E L Ő T E R J E S Z T É S

E L Ő T E R J E S Z T É S Alsózsolca Város Önkormányzata Képviselő-testületének 2012. április 26-án tartandó ülésére Éves ellenőrzési jelentés és az összefoglaló éves ellenőrzési jelentés 2011. évről Tisztelt Képviselő-testület! A belső ellenőrzés társulás keretében történő feladatellátása esetén az éves ellenőrzési jelentést a munkaszervezet állítja össze és küldi az érintett jegyző részére, annak érdekében, hogy a polgármester a zárszámadással egyidejűleg a képviselő-testület elé tudja terjeszteni a Költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31). Korm. rendelet (továbbiakban Bkr.) 56. (8) bekezdése alapján. Az éves és éves összefoglaló ellenőrzési jelentések a belső ellenőrzés adott évi tevékenységének bemutatását, az elért célok és az éves teljesítmény összegzését, illetve az ellenőrzések által tett megállapítások és javaslatok hasznosulásának tapasztalatait tartalmazzák. A belső kontrollrendszer működése az ellenőrzési tapasztalatok, valamint a témában készített kérdőív feldolgozása alapján került értékelésre. A jelentés tartalmára vonatkozó részletes előírásokat a Bkr. 48. -a tartalmazza. A fentiek alapján készített éves ellenőrzési és éves összefoglaló ellenőrzési jelentést az 1. sz. melléklet tartalmazza. H a t á r o z a t i j a v a s l a t: A képviselő-testület megtárgyalta az Éves ellenőrzési jelentés és az összefoglaló éves ellenőrzési jelentés 2011. évről című előterjesztést és a következő határozatot hozza: A képviselő-testület az 1. sz. melléklet szerinti Éves ellenőrzési és éves összefoglaló ellenőrzési jelentést megtárgyalta és az előterjesztésben foglaltakat tudomásul veszi. Határidő: Felelős: azonnal, illetve folyamatos polgármester Alsózsolca, 2012. április 10. Zsiros Sándorné polgármester

1. sz. melléklet É V E S E L L E N Ő R Z É S I É S É V E S Ö S S Z E F O G L A L Ó E L L E N Ő R Z É S I J E L E N T É S 2 0 11. É V R Ő L Alsózsolca Város Önkormányzata és a felügyelete alá tartozó költségvetési szervek

1. A BELSŐ ELLENŐRZÉS ÁLTAL VÉGZETT TEVÉKENYSÉG BEMUTATÁSA 1.1 Az éves ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése 2011. évre a Miskolc Kistérség Többcélú Társulása belső ellenőrzési egysége Alsózsolca város Önkormányzatára és intézményeire vonatkozóan összesen 1 vizsgálatot tervezett. Az önkormányzat további vizsgálatot nem tervezett 2011. évre, ugyanakkor 3 vizsgálatot rendelt el, melyet saját belső ellenőrzési kapacitásával folytatott le. Az ellenőrzési tervben foglalt és a végrehajtott feladatok bemutatása: Település Intézmény tervezett ellenőrzés típusa végrehajtott ellenőrzés típusa revizori nap Alsózsolca Városüzemeltetés Pénzügyi Pénzügyi 5 2011. évben terven felüli ellenőrzések: A kistérségi belső ellenőrzés a terven felüli ellenőrzéseket nem végzett. Alsózsolca Város Önkormányzat saját belső ellenőrzési kapacitása 3 ellenőrzést végzett. Település Alsózsolca Alsózsolca Alsózsolca Intézmény Polgármesteri Hivatal Polgármesteri Hivatal Herman Ottó Általános Iskola és Alapfokú Művészetoktatási Itézmény Elrendelt ellenőrzés típusa Végrehajtott ellenőrzés típusa revizori nap Szabályszerűségi Szabályszerűségi 15 Szabályszerűségi, informatikai Pénzügyi, szabályszerűségi Szabályszerűségi, informatikai Pénzügyi, szabályszerűségi 5 15 1.2 Ellenőrzések személyi feltételeinek megléte 2005. évtől Alsózsolca Város Önkormányzata és intézményei belső ellenőrzését a Miskolc Kistérség Többcélú Társulása - továbbiakban MKTT - munkaszervezetének belső ellenőrzési egysége látja el. 2011. május 1.-től az önkormányzat polgármesteri hivatala által foglalkoztatott belső ellenőr is ellátja az önkormányzat és költségvetési szerveinek belső ellenőrzését. 3

