A SZEMÉLYES ADATOK KEZELÉSÉRE VONATKOZÓ ADATVÉDELMI NYILATKOZAT ÉS SZABÁLYZAT Preambulum Jelen szabályzat célja, hogy rögzítse a Számalk Oktatási és Informatikai Zrt. (székhely:1119 Budapest, Mérnök u. 39.) tulajdonában álló (továbbiakban: Tulajdonos) e-learning szerveren a Felhasználó által használatba vett e-learning rendszer használatával kapcsolatban a Tulajdonos és az ezen szolgáltatást igénybe vevő és Megrendelő alkalmazásában álló magánszemélyek (a továbbiakban: Felhasználók) adatvédelemmel kapcsolatos jogait és kötelezettségeit. 1. Jogszabályi háttér, definíciók 1.1 Az Adatkezelők tevékenységük során maradéktalanul gondoskodnak a jogszabályi előírások így különösen - az 1992 évi LXIII tv. a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról, a továbbiakban: Avtv., - az 1998. évi VI. tv. az egyének védelméről a személyes adatok gépi feldolgozása során, Strasbourgban, 1981. január 28. napján kelt Egyezmény kihirdetéséről és - a 2001. évi CVIII. tv. az elektronikus kereskedelmi szolgáltatások, valamint az információs társadalommal összefüggő szolgáltatások egyes kérdéseiről betartásáról és betartatásáról, a jogszabályokban megjelenő adatvédelmi elvek érvényesüléséről. 1.2 A jelen Szabályzatban az alábbi kifejezéseket a következőképpen kell érteni (Avtv. alapján): 1
Személyes adat: bármely meghatározott (azonosított vagy azonosítható) természetes személlyel (a továbbiakban: érintett) kapcsolatba hozható adat, az adatból levonható, az érintettre vonatkozó következtetés; Különleges adat: a) a faji eredetre, a nemzeti és etnikai kisebbséghez tartozásra, a politikai véleményre vagy pártállásra, a vallásos vagy más világnézeti meggyőződésre, az érdek-képviseleti szervezeti tagságra, b) az egészségi állapotra, a kóros szenvedélyre, a szexuális életre vonatkozó adat, valamint a bűnügyi személyes adat; Bűnügyi személyes adat: a büntetőeljárás során vagy azt megelőzően a bűncselekménnyel vagy a büntetőeljárással összefüggésben, a büntetőeljárás lefolytatására, illetőleg a bűncselekmények felderítésére jogosult szerveknél, továbbá a büntetés-végrehajtás szervezeténél keletkezett, az érintettel kapcsolatba hozható, valamint a büntetett előéletre vonatkozó személyes adat; Hozzájárulás: az érintett kívánságának önkéntes és határozott kinyilvánítása, amely megfelelő tájékoztatáson alapul, és amellyel félreérthetetlen beleegyezését adja a rá vonatkozó személyes adatok - teljes körű vagy egyes műveletekre kiterjedő - kezeléséhez; Tiltakozás: az érintett nyilatkozata, amellyel személyes adatainak kezelését kifogásolja, és az adatkezelés megszüntetését, illetve a kezelt adatok törlését kéri; Adatkezelő: olyan természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, amely az adatok kezelésére jogosult. Adatkezelők: Számalk Zrt.(Tulajdonos) valamint On-learn Tech Kft. (Üzemeltető) Adatkezelés: az alkalmazott eljárástól függetlenül az adatokon végzett bármely művelet vagy a műveletek összessége, így például gyűjtése, felvétele, rögzítése, rendszerezése, tárolása, megváltoztatása, felhasználása, továbbítása, nyilvánosságra hozatala, összehangolása vagy összekapcsolása, zárolása, törlése és megsemmisítése, valamint az adatok további felhasználásának megakadályozása; Üzemeltető: Olyan természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, amely az e-learning keretrendszer üzemeltetésért felelős, Tulajdonos megbízása alapján. Üzemeltető: Onlearn-tech Informatikai Tanácsadó és Szolgáltató Kft. (Cg.: 01-09-950771, székhely: 1118 Budapest, Gyula utca 2. II. em. 11.,) Adattovábbítás: ha az adatot meghatározott harmadik személy számára hozzáférhetővé teszik; 2
