Kultúra Program (2007-2013)

Kultúra Program Oktatási, Audiovizuális és Kulturális Végrehajtó Ügynökség Tudnivalók pályázóknak 1.2.1 terület Kultúra Program (2007-2013) 2011. júliusi változat 1

BEVEZETÉS Jogi nyilatkozat: Az alábbiakban pályázóknak szóló hasznos információk olvashatók, amelyek nem helyettesítik, vagy érvénytelenítik a Programkalauzban található kritériumokat vagy más feltételeket. Megjegyezzük, hogy a Programkalauz és a Támogatási Megállapodásban foglalt speciális feltételek elsőbbséget élveznek a Támogatási Megállapodásban foglalt általános feltételekkel és a Kultúra Programmal kapcsolatos egyéb információforrásokkal (honlap, Tudnivalók pályázóknak, stb.) szemben. A dokumentum gyakorlati útmutatóval szolgál arról, miként kell elkészíteni és beküldeni a pályázati anyagot, illetve a jelentkezők számára hasznos információt tartalmaz a pályázási eljárásról. Mielőtt elkészíti és beküldi a pályázati anyagot, kérjük, gondosan olvassa el a Programkalauzt és az Elektronikus űrlap használati útmutatóját, amelyet a következő címen talál meg: http://eacea.ec.europa.eu/culture/funding/2011/index en.php E dokumentum első része a benyújtandó pályázati dokumentumok előkészítésével foglalkozik. A pályázati űrlap (e-űrlap) különböző részeinek részletes leírását, valamint a pályázati csomaggal beküldendő dokumentumok ismertetését követően néhány útmutatást adunk a költségvetési űrlap kitöltéséről. Az ötödik részben néhány tipp található az Ügynökséggel való kapcsolattartásról. Az utolsó rész a szószedet, amely néhány alapvető fogalom magyarázatát tartalmazza. 2

1. A PÁLYÁZATI DOKUMENTUMOK ELŐKÉSZÍTÉSE A BEADÁSRA A Kultúra Program keretében beadott támogatási pályázatokat csak az e-űrlap használatával lehet benyújtani. Az online beadott változat számít az eredeti példánynak, miközben egy példányt postán is el kell juttatni, azokkal a függelékekkel együtt, amelyeket nem az e-űrlaphoz kell csatolni. I Elektronikus pályázat ( e-űrlap ) (határidő: 2011. október 5, 12.00 [brüsszeli idő szerint]): A jelentkezőknek ki kell tölteniük az elektronikus pályázati lapot, és a következő dokumentumokat kell csatolniuk: 1. A projekt részletes leírása; 2. Erkölcsi nyilatkozat (declaration of honour), melyet a szervezet jogi képviselője ír alá; 3. Becsült költségvetési űrlap (.xls formátumban); A jelentkezési lap letölthető az Ügynökség honlapjáról, a következő címről: http://eacea.ec.europa.eu/culture/funding/2011/index_en.php Kérjük, vegye figyelembe, hogy a kérelem benyújtása semmilyen más formában nem fogadható el! A más úton benyújtott jelentkezések automatikusan elutasításra kerülnek. Győződjön meg róla, hogy az Ön elektronikus jelentkezési lapja hivatalosan is benyújtásra került és megérkezett-e a visszaigazoló e-mail! További információkért kérjük, olvassa el az e-űrlap használati útmutatóját. Technikai probléma felmerülése esetén (pl. nem tudja letölteni az e-űrlapot, az e-űrlap lefagy vagy összeomlik) forduljon 2011. október 5. 12:00 (brüsszeli idő szerint) előtt a HelpDesk-hez. Ha a probléma nem oldható meg azonnal, kivételes esetekben a HelpDesk is benyújthatja az e-űrlapot az Ön nevében. Abban az esetben, ha a HelpDesk-kel a jelentkezési határidő napján 12:00 után veszi fel a kapcsolatot, a jelentkezést semmilyen körülmények között nem fogjuk, az egyenlő bánásmód elve értelmében, elfogadni. A HelpDesk-kel való e-mailes kapcsolattartás esetén kérjük, világosan írja le, hogy milyen technikai problémával találkozott! Ajánlatos egy print screenes képet csatolni a probléma jobb illusztrálása érdekében. Ha nem technikai jellegű a fellépő probléma (pl. hogyan töltsük ki a költségvetési űrlapot, milyen szabályok érvényesek a területn), kérjük vegye fel a kapcsolatot hazája CCP-irodájával, vagy küldjön e-mailt a Végrehajtó Ügynökségnek. Kérjük, ne vegye fel a kapcsolatot semmilyen bizottsági szervvel vagy egyénnel, akivel esetleg korábban kapcsolatban volt. II Pályázati csomag (eredeti példányok és CD postázás határideje: 2011. október 5.) Idéntől kezdve a Végrehajtó Ügynökségnek küldendő pályázati csomag nemcsak különböző eredeti dokumentumokat kell, hogy tartalmazzon mellékletként, de egy CD-t is a tevékenységi jelentéssel és a szükséges önéletrajzokkal. 3

A pályázati csomagnak tartalmaznia kell papíralapon: i.) ii.) iii.) a projektvezető által aláírt hivatalos kísérőlevelet az e-űrlap kinyomtatott példányát és mellékleteit - a projekt részletes leírása - erkölcsi nyilatkozat (declaration of honour), melyet a pályázó szervezet jogi képviselője ír alá - becsült költségvetési űrlap (mindhárom munkalap), melyet a pályázó szervezet jogi képviselője ír alá az e-űrlapnak nem részét képező egyéb mellékleteket: 4. Meghatalmazás minden társszervezőtől a főszervező felé, a társszervező(k) és a projektvezető jogi képviselőjének aláírásával 5. A jogi személyiségről szóló űrlapot, és igazoló dokumentumokat, a jogi képviselő aláírásával (csak a projektvezetőtől) 6. A pénzügyi azonosító űrlapot a jogi képviselő aláírásával (csak a projektvezetőtől) 7. A pénzügyi alkalmassági űrlapot (csak a projektvezetőtől) 8. A pénzügyi mérleget és eredménykimutatást (csak a projektvezetőtől) A pályázati csomagnak tartalmaznia kell CD-n: 9. Az elmúlt két év tevékenységi jelentését az összes résztvevő szervezettől 10. A tevékenység megvalósításáért felelős személyek szakmai önéletrajzát FIGYELEM: Pályázatát csak akkor tekintjük teljesnek, ha az összes fent említett dokumentumot a határidő előtt postán elküldi. A jelen kalauz végén talál egy ellenőrző listát. Ha nem küldi el az összes dokumentumot, pályázatát az alkalmassági kritériumoknak való meg nem felelés alapján visszautasítjuk. További információkért olvassa el a jelen dokumentum végén található táblázatot az alkalmassági kritériumokról. Mielőtt beküldené pályázati csomagját, bizonyosodjon meg róla, hogy: i.) leadta az elektronikus jelentkezési lapot ii.) csatolta az összes szükséges mellékletet iii.) aláírta az erkölcsi nyilatkozatot (declaration on honour) és a költségvetési űrlapot iv.) csatolta a projektvezető által aláírt kísérőlevelet Ne felejtse el megjelölni a borítékon pályázata beküldési kódját, amit rögtön az elektronikus beküldés után kapott. Hogyan küldjük el a jelentkezési csomagot? A pályázatokat postai úton (a feladás dátumának a postai bélyegzőé felel meg), futárszolgálat útján (a kézbesítés igazolásával), ill. a pályázók által személyesen, a határidő napján legkésőbb 16 óráig lehet eljuttatni. Utóbbi esetben a beadást aláírt és dátummal ellátott átvételi elismervénnyel kell igazolni, amelyet a központi postázóban kell kérni az átvevő tisztviselőtől. A hivatal hétfőtől csütörtökig 8-17 óra, pénteken 8-16 óra közt tart nyitva; szombaton, vasárnap és a Bizottság munkaszüneti napjain zárva tart. Biztonsági okokból nem fogadunk el pályázatokat az EACEA épületében (Colonel Bourg). 4

