A Pécsi Tudományegyetem [1] Bizonylati Szabályzata Preambulum A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény, az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségeinek sajátosságairól rendelkező 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet, az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény, az államháztartás működési rendjét szabályozó 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet, valamint a Pécsi Tudományegyetem (továbbiakban: Egyetem) Szervezeti és Működési Szabályzata, a Gazdálkodási Szabályzata, továbbá Pénztári és Pénzkezelési szabályzata, Számviteli Politikája figyelembe vételével az Egyetem Gazdasági Főigazgatósága gazdálkodással kapcsolatos bizonylatainak köréről, kezeléséről az alábbi szabályzatot alkotja. A szabályzat hatálya 1. A szabályzat hatálya kiterjed az Egyetem Szervezeti és Működési Szabályzatában meghatározott 3.-3/A. -ában meghatározottak, az Egyetemmel gazdasági vagy egyéb kapcsolatban álló külső szervezetek által készített, a Gazdasági Főigazgatóságra beérkező, illetve a Gazdasági Főigazgatóságról kimenő bizonylatnak minősülő okmányra. Bizonylati elv, bizonylati fegyelem 2. (1) Az Egyetemnek minden gazdasági műveletről, eseményről amely az eszközök, illetőleg a források állományát, összetételét megváltoztatja bizonylatot kell kiállítani. (2) A gazdasági műveletek, események folyamatát tükröző összes bizonylat adatait a könyvviteli nyilvántartásban rögzíteni kell. A könyvviteli nyilvántartásokba csak szabályszerűen kiállított bizonylat alapján lehet adatokat bejegyezni. Szabályszerű az a bizonylat, amely az adott gazdasági eseményre vonatkozóan a könyvvitelben rögzítendő és az egyéb jogszabályok előírt adatokat a valóságnak megfelelően, hiánytalanul tartalmazza, megfelel a bizonylat 5. -ban részletezett alaki és tartalmi követelményeknek. http://www.pte.hu/rektori/pteszabalyzatok/egyebszabalyzatok/bizonylatiszab1002.htm (1 of 5) [2007.08.15. 11:24:13]
(3) A bizonylatok feldolgozási rendjét az Egyetem Számviteli Politikája tartalmazza. Az Egyetem számviteli bizonylatai 3. Számviteli bizonylat minden olyan az Egyetem szervezeti egységei által kiállított, készített, illetve az Egyetemmel gazdasági vagy egyéb kapcsolatban álló természetes személy, jogi személy, jogi személyiség nélküli gazdasági társaság által kiállított okmány, melyet a gazdasági esemény számviteli nyilvántartása céljából készítettek, így különösen: a) beérkező és kimenő számlák, b) a pénztári bevételi és kiadási bizonylatok, pénztárjelentés, c) nyugták, átvételi elismervények, d) szállítólevelek, átvételi elismervények, e) pénzintézeti számlák kivonatai és mellékletei, f) terhelési, jóváírási értesítők, g) a bérjegyzékek, összesítők, bérfeladások, munkadíj kiutalási lapok, h) a különböző kézi és gépi könyvelési feladások, összesítők, könyvelési bizonylatok, i) pénztárgépek, kártyaleolvasók bizonylatai, j) raktári bizonylatok, k) szervezeti egységek közötti anyag- eszközmozgatási bizonylatok, l) a karbantartó részlegek munkalapjai, m) a leltározás és a selejtezés dokumentumai, n) szigorú számadású nyomtatványok, o) minden olyan okmány, szerződés, megállapodás, irat, amely számviteli kérdések nyilvántartásokban változást idéz elő. A bizonylat kezelésének, javításának általános szabályai 4. (1) A készpénz kezeléséhez, más jogszabály előírása alapján meghatározott gazdasági eseményekhez kapcsolódó bizonylatokat (ideértve a számlát, az egyszerűsített számlát és a nyugtát is), továbbá minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, vagy amelynek az illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat, szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni. http://www.pte.hu/rektori/pteszabalyzatok/egyebszabalyzatok/bizonylatiszab1002.htm (2 of 5) [2007.08.15. 11:24:13]
