AJÁNLATTÉTELI FELHÍVÁS közbeszerzési eljárás megindítására Tisztelt Ajánlattevő! A Forum Hungaricum Közhasznú Nonprofit Korlátolt Felelősségű Társaság ez úton kéri fel ajánlattételre az Ön által képviselt céget, mint ajánlattevőt (a továbbiakban: ajánlattevő) a jelen ajánlattételi felhívásban nevezett feladat elvégzésére a felhívásban írtak szerint, és az abban foglalt feltételek figyelembevételével. 1./ AJÁNLATKÉRŐ NEVE ÉS CÍME Név: Forum Hungaricum Közhasznú Nonprofit Korlátolt Felelősségű Társaság Képviseli: Englert Róbert ügyvezető Székhely: 1051 Budapest, Erzsébet tér 13. Kapcsolattartási pontok: Név: Ferencz Alexandra Telefonszám: +36 1 327 7200 E-mail cím: alexandra.ferencz@designterminal.hu Név: Bendsák Ágnes Telefonszám: +36 1 327 7200 E-mail cím: agnes.bendsak@designterminal.hu 2./ ELJÁRÁS FAJTÁJA Ajánlatkérő a közbeszerzésekről szóló 2011. évi CVIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.) Harmadik része szerint, a Kbt. 121. (1) bekezdés b) pontjára tekintettel a Kbt. 122. (7) bekezdés a) pontja alapján indítja hirdetmény közzététele nélküli tárgyalásos eljárást folytat le, melynek értelmében legalább három ajánlattevőnek 1 köteles egyidejűleg, közvetlenül írásbeli ajánlattételi felhívást küldeni. 3./ A DOKUMENTÁCIÓ RENDELKEZÉSRE BOCSÁTÁSÁNAK MÓDJA Ajánlatkérő külön ajánlattételi dokumentációt nem készít, a jelen ajánlattételi felhívás tartalmazza az eljárás részletes feltételeit, a műszaki leírást és az eljárás eredményeként megkötendő szerződéstervezetet. 1 Kbt. 122. (8) bekezdése értelmében: olyan gazdasági szereplőknek kell ajánlattételi felhívást küldeni, amelyek mikro-, kis- vagy középvállalkozásnak minősülnek vagy költségvetési szervek, és amelyek a szerződés teljesítésére való alkalmasság feltételeit az ajánlatkérő megítélése szerint feltehetőleg teljesíteni tudják. A kis- és középvállalkozásokról, fejlődésük támogatásáról szóló 2004. évi XXXIV. törvény 3. (4) bekezdésében foglalt korlátozó rendelkezés az ilyen eljárásokban nem alkalmazandó.
4./ A KÖZBESZERZÉS TÁRGYA, MENNYISÉGE Vállalkozási keretszerződés, melynek tárgya a Forum Hungaricum Nonprofit Kft. által megszervezendő Central European Fashion Days elnevezésű rendezvény kommunikációs feladatainak ellátása (médiastratégia alkotás, médiakampány tervezése, médiavásárlás, kreatív tervezés és gyártás). Feladat meghatározás: - Médiastratégia alkotás, - médiakampány tervezése, - médiavásárlás, - kreatív tervezés - kreatív gyártás, kivitelezés. A leendő vállalkozó feladata a Forum Hungaricum Nonprofit Kft. Central European Fashion Days elnevezésű, 2013. június 7-től 9-ig tartó rendezvénye általános kommunikációs és marketing tevékenységének médiastratégia alkotás, médiakampány tervezése, médiavásárlás, kreatív tervezés és gyártás eredményes végrehajtása érdekében teljes körű, szakszerű és határidőre történő tájékoztatási feladatok megvalósítása, javaslatok összeállítása az alább meghatározott részfeladatok szerinti bontásban. A leendő vállalkozó köteles biztosítani a Forum Hungaricum Nonprofit Kft. által megjelölt feladatok ellátásához szükséges szakembereket: legalább 3 fő felsőfokú végzettséggel rendelkező szakembert, akik külön-külön legalább 3 éves médiaügynökségi gyakorlattal rendelkeznek. A 3 főn belül legalább 1 fő senior médiatervező-médiavásárló, 1 fő ügyfélkapcsolati menedzser, és 1 fő média stratégiai tervező legyen, legalább 1 fő kreatív státuszú, minimum 3 év reklámügynökségi gyakorlattal rendelkező szakembert; legalább 1 fő online kreatív szakembert, 3 év online kreatív területen szerzett tapasztalattal; legalább 1 fő felsőfokú végzettséggel és legalább 3 éves szakmai gyakorlattal rendelkező BTL szakembert. A leendő vállalkozó köteles kijelölni egy kapcsolattartót, akinek a feladata az ügynökségi szolgáltatások és kampányok koordinálása, kapcsolattartás a megrendelővel és a teljesítésbe bevont többi vállalkozóval, részvétel a megrendelővel folytatott megbeszéléseken, a szerződéssel kapcsolatos adminisztratív feladatok ellátása, kampánytervek, javaslatok és árajánlatok készítése a megrendelő igényei alapján, valamint a kampányok költségvetésének felügyelete. Feladatelírás: Jelen dokumentum Vállalkozási keretszerződés a Forum Hungaricum Nonprofit Kft. Central European Fashion Days elnevezésű, 2013. június 7-től 9-ig tartó rendezvénye kommunikációs feladatainak ellátására (médiastratégia alkotás, médiakampány tervezése, médiavásárlás, kreatív tervezés és gyártás) tárgyú közbeszerzési eljáráshoz készült feladatleírás, amely rögzíti az ATL és BTL kommunikáció tárgyát, iránymutatást ad, a kampányokra vonatkozóan segíti a leendő vállalkozók munkáját. Ügynökségi feladat: ATL és BTL kampány tervezése, kivitelezése a Central European Fashion Days elnevezésű, 2013. június 7-től 9-ig tartó rendezvény kommunikációja esetén. 2
CENTRAL EUROPEAN FASHION DAYS ELNEVEZÉSŰ ESEMÉNY KOMMUNIKÁCIÓJA A leendő vállalkozó feladata a Forum Hungaricum Nonprofit Kft. Central European Fashion Days elnevezésű, 2013. június 7-től 9-ig tartó rendezvénye általános kommunikációs és marketing feladatainak ellátása során médiastratégia alkotás, médiakampány tervezése, médiavásárlás, kreatív tervezés és gyártás, eseti megrendelések alapján. Háttér: A Design Terminál 2013-ban ismét, immár harmadik alkalommal írja ki a Gombold újra! öltözéktervezési pályázatot. A pályázat, majd az azt követő kampány és az ajánlatkérő részére lebonyolításra kerülő záróesemény, a Central European Fashion Days mely magában foglalja a VIP fashion showt, a Gombold újra! Közép-Európa pályázat döntőjét, a régió országaiból meghívott tervezők bemutatóját és a nemzetközi buyereknek szóló showroomot is - célja ezúttal is a magyar kreatív ipar, a fiatal magyar divattervezők támogatása és fókuszba helyezése, valamint a hazai tehetségek elindítása a sikeres vállalkozás útján. 2011-ben 450, 2012-ben már 1000 fiatal divattervező jelentkezett a Gombold újra! pályázatra. A győztesek értékes nyereményekkel gazdagodtak, és a közönség is megismerkedhetett a magyar divattervezők munkáival. A tervezők inspirációs forrását a gazdag magyar divathagyományok adták, melynek kiaknázása lehetőséget biztosított a tehetséges fiatal tervezőknek, hogy megismerhesse őket a szakma. A kezdeményezéshez jelentős médiakampány - Glamour, Marie Claire, Joy, ELLE, Wall Street Journal és a The Economist - kapcsolódott, melynek segítségével a magyar tervezők a hazai és a nemzetközi figyelem fókuszába kerültek. 