre kiterjedően történik. Teljes képet kell kapnunk a SEK területén működő iratképző szervek iratkezelési gyakorlatáról, a selejtezendő valamint a levéltár-érett iratanyag mennyiségéről, állapotáról, a belső ügyviteli iratok - jegyzőkönyvek; iratátadások nyilvántartásai; selejtezések nyilvántartásai; mutatókönyvek, iktatókönyvek - meglétéről. A későbbiekben (2010-től) ki lehet alakítani az ellenőrzések rendszerességen alapuló tervét. Az ellenőrzési terv elkészítésének főbb elvei: 1.) Az un. központi, ill. átfogó szervezeti egységek (pl. elnöki hivatal, dékáni hivatalok, gazdasági igazgatóság, könyvtár) iratkezelésének 3 évenkénti ellenőrzése javasolt. 2.) Az egyéb oktatási, ill. kutatási feladatot ellátó szervezeti egységek (intézetek, tanszékcsoportok, tanszékek, egyetemi kutatóhelyek) iratkezelésének 5 évenkénti ellenőrzése javasolt. 1
3.) Más az adott felsőoktatási intézményhez kapcsolódó szervezetek (pl. sportegyesületek, baráti körök, HÖK, intézményi szakszervezeti bizottság) iratkezelésének 5 évenkénti ellenőrzése javasolt. 4.) A Központi Irattár iratkezelési és iratmegőrző tevékenységének évente 2-3 alkalommal való ellenőrzése javasolt. Az ellenőrzések az iratképző szervekkel történő időpont egyeztetést követően honlapunkon, nyomon követhető ütemterv alapján történnek. Ellenőrzési feladatainak ellátása során a levéltár kijelölt munkatársa a nem selejtezhető, történeti értéket képviselő irattári anyag fennmaradásának érdekében: - Az iratkezelői és irattári helyiségbe beléphet az államtitkot és szolgálati titkot tartalmazó iratok kivételével az iratkezelési nyilvántartásokba betekinthet, az iratkezelési tevékenységet folyamatában vizsgálhatja. Vizsgálja továbbá: az iratok irattári terv szerinti csoportosításának irattári tételbe sorolásának rendjét; az iratok nyilvántartásainak szakszerűségét; az irattári anyag szakszerű kezelésével, biztonságos megőrzésével és használatával kapcsolatos előírások végrehajtását; az irattári anyag szakszerű kezeléséhez szükséges személyi, tárgyi és technikai feltételek meglétét. A felmérés az irattárak és az iratanyag helyzetének felmérésére terjed ki. Az irattár őrzési rendjére kitérő kérdések: o Iktatottság; o Iktatás módja; o Nem iktatottaknál a kezelés módja; o Számítógépes nyilvántartás vezetésére vonatkozó adatok; o Az irattári segédletek megléte, illetve hiánya: iktatókönyvek, tárgymutatók, egyéb mutatók mennyisége; o Hagyatékok, személyi gyűjtemények megléte; o Történeti emlékek megléte (érem, plakett, szemléltető eszköz); o Történeti értékű elektronikus kép-hang és adathordozók megléte; o Muzeális dokumentumok: képek (térképek, oklevél, okirat, fénykép, egyéb); o Szervezeti egység iratai elhelyezésének módja: önálló irattári helyiség, doboz, zsák, egyéb; o A dokumentumok anyagának, fizikai állapotának főbb jellemzői; o Tárolás módja, tárolóeszközök megfelelnek-e az előírásoknak; o Védőborítók állapota, védőborítóval való ellátottság mértéke. A felmérés során fel kell tárni a maradandó értékű irattári anyag épségben és használható állapotban történő fennmaradását veszélyeztető hibákat és hiányosságokat. Az ellenőrzés során észlelt súlyosabb hibák és hiányosságok feltárása esetén a levéltár az Ltv. 11 b. és c. pontjában foglaltak szerint jár el. Az iratkezelés ellenőrzése a Szervnyilvántartó Lap alkalmazásával történik. 2