A cím, amelyre a pályázatok eljuttatandók: Education, Audiovisual & Culture Executive Agency Culture Programme (2007 2013) Strand 1.2.1 Cooperation Projects Avenue du Bourget 1 BE 1140 Brussels Belgium Ha pályázata kiválasztásra kerül, a pályázat C-F része, A projekt részletes leírása és a Tervezett költségvetés a Támogatási megállapodáshoz csatoltatnak mint annak szerves részei. Épp ezért kérjük, szánjon kellő időt a megfelelő dokumentumok és információk biztosítására ezekben a részekben. Címlap 2. JELENTKEZÉSI LAP - "e-űrlap" Töltsön ki minden rovatot az első oldalon, mielőtt továbbhaladna az e-űrlap kitöltésével. Az ezen az oldalon megtett választások kihatással vannak az űrlap többi részének küllemére és viselkedésére. 1. Tevékenység Válassza ki a projektjének megfelelő tevékenységet. A pályázat automatikusan az ön tevékenységére szabja az összes rovatot. Együttműködési projektekre (1.2.1 terület) válassza az Együttműködési projektek [ Cooperation projects ] opciót. 2. A projekt címe Írja be a projekt címét (max. 300 karakter). Írja be a projektet jelölő betűszót, ha van ilyen (ld. még Az e-űrlap használati útmutatójának 5.1. fejezetét). 3. Az űrlap kitöltésének nyelve A jelentkezési lapokat az Európai Unió valamelyik hivatalos nyelvén kell kitölteni. Gyakorlati okokból, és az értékelési eljárás felgyorsítása érdekében azonban azt javasoljuk, pályázatát az Európai Bizottság három munkanyelvének (angol, francia, német) valamelyikén adja be. A) A JELENTKEZŐ ÉS A PROJEKTBEN RÉSZT VEVŐ EGYÉB SZERVEZETEK AZONOSÍTÁSA A pályázati lap ezen részét a projektben részt vevő összes félnek (projektvezető és társszervezők) ki kell töltenie. Ne feledje, hogy az 1.2.1 terület esetében legalább 3 társszervezőre (beleértve a projektvezetőt is) van szükség, 3 különböző támogatható országból. Ha a projektvezető elérhetősége a kiválasztási eljárás során bármikor megváltozik, kérjük, azonnal közölje velünk új elérhetőségét, pályázata érkeztetési számának egyértelmű jelölésével, a következő email-címen: eacea-p5-cooperationprojects@ec.europa.eu Kezdje a kitöltést a projektvezető szervezettel, majd a társszervezők adatainak megadásához újabb fejezeteket kell nyitnia az űrlapon. Ha pl. 6 társzervező van, írjon 6 -ot a Partner Controls mezőbe, majd kattintson a Szervezet(ek) hozzáadása [Add coorganiser(s)] gombra. Görgessen följebb az ily módon hozzáadott új fejezetek kitöltéséhez. 5

A.1 Szervezet 1. A szervezet teljes neve: Írja be a szervezet hivatalos nevét. Ha van ilyen, írja be azt a nevet is, amely alatt a szervezet a hivatalos cégjegyzékben szerepel. Kérjük, ugyanezt a hivatalos nevet használja a pályázattal kapcsolatos összes dokumentumban. Ha nem tudja beírni a szervezet teljes nevét (meghaladja a 200 karakter), írjon ide rövidítést, és a jogi személyiségről szóló űrlapon tüntesse fel a teljes nevet. Betűszó Írja be a szervezet rövid nevét, ha van ilyen. Kérjük, ugyanezt a rövid nevet használja a pályázattal kapcsolatos összes dokumentumban. Osztály Adja meg szervezete azon osztályát, amely a pályázatban érintett. Kérjük, ugyanezt az elnevezést használja a pályázattal kapcsolatos összes dokumentumban. Bejegyzett cím Csak azokat a mezőket töltse ki, amelyek a teljes postai címhez kellenek. Ha a címhez utcanév és házszám helyett más leíróra van szüksége, írja be azt. Ne feledje, hogy a régiókhoz eurorégiót kell írni, az eurorégiók pedig nem feltétlenül azonosak a belföldön alkalmazott régiófelosztással! A.2 & A.3 Cím Adja meg a megfelelő címet (megszólítást, pl. Prof., Dr., Mr., Ms.) Beosztás Adja meg beosztását a szervezetben (pl. rektor, elnök, vezérigazgató, igazgató). Telefon- és faxszám Adja meg a teljes számokat, ország- és körzetkódokkal együtt (pl. +36-1-2991111). 6

B) SZERVEZET ÉS TEVÉKENYSÉGEK A pályázati lap ezen részét a projektben részt vevő összes félnek (projektvezető és társszervezők) ki kell töltenie. B.1 Struktúra Válassza ki a megfelelő lehetőséget. A szervezet jogi státuszát több szempontból is ismertetni kell: a szervezeteknek meg kell adniuk, hogy a Bizottság szabályainak értelmében állami szervezetek-e. Állami szervezetnek minősül bármely olyan szervezet, amely jogosult arra, hogy költségei akármekkora hányadát a központi, a regionális vagy helyi kormányzat költségvetése finanszírozza. Tehát ezeket a költségeket adókból vagy jogi úton szabályozott bírságokból vagy díjakból képzett közpénzekből finanszírozzák, pályázati eljárás, vagyis a finanszírozás esetleges meghiúsulásának lehetősége nélkül. Az olyan szervezetek, amelyek fennmaradásához állami finanszírozás szükséges, és amelyek évről évre támogatásban részesülnek, ám amelyek esetében legalább az elméleti lehetősége megvan annak, hogy egy évben nem részesülnek támogatásban, magánszervezeteknek minősülnek. B.3 Egyéb közösségi támogatások Kérjük, CSAK az elmúlt három évben kapott közösségi támogatásról adjon meg adatokat. Adja meg a Közösségi Program nevét, a támogatási megállapodás számát, a projektvezető szervezetet (ha az nem azonos az ön szervezetével) és a projekt címét. Ha más Közösségi Program keretében is kért támogatást erre a projektre, töltse ki ezeket a mezőket is, megadva az érintett Program nevét és a kért összeget. Ha pályázata a másik Programban kiválasztásra kerül, azonnal értesítsen minket e-mailben: eacea-p5-cooperationprojects@ec.europa.eu C) A PROJEKT LEÍRÁSA C.1 A projekt naptára Többéves együttműködési projektek esetén a projekt kezdési időpontja 2012. május 1. és 2013. április 30. között kell, hogy legyen. A program időtartama maximum 24 hónap lehet. Vegye figyelembe, hogy ha projektje 2012. május 1-jén indul és 24 hónapig tart, akkor a befejezés dátuma 2014. április 30-a és nem 2014. május 1-je lesz. FIGYELEM: a támogatható időszak semmilyen körülmények között nem kezdődhet 2012. május 1. előtt. C.2.1 Információk a szervezetről A táblázatot a projektben részt vevő összes félnek ki kell töltenie (projektvezető és társszervezők). FIGYELEM: Ha bármelyik érintett szervezetet 1900 előtt hozták létre, írjon ide 1900-at, és a szervezet létrejöttének tényleges időpontját tüntesse fel az érintett szervezet tevékenységi jelentésében. C.2.2 Alá- fölérendeltségi viszony a szervezetek között Kérjük, jelezze, ha alá-fölérendeltségi viszony áll fenn a szervezetek között, és adja meg ennek okát. 7