2012 tavaszán a pályázati divatbemutató mellett immár tíz elismert magyar divattervező is bemutatkozott a 2012/2013 őszi-téli kollekcióival, bizonyítva, hogy tehetségekben nincs hiány. Mindösszesen 8000 érdeklődő látogatta meg a rendezvényt, az élő közvetítést 4800 néző követte figyelemmel, az egyórás televízió műsor országszerte 700 000 nézőhöz jutott el. A rendezvény a magán- és kockázati tőkebefektetés szempontjából is ráirányította a figyelmet a divatra, jelezve, hogy érdemes foglalkozni ezzel a kreatív iparággal. A kezdeményezés 2013-ban tovább fejlődik, s ezúttal Gombold újra! Közép-Európa címmel kerül meghirdetésre. A megújulás központi gondolata, hogy a pályázó tervezők a magyar viselettörténet értékei mellett immár a régió, a kulturális értelemben vett Közép-Európa változatos hagyományaira is tekinthetnek inspirációként miközben feladatuk változatlan marad: a kortárs divat trendjeibe illeszkedő, jellegzetes ruhadarabok és kiegészítők megtervezése, ezzel is hozzájárulva a régió közös értékeinek újbóli felfedezéséhez. A pályázat mellett a 2013. június 7-9. között megrendezendő Gombold újra! Közép-Európa pályázat döntőjében mely magában foglalja a régió országaiból meghívott tervezők bemutatóját és a nemzetközi buyereknek szóló showroom-ot is egyre nagyobb szerepet kap a meghívott tervezők bemutatója : idén a visegrádi országok négy-négy legjobb tervezője mutatja be aktuális, 2013/2014 FW kollekcióját. A jelen közbeszerzési eljárás tárgyát képező 2013. június 7-től június 9-ig tartó rendezvény neve ezért Central European Fashion Days, utalva középtávú célunkra, hogy a jövőben Budapest központtal létrehozzuk a régió hivatalos divathetét (Central European Fashion Week). 3
Küldetés: A közép-európai régióban rejlő kreatív szellemi értékeknek nemzetközi szinten is van létjogosultsága. A régió gazdag kultúrája és hagyományai a divat segítségével modern nyelvre fordíthatóak. A piacra lépés lehetőségét biztosítva a fiatal tehetségeknek, növelhetjük a régióban rejlő gazdasági és szellemi potenciált. Az összefogás révén közösséget teremtünk, amely hozzásegíti a régiót a nemzetközi piac felé történő hatékony kommunikációhoz és kapcsolatépítéshez. Budapest felvállalhatja a közép-európai tehetséges és kreatív tervezők képviseletét. Üzenet A közép-európai régióban rejlő kreatív értékek nemzetközileg is versenyképesek. A régió gazdag kulturális öröksége a divat segítségével korszerű nyelvre fordítható. Budapest felvállalja a közép-európai kreativitás képviseletét. Célcsoportok a) Hazai általános célcsoportok Aktív kultúrafogyasztó rétegek Hazai termékek vásárlására fokozottan nyitott társadalmi csoportok Most vagy a közeli jövőben aktív fogyasztóvá váló, saját keresettel még nem rendelkező fiatalok b) Nemzetközi szakmai célcsoportok Közép-európai országok divatipari szereplői (intézményi és egyéni érintettek) Közép-európai országok kiemelten olvasott sajtótermékeinek újságírói Globális divatsajtó és politikai sajtó kulturális rovatainak újságírói Nemzetközi portfolióra szakosodott üzletek buyerei A közbeszerzés tárgya által érintett rendezvény: IDŐPONTJA: 2013. június 7. - június 9. HELYSZÍNE: Millenáris B csarnok (1024 Budapest, Kis Rókus u. 16-20.), A38 Hajó (Petőfi híd budai hídfő), Design Terminál (1051 Budapest, Erzsébet tér 13.), Corinthia Hotel Budapest (1073 Budapest, Erzsébet körút 43-49.) Programok 2013. június 7. VIP fashion night (tervezett időtartam: 19.00. - 23.00. óráig tervezett helyszín: A38 Hajó, Petőfi híd budai hídfő) 4
2013. június 8. Divatbemutató a közép-európai régió - Csehország, Lengyelország, Magyarország, Szlovákia - legjobb tervezőinek 2013/2014 őszi-téli kollekcióiból (tervezett időtartam: 17.00 23.00. óráig tervezett helyszín: Millenáris B csarnok, 1024 Budapest, Kis Rókus u. 16 20.) Divatbemutató a pályázat döntőbe jutott kollekcióiból (tervezett időtartam: 17.00 23.00. óráig tervezett helyszín: Millenáris B csarnok, 1024 Budapest, Kis Rókus u. 16 20.) Divatbemutató a Gombold újra! pályázat 2011-es és 2012-es döntőseinek 2013 tavaszi-nyári kollekcióiból (tervezett időtartam: 17.00 23.00 óráig tervezett helyszín: Millenáris B csarnok, 1024 Budapest, Kis Rókus u. 16 20.) A divatbemutatók egymást követően kerülnek majd a Millenáris B csarnokban megrendezésre, 20-30 perces szünetekkel várhatóan egy-egy divatbemutató időterjedelme 120-150 perc. 2013. június 9. Showroom a nemzetközi buyerek számára (tervezett időtartam: 10.00 17.00. óráig tervezett helyszín: Design Terminál, 1051 Budapest, Erzsébet tér 13. vagy Corinthia Hotel Budapest, 1073 Budapest, Erzsébet körút 43-49.) Feladatok az eseti megrendelések teljesítésénél: 1. Gyártási-, kampányszervezési- és ügyfélkapcsolati feladatok, irodai költségek A leendő vállalkozó feladata a kommunikációs kampányokhoz kapcsolódó gyártási, kampányszervezési feladatok ellátása is. A leendő vállalkozó köteles biztosítani a Forum Hungaricum Nonprofit Kft. által megjelölt feladatok ellátásához szükséges szakembereket (account, szövegíró, stratégiai tervező, art director és produkciós munkatársakat). A leendő vállalkozó köteles emellett kijelölni egy kapcsolattartót, akinek a feladata a kampányok koordinálása, kapcsolattartás a teljesítésbe bevont többi vállalkozóval és a megrendelővel, részvétel a megrendelővel folytatott megbeszéléseken, a szerződéssel kapcsolatos adminisztratív feladatok ellátása, valamint kampánytervek készítése, árajánlat készítése a megrendelő igényei alapján, és a kampányok költségvetésének felügyelete. Eseti megrendelések alapján a leendő vállalkozó felel a kommunikációs kampányokhoz kapcsolódó gyártási, gyártás-előkészítési feladatokért. A Forum Hungaricum Nonprofit Kft. kampányai elsősorban társadalmi célú kampányok. (Az esetlegesen, kampány közben felmerülő adatváltozások miatt történő újragyártási költséget a különböző média típusra kedvezményesen kaphassa meg a megrendelő.) A leendő vállalkozó felel a tartalmak médiatörvénynek való megfeleléséért, illetve a megfelelő jogdíjak beszerzéséért. A javasolt tartalmak nem sérthetnek etnikai, kisebbségi jogokat, nem buzdíthatnak közerkölcssértésre. 5