Az ellenőrzések nyilvántartása: Az ellenőrzést végző levéltáros ellenőrzéseiről jegyzőkönyvet készít, a jegyzőkönyvet a levéltár nyilvántartja. A nyilvántartás minden olyan adatot tartalmaz, amelyeket majd a későbbi belső levéltári nyilvántartások átvehetnek. II. A levéltár iratképző szerveket érintő gyűjteményszervezési feladatai II.1. Köziratok selejtezésével kapcsolatos levéltári feladatok Az iratkezelés szakmai felügyelete során a levéltár jogköre kiterjed az illetékességi körébe tartozó szervek iratselejtezésének engedélyezésére, az iratselejtezések jogszabály szerinti lebonyolításának ellenőrzésére. A lejárt megőrzési idejű iratokat rendszeresen selejtezni kell. A selejtezés az irat keletkezésekor hatályos iratkezelési szabályzat irattári terve alapján történik. Az iratok selejtezését az iratképző szervek végzik el. A selejtezés során ki kell választani azokat az iratokat, melyeknek sem történeti, sem pedig ügyviteli értékük nincs, és az irattári terv szerinti őrzési idejük lejárt. A megőrzési időt az utolsó érdemi ügyintézés lezárásának keltét követő év első napjától kell számítani. A selejtezés megkezdése előtt 30 nappal értesíteni kell a levéltárat, és szakvéleményét ki kell kérni. Selejtezni csak a levéltár vezetőjének engedélyével lehet. Az ügyiratok selejtezését az iratkezelés felügyeletével megbízott vezető által kijelölt legalább 3 tagú selejtezési bizottság javaslata alapján lehet elvégezni. A selejtezéssel járó szervezési és ellenőrzési feladatokat olyan megbízott selejtezési felelősöknek kell ellátniuk, akik az iratok ügyviteli, tudományos és történeti jelentőségével tisztában vannak. A selejtezési felelős az irattár anyagát három kategóriába osztja. Elsőbe sorolja a levéltárnak átadandókat, a másodikba az irattárba visszamaradókat, és a harmadikba a kiselejtezendőket. Az iratselejtezésről a selejtezési bizottság tagjai által aláírt, és a szerv körbélyegzőjének lenyomatával ellátott selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni, melyet iktatás után szintén a levéltárhoz kell továbbítani (2 példányban) a selejtezés engedélyezése végett. Mellékleteként a kiselejtezésre javasolt iratok tételszintű iratjegyzékét (szintén 2 példányban). A selejtezési jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell: a) a selejtezési jegyzőkönyv felvételének idejét; b) annak a szervnek a nevét, amelynek iratanyag-selejtezéséről a jegyzőkönyv készült; c) a selejtezés alá vont iratanyag pontos leírását és évkörének megjelölését; 3
d) a kiselejtezett tételekből esetleg visszatartott iratok egyedi megnevezését; e) a kiselejtezett anyag összmennyiségét iratfolyóméterben; f) a selejtezést végző és ellenőrző személyek nevét. Iratselejtezés engedélyezése, ellenőrzése: A selejtezésre javasolt iratok ellenőrzése során a levéltár: a) Megvizsgálja, hogy a selejtezésre javasolt irattári tételek között szerepel-e olyan tétel, amely a szerv irattári terve szerint maradandó értékű iratokat tartalmaz. b) A levéltárnak mérlegelési lehetősége van a selejtezések helyszíni ellenőrzését illetően: abban az esetben, ha a szervnél végzett ellenőrzései során az irattári terv használatával kapcsolatban hibákat, hiányosságokat tárt fel, vagy a selejtezési jegyzőkönyv alapján kétsége támad a selejtezés szabályszerűségét vagy szakszerűségét illetően, úgy a helyszínen végzett vizsgálat alapján győződik meg arról, hogy a kiselejtezésre javasolt iratok között valóban nincs maradandó értékű irat. Az iratselejtezés