Szent István Egyetem /2009.sz. Rektori Utasítás A Szent István Egyetem Közbeszerzési Szabályzata
Bevezetés A Közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX.törvény (a továbbiakban Kbt.) alapján a Szent István Egyetem (a továbbiakban: Egyetem) közbeszerzéseire vonatkozó eljárási és döntési ügyrendet az Egyetem Rektora a következők szerint szabályozza: 1. Az utasítás hatálya 1.1 Személyi hatály Az utasítás személyi hatálya az Egyetem valamennyi, az Egyetem Szervezeti és Működési Szabályzatának (ESZMSZ) 22. -ban meghatározott igazgatási- és szervezeti egységeiben munkára irányuló jogviszonyban foglalkoztatott személyre kiterjed. 1.2 Tárgyi hatály Az utasítás tárgyi hatálya az Egyetem azon árubeszerzéseire, építési beruházásaira ill. szolgáltatás megrendelésére terjed ki (beszerzés), amelyek a Kbt. rendelkezései szerint a Kbt. alkalmazási körébe tartoznak. Jelen szabályzat rendelkezéseit kell alkalmazni azon beszerzésekre is, amelyek nem tartoznak a Kbt alkalmazási körébe, de a jelen szabályzatba foglaltak szerint az Egyetem közbeszerzési ügyben eljáró szerveinek megítélése szerint indokolt. 1.3 Időbeli hatály Jelen szabályzat a kihirdetésével lép hatályba és visszavonásig érvényes. Szent István Egyetem - Közbeszerzési Szabályzat - 2 -
2. 2.1 Közbeszerzés köteles beszerzések Az Egyetem köteles a Kbt. 2. szerinti árubeszerzései, építési beruházásai és szolgáltatás megrendelései illetve építési- és szolgáltatási koncesszió szerinti beszerzések során közbeszerzési eljárást lefolytatni, amennyiben ezek értéke a közbeszerzés megkezdésekor eléri vagy meghaladja vonatkozó jogszabály által a tárgyévre meghatározott értékhatárokat. 2.2 Az értékhatár értelmezése 2.2.1 Közbeszerzés értékét a Kbt. 35-40.. pontja, valamint a 245.. által meghatározottak szerint kell megálapítani. 2.2 Az egybeszámítás kötelezettsége Az azonos tárgyú közbeszerzés értékét az egyidejűleg vagy egy költségvetési éven belül részekre bontva feladott megrendelés esetén a részek együttes értéke teszi ki. Azonos tárgyúnak kell tekinteni azt az esetet is, amikor a közbeszerzés egyes tárgyainak rendeltetése azonos vagy hasonló, illetőleg felhasználásuk egymással közvetlenül összefügg, vagy a beszerzésre egy ajánlattevővel lehetne szerződést kötni [Kbt 40. (2)]. Az azonos tárgyú beszerzés szempontjából az Egyetem összesített igénye az irányadó a közbeszerzési értékhatár megállapításánál. A költségvetési törvény értékhatárainak, a Kbt-nek, valamint a mindenkori igények változásai miatt az eljárások lebonyolításának szükségességét évente felül kell vizsgálni. Szent István Egyetem - Közbeszerzési Szabályzat - 3 -
2.4 Részekrebontás tilalma Tilos a Kbt, ill. a szabályzat megkerülése céljából a beszerzést részekre bontani. A becsült érték kiszámítása során mindazon árubeszerzések vagy építési beruházások vagy szolgáltatások értékét egybe kell számítani, amelyek a) beszerzése egy költségvetési évben kerül sor (a több év alatt megvalósuló építési beruházás kivételével, amelyeknél nem kell az egyes évekre bontva számítani a beszerzés értékét) b) beszerzésére egy ajánlattevővel lehetne szerződést kötni, továbbá c) rendeltetése azonos vagy hasonló, illetőleg felhasználásuk egymással közvetlenül összefügg. (Kbt. 40..) 2.5 Nem közbeszerzésköteles beszerzések Jelen szabályzat nem alkalmazandó a Kbt. 29. által meghatározott esetekben. Szent István Egyetem - Közbeszerzési Szabályzat - 4 -