A kampányok lebonyolítása során a szerződés teljes időtartama alatt a teljesség igénye nélkül várhatóan az alábbi gyártási, gyártás-előkészítési feladatok merülnek fel: a) Gyártási, gyártás-előkészítési feladatok (print- és online produkció) Ügynökség feladata a megrendelés szerinti előkészítési és gyártási feladatok teljes körű elvégzése az anyagleadásig. Például: Sajtóhirdetés mutáció formátum- és elrendezésbeli változással Sajtóhirdetés mutáció méretbeli változással Citylight nyomdai eredetijének elkészítése Beltéri plakát mutáció méretbeli változással Banner mutáció méretbeli változással Banner programozás html Banner programozás flash Az ajánlatban megadott gyártási, gyártás-előkészítési díjaknak valamennyi kapcsolódó költséget tartalmazniuk kell, azokon felül egyéb tétel (pl. jutalék) nem számolható el, beleértve a technikai költségeket is pl.: futárköltség Budapesten belül, film, CD, DVD kiadókba juttatása, illetve adáskazetták elektronikus médiumokhoz történő eljuttatása. A megadott munkadíjnak tartalmaznia kell az irodai költségeket, s minden, a munkával kapcsolatban felmerülő, a feladatleírásban szereplő költségeket, például papír, borítékköltség stb. A költségek nem tartalmazhatják az utazási költségeket, postai költségeket, grafikai tervezési, médiafoglalási és kivitelezési költségeket. b) Nyomtatás Plakátok és a kampányokhoz, rendezvénykommunikációhoz tartozó nyomdai anyagok teljes körű kivitelezése. 2. Médiastratégia kialakítása, médiatervezés és vásárlás A tevékenység célja a kommunikációs üzenetek hatékony és széleskörű továbbítása a konkrét brief alapján és a célok függvényében a következő csatornák valamelyikén keresztül: országos és regionális napilapok havilapok, hetilapok, folyóiratok online média és social média közterületi megjelenések Az árajánlat összeállítása során a digitális formátumban átadásra kerülő excel táblázatban szereplő kommunikációs csatornákat kérjük figyelembe venni. Az ajánlattevő szabadon javasolhat más lap-, médiakategóriákat (Kantar Média szerinti besorolás) és egyéb médiumokat is. Országos napilapok: Blikk, Expressz, Magyar Hírlap, Magyar Nemzet, Metropol, Napi Gazdaság, Nemzeti Sport, Népszabadság, Népszava, Bors, Világgazdaság. 6
Megyei napilapok: 24 Óra, Békés Megyei Hírlap, Délmagyarország, Észak-Magyarország, Fejér Megyei, Dunaújvárosi Hírlap, Hajdú-Bihari Napló, Heves Megyei Hírlap, Kelet-Magyarország, Kisalföld, Nógrád Megyei Hírlap, Petőfi Népe, Somogyi Hírlap, Tolnai Népújság, Új Dunántúli Napló, Új Néplap, Vas Népe, Zalai Hírlap, Veszprém Megyei Napló Hetilapok, Kétheti lapok, Havilapok: Best, Blikk Nők, Budapesti Piac, Exit, Figyelő, Heti Válasz, Hölgyvilág, HVG, Kiskegyed, Magyar Narancs, Maxima, Meglepetés, Nők Lapja, Pesti Est, RTV Tipp, Story Magazin, Színes RTV, TVR Hét, TVR Újság, Vasárnap Reggel, Vasárnapi Blikk, Vidéki Est Lapok, Kommentár, Képmás, Múlt-kor, Hamu és Gyémánt Lapkiadó kiadványai, női havilapok, Mérnök Újság, Kistermelők Lapja, Szépirodalmi Figyelő, Kortárs, Nagyvilág, Magyar Napló, Magyar Szemle Közterületi megjelenések: Minőségi felületek a stratégiai terv alapján, célcsoport alapú elérési adatokkal: citylight Online felületek: a5.hu, auto2.hu, autonavigator.hu, autosforum.hu, blikk.hu, borsonline.hu, est.hu, expressz.hu, fn.hu, freemail.hu, facebook.com, figyelőnet.hu, gportal.hu, habostorta.hu, hirado.hu, hirkereso.hu, hirstart.hu, hvg.hu, index.hu, iwiw.hu, jobinfo.hu, jobmonitor.hu, kamionhirek.hu, mtv.hu, myvip.com, napigazdasag.hu, noklapja.hu, nol.hu, origo.hu, port.hu, portfolio.hu, privatbankar.hu, profession.hu, rtlklub.hu, startlap.hu, stop.hu, story.hu, totalcar.hu, tv2.hu, vezess.hu, vilaggazdasag.hu, femina.hu A vállalkozó köteles a lemondással kapcsolatos ügyintézést is elvégezni. Lemondás esetén a számlákkal igazolt, ténylegesen felmerült költségeket téríti meg a megrendelő, az adott médium lemondási szabályait figyelembe véve. A vállalkozónak igazolnia kell, hogy a lemondással kapcsolatban időben intézkedett, annak érdekében, hogy a lemondási díj a lehető legalacsonyabb legyen. További elvárások: A médiatervek elkészítésénél elvárás a médiatervező rendszerek használata. A médiaterv részét kell képeznie a célcsoport-alapú elérési adatoknak médiatípusonként. A médiatervezéshez a következő vagy ezekkel egyenértékű szoftverek használata kötelező: - AGB Nielsen: Arianna (korábbi nevén TeleMonitor és Telespot), szoftver, valamint a hozzá tartozó nézettségi adatbázisok - Ipsos Outdoor Special Power közterületi tervező és optimalizáló szoftver. - Ipsos-Gemius: gemiusexploler szoftver és Audiance Online közönségmérés 7
3. Kampányigazolás: A leendő vállalkozó köteles minden esetben a támpéldányokat, illetve a megjelenések dokumentációját átadni a Megrendelőnek, ezek hiányában a kampány nem tekinthető teljesítettnek és nem kerülhet számlázásra. A leendő vállalkozó feladata a kampányok igazolása is legalább az alábbiak szerint, az adott kampány lezárása után legkésőbb 30 nappal: - citylight és közterületi média felület szintű igazolása (Független felületszintű monitoring vagy azzal egyenértékű igazolás) - online: aktuális PI oldalanként és egyéb statisztikák, megjelenések screen shoot-ja - sajtó: támpéldányok csatolása a számlához - kampány cél teljesülési mutatók és költség-haszon számítások Igazolás nélkül a kampány nem tekinthető lezártnak, kifizetését a megrendelő e nélkül nem kezdi meg. Számlázás tekintetében a vállalkozó köteles biztosítani a transzparenciát és csatolni a teljesítést igazoló dokumentumokat. 4. Plakátnyomtatás és operátori gépóra Felhívjuk a leendő vállalkozók figyelmét, hogy a plakátnyomtatási árakat úgy kell megadniuk, hogy azok fedezzenek minden felmerülő költséget, egyéb tételek (pl. vágás, makulatúra, nyomdai előkészítés) utólagos elszámolására ugyanis nem lesz lehetőség a teljesítés során. A megadott árak a teljes szolgáltatási időszakra értendők, ezért az ajánlati árak képzésekor a kockázati tényezőket (pl. papír árának változása) ajánlott figyelembe venni. Az árakat a szakmai sztenderdeknek megfelelően kell megadni. A táblázatok minden egyes sorában úgy kell megadni a nettó ajánlati árakat, hogy azok tényleges fedezetet nyújtsanak az adott feladat elvégzésére. Az ajánlatkérő felhívja a figyelmet arra, hogy amennyiben az ajánlattevő a táblázat bármelyik sorába irreálisan alacsony összeget tüntet fel, az felveti a Kbt. 86. -a szerinti kirívóan alacsony ellenszolgáltatás kérdését. 5./ A SZERZŐDÉS MEGHATÁROZÁSA Vállalkozási keretszerződés. 6./ A SZERZŐDÉS IDŐTARTAMA, A TELJESÍTÉS HATÁRIDEJE A szerződés teljesítésének határideje: a szerződés, annak megkötésétől kezdődően 2013. július 31-ig tart. A felhívás 4. számú pontjában meghatározott eseményhez kapcsolódó szolgáltatások teljesítésének határideje: 2013. június 7-9. Az utókommunikáció teljesítési határideje: 2013. július 31. 7./ A TELJESÍTÉS HELYE 1051 Budapest, Erzsébet tér 13. 8