Az MKTT belső ellenőrzési egység személyi összetétele 2011. évben az alábbiak szerint alakult: 1 fő teljes munkaidős kistérségi belső ellenőrzési vezető, 3 fő teljes munkaidős kistérségi belső ellenőr. Alsózsolca Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatal belső ellenőrzési egység személyi összetétele 2011. évben az alábbiak szerint alakult: 1 fő teljes munkaidős belső ellenőr (2011.05.01-től). Valamennyi belső ellenőr megfelel a Bkr. 24. -ában előírt általános és szakmai feltételnek, rendelkeznek a feladat ellátásához szükséges regisztrációval és vizsgával. 1.3 Ellenőrzések tárgyi feltételeinek megléte Az ellenőrzésekhez alapvetően szükséges tárgyi feltételeket a Társulás, illetve az Önkormányzat (Polgármesteri Hivatal) biztosították. 1.4 Ellenőrzéseket elősegítő egyéb tényezők Egyéb, az ellenőrzéseket jelentősen elősegítő tényezők nem adódtak. Külső erőforrás igénybevételére nem került sor. 1.5 Ellenőrzéseket akadályozó egyéb tényezők Egyéb, az ellenőrzéseket akadályozó tényezők nem adódtak. 1.6 Ellenőrzések fontosabb megállapításai /belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok JK-28508/2011. iktatószámú MKTT belső ellenőrzési jelentés Alsózsolca Város Városüzemeltetési intézményének pénzügyi ellenőrzéséről Az ellenőrzés célja: Annak értékelése, hogy az ellátottak élelmezése során a jogszabályi előírások betartásra kerültek-e, a közétkeztetés táplálkozás-élettani színvonalának értékelése. A konyha kapacitáskihasználtságának vizsgálata. Annak értékelése, hogy a térítési díjak megállapítása, elszámolása, a kedvezmények érvényesítése a jogszabályokban előírtaknak megfelelően történt-e, az ellenőrzési jogköröket a helyi sajátosságoknak megfelelően, a célszerűségi szempontok alapján határozták-e meg. 4

Az ellenőrzés összegző megállapításai: Alsózsolca Város Önkormányzata 2010. évben a Városgondnokság szervezeti keretein belül működő 1000 adagos központi konyhával látta el a város közintézményeinek ellátotti és alkalmazotti étkeztetését. Az élelmezési tevékenység szabályozott, ugyanakkor a szabályzat és a gyakorlat összhangja elsősorban a bizonylati rend és okmányfegyelem területén nem teljes. A szúrópróbaszerűen vizsgált 2010. május és októberi hónapban többször előfordult, hogy nem az étlapon feltüntetett ételt biztosították, mely módosulást a fogyasztókkal nem ismertettek meg, a nyersanyag-kiszabati ívek vezetése nem az előírásoknak megfelelően és nem a főzést megelőzően készült, a korcsoportonkénti tápanyagjuttatás és normafelhasználás vezetése a bizonylati rend hiányosságai miatt nem a valós képet tükrözik. A vizsgált hónapok étlap-tervezetének változatossági mutatói az előírásoknak megfelelőek. Étlap-szerkesztési hiányosság a bölcsődei étrendben fordult elő, mivel szárazhüvelyesek adása ennek a korcsoportnak nem ajánlott. Az étkezés térítési díját önkormányzati rendeletben határozták meg, melyet a szoc. tv. és a gyvt. előírásaival összhangban célszerű felülvizsgálni. A normatív kedvezmények igénybevételét alátámasztó dokumentumok rendelkezésre álltak, ugyanakkor az önkormányzat által biztosított térítési díj kedvezmények igénybevételéhez írásbeli dokumentumot nem nyújtanak be, illetve az intézmények vezetői a kedvezmény megadásáról írásban nem döntenek. Így az ilyen kedvezményben is részesülők esetében a fizetendő térítési díj megállapításának helyessége nem volt ellenőrizhető. Összességében az élelmezés színvonala tovább emelhető az Országos Tisztifőorvosi Hivatal ajánlásának fokozott betartásával, a kényelmi félkész termékek - elsősorban ételpor, leveskocka, sót tartalmazó ételízesítő - fokozatos csökkentésével, illetve elhagyásával. Vagyonvédelmi szempontból az élelmezési üzem bizonylati rendjében a jelentésben feltárt hiányosságok megszüntetésével, illetve fokozott ellenőrzésével az esetleges visszaélés gyanúja is elkerülhető. Intézkedési javaslatok: Az élelmezési tevékenység színvonalának emelése érdekében a Városüzemeltetés vezetője intézkedjen, hogy 1. Az étlaptervezet valamennyi étkezőhelyen kifüggesztésre kerüljön, az étlapban bekövetkező esetleges változás szerinti módosított étlapot legkésőbb a módosítás napján kifüggesszék. 2. Az étrend összeállításánál a tervezett ételek jellege az étkeztetett korcsoportoknak megfelelő legyen. 3. A nyersanyag-felhasználás kiírását étkezési normánként, az étkezői korcsoport számára előírt anyagkiszabási útmutatóban rögzítettek szerint végezzék, hogy a tápanyagjuttatás és normafelhasználás valós képet tükrözzön. 4. A gyermekek és idősek étkeztetésénél kerüljék az ételporok, leveskockák, sót tartalmazó ételízesítők, a magas zsírtartalmú hús és húskészítmények, a szénsavas vagy cukrozott üdítő, illetve szörp, hozzáadott cukrot tartalmazó vagy 50 % alatti gyümölcstartalmú gyümölcslevek, zsír, 12 %-nál magasabb zsírtartalmú tejföl felhasználását. 5. Az élelmezési tevékenység bizonylati rendjét az Élelmezési Szabályzat 4.2.4. pontjában, valamint a számviteli törvény 165. -ában előírtak szerint tartsák be. 5