Két szervezet (jogi személyiség) akkor függ egymástól, ha irányítói viszony áll fenn köztük. Az a jogi személyiség tekinthető függetlennek, amely nem áll irányítói viszonyban más jogi személyiséggel. Irányítói viszony áll fen, ha az egyik jogi személyiség közvetve vagy közvetlenül irányítja a másikat, vagy ha a két jogi személyiség ugyanazon közvetlen vagy közvetett irányítás alatt áll. A jogi személyiség akkor irányítja B jogi személyiséget, ha: - A, közvetve vagy közvetlenül több mint 50%-át birtokolja B részvénytőkéjének, vagy a részvényesi vagy társtulajdonosi szavazati jogok többségét, vagy - A, közvetve vagy közvetlenül a döntéshozói jog tényleges vagy jogszabály által biztosított tulajdonosa B-ben. Az, hogy jogi személyiségek tulajdonosa vagy felügyeleti szerve ugyanaz a köztestület, önmagában nem hoz létre közöttük irányítói viszonyt. C.3 A projekt relevanciája a Program konkrét célkitűzéseinek szempontjából Válassza ki a megfelelő lehetőséget, és becsülje meg a projekt eredményeként bevont művek és művészek számát. C.4 A projekt relevanciája az Európai Év szempontjából Válassza ki a megfelelő lehetőséget. Tájékoztatjuk, hogy ezt az adatot csak statisztikai célokra használjuk, és nem lesz hatással az odaítélési feltételeknek való megfelelésre. C.5 Területek Válassza ki a megfelelő lehetőséget. Csak egy lehetőséget választat, ám ha az az Interdiszciplináris (ID), akkor meg kell adnia a területeket (min. kettőt), fontossági sorrendben. Ne feledje, hogy az itt tett választások nagymértékben meghatározzák, hogy mely szakértők fogják a pályázatát értékelni! C.6. A tevékenységeknek otthon adó és/vagy azok előnyeit élvező európai országok Válassza ki a megfelelő lehetőséget, akár többet is. A választások legyenek összhangban a projekt leírásával és menetrendjével. C.7. A projekt összefoglalása angolul, franciául vagy németül Foglalja össze a projektet angolul, franciául vagy németül, maximum 2.000 karakterben. Az összefoglaló tegye lehetővé, hogy az olvasó könnyen megértse, mi a tervezett projekt tartalma, mik a céljai és ezek hogyan köthetők a Programhoz. Elvileg a projekt részletes leírásában ismertetett fő elemek tömör leírásáról van szó. Tájékoztatjuk, hogy a nyilvánosságot és ösztönzést illető kötelességeinek megfelelően az Európai Bizottság dönthet úgy, hogy az összefoglalót nyilvánosságra hozza honlapján, a projekttel kapcsolatos egyéb adatokkal együtt (ti. a közösségi támogatás összege, a kedvezményezett neve, a projekt címe). Kérjük, épp ezért törekedjen egyértelműségre és közérthetőségre a megfogalmazásban. C.8 A projekt költségvetésének összefoglalója Másolja ide a költségvetés támogatható részét a költségvetési űrlap Summary munkalapjáról. Bizonyosodjon meg róla, hogy a kért támogatás évi 200,000 és 500,000 között van. Ha a kért támogatási összeg nem esik e két összeg közé évente, pályázatát visszautasítjuk. Ha eltérés van az e-űrlap költségvetési összefoglalója és a csatolt költségvetés között, a pénzügyi elemzés során a Tervezett költségvetés elnevezésű csatolt Excel táblázatok adatait veszik figyelembe, ill. ezek lesznek a Támogatási megállapodás részei is. 8

D) TECHNIKAI ALKALMASSÁG A pályázati lap ezen részét a projektben részt vevő összes félnek ki kell töltenie (projektvezető és társszervezők). Adja meg, milyen tapasztalatokat szerzett európai és nemzetközi projektekben az elmúlt két évben. Igyekezzen úgy leírni tömören a projektet, hogy az lehetővé tegye annak megítélését, milyen fokú technikai alkalmassággal rendelkezik a most javasolt projekt megvalósítására. E) PROJEKT VÉGREHAJTÁSA / ODAÍTÉLÉSI FELTÉTELEK E.1 A projekt részletes ismertetése: Kérjük, olvassa el ezt az oldalt: Mellékletek - 1. Az Ön projektjének részletes ismertetése. E.2 Minőségi partnerség: Társult partnerek: Kérjük, adja meg azoknak a szervezeteknek a nevét és országát, amelyek társulni fognak a projekthez, valamint írjon egy rövid leírást a szerepükről a projekt végrehajtásában! (A társult partnerek pénzügyi szabályázására vonatkozó kérdésekhez olvassa el a Mellékletek - 4. Költségvetési űrlap részt is!) Ne feledje, hogy a társult partnerek felmerülő költségei a projekt keretében nem elszámolható költségek, kivéve, ha azokat teljes egészében megtéríti a projektvezető vagy valamelyik társszervező! Ha a társult partnerek árukat vagy szolgáltatásokat kínálnak, alvállalkozóknak kell tekinteni őket. Az alvállalkozói jelentkezésre vonatkozó általános szabályokat lásd alul. Szerep a projekt végrehajtásában Kérjük, adjon egy rövid összegzést a B.2 pontban leírtakról! E.4 Kommunikációs és promóciós tevékenységek Ha az e-űrlapon nincs elegendő hely a kommunikációs és promóciós terv leírására, további információkat adhat meg a projekt részletes leírásánál. F) MUNKAPROGRAM Adja meg a projekt fő tevékenységeinek címeit és rövid leírásait (találkozók, workshopok, konferenciák, kutatási tevékenységek, kulturális tevékenységek, stb.), ahogy azok A projekt részletes leírásában is szerepelnek. Adja meg az egyes tevékenységek helyszínét (ország, város, régió) és tervezett időpontját. Ha alvállalkozót alkalmaz, ikszelje be a megfelelő mezőt, és adja meg az alvállalkozó nevét is; ha ezt még nem tudja, írja be, hogy egyelőre nem ismert. Ha egy tevékenység csak részlegesen alvállalkozásban végzett, ikszelje be a mezőt, írja le, mely résztevékenység lesz alvállalkozásban végzett, és adja meg az alvállalkozó nevét. Ügyeljen arra, hogy az itt megadott adatok összhangban legyenek A projekt részletes leírásával és a csatolt költségvetési űrlappal. A munkaprogramnak részletes információkat kell tartalmaznia a projekt teljes időtartamára, mivel szakértők fogják értékelni a képességét a projekt sikeres tervezésére és kivitelezésére. Ha elmulaszt 9

