Alsózsolca Város Önkormányzata HATÁROZATI JAVASLAT./2014.( ) KT. számú HATÁROZAT Alsózsolca Város Önkormányzata Képviselő-testülete az Alsózsolcai Polgármesteri Hivatal és a hozzá tartozó önállóan működő költségvetési szervek közötti pénzügyi-gazdasági feladatok ellátását érintő munkamegosztás és felelősségvállalás rendjéről szóló, e határozat mellékletét képező munkamegosztási megállapodásban foglaltakat az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011 (XII.31.) Korm. rendelet 10. (4) bekezdése alapján 2013. február 01-i hatállyal jóváhagyja. A Képviselő-testület felhatalmazza a polgármestert, hogy a megállapodáson a jóváhagyó záradékot a Képviselő-testület nevében aláírja. Határidő: folyamatos Felelős: polgármester és jegyző.
1 Kt. határozat melléklete Együttműködési megállapodás Alsózsolcai Polgármesteri Hivatal, valamint az önállóan működő költségvetési szerv közötti munkamegosztás és felelősségvállalás rendjéről 1. Általános szempontok A munkamegosztási megállapodás megkötésére az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011.(XII. 31.) Korm. rendelet (továbbiakban: Ávr.) 10. (4) bekezdésében kapott felhatalmazás alapján került sor, figyelembe véve az Ávr. 8. (1)-(4) bekezdéseiben, és a 10. (5)-(8) bekezdéseiben előírt szempontokat. A munkamegosztási megállapodás a Alsózsolcai Polgármesteri Hivatal (a továbbiakban: Polgármesteri Hivatal), mint az irányító szerv által kijelölt, gazdasági szervezettel nem rendelkező, önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv, és az - Alsózsolcai Gondozási Központ, - Közösségi Ház és Könyvtár, - 2.sz.Napköziotthonos Óvoda, - Fekete István Óvoda és Bölcsőde, - Városüzemeltetés (a továbbiakban: Intézmény), mint a, önállóan működő költségvetési szervek közötti munkamegosztás és felelősségvállalás rendjére terjed ki. A Polgármesteri Hivatal azonosító adatai: Név: Alsózsolcai Polgármesteri Hivatal Cím: 3571.Alsózsolca, Kossuth Lajos út 138. Adószám: 15348915-2-05 Bankszámlaszám: 11734004-15725912 PIR törzsszám: 348913 Az Intézmény azonosító adatai: Név: Alsózsolcai Gondozási Központ Cím: 3571.Alsózsolca, Kossuth Lajos út 104. Adószám: 16677692-1-05 Bankszámlaszám: 11734004-16677692 PIR törzsszám: 668143 Név: Közösségi Ház és Könyvtár Cím: 3571.Alsózsolca, Görgey A. utca 1. Adószám: 16677678-1-05 Bankszámlaszám: 11734004-16677678 PIR törzsszám: 68121 Név: 2.sz.Napköziotthonos Óvoda Cím: 3571.Alsózsolca,Kossuth utca 168. Adószám: 16677623-1-05 Bankszámlaszám: 11734004-16677623 PIR törzsszám: 668099
2 Név: Fekete István Óvoda és Bölcsőde Cím: 3571.Alsózsolca, Fekete István utca 7. Adószám: 16677647-1-05 Bankszámlaszám: 11734004-16677647 PIR törzsszám: 668110 Név: Városüzemeltetés Cím: 3571.Alsózsolca,Bocskai út 36. Adószám: 15788483-2-05 Bankszámlaszám: 11734004-15788483 PIR törzsszám: 788481 Az Intézmény részére az Ávr. 10. (1) bekezdés alapján az előirányzatai tekintetében a tervezési, gazdálkodási, finanszírozási, adatszolgáltatási és beszámolási, továbbá a működtetésével, üzemeltetésével, a beruházásokkal, a vagyon használatával, hasznosításával, védelmével kapcsolatos feladatainak ellátására a képviselő-testület az Intézmény Alapítói Okiratában a Polgármesteri Hivatalt jelölte ki. Az Intézmény az Ávr-ben rögzítettek szerinti feladatait, a Polgármesteri Hivatal az állományába tartozó alkalmazottakkal, a munkamegosztási megállapodásban rögzített helyen és módon látja el. A munkamegosztási megállapodás célja, hogy a munkamegosztás és a felelősségvállalás szakszerű rendjének szabályozása mellett a hatékony, takarékos és ésszerű intézményi gazdálkodás kereteit megteremtse. A munkamegosztási megállapodás nem sértheti az Intézmény szakmai döntéshozó szerepét. A Polgármesteri Hivatal és az Intézmény közösen felelősök a munkamegosztás megszervezéséért és végrehajtásáért, az éves költségvetésben és annak módosításaiban meghatározott előirányzatok