6. Az intézményekbe kiszállításra kerülő ételek esetében a szállítólevélen a kiosztásra kerülő egy adag étel mennyiségét is tüntessék fel (ún. mintaadag). 7. Az ételhulladék elszállítására kössenek szerződést. Az élelmezési tevékenység szabályszerű végzésének érdekében a jegyző intézkedjen, hogy 8. Az étkezések esetleges lemondásakor az Élelmezési Szabályzat 2.1. pontjában előírtak minden esetben, következetesen betartásra kerüljenek. 9. Az intézményi térítési díjakról szóló 17/2005. (VIII. 30.) KT rendelet felülvizsgálatára a bölcsődei térítési díj megállapítása, valamint az élelmezési norma és a térítési díj összege külön-külön történő meghatározása vonatkozásában. 10. A szociális étkezésben résztvevőknek a szoc. tv. 115. (2) bekezdése szerint a fizetendő térítési díjat egyénenként írásban is meghatározzák. 11. A gyermekétkeztetés esetén a normatív kedvezményeken felül biztosított kedvezmények mértékét, és a fizetendő napi térítési díjat egyénenként írásban is meghatározzák. 12. A vendégétkezés térítési díjának megállapításához az önköltségszámítást az általános kiadások teljes körére kiterjedően, dokumentumokkal alátámasztottan végezzék el. 13. Az Országos Tisztifőorvosi Hivatal által kiadott, A rendszeres étkezést biztosító szervezett élelmezési ellátásra vonatkozó táplálkozás-egészségügyi ajánlás közétkeztetők számára 19. pontjában előírt önellenőrzést az élelmezésvezető munkaköri leírásában rögzítsék. 14. A jelentésben feltárt hiányosságok megszüntetését, a bizonylati rend és fegyelem betartását fokozottan ellenőriztessék a Hivatal belső ellenőre által, illetve szükség esetén MKTT belső ellenőrzési egységével. Alsózsolca Város Önkormányzat 2012. évi ellenőrzési terve tartalmazza az Élelmezési, közétkeztetési tevékenység ellenőrzése tárgyú vizsgálatot, amely az MKTT belső ellenőrzési vizsgálatának utóvizsgálata. Az önkormányzat saját belső ellenőrzési kapacitása elvégezte az utóvizsgálatot. 3365-4/2012. iktatószámú ellenőrzési jelentés az élelmezési, közétkeztetési tevékenység pénzügyi, szabályszerűségi ellenőrzéséről Az ellenőrzés célja: Annak megállapítása, hogy a MKTT Belső ellenőrzési egysége által a JK- 28508-4/2011. számú ellenőrzési jelentésben feltárt hiányosságok megszüntetésére hozott intézkedések eredményesek voltak e, az élelmezési tevékenység színvonalának emelése érdekében tett javaslatok hasznosultak e. 6

