1 Haller Irány a Haller! Belső kommunikációs kampány 2015. szeptember 25.
1. fejezet Új irodába költözik a UPC főhadiszállása 2015. kiemelkedő fontosságú projektje
3 Új generációs UPC A költözés oka: lejárt az előző iroda bérleti szerződése. És ez egy nagyobb változásra is lehetőséget adott. Mivel az ügyféligények folyamatosan változnak. Ezért olyan munkakultúrára van szükség, amivel felfrissíthetjük a szervezet működését. Az új iroda modern, nyitott, átlátható, világos és változatos belső terei lehetőséget adnak a munkatársak számára a rugalmasabb, kreatívabb, jobb együttműködést biztosító munkavégzésre. Új, modern cégközpont = Egy új generációs UPC
4 Mi és mikor történt? 2014. augusztus 2014. november 2015. február 2015. május 2015. augusztus Egyeztetések Bejelentés Munkatársi fókusz- Vezetők 583 munkatárs a költözésről a munkatársaknak csoportos interjúk felkészítése átköltözése 2015. március Elindul az Irány a Haller! Kinizsi utca kampány Haller Gardens n ns
5 bár egyszerű win-win szituációnak tűnt a költözés, mégis komplex változást rejtett Régi iroda Hagyományos elrendezés, sok saját irodával Új iroda Open Office, senkinek nincs saját irodája Több közösségi tér Több tárgyaló és telefonfülkék Közös projekt esetén egymás melletti munkavégzés lehetősége Hogyan kell viselkedni egy Open Office térben? Bizalmas adatokkal hogyan kell dolgozni? Mit hogyan kell használni? Én terem -> Mi terünk Osztályok elkülönülése Hagyományos munkaasztalok, személyes tárgyakkal, halomban álló papírokkal, iratokkal tömött szekrényekkel Átjárható, átlátható terek, ahol mindenki együtt ül Összlétszámhoz képest 10%-kal kevesebb munkaállomás Agilis munkavégzés Vezetékes telefon a számítógépen, nem az asztalon Nem lehet elbújni Megismerni és megérteni a többi osztály működését Flexibilis munkavégzés nincs fix helye a kollégáknak Clean desk Nem maradhat az asztalon papír és egyéb tárgy Nincs fix munkaállomáshoz kapcsolódó szekrény + kevés szekrény az iratoknak Az agilis munkavégzés feltételei Távolról történő bekapcsolódás a megbeszélésekbe Hogyan kell a vezetőknek megfelelően kezelniük? Paperless irányba törekvés Saját szekrény a személyes tárgyaknak
6 Kihívás Mindenki tartott a változástól A vezetők sem támogatták egyértelműen a költözést Felbolydult a szervezet a bejelentés után Mindenki aggódott, félt, negatív információk terjedtek el A HR-hez beérkező panaszokat és kérdéseket csökkenteni kellett
2. fejezet Hogyan oszlassuk el az aggályokat?
8 integrált megközelítés Informálás Annak biztosítása, hogy minden költözéssel kapcsolatos információ időben rendelkezésre álljon. Erre? Arra? Így? Úgy? Bevonás Az elköteleződés miatt fontosnak tartottuk a kollégák véleményét kikérni, ötleteiket összegyűjteni. Edukáció A szervezet felkészítése, hogy hogyan kell és érdemes a megváltozott, új feltételek között dolgozni.
9 Az Irány a Haller! kampány részei Fókuszcsoportos interjúk problémák feltérképezése Irány a Haller! belső munkatársi hírlevél Az új iroda egy részletét beépítettük a régi iroda közösségi terében élő iroda demo Épületlátogatások szervezése Saját intranetes aloldal folyamatosan bővülő Q&A-val Munkatársi tesztek, szavazások: vízautomata, kávé automata, székek kiválasztása Munkatársi ötletgyűjtés legjobb ötletek megvalósulása, díjazása Vezetők felkészítése Felkészítő tréningek az új technológiákra (Lync, Cisco Jabber stb) Kezdőcsomag a beköltözéshez Beköltözés party
3. fejezet a kampány csakrája a hírlevél
11 Az Irány a Haller! hírlevél Megjelenés: 2 hetente, 5 hónapon át Saját arculat és hangvétel Mindig egy fő téma köré kialakítva Informatív, szórakoztató forma Informális - videóval, infografikákkal, képregényekkel, szavazásokkal Önironikus, mintsem megmondó
12 érintett témák Clean & S h desk öt ared letek Open o ffice eti kett e c i f f o i x e Fl n a b r e l l a Élet a H r e l l Ha a k i z o k t a e t k u é Bem s körny é a utc Beszéljük meg! avagy, mire figyeljetek a meetinge knél! Bevesszük az új irodát! Pakolás indul! Infók a már ittlévő kollégáknak és a hamaro san érkezőknek! l e f d l a F nyéket! r ö k a Jó tanácsok a mindennapokhoz!
