a Váci Városfejlesztő Szolgáltató Korlátolt Felelősségű Társaság (2600 Vác, Köztársaság út 34. Cg.13-09-130719) az elismert vállalatcsoport uralkodó tagjaként az elismert vállalatcsoport összes tagjára, így saját magán kívül a a Váci Sport Közhasznú Nonprofit Korlátolt Felelősségű Társaságra (2600 Vác, Bán Márton utca 3. Cg.13-09-119906); a Váci Városimázs Nonprofit Korlátolt Felelősségű Társaságra (2600 Vác, Kossuth utca 21. Cg: 13-09-063279); és a Váci Távhőszolgáltatási Korlátolt Felelősségű Társaságra (2600 Vác, Zrínyi utca 9.b Cg: 13-09-072931); valamint mindazon gazdasági társaságokra akik a későbbiekben az elismert vállalatcsoport tagjai lesznek; (a felsorolt társaságok a továbbiakban együtt: Elismert Vállalatcsoport) a következő csoportszintű szabályzatot alkotja EGYSÉGES SZERKEZETŰ CSOPORTSZINTŰ SZABÁLYZATA A KÖZÉRDEKŰ ADATOK MEGISMERÉSÉRE IRÁNYULÓ IGÉNYEK TELJESÍTÉSI RENDJÉRŐL (A 2012. október 18.-ától hatályos szöveg és a 2013. február 26-án kelt módosítás egybefoglalt szövege, amely hatályos: 2013. február 26-tól)
Az információs önrendelkezési és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Itv.) 30. (6) bekezdése és az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 13. (2) bekezdés h) pontja alapján, az Elismert Vállalatcsoport keretében meghatározott csoportszintű szabályalkotási lehetőség körében az alábbi szabályzatot adom ki: I. Fejezet Általános rendelkezések 1. A Szabályzat célja, hogy meghatározza az Elismert Vállalatcsoport feladat és működési körébe tartozó közérdekű adatok megismerésére irányuló igények teljesítésének általános rendjét. 2. A Szabályzatban használt fogalmi meghatározások tekintetében az Itv. Értelmező rendelkezései körében meghatározottak az irányadók. 3. Szervi és személyi hatály: a Szabályzat hatálya kiterjed az Elismert Vállalatcsoportnál foglalkozott valamennyi munkavállalóra, akik közérdekű adatot vagy közérdekből nyilvános adatot tartalmazó adatkezelést és adatfeldolgozást végeznek. 4. Tárgyi hatály: e Szabályzat rendelkezéseit kell alkalmazni a következő adatok igénylésére: a) a Elismert Vállalatcsoport kezelésében lévő közérdekű adatok, közérdekből nyilvános adatok, valamint b) Elismert Vállalatcsoport munkavállalóinak esetlegesen közérdekből nyilvánosnak minősülő adatai (a továbbiakban együtt: közérdekű adat). Oldal: 2 / 12
Az Itv. 27. (8) bekezdése értelmében e Szabályzat rendelkezései nem alkalmazandók a közhitelű nyilvántartásból történő külön törvényben szabályozott adatszolgáltatásra. II. Fejezet A közérdekű adatigénylések teljesítésének eljárási rendje 5. (1) A közérdekű adat megismerése iránt bárki szóban, írásban, telefaxon vagy elektronikus úton nyújthat be igényt. (2) A Elismert Vállalatcsoport tagjaihoz címzett közérdekű adatokkal kapcsolatos megkereséseket az adott társaság ügyvezetője gondozza, teljesíti. Amennyiben az adott társaság gazdasági pénzügyi adatok kérnek, úgy a gazdasági-pénzügyi közérdekű adatok kiadásának teljesítése az Elismert Vállalatcsoport uralkodó tagja pénzügyi vezetőjének előkészítésével az adott társaság ügyvezetőjének a feladata. Az adminisztratív jellegű feladatokat (pl. leírás, fénymásolás, adat átalakítás) az adminisztrátorok végzik. A kijelölt felelősök önmaguk feladatellátása mellett más munkavállalót kivételes (pl. adatkérés összetettsége, értelmezhetősége) esetben vonhatnak be a folyamatba. Az ekképpen kijelölt felelősök távolléte esetén az általános helyettesítési szabályok az irányadóak. (3) A közérdekű adatok szolgáltatására az 5. (2) alpontban megjelölt vezető vagy kivételesen más munkavállaló a kérelmet haladéktalanul köteles megvizsgálni teljesíthetőség szempontjából az alábbi kitételek szerint: a kért adat tekintetében a megkeresett társaság adatkezelőnek minősül-e, az igényelt adatok pontosan beazonosíthatók-e, az igényelt adatok közérdekű adatnak minősülnek-e, megtalálhatók-e a honlapon, az adatszolgáltatás teljesítésének van-e; illetve előzetes becslés szerint mi a költségkihatása. (4) A döntés meghozatalára irányuló eljárás során készített vagy rögzített, a döntés megalapozását szolgáló adat a keletkezésétől számított 10 évig nem nyilvános. Ezen Oldal: 3 / 12
