9. számú melléklet az SZMSZ-hez NYUGÁLLOMÁNYÚ LÉGVÉDELMI TÜZÉREK BAJTÁRSI EGYESÜLETE SZÁMLAKEZELÉSI SZABÁLYZAT NAGYOROSZI 2012.
1. BEVEZETŐ (1) Jelen szabályozás célja, hogy az Egyesület által kibocsátott, valamint a szállítóktól beérkezett számlák kezelésének folyamatát szabályozza. A szabályozás nem tér ki a számlázás speciális eseteire és különleges módjaira. Azokra a vonatkozó törvények (Sztv. és ÁFA tv.) előírásait kell alkalmazni. 2.1. Számla kiállítás 2. KIMENŐ SZÁMLÁK KÉSZÍTÉSÉNEK FOLYAMATA (1) A számlát a teljesítés megtörténtét követően, illetve a rendezvények és egyéb szolgáltatás esetében a jelentkezés (megrendelés) beérkezését követően haladéktalanul (előleg, készpénzfizetés esetén azonnal, egyéb esetekben 15 napon belül) ki kell állítani és elküldeni a vevő részére. A számlakiállítás alapja a teljesítés megtörténtét igazoló dokumentum, illetve a hivatalos jelentkezési lap (megrendelő), amelyben a vevő a teljesítést elismerte. (2) A számla kiállítási jogosultság a következő: az elnök; az alelnök; a gazdasági titkár. 2.2. A kimenő számlák kötelező tartalmi és formai elemei (1) A számla tartalmi és formai követelményeinek betartásáért a számla kiállítója felelős, ezért arra kellő gondosságot kell fordítani. Különösen figyelemmel kell lenni az ÁFA feltüntetés szabályos módjára, valamint a teljesítési időpont pontos kitöltésére. (2) A számla kötelező tartalmi és formai kellékeit az 1. sz. melléklet tartalmazza. (3) A számla, a számlával egy tekintet alá eső okirat alkalmazhatósági szabályait, valamint a számlával egy tekintet alá eső okirat, a nyugta és az egyszerűsített számla adattartalmára vonatkozó előírásokat az ÁFA törvény tartalmazza, aszerint kell eljárni. (4) A számlák Szigorú számadású nyomtatványok, ezért számlázni csak szigorú számadású számlatömbökben lehet. (5) Jelen ügyrend hatályba lépésétől kezdődően számlát kiállítani kizárólag a egyesületi pénztáros által nyilvántartásba vett, és általuk - külön kérésre - átadott számlatömbben lehet. (6) A korábban már megnyitott számlatömböket addig lehet használni amíg be nem telnek, ezt követően csak a pénztárostól igényelt és általa rendelkezésre bocsátott számlatömbök használhatóak a kimenő számlák elkészítésére. (7) A kimenő számlák aláírása a vonatkozó törvények szerint nem kötelező, de a hitelesség biztosításának egyik lehetséges módja a kimenő számlák aláírása. Az egyesület jelen szabályzatában úgy rendelkezik, hogy a hitelesség egyértelmű bizonyítása, valamint az Nyugállományú Légvédelmi Tüzérek Bajtársi Egyesülete Oldal 2 / 7
aláírói felelősség egyértelművé tétele érdekében a kimenő számlákat a számla kiállítójának alá kell írnia és bélyegzővel kell ellátnia. 2.3. A számlafizetés esedékessége (1) A vevők részére kiállított számlák esedékességét alapvetően a szerződés, megrendelés stb. határozza meg. Amennyiben a fizetési határidőre nincs előzetes megállapodás, a likviditás javítása érdekében az esedékességet 8 maximum 15 banki napban kell meghatározni. 2.4. Dokumentálás, őrzés (1) A számlát 3 példányban kell kiállítani. (2) Elosztása a következő: 1. példány a vevőé; 2. példány pénztárosé; 3. példány tömbbe marad, irattáré. (3) A számlákat az Sztv. 169. szerint 8 évig kell sértetlen formában megőrizni. Az őrzésről az egyesület a 2. példányok archiválásával gondoskodik. (4) A megnyitott számlatömböket az egyesület őrzi, a betelt számlatömböket a 3. számlapéldánnyal együtt iktatás át kell adni a gazdasági titkárnak (pénztárosnak), aki a szigorú számadású nyilvántartását aktualizálja, és a tömböket archiválja. 2.5. Káresemények számlázása (1) A káresemények két fajtáját különböztetjük meg: elemi károk és idegenek által okozott károk. (2) A károk kiszámlázása mindkét esetben azonosan történik. A káresemények számlája a normál számlától annyiban különbözik, hogy a számla ÁFA-t nem tartalmazhat, tehát a számlázási séma az adó %-os mértéke sort üresen kell hagyni. (3) A számla vevője a kártérítési felelősségtől függően vagy a károkozó, vagy a biztosító. 3. BEÉRKEZŐ SZÁMLÁK KEZELÉSÉNEK FOLYAMATA 3.1. Számlák érkeztetése, iktatása (1) Áruvásárlás, szolgáltatás igénybevétel és kifizetés kizárólag számla ellenében történhet. A beérkezett számlákat iktatás előtt formailag és tartalmilag ellenőrizni kell. (2) A tévesen beérkezett számlákat kísérőlevéllel vissza kell küldeni a szállítónak. (3) A jogosan az egyesületnek küldött, de formailag és/vagy tartalmilag nem megfelelő számlákat iktatás után kell kísérőlevéllel visszaküldeni a szállítónak a kifogás megjelölésével. (4) Hibás számlát kifizetni nem szabad. Bármely hiányzó vagy hibás adat előfordulása esetén a számla nem alkalmas számviteli elszámolásra. Nyugállományú Légvédelmi Tüzérek Bajtársi Egyesülete Oldal 3 / 7
