8. A minőségügyi dokumentációk 8.1 A dokumentációk szerepe, jelentősége A minőségi rendszernek egyik alapvető követelménye a megfelelő dokumentálás. Bevezetésének is ez a leginkább szembetűnő jele, nagyon sok olyan panaszt lehet hallani, olvasni, ami a dokumentumok mennyiségét és általában a megváltozott dokumentumok tartalmát kifogásolja. A dokumentáció igénye kettős: a minőségi rendszer alapdokumentumait kell elkészíteni, valamint a rendszer működésének állandó dokumentálását kell megoldani. 8.2 A minőségbiztosítási dokumentumok szintjei A dokumentumok négy szintet alkotnak. Az első szinten helyezkedik el a minőségügyi kézikönyv. Tartalmazza a vállalat minőségpolitikáját, a szervezetre, a felelősségre és a hatáskörökre vonatkozó legfontosabb előírásokat. A második szinten áll az eljárások kézikönyve. A munkautasítások jelentik a harmadik szintet. A negyedik szintet a minőségi bizonylatok, kiegészítő dokumentumok foglalják el. A dokumentációt többféle módon állíthatjuk össze. Összevonhatjuk az első két szintet, ekkor a minőségi kézikönyv tartalma egyszerűsödik. A dokumentáció kisebb vállalatnál egy kötetben is helyet kaphat. Nagy szervezetben több eljárási kézikönyvet is készíthetünk. A dokumentációban helyet kaphat a minőségterv, ami egy-egy szerződésre, projektre vonatkozó előírásokat tartalmaz. 8.3 A minőségi kézikönyv A kézikönyvnek kiemelt jelentősége van a minőségbiztosítás rendszerében. A kézikönyvnek érthetően fogalmazottnak, használhatónak és hozzáférhetőnek kell lennie. 58
8. A minőségügyi dokumentációk Részletes tartalma: címlap érvényességi terület pontos meghatározása változatok, módosított jegyzéke (módosításkor az aktuális verziók azonosítása érdekében) tartalomjegyzék elosztási jegyzék (azoknak a személyeknek a jegyzéke, akik rendelkeznek kézikönyvvel a jegyzék nem feltétlenül a kézikönyv része) a vállalati célok jegyzéke, a szervezet bemutatása (nem feltétlenül szükséges) minőségpolitika (nagyon fontos) szervezeti felépítés a csatlakozó dokumentumok jegyzéke, a minőségi rendszer bemutatása hivatkozás a szervezet eljárásai és a választott rendszer modell szabvány (ISO 9001, 9002 vagy 9003) követelményei között (ez azt jelenti, hogy a rendszerszabvány 4. pontjának minden alpontjához kell hivatkozást csatolni). A követelményeket az ISO 9001 szabvány 4.2. és a 9004 szabvány 5.3.2. pontja írja elő. 8.4 Az eljárások Az eljárások alkotják a minőségi rendszer gerincét. A kialakítandó eljárások vállalatonként eltérőek. A dokumentumnak meg kell adnia az eljárás megnevezését, célját, az érvényesség határait, az összefüggéseket más eljárásokkal és dokumentumokkal. Definíciókat adhat nem egyértelmű kifejezés magyarázataként. A lényeg az eljárás leírása, vagyis az, hogy ki, mit, hol mikor, hogyan végezzen el. Az eljáráshoz más dokumentumok csatlakozhatnak, ezeket egyértelműen meg kell adni. 8.5 A munkautasítások Az egyes eljárásokhoz kötődve ezek a dokumentumok szabályozzák a munka egy-egy fázisát. Jellegük szerint a munkautasítások lehetnek rajzok, alkatrészjegyzékek, kísérő kártyák, kezelési utasítások, mérési, ellenőrzési eljárások. Fontos, hogy a dokumentumok azonosíthatók legyenek. Gondoskodni kell arról, hogy a dolgozók mindig rendelkezzenek a megfelelő leírá- 59
Minőségirányítás Minőségmenedzsment sokkal és arról, hogy változtatás esetén a módosított és jóváhagyott munkautasítások minden szükséges helyen rendelkezésre álljanak, illetve a régi dokumentumok ne legyenek használatban. Feladatok Tanulmányozza a minőségi rendszer dokumentációira vonatkozó szakirodalmat! Ellenőrző kérdések A minőségi dokumentumok jelentősége A minőségi dokumentumok szintjei A minőségi kézikönyv Az eljárások kézikönyve A munkautasítások A miőségi rendszer egyéb dokumentumai Vizsgakérdés A minőségügyi rendszer dokumentumai 60
8. A minőségügyi dokumentációk Dokumentáció Alapdokumentumok A működés állandó dokumentálása Minőséget befolyásoló tevékenység tervezése Minőséget befolyásoló tevékenység ellenőrzése Minőséget befolyásoló tevékenység dokumentálása A minőségbiztosítási dokumentumok 61
Minőségirányítás Minőségmenedzsment Eljárások tartalma Cél Érvényesség Hivatkozások Definíciók Eljárás, módszer (ki, mit, hol, mikor, hogyan) Csatlakozó dokumentumok Munkautasítások Rajzok, alkatrészjegyzékek, kísérő kártyák, kezelési utasítások, mérési, ellenőrzési eljárások stb. Azonosítási követelmény A változtatás szabályott legyen 62