8./ AZ ELLENSZOLGÁLTATÁS TELJESÍTÉSÉNEK FELTÉTELEI Ajánlatkérő a vállalkozói díjat - a Kbt. 130. -a vonatkozó rendelkezései szerint - az igazolt teljesítést követően kiállított számla ellenében, banki átutalással teljesíti. Ajánlatkérő előlegfizetési lehetőséget nem biztosít. Ajánlatkérő felhívja az Ajánlattevők figyelmét, hogy a 306/2011. (XII.23.) Korm. rendelet 14. (2) bekezdése értelmében az (1) bekezdés g) pontja szerinti összegre vonatkozásában az adózás rendjéről szóló törvény (Art.) 36/A. szerint kell eljárnia. Az ajánlattétel, az elszámolás és kifizetés pénzneme: HUF. Az ajánlatkérő átutalási késedelme esetén kamat illeti meg az ajánlattevőt. A kamat vetítési alapja a kiegyenlítetlen számla értéke. A késedelmi kamat mértéke éves szinten a Ptk. 301/A. -ában meg-határozottakkal megegyező mértékű. A fizetési feltételek kapcsán irányadó jogszabályok még: - az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény, különösen, de nem kizárólagosan annak 36/A. -a; - az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII.31.) Kormányrendelet. 9./ RÉSZAJÁNLAT, TÖBBVÁLTOZATÚ AJÁNLAT TÉTELÉNEK LEHETŐSÉGE Részajánlat tételére nincsen lehetőség. Többváltozatú ajánlat nem tehető. 10./KIZÁRÓ OKOK 10.1. Kizáró okok: Az eljárásban nem lehet ajánlattevő és nem vehet részt az alkalmasság igazolásában olyan gazdasági szereplő, aki/amely a Kbt. 56. (1)-(2) bekezdésében meghatározott kizáró okok valamelyikének hatálya alatt áll. 10.2. A kizáró igazolási módja: A Kbt. 122. (1) bekezdése és a 310/2011. (XII. 23.) Korm. rendelet 10. -a szerint az ajánlattevőnek az ajánlatában nyilatkozatot kell benyújtania arról, hogy nem tartozik a jelen felhívásban előírt kizáró okok hatálya alá, valamint a Kbt. 56. (1) bekezdés k) pont kc) alpontját a 310/2011. (XII. 23.) Korm. rendelet 2. i) pont ib) alpontja és a 4. f) pont fc) alpontjában foglaltak szerint kell igazolnia. A 310/2011. (XII. 23.) Korm. rendelet 10. -a alapján az ajánlattevő az alvállalkozója és adott esetben az alkalmasság igazolásában részt vevő más szervezet vonatkozásában a Kbt. 58. (3) bekezdése szerinti nyilatkozatot köteles benyújtani a Kbt. 56. -ában foglalt kizáró okok hiányáról: ajánlattevő nyilatkozni köteles arról, hogy a szerződés teljesítéséhez nem vesz igénybe az 56. szerinti kizáró okok hatálya alá eső alvállalkozót, valamint az általa alkalmasságának igazolására igénybe vett más szervezet nem tartozik az 56. szerinti kizáró okok hatálya alá. 9
A kizáró okokra vonatkozó nyilatkozatokat a jelen felhívás 5. és 6. számú mellékletében megadott űrlap kitöltésével vagy annak tartalmával teljes körűen megegyező nyilatkozat becsatolásával. 11./ALKALMASSÁGI KÖVETELMÉNYEK 11.1. Pénzügyi és gazdasági szempontból alkalmatlannak minősül az ajánlattevő, ha: P.1. A közbeszerzés tárgyából (kreatív gyártás, médiastratégia alkotás, médiatervezés, médiavásárlás) származó - általános forgalmi adó nélkül számított - árbevétele az előző két évben (2011., 2012.) összesen nem érte el a nettó 20 millió forintot. Amennyiben azért nem áll rendelkezésre a felhívás megküldését megelőző két év (2011., 2012.) árbevétele, mert az ajánlattevő később kezdte meg a tevékenységét, úgy a tevékenység megkezdése óta eltelt években kell elérnie a megkívánt összeget. 11.2. Pénzügyi és gazdasági alkalmasság - a megkövetelt igazolási mód: P.1. A Kbt. 55. (1) bekezdés d) pontja és a 310/2011. (XII.23.) Korm. rendelet 14. (1) bekezdés c) pontja alapján: nyilatkozat a 2011. és 2012. év közbeszerzés tárgyából származó, általános forgalmi adó nélkül számított árbevételről, attól függően, hogy az ajánlattevő mikor jött létre, illetve mikor kezdte meg tevékenységét, amennyiben ezek az adatok rendelkezésre állnak. A nyilatkozatot a jelen felhívás 7. számú mellékletében megadott űrlap kitöltésével vagy annak tartalmával teljes körűen megegyező nyilatkozat becsatolásával. 11.3. Műszaki, illetve szakmai szempontból alkalmatlannak minősül az ajánlattevő, ha: M.1. Nem rendelkezik az eljárást megindító felhívás megküldése napjától visszafelé számított három évben (36 hónapos időszakban) szerződésszerűen teljesített összesen legalább 2 db referenciával, melynek tárgya együttesen magában foglalta az alábbi tevékenységeket: kreatív gyártás, médiastratégia alkotás, médiatervezés, médiavásárlás, és a szerződésbeli ellenszolgáltatás összege összesen elérte a nettó 20 millió forintot. M.2. A teljesítésbe bevonni kívánt szakemberei között nem rendelkezik az alábbi végzettségű/képzettségű szakemberekkel: a) legalább 3 fő felsőfokú végzettséggel rendelkező alábbi szakemberek, akik külön-külön legalább 3 éves médiaügynökségi gyakorlattal rendelkeznek: - 1 fő senior médiatervező-médiavásárló, - 1 fő ügyfélkapcsolati menedzser, és - 1 fő média stratégiai tervező. b) - legalább 1 fő, kreatív státuszú, minimum 3 év reklámügynökségi gyakorlattal rendelkező szakember; - legalább 1 fő, online kreatív szakember, 3 év online kreatív területen szerzett tapasztalattal; 10
- legalább 1 fő, felsőfokú végzettséggel és legalább 3 éves szakmai gyakorlattal rendelkező BTL szakember. Az egyes szakemberek között átfedés nem lehetséges. 11.4. Műszaki, illetve szakmai alkalmasság - a megkövetelt igazolási mód: M.1. A Kbt. 55. (1) bekezdés a) pontja és a 310/2011. (XII.23.) Korm. rendelet 15. (3) bekezdés a) pontja alapján: az eljárást megindító felhívás megküldése napjától visszafelé számított három évben (36 hónapos időszakban) teljesített jelentősebb, alkalmassági feltétel körében előírt tárgyú referenciamunka ismertetése a 310/2011. (XII.23.) Korm. rendelet 16. (5) bekezdése szerint 2 : az igazolásban meg kell adni legalább a szerződést kötő másik fél részéről felvilágosítást adó személy nevét és telefonszámát, a referenciamunka pontos leírását, a teljesítés idejét és helyét, a szerződésbeli ellenszolgáltatás összegét, továbbá nyilatkozni kell arról, hogy a teljesítés az előírásoknak és a szerződésnek megfelelően történt-e, olyan részletességgel, hogy annak alapján az alkalmasság minimumkövetelményei között előírt feltételek megléte egyértelműen megállapítható legyen, a jelen felhívás 8. számú mellékletében megadott űrlap kitöltésével vagy annak tartalmával teljes körűen megegyező nyilatkozat becsatolásával. M.2. A Kbt. 55. (1) bekezdés a) és 310/2011. (XII.23.) Korm. rendelet 15. (3) bekezdés d) pontja alapján: a teljesítésbe bevonni kívánt szakembereknek (szervezeteknek) a megnevezése és képzettségének, szakmai tapasztalatának ismertetése: az ajánlathoz csatolni kell az ajánlattevőnek a szakemberek bevonására, ismertetésére vonatkozó nyilatkozatát (jelen felhívás 9. számú mellékletében megadott űrlap kitöltésével vagy annak tartalmával teljes körűen megegyező nyilatkozat becsatolásával). Az alkalmasság igazolását olyan részletességgel kell megadni, hogy annak alapján az alkalmasság minimumkövetelményei között előírt feltételek megléte egyértelműen megállapítható legyen. 