Nyilvánosságra hozatal: ha az adatot bárki számára hozzáférhetővé teszik; Adattörlés: az adatok felismerhetetlenné tétele oly módon, hogy a helyreállításuk többé nem lehetséges; Adatzárolás: az adatok továbbításának, megismerésének, nyilvánosságra hozatalának, átalakításának, megváltoztatásának, megsemmisítésének, törlésének, összekapcsolásának vagy összehangolásának és felhasználásának véglegesen vagy meghatározott időre történő lehetetlenné tétele; Adatmegsemmisítés: az adatok vagy az azokat tartalmazó adathordozó teljes fizikai megsemmisítése; Adatfeldolgozás: az adatkezelési műveletekhez kapcsolódó technikai feladatok elvégzése, függetlenül a műveletek végrehajtásához alkalmazott módszertől és eszköztől, valamint az alkalmazás helyétől; Adatfeldolgozó: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely az adatkezelő megbízásából - beleértve a jogszabály rendelkezése alapján történő megbízást is - személyes adatok feldolgozását végzi; Harmadik személy: olyan természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, amely vagy aki nem azonos az érintettel, az adatkezelővel vagy az adatfeldolgozóval. Megrendelő: olyan természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, amely vagy aki nem azonos az érintettel, az adatkezelővel vagy az adatfeldolgozóval, de munkáltatója Felhasználónak. 1.3 A jelen dokumentumban nem szabályozott kérdésekben a mindenkor hatályos magyar előírások rendelkezései az irányadók, különös tekintettel az 1.1 pontban említett jogszabályokra. 2. Az e-learning rendszer célja, az adatkezelés általános szabályai 2.1 Az e-learning rendszer működtetésének célja olyan oktatástámogató környezet biztosítása a Felhasználók számára, amely segítségével tudáselemeket, tananyagokat, feladatokat oszthatnak meg egymással, elsajátíthatják munkájukkal, feladataikkal, tanulmányaikkal kapcsolatos szükséges ismereteket, illetve tudásukról be is 3
számolhatnak feladatok, tesztek, vizsgák segítségével. Továbbá aktív kommunikációt folytathatnak egymással. 2.2 Az e-learning rendszer üzemeltetésével összefüggésben gyűjtött és rögzített adatok kezelőjének minősül az Üzemeltető és a Tulajdonos. Az e-learning rendszer Felhasználók általi használatáról Tulajdonos és Üzemeltető jogosultak statisztikai elemzéseket készíteni, és Megrendelő részére átadni. Felhasználó hozzájárul az e- learning használatára vonatkozó adatok fenti kezeléséhez és Megrendelő részére történő átadásához. 2.3 Az e-learning rendszer használatának feltétele a regisztráció mellyel a Felhasználók hozzájárulnak az általuk megadott személyes adataik Adatkezelők általi kezeléséhez. A regisztráció történhet egyénileg vagy csoportosan. Az egyéni regisztráció esetében a Felhasználók önállóan regisztrálnak a rendszerbe, míg a csoportos regisztráció esetében az Üzemeltető a Tulajdonostól kapott adatbázis alapján regisztrálja a felhasználókat a rendszerbe. Csoportos regisztráció esetén a Felhasználóknak az adatkezeléshez való hozzájárulásukat Tulajdonos előzetesen beszerezte vagy a Felhasználó adatairól a Felhasználó adatainak kezelésére jogosult Harmadik személytől, Megrendelőtől kapott az adatvédelmi törvényekben foglaltaknak megfelelő nyilatkozatot, vagy azokat csak a jelen Adatvédelmi nyilatkozat és szabályzat Felhasználó által történt elfogadását követően használhatja. Tulajdonos és Üzemeltető Megrendelő indokolt kérésére igazolást bocsát ki bármely Felhasználó vonatkozásában arról, hogy a Felhasználó az adatkezeléshez hozzájárult, avagy a hozzájárulást megtagadta, illetve a hozzájárulását a későbbiekben módosította. 2.4 Az adatkezelők kizárólag olyan személyes adatokat kezelnek, melyeket a Felhasználók önkéntesen bocsátottak rendelkezése, azok valóságtartalmát nem vizsgálhatják és nem is vizsgálják. Az adatok kezelésének célja a Felhasználók által választott szolgáltatások nyújtása az e-learning rendszerben kiválasztott szolgáltatásnak megfelelően. Az adatkezelés jogalapja a felhasználók által megadott - és később bármikor visszavonható - hozzájárulása. A különleges személyes adatokat, illetőleg a bűnügyi személyes adatokat nem kezeli, illetőleg továbbítja, ezért ha ilyen adatok feltöltését észleli, azt és - döntése alapján - az érintett regisztrációt - a felhasználó értesítése mellett - haladéktalanul törli. 4