adatok megismerését az azt kezelő szerv az Itv. 27. (5) bekezdésében foglaltakra tekintettel engedélyezheti. (5) Ha a kért adatot nem az Elismert Vállalatcsoport tagja kezeli, de tudomása van róla, hogy az adatkezelő az Elismert Vállalatcsoport másik tagja, úgy a kérelmet törvény eltérő rendelkezése hiányában legkésőbb nyolc munkanapon belül meg kell küldeni az Elismert Vállalatcsoport másik tagjához, a kérelmező egyidejű értesítése mellett. (6) Ha az igényből nem állapíthatók meg a teljesítéshez szükséges további információk, az igénylőt meg kell keresni ezek pótlása érdekében. (7) Ha a kérelmező nem tudja a kért adatot pontosan megjelölni, az Elismert Vállalatcsoport tagja amennyiben lehetséges köteles segítséget nyújtani. (8) Amennyiben olyan adat megismerésére irányul az igény, amelyet az Elismert Vállalatcsoport tagja a honlapján már közzétett a fellelhetőséget is ideértve, az igénylőt erről tájékoztatni kell. Ez nem mentesíti az Elismert Vállalatcsoport tagját az adatszolgáltatás kötelezettsége alól. (9) A szóban előterjesztett igényt akkor lehet szóban teljesíteni, ha a) az igényelt adat Elismert Vállalatcsoport kiadmányaiban, honlapján vagy más módon jogszerűen már nyilvánosságra került; b) az igény az Elismert Vállalatcsoport tagjának tevékenységi körére, az alkalmazott jogszabályokra vonatkozó általános tájékoztatással teljesíthető; c) az igénylő szóban kéri a választ, illetve az számára kielégítő; (10) A szóbeli igényről feljegyzést kell készíteni és az igénylőt lehetőleg már az igény előterjesztésekor nyilatkoztatni kell az 7. pont (3) bekezdésében foglaltakról. (11) Ha az igénylő szóbeli tájékoztatást kér, akkor ennek megtörténtéről az iratok közt feljegyzést kell készíteni. (12) A (9) bekezdés a) pont szerinti szóbeli igény a kért dokumentum faxon, illetve elektronikus dokumentumban történő megküldésével is teljesíthető. Az elküldés bizonylatát meg kell őrizni. 6. (1) Az adatigénylésnek közérthető formában és amennyiben az aránytalan költséggel nem jár az igénylő által kívánt technikai eszközzel, illetve módon kell eleget tenni. Az adatigénylést nem lehet elutasítani arra való hivatkozással, hogy annak közérthető formában nem lehet eleget tenni. (2) Az Elismert Vállalatcsoport tagjai a kérelmeket az adatokba való betekintés lehetővé tételével is teljesíthetik. Oldal: 4 / 12
(3) Betekintésre az Elismert Vállalatcsoport adott tagjának helyiségeiben, munkaidőben, lehetőleg az igénylővel előzetesen egyeztetett időpontban kerülhet sor. Betekintés esetén az igénylő az adatokról feljegyzést készíthet, illetve az adatokról másolatot kérhet. Ennek megtörténtéről az iratok közt feljegyzést kell készíteni. (4) Ha a közérdekű adatot tartalmazó dokumentum az igénylő által jogszabály szerint meg nem ismerhető adatot is tartalmaz, illetve más személy jogait a megismerés sértené, az igény teljesítése során ezen adatot felismerhetetlenné kell tenni. 