11.5. Alkalmassági feltételnek való megfelelés: A 11. pontban előírt alkalmassági követelmények tekintetében megfelelően alkalmazandó a Kbt. 55. (4)-(6) bekezdése, valamint a 310/2011. (XII.23.) Korm. rendelet vonatkozó rendelkezései. Az előírt alkalmassági követelményeknek a közös ajánlattevők együttesen is megfelelhetnek. Az előírt alkalmassági követelményeknek az ajánlattevő bármely más szervezet (vagy személy) kapacitására támaszkodva is megfelelhet, a közöttük fennálló kapcsolat jogi jellegétől függetlenül. A kapacitásait rendelkezésre bocsátó szervezet az előírt igazolási módokkal azonos módon köteles igazolni az adott alkalmassági feltételnek történő megfelelést, továbbá köteles nyilatkozni, hogy a szerződés teljesítéséhez szükséges erőforrások rendelkezésre állnak majd a szerződés teljesítésének időtartama alatt. Az ajánlattevő a Kbt. 55. 5) bekezdése szerinti más szervezet kapacitására történő támaszkodás esetében az ajánlatban meg kell jelölni ezt a szervezetet és az ajánlattételi felhívás vonatkozó pontjának megjelölésével azon alkalmassági követelményt (követelményeket), melynek igazolása érdekében az ajánlattevő ezen szervezet erőforrására (is) támaszkodik, továbbá nyilatkozni kell az ajánlatban arról, hogy a Kbt. 55. (6) bekezdés mely pontja alapján veszi igénybe a szervezetet. 2 Ajánlattevő, illetve az alkalmasság igazolásában részt vevő más szervezet nyilatkozatával, vagy a szerződést kötő másik fél által adott igazolással lehet igazolni. 11
12./AZ AJÁNLATOK BÍRÁLATI SZEMPONTJA Ajánlatkérő az ajánlatokat a legalacsonyabb ellenszolgáltatást tartalmazó ajánlat kiválasztásának szempontja alapján bírálja el [Kbt. 71. (2) bekezdés a) pont]. Az ajánlatok összehasonlításának alapját beszerzés tárgya szerinti szolgáltatás ellátására megajánlott vállalkozási díj, illetve a biztosított kedvezmény mértéke képezi az alábbiak szerint: Az ajánlatok részszempontok szerinti tartalmi elemeinek értékelése során adható pontszám alsó és felső határa: 1-10, mely minden részszempont esetében azonos. Az értékelési módszerek ismertetése, amellyel az ajánlatkérő megadja a ponthatárok közötti pontszámot: Az 1. számú bírálati részszempont esetében: Bírálati részszempont: Kreatív tervezési-, gyártási-, produkciós költségek (szolgáltatási egységárak összesített nettó összege, Ft), súlyszáma: 12. A részszemponton belüli alszempontok és zárójelben a hozzájuk tartozó súlyszámok az alábbiak: 1.1. Kreatív koncepció és tervezési díjak (6) 1.2. Nyomdai kivitelezési díjak (6) Az ajánlat megadásának feltételei: Az ajánlatban megadott gyártási, gyártás-előkészítési díjaknak valamennyi kapcsolódó költséget tartalmazniuk kell, azokon felül egyéb tétel (pl. jutalék) nem számolható el, beleértve a technikai költségeket is pl.: futárköltség Budapesten belül, film, CD, DVD kiadókba juttatása, illetve adáskazetták elektronikus médiumokhoz történő eljuttatása. A megadott munkadíjnak tartalmaznia kell az irodai költségeket, s minden, a munkával kapcsolatban felmerülő, a feladatleírásban szereplő költségeket, például papír, borítékköltség stb. A költségek nem tartalmazhatják az utazási költségeket, postai költségeket, grafikai tervezési, médiafoglalási és kivitelezési költségeket. Felhívjuk a leendő vállalkozók figyelmét, hogy a plakátnyomtatási árakat úgy kell megadniuk, hogy azok fedezzenek minden felmerülő költséget, egyéb tételek (pl. vágás, makulatúra, nyomdai előkészítés) utólagos elszámolására ugyanis nem lesz lehetőség a teljesítés során. Az ajánlatban megadott ártáblázatban nem szereplő költségnemek (feladat) felmerülése esetén a Megrendelő jogosult egyedi árajánlatot kérni Vállalkozótól, melyre vonatkozó feladatot a rendelkezésre álló keretösszegen belül rendel meg Vállalkozótól. A 2. számú bírálati részszempont esetében: bírálati részszempont: Médiavásárlás díja (kedvezmények összesített mértéke, %), súlyszáma: 12. A részszemponton belüli alszempontok és zárójelben a hozzájuk tartozó súlyszámok az alábbiak: 2.1. Megyei napilapok (Kereskedelmi kampányok esetén) (1) 2.2. Megyei napilapok (TCR kampányok esetén) (1) 12
2.3. Országos napilapok (Kereskedelmi kampányok esetén) (1) 2.4. Országos napilapok (TCR kampányok esetén) (1) 2.5. Heti-, Kétheti és havilapok (Kereskedelmi kampányok esetén) (1) 2.6. Heti-, Kétheti és havilapok (TCR kampányok esetén) (1) 2.7. Közterületi megjelenések (Kereskedelmi kampányok esetén) (1) 2.8. Közterületi megjelenések (TCR kampányok esetén) (1) 2.9. Online (Kereskedelmi kampányok esetén) (1) 2.10. Online (TCR kampányok esetén) (1) 2.11. Egyéb a táblázatban nem szereplő média felületre vonatkozó ügynökségi kedvezmény - % (Kereskedelmi kampányok esetén) (1) 2.12. Egyéb a táblázatban nem szereplő média felületre vonatkozó ügynökségi kedvezmény - % (TCR kampányok esetén) (1) 2.13. Egyéb általános ügynökségi kedvezmény - az adott médium által publikált mindenkori hivatalos listaár, felárak nélkül - % (1) Ajánlatkérő az 2.1-2.13 alszempont esetében a Közbeszerzési Hatóságnak 61/2012. számú módosított ajánlása (KÉ 2012. évi 61. szám; 2012. június 1.) III. 1. pont bb) alpontjában meghatározott, egyenes arányosításon alapuló bírálati módszert alkalmazza Az ajánlat megadásának feltételei: Az árajánlat összeállítása során a digitális formátumban átadásra kerülő excel táblázatban szereplő kommunikációs csatornákat kérjük figyelembe venni. A leendő vállalkozó szabadon javasolhat más lap, médiakategóriákat (Kantar Média szerinti besorolás) és egyéb médiumokat is. Az ajánlattevő az árait a mellékletben található és digitális formátumban, excel táblázatban is átadott Kereskedelmi ajánlat ártáblázatokban kell, hogy megadja a következő szempontok figyelembe vételével: A nettó listaárból nyújtott garantált kedvezmény mértékét (ügynökségi engedmény, mennyiségi kedvezmény