részletes leírást adni a projekt minden évére, alacsony pontszámot fog elérni a vonatkozó értékelési szempontnál. MELLÉKLETEK Projektje értékelése érdekében mellékleteket kell csatolnia az e-űrlaphoz, ill. a postai úton beküldött pályázati csomaghoz. 1. A projekt részletes leírása Technikai okokból A projekt részletes leírása nem lehet az e-űrlap része, ezért csatolni kell hozzá. Ez egy Microsoft Word vagy PDF dokumentum, amelyet fel kell töltenie, hogy csatolhassa az e- űrlaphoz. A szövegnek nincs előírt struktúrája, de nagyon fontos, hogy a megírása előtt gondosan tanulmányozza az odaítélési feltételeket (Programkalauz IV.5. fejezet), különös tekintettel az európai hozzáadott értékre, a Program konkrét célkitűzéseivel kapcsolatos relevanciára és az előirányzott kulturális tevékenységek minőségére. A részletes leírásnak érthető módon kell taglalnia a projekt általános koncepcióját és célkitűzését, ezek relevanciáját a Kultúra Program 2007-2013 céljait illetően, a tervbe vett fő tevékenységeket és ezek konkrét célkitűzéseit, a projekt lehetséges hatását európai szinten és egyéb, relevánsnak vélt részleteket. A szöveg szerkesztésekor gondoljon arra, hogy a jelentkezési lap ezen részében további, a projekt konkrét vonatkozásait (ti. várt eredmény, kommunikációs és reklámtevékenységek, fenntarthatóság) érintő kérdésekre is válaszolnia kell, ezért ezeket felesleges a szövegben említenie. A szöveg nem lehet hosszabb 30.000 karakternél (kb. 7-8 oldal). Ha az e-űrlapon nincs elegendő hely a projekt bizonyos tulajdonságainak kifejtésére, ebben a leírásban tudja folytatni. Ha a projekt kiválasztásra kerül, a részletes leírás integráns részként csatolásra kerül a Támogatási Megállapodáshoz. 2. Erkölcsi nyilatkozat (declaration on honour) Ezt a dokumentumot a projektvezető jogi képviselőjének kell kitöltenie és aláírnia. Ne felejtsék el beírni a kért támogatás összegét. A dokumentumminta a következő címen található meg: http://eacea.ec.europa.eu/culture/funding/2011/index_en.php. Ezt a dokumentumot közvetlenül az e-űrlaphoz kell csatolni, de másolatát a postai úton beküldött pályázati csomagban is mellékelni kell. 3. Költségvetés A dokumentumminta a következő címen található meg: http://eacea.ec.europa.eu/culture/funding/2011/index_en.php. Töltse ki a költségvetést, majd csatolja közvetlenül az e-űrlaphoz (.xls formátumban). A postán elküldött pályázati csomagnak tartalmaznia kell a dokumentum eredeti, aláírt verzióját is. Ha az Ön projektje kiválasztásra kerül, a becsült költségvetés integráns részként csatolásra kerül a Támogatási Megállapodáshoz. Kérjük, szánjon elegendő időt a költségvetés előkészítésére. Ezt még az e-űrlap kitöltésének megkezdése előtt meg kell tennie. Minden összeget euróban ( ) adjon meg. Az eurózónán kívülről érkező pályázóknak a Bizottság Költségvetési Főigazgatósága által a jelentkezést megelőző hónapra megadott hivatalos euróárfolyamot (havi elszámolási árfolyam) kell használni: http://ec.europa.eu/budget/inforeuro. Ezen útmutató negyedik fejezetében taglaljuk a költségvetési űrlap kitöltését. 10

3. PÁLYÁZATI CSOMAG Miután kitöltötte és elküldte az e-űrlapot, nyomtassa ki és küldje be a mellékletekkel együtt legkésőbb 2011. október 5-én. Kérjük, vegye figyelembe, hogy bármelyik melléklet hiánya esetén pályázata nem támogathatónak minősül! Idéntől kezdve a Végrehajtó Ügynökségnek küldendő pályázati csomag nemcsak különböző eredeti dokumentumokat kell, hogy tartalmazzon mellékletként, de egy CD-t is a tevékenységi jelentéssel és a szükséges önéletrajzokkal. Papíralapon küldendő dokumentumok: i.) ii.) iii.) a projektvezető által aláírt hivatalos kísérőlevelet az e-űrlap kinyomtatott példányát és mellékleteit - a projekt részletes leírása - erkölcsi nyilatkozat (declaration of honour), melyet a pályázó szervezet jogi képviselője ír alá - becsült költségvetési űrlap (három rész: Tevékenységek szerinti részletes költségvetés, Teljes becsült költségvetés és Összegzés), melyet a pályázó szervezet jogi képviselője ír alá az e-űrlapnak nem részét képező egyéb mellékleteket: 4. Meghatalmazás minden társszervezőtől a főszervező felé, a szervezet jogi képviselőjének aláírásával Minden egyes társszervezőnek alá kell írnia egy meghatalmazást, amellyel az aláíró felhatalmazza a projektvezetőt, hogy nevében és érdekében eljárjon a tevékenység megvalósítása során. A dokumentumot a projektvezető és a társszervező jogi képviselőjének is alá kell írnia. A dokumentumminta a következő címen található meg: http://eacea.ec.europa.eu/culture/funding/2011/index en.php. E dokumentumot a pályázat kinyomtatott változatával együtt postai úton kell beadni. A jelentkezési csomagnak társszervezőnként tartalmaznia kell egy ilyen meghatalmazást (az eredeti aláírásokkal) E dokumentumok fénymásolatai vagy beszkennelt változatai is elfogadhatóak, ám a jelentkezőnek az EACEA kérésére át kell adnia az eredetieket. Figyelem: Ha pályázata nem tartalmazza a mindkét fél által aláírt meghatalmazásokat, az alkalmassági kritériumok alapján visszautasításra kerül. 5. Jogi személyiségről szóló űrlap és igazoló dokumentumok (csak a projektvezetőtől) A dokumentumminta a következő címen található meg: http://ec.europa.eu/budget/execution/legal_entities_en.htm Kérjük ne feledje, hogy szervezete jogi státusától függően különböző igazoló dokumentumokat kell küldenie (lásd az űrlap alját). Ha elmulasztja beküldeni ezen dokumentumokat, az jelentős kését okozhat abban az esetben, ha projektje kiválasztásra kerül. Bizonyosodjon meg róla, hogy az űrlapot aláírta a projektvezető szervezet jogi képviselője. 6. Pénzügyi azonosító űrlap (csak a projektvezetőtől) A dokumentumminta a következő címen található meg: http://ec.europa.eu/budget/execution/ftiers_en.htm Bizonyosodjon meg róla, hogy az űrlapot aláírta a projektvezető szervezet jogi képviselője. 11