3. A közbeszerzési eljárások lebonyolításának rendje 3.1 A központosított közbeszerzési eljárás 3.1.1 A központosított közbeszerzési eljárás alá tartozó beszerzéseket /Kkb/ a vonatkozó kormányrendelet - a 168/2004. (V.25.) Korm. rendelet - betartásával kell lebonyolítani. ( Kbt.17..) A SZIE a fenti kormányrendelet 1.. (4) bekezdése szerint minősülő, a központosított közbeszerzési rendszerbe bejelentkezett egyéb szervezet. 3.1.2 A központosított közbeszerzési eljárás alá tartozó beszerzéseket az Egyetem Gazdasági Főigazgatóságának (a továbbiakban: GF) iránymutatásával az egyes karok és egyéb szervezeti egységek gazdasági vezetői által kijelölt személyek (közbeszerzési ügyintézők) vagy beszerzési csoportok önállóan, a GF folyamatos tájékoztatása mellett végzik. 3.1.3 A Központi Szolgáltatási Főigazgatóság (a továbbiakban: KSZF) és egyéb, az Egyetem beszerzései felett felügyeletet gyakorló szervezetek felé benyújtandó adatszolgáltatási kötelezettség tekintetében a GF jár el. 3.1.4 Rövid határidejű jelentési kötelezettségek esetén a karok és egyéb szervezeti egységek kötelesek a vonatkozó jogszabályban megjelölt adatszolgáltatási feladatainak az ott megjelölt határidőben eleget tenni, egyidejűleg ugyanezen határidőn belül a Gazdasági Főigazgatóságot értesíteni. Szent István Egyetem - Közbeszerzési Szabályzat - 5 -
3.2 Központosított közbeszerzési eljárás alá nem tartozó közbeszerzések általános szabályai 3.2.1 Közbeszerzési eljárások lebonyolításában közreműködő szervezeti egységek a) GF b) Közbeszerzési Testület c) Bíráló Bizottság d) Karok és egyéb szervezeti egységek 3.2.2 A GF feladatai a közbeszerzési eljárások kapcsán A GF összesíti az egyes karok és egyéb szervezeti egységek által hozzá beérkezett az adott költségvetési évre vonatkozó beszerzési igényeket. A beszerzési igényeket az éves költségvetéshez szükséges adatszolgáltatással egyidejűleg kötelesek a karok és egyéb szervezeti egységek a GF rendelkezésére bocsátani. Az éves költségvetés jóváhagyásával egyidejűleg a GF tájékoztatja a Közbeszerzési Testületet a hozzá beérkezett beszerzési igényekről, az éves költségvetés beszerzésekre vonatkozó alakulásáról. A Testület a GF által hozzá eljuttatott dokumentumok alapján megvizsgálja az egyes beszerzésekre vonatkozó közbeszerzési eljárás(ok) lefolytatásának szükségességét. A Közbeszerzési Testület a közbeszerzési eljárásokra vonatkozó javaslatait, döntéseit az adott költségvetési évre vonatkozó Közbeszerzési terv-ben rögzíti. A Közbeszerzési tervet a költségvetési év elején április 15-ig kell elkészíteni. (Kbt. 5..) Külső szakértő bevonása esetén a vállalkozási Közbeszerzési Testület javaslatára - a GF feladata. 3.2.3 A Közbeszerzési Testület feladatai szerződés megkötése - a Szent István Egyetem - Közbeszerzési Szabályzat - 6 -
A Közbeszerzési Testület a GF szervezetében működő közbeszerzési szakértőkből álló független Testület. Vezetője az Egyetem mindenkori Műszaki Igazgatója. Tagjait a Rektor jelöli ki az Egyetemmel munkára irányuló jogviszonyban álló személyek közül. A tagok közül legalább egy személynek jogi, egynek közbeszerzési képesítéssel kell rendelkeznie, szükség szerint hivatalos közbeszerzési tanácsadók (Kbt. 9..) jegyzékében kell szerepelnie. A Testület a GF által hozzá eljuttatott igények alapján megvizsgálja az egyes beszerzésekhez a közbeszerzési eljárás lefolytatásának szükségességét. A Közbeszerzési Testület a közbeszerzési eljárás lefolytatása szükségességének megállapítása után dönt arról, hogy milyen eljárás keretében kell a közbeszerzést lebonyolítani, és a Közbeszerzési Testület döntése szerint e testület megbízásából e testület vezetője ellenjegyzésével igazolja az eljárást megindító hirdetmény jogszerűségét. [Kbt. 6.. (2)] A Közbeszerzési Testület a Közbeszerzési terv megküldésével egyidejűleg tájékoztatja a Gazdasági Főigazgatót, illetőleg az érintett karokat és egyéb szervezeti egységeket arról, hogy a különféle beszerzéseket