figyelemmel kíséréséért és betartásáért, továbbá a belső kontrollrendszer kialakításáért és működtetéséért. Az Intézmény a Polgármesteri Hivatal számviteli politikája keretében elkészített szabályzatok (eszközök és források leltárkészítési és leltározási szabályzata, az eszközök és források értékelési szabályzata, a pénzkezelési szabályzat, önköltség számítási szabályzat) a felesleges vagyontárgyak hasznosításának és selejtezésének szabályzata és a számlarend előírásait, továbbá az Ávr. 13. (2) bekezdésében meghatározott szabályzatokat, alkalmazza az azokban előírtakat kötelező érvénnyel betartja. A Polgármesteri Hivatal vezetője gondoskodik arról, hogy a számviteli (főkönyvi) könyvelésben elkülönítetten szerepeljenek az Intézmény gazdasági eseményei. A Polgármesteri Hivatal ellátja azokat a feladatokat, melynek személyi és tárgyi feltételei az Intézménynél nem adottak, így különösen: - könyvvezetés; - leltározás; - terminálon történő utalások; - adatszolgáltatás; 2. Előirányzatok feletti rendelkezési jogosultság Az Intézmény a képviselő-testület által a költségvetési rendeletben az alapfeladatai ellátásához jóváhagyott előirányzatok felett teljes jogkörrel rendelkeznek.
3 Az Intézmény a számukra a saját költségvetésükben meghatározott előirányzatok felhasználásáért felelnek, ezen felül kötelesek feladataik ellátásáról, munkafolyamataik megszervezéséről oly módon gondoskodni, hogy az biztosítsa a kijelölt költségvetési szerv költségvetésében a részére megállapított előirányzatok takarékos felhasználását. 3. Tervezés A Polgármesteri Hivatal és az Intézmények az önkormányzat gazdasági programjához, költségvetési koncepciójához, ágazati koncepcióihoz és a költségvetési tervezéshez adatokat szolgáltatnak, azok megalapozására és alátámasztására. Az Intézmény az önkormányzat gazdasági programjához, költségvetési koncepciójához, ágazati koncepcióihoz és a költségvetési tervezéshez adatokat szolgáltat, azok megalapozására és alátámasztására. A Polgármesteri Hivatal által az Intézmény számára a feladatok fedezetéül a polgármesteri hivatal nyilvántartásaiban elkülönített előirányzatok szolgálnak, amelyet az Intézmény érdekében használ fel. A Polgármesteri Hivatal feladatai a költségvetés tervezésének időszakában különösen: - az Intézménnyel együttműködve adatot szolgáltat az önkormányzat költségvetési koncepciójához; - a költségvetési koncepció képviselő-testületi elfogadása (határozat) után, az abban foglaltak figyelembe vételével alakítja ki saját és az Intézmény előirányzatait; - számításokat végez a költségvetési előirányzatok megalapozásához; - az Intézménnyel közösen figyelemmel kíséri a költségvetési előirányzatok alakulását; - előkészíti a költségvetési egyeztető tárgyalásra a rendelkezésre álló információk alapján a tervezés megalapozását szolgáló számításokat, adatokat, információkat; - előkészíti az önkormányzat bizottsági üléseire, illetve a képviselő-testület üléseire az intézményt érintő előterjesztéseket, azokhoz információt szolgáltat; - a költségvetési rendelet elfogadását követően gondoskodik az előirányzatok elkülönített (szakfeladat, főkönyvi számla alábontás) nyilvántartásáról, erről az Intézmény vezetőjét tájékoztatja; - gondoskodik az analitikus nyilvántartások év eleji megnyitásáról, egyeztetéséről és további vezetéséről; - gondoskodik egyéb költségvetés tervezésével kapcsolatban felmerülő feladatok ellátásáról. 4. Előirányzat módosítás Az előirányzatok módosításával kapcsolatos mindenkori eljárási rendet az önkormányzat költségvetési rendelete tartalmazza. Az Intézmény vezetője az előirányzat módosítási igényét a Polgármesteri Hivatal felé jelzi, melyet jóváhagyásra Polgármesteri Hivatal a költségvetés módosítás előterjesztésekor a Képviselő-testület elé terjeszt jóváhagyásra. A módosítási igényben meg kell jelölni a módosítandó előirányzatot, a módosítás forrását és annak indokát is.