Az ellenőrzés összegző megállapításai: Az élelmezési tevékenység kellőképpen szabályozott, a szabályzat és a gyakorlat összhangja biztosított. Az MKTT belső ellenőrzése által a bizonylati rend és okmányfegyelem területén jelzett hibákat, hiányosságokat megszüntették. A helyszíni ellenőrzés megállapította, hogy az étlapok valamennyi intézményben ahol étkezést igényeltek kifüggesztésre kerültek, az esetleges étlap változásról pedig tájékoztatást kapnak a fogyasztók. A nyersanyag-kiszabati ívek vezetését, dokumentáltságát az előírásoknak megfelelően végezték, az anyag kiszabási ívek és a nyersanyag kivételezési bizonylatok a felhasznált nyersanyagok és azok mennyisége tekintetében egyezőséget mutattak. A bölcsődei étrendben - 2012. február havi étlapokat megvizsgálva - szárazhüvelyesek adása nem fordult elő, mint azt az MKTT ellenőrzési jelentése korábban megállapította. Az étrendek összeállításánál kellőképpen figyelembe veszik az egyes étkezői korcsoportok élettani sajátosságait. Az intézményekbe kiszállításra kerülő ételek tekintetében a szállítóleveleken feltüntetik a kiosztásra kerülő egy adag étel (mintaadag) mennyiségét. Az ételszállítás vonatkozásában az ÁNTSZ engedéllyel rendelkezőkkel a szerződések megkötésre kerültek. Az étkezés térítési díjáról szóló önkormányzati rendelet felülvizsgálata és módosítása megtörtént, figyelembe véve a szociális igazgatásról és szociális ellátásokról szóló 1993. évi III. törvény valamint a gyermekek védelméről és a gyámügyi igazgatásról szóló 1997. évi XXXI. törvény előírásait. A személyi térítési díjak konkrét összegben és írásban történő meghatározása is megvalósult, az intézmények vezetői egyedi határozatok alkalmazásával állapítják meg a fizetendő térítési díjak mértékét. Az Országos Tisztifőorvosi Hivatal ajánlásának betartásával, a kényelmi félkésztermékek elsősorban ételpor, leveskocka, sót tartalmazó ételízesítő fokozatos csökkentésével, illetve elhagyásával javult az élelmezés színvonala. Összességében megállapítható, hogy a MKTT Belső ellenőrzési egysége által feltárt hiányosságok megszüntetésére hozott intézkedések eredményesek voltak, az élelmezési tevékenység színvonalának emelése érdekében tett javaslatok kellőképpen hasznosultak. Alsózsolca Város Önkormányzat Polgármestere által elrendelt ellenőrzések, melyet az önkormányzat saját belső ellenőrzési kapacitása végzett el: 1988-4/2011. iktatószámú ellenőrzési jelentés Alsózsolca Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatal szervezettségének, szabályozottságának szabályszerűségi ellenőrzéséről Az ellenőrzés célja: Annak megállapítása, hogy a kialakított szervezeti struktúra működése, a tevékenységek, a döntések végrehajtása kellően szabályozott-e, minden kötelezettség, feladatkör meghatározásra került-e, valamint érvényesülnek-e a hatályos jogszabályok előírásai a belső szabályzatok, vezetői rendelkezések tekintetében. 7