(5) A formailag és tartalmilag megfelelő számlákat iktatni kell. Az iktatási rendszernek teljes körűnek, zártnak, a számlák útjának nyomon követhetőnek kell lennie. Az iktatásnak a fizetési határidőt is tartalmazni kell. 3.2. Számlák igazolása, kifizetése (1) A számla tartalmi helyességét, a kiszámlázott tételek valódiságát, a teljesítés megtörténtét, az egyesületnél a gazdasági titkár ellenőrzi, és az elnök igazolja, amely egyben az utalványozás elismerése, illetve banki aláírásra jogosultak intézkednek a számla ellenértékének kiegyenlítéséről. (2) A teljesítés igazolás után az átutalásos számlákat a fizetési határidő figyelembe vételével kell átutalni. (3) A bankszámlák közötti elszámolás útján történő fizetést akkor kell teljesítettnek tekinteni, amikor a pénzösszeget a jogosult bankszámláján jóváírták. Emiatt a kifizetési megbízásokat egy nappal korábban szükséges elindítani, mint a számlán feltüntetett esedékesség napja. Kivételt jelenthetnek ez alól a bankon belüli tételek (a terhelendő bankszámla és a szállítói bankszámla azonos banknál található), amelyek az esedékesség napján indítva a girorendszerben még aznap jóváírásra kerülnek. (4) A magánszemélytől történő adó- és járuléklevonásról 2. sz. melléklet szerinti nyilatkozat visszaküldését követően kell dönteni, kivéve, ha a magánszemély egyéni vállalkozói vagy őstermelői jogállását a számlán az egyéni vállalkozói vagy az őstermelői igazolványszám feltüntetésével igazolja. Az e tevékenységekre tekintettel kifizetett összegből az egyesületnek, mint kifizetőnek nem kell adóelőleget és járulékokat levonnia. Ellenkező esetben a számla a konkrét levonások és a kifizethető összeg megállapítása után kerülhet kifizetésre. (5) A készpénzfizetési számlákat és az átutalással rendezendő számlákat igazolható módon haladéktalanul át kell adni pénztárosnak. 3.3. Dokumentálás, őrzés (1) A beérkező számlákat könyvelés után dossziéba le kell fűzni. A lefűzés havonta, az iktatószám növekvő sorrendjében kell, hogy megtörténjen. A lefűzött számlák elé havonta egy összesítő listát kell készíteni, amire az iktatószámot és a számla számát fel kell tüntetni. Ha az iktatószám folyamatos sorrendjéből valamelyik számla hiányzik, annak a számlának az őrzési helyét az összesítőn fel kell tüntetni. (2) A számlákat az Sztv. 169. szerint 8 évig kell sértetlen formában megőrizni. Az őrzésről az egyesület gazdasági titkára gondoskodik. Nyugállományú Légvédelmi Tüzérek Bajtársi Egyesülete Oldal 4 / 7
4. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK (1) Az Egyesület Számlakezelési Szabályzatát a 23/2012 (07.05.) számú Egyesület Elnökségi Határozatával fogadta el. Az új szabályzat mellékleteivel együtt 2012. július 05.- én lép hatályba, és a Szervezési és Működési Szabályzat mellékleteként kell kezelni. (2) A Szabályzat előírásait az Egyesület tagjainak kötelező betartani. (3) A Szabályzat aktualizálásáról a gazdasági titkár köteles gondoskodni. Csallóközi József sk. elnök MELLÉKLETEK: 1. számú SZÁMLA kötelező tartalmi és formai elemei 2. számú NYILATKOZAT adóelőleg levonásáról Nyugállományú Légvédelmi Tüzérek Bajtársi Egyesülete Oldal 5 / 7
1. számú melléklet SZÁMLA kötelező tartalmi és formai elemei A számla kötelező tartalmi, formai kellékei A számla sorszáma A számla eredeti, első példány Az eladó (szállító) adóalany neve, címe, adószáma A vevő neve és címe, adószáma A teljesítés időpontja: (ÁFA tv. szerint) A kibocsátás kelte: a számla kiállítás időpontja A fizetés módja, határideje: készpénz, átutalás A termék (a szolgáltatás) megnevezése Mennyiségi egység, mennyiség Adó nélkül számított egységár Adó nélkül számított ellenérték összesen Az ÁFA %-os mértéke A számla végösszege Egyéni vállalkozó jogállását bizonyító okirat száma Számla Nyugállományú Légvédelmi Tüzérek Bajtársi Egyesülete Oldal 6 / 7
2. számú melléklet NYILATKOZAT adóelőleg levonásáról Alulírott (név) (adószám) (lakcím) nyilatkozom, hogy tevékenységemet: egyéni vállalkozóként (vállalkozói ig. száma:... )* mezőgazdasági őstermelőként (őstermelői ig. száma:...)* nem egyéni vállalkozóként, nem őstermelőként* végzem, ezért az adóelőleget a számla összegéből levonni nem kell / kell *..., 20... év... hó... nap aláírása * (a megfelelő aláhúzandó) Nyugállományú Légvédelmi Tüzérek Bajtársi Egyesülete Oldal 7 / 7