mely eljárás szerint kell lebonyolítani. A Közbeszerzési Testület jogosult az egyes közbeszerzési eljárások tekintetében a bíráló bizottság elnökének kijelölésére. Előkészíti az eljárást a beszerzést igénylők bevonásával, elkészíti az eljárást megindító hirdetményt, azt feladja vagy megküldi a hirdetményt megjelentető szervezet részére elkészíti az ajánlati dokumentációt a beszerzést igénylők bevonásával. A központosított közbeszerzési eljárás hatálya alá nem tartózó közbeszerzési eljárásokat kizárólagos jogosultsággal a Közbeszerzési Testület bonyolítja le. A Közbeszerzési Testület ügyviteli feladatait az Elnök titkársága látja el. A Közbeszerzési Testület dönt arról is, hogy a közbeszerzési eljárás lebonyolítására külső szakértő megbízottat vesz-e igénybe, egyúttal kijelöli a külső megbízott Szent István Egyetem - Közbeszerzési Szabályzat - 7 -
személyét, lefolytatja a tárgyalásokat, és előkészíti az Egyetem nevében a Rektor által megkötésre kerülő megbízási szerződést. A Közbeszerzési Testület felügyeleti jogot gyakorol a Bíráló Bizottságok működése felett, azok munkáját rendszeresen ellenőrzi, jogsértés veszélye esetén felhívja a Kbtnek és egyéb jogszabályoknak megfelelő eljárásra, jogsértés megtörténte esetén tájékoztatja az Egyetem gazdasági főigazgatóját. A Közbeszerzési Testület az előzőekben rögzített hatáskörének ellátása mellett konzultatív szervként működik közbeszerzési kérdésekben az Egyetem vezető Testületei mellett. 3.3 Központosított közbeszerzési eljárás alá nem tartozó közbeszerzések lebonyolításának rendje 3.3.1 Azon közbeszerzési eljárásokat, amelyek nem tartoznak a központosított közbeszerzési eljárás hatálya alá, kizárólagos jogosultsággal a Közbeszerzési Testület bonyolítja le. 3.3.2 A közbeszerzési Testület feladatai A Közbeszerzési Testület a közbeszerzési eljárás operatív lebonyolítását végző Testületként az igénylők bevonásával különösen az alábbi feladatok elvégzésére köteles: - elkészíti az ajánlati felhívást, és meghatározza az ajánlatkérésre vonatkozó szakmai szempontokat, az ajánlatok bírálatának, valamint az alkalmatlanná minősítés szempontjait; - elkészíti az ajánlati dokumentációt; megszabja annak eladási árát és értékesíti azt Szent István Egyetem - Közbeszerzési Szabályzat - 8 -
- elvégzi az ajánlatok bontását, - megvizsgálja és összehasonlítja az ajánlatokat,. - az ajánlatkérő nevében a Kbt. szerinti értesítési kötelezettségeknek eleget tesz, - gondoskodik a határidők betartásáról és betartatásáról, - gondoskodik a Kbt. szerinti előírt jegyzőkönyvek elkészítéséről, így különösen a bontási jegyzőkönyvről, - hiánypótlásra szólít fel, - tárgyalásos eljárás esetén lefolytatja a tárgyalásokat az ajánlattevőkkel, - a döntéshozó döntését követően kihirdeti a közbeszerzés eredményét, - az eljárásról összegzést készít, - előkészíti a nyertes ajánlattevővel megkötendő szerződést együttműködve az ajánlattevővel. - gondoskodik a közzétételről mind az ajánlati felhívás, mind az eredmény tekintetében. - szerződésszegés észlelése esetén a szerződésszegést észlelő szervezeti egység jelzésére megteszi a szükséges intézkedéseket. - együttműködik a karok és egyéb szervezeti egységek vezetőjével, akit a konkrét közbeszerzési eljárás érint, együttműködik az adott közbeszerzési eljárásra vagy annak egyes fázisainak elvégzésére megbízott külső szakértővel. - gondoskodik az emlékeztetők, jegyzőkönyvek elkészíttetéséről, a döntések nyilvántartásáról - gondoskodik a döntési előterjesztés elkészíttetéséről, - gondoskodik a szerződések előkészítéséről, - gondoskodik a döntésről szóló jegyzőkönyv (határozat) elkészíttetéséről. 3.3.3 A központosított közbeszerzési eljárás alá nem tartozó közbeszerzések lebonyolításának rendjét jelen szabályzat kiadásakori állapot szerint az Szent István Egyetem - Közbeszerzési Szabályzat - 9 -