4 Az Intézmény bevételi és kiadási előirányzatának főösszege, az elért többletbevételekkel, illetve a meghatározott célra átvett vagy pályázati úton nyert bevételek összegével a megfelelő részelőirányzatok felemelhetők. Amennyiben az előirányzatok módosítására az Országgyűlés vagy a Kormány döntésének következtében kerül sor, a Polgármesteri Hivatal a költségvetési rendelet módosítását követően, a végrehajtott módosításról tájékoztatja az Intézményt. Az Intézmény a felhalmozási jellegű kiadási előirányzatait saját hatáskörben nem emelheti fel, csak a képviselő-testület döntését követően. 5. Pénzkezelés, pénzellátás Az Intézménynél házipénztár nem működik, kifizetéseiknek teljesítése érdekében havonta ellátmányban részesülnek, melynek igénylési, felhasználási és elszámolási szabályait a Polgármesteri Hivatal pénzkezelési szabályzata rögzíti. Az ellátmányból a következő kifizetések teljesíthetők: - postai szolgáltatás; - kisösszegű szolgáltatási kiadások; - útiköltség elszámolás; - egyéb kis összegű beszerzések. Az Intézmény a készpénzforgalomról az előző havi ellátmány elszámolásával egy időben - az ezzel írásban megbízott dolgozóik által - a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 167. (1) bekezdés a)-j) pontjaiban meghatározott alaki és tartalmi követelményeknek megfelelő bizonylatokkal elszámolnak. Az Intézmény által beszedett bevételeket a pénzkezelési szabályzatban ezzel megbízott dolgozók a Polgármesteri Hivatal házipénztárába a beszedést követő 30. napon belül fizetik be. A készpénzben történő kifizetésekért és az elszámolás teljesítéséért az Intézmény vezetője felelős. Amennyiben az Intézmény külső pénzkezelési helyként is működik, az arra vonatkozó szabályokat a pénzkezelési szabályzat írja elő. Az Intézmény kifizetést, a képviselő-testület által a költségvetési rendeletben jóváhagyott előirányzatok mértékig teljesíthetnek. Az Intézménynél a pénzkezeléssel kapcsolatos feladatokat (Pl: ellátmány kezelése, szolgáltatási kiadások kifizetése, stb.) a költségvetési szerv állományába tartozó, pénzkezelési szabályzatban felhatalmazott látja el a fent részletezett módon. 6. Előirányzat felhasználás 6.1. A személyi juttatásokkal és a munkaerővel való gazdálkodás szabályai A képviselő-testület által jóváhagyott előirányzaton és létszám előirányzaton belül a munkáltatói jogok gyakorlása az Intézmény vezetőjének feladat- és hatásköre, akik a jogkört az 2. pontban meghatározottak szerint gyakorolja.