(2) A szigorú számadási kötelezettség alá vont nyomtatványok körét, kezelésük részletes szabályait a Pénztári és Pénzkezelési szabályzat tartalmazza. (3) A bizonylatot a gazdasági művelet végrehajtásának vagy a gazdasági esemény megtörténtének az időpontjában kell kiállítani. A bizonylatot akár kézi, akár gépi úton készül, pontosan, olvashatóan és a vonatkozó rendelkezéseknek megfelelően kell kitölteni. A szabálytalan kiállításból eredő kárért, hátrányért a bizonylat kiállítója anyagi felelősséggel tartozik. (4) A kézzel kiállított bizonylatok és számlák javítása: a) a bizonylatra helytelenül bejegyzett adatot át kell húzni úgy, hogy az eredeti szám vagy szöveg olvasható maradjon és a helyes adatot az áthúzott szám, vagy szöveg fölé kell írni. A javítást végző személynek a javítás tényét annak dátumával, aláírásával és kimenő számlák esetén az intézmény bélyegzőjének lenyomatával kell igazolni. b) Ha a helytelenül bejegyzett adat mellett nincs megfelelő hely a javítás tényének igazolására, a javítás helyét meg kell csillagozni és az igazolást a csillagozás megismétlésével arra alkalmas helyen, kell elvégezni. c) A sorszámozott bizonylati nyomtatvány rontott példányát tilos megsemmisíteni, azt áthúzással érvénytelenítve meg kell őrizni. (5) Pénztári és pénzintézeti bizonylatot javítani tilos. Helytelenül vagy hibásan kiállított bizonylat helyett minden esetben újat kell kiállítani és a rontott bizonylatot meg kell őrizni. (6) A kifogásolt, visszaküldött gépi számlákat az alkalmazott szoftverben előírt eljárás szerint kell javítani, illetve stornózni. (7) Az Egyetem csak szabályosan kiállított (javított) számlát fogadhat el, illetve bocsáthat ki. A bizonylatok alaki tartalmi követelményei 5. (1) A bizonylatokon szerepelni kell az alábbi adatoknak: a) a kiállító megnevezése, címe; b) a bizonylat megnevezése, kelte, sorszáma; c) kimenő bizonylat esetén az Egyetem, mint címzett megnevezése, vagy rövid neve (PTE) és székhelyének címe, adószáma, bankszámla száma; d) a gazdasági műveletet elrendelő szervezet vagy személy megnevezése; http://www.pte.hu/rektori/pteszabalyzatok/egyebszabalyzatok/bizonylatiszab1002.htm (3 of 5) [2007.08.15. 11:24:13]
e) a gazdasági művelet tartalmának részletes leírása; f) a kiállításért felelős alkalmazott aláírása. (2) A számla kellékei továbbá: a) a felszámított adó százalékos mértéke; b) a vevő neve és címe; c) a teljesítés időpontja; d) a fizetés módja és határideje; e) a gazdasági művelet, termék/szolgáltatás megnevezése, az ÁFA törvény szerinti hivatkozás beazonosításához szükséges KSH azonosító száma; f) termék, szolgáltatás - amennyiben természetes mértékegységben kifejezhető - mennyiségi egysége és mennyisége; g) termék, szolgáltatás adó nélkül számított egységára amennyiben egységre vetíthető; h) adó nélkül számított ellenérték tételenként és összesen; i) az áthárított adó összege tételenként és összesen; j) adóval együtt számított ellenérték tételenként és összesen; k) a számla végösszege; l) a gépi feldolgozás esetén a feldolgozási programok azonosító jele, kódja; m) hány példányban került kiállításra számla és a példányszám sorszáma; n) amennyiben a számla kiállítása előtt a pénzügyi rendezés megtörtént, úgy a számla pénzügyi rendezést nem igényel felirattal kell ellátni. (3) Az egyéb kimenő a számviteli nyilvántartáshoz kapcsolódó iratokon, leveleken kötelező az ügyintéző nevét és telefonszámát feltűntetni. Hivatalos levél, irat, megkeresés, stb. az aláírásra jogosult vezető által aláírva és az Egyetem bélyegző lenyomatával ellátva postázható. Bizonylati Album 6. (1) A Bizonylati Album tartalmazza a Gazdasági Főigazgatóságon kezelt bizonylatok: a) jegyzékét, b) kiállításuk módját, c) kezelésük, kapcsolódó ügyvitelük folyamatleírását. (2) A Bizonylati Album elkészítéséről és karbantartásáról a Gazdasági Főigazgató gondoskodik. Záró rendelkezés http://www.pte.hu/rektori/pteszabalyzatok/egyebszabalyzatok/bizonylatiszab1002.htm (4 of 5) [2007.08.15. 11:24:13]
7. A szabályzat az elfogadás napjával lép hatályba. Pécs, 2003. október 02. Dr. Lénárd László rektor Záradék: Jelen szabályzatot a Pécsi Tudományegyetem Szenátusa a 2003. október 2-ai ülésén elfogadta. [1] A szabályzatot a Szenátus 2003. október 02-ai ülésén fogadta el. http://www.pte.hu/rektori/pteszabalyzatok/egyebszabalyzatok/bizonylatiszab1002.htm (5 of 5) [2007.08.15. 11:24:13]