stb.) az összes kedvezményt figyelembe véve, médiumonként, bármilyen méretű megjelenés esetére érvényes módon, %-ban kell megadni. A listaárnak ezzel a kedvezménnyel módosított mértéke adja a net-net árat. Példa: Mindenkori listaár (100 %) Megadott kedvezmény mértéke (22 %) = net-net ár (a listaár 78 %-a). A szerződés időtartama alatt a kedvezmény mértékének fixnek kell lennie, az ajánlattevő e tekintetben nem tehet változó mértékű ajánlatot. Árváltozásként az ajánlatkérő kizárólag a listaárak változását fogadja el (a megadott kedvezmény és az ügynökségi díj mértékének a szerződés időtartama alatt változatlannak kell lennie, kivéve azt az esetet, ha a nyertes ajánlattevő az ajánlatkérő részére az ajánlatban vállaltnál nagyobb kedvezményt kíván biztosítani, vagy kevesebb ügynökségi díjat kíván felszámítani). A leendő vállalkozó a szerződés teljesítése során semmilyen többletdíjazásra nem jogosult. Az ajánlatkérő felhívja az ajánlattevők figyelmét arra, hogy a Kereskedelmi ajánlat szerinti táblázatban megadott kedvezmények mértékét úgy kell megadni, hogy azt a szerződés teljes időtartama alatt minden megjelenés esetén biztosítani kell az ajánlatkérő részére. A kedvezmény mértékét a mindenkori hivatalos listaárhoz viszonyítva kell az ajánlattevőnek megadnia. A kedvezmény mértékét nettó módon (a nettó listaárakhoz képest) kell megadni. Az Áfa megfizetésére a mindenkori hatályos Áfa törvény előírásai szerint kerül sor. 13
Az értékelésre kerülő értékelési szempont szerinti ajánlatot két tizedesjegy pontossággal kell megadni. A szerződéskötés, az elszámolás és a kifizetés pénzneme magyar forint (HUF). Médiumok net-net ár: Ha a kedvezmény mértéke 40 % (a listaárhoz képest) akkor a táblázat megfelelő oszlopai a következők: net-net ár = 100 (100 x 0,40) = 60 súlyozott net-net ár = 60 x 10 = 600 Általános ügynökségi kedvezmény Előfordulhat, hogy a kampány ideje alatt olyan médium használatára is szükség lesz, amelyet a Kereskedelmi táblázat nem tartalmaz. Ezek esetében az ajánlatkérő Általános ügynökségi kedvezmény -t kíván meghatározni: Egyéb általános ügynökségi kedvezmény - az adott médium által publikált mindenkori hivatalos listaár, felárak nélkül (pl.: városi és helyi tv,rádió stb.) A beszerzés időpontjában előre nem ismert médiumokban történő, bármilyen típusú megjelenés esetén adott minimum kedvezmény mértéke az adott médium által nyilvánosan publikált nettó listaárhoz viszonyítva % Valamennyi részszempont vonatkozásában az egyes részszempontokra adott pontszámok ezt követően az adott részszemponthoz tartozó súlyszámmal felszorzásra, majd valamennyi részszempontra kiterjedően összeadásra kerülnek. Ajánlatkérő az értékelési pontszám súlyszámmal felszorzott értékét két tizedesjegyre kerekíti. Adott esetben az ajánlatkérő a Kbt. 72. -ának (2)-(3) bekezdései szerint jár el. Az árajánlatnak a szerződés alapján teljesítendő valamennyi feladat ellenértékét tartalmaznia kell. Vállalkozó ezeken túlmenően semmilyen jogcímen nem jogosult Ajánlatkérőtől további díj- vagy költségtérítés igénylésére. Ajánlattevőnek az ajánlatát a felolvasólapon (2. számú melléklet) fel kell tüntetnie. 13./HIÁNYPÓTLÁS LEHETŐSÉGE Ajánlatkérő hiánypótlására a Kbt. 67. -ában foglaltak szerint lehetőséget biztosít. 14./AJÁNLATTÉTELI HATÁRIDŐ 2013. június 3., 15:00 óra. 15./AZ AJÁNLAT BENYÚJTÁSÁNAK CÍME 1051 Budapest, Erzsébet tér 13. 16./AZ AJÁNLAT BENYÚJTÁSÁNAK MÓDJA Az ajánlatot 3 példányban (1 eredeti, 2 másolat), nyilatkozatot tartalmazó helyeken cégszerű aláírásával ellátva, bekötve vagy fűzve kell elkészíteni és közös, zárt borítékban/csomagban kell benyújtani, az alábbi szöveg, adat feltüntetésével: A Central European Fashion Days 14
rendezvény kommunikációs feladatainak ellátása Ajánlat. Az ajánlattételi határidő lejártáig nem bontható fel!. A másolati példánynak az eredetivel mindenben megegyezőnek kell lennie. Az egyes példányok fedőlapját el kell látni az eredeti, illetve a másolat megjelöléssel is. Amennyiben az eredeti és a másolati példány között eltérés van, abban az esetben az eredeti példány tekintendő irányadónak. A postán feladott ajánlatot az ajánlatkérő csak akkor tekinti határidőn belül benyújtottnak, ha annak kézhezvételére az ajánlattételi határidő lejártáig sor kerül, az ajánlat, illetve az azzal kapcsolatos postai küldemények elvesztéséből eredő kockázat az ajánlattevőt terheli. Tekintettel a 46/2011. (III. 25.) Korm. rendelet (továbbiakban: Rendelet) 7. (1) bekezdésében foglaltakra az eredeti, aláírt ajánlatot teljes terjedelmében (beleértve az összes nyilatkozatot, igazolásokat stb.) *.pdf formátumba (jelszó nélkül olvasható, de nem módosítható formában) beszkennelve, elektronikus adathordozón (CD vagy DVD) is be kell nyújtani az ajánlattal közös csomagolásban. Ajánlattevőnek nyilatkoznia kell arról, hogy az ajánlat az elektronikus formában példánnyal megegyezik. 17./AZ AJÁNLATOK FELBONTÁSÁNAK HELYE, IDEJE Helye: 1051 Budapest, Erzsébet tér 13., I. emeleti konferencia terem Ideje: 2013. június 3., 15:00 óra. Az ajánlatok felbontásánál az Ajánlatkérő, az ajánlattevő, valamint az általuk meghívott személyek lehetnek jelen. 18./ A TÁRGYALÁS MENETE, ALAPVETŐ SZABÁLYOK: A tárgyalás kezdetekor ajánlatkérő megvizsgálja ajánlattevő képviselőjének képviseleti jogosultságát. A tárgyaláson ajánlatkérő és ajánlattevő a Kbt. 91. (2) bekezdésében és a 92. (2) bekezdésében foglaltak figyelembe vételével szabadon tárgyalhatnak. Ajánlatkérő a végleges szerződéses feltételek kialakítása érdekében egy tárgyalási fordulót tervez megtartani az alábbi szabályok szerint: Az ajánlattételi felhívásban meghatározott ajánlattételi határidőre benyújtott, ajánlati kötöttséggel nem terhelt (első) ajánlatok vonatkozásában az ajánlatkérő megvizsgálja, hogy azok megfelelnek-e az ajánlattételi felhívásban, valamint a dokumentációban meghatározott feltételeknek. Már a tárgyalások megkezdését megelőzően köteles az Ajánlatkérő megállapítani az ajánlattevő szerződés teljesítésére való alkalmasságát vagy alkalmatlanságát, valamint ha az ajánlat kizáró ok fennállása miatt érvénytelen. A tárgyalásos eljárásban az Ajánlatkérő és az ajánlattevő közötti tárgyalások arra irányulnak, hogy az ajánlatkérő a legkedvezőbb érvényes ajánlatot tevővel, és a legkedvezőbb feltételekkel köthessen szerződést. A tárgyalási forduló során Ajánlatkérő ismételt írásos ajánlattételre (végleges ajánlat) biztosít lehetőséget. A végleges ajánlatok beadására a tárgyalási fordulón kerül sor. A tárgyalási forduló lezárásakor Ajánlatkérő minden ajánlattevővel egyidejűleg ismerteti a végleges ajánlatoknak azokat a számszerűsíthető adatait, amelyek az értékelési szempont (bírálati részszempontok) alapján értékelésre kerülnek. Tekintettel arra, hogy a tárgyalás keretében 15
