ÁLLOMÁNYVÉDELEM A LEVÉLTÁRAKBAN A levéltári anyaggal való munka, másolás, kiállítás Magyar Országos Levéltár 2009
A hagyományos levéltári anyag tárolása A levéltári anyagot olyan tárolóeszközökben (doboz, téka stb.) kell elhelyezni, amelyek lehetővé teszik célszerű kezelését, egyúttal biztosítják fizikai és kémiai védelmét. A tárolóeszközökön belül a további védelem érdekében egyedi védőborítót (pallium, boríték stb.) kell alkalmazni.
A csomós tárolás hátrányai Az iratok porosodása Mechanikai sérülések (gyűrődés, szakadás, rányomott- és függőpecsétek sérülése) Az iratcsomók oldalait, elsősorban felül folyamatosan fény éri (kémiai károsodás) A kis méretű iratok elveszésének nagyobb az esélye (kicsúszhatnak a csomóból)
Dobozos tárolás előnyei Véd a portól, a fénytől és a savas légszennyezőktől. Lassítja a klimatikus változások hatását. Kisebb az esélye a mechanikai sérülésnek (ha kellő körültekintéssel és mennyiségben tesszük a dobozba az iratokat). Beázás esetén hátráltatja az iratok elázását.
A dobozos tárolás hátrányai A savas papírokból felszabaduló bomlástermékek nem tudnak távozni, ezért a károsodási folyamat felgyorsul. A megnedvesedett iratok nehezen száradnak ki a dobozon belül, megindulhat a penészesedés. Ha nem megfelelő anyagból készült a doboz, akkor károsítja a benne lévő iratokat. (Pl. facsiszolat tartalmú, savas adalékanyagot és/vagy elszíneződést okozó anyagot tartalmazó karton.)
A korszerű tárolóeszközökkel szembeni követelmény Ne legyen bennük sav, vagy savasodásra hajlamos összetevő (például facsiszolat, savas enyvezőanyag, savas ragasztó stb.), sem pedig elszíneződést okozó anyag (festék, fémrészek stb.). Előnyös, ha a tárolóeszköz anyagában olyan (lúgos) adalék van, ami képes a környezetből eredő káros anyagok (savak) közömbösítésére, vagyis úgynevezett pufferként konzerváló hatás kifejtésére.
Állományvédelmi célra használható papírok definíciói Savmentes papír: nem tartalmaz savat vagy savassá váló anyagot. Lúgos papír (pufferolt papír): lúgos adalékot (többnyire kálcium-karbonátot) tartalmaz, ami semlegesíti a papír természetes öregedése során keletkező és/vagy a környezetből eredő savakat. Időálló papír: kémiailag és fizikailag hosszú időn át stabil papír. Tartós papír: a használati igénybevételnek ellenálló papír. Archív papír: időálló - tehát kémiailag stabil - és tartós tulajdonságú papír. (Tartós megőrzésű iratképzéshez használandó.)
A DOBOZOK MEGTÖLTÉSE Ha valamilyen okból a doboz nem tölthető meg az állományvédelmi szempontból kívánatos mértékben, térkitöltő behelyezésével áthidalható a probléma és így a dobozok már akár állítva is tárolhatók, akár egymásra helyezhetők anélkül, hogy tartalmuk vagy maguk a dobozok sérülésnek lennének kitéve.
Fémek és műanyagok károsító hatása A műanyagban lévő lágyító feloldja az íróanyagot és a papírt savasítja.
Kötetek tárolása A köteteket függőlegesen, nem túl szorosan egymás mellé állítva kell tárolni, szükség esetén könyvtámasszal megtámasztani. A könyv ne lógjon ki a polcról! A nagy, súlyos köteteket vízszintesen, legfeljebb hármat egymásra fektetve, teljes felületükön alátámasztva kell tárolni. Ha az előző elhelyezésekre nincs lehetőség, akkor a kötetet gerincére állítva kell a polcra helyezni. (Ellenkező esetben a könyvtest kiszakadhat a kötésből és sérül.)
A különösen értékes, sérülékeny, vagy már sérült kötetek egyedi védelméről gondoskodni kell (pl. védőtokba helyezni, ill. a sérültet széles pamutszalaggal összekötni).
Fotók tárolása A fotókat egyenként borítékba vagy tasakba téve, állítva dobozba kell helyezni. A fotók csomagolásához semleges kémhatású (nem pufferolt) papírt, vagy poliésztert kell használni.
A szokványostól eltérő méretű és formájú dokumentumok tárolása A fiókos szekrényekbe védőborítóval együtt kell behelyezni az anyagokat (boríték, pallium vagy mappa). Fontos, hogy a fiókok pormentesen záródjanak, és leszorító lemez akadályozza meg bennük a levéltári anyag csúszkálását.
Különlegesen nagy térképek és tervrajzok speciális követelmények betartásával tekercsben is tárolhatók. Ezeket nagy átmérőjű, semleges anyagból készült, vagy azzal bevont henger felületére kell tekerni. A henger legyen hosszabb, mint a térkép szélessége, hogy megfogása, megtámasztása a kilógó részek segítségével történhessék. A feltekert térképre kívülről védőborítót kell tenni.
ÁLTALÁNOS ELŐÍRÁSOK A LEVÉLTÁRI ANYAG HASZNÁLATÁRA A levéltári anyaghoz tiszta, száraz kézzel, a pergamenekhez, fotókhoz, sérülékeny iratokhoz pedig sima felületű, fehér pamutkesztyűben szabad hozzányúlni.
A levéltári anyag környezetében (pl. raktár, munkaszoba, kutatóterem, másoló helyiség) enni, inni, dohányozni szigorúan tilos!