Az ellenőrzés összegző megállapításai: Alsózsolca Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatal működésével, feladatellátásával és szervezetrendszerével kapcsolatos előírásokkal, belső szabályzatokkal rendelkezik, azok legtöbbjében érvényesülnek a jogszabályi követelmények. A hivatal szervezeti struktúrája, a szervezeti egységek feladat és hatásköre konkrétan meghatározásra kerültek. A hivatali szervezet és a gazdálkodási rendszer alkalmas a feladatok ellátására, az egyes tevékenységek, a gazdálkodás és a működés kellőképpen szabályozott. A szabályzatok néhány esetben aktualizálásra - jogszabályváltozás, feladatbővülés, szervezeti változás miatti módosításra, kiegészítésre - szorulnak. A munkaköri leírások általánosságban az alaki követelményeknek megfeleltek, ugyanakkor tartalmi hiányosságok előfordultak, hatás-, és jogkörök (pl. ellenjegyzés, érvényesítés) nem kerültek rögzítésre néhány esetben. Bizonyos munkakörök vonatkozásában nem rendelkeztek a jogszabályi változás következtében megváltozott munkakörök pontosításáról, melyeket a jövőben pótolni szükséges. Intézkedési javaslatok: 1. A Szervezeti és Működési Szabályzatban az alaptevékenységet szabályozó jogszabályok, költségvetési szerv szervezeti ábrája, költségvetési szerv képviselőjeként eljárók jogosítványai szerepeltetése. 2. A Közszolgálati Szabályzat felülvizsgálata, a Ktv. és a helyi rendeletnek megfelelő módosítása, kiegészítése. 3. A szervezeti átalakítás kapcsán módosítani kell a Gazdasági Ügyrendet, személyi változások esetében pedig a Gazdálkodási Szabályzatot (gazdálkodási jogköröket gyakorlók). 4. Az Ámr. 20. (3) bekezdés e) pontjában előírtaknak megfelelően a helyiségek és berendezések használatára vonatkozó szabályzat készítése. 5. A Számviteli Politika tekintetében érvényre kell juttatni az Áhsz. 8. (11) és (13) bekezdésében előírtakat. 6. A munkaköri leírások kiegészítése a jelentésben megfogalmazottak figyelembevételével. Intézkedési tervek megvalósítása: A szabályzatok felülvizsgálata, aktualizálása megtörtént. A szervezeti és személyi változásoknak megfelelően a munkaköri leírások módosítása, kiegészítése és a hiányzók pótlása végrehajtásra került. 8

2416-4/2011. iktatószámú ellenőrzési jelentés Alsózsolca Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatal kötelező közzétételi kötelezettségének szabályszerűségi, informatikai ellenőrzéséről Az ellenőrzés célja: Annak megállapítása, hogy a város honlapján (www.alsozsolca.hu) a hivatal kötelező közzétételi kötelezettségének eleget tett-e, a közérdekű adatok teljes körűen megjelennek e, a kialakított közzétételi lista megfelel e jogszabályi előírásoknak. Az ellenőrzés összegző megállapításai: Alsózsolca Város Önkormányzat honlapjával (www.alsozsolca.hu) kapcsolatosan megállapítható, hogy általánosságban megfelel az elektronikus információszabadságról szóló 2005. évi XC. törvényben és a közzétételi listákon szereplő adatok közzétételéhez szükséges közzétételi mintákról szóló 18/2005. (XII. 27.) IHM rendeletben előírt követelményeknek. A kialakított közzétételi egységek megfelelnek a jogszabályi előírásoknak, és kellő információ található bennük az önkormányzat szervezetéről, személyzetéről, tevékenységéről, gazdálkodásáról. Ugyanakkor a könnyebb elérhetőség és fellelhetőség érdekében rendszerezni és egységesíteni szükséges azokat a honlapon, egy erre kialakított menü pontban. Néhány közérdekű adat - alapító okiratok, szervezeti ábra frissítésre, aktualizálásra szorul, tekintettel az önkormányzat intézményeinél történt szervezeti és feladat változásokra. Alsózsolca Város Polgármesteri Hivatal rendelkezik a közérdekű adatokra vonatkozó belső szabályozással, melyben a feladatok, az eljárásrend, a felelősök meghatározásra kerülnek. Összességében megállapítható, hogy a polgármesteri hivatal eleget tett a közérdekű adatok kötelező közzétételi kötelezettségének. Intézkedési javaslatok: 1. A honlapon meglévő közzétételi egységek rendszerezése és egységes megjelenítése egy erre kialakított Közérdekű adatok menüpontban. 2. A közérdekű adatok folyamatos frissítéséről, aktualizálásáról gondoskodni kell. Intézkedési tervek megvalósítása: A megtett intézkedéseknek köszönhetően a honlap átláthatóan, strukturáltan tartalmazza a szervezeti, személyzeti adatokat valamint a tevékenységre, működésre és a gazdálkodásra vonatkozó adatokat, a honlapra látogatók könnyen megtalálhatják az egyes közzétételi egységekben a keresett adatokat. Az ellenőrzést követő időszakban heti 9