megtett módosított ajánlat lesz a végleges ajánlat, így a tárgyaláson csak és kizárólag az ajánlattevő cégjegyzésre és teljes jogkörű aláírásra és kötelezettségvállalásra jogosult vezetője vehet részt, illetve az általa teljes jogkörrel felruházott meghatalmazott. Ebben az esetben a meghatalmazás eredeti példányát a tárgyalás előtt be kell nyújtani. A szerződéstervezetnek feltételeire vonatkozóan ajánlattevők módosító javaslattal élhetnek. Ajánlattevőnek a szerződés módosítására vonatkozó javaslatát az ajánlatában kell elhelyeznie. Amennyiben egyik ajánlattevő sem él szerződésmódosítási javaslattal és ajánlattevő a tárgyalási forduló időpontjában a távolmaradása előzetes kimentése nélkül nem jelenik meg, vagy előzetesen úgy nyilatkozik, hogy azon nem kíván részt venni, abban az esetben Ajánlatkérő úgy tekinti, hogy az ajánlatát módosítás nélkül fenntartja. Az ajánlatkérő a benyújtott végső ajánlatokat tartalmazó borítékokat, azok elkészítését és benyújtását követően a megjelentek jelenlétében, nyilvánosan bontja fel és ismerteti az egyes ajánlattevők utolsó ajánlatával. A tárgyalásról az ajánlatkérő jegyzőkönyvet készít, amelyet a tárgyalás befejeztével a tárgyaláson jelen lévő képviselők aláírnak, a jegyzőkönyv 1 példánya azonnal átadásra kerül a jelenlévő Ajánlattevőnek, aki aláírásával igazolja a jegyzőkönyv átvételét. A tárgyalások befejezését követően az ajánlatkérő megvizsgálja, hogy a végleges ajánlatok megfelelnek-e a felhívás és a dokumentáció tárgyalás befejezéskori tartalmának, valamint a jogszabályokban meghatározott feltételeknek. Azon nyilatkozatokra, dokumentumokra vonatkozó hiányok, amelyeket az első ajánlattal kapcsolatban a tárgyalások befejezéséig kellett volna pótolni, ezt követően már nem pótolhatóak. Az érvényes végleges ajánlatokat az ajánlatkérő az eljárást megindító felhívásban meghatározott értékelési szempont alapján értékeli. Ajánlatkérő az ajánlattételi felhívásban és a dokumentációban meghatározott feltételekhez, az ajánlattevő pedig az ajánlatához a tárgyalások befejezésének időpontjától kötve van. Az ajánlati kötöttség időtartama: a tárgyalások befejezésétől számított harminc nap. A tárgyalás(ok)ra egyebekben a Kbt-nek a választott eljárásfajtára vonatkozó rendelkezései az irányadók. 19./ TÁRGYALÁS IDŐPONTJA, HELYE: Helye: Ideje: 1051 Budapest, Erzsébet tér 13., I. emeleti konferencia terem 2013. június 3. 16:00 óra. Ajánlatkérő a tárgyalás időpontjára vonatkozóan további külön értesítést nem küld! 20./ A TÁRGYALÁSI RÉSZVÉTEL KÖVETELMÉNYEI: A tárgyaláson részt vehetnek: Ajánlattevő képviselői és az ajánlattevő által meghívott személyek. Ajánlattevőnek a tárgyaláson az ajánlattételre teljes jogkörrel bíró személlyel(kel) kell képviseltetnie magát. Amennyiben a képviseleti jogosultság az ajánlatból kétséget kizáró módon nem állapítható meg, úgy az ajánlattevőt képviselő személynek közokiratba vagy teljes bizonyító erejű magánokiratba foglalt meghatalmazást kell eredetben becsatolnia, mely szerint az ajánlattevő képviseletében eljárva az ajánlattételre teljes jogkörrel rendelkezik, jognyilatkozata az ajánlattevőt teljes hatállyal kötelezi. A meghatalmazást a meghatalmazónak és a meghatalmazottnak is alá kell írnia. 16
Ajánlatkérő képviselői és az ajánlatkérő által meghívott személyek. Az ajánlatkérőt a Bírálóbizottság képviseli. 21./ AJÁNLATI KÖTÖTTSÉG: Ajánlatkérő az ajánlattételi felhívásban meghatározott feltételekhez, az ajánlattevő pedig az ajánlatához a tárgyalások befejezésének időpontjától kötve van. Az ajánlati kötöttség időtartama: a tárgyalások befejezésétől számított harminc nap. [Kbt. 91. (2) bekezdése]. Ezt követően az ajánlat további módosítása nem lehetséges. Ajánlatkérő a bírálatot az ajánlattételi felhívásban foglaltak, valamint az ajánlat tárgyaláson megajánlott tartalmának megfelelően készíti el. Ajánlatkérő felhívja ajánlattevők figyelmét, hogy az ajánlati kötöttség kizárólag a tárgyalási fordulót követően áll be. A tárgyalás befejezésével ajánlati kötöttség jön létre. Ezt követően az ajánlat további módosítása nem lehetséges. Ajánlatkérő a bírálatot az ajánlattételi felhívásban foglaltak, valamint az ajánlat tárgyaláson megajánlott tartalmának megfelelően készíti el. 22./ELJÁRÁS EREDMÉNYÉRŐL SZÓLÓ ÖSSZEGEZÉS MEGKÜLDÉSE ÉS A SZERZŐDÉSKÖTÉS TERVEZETT IDŐPONTJA Ajánlatkérő az eljárás eredményéről írásban, külön jogszabály szerinti összegezés egyidejű és közvetlen megküldésével tájékoztatja ajánlattevőket. A Rendelet 7. (1) bekezdése értelmében Ajánlatkérő köteles egyeztetést kezdeményezni az eljárás eredményéről szóló írásbeli összegezés ajánlattevők részére történő megküldését megelőzően legalább 5 munkanappal. A nemzeti fejlesztési miniszter 3 munkanapon belül állást foglal az adott közbeszerzésről. Az összegezés az ajánlatok elbírálásáról az ajánlattevők részére az állásfoglalását követően küldhető meg. A szerződéskötés időpontja: az írásbeli összegezés [Kbt. 77. (2) bekezdés] megküldése napját követő tíz napos időtartam lejártát követő nap [Kbt. 124. (6) bekezdés], ha ez a nap nem munkanap, akkor az azt követő első munkanap. 23./AZ AJÁNLAT NYELVE Az eljárás során mindennemű közlés magyar nyelven történik, kommunikáció semmilyen más nyelven nem fogadható el. Az ajánlat magyar nyelven kívül más nyelven nem nyújtható be. Az ajánlathoz csatolt bármely idegen nyelvű dokumentumot az ajánlattevő általi felelős fordításban is mellékelni kell. 24./AZ AJÁNLATI FELHÍVÁS MEGKÜLDÉSÉNEK NAPJA 2013. május 31. 25./EGYÉB KÖVETELMÉNY 25.1 A Kbt. 80. (1) bekezdése szerint az ajánlattevő az ajánlatában, valamint a 69-70. szerinti indokolásban elkülönített módon elhelyezett, üzleti titkot [Ptk. 81. (2) bekezdése] tartalmazó iratok nyilvánosságra hozatalát megtilthatja. Az üzleti titkot tartalmazó iratokat úgy kell elkészíteni, hogy azok ne tartalmazzanak a Kbt. 80. (2)-(3) bekezdés szerinti elemeket. Az ajánlatban a jelen felhívás 9. számú 17