A sérült levéltári anyagot tilos öntapadó ragasztó-szalaggal, ill. műanyagragasztóval javítani. Az összetartozó egységek egyben tartásához tilos spárgát, fémkapcsot, műanyag borítót használni. A levéltári anyagra címkét ragasztani nem szabad. A leszámozáshoz, jelzeteléshez csak időálló íróanyagot szabad használni. Javító folyadék használata tilos. A tartós bejelölésre használt papírcsíkok savmentesek legyenek.
A levéltári anyaggal való munka A RAKTÁRBAN Tilos a levéltári anyagot (még átmenetileg is!) a padlóra tenni, hőforrás közelében, kitölteni, mert abban az esetben nehéz és vagy napsütötte helyen tárolni. A polcokat nem szabad túl szorosan sérülésekkel járhat a kiemelés és visszahelyezés.
A köteteket gerincük közepénél, inkább a táblákat fogva, a nehéz darabokat alulról is megtámasztva kell leemelni a polcról! A nagy méretű és nehéz levéltári anyagot ketten vegyék ki a helyéről, illetve tegyék oda vissza.
Ha a nehéz köteteket a gerinc borítóanyagánál fogva húzzuk ki a polcról, akkor előbb-utóbb leszakad a borítás egy része!
A levéltári anyag mozgatásakor körültekintően kell eljárni A függőpecsétes okleveleket alátámasztva szabad mozgatni. A levéltári anyagot védőborítóba és/vagy dobozba helyezve kell mozgatni. Kézben csak kis mennyiségű és kis méretű levéltári anyagot szabad szállítani, dobozba, vagy tékába helyezve. Nagyobb mennyiségű levéltári anyagot, még kis távolságra is, megfelelő szállítókocsival kell vinni. A szállítókocsin nem szabad feltornyozni az anyagokat. Mindig a nagyobb, nehezebb dokumentumot kell alulra tenni. A térképek, tervrajzok szállítására speciális kocsikat, vagy tékákat kell rendszeresíteni. Épületen kívüli szállításhoz a nedvességtől és a szélsőséges klimatikus változásoktól megfelelő védelmet nyújtó csomagolást kell biztosítani. Épületen kívüli szállítás csak zárt szállítóeszközben történhet, amelyben a levéltári anyag csúszkálását az üres helyek kitöltésével megakadályozzák.
Nem megfelelő szállítóeszköz
Másolatkészítési módszerek Fényképezés Fénymásolás (Elektrosztatikus másolatkészítés) Mikrofilmezés (mikrofilmlap is) Digitalizálás
PROBLÉMÁK A FÉNYMÁSOLÁSSAL KAPCSOLATBAN A használt festékanyagok egy része nem tartós (a koromtartalmú az). A festék kötőanyaga csak az optimális működési hőmérsékleten rögzíti tartósan a festékanyagot a papírhoz! A színes másolatoknál szinte biztosra vehető a színvesztés. A színes másolatok készítése során fokozott a károsító hatás, mert a kívánt szín több fokozatban, többszörös megvilágítás eredményeként jön létre. Nagy a mechanikai károsodás veszélye, ezért levéltári anyag csak olyan géppel fénymásolható, amelyben nem érintkezik mozgó alkatrésszel. A helytelen kezelésből, vagy a nem elégséges alátámasztást nyújtó munkafelületből adódóan súlyos fizikai sérülések keletkezhetnek a levéltári anyagokon.
Állományvédelmi okokból nem szabad fénymásolatot készíteni a következőkről Pergamen lapok Meggyengült (penészes, málló, törékeny stb.) dokumentumok A másológép munkalapjánál nagyobb dokumentumok Pecsétes dokumentumok Fényérzékeny színezéket tartalmazó dokumentumok Sérült, vagy szoros kötésű könyvek Nagy, nehéz könyvek
A könyvek csak nagy gondossággal fénymásolhatók Kerülni kell a gerinc lenyomását! A munkalap biztonságosan támassza meg a könyvet! Lehetőleg speciális kialakítású könyvmásoló gépet használjunk!
Digitalizálás A szkenner lapjánál nagyobb méretű dokumentumok sérülhetnek a felvétel készítésekor illetve a mozgatás során!
Automatikus továbbítású szkennerrel csak ép dokumentumok felvételezhetők, lehetőleg ne tegyünk ilyen gépbe átütő papírt se, mert könnyen elszakadhat, begyűrődhet!
Ügyeljünk arra is, hogy a felvételezés során, illetve az előtte és utána végzett előkészítés és ellenőrzés alatt csak a feltétlenül szükséges fénymennyiség érje az iratokat! Különösen fontos ez a savas papírra írt XIX-XX. századi iratok esetében.
Levéltári dokumentumok kiállítása Döntés előtt mérlegelni kell: Milyen állapotban van a kiállítani szándékozott dokumentum? Mikor volt előzetesen kiállítva az adott dokumentum? Milyenek a kiállítási körülmények? Milyenek a szállítási körülmények? Kölcsönzés: kellő időben megkötött, részletes szerződés alapján
A kiállítási körülmények Kiállítási tárlók A dokumentumok kihelyezése Klimatikus körülmények Megvilágítás Levegőtisztaság
Klimatikus körülmények hőmérséklet 18-20 C napi megengedett ingadozás ± 2 C relatív légnedvesség (RH) 45-55% napi ingadozás 3-4%, heti ingadozás 5-10% DE mindig figyelembe kell venni, hogy milyen klimatikus körülmények közt tárolták a dokumentumokat a raktárban! Megvilágítás A lehető legkevesebb, általában 50 lux (12 héten át) UV tartalom kiszűrése, elfogadható érték: 15 µwatt/lumen
Fényterhelés ellenőrzése Light Check dosimeter használatával