1. sz. és 2. sz. Melléklete tartalmazza. A későbbi változásoknak megfelelő 1. sz. és 2. sz. melléklet az Intézmény központi honlapján (www.szie.hu) kerül közzétételre. 3.4 A Bíráló Bizottság A Bíráló Bizottság az adott közbeszerzési eljárás eredményére vonatkozó javaslat megtételére létrehozott Testület. 3.4.1 A Bíráló Bizottság összetétele A Bíráló Bizottság az alábbi tagokból tevődik össze: - a Bíráló Bizottság elnöke (a Bíráló Bizottság saját tagjai közül választja) - egy fő az adott közbeszerzésben érintett kar és egyéb szervezeti egység vezetője által delegált személy, - egy fő a Közbeszerzési Testület által delegált személy. - egy fő (független) szakértő, akit az előző két személy kér fel a közbeszerzés tárgyára tekintettel 3.4.2 A Bíráló Bizottság működése A Bíráló Bizottság Testületként működik, döntéseit ülésein hozza. Az ülésekről és a határozatairól nyilvántartást kell vezetni. A bizottsági munkáról jegyzőkönyv készül, amelynek a Kbt. által meghatározott esetekben - részét képezik a tagok indokolással ellátott bírálati lapjai. A Bíráló Bizottság tevékenységét - kívánságára - az Egyetem Közbeszerzési Testülete segíti. Szent István Egyetem - Közbeszerzési Szabályzat - 10 -
3.4.3 A Bíráló Bizottság feladatai - javaslatot tesz a döntéshozónak az érvénytelenség, eredménytelenség, alkalmatlanná minősítés, kizárás, valamint a nyertes ajánlattevők személye és azok sorrendje tekintetében, - gondoskodik az ülésein felvett jegyzőkönyvek elkészítéséről - az ajánlatokról szakvéleményt készít, - együttműködik a Közbeszerzési Testület által az adott közbeszerzési eljárásra vagy annak egyes fázisainak elvégzésére megbízott külső szakértővel. 3.4.4 A Bíráló Bizottság elnökének kiemelt feladatai A Bíráló Bizottság elnöke a konkrét közbeszerzési eljárás projektvezetőjeként - koordinálja a Bíráló Bizottság munkáját, - összehívja üléseire a Bíráló Bizottság tagjait, - koordinálja az együttműködést a külső megbízottakkal, illetőleg az ajánlattevőkkel, 3.5 A karok és egyéb szervezeti egységek feladata A karok és egyéb szervezeti egységek kötelesek a közbeszerzési eljárás során operatívan és az eljárást lebonyolító Közbeszerzési Testület munkáját segítve együttműködni a közbeszerzési eljárás lebonyolításában. Ennek során a szervezeti egység vezetője felelős: - a beszerzési igények határidőben és írásban történő benyújtásáért, Szent István Egyetem - Közbeszerzési Szabályzat - 11 -
- A Közbeszerzések Tanácsának, illetőleg a Közbeszerzési Testület megkeresésére információ szolgáltatásáért, - a beszerzés igényelt műszaki és/vagy gazdasági paramétereinek meghatározásáért, - az ajánlati felhívás és dokumentáció elkészítéséhez szükséges adatok, információk rendelkezésre bocsátásáért, - a Bíráló Bizottság vagy a Közbeszerzési Testület felhívására részt vesz az ajánlatok értékelésében. 3.6 Döntéshozatal A közbeszerzési eljárást határozattal kell lezárni. A határozatot a Bíráló Bizottság javaslatára a Rektor hozza meg. A Rektor a döntés jogát átruházhatja. A közbeszerzési eljárás alapján létrejött szerződést a Gazdasági Főigazgatóval, mint pénzügyi ellenjegyzővel együtt a Rektor vagy az átruházott jogkörben eljáró személy írja alá., Szabadkézi vétel esetében a pénzügyi fedezetet igazoló (témavezető) személy az aláíró. 4. A közbeszerzési eljárásra vonatkozó általános szabályok 4.1 A közbeszerzési eljárásban résztvevő személyeknek megfelelő szakértelemmel kell rendelkezniük. Szent István Egyetem - Közbeszerzési Szabályzat - 12 -