2.5 Bármilyen, az előzetesen megadott hozzájárulásban foglalt módon történő felhasználástól eltérő adatkezelés csak akkor lehetséges, ha ehhez a Felhasználók vagy Felhasználó adatainak kezelésére jogosult Megrendelő - Adatkezelő előzetes megkeresése alapján - e-mailben hozzájárulnak. 2.6 Az adatkezelők az adatokat kizárólag magyarországi szerverhálózaton tárolja, külföldi adatkezelő vagy adatfeldolgozó részére azok nem kerülnek továbbításra. Az adatkezelő a tevékenysége során a szükséges technikai és szervezési intézkedésekkel, biztonsági eljárási szabályok kialakításával gondoskodik a kezelt adatok biztonságáról, az adat- és titokvédelmi szabályok érvényre juttatásáról; az adatokat a legkorszerűbb hardver- és szoftvertámogatás mellett különösen védi a jogosulatlan hozzáféréstől, megváltoztatástól, továbbítástól, nyilvánosságra hozataltól, törléstől vagy megsemmisítéstől. 2.7 Az Adatkezelők által kezelt adatokat az adatkezelés során kizárólag a jelen Nyilatkozatban meghatározott adatkezelési célok megvalósításában résztvevő képviselői és munkavállalói ismerhetik meg, akiket munkaszerződésük és a foglalkoztatásukra vonatkozó jogszabályi rendelkezések alapján valamennyi általuk megismert adat tekintetében titoktartási kötelezettség terhel. 2.8 A Felhasználóknak mind a Tulajdonos, mind az Üzemeltető székhelyére küldött levélben, mind e-mail útján, az eoktatashelp@szamalk.hu címen bármikor lehetőségük van az Adatkezelők által végzett adatkezeléshez megadott hozzájárulásukat visszavonni, hozzájárulásukat egyes adatokra, illetve adatkezelési műveletekre korlátozni, illetve személyes adataik kezelése ellen az Avtv. által meghatározott esetekben tiltakozni, továbbá az adatkezeléssel kapcsolatos tájékoztatást kérni. 3. Regisztráció, adatfeltöltés 3.1 Ahhoz, hogy a Felhasználók igénybe vegyék az e-learning rendszer által nyújtott szolgáltatásokat, az e-learning rendszerben regisztrálniuk kell, egyénileg vagy csoportosan. 5
A regisztráció során az alábbi adatok megadása feltétlenül szükséges: keresztnév, vezetéknév, e-mail cím, jelszó. A Felhasználó regisztrálással és a felhasználással kifejezetten hozzájárul ahhoz, hogy a megadott, illetőleg később feltöltött személyes adatait, az Adatkezelők kezeljék. Felhasználóknak az adatkezeléshez való hozzájárulásukat az e-learning rendszerbe történő első belépéskor szükséges a bejelentkező oldalon megtenni, elismerve azt, hogy az adatvédelmi nyilatkozat tartalmát megismerték. 3.2 A felhasználók a regisztrációt követően jogosultak dokumentumokat feltölteni, ezzel az e-learning rendszer adatbázisában azokat elhelyezni. A Felhasználók a feltöltött adataikat, illetőleg dokumentumaikat később szabadon módosíthatják, illetőleg törölhetik. 3.3 Az Adatkezelő az adatbázisában elhelyezett dokumentumokat Felhasználó felhasználási jogosultságainak megfelelő ideig tárolja, azonban azokat a Felhasználók kérésére ezen időtartamon belül is bármikor eltávolíthatja, illetőleg azokat maguk a Felhasználók is törölhetik. 3.4. Az Adatkezelő az adatbázisában elhelyezett dokumentumokat amennyiben azok tartalma nem összeegyeztethető Adatkezelő üzleti illetve etikai politikájával, és elvárásaival, - bármikor törölheti. 4. Vegyes rendelkezések 4.1 A Felhasználókkal és Megrendelővel történő együttműködés során az Adatkezelők elsősorban elektronikus levelezés útján lépnek az érintettekkel kapcsolatba. 4.2 A Felhasználók és Megrendelő a 2.8 pontban meghatározott módon bármikor tájékoztatást kérhetnek személyes adataik kezeléséről, illetőleg kérhetik a kezelt adataik kijavítását, részbeni vagy teljes törlését. Az Adatkezelők a kért tájékoztatást 6
haladéktalanul, de legfeljebb 5 napon belül kötelesek a Felhasználóknak, Megrendelőnek megadni. A tájékoztatás megadása annak az Adatkezelőnek a kötelezettsége, akihez a Felhasználó tájékoztatás kérése érkezett. Adatkezelők ezügyben egymástól segítséget kérhetnek, és kötelesek nyújtani. Az adatkezelők kötelesek továbbá az adatok törlésére, ha az jogellenes (így például a feltöltött dokumentum különleges adatot tartalmaz), az adatok hiányosak vagy tévesek, és ez az állapot jogszerűen nem korrigálható, az adatkezelés célja megszűnt, azt a bíróság vagy az adatvédelmi biztos elrendelte. 4.3 Az Felhasználók és Megrendelő jogaik megsértése esetén bírósághoz fordulhatnak, azt, hogy az adatkezelés során törvényesen jártak el, az Adatkezelők kötelesek bizonyítani. A perben fél lehet az is, akinek egyébként nincs perbeli jogképessége. Ha a bíróság a kérelemnek helyt ad, az Adatkezelőt a tájékoztatás megadására, az adat helyesbítésére, törlésére, az automatizált egyedi döntés megsemmisítésére, az érintett tiltakozási jogának figyelembevételére kötelezi. Jelen nyilatkozat és szabályzat utolsó módosításának és hatálybalépésének időpontja: 2012. március 1. Érvényes visszavonásig. Számalk Oktatási és Informatika Zrt. 7