5 A közalkalmazotti és egyéb jogviszony létesítésével és megszüntetésével kapcsolatos ügyintézés (kinevezési okirat, átsorolás, munkaszerződés, megbízási díj, jogviszony megszüntetése, elszámoló-lap elkészítése, aláírásra), valamint az aláírt okiratok a Magyar Államkincstár Területi Igazgatóságához történő továbbítása a Polgármesteri Hivatal feladata. Az Intézmények: önálló bérgazdálkodói jogkört gyakorolnak, a költségvetési évben keletkezett bérmegtakarítást és bérmaradványt szabadon felhasználhatják, ez azonban a későbbiekben többlettámogatási igénnyel nem járhat; a számfejtéséhez szükséges adatokról, a munkából való távolmaradásról, a betegszabadság igénybevételéről havi jelentés készítenek, amit a tárgyhónapot követő hónap 5. napjáig a Polgármesteri Hivatal részére eljuttatnak; ellenőrzik a Magyar Államkincstár Területi Igazgatóságától érkező bérjegyzék adattartalmának valódiságát, eltérés esetén a feltárt hibát jelzik a Polgármesteri Hivatal felé; a képviselő-testület által jóváhagyott pénzmaradvány, illetve a tárgyévi bérmegtakarítás terhére jogszabály és a költségvetési rendeletben előírtak szerint jutalmazásra fordítható keret felosztására hozott döntés továbbítják a Polgármesteri Hivatal részére; egyéb munkáltatói intézkedésekről és döntésekről tájékoztatják a Polgármesteri Hivatalt. A Polgármesteri Hivatal: az Intézmény által teljesített adatszolgáltatást feldolgozza és továbbítja a Magyar Államkincstár Területi Igazgatósága felé; a nem központosított számfejtés körébe tartozó illetményeket számfejti és utalás útján kifizeti; egyéb személyi juttatásokkal és a munkaerő gazdálkodással kapcsolatos feladatok lát el. 6.2. A dologi kiadásokkal való gazdálkodás szabályai Az Intézmények a működéshez szükséges tárgyi feltételek biztosítása mellett a 2. pontban meghatározottak szerint gyakorolják a következő feladatokat: - tárgyi eszközök javításának, karbantartásának megrendelése (a költségvetésében jóváhagyott előirányzat erejéig); - egyes működési bevételek (intézményi ellátási díjak, bérleti díjak, felesleges eszközök értékesítése, stb.) beszedése, számlázása; - egyéb dologi kiadásokkal kapcsolatos feladatok ellátása. 6.3. Beruházási, felújítási kiadások Az Intézmények beruházási, felújítási tevékenységet csak a munkamegosztási megállapodásban rögzítettek szerint a képviselő-testület által a költségvetési rendeletében meghatározott esetben és mértékben végezhet. Amennyiben a beruházás, felújítás forrása pályázati pénzeszköz, abban az esetben is szükséges a képviselő-testület jóváhagyása a felhasználásra.
6 7. Kötelezettségvállalás, utalványozás, pénzügyi ellenjegyzés, érvényesítés, teljesítés igazolás A gazdálkodási és ellenőrzési jogkörök gyakorlására vonatkozó általános szabályokat a Polgármesteri Hivatal Pénzkezelési szabályzata és Gazdálkodási szabályzata tartalmazza, melynek hatálya az Intézményekre is kiterjed. Az ellenőrzési és gazdálkodási jogkörök gyakorlása kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, utalványozás, érvényesítés, teljesítésigazolás, összeférhetetlenség - során a Pénzkezelési szabályzatban és Gazdálkodási szabályzatban meghatározott eljárásrendet kell alkalmazni, az abban foglaltak a jogkörök gyakorlására felhatalmazottak részére kötelező érvényűek. 8. Költségvetési számvitel és a pénzügyi számviteli feladatok ellátása A főkönyvi könyvelést, az előirányzatok és azok módosításának nyilvántartását, továbbá az analitikus nyilvántartások vezetését a Polgármesteri Hivatal végzi. A Polgármesteri Hivatal az intézmény kérésére bármikor, de legalább havonta tájékoztatja az intézményt érintő bevételi és kiadási előirányzatok felhasználásáról. A képviselő-testület költségvetést érintő döntéseiről, intézkedéséről a Polgármesteri Hivatal azonnal tájékoztatást nyújt. A normatív hozzájárulás igényléséhez, elszámolásához szükséges alapadatokat az Intézmények szolgáltatják a Polgármesteri Hivatal felé. 9. Információáramlás, adatszolgáltatás Az Intézmények vezetői és a Polgármesteri Hivatal az információáramlás zavartalan és az adatszolgáltatás valódiságának biztosítása érdekében havonta személyes megbeszélést tartanak. Az Intézmény a Polgármesteri Hivatal felé a meghatározott időpontokban a következő adatszolgáltatást kötelesek teljesíteni: normatív hozzájárulások igényléséhez adatszolgáltatás; kötelezettségvállalások (szerződéskötések) bejelentése a nyilvántartásba vételi kötelezettség miatt folyamatosan; egyéb adatszolgáltatások. Az adatok valódiságáért az intézményvezetők felelősek. 10. Beszámolás Az Intézmény vagyoni és pénzügyi helyzetével kapcsolatos könyvvezetési, nyilvántartási, adatszolgáltatási és költségvetési beszámolási kötelezettség teljesítése a Polgármesteri Hivatal feladata. A könyvviteli mérleg alátámasztását szolgáló leltározás (mennyiségben vagy egyeztetéssel) elvégzésének időpontját, felelőseit és helyszíneit a leltárkészítési és leltározási szabályzat tartalmazza. Az Intézmény szakmai feladatellátását bemutató szöveges beszámoló elkészítése az Intézmény vezetőjének a feladata.