4.2 A közbeszerzési eljárás, vagy egyes szakaszainak lebonyolítása külső szakértő megbízásával vagy bevonásával is történhet. Ennek szükségességéről és a lebonyolítás módjáról a Közbeszerzési Testület határoz. 4.3 A közbeszerzési eljárásban nem vehetnek részt olyan személyek, akiket az összeférhetetlenség miatt a Kbt. kizár. (Kbt. 10..) 4.4 A közbeszerzési eljárásban résztvevő egyetemi alkalmazottak vagy külső szakértők a birtokukba jutott üzleti, illetőleg egyéb titkokat harmadik személyeknek nem szolgáltathatják ki, azokat nem tehetik hozzáférhetővé. 4.5 Jegyzőkönyvek A közbeszerzési eljárással kapcsolatos valamennyi eseményt így különösen ülést, megbeszélést, döntést írásban dokumentálni kell. Az ülésekről és döntésekről jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyveknek tartalmaznia kell az alábbiakat: - az eljáró Bíráló Bizottságot, a közbeszerzés ügyszámát, az esemény helyét és idejét, kezdő és befejező időpontját. - a résztvevők, jegyzőkönyvvezető nevét, - röviden és tényszerűen az eljárás menetét, az annak során történteket, mégpedig úgy, hogy a jegyzőkönyv alapján azt is meg lehessen állapítani, vajon az eljárás a törvényben meghatározott alaki követelményeknek megfelel-e. - ha valamely kifejezés vagy kijelentés pontos szövege jelentős, azt szó szerint kell jegyzőkönyvbe venni. A jegyzőkönyvet a jegyzőkönyvvezető írja alá. 4.6 Központi archívum Szent István Egyetem - Közbeszerzési Szabályzat - 13 -
Az Egyetem közbeszerzési eljárásával kapcsolatos központi archívumot a Közbeszerzési Testület vezeti. 5. Vegyes és záró rendelkezések 5.1 Ezen szabályzat rendelkezéseit a folyamatban lévő ügyekben is alkalmazni kell. 5.2 Az Egyetemi Szenátus a gazdálkodásról szóló éves beszámoló keretében az egyetemi közbeszerzési tevékenységet is értékeli. Az erről szóló beszámolót a Közbeszerzési Testület készíti el az Egyetemi Tanács ülésére. Gödöllő, 2009. április 1. s.k. Dr. Solti László rektor Szent István Egyetem - Közbeszerzési Szabályzat - 14 -
M e l l é k l e t e k Szent István Egyetem - Közbeszerzési Szabályzat - 15 -
1.sz. Melléklet Központosított közbeszerzési eljáráson kívül eső beszerzések értékhatárai, eljárási módok 2009. évben Szolgáltatás Értékhatár (Netto) Eljárási mód 0-8.000.000 Ft Szabadkézi vétel 1 8.000.000. Ft felett Hirdetmény közzétételével indított közbeszerzési eljárás 2 Árubeszerzés Értékhatár (Nettó) Eljárási mód 0 8.000.000 Ft Szabadkézi vétel 1 8.000.000. Ft felett Hirdetmény közzétételével indított közbeszerzési eljárás 2 Építési beruházás Értékhatár (Nettó) Eljárási mód 0-15.000.000 Ft Szabadkézi vétel 1 15.000.000. Ft felett Hirdetmény közzétételével indított közbeszerzési eljárás 2 1. Nem kötelező, de 3 árajánlat bekérése ajánlott ezen beszerzések lebonyolítása esetén. 2. Közbeszerzési eljárás lefolytatása szükséges a Kbt. előírásai szerint, a hirdetményt kötelező(!) megjelentetni a Közbeszerzési Értesítő-ben Az eljárást kizárólagos jogosultsággal az Intézmény Közbeszerzési Testülete folytatja le. 2.sz. Melléklet 0-8.000.000 Ft Szabadkézi vétel Szent István Egyetem - Közbeszerzési Szabályzat - 16 -
Tanszéki igény Kari közb. ügyintéző Min. 3 árajánlat bekérése Bírálat, Döntéshozatal, Beszerzés Beszerzés dokumentálása Kötelezettség- vállalás / Pü. Árubeszerzés: 8.000.000 Ft felett Közbeszerzési eljárás Szolgáltatás: 8.000.000 Ft felett Közbeszerzési eljárás Építési beruházás: 15.000.000 Ft felett Közbeszerzési eljárás Tanszéki Kötelezettség- SZIE Közbeszerzési Hirdetmény közzététele, igény vállalás / Pü. Ig. Testület Bír.Biz. létrehozása Pénzügy Beszerzés Eljárásra vonatkozó iratok archiválása Bír. Biz. döntése, Szerződés Közbeszerzési eljárás lefolytatása Szent István Egyetem - Közbeszerzési Szabályzat - 17 -