rendszerességgel frissítette a rendszergazda a közérdekű adatok tartalmát és archiválta a kötelezően megőrzendő adatokat. 2797-5/2011. iktatószámú ellenőrzési jelentés Alsózsolca Város Önkormányzat oktatási intézményeiben az óradíjak, helyettesítési díjak pénzügyi, szabályszerűségi ellenőrzéséről Az ellenőrzés célja: Annak megállapítása, hogy a vizsgált időszakban minden esetben indokolt volt-e a nevelők által ellátott túlórák száma, szükséges és indokolt volt-e külső óraadó foglalkoztatása, a kifizetett díjak a jogszabályi előírások szerint kerültek e meghatározásra, és nyilvántartásuk megfelelő volt-e, a személyi juttatások előirányzaton belül hogyan alakultak ezen kiadások a vizsgált években. Az ellenőrzés összegző megállapításai: Alsózsolca Város Önkormányzat általános iskolái tekintetében megállapítható, hogy az intézmények személyi juttatás kiadás előirányzatukat a vizsgált időszak egyik évében sem lépték túl, ugyanakkor a túlóra, és helyettesítési díj előirányzatok túllépése jellemző volt. A két nem rendszeres személyi juttatás közül részarányában a helyettesítési díj volt számottevőbb, amely összegében csökkent a vizsgált évek során. A túlóradíjak az évek során változóan alakultak, melyet nagyban befolyásolt a csoportszám és a pedagógus létszám alakulása. A pedagógusok által ellátott, kötelező óraszámukon felüli többlettanítások indokoltak voltak. Az intézmények a jogszabályi előírások alapján állapították meg az óradíjakat, helyettesítési díjakat, és betartották a tanítási időkeretre vonatkozó előírásokat is. A szúrópróbaszerűen kiválasztott óradíj elszámolások a legtöbb esetben jogosan és indokoltan kerültek kifizetésre, egy esetben a nyilvántartások, bizonylatok nem támasztották alá a kifizetés jogosságát teljes körűen. A vezetett kimutatások, nyilvántartások tekintetében előfordultak dokumentálásbeli hiányosságok, de általánosságban vezetettségük megfelelő volt. 2011. szeptember 1-től a közoktatási törvény módosításával a kéthavi tanítási időkeretre vonatkozó rendelkezések megszűntek. Intézkedési javaslatok: 1. Heti rendszerességgel ellenőrizni szükséges a helyettesítési naplók vezetésének megfelelőségét. 10

2. Az óradíjak elszámolását alátámasztó Túlóra kimutatások, Helyettesítési kimutatások rendszeres egyeztetése az osztálynaplókkal. 3. Az intézményvezető a változó munkabér lejelentés előtt havonta ellenőrizze a tagintézmények által kimutatott változó béreket. 4. Egységes számítógépes tanítási időkeret nyilvántartás kialakítása és vezetése. Intézkedési tervek megvalósítása: A Herman Ottó Általános Iskola és Alapfokú Művészetoktatási Intézmény a 2797-5/2011. számú ellenőrzési jelentésben foglaltakra készített intézkedési tervének végrehajtása jelenleg folyamatban van. 1.7 A belső kontrollrendszer öt elemének értékelése A jegyző által kitöltött, a Társulás belső ellenőrzési egysége által feldolgozott kérdőív alapján a belső kontrollrendszer öt eleme-kontroll környezet, kockázatkezelés, kontrolltevékenység, információ és kommunikáció és monitoring- az alábbiak szerint értékelhető: Kontrollkörnyezet: A kontrolleljárásokkal kapcsolatosan részletes szabályozást készítettünk, amelynek részeként elkészült a Folyamatba épített előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzési rendszer szabályzata, az ellenőrzési nyomvonal kialakítása és a kockázatkezelés, szabálytalanság kezelés rendjének szabályozására került sor. A szabályozásokban szereplő kontroll eljárásoknál a felelősségek és feladatkörök megosztásra kerültek vezetői és munkatársi szinten. Munkaköri leírásokkal valamennyi munkatárs és vezető rendelkezik, amely rendszeresen felülvizsgálatra kerül. Teljesítményértékelés rendszerét működtetjük a helyi szabályozásnak megfelelően. A számviteli információs rendszert működtetjük a központi előírások és a helyi adatszolgáltatási igényeknek megfelelően. A belső ellenőrzési rendszert a Miskolc Kistérség Többcélú Társulással kötött Belső ellenőrzési együttműködési megállapodás alapján a Társulás Belső ellenőrzési egységének bevonásával és saját belső ellenőrzési kapacitással működtetjük. A hivatal szervezete hatékonyan látja el az önkormányzat gazdálkodási feladatait, az önkormányzati és hatósági ügyeket. Kedvezőek a tapasztalatok alapján megállapítható, hogy a szervezeti struktúrában a feladatok és felelősségek meghatározására optimálisan került sor. Tárgyévben a felügyeleti szervekkel kialakított munkakapcsolat jónak minősíthető, rendszeres munkakapcsolatunk van a Magyar Államkincstárral és a Kormányhivatallal. Kockázatkezelés: A szervezeten belüli kockázatok kezelésére szabályzat készült. A szervezeti célok meghatározásra kerültek. A kialakított eljárások működnek, a pénzügyi kockázatok jelentős kockázati forrást képviselnek, amelyek szinten tartása biztosított. 11