mellékletében megadott űrlap kitöltésével vagy annak tartalmával teljes körűen megegyező nyilatkozat becsatolásával kell ajánlattevőnek nyilatkoznia arról, hogy az ajánlata tartalmaz-e üzleti titoknak minősülő adatot. 25.2. Ajánlatkérő felhívja az ajánlattevők figyelmét arra. hogy kizárólag az ajánlattételre felhívott gazdasági szereplő tehet ajánlatot. Annak azonban nincsen akadálya, hogy az ajánlattételre felhívott gazdasági szereplő olyan gazdasági szereplővel tegyen közös ajánlatot, amelynek Ajánlatkérő nem küldött ajánlattételi felhívást. 25.3. Kbt. 36. (3) bekezdése alapján a Kbt. vagy e törvény alapján az ajánlatkérő a közbeszerzési eljárás során dokumentum benyújtását írja elő, az igazolás egyszerű másolatban is benyújtható. 25.4. Az ajánlatban felolvasólapot kell elhelyezni, ami tartalmazza a Kbt. 62. (3) bekezdése szerinti összes adatot (az ajánlattevők neve, címe (székhelye, lakóhelye), valamint azok a főbb, számszerűsíthető adatok, amelyek az értékelési szempont (adott esetben részszempontok) alapján értékelésre kerülnek). 25.5. Ajánlattevőnek (közös ajánlattevőknek) az ajánlatában nyilatkoznia kell a Kbt. 60. (3) és (5) bekezdésében foglaltak szerint: Az ajánlatnak tartalmaznia kell különösen - az ajánlattevő kifejezett nyilatkozatát az ajánlati vagy ajánlattételi felhívás feltételeire, a szerződés megkötésére és teljesítésére, valamint a kért ellenszolgáltatásra vonatkozóan., továbbá - az ajánlattevő kifejezett nyilatkozatát arról, hogy a kis- és középvállalkozásokról, fejlődésük támogatásáról szóló törvény szerint mikro-, kis- vagy középvállalkozásnak minősül-e. 25.6. Ajánlattevőnek (közös ajánlattevőnek) az ajánlatában nyilatkoznia kell a Kbt. 40. (1) bekezdés a) és b) pontja vonatkozásában. A nyilatkozatokat nemleges tartalom esetén is kifejezetten meg kell tenni, és az ajánlathoz csatolni. 25.7. Amennyiben ajánlattevő a Kbt. 55. (6) bekezdés c) pontja alapján igazolja a gazdasági és pénzügyi alkalmasságot, abban az esetben az ajánlatkérő és a Kbt. 55. (6) bekezdés c) pontja alapján kezességet vállaló személy (szervezet) között a Polgári Törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. törvény 272. (1) bekezdés szerinti kezességi szerződés jön létre olyan módon, hogy a fentiek szerinti írásbeli kezességvállalásnak az ajánlatkérő általi elfogadásáról a kezességet vállaló személyt (szervezetet) értesíti az ajánlatkérő. Erre tekintettel a kezességet vállaló köteles az ajánlatban megadni székhelyét (postacímét), telefonszámát, faxszámát, e-mail címét. 25.8. Ajánlatkérő az alkalmasság megállapításához szükséges pénzügyi adatokat annak szükségessége esetén a Magyar Nemzeti Banknak, a felhívás megküldésének napján érvényes hivatalos deviza középárfolyamai alapján számítja át Magyar Forintra. 25.9. Az eljárással kapcsolatos valamennyi határidővel kapcsolatosan a közép-európai idő az irányadó. 18
25.10. Az ajánlathoz csatolni kell az ajánlatban szereplő dokumentumokat aláíró, az ajánlattevő és az alvállalkozó, valamint az alkalmasság igazolásában résztvevő gazdasági szereplő írásbeli képviseletére jogosult személy (cég esetében a cégjegyzésre jogosult) cégaláírási nyilatkozatát (közjegyzői aláírás-hitelesítéssel ellátott címpéldány) vagy a 2006. évi V. törvény (Ctv.) 9. -a szerinti, ügyvéd által ellenjegyzett aláírás-mintáját. Amennyiben az ajánlatot nem az írásbeli képviseletre jogosult személy írja alá, akkor az adott személy(ek)nek az ajánlat aláírására vonatkozó, a meghatalmazott aláírás mintáját is tartalmazó, a képviseletre jogosult általi, cégszerű aláírással ellátott meghatalmazását is szükséges csatolni. A folyamatban lévő változásbejegyzési eljárás esetében, az ajánlathoz, csatolni kell a cégbírósághoz benyújtott változásbejegyzési kérelmet és az annak érkezéséről a cégbíróság által megküldött igazolást. 25.11. Amennyiben az ajánlattevő, alvállalkozó vagy az alkalmasság igazolásában résztvevő gazdasági szereplő a Kbt. 36. (5) bekezdése szerint kíván tényt vagy adatot igazolni, de az ezen tényt vagy adatot tartalmazó, a Kbt. 36. (5) bekezdés szerinti nyilvántartás a Közbeszerzési Hatóság útmutatójában nem szerepel, úgy ajánlattevőnek (részvételre jelentkezőnek) vagy az alkalmasság igazolásában részt vevő szervezetnek a Kbt. 36. (6) bekezdése szerint a közbeszerzési eljárásban meg kell jelölnie az érintett nyilvántartást. 25.12. A 310/2011. (XII. 23.) Korm. rend. 20. (4) bekezdésében előírtakra figyelemmel az Ajánlatkérő felhívja az ajánlattevők figyelmét, hogy a műszaki, illetőleg szakmai alkalmasságuk feltételeit és igazolását a Közbeszerzési Hatóság által meghatározott minősítési szempontokhoz és igazolási módhoz képest szigorúbban határozta meg. 25.13. Ajánlatkérő felhívja ajánlattevő figyelmét a Kbt. 54. (1) bekezdésében foglaltakra, hogy tájékozódjon a munkavállalók védelmére és a munkafeltételekre vonatkozó olyan kötelezettségekről, amelyeknek a teljesítés helyén és a szerződés teljesítése során meg kell felelnie. A tájékoztatást az illetékes szervek ingyenesen teszik lehetővé. Azon szervezetek (hatóságok) neve és címe, amelyektől a munkavállalók védelmére és a munkafeltételekre vonatkozó kötelezettségekről tájékoztatás kérhető: Budapest Fővárosi Kormányhivatal Munkavédelmi és Munkaügyi Szakigazgatási Szervének Munkavédelmi Felügyelősége Székhely: 1094 Budapest, Páva u. 6. Postacím: 1438 Budapest, Pf. 520 Tel.:+36 (1) 3233-600 Fax: +36 (1) 3233-602 Honlap: www.ommf.gov.hu A Magyar Bányászati és Földtani Hivatal területileg illetékes bányakapitányságai Budapesti Bányakapitányság Cím: 1145 Budapest Columbus u. 17-23. Postacím: 1145 Budapest Columbus u. 17-23. Telefon: (36-1) 373-1800 Fax: (36-1) 373-1810 Email: bbk@mbfh.hu Felhívjuk szíves figyelmét a jelen ajánlattételi felhívásban foglalt előírások és feltételek alapos áttekintésére, és kérem, hogy ajánlatát a leírtak figyelembevételével tegye meg. 19
Budapest, 2013. május 31. Tisztelettel: Englert Róbert ügyvezető Mellékletek: 1. számú melléklet: szerződéstervezet 2. számú melléklet: felolvasólap 3. számú melléklet: Kbt. 60. (3) és (5) bekezdése szerinti nyilatkozat 4. számú melléklet: Kbt. 40. (1) bekezdés a)-b) pontjai, illetve a Kbt. 55. (5) bekezdése szerinti nyilatkozat 5., 6. számú melléklet: kizáró okokra vonatkozó nyilatkozat 7. számú melléklet: forgalomra vonatkozó nyilatkozat 8. számú melléklet: nyilatkozat a referenciáról 9. számú melléklet: nyilatkozat a teljesítésbe bevont szakemberekről 10. számú melléklet: üzleti titokra vonatkozó nyilatkozat 11. számú melléklet: árazatlan költségvetés és kereskedelmi ártáblázat (amit Ajánlatkérő elektronikus, Excel formátumban is rendelkezésre bocsát) 20