levéltári nyilvántartása: Tartalmazza: - az iratselejtezések időpontjait, - az eljáró levéltárosra vonatkozó adatokat. A levéltár a selejtezési jegyzőkönyveket levéltári nyilvántartási számmal látja el. Selejtezett iratok megsemmisítésének levéltári engedélyezése: Ellenőrzés után a maradandó értéket nem képviselő, selejtezésre kiválogatott iratok megsemmisítését a levéltár a hozzá legalább két példányban megküldött selejtezési jegyzőkönyvek záradékolásával engedélyezi. A szabályszerűen leselejtezett iratokat csak tartalmuktól megfosztva (pl. feldarabolva, stb.) lehet nyersanyagként vagy hulladék anyagként kezelni. A megsemmisítés módját és tényét rá kell vezetni a selejtezési jegyzőkönyvre, amelyet a megsemmisítők kötelesek aláírni. Az elektronikus adathordozón lévő iratok selejtezése és megsemmisítése az iratkezelés általános szabályai szerint történik, a sajátos technikai feltételeknek megfelelően (pl. törlés). II.2. Köziratok levéltárba adásának felügyelete A levéltár a szervek irattári anyagának selejtezését követően a visszamaradt maradandó értékű iratanyagot állandó megőrzésre átveszi. A levéltárba adandó iratok körét az egyetemi iratkezelési szabályzat és irattári terv tartalmazza. 4
Maradandó értékű iratok: Az irattári tervben nem selejtezhetőnek minősített iratok: - gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudomány, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem, vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazható iratok, - a SEK és karai, valamint karokon kívüli tudományos, oktatási, gazdasági, szociális és kulturális szervezeti egységei valamennyi jogelődjének maradandó értékű iratai, valamint bármely korszakban jogutód nélkül megszűnt szervezeti egységeinek maradandó értékű iratai, A SEK történetére vonatkozó, s a szervezeti egységeknél maradt tárgyi források, hagyományos és digitális fényképfelvételek. Tudománytörténeti szempontból az intézmény történetére vonatkozó írásos dokumentumok, ún. egyetemtörténeti iratok. Az iratátvétel rendje: A levéltár feladata a gyűjteményszervezés e szakaszában annak biztosítása, hogy a köziratok átadása-átvétele a jogszabályi rendelkezéseknek megfelelően történjen. Az iratátvétel a Ltv. 12. (1)-(6) bekezdése szerint, valamint a Levéltári Ügyrend 4.. IV. pontja alapján átadás átvételi jegyzőkönyvvel történik. Ennek értelmében: (1) A levéltár feladata a köziratok levéltárba adásának felügyelete a jogszabályi rendelkezések, valamint a SEK iratkezelési szabályzatában és irattári tervében foglaltak alapján. A levéltár az illetékességi körébe tartozó szervek maradandó értékű iratanyagát csak állandó megőrzésre és csak az Ltv. 12. -ának (1)-(6) bekezdéseiben meghatározott rendelkezések szerint veheti át. (2) A levéltár raktári lehetőségeinek függvényében egyeztetett ütemezésben veszi át a selejtezett és a levéltári jogszabályoknak megfelelően előírt, tárolt és irattári szempontból rendezett iratanyagot a kézi irattárakból, valamint a SEK központi irattárából. (3) A levéltár az irattári anyagot csak irattári rendben, ügyviteli segédleteivel, levéltári tárolásra alkalmas és a tartalomnak megfelelően feliratozott dobozokban (vagy az iratanyag jellegének megfelelő más tárolóeszközökben), továbbá a levéltári anyagot legalább raktári egységenként (dobozonként, illetve egyéb tárolóeszközök szerint) felsoroló jegyzékkel (átadás-átvételi jegyzékkel) együtt köteles átvenni. Az átadás-átvételt a közlevéltár helyiségében kell elvégezni. (4) A levéltár az átvett levéltári anyag megőrzéséért addig a levéltári egységig lemenően felelős, ameddig a levéltári anyagot az átadásátvételi jegyzék részletezi. Az átvett levéltári anyaghoz kapcsolódó ügyviteli segédletek részletességéig lemenő felelősség csak abban az esetben hárul a levéltárra, ha alkalma volt az anyag teljességének az 5