7. Pénzügyi alkalmasságról szóló űrlap (csak a projektvezetőtől) A dokumentumminta a következő címen található meg: http://eacea.ec.europa.eu/culture/funding/2011/index_en.php 8. Pénzügyi mérleg és eredménykimutatás (csak a projektvezetőtől) Ezeknek a dokumentumoknak az utolsó lezárt pénzügyi évről kell szólniuk (és nem lehetnek 18 hónaposnál régebbiek). Ha a szervezetet újonnan alapították, csatolja az eddig keletkezett igazolt kimutatásokat. Ha nem tudja ezeket a dokumentumokat biztosítani, és pályázatát kiválasztják társfinanszírozásra, az előfinanszírozás szabályai a Programkalauzban ismertetett szabályok szerint változnak. Ha elmulasztja beküldeni ezen dokumentumokat, az jelentős kését okozhat abban az esetben, ha projektje kiválasztásra kerül. NB. Köztestületeknek és közjogi jellegű nemzetközi szervezeteknek nem kell beküldeniük ezeket a dokumentumokat. CD-n küldendő dokumentumok: 9. Partnerszervezetek tevékenységi jelentései E dokumentumok a szervezeteknek az elmúlt két évben a releváns terület(ek)en végzett tevékenységéről szóló információkat tartalmazzák. A dokumentumot minden partnerszervezetről be kell adni (a projektvezetőről és a társszervezőkről). E dokumentumok információval szolgálnak az önök arra való technikai alkalmasságáról, hogy megvalósítsák a javasolt projektet, értékelni pedig szakértők fogják őket. Ha nem adja meg ezt az információt, az azzal járhat, hogy a megfelelő odaítélési feltételekre alacsony pontszámot kap. 10. A tevékenység megvalósításáért felelős személyek szakmai önéletrajza Ezeket azon személyek esetében kell megadni, akik az egyes partnerszervezeteknél (projektvezető és társszervezők) a tevékenység általános koordinációjáért/megvalósításáért felelősek. E dokumentumok információval szolgálnak az önök arra való technikai alkalmasságáról, hogy megvalósítsák a javasolt projektet, értékelni pedig szakértők fogják őket. Ha nem adja meg ezt az információt, az azzal járhat, hogy a megfelelő odaítélési feltételekre alacsony pontszámot kap. 4. KÖLTSÉGVETÉSI ŰRLAP ÁLTALÁNOS MEGJEGYZÉSEK A kötelező mintadokumentum megtalálható a következő oldalon: http://eacea.ec.europa.eu/culture/funding/2011/index_en.php Ezt a dokumentumot (.xls formátumban) közvetlenül az e-űrlaphoz kell csatolni. A kinyomtatott és aláírt változat is a pályázati csomag része, amelyet postai úton kell elküldeni. Ha az Önök projektje kiválasztásra kerül, a becsült költségvetés integráns részként csatolásra kerül a Támogatási Megállapodáshoz. Kérjük, fordítson elegendő időt a költségvetési űrlap kitöltésére! Győződjön meg róla, hogy a beírt információk összhangban vannak a projekt részletes leírásában megadottakkal és megegyeznek azokkal, amelyeket az e-űrlapban feltüntetett. 12

Minden összeget euróban ( ) adjon meg. Az eurózónán kívűlről érkező pályázóknak a Bizottság Költségvetési Főigazgatósága által a jelentkezést megelőző hónapra megadott hivatalos euróárfolyamot (havi elszámolási árfolyam) kell használni: http://ec.europa.eu/budget/inforeuro Mielőtt elkezdené kitölteni a költségvetési űrlapot, kérjük, gondosan olvassa el az ezen Útmutató végén található ózószedet (kulcsszavak) releváns szakaszait, illetve a Programkalauz "elszámolható költségek" és a "nem elszámolható költségek"-re utaló részét (III.3.1.1 fejezet). A költségvetési űrlap négy részből áll (amelyek megfelelnek az Excel táblázat négy munkalapjának): 1. Az űrlap tartalma 2. Tevékenység és partner szerinti csoportosítás, mely csak a költségvetés kiadási oldalát fedi le. 3. A kiadásokat és bevételeket bemutató becsült költségvetés. 4. Összefoglaló, melyet alapul használhat az e-űrlap költségvetési részének kitöltéséhez. A becsült költségvetés az elszámolható és nem elszámolható költségekből áll. Az EU-támogatást csak az elszámolható költségek alapján számolják. A nem elszámolható költségek lehetőséget adnak Önnek, hogy bemutassa a projekt teljes pénzügyi dimenzióját. A költségvetési űrlap kitöltésénél a következő szabályokat kell figyelembe venni: KIADÁSOK A költségvetés kiadási oldala az elszámolható (1-5. fejezet) és nem-elszámolható költségekből áll. ELSZÁMOLHATÓ KÖLTSÉGEK: 1. A projekttevékenységek végrehajtásához közvetlenül kapcsolódó költségek 2. Előállítási, kommunikációs, terjesztési költségek és az eredmények kiaknázásához kapcsolódó költségek 3. Konferenciákkal, szemináriumokkal / workshopokkal kapcsolatos költségek 4. Személyzet: koordináció és adminisztráció Ez az összes közvetlen költség (azaz az 1.+2.+3. költségvetési fejezetek végösszege) max. 20%-a lehet. Fel kell tüntetni a projekten dolgozók teljes létszámát, akiket projektvezető és a társszervezők a projekt végrehajtása érdekében alkalmaztak (pl. adminisztráció, koordináció, titkársági támogatása). A számítások során, kérjük, vegye figyelembe a következőket: o A projekten dolgozókkal kapcsolatos kiadásokat (közvetlenül és kizárólagosan, vagy részben, mely esetben a vonatkozó százalék lesz elszámolható) munkaleírással, időtáblákkal, kirendelési megállapodásokkal (közalkalmazottak), és/vagy egyéb módon kell igazolni. o A személyi költségeknek összhangban kell lennie az Önök szervezetének szokásos gyakorlatával. Ha ezek a költségek túlzónak minősülnek, az EACEA szolgálatai ennek megfelelően felülvizsgálja és plafonnal látja el. 5. Közvetett költségek Ez maximum az összes közvetlen költség (azaz az 1.+2.+3.+4. költségvetési fejezetek végösszege) 7 %-a, lehet, maximum 180.000 euró. Ahhoz, hogy egy költség elszámolható legyen, a következő kritériumoknak kell megfelelnie: - valamely kedvezményezettnél merüljön föl ( pl.: projektvezető vagy társszervező, NEM társult partnerek) 13

- a projekt elszámolási időszaka alatt merüljön fel (kivéve a végső pénzügyi kimutatások és zárójelentések tanúsítványával kapcsolatos költségek) - a becsült költségvetésben szerepeljen - a kedvezményezettek számviteli rendszerében rögzített legyen (azonosíthatónak és igazolhatónak kell lennie) - a zárójelentés benyújtásának idejére ki legyen fizetve - szükséges, ésszerű és indokolt kiadás legyen Ne feledje, hogy: i. A társult partnereknél felmerülő kiadás nem támogatható, hacsak az nem a tevékenység projektvezetője vagy társszervezője által közvetlenül fizetett vagy visszatérített kiadás. ii. Az ÁFA csak akkor minősül elszámolható költségnek, ha a szervezet nem tudja visszaigényelni. Győződjön meg róla, hogy megfelelő módon feltünteti-e a költségvetési űrlap 3. fejezetében a teljes becsült költségvetés bevételi oldalánál, hogy az ön szervezete és a társszervezői vissza tudják-e igényelni az ÁFÁ-t. iii. Az utazási költségekre vonatkozó számítások során kérjük ne feledje, hogy az utazási és tartózkodási (szállás és napi átalány) költségeknek összhangban kell lennie a szervezet szokásos gyakorlatával. Ha ezek túlzónak minősülnek, akkor az Európai Bizottságnál évente jóváhagyott mérték alapján felülvizsgálják és maximalizálják. Az Európai Bizottság által a napi kiadásokra és szállásra vonatkozó országonként jóváhagyott mértékét a következő címen találhatja meg: http://eacea.ec.europa.eu/culture/funding/2011/index_en.php. repülővel történő utazás esetén: Európában maximum 600 - turistaosztályon. Harmadik országokba történő utazás esetén nincsen felső határ, de a turistaosztályt kell választani. vonattal utazás esetén az első osztályú jegyek is megengedettek. autóval történő utazás esetén: az átalány 0,22 / km (az üzemanyag-költség nem támogatható). Ha egyes nemzeti szabályok ennél magasabb mértékű átalányt határoznak meg, akkor az figyelembe vehető, ha megfelelően bizonyítja e nemzeti szabályozás létét. taxi-költségek nem támogathatók, mert a napi átalány részének tekintendők. Minden fejezet végösszege két vagy háromféle költségből tevődik össze: - a harmadik országokhoz kapcsolódó / ott felmerült költségek - a támogatható alvállalkozáshoz tartozó költségek - egyéb költség, ami sem harmadik országokhoz, sem támogatható alvállalkozáshoz nem kapcsolódnak Szabályok a harmadik országokban vagy azokkal kapcsolatosan felmerült költségeket illetően (harmadik országnak azokat az országokat hívjuk, melyek nem tagjai a Kultúra Programnak): - ezen költségek maximum az összes közvetlen költség 15%-át tehetik ki - a költségvetési űrlap Tevékenység szerinti részletes költségvetés részében minden fejezetnél ki kell tölteni az erre a célra szolgáló rubrikát a harmadik országokban felmerült költségekről (pl.: harmadik országok polgáraival kapcsolatban felmerült költségek, harmadik országokban végzett tevékenységekkel és harmadik országokban honos szervezetekkel kapcsolatos költségek, vagy az európai partnerek harmadik országokban tett utazásai). Ez az M-Q oszlopokat jelenti. Ha ezt nem teszi meg, akkor ezek a költségek nem elszámolható költségeknek fognak minősülni a végső jelentés benyújtásakor. Szabályok a támogatható alvállalkozásra vonatkozóan: - a támogatható alvállalkozás maximum a teljes igényelt összeg 50%-át teheti ki 14

- Minden, a támogatásban részesülő szervezetnek vagy egy együttműködési projekt esetében a társszervezőknek ellenérték fejében olyan természetes vagy jogi személy (beleértve a projekt társult partnereit) által nyújtott szolgáltatások, amely különböző jogi személyiséggel bír, mint a támogatást élvező szervezet vagy annak társszervezetei. Például: biztosítás, berendezések szállítása, berendezések kölcsönzése, tolmácsok, technikusok, fordítók, tudósok és szakemberek profitorientált cégektől, előállítási költségek (pl. publikáció, DVD), catering, stb. - Ugyanakkor, a fenti meghatározástól függetlenül a következő kiadások nem tekintendők alvállalkozásnak: o művészek és előadók díjazása, valamely kedvezményezett szervezethez tartozó személyek esetleges díjazása o moderátor, fordító, technikus, szakember díjazása, ha magánszemélyként jár el (ha cégen keresztül ad számlát, az már alvállalkozás) o közintézmény által nyújtott szolgáltatás o utazás, helyi közlekedés, ellátás (szállás és napidíj) o a tevékenységhez szükséges felszerelés megvásárlása (csak értékcsökkenés) - Az alvállalkozó feleket szerepeltetni kell a jelentkezési lapon (F rész) és az általuk folytatott tevékenységekhez kapcsolódó közvetlen költségeket világosan fel kell tüntetni a költségvetésben. - A tevékenység menedzsmentjét és különösen (de nem kizárólagosan) annak dizájnját, előkészítését, megvalósítását, koordinációját, ellenőrzését, róla szóló jelentések készítését, a projektvezető és a partnerek, illetve maguk a partnerek közötti kapcsolat menedzsmentjét semmilyen körülmények között nem lehet alvállalkozásban végezni. Ha azonban a koordináció mégis alvállalkozásban végzett, a költségeket nem támogatható költségeknek kell tekinteni. A szakmai ismereteket (joggal, könyveléssel, adóval, emberi erőforrásokkal kapcsolatos területek) igénylő speciális technikai szolgáltatások támogathatóak, és beleszámítanak a támogatható alvállalkozások számára előírt, a kért támogatás összegének maximum 50%-áben meghatározott limitbe. - Ahol a tevékenységek megvalósítása alvállalkozást, közbeszerzést, vagy szolgáltatási szerződést igényel, és ezen szerződések értéke meghaladja a 60 000 eurót; ott a kedvezményezettnek vagy társszervezőinek legalább öt potenciális partner versenyajánlatait kell beszerezniük, és a legjobb ár-érték arányt felmutató ajánlatot kell kiválasztani az átláthatóság és a potenciális szerződőkkel való egyenlő bánásmód elvének figyelembe vételével, ügyelve az érdekellentétek elkerülésére. - A kedvezményezettnek és ahol lehetséges, annak alvállalkozóinak világosan dokumentálnia kell a pályázati eljárást, és a tevékenység végén készített végső jelentéssel együtt a vonatkozó dokumentumok egy másolatát be kell nyújtani, illetve meg kell őrizni ellenőrzési célból. - Ha kétségei vannak afelől, hogy egy adott tevékenység alvállalkozásnak minősül-e, vagy hogy az adott alvállalkozás támogatható vagy nem, forduljon hazája CCP-irodájához! NEM ELSZÁMOLHATÓ KÖLTSÉGEK: 1. Természetbeni hozzájárulások (pl. önkéntes munka, ingyenes helyiséghasználat stb.) 2. Nem támogatható alvállalkozás - A projekt koordinációjának költségei - Az EU-támogatás 50 %-át meghaladó összegrész 3. Egyéb nem elszámolható költségek - Személyi költségekkel kapcsolatos, a 20%-os korlátot meghaladó összegek. - Közvetett költségek, melyek meghaladják a 7%-os korlátot. - Harmadik országokkal kapcsolatos kiadások, melyek meghaladják a 15%-os korlátot. 15

BEVÉTELEK A költségvetés bevételi oldala négy részből áll: 1. Az EK-támogatás: nem haladhatja meg a teljes elszámolható költségek 50%-át és minimum 50 000, maximum 200 000 eurót kell kitennie. Pályázatának benyújtását megelőzően kérjük, győződjön meg arról, hogy az igényelt összeg ezen számok között van, egyéb esetben a pályázata alkalmatlannak minősülhet. 2. A projekt tevékenységei által termelt bevétel (pl. jegyeladások, kiadványok eladásai, regisztrációs díjak, egyéb). Jellegükből adódóan ezt az összeget a pályázat benyújtásakor csak becsülni lehet. Ezt a bevételi forrást semmiképp sem szabad saját vagy szerzett forrásnak tekinteni (own and raised funds). 3. A projektvezetőnek és az egyes társszervezőknek az önfinanszírozás címszó alatt (költségvetés 3. fejezet) elszámolt pénzügyi hozzájárulásai saját vagy célzottan a projekt részére gyűjtött és biztosított források kell, hogy legyenek. A pályázat benyújtásának időpontjában már biztosított társfinanszírozási összegek igazolását a pályázati csomaggal együtt el kell küldeni. Bizonyosodjon meg róla, hogy az itt említett összegek megfelelnek az e-űrlap E.3 részében és a meghatalmazásokban megadott összegekkel. 4. A nem-elszámolható költségek finanszírozására szolgáló források. Kérjük, győződjön meg arról, hogy a pénzügyi részesedések összegei azonosak a meghatalmazásokban, a költségvetési űrlapon és az e-űrlap E részében. Kérjük, bizonyosodjon meg arról is, hogy a kiadási és a bevételi oldal egyensúlyban legyen! A KÖLTSÉGVETÉSI ŰRLAP KITÖLTÉSÉNEK MÓDJA Néhány gyakorlati tanács A költségvetési űrlap Microsoft Office Excel 2007 verzióval készült. Ajánlatos ugyanezt a verziót használni a kitöltéséhez. Ahogyan az korábban említésre került, a költségvetési űrlap négy részből áll (mely az Excel munkafüzet négy munkalapjának felel meg): 1. A költségvetés tartalma, amely felsorolja a Tevékenységek és partnerek szerinti részletes költségvetés munkalapon a B oszlopból kiválasztható költségtípusokat 2. Tevékenységek és partnerek szerinti részletes költségvetés, amely csak a költségvetés kiadási oldalát fedi le. 3. Teljes becsült költségvetés, amely a bevételi és a kiadási oldalt is bemutatja. 4. Összegzés, mely segíthet az e-űrlap C.8. részének kitöltésében is. A munkafüzetben képletek találhatóak, melyek biztosítják a tevékenységek szerinti részletes költségvetés egyes költségvetési fejezeteinek teljes összegének a becsült költségvetésbe, illetve a becsült költségvetésnek az összefoglalóba való átvezetését. A becsült költségvetés bevételi oldalát önnek kell kitöltenie. NE szúrjon be sort a tevékenységek szerinti részletes költségvetés munkalapba, mert az nem garantálja egyúttal a szükséges képletek átmásolását is. Több mint 4000 elő-formázott sor áll az Ön rendelkezésére. 16

Annak érdekében, hogy az összes formula megfelelően működjön, ellenőrizze a következő beállításokat: 1. Menjen a Beállítások [Excel options] menübe 17

2. Bizonyosodjon meg róla, hogy a Képletek [Formulas] menüpont alatt be van jelölve a Közelítés engedélyezése [Enable iterative calculations], a Lépésszám [Maximum Iterations] 10000, az Elfogadható hiba [Maximum Change] pedig 100000. 3. Klikkeljen az OK-ra. Hogyan töltsük ki a költségvetési űrlapot 1. Írja be a kért EU-támogatás összegét Kezdje a kitöltést azzal, hogy a Teljes becsült költségvetés F159 cellájába beírja a kért EUtámogatás összegét. Enélkül nem fog működni az automatikus formula az alvállalkozási összeget illetően. Természetesen később ez az összeg még módosítható a kiadási és a bevételi oldal egyensúlyba hozása érdekében. 2. Tevékenységek szerinti részletes költségvetés 1. Menjen a Split amongst ACTIVITIES mezőhöz (kék oszlopok), és adjon címet vagy leírást a projekt során várhatóan felmerülő tevékenységeinek, azt a rendet követve, amelyet az e-űrlap F részében, a Munkaprogram során fog alkalmazni (tehát ha ott pl. 12 tevékenységet írt be, akkor ide ugyanazt a 12 tevékenységet kell felsorolnia). 18

19

2. A Split amongst BENEFICIARIES részbe írja be a projektben részt vevő különböző szervezetek nevét. Kövesse az e-űrlap A részében alkalmazott rendet. 3. Válassza ki a költség természetét a B oszlopban, használva a felajánlott típusokat. A lehetséges költségtípusokról áttekintést ad a költségvetési űrlap első munkalapja (Content of the budget)! 4. Írja le a költség természetét a C oszlopban, amilyen részletesen lehetséges. Például: - utazási és szállásköltség esetén írja be az emberek számát, az úticélt, és az eltöltött éjszakák számát is - személyzeti költségeknél írja be az emberek és a munkanapok számát is - berendezések vásárlásánál részletezze az elemek számát, költségét, valamint az alkalmazott értékcsökkenési szabályt 20

5. Tüntesse fel az egyes tevékenységekre jutó költségeket a B oszlopban kiválasztott költségfajtánként. 21

6. Részlezze az egyes kedvezményezettekre jutó költségeket a B oszlopban kiválasztott költségfajtánként. 7. Bizonyosodjon meg róla, hogy a Split amongst ACTIVITIES és a Split amongst BENEFICIARIES főösszege megegyezik. Ha nem, pirossal írt összegeket fog látni. 8. Menjen tovább a Split amongst CHAPTERS részhez (sárga oszlopok). Töltsön ki minden egyéb költséget (tehát nem alvállalkozói, nem harmadik országokkal kapcsolatos és nem természetbeni hozzájárulás) a Chapter 1 Chapter 5-ig terjedő oszlopokban. Ha a költség típusa például 3.b (berendezések bérlése), akkor ennek megfelelően a 3-as chapter-be kell beírni. 22

9. Ha az adott költség alvállalkozói, a H-L oszlopokban kell szerepeltetnie. 10. Ha az alvállakozás a projektvezetést érinti, az összeget írja be a K oszlopba (támogatható költséget jelentő, speciális szakmai ismereteket igénylő szolgáltatás esetén), és/vagy az L oszlopba (nem támogatható, projektvezetést érintő alvállalkozás esetén). 11. Ha a költség harmadik országban merült fel, vagy ahhoz kapcsolódó, az M-Q oszlopokban tüntesse fel. 23

12. A természetbeni hozzájárulások összegeit a V oszlopban szerepeltesse. 13. A természetbeni hozzájárulások összegeit ne ossza fel az 1-5 Chapter között! 3. Teljes becsült költségvetés 1. Automatikus átvezetés van a Tevékenységek szerinti részletes költségvetés és a Teljes becsült költségvetés munkalap között. Támogathatóságuktól függően a becsült költségvetés kiadási részének megfelelő szekciójába kerülnek átvezetésre. 2. Töltsön ki minden zöld cellát a becsült költségvetésben. 24

3. Töltse ki a költségvetés bevételi oldalát. Bizonyosodjon meg róla, hogy a K157 cellában megjelenő EU-támogatási összeg (ami automatikusan számolódik a támogatható költségek alapján), megegyezik az F159 cellába beírt összeggel. Ha nem egyezik meg, meg kell változtatnia az F159 mezőbe írt összeget a K157-be írtra. Töltse ki a projekt által termelt bevételt. Töltse ki az önfinanszírozás részt a projektvezetőre, a társszervezőkre, és a társult partnerekre vonatkozóan is. Minden zöld cellát töltsön ki (például az ÁFA visszaigénylését kérdezőeket is) Kétszeresen is ellenőrizze, hogy a projektvezető és a társszervezők által vállalt pénzügyi hozzájárulás mértéke megegyezik a meghatalmazásokban és az e-űrlap E.3 részében említett összegekkel! Ha van természetbeni hozzájárulása, mint nem támogatható összeg, a K204 cellába írja be. 4. Bizonyosodjon meg róla, hogy egyensúlyban van a költségvetése, tehát a K147 cella egyenlő a K207-tel, és a K208 100%-ot ad ki. 4. Összegzés Automatikus átvezetés van minden összegről az Összegzés [Summary] munkalapra. Használja a TOTAL ELIGIBLE EXPENDITURE oszlopban lévő összegeket az e-űrlap költségvetési részének kitöltéséhez (C.8.) 25

4. KOMMUNIKÁCIÓ AZ ÜGYNÖKSÉGGEL A jelentkezők minden 1.2.1 területtel kapcsolatos információt megtalálnak a Végrehajtó Ügynökség honlapján, az Együttműködési projektek résznél: http://eacea.ec.europa.eu/culture/index_en.php Ugyanitt kerülnek meghirdetésre a legújabb fejlemények is, ezért javasoljuk, hogy látogassa rendszeresen a honlapot. A beadványok előkészítésével és benyújtásával kapcsolatos minden kérdését országa CCPirodájához címezze, melyek névjegyzéke elérhető a honlapon: http://ec.europa.eu/culture/annexes-culture/doc1232_en.htm Az átláthatóság, az egyenlő bánásmód és a diszkrimináció elkerülésének érdekében a kiválasztási eljárás ideje alatt nem engedélyezett a kommunikáció a Végrehajtó Ügynökséggel (az ezen területért felelős szolgálatokkal), kivéve kivételes esetekben. Az e-űrlappal kapcsolatos technikai problémák esetén kérjük, nézze át az e-űrlap felhasználási útmutatóját, amit honlapunkon keresztül tud elérni: http://eacea.ec.europa.eu/culture/funding/2011/index_en.php. Ha ezután is vannak még kérdései, vagy a technikai probléma nem oldódott meg, kérjük, vegye fel a kapcsolatot telefonon vagy e- mailben HelpDesk szolgáltatásunkkal. Telefonos HelpDesk: +32 229 90705 E-mail HelpDesk: eacea-external-helpdesk@ec.europa.eu Ezek a szolgálatok 2011. július 15-től 2011. október 5-ig, hétfőtől péntekig, 9:30-tól 12:30-ig, és 14:00-től 16:30-ig érhetők el (közép-európai nyári idő szerint), kivéve 2010. október 5-ét, amely napon a HelpDesk 12:00-kor (brüsszeli idő szerint) bezár (ez a benyújtás határideje). Vegye figyelembe, ha beadási problémák esetén a HelpDesk-et a határidő napján 12:00 óra után keresi meg, pályázata az egyenlő bánásmód elve alapján semmilyen körülmények között nem kerül elfogadásra. A kiválasztási eljárás végén, az Európai Bizottság formális döntését (odaítélésről szóló határozat) követően az eredményeket először a Végrehajtó Ügynökség honlapján teszik közzé. A kiválasztott jelentkezőket levélben értesítik az Európai Bizottság döntéséről (odaítélésről szóló határozat) és projektjük kiválasztásáról. Ezután kapják meg a Támogatási Megállapodást aláírásra. A kiválasztott pályázatokat pénzügyi vizsgálatnak vetik alá, amellyel összefüggésben a Végrehajtó Ügynökség további információkat, és adott esetben garanciákat kérhet. A ki nem választott jelentkezőket levélben értesítik az Európai Bizottság döntéséről, arról, hogy pályázatuk miért nem került kiválasztásra, ill. a független szakértő értékelését az egyes odaítélési feltételekkel kapcsolatban. A kiválasztási eljárás végén a jelentkezők nem kapják vissza pályázataikat. 26

NB. A bejegyzések abc-sorrendben láthatók. 5. SZÓSZEDET (KULCSSZAVAK) Alkalmassági kritériumok: Az alkalmassági kritériumok minden programterület esetében meghatározásra kerültek, és ellenőriztetnek a beadott pályázatok válogatásának első lépéseként. Csak a releváns alkalmassági kritériumoknak megfelelő pályázatokat értékelik részletesen a kiválasztási és odaítélési feltételek alapján. Alvállalkozás (végrehajtási/közbeszerzési szerződések): Minden, a támogatásban részesülő szervezetnek vagy egy együttműködési projekt esetében a társszervezőknek ellenérték fejében olyan természetes vagy jogi személy (beleértve a projekt társult partnereit) által nyújtott szolgáltatások, amely különböző jogi személyiséggel bír, mint a támogatást élvező szervezet vagy annak társszervezetei. Például: biztosítás, berendezések szállítása, berendezések kölcsönzése, tolmácsok, technikusok, fordítók, tudósok és szakemberek profitorientált cégektől, előállítási költségek (pl. publikáció, DVD), catering, stb. Ugyanakkor, a fenti meghatározástól függetlenül a következő kiadások nem tekintendők alvállalkozásnak: - művészek és előadók díjazása, valamely kedvezményezett szervezethez tartozó személyek esetleges díjazása - moderátor, fordító, technikus, szakember díjazása, ha magánszemélyként jár el (ha cégen keresztül ad számlát, az már alvállalkozás) - közintézmény által nyújtott szolgáltatás - utazás, helyi közlekedés, ellátás (szállás és napidíj) - a tevékenységhez szükséges felszerelés megvásárlása (csak értékcsökkenés) Az alvállalkozó feleket szerepeltetni kell a jelentkezési lapon (F rész) és az általuk folytatott tevékenységekhez kapcsolódó közvetlen költségeket világosan fel kell tüntetni a költségvetésben. A tevékenység menedzsmentjét és különösen (de nem kizárólagosan) annak dizájnját, előkészítését, megvalósítását, koordinációját, ellenőrzését, róla szóló jelentések készítését, a projektvezető és a partnerek, illetve maguk a partnerek közötti kapcsolat menedzsmentjét semmilyen körülmények között nem lehet alvállalkozásban végezni. Ha azonban a koordináció mégis alvállalkozásban végzett, a költségeket nem támogatható költségeknek kell tekinteni. A szakmai ismereteket (joggal, könyveléssel, adóval, emberi erőforrásokkal kapcsolatos területek) igénylő speciális technikai szolgáltatások támogathatóak, és beleszámítanak a támogatható alvállalkozások számára előírt, a kért támogatás összegének maximum 50%-áben meghatározott limitbe. Ahol a tevékenységek megvalósítása alvállalkozást, közbeszerzést, vagy szolgáltatási szerződést igényel, és ezen szerződések értéke meghaladja a 60 000 eurót; ott a kedvezményezettnek vagy társszervezőinek legalább öt potenciális partner versenyajánlatait kell beszerezniük, és a legjobb árérték arányt felmutató ajánlatot kell kiválasztani az átláthatóság és a potenciális szerződőkkel való egyenlő bánásmód elvének figyelembe vételével, ügyelve az érdekellentétek elkerülésére. A kedvezményezettnek és ahol lehetséges, annak alvállalkozóinak világosan dokumentálnia kell a pályázati eljárást, és a tevékenység végén készített végső jelentéssel együtt a vonatkozó dokumentumok egy másolatát be kell nyújtani, illetve meg kell őrizni ellenőrzési célból. A szerződések teljes összege nem haladhatja meg az Európai Unió által odaítélt támogatások összegének felét. Állami szervezet: Bármely szervezet, amely jogosult arra, hogy költségei bizonyos hányadát a központi, a regionális vagy helyi kormányzat költségvetése finanszírozza. Tehát ezeket a költségeket adókból vagy jogi úton szabályozott bírságokból vagy díjakból képzett közpénzekből finanszírozzák, pályázati eljárás, vagyis a finanszírozás esetleges meghiúsulásának lehetősége nélkül. Az olyan szervezetek, amelyek fennmaradásához állami finanszírozás szükséges, és 27