7 11. Működtetés, tárgyi eszközök karbantartása, felújítás, beruházás, vagyonkezelés A Polgármesteri Hivatal és az Intézmények külön-külön felelősek az intézmények működtetéséért és a feladatellátás biztosításáért. A személyi és tárgyi feltételek biztosításáról az intézményvezetők gondoskodnak. Az Intézmények a közbeszerzési értékhatárt elérő vagy meghaladó beruházások, felújítások lebonyolítása során az önkormányzat közbeszerzési szabályzatában előírtak figyelembe vételével kezdeményezi /vagy/ jelzi a szükséges közbeszerzési eljárás lefolytatását. A felújítások és építési jellegű beruházások előkészítése, a kivitelezés végrehajtásának folyamatos ellenőrzése, az elvégzett munka, megrendelés alapján történő átvétele az Intézmény vezetőjének feladata. A Polgármesteri Hivatal és az Intézmények vezetői külön-külön felelnek az általuk vezetett intézmény rendelkezésére bocsátott önkormányzati vagyon rendeltetésszerű használatáért és állagának megőrzéséért. Az önkormányzat vagyonáról és a vagyongazdálkodás szabályairól szóló 10/2012 (II.29.) Önkormányzati Rendeletében, továbbá a felesleges vagyontárgyak selejtezéséről szóló szabályzatában és a leltározási és leltárkészítési szabályzatban meghatározott előírásokat betartani kötelesek. 12. A belső kontrollrendszer és a belső ellenőrzés Az Intézmény vezetője az általa vezetett költségvetési szerv vonatkozásában köteles a belső kontrollrendszer keretében kialakítani, működtetni és fejleszteni a kontrollkörnyezetet, a kockázatkezelési rendszert, a kontrolltevékenységeket, az információ és kommunikációs rendszert, továbbá a nyomon követési rendszert. A belső kontrollrendszer működtetésénél a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet előírásai alapján elkészített, Polgármesteri Hivatal Kontrollrendszer Szabályzatát kell alkalmazni. Az Intézmény belső ellenőrzését külső szolgáltató, megbízólevéllel ellátott belső ellenőr látja el. Belső ellenőrzésre a kockázatelemzéssel alátámasztott éves belső ellenőrzési tervben meghatározottak szerint kerül sor. A belső ellenőrzés lefolytatásának rendjét a Belső Ellenőrzési Kézikönyv tartalmazza. 13. Záró rendelkezések A megállapodás 2014... napjától lép hatályba, az ebben foglaltakat 2014. január 1-jétől kezdve kell alkalmazni. A 201..-án megkötött együttműködési megállapodás 2013. december 31-vel hatályát veszti. Alsózsolca, 2014.. Urbánné Lengyel Zsuzsanna jegyző Alsózsolcai Polgármesteri Hivatal önállóan működő és gazdálkodó
8 Oroszné Verba Julianna Alsózsolcai Gondozási Központ Szaláncziné Somos Zsuzsanna Közösségi Ház és Könyvtár Takácsné Szabó Zsuzsanna 2.sz.Napköziotthonos Óvoda Fazekasné Baksi Piroska Fekete István Óvoda és Bölcsőde Parádi Julianna Városüzemeltetés Záradék: Jelen megállapodást Önkormányzat Képviselő-testülete../2014.(.) KT. számú határozatával jóváhagyta. 2014.. Zsiros Sándorné polgármester