Kontrolltevékenységek: Az engedélyezési, jóváhagyási eljárásokat az ellenőrzési nyomvonal és az egyéb vonatkozó szabályzatokban foglaltak alapján működtetjük. A feladatkörök és a felelősségek szisztematikusan több személyre történő felosztása biztosítja a hatékony és kiegyensúlyozott kontrollt. A forrásokhoz és nyilvántartásokhoz való hozzáférés az arra felhatalmazott személyekre biztosított, akik egyben elszámolási kötelezettséggel tartoznak a források megőrzéséért és/vagy felhasználásáért. A munkatársak nyilvántartásokhoz, információkhoz való hozzáférése szabályozott. Az operatív gazdálkodás szabályait rögzítettük a kötelezettségvállalást, utalványozást, érvényesítést, szakmai teljesítésigazolást a szabályzat alapján működtetjük. Külső, belső ellenőrzés megállapításaira intézkedési tervet készítettünk, az abban foglaltakat végrehajtottuk, a belső kontroll tevékenységet ezek alapján módosítottuk. Információ és kommunikáció: Biztosítottak a megfelelő információs eszközök, hogy az információ nyilvántartása és közlése megbízható és folyamatos legyen. Az alkalmazott infokommunikációs rendszerek ésszerű biztosítékot adnak a vezetés és az alkalmazottak számára az információ átadásához. Az információs rendszerek által feldolgozott információk megfelelnek az olyan kontroll céloknak, mint a teljesség, az adatok érvényessége, időben történő biztosítása, valamint sértetlensége. A gazdasági események nyilvántartása ezáltal naprakész, a számítástechnikai rendszerek támogatják a jelentéstételi és egyéb adatfeldolgozási és adatszolgáltatási kötelezettségek teljesítését. A külső partnerekkel, szervezetek képviselőivel bonyolított kommunikáció szabályozott. Monitoring: Szervezetünk vezetése a belső kontrollok monitoringját végzi, valamint más műveleteket, amelyeket az alkalmazottak hajtanak végre feladatkörük ellátása keretében. Külön értékeléseket - feltételezve a magas költségeket -nem végzünk. Az általam vezetett szervezetnél a belső kontrollok alábbi területei igényelnek fejlesztést: Kontrollkörnyezet: humánpolitikai stratégia készítése, amely magában foglalja a képzések rendszerét, monitoring rendszer továbbfejlesztése. Kockázatkezelés: A kockázatos események bekövetkeztének valószínűség vizsgálata. Kontrolltevékenységek: operatív gazdálkodás területének gyakoribb vizsgálata. Információ, kommunikáció: - Monitoring: főbb operatív gazdálkodási területeken előre meghatározott indikátorokon alapuló értékelési tevékenység kialakítása az egyes feladatok, célok teljesítésére vonatkozóan. 12

1.8 Jogellenes magatartások miatt tett jelentések száma Büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentéstétel nem történt. 1.9 Tanácsadó tevékenység Tanácsadást a Társulás belső ellenőrzési egység munkatársai folyamatosan biztosítják elsősorban az önkormányzati gazdálkodás költségvetés, beszámoló, pénzügyi elszámolások, munkaügyi kérdések tekintetