A Magyar Országos Levéltár Gyakornoki Szabályzata 2009.
Tartalomjegyzék 1. Fogalmak meghatározása...3 2. A szabályzat területi, személyi hatálya...4 3. A szabályzat idıbeli hatálya...4 4. A szabályzat módosítása...4 5. A szabályzat célja...4 6. A gyakornok felkészítésének szakaszai...5 6.1 Általános követelmények a gyakornokkal szemben...6 6.2 A szakmai munkakörhöz kapcsolódó speciális követelmények...7 7. A gyakornoki munkavégzés speciális szabályai...7 8. A gyakornoki tapasztalatszerzés, számonkérés módszerei...9 9. A szakmai segítı kijelölése, feladata...10 10. A gyakornok értékelése, minısítése...11 10.1 A gyakornok értékelésének eljárásrendje...11 10.2 A gyakornok minısítésének eljárásrendje...12 11. Záró rendelkezések...13 12. Záradék...14 Mellékletek...15 Segédanyagok...20 2
A közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény (Kjt.) 22. - a, a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelmérıl szóló 1995. évi LXVI. törvény (Ltv.), továbbá a 10/2002. (IV. 13.) a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggı szakmai követelményekrıl szóló NKÖM rendelet és a 150/1992 (XI.20.) a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény végrehajtásáról a mővészeti, a közmővelıdési és a közgyőjteményi területen foglalkoztatott közalkalmazottak jogviszonyával összefüggı egyes kérdések rendezésérıl szóló Korm. rendelet, valamint a 2/1993. (I.30.) az egyes kulturális közalkalmazotti munkakörök betöltéséhez szükséges képesítési és egyéb feltételekrıl szóló MKM rendelet szerint kiadom az alábbi szabályzatot, amely a Magyar Országos Levéltár gyakornoki követelményeinek teljesítésével és a teljesítmény mérésével, értékelésével összefüggı eljárásrendet rögzíti. 1. Fogalmak meghatározása Gyakornok: Az a közalkalmazott, aki nem rendelkezik három évet meghaladó szakmai gyakorlattal, és az alaptevékenységhez tartozó munkakörben, határozatlan idıre történik a kinevezése- ideértve az ilyen tartalmú áthelyezést is. Az intézmény alaptevékenységével összefüggı munkakör: A gyakornoki idı kikötése szempontjából alaptevékenységnek minısül minden olyan tevékenység, amelynek ellátására a Kjt. végrehajtásáról szóló 150/1992. (XI. 20.) Korm. rendelet 1. számú mellékletében, valamint a 2/1993. (I.30.) MKM rendelet mellékletében meghatározottak szerint levéltári szakmai munkakörökben, E-tıl H-ig terjedı fizetési osztályok valamelyikében foglalkoztatják a közalkalmazottat. Bár a jogszabályok lehetıvé teszik 8 szakmai munkakörben gyakornoki idı kikötését (LSD. 3. számú melléklet), az intézményben a legjellemzıbb a segédlevéltáros munkakörben történı foglalkoztatásuk. Levéltáros munkakörben csak H fizetési osztályban és már meglévı 2 éves szakmai gyakorlattal lehetséges 1 éves gyakornoki kinevezés. Levéltári restaurátor munkakörben is csekély számú a pályakezdık alkalmazása, tekintettel arra, hogy hazánkban jelenleg egyedül a Magyar Képzımővészeti Egyetemen lehet felsıfokú restaurátor képesítést szerezni. Levéltári informatikus és rendszerszervezı munkakörökben pedig a nagyfokú fluktuáció, és a szakma elszívó ereje miatt elenyészı a hároméves gyakornoki idı kitöltése. Gyakornoki program: Egy olyan folyamat, amelynek során a pályakezdı megismeri a munkahely belsı értékeit, szervezeti kultúráját, meghatározott módszertan alapján támogatást 3
kap, hogy megtalálja helyét a munkaszervezetben, mintát kap a feladatok hatékony elvégzéséhez. Szakmai segítı: Az intézményvezetı által kijelölt munkatárs, aki rendelkezik legalább tíz éves gyakorlattal és legalább öt éve az intézmény alkalmazottja, szakterületének kiváló képviselıje. Közvetlen felettes: Az intézmény Szervezeti és Mőködési Szabályzatában, valamint a munkaköri leírásában e minıségében megjelölt személy. 2. A szabályzat területi, személyi hatálya Jelen szabályzat a Magyar Országos Levéltár (1014 Budapest, Bécsi kapu tér 2-4) E-tıl H-ig terjedı fizetési osztályok valamelyikébe sorolt, az intézmény alaptevékenységének ellátásával összefüggı munkakörben, a Levéltár valamennyi telephelyére, határozatlan idıre kinevezett közalkalmazottaira terjed ki, amennyiben nem rendelkeznek a munkakörhöz szükséges iskolai végzettséget és szakképzettséget igénylı, - E fizetési osztályban kettı, F-tıl H-ig terjedı fizetési osztályokban három évet meghaladó idıtartamú - szakmai gyakorlattal. A szabályozás kiterjed továbbá az intézményvezetı által szakmai segítıi feladatok ellátásával megbízott közalkalmazottakra is. 3. A szabályzat idıbeli hatálya Jelen szabályzat 2009. július 1-jétıl hatályos. 4. A szabályzat módosítása A szabályzatot módosítani kell, amennyiben a benne foglaltakat érintı jogszabályváltozás következik be, valamint amennyiben az intézményben foglalkoztatott közalkalmazottak legalább fele írásban kéri. 5. A szabályzat célja A szabályzat célja a gyakornokok felkészítésének, beilleszkedésük segítésének megalapozása, a foglalkoztatási feltételek rögzítése, annak érdekében, hogy segítse a gyakornokok tudásának, képességeinek, készségeinek fejlesztését, alakítsa, fejlessze az elkötelezettségüket a levéltárosi hivatás iránt, segítse az intézményi célokkal való azonosulást. 4
6. A gyakornok felkészítésének szakaszai A gyakornoki idıt a kinevezésben kell kikötni. A gyakornoki idı az E fizetési osztályba sorolt közalkalmazott esetén két év, az F-H fizetési osztályokba sorolt közalkalmazott esetén három év. Ha a közalkalmazott az E fizetési osztályba tartozó munkakörben egy évet, az F-H fizetési osztályba tartozó, illetve a tudományos kutatói munkakörben két évet meghaladó szakmai gyakorlattal rendelkezik, a gyakornoki idı tartama egy év. A szakmai gyakorlat meglétét a közalkalmazott köteles igazolni. A gyakornok felkészítésének lehetséges szakaszolása: Kezdı szakasz: A gyakornoki program elsı szakasza, mely kb. az elsı év végéig tart. Jellemzı tipikus viselkedés mód, hogy a gyakornok megfontolt, általában racionális, de rugalmatlan. Ez a szakasz elsısorban a gyakorlatszerzés szintje, amikor a valós gyakorlatszerzés sokkal fontosabb, mint a verbális információ. Az elméleti tudás vezérli elsıdlegesen a gyakornokot. Haladó szakasz: A gyakornoki program második szakasza, mely kb. a második év végéig tart. Jellemzı tipikus viselkedés mód, hogy a gyakornok már képes mindent megfigyelni, nem vész el a részletekben. Ez a szakasz az eseti tudás szintje, mely személy és kontextus függı. A tapasztalat befolyásolja a viselkedést. Befejezı szakasz: A gyakornoki program harmadik szakasza, mely a harmadik év végéig tart. Jellemzı tipikus viselkedésmód, hogy a gyakornok már képes arra, hogy racionálisan, tudatosan kiválassza, mit tegyen, prioritásokat határoz meg, képes a tanulási folyamat ésszerő irányítására. 5
Idıszak Szakasz megnevezése Elvárás 0-1 év kezdı Csak minimális készséget lehet elvárni Szabályok követése 1-2 év haladó Szabályok követése Kontextusok felismerése, rendszerezése Gyakorlati tudás megalapozása 2-3 év befejezı szakasz Tudatosság Tervszerőség Prioritások felállítása Gyakorlati tudás A további fejlıdési szakaszok már túlmutatnak a gyakornoki idın. (jártas szint, szakértı szint) A gyakornoki idıvel kapcsolatos szakmai követelmények két részbıl állnak: az általános követelményekbıl és a munkakörhöz kapcsolódó követelményekbıl. 6.1 Általános követelmények a gyakornokkal szemben A gyakornok ismerje meg: Az 1995. évi LXVI. Levéltári törvényt A 10/2002. (IV.13.) NKÖM rendeletet A közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvényt, különösen o a közalkalmazotti jogviszony létesítése, módosítása, megszüntetése, o munkaidı, pihenıidı, o a közalkalmazottak elımeneteli és illetményrendszere. Az intézmény Szervezeti és Mőködési Szabályzatát Az intézmény Gyakornoki Szabályzatát Az intézményi érdekképviseleti szervek mőködését, dokumentumát, tisztségviselıit Az intézményi képviseleti szervek mőködését, dokumentumát, tisztségviselıit 6
Az intézmény éves munkatervét Az intézmény állományvédelmi tervét, ajánlását Az intézmény közmővelıdési koncepcióját A munkavédelemre, balesetvédelemre, tőzvédelemre vonatkozó általános szabályokat Az ügyintézés elveit és gyakorlatát is A MOL intézményközi szakmai kapcsolatrendszerét A szakmai követelményrendszert és a követelmények teljesítésének módját. 6.2 A szakmai munkakörhöz kapcsolódó speciális követelmények A munkakörhöz kapcsolódó kötelezettségek megállapításának alapja a kinevezésben meghatározott munkakör, illetıleg az ahhoz kapcsolódó munkaköri leírásban szereplı feladatok, elvárások teljesítése. A munkakörhöz kapcsolódó követelményeknek biztosítaniuk kell, hogy a gyakornok: megismerje a munkaköre ellátására vonatkozó jogszabályokat, szakmai elıírásokat, elmélyítse ismereteit a munkaköréhez kapcsolódó szakterületen a történelemtudomány, a levéltártan, irattan, közigazgatás témakörökben, alkalmassá váljék a munkakör önálló ellátására, elsajátítsa elméleti ismereteinek gyakorlati alkalmazási módját. 7. A gyakornoki munkavégzés speciális szabályai A gyakornok teljes munkaideje heti 40 óra. A gyakornoknak és szakmai segítıjének munkavégzési kötelezettségét úgy kell megállapítani, hogy ennek teljesítése mellett rendes munkaidıben a gyakornoki idıvel kapcsolatos kötelezettségének is eleget tehessen. A gyakornoki idı tartamába nem számít be: a) a harminc napot meghaladó keresıképtelenséggel járó betegség, b) a harminc napot meghaladó fizetés nélküli szabadság, valamint, c) a szabadságvesztés, a szigorított javító-nevelı munka, a javító-nevelı munka, valamint a közérdekő munka 7
tartama. A gyakornoki idı megszőnik: a) a közalkalmazotti jogviszony határozott idejőre történı módosításakor, vagy b) ha a közalkalmazott munkaköre úgy változik, hogy annak alapján a gyakornoki idı kikötése nem lenne kötelezı Ha a közalkalmazotti jogviszony a gyakornoki idı alatt megszőnt, annak tartamát a szakmai gyakorlat megállapításakor abban az esetben kell figyelembe venni, ha a közalkalmazott jogviszonya megszőnését követıen a korábbival azonos vagy, azzal egyenlı értékő munkakörre létesít közalkalmazotti jogviszonyt. Ettıl eltérıen, nem lehet a szakmai gyakorlat megállapításakor beszámítani a közalkalmazotti jogviszony idıtartamát, ha az a gyakornoki idı alatt: a) a nem megfelelt minısítés miatt szőnik meg, vagy b) rendkívüli felmentéssel, illetve a közalkalmazott munkaköri feladatainak ellátására való - az egészségügyi alkalmatlanság kivételével - tartós alkalmatlansága vagy nem megfelelı munkavégzése miatt felmentéssel megszüntetésre került. A gyakornoki idı alatt a gyakornoknak a munkaköréhez tartozó tevékenységek teljes körét meg kell ismernie, és a munkakör önálló ellátásához szükséges ismereteket el kell sajátítania. Ennek érdekében a munkáltató köteles biztosítani annak feltételeit, hogy a gyakornok a munkakörhöz tartozó valamennyi tevékenységet megismerhesse. A gyakornoknak együtt kell mőködnie a szakmai segítıjével, és törekednie kell a gyakorlati ismeretek elsajátítására. A szakmai segítınek a munkakör önálló ellátásához szükséges ismereteket át kell adnia a gyakornoknak, és a gyakornokot hozzá kell segítenie a gyakornoki ismeretek megszerzéséhez, továbbá rendszeresen értékelnie kell a gyakornok tevékenységét. 8
8. A gyakornoki tapasztalatszerzés, számonkérés módszerei Idıszak Szakasz megnevezése Kezdı szakasz (0-1 év) Haladó szakasz (1-2 év) Befejezı szakasz (2-3 év) Tapasztalatszerzés módszere Konzultáció a szakmai segítıvel Konzultáció egyéb közvetlen munkatárssal Konzultáció a vezetıkkel Részvétel team munkában Részvétel intézményi és az adott szervezeti egység értekezletein Konzultáció a szakmai segítıvel Konzultáció egyéb közvetlen munkatárssal Konzultáció a vezetıkkel Részvétel team munkában Részvétel intézményi és az adott szervezeti egység értekezletein Konzultáció a szakmai segítıvel Konzultáció egyéb közvetlen munkatárssal Konzultáció a vezetıkkel Részvétel team munkában Részvétel intézményi és az adott szervezeti egység értekezletein Számonkérés módszere Konzultáció Gyakorlati munka (rendezés felügyelet mellett, ügyfeles munka felügyelet mellett, kutatók kiszolgálása) Konzultáció Gyakorlati munka (rendezési terv készítése önállóan, rendezés team munkában felügyelet mellett, ügyfeles munka felügyelet mellett, kutatók kiszolgálása) Konzultáció Gyakorlati munka (rendezés önállóan és team munkában, ügyfeles munka önállóan, kutatók kiszolgálása) 9
9. A szakmai segítı kijelölése, feladata A szakmai segítıt (segítıket) az intézmény fıigazgatója jelöli ki munkakörönként, az intézményben legalább öt éve alkalmazott, legalább tíz éves gyakorlattal rendelkezı kollégák közül. A szakmai segítı munkaköri leírásában jelölni kell a három évre szóló szakmai vezetıi feladattal való megbízást. A gyakornoki idı kikötésekor a munkáltató köteles tájékoztatni a közalkalmazottat a gyakornoki idı alatti szakmai segítı személyérıl. Másik szakmai segítıt kell kijelölni, ha a kinevezésben a munkavégzés helyének vagy a munkakörnek a módosítása ezt indokolttá teszi. A szakmai segítı feladata különösen: Elkészíti a gyakornoki programot a gyakornokkal egyeztetve Az intézményvezetıvel jóváhagyatja a gyakornoki programot Segíti a gyakornokot az általános követelményekben meghatározott jogszabályok, intézményi alapdokumentumok, szabályzatok megismerésében, értelmezésében. Felkészíti az intézményi feladatok szakszerő alkalmazására. Segíti a gyakornoki szabályzatban meghatározott feladatok ellátásában, az intézményi feladatok megismertetésében, részt vesz az adott szervezeti egység, munkaközösség munkájának a bemutatásában, a helyi kommunikációs szokások megismertetésében. Szükség szerint ellenırzi a gyakornok munkáját. Rendelkezésre áll a problémák megbeszéléséhez, a kérdések megválaszolásához. Segíti a gyakornokot az adminisztráció elvégzésében, folyamatosan ellenırzi a teljesítését Félévente szövegesen, írásban értékeli a gyakornok teljesítményét. Az értékelésbe bevonja mindazokat a kollégákat, akik adott idıszakban részt vettek a gyakornok beilleszkedésének segítésében. Értékelését minden esetben összeveti a gyakornok önértékelésével, és az intézményvezetıvel egyeztetve meghatározza a gyakornok további teendıit, feladatait, a fejlesztési irányokat. 10
10. A gyakornok értékelése, minısítése A gyakornok értékelése során kiemelten jelenik meg a végzett munka minıségének értékelése, valamint a munkavégzés során tanúsított viselkedés. A gyakornok értékelésének, minısítésének kiemelt szempontjai a tudás használata, széleskörő szakmai tartalmi tudás, probléma megoldási készségek döntéshozatal, célok meghatározása, érzékenység a kontextus iránt, a levéltári munka iránti elkötelezettség, együttmőködés a munkaközösséggel. 10.1 A gyakornok értékelésének eljárásrendje A gyakornoki idı elsı két évében fejlesztési célú értékelés folyik. Célja: a gyakornok beilleszkedésének segítése, munkájának, viselkedésnek fejlesztése, a motiváció és szakmai fejlıdés elısegítése. A gyakornok fejlesztı értékelését félévente a szakmai segítı készíti el. Az értékelésbe bevonja a gyakornok felkészítésében részt vevı egyéb kollégákat is, valamint figyelembe veszi a gyakornok által készített önértékelést. Az értékelı megbeszélés lépései: A gyakornok önértékelése A szakmai segítı értékelése Az eltérı vélemények megbeszélése A problémák feltárása, megbeszélése A következı idıszak fejlesztési területeinek meghatározása A résztvevık feladatainak meghatározása Az értékelı lap kitöltése, aláírása Az értékelı megbeszélésen a szakmai segítı és a gyakornok vesz részt. Az értékelı lapot a szakmai segítı és a gyakornok írja alá. A gyakornoknak lehetıséget kell adni, hogy észrevételeit, megjegyzését az értékelı lapon rögzítse. Az értékelı lap egy aláírt 11
példányát a gyakornoknak át kell adni. Az értékelı lapot a szakmai segítı ırzi a gyakornoki idı leteltéig, majd a minısítés után megsemmisíti. 10.2 A gyakornok minısítésének eljárásrendje A gyakornoki idı lejártának hónapjában a gyakornokot minısíteni kell. A minısítést az általános szabályok szerint kell elvégezni - melyeket a Kjt. 40. - a tartalmazza az alábbi eltérésekkel. A minısítés eredményeként megfelelt és nem megfelelt minısítés adható. Ha a gyakornok nem megfelelt minısítést kap, a közalkalmazotti jogviszony a törvény erejénél fogva megszőnik a minısítés eredményének ismertetését követı 10. napon. A gyakornok minısítését az intézmény fıigazgatója végzi. Döntése elıtt beszerzi a szakmai segítı véleményét, javaslatát, valamint a közvetlen felettes (amennyiben nem azonos a szakmai segítıvel) véleményét, javaslatát, figyelembe veszi a megelızı, félévenkénti értékelés megállapításait, a fejlesztési javaslatok megvalósulását. A minısítést szintén értékelı megbeszélés elızi meg. Az értékelı megbeszélésen a szakmai segítı, a gyakornok és az intézményvezetı vesz részt. A minısítést megelızı értékelı megbeszélés lépései: A gyakornok tájékoztatása a minısítés céljáról, menetérıl, jogkövetkezményérıl A gyakornok tájékoztatása a minısítés eredményéhez kapcsolódó jogorvoslati lehetıségrıl A gyakornok önértékelése, mely összefoglalja a gyakornoki programban meghatározott célok elérésének értékelést is A szakmai segítı összegzı értékelése A vezetı értékelése Az eltérı vélemények megbeszélése A minısítı lap kitöltése, aláírása A minısítı lapon a minısítést nem megfelelt minısítés esetén indokolni kell, az indoklásnak valósnak, okszerőnek kell lenni. A minısítı lapot az intézményvezetı, a szakmai segítı és a gyakornok írja alá. A minısítı lap részét képezi a közalkalmazott személyi anyagának. 12
11. Záró rendelkezések A gyakornoki szabályzatban foglaltakról a szakmai munkaközösségek véleményt nyilvánítanak. A gyakornoki szabályzat a Közalkalmazotti Tanács és a reprezentatív szakszervezet véleményének kikérése után került kiadásra. A gyakornoki szabályzatot az intézmény honlapján nyilvánosságra kell hozni. 13
12. Záradék A gyakornoki szabályzatot a vezetıi értekezlet véleményezte. Kelt.: Budapest, 2009. június 26. Jóváhagyom: Prof. Dr. Gecsényi Lajos fıigazgató 14
Mellékletek 1. 1. számú melléklet: Értékelı lap 2. 2/1. számú melléklet: Minısítı lap 3. 3. számú melléklet: A gyakornoki idı kikötése szempontjából az intézmény alaptevékenységével összefüggı levéltári szakmai munkakörök A szabályzathoz készült egyéb segédanyagok A gyakornok önértékelésének szempontjai A gyakornok felkészítésének lehetséges fıbb témakörei A gyakornoki programban szereplık feladatai Szempontok a szakmai segítı/segítık kiválasztásához 15
1. számú melléklet Munkáltató megnevezése:... Címe:... Értékelı lap AZ ÉRTÉKELT SZEMÉLYI ADATAI Név:... Születési hely, idı:... Az értékelés idıpontja:... Az értékelés megállapításai:... Fejlesztendı területek:... Javasolt célok, feladatok:... Az értékelés során az alábbi kollégák véleményt nyilvánítottak:... Az értékelt észrevételei:... értékelést végzı szakmai segítı értékelt gyakornok 16
2. számú melléklet Minısítési lap 1. A közalkalmazott személyi adatai Neve: Születési neve: Anyja neve: Születési hely, idı: 2. A közalkalmazotti jogviszonnyal kapcsolatos adatok A közalkalmazotti jogviszony kezdete: A közalkalmazott besorolása: A vezetıi megbízás/munkakör betöltésének kezdete: A minısítés indoka: 3. A közalkalmazott minısítésének szempontjai 3.1. A munkakör ellátása szempontjából szükséges szakmai ismeretek Kiemelkedı (3 pont) - Megfelelı (2 pont) - Kevéssé megfelelı (1 pont) - Nem megfelelı (0 pont) Szöveges indokolás: 3.2. A munkakör ellátása során végzett szakmai, gyakorlati munka Kiemelkedı - Megfelelı - Kevéssé megfelelı - Nem megfelelı Szöveges indokolás: 3.3. A szakmai munkával kapcsolatos problémamegoldó képesség Kiemelkedı - Megfelelı - Kevéssé megfelelı - Nem megfelelı Szöveges indokolás: 3.4. A munkavégzéssel kapcsolatos felelısség és hivatástudat Kiemelkedı - Megfelelı - Kevéssé megfelelı - Nem megfelelı Szöveges indokolás: 3.5. A munkavégzéssel kapcsolatos pontosság, szorgalom, igyekezet Kiemelkedı - Megfelelı - Kevéssé megfelelı - Nem megfelelı Szöveges indokolás: 3.6. A végrehajtási rendelet által meghatározott egyéb szempontok: (150/1992. (XI.20.)Korm. rendelet) A teljesítmény-követelményeknek való megfelelés Kiemelkedı - Megfelelı - Kevéssé megfelelı - Nem megfelelı Szöveges indokolás: 4. Vezetıi megbízásához/munkakörhöz kapcsolódó minısítési szempontok 4.1. A vezetı által irányított szervezeti egység/intézmény munkájának színvonala 17
Kiemelkedı - Megfelelı - Kevéssé megfelelı - Nem megfelelı Szöveges indokolás: 4.2. A vezetı által irányított szervezeti egység/intézmény munkavégzésének szervezése Kiemelkedı - Megfelelı - Kevéssé megfelelı - Nem megfelelı Szöveges indokolás: 5. A közalkalmazott munkavégzésével kapcsolatos egyéb lényeges körülmény, megjegyzés, a kevéssé alkalmas területek fejlesztésére vonatkozó javaslatok, célkitőzések: 6. A közalkalmazott minısítése kiválóan alkalmas (80-100%) - alkalmas (60-79%) - kevéssé alkalmas (30-59%) - alkalmatlan (30% alatt) Szöveges indokolás: 7. A közalkalmazott által a minısítésre tett észrevétel: Jogorvoslati lehetıség: Jelen minısítés hibás, vagy valótlan ténymegállapításainak, illetve személyiségi jogát sértı megállapításainak megsemmisítése érdekében a minısítés közlésétıl számított 30 napon belül a területileg illetékes munkaügyi bírósághoz fordulhat. Kelt: A minısítés megállapításait a közalkalmazottal ismertettem. A minısítésben részt vettem, tartalmával egyetértek A minısítés tartalmát ismerem, észrevételeimet megtettem.... fıigazgató minısítést végzı szakmai segítı minısített 18
3. számú melléklet A gyakornoki idı kikötése szempontjából az intézmény alaptevékenységével összefüggı szakmai munkakörök - a 150/1992 (XI.20.) NKÖM rendelet I. számú melléklete és a 2/1993 (I.30.) MKM rendelet melléklete alapján Levéltári szakmai munkakörök Fizetési osztályok A B C D E F G H I J fılevéltáros * * * levéltáros * * segédlevéltáros * * * levéltári fırestaurátor * * * levéltári restaurátor * * * levéltári segédrestaurátor * * levéltári könyvtáros * * * * * levéltári könyvtáros asszisztens * levéltári kezelı * * levéltári fotós * levéltári könyvkötı * * * * * levéltári informatikus * * levéltári rendszerszervezı * * levéltári adatrögzítı * * * * * * * * * 19
Segédanyagok A gyakornok önértékelésének szempontjai A gyakornoki szabályzatban megjelölt kiemelt szempontokon felül az alábbiak szerint készülhet fel a gyakornok az önértékelésre: Mely feladatok voltak számára a legfontosabbak, legérdekesebbek? Mely feladatok igényelték a legtöbb felkészülést? Milyen eredményeket ért el? Sikerült-e a kitőzött célokat megvalósítania? Milyen problémákba ütközött a feladatok megvalósítása során? Eddigi tapasztalatai alapján hogyan lehetne ezeket a problémákat kiküszöbölni? Meglátása szerint mik az erısségei, gyengeségei? Mely területeken szeretne több tapasztalatot szerezni? Vannak-e olyan képességei, amelyeket az eddigiekben nem használt, de szeretné jobban érvényesíteni? Milyen segítségre lenne szüksége az intézményvezetı részérıl? Milyen segítségre, támogatásra lenne szüksége a szakmai segítı részérıl? Milyen segítségre, támogatásra lenne szüksége a többi kolléga részérıl? A gyakornok értékelı megbeszélésre való felkészülését segítheti az alábbi önismereti kérdıív is: Hányszor végzett pontatlan munkát? Hányszor késett határidıvel? Milyen típusú feladatokkal voltak problémái? Ismeri az Önnel szemben támasztott követelményeket, elvárásokat? Ha hibázott kiben, miben kereste az okokat? Magában, kollégákban, egyéb külsı körülményekben? Megfelelınek tartja-e az idıgazdálkodását? A feladatok megoldása során kialakít-e prioritásokat? Ezeket betartja-e? Felméri-e elıre a megvalósítás lehetıségeit? 20
Képes-e megfelelı részfeladatokra bontani a megoldandó problémát? Megítélése szerint megfelelı szinten ismeri-e a szakmai szabályokat, elıírásokat? Szigorúan betartja-e a szabályokat, szakmai elıírásokat? Amióta befejezte tanulmányait megtett-e mindent, hogy tudása naprakész legyen? Ön szerint milyen kép alakult ki Önrıl a vezetıiben, szakmai segítıjében, munkatársaiban, a kutatókban és az ügyfelekben? Amennyiben voltak konfliktusok, mi lehet ezek forrása? Döntéseiben elfogulatlan tud lenni? Vállalta feladataiért, döntéseiért a felelısséget? Hányszor kellett a vezetı, más kolléga segítségét kérnie egy konfliktus megoldásához. A gyakornok felkészítésének lehetséges fıbb témakörei (a szakmai segítı számára) Szervezeti kultúra megismerése: a) A közalkalmazotti lét, a levéltáros hivatás, a szakmai munka, pálya megismerése b) Az intézmény egységeinek, folyamatainak, feladatainak, a benne dolgozóknak a megismerése c) Az intézményi mőködést szabályozó dokumentumoknak a megismerése d) A szervezeti kultúra jellemzıinek, belsı értékeinek a megismerése e) A levéltáros etika, viselkedés szabályainak megismerése f) Viselkedés szabályai a vezetıkkel, munkatársakkal, kutatókkal, ügyfelekkel. g) A kommunikáció szabályai vezetıkkel, munkatársakkal, kutatókkal, ügyfelekkel, ill. mindazokkal, akikre kiterjednek az intézmény kapcsolatai A szervezet megismertetése: a) A levéltári rendszer felépítése b) Szervezeti struktúra c) Kinevezés d) Munkakör e) A szolgálati út 21