7. (1) Jelentős terjedelmű másolat készítésével vagy az adat új, minőségileg más adat előállítását eredményező átalakításával összefüggésben felmerült, költséggel arányos térítés kérhető, melynek összegét az igénylő kérésére előre közölni kell. (2) A költségtérítés pontos összegét az Elismert Vállalatcsoport tagja az adatszolgáltatást megelőzően köteles meghatározni. A költségtérítés összegét és megfizetésének módját az igény kézhezvételét követő 8 napon belül kell közölni az igénylővel. Ha a költségek ezen időn belül csak becsülhetőek, úgy erről a tényről, és a számítás módszeréről kell tájékoztatni az igénylőt. Ha a költségtérítés mértékének megállapítása során figyelembe vehető költségelemeket és azok legmagasabb mértékét, valamint a másolatként igényelt dokumentum jelentős terjedelmének megállapítása során alkalmazandó szempontokat jogszabály határozza meg, úgy ennek alkalmazásától nem lehet eltekinteni. (3) Az igénylőtől egyértelmű nyilatkozatot kell kérni a tekintetben, hogy a költségek ismeretében fenntartja vagy módosítja kérelmét. Amennyiben a költségek megtérítését nem vállalja, közölni kell, hogy az igényelt adatokról csak olyan formában és módon kaphat tájékoztatást, amely költségek nélkül teljesíthető (pl. iratbetekintéssel). (1) A kalkulációs séma, a kalkulációs költségtényezők tartalma 8. Költséghely szempontjából az adott társaság egy szervezeti egységként működik. A kalkuláció fajtáit tekintve az előkalkulációt alkalmazza. A költségtérítés meghatározása során irányítási költségek elszámolására nem kerül sor. Az alábbi kalkulációs séma szerinti részletezésben kell az önköltséget kiszámolni: Oldal: 5 / 12
a) személyi juttatások b) anyagköltség c) közvetlen önköltség összesen Személyi juttatásként kell figyelembe venni a tevékenység érdekében felmerült alapilletményeket és egyéb kötelező pótlékokat. Az előkalkulációban a szolgáltatást végzők (5.(2.) alpont) aktuális személyi juttatásainak az egy órára eső összegének a 40%-át kell feltüntetni. Az anyagköltség tartalmazza a másolási, átalakításai, ún. anonimizálási, leírási tevékenység papír, számítástechnikai, energiafelhasználási kalkulált költségét. (1) Az önköltségszámítás módszere, számszerű kalkuláció 9. Az önköltségszámítás módszere az az eljárás, amelynek segítségével az önköltségszámítás tárgyául szolgáló kalkulációs sémában a költségeket el lehet számolni, és függ a szolgáltatás jellegétől, sajátosságaitól. Az Elismert Vállalatcsoport előkalkulációt alkalmaz. Az előkalkuláció az a műszakigazdasági tevékenység, amellyel a tevékenység, a szolgáltatás megkezdése előtt a szervezet meghatározza az érvényben lévő árak és díjtételek, valamint a személyi jellegű ráfordítások figyelembe vételével a szolgáltatás terv szerinti önköltségét. Alapvetően költségkigyűjtésen alapuló módszer kerül alkalmazásra, de a tevékenység jellegétől függően a módszer változtatható. (2) A közérdekű adatszolgáltatáshoz kapcsolódóan az alábbiak szerint kell megállapítani a költségtérítés összegét: Az adatok meghatározott szempontok szerinti előállításának, csoportosításának, leírásának, fénymásolásának költsége: a) Személyi juttatások Oldal: 6 / 12
a.a) az általános jellegű adatok kigyűjtését végző személy(ek)nek az egy munkaórára eső illetménye: 1904,- Ft a.b) az általános jellegű adatok adminisztrációját végző személy(ek)nek az egy munkaórára eső illetménye: 326.- Ft a.c) a gazdasági jellegű adatok kikeresését, előkészítését végző személynek az egy munkaórára eső illetménye: 1428,- Ft a.d) a gazdasági jellegű adatok adminisztrációját végző személy(ek)nek az egy munkaórára eső illetménye: 326,- Ft A költség meghatározása: a feladat elvégzésében résztvevők a)) pontban feltüntetett munkaórára eső illetményének valamint a közérdekű adatszolgáltatásra fordított munkapercek (akképpen, hogy minden megkezdett negyedóra 15 percként kerül elszámolásra) szorzata. b) Anyagköltség A másolás, leírás anyagköltsége: 20 Ft/oldal c) Közvetlen költség összesen = költségtérítés összege A tevékenységre fordított munkapercek és elkészült oldalszámok alapján az a) b) pontokban meghatározott költségek összege. (3) Az önköltségszámítás dokumentálásának rendje Az adatok meghatározott szempontok szerinti kigyűjtését végző személy(ek) munkaidő ráfordítását - általános jellegű adatszolgáltatásnál az elismert Vállalatcsoport gazdasági igazgatója, - gazdasági jellegű adatszolgáltatásnál az ügyvezető igazgató igazolja. A költségtérítés összegét a jelen szabályzat mellékletét képező Elszámoló ív -en kell megállapítani. Oldal: 7 / 12
Az előzőek szerint kiszámított költségtérítést az adatok előállítása után, de azoknak a kérelmező részére történő átadás előtt, készpénzfizetési számla alapján kell megfizettetni. (4) A költségek nyilvántartása, gyűjtése, a költségszámítás bizonylatai Az Elismert Vállalatcsoport közérdekű adatszolgáltatáshoz kapcsolódó önköltség kiszámításához a 9. (2) alpontban meghatározott dolgozók bérköltségei az alapadatok. A költségek nyilvántartása az Elismert Vállalatcsoport dolgozónkénti bérszámfejtési nyilvántartó rendszerében történik. Az anyagköltség a tevékenységhez használt eszközöket (fénymásoló, nyomtató, számítógép, papír, stb.) és az elvégzéshez szükséges energiaköltségeket érintő főkönyvi számlák értékadatai alapján kerül meghatározásra, figyelembe véve a tevékenység időés helyszükségletét. A jelen szabályzatban megállapított költségtérítés mértékét minden évben felül kell vizsgálni, és a szükséges mértékben korrigálni. Év közben történő jelentős változás esetén a költségtérítés év közben is módosítható. A módosítás folyamatban lévő igény teljesítése esetén, illetve már teljesített adatszolgáltatáshoz kapcsolódóan, visszamenőlegesen nem érvényesíthető. 10. (1) A közérdekű adat megismerésére irányuló igénynek az igény tudomására jutását követő legrövidebb idő alatt, legfeljebb azonban 15 napon belül kell eleget tenni. Jelentős terjedelmű, nagyszámú adatra vonatkozó adatigénylés esetén a határidő 15 nappal meghosszabbítható az Itv. 29. (2) bekezdése szerint. (2) Az igény teljesítésének megtagadásáról, annak indokaival együtt, 8 napon belül írásban értesíteni kell az igénylőt. Az igény teljesítését akkor is meg kell tagadni, ha az igény nem egyértelmű, és az igénylő azt külön felhívás ellenére sem egyértelműsítette, pontosította. Elutasítási indok az is, ha az adat a kért formában nem létezik vagy nincs az Elismert Vállalatcsoport tagjának kezelésében (értve ez alatt azt is, hogyha az adatot Oldal: 8 / 12
valamely műveletekkel, cselekvéssel /így különösen számítás, értelmezés, összehasonítás/ kellene más adatokból létrehozni). (3) Amennyiben az igénylő az igényben elektronikus levelezési címét is közölte, akkor elektronikus úton is értesíteni kell az igény teljesítésének megtagadásáról. (4) A közérdekű adat megismerése iránti igény teljesítésének megtagadása esetén a válasznak az Itv. 31. -ában meghatározottak szerinti bírósági jogorvoslatra vonatkozó tájékoztatást is tartalmaznia kell. (5) A közérdekű adat megismerése iránti igény teljesítése nem tagadható meg azért, mert a nem magyar anyanyelvű igénylő az igényét anyanyelvén vagy az általa értett más nyelven fogalmazza meg. 11. (1) Az Elismert Vállalatcsoport a közzétett adatok megismerését személyazonosító adatok közléséhez nem kötheti. Az elektronikusan közzétett közérdekű adatokhoz történő hozzáférés biztosításához személyes adat csak annyiban kezelhető, amennyiben az technikailag elengedhetetlenül szükséges, a személyes adatokat ezt követően haladéktalanul törölni kell. (2) Az igénylő adatigényléshez kapcsolódó személyes adatai csak annyiban kezelhetők, amennyiben az, az igény teljesítéséhez beleértve az esetleges költségek megfizetését is elengedhetetlenül szükséges. Az igény teljesítését, illetőleg a költségek megfizetését követően az igénylő személyes adatait haladéktalanul törölni kell. III. Fejezet Statisztikai adatgyűjtés a közérdekű adatigénylésekről 12. Az Itv. szerint teljesítendő éves jelentéshez a közérdekű adat megismerése iránti kérelmekről, az esetleges elutasításról annak indokaival együtt (Itv. 30. (3) bekezdése) az Elismert Vállalatcsoport tagjai tájékoztatják az uralkodó tag részéről kijelölt személyt, mint adatvédelmi felelőst. Oldal: 9 / 12