átadó szervvel közösen végzett, az ügyviteli segédletek részletességéig lemenő ellenőrzésére, és ennek során a hiányoknak az ügyviteli segédletekbe történő bejegyeztetésére. A levéltár felelősségvállalásának mértékét az átadás-átvételi jegyzőkönyvben fel kell tüntetni. A levéltár az iratanyagok beszállítására Beszállítási tervet készít, az iratképző szervektől történő iratbegyűjtést ennek alapján végzi. III.A levéltár iratkezeléshez kapcsolódó feladatai: A jelenleg hatályos, a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995.évi LXVI.törvény egyes részleteit az 1997-ben, 2001-ben és a 2003-ban kiadott, valamint a 2005. december 13-án elfogadott CXLIX. számú törvényt módosították. A módosított jogszabály az irat fogalmát a korábbiakhoz képest kibővítette az elektronikus, mágneses adathordozókon tárolt információkkal, adat-együttesekkel és intézkedett az elektronikus iratkezelés egyes kérdéseivel kapcsolatban is. A levéltári törvényben kapott felhatalmazás alapján a Kormány a 335/2005.(XII.29.) Korm. számú rendeletben határozta meg a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeit.(keir) A rendelkezés a papír alapú és az elektronikus iratkezelést egyaránt szabályozza. Az iratkezelés folyamata magába foglalja az iratok: - átvételét, bontását, érkeztetését, - iktatását, nyilvántartását, - szignálását és elosztását az ügyintézőkhöz, - elkészítését, - előkészítését a postázáshoz, - elküldését, - irattárazását, - a selejtezést, - a levéltári átadást. A levéltár a szakmai felügyelet gyakorlása során részt vesz az illetékességi körébe tartozó szerv iratkezelési szabályzata módosításának előkészítésében, valamint a SEK kérésére konzultációs lehetőséget biztosít. Iratkezelési kérdésekben szaktanácsot ad, ajánlásokat fogalmaz meg a szabálytalan vagy ésszerűtlen gyakorlat megváltoztatásának érdekében. Az iratkezelési szabályzat tekintetében kiemelt figyelmet fordít arra, hogy: a) az irattári terv irattári tételenként tüntesse fel a tételek selejtezhetőségét, a nem selejtezhető tételek iratait hány év eltelte után kell levéltárba adni; b) az iratok nyilvántartása tartalmazza az azonosításukhoz feltétlenül szükséges adatokat, és a nyilvántartáshoz kapcsolódó segédletekkel az iratok útja mind az ügyintézésben, mind az irattárban ellenőrizhető 6
legyen; c) az irattár-(ak) kialakítására, felszerelésére és üzemeltetésére vonatkozó előírások kellően garantálják a maradandó értékű irattári anyag épségben és használható állapotban történő megőrzését. Csak a jól kialakított iratkezelési rend teszi lehetővé az egyszerű és precíz nyilvántartást, a könnyű információszerzést, az elintézési határidők betartását, az iratok megbízható őrzését és a szükségtelenné váló iratok selejtezését. Jelentősége azért is nagy, mert a szabályos, pontos iratkezelési folyamatok betartása megkönnyíti majd a levéltári átadás rendjét, a levéltárba kerülő iratanyag körének meghatározását. Szombathely, 2010.május 4. Dr Ipkovichné Szakály Ildikó levéltárvezető 7