(a gyakornoki szabályzatban meghatározott jogszabályok, intézményi alapdokumentumok alapján) Kompetenciák fejlesztése: f) Erısségek, gyengeségek g) Kompetenciák h) Képességleltár i) Célok, ambíciók j) Saját fejlıdési területek meghatározása k) Szerepek a csoportban l) Idıgazdálkodás m) Kommunikáció n) Konfliktuskezelés o) Együttmőködés 22
A gyakornoki programban szereplık feladatai Az intézmény vezetıjének feladatai: A szakmai segítı feladatai: A többi munkatárs A gyakornok feladatai: feladata: 1. A belépési adminisztráció, a megismerendı jogszabályok, dokumentumok elıkészítésének, rendelkezésre bocsátásának megszervezése. 2. Munkahely, szakmai segítı kijelölése. 3. Munkatársak tájékoztatásának, gyakornok bemutatásának megszervezése. 4. A gyakornok tájékoztatása illetve annak megszervezése - a munkafeladatairól, a munkaköri követelményekrıl, a munkarendrıl, a lehetséges szociális ellátásokról, a szervezet felépítésérıl, a gyakornoki rendszerrıl, a gyakornok értékelésének, minısítésnek speciális szabályairól, az egyéni ambíciók megvalósulásának lehetıségeirıl, a továbbképzési rendszerrıl. 1. Önfejlesztés a szakmai segítıi szerep ellátására. 2. A gyakornoki program elkészítése. 3. Az együttmőködés feltételeinek egyeztetése. 4. Folyamatos rendelkezésre állás szükség szerint a problémák megbeszéléséhez, a kérdések megválaszolásá hoz. 5. Beszámolás az intézményvezetınek a gyakornoki program menetérıl. 6. A gyakornok értékelése. 7. Részvétel a gyakornok minısítésében. 1. Együttmőködés a szakmai segítıvel a gyakornoki program végrehajtásában. 2. A gyakornok támogatása, megfelelı tájékoztatása. 3. A gyakornok segítése szakmai anyagokkal. 4. A szakmai segítı kérésére a gyakornok munkájáról, teljesítményérıl vélemény formálása. 1. A gyakornoki program feladatainak végrehajtása. 2. A jogszabályok, dokumentumok tanulmányozása, értelmezése a szakmai segítıvel. 3. A szervezet mőködési rendjének megismerése. 4. A szolgálati út megismerése. 5. Elvárások, viselkedési szabályok megismerése, betartása. 6. Önértékelés 7. Saját fejlıdési területek meghatározása. 8. A problémák jelzése, kérdések feltevése. 23
5. A szakmai segítı által elkészített gyakornoki program jóváhagyása. 6. Rendelkezésre állás szükség szerint a problémák megbeszéléséhez, a kérdések megválaszolásához. 7. A gyakornoki program nyomon követése (a szakmai segítı beszámoltatása). 8. A gyakornok minısítése. 24
Szempontok a szakmai segítı/segítık kiválasztásához a kezdı levéltáros segítıje lehetıség szerint ne legyen a felettese, mert így a mentorálás, szakmai segítés mint folyamatos értékelés jelenhet meg, félı, hogy a gyakornok így kevésbé mer majd szabadon kérdéseket megfogalmazni, fontos, hogy hasonló legyen az érdeklıdési körük, hasonló elveket valljanak a levéltáros hivatásáról, ha van lehetıség, több segítı közül választani, akkor ügyelni kell arra, hogy ugyanabból a korosztályból, a jó mentor elfogadja a gyakornokot, a mentornak a gyakornokot, mint professzionális kollégát kell kezelnie, engednie kell kibontakozni, a gyakornoknak szüksége van a gyakorlatra, és a törıdı útmutatásra. 25