példák a hírlevelekből - 1. 13
példák a hírlevelekből - 2. 14
példák a hírlevelekből - 3. 15
példák a hírlevelekből - 4. 16
példák a hírlevelekből - 5. 17
példák a hírlevelekből - 6. 18
4. fejezet eredmények
20 Munkatársaink véleménye a költözéses belső kommunikációról 81%-a hasznosnak tartotta a hírlevelet 60%-a várta az újabb hírleveleket 77%-a szerint kreatív volt és szórakoztató 72%-a szerint minden témát feldolgoztunk, amire kíváncsi volt 60% 77% 72% 81% 63%-a vett részt munkatársi szavazáson 80%-ának eloszlattuk vagy csökkentettük az aggályait a költözéssel kapcsolatban 63% 80% A kommunikáció beindulása után a megkeresések száma napi 25-ről napi 1-2-re csökkent A korábban támadó és kevésbé ésszerű kérdések átalakultak konstruktív és reális felvetésekké Forrás: belső felmérés, 2015. szeptember
21 idézetek a munkatársi felmérésből Abszolút elégedett voltam a hírlevelekkel, minden fontos és érdekes információt tartalmaztak. Színesek és szórakoztatóak voltak. Tetszett, hogy viccesen közelítettétek meg az egyes (akár kínosabb) témákat. Úgy éreztem, felkeltettétek az érdek lődést a költözés iránt. Kreatív, humoros, érdekes volt, ugyanakkor a lényegi kérdéseket tisztázta. Vidám és kreatív kommunikáció, kellő humorral és komolysággal. Ez abszolút új volt és nagyon pozitív. Vicces volt, kreatív, kicsit irigykedtem azokra, akiknek ez a munkájuk! :) Nagyon színvonalas, informatív és ugyanakkor vicces volt minden hírlevél. A videókat imádtam! Forrás: belső felmérés, 2015. szeptember
22 példák a hírlevél előtti munkatársi kérdésekből: Mindenki kap majd mobilt? Megtarthatjuk a vezetékes telefont? A -10%-kal kevesebb hely azt jelenti, hogy ennyi embert kirúgnak? Éhen fogunk halni! Mi lesz velünk a Ráday utca nélkül??! Ez az open office komoly? Nagyon hangosak vagyunk, mást tuti zavarni fogunk. Szerettünk volna beleszólni, hogy hol legyen az új iroda, miért nem kérték ki a véleményünket? A terveken nincsenek virágok, miért akarnak ilyen steril környezetet? KAJÁT!??? Szeretem az itteni székemet. Vihetem magammal? Lesz elég konnektor? Hol lesz a parkolás? A Halleren végig kell sétálni pl.: este azokon az utcákon? A közbiztonság nem jó. Angol helyett önvédelmi oktatás? :) Forrás: HR gyűjtés
23 példák a hírlevél utáni munkatársi kérdésekből: A szekrények elé kérhetnénk egy padot, hogy arra lehessen pakolni, amíg az ember átcseréli a cuccait? Örülnénk egy szelektív hulladékgyűjtés-oktatásnak, sokat segítene, hogy mindenki tudja mit hova dobjon! Hogyan kezeljem a hangosan beszélő kollégákat? Van lehetőség a költözés előtt felmérni a szekrényhelyzetet? Motorkerékpár tárolásra lesz lehetőség a Haller mélygarázsban az autók mellett? A laptopok néha lemerülnek meeting közben. Várható esetleg, hogy a tárgyalókba 1-1 töltő bekerül?
A p endix szemezgetés a kampány további elemeiből
25 Példa a vezetői felkészítő tréning tananyagából Igen vezetői szemlélet, hozzáállás Agilis munkavégzés A teljesítmény nem a jelenléttől jobb Mi terünk Ahol vagyok, ott dolgozom Modern infrastruktúra Friss, tiszta iroda Kreativitás Szereptisztázás: nem szabadidő, nem gyermekfelügyelet, nem 3 napos hétvége Bizalom Rendszeres értékelés, megerősítés, ha kell újratervezés Neked sincs asztalod! Ne alakíts ki kiskirályságokat! Bizalom, példamutatás, elköteleződés az új működés mellett Az új technikai eszközök használata Jó gazda, megőrizni Bevonás, bátorítás az új dolgokra
26 kávégép választás épületbejárás
27 munkatársi ötletek díjazása kezdőcsomag a beköltözéshez
intranetes aloldal 28