IV. Fejezet Záró rendelkezések 13. Jelen Szabályzat rendelkezéseit 2013. február 26. napjától hatályos és kell alkalmazni azzal, hogy az e tárgykörben az Elismert Vállalatcsoport bármely tagjánál korábban kiadott valamennyi szabályzat illetve vezetői utasítás ugyanezen időben hatályát veszti. 14. Jelen szabályzatot az Elismert Vállalatcsoport tagjainak munkavállalóival ismertetni kell, munkaértekezletek keretében. 15.. Jelen Szabályzat hatályosulását az Elismert Vállalatcsoport összes ügyvezetőjének figyelemmel kell követnie, ideértve, az esetleges jogszabályi változások lekövetését, a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság kialakított álláspontjainak megfontolását, mint eltérő vélemény hiányában feltételezett legjobb gyakorlatot, valamint a technikai fejlődés által a későbbiekben megnyitott és az Elismert Vállalatcsoport által kivitelezett, bevezetett új lehetőségeket is (pl. esetleges képkapcsolat az igénylő és az adatkezelő között). A változtatás szükségességét jelen Szabályzat évenkénti rendszeres felülvizsgálatán túl, haladéktalanul jelezni kell az Elismert Vállalatcsoport uralkodó tagjának. 16. Jelen szabályzat 6 db eredeti példányban, melléklettel együtt 12 számozott oldalon (kivétel az első oldalt) készült. Amennyiben a jövőben további gazdasági társaság is az Elismert Vállalatcsoport részesévé válik, részükre egy, hiteles másolatot kell előállítania az Elismert Vállalatcsoport uralkodó tagjának. Az eredeti példányok őrzési helye: 1.-2. példány: Váci Városfejlesztő Szolgáltató Korlátolt Felelősségű Társaság ügyvezetőjének Vác, Köztársaság u. 34. szám alatti irodája Oldal: 10 / 12
3. példány: Váci Sport Közhasznú Nonprofit Korlátolt Felelősségű Társaság ügyvezetőjének Vác, Bán Márton u. 3. szám alatti irodája 4. példány:váci Városimázs Nonprofit Korlátolt Felelősségű Társaság ügyvezetőjének Vác, Kossuth u. 21. szám alatti irodája 5. példány: Váci Távhőszolgáltatási Korlátolt Felelősségű Társaság ügyvezetőjének Vác, Zrínyi u. 9. szám alatti irodája 6. példány a Váci Hulladékgazdálkodási Korlátolt Felelősségű Társaság ügyvezetőjének Vác, Deákvári fasor 2. szám alatti irodája, amikortól e társaság az Elismert Vállalatcsoport része lesz. Vác, 2013. február 26. dr. Tar György ügyvezető Váci Városfejlesztő Szolgáltató Korlátolt Felelősségű Társaság Oldal: 11 / 12
1. számú Melléklet a csoportszintű szabályzathoz a közérdekű adatok megismerésér irányuló igények teljesítési rendjéről ELSZÁMOLÓ ÍV a közérdekű adatszolgáltatáshoz kapcsolódó költségtérítéshez Közérdekű adat megismerésére irányuló kérelem benyújtója:. Kért közérdekű adat tartalma: Számlázási cím: Az adatok meghatározott szempontok szerinti előállítását, csoportosítását végző személy(ek):. Költségtérítés összege: 1.) Az adat kikeresésére, kigyűjtésére fordított munkaóra:. óra 2.) Egy órára eső illetmény:. Ft 3.) Az adatok leírására, fénymásolására fordított munkaóra:. óra 4.) Egy órára eső illetmény:. Ft 5.) Megtérítendő illetmény összesen:. Ft 6.) Másolt oldalak száma:. db 7.) Oldalanként fizetendő összeg:. Ft 8.) Másolásért fizetendő összeg:. Ft 9.) Költségtérítés összesen (5+8):. Ft A költségtérítés összegét kiszámította: Vác, 201.... aláírás Az adatok meghatározott szempontok szerinti előállítását, csoportosítását, leírását, másolását végző személy(ek) munkaidő ráfordítását igazolom. Vác, 201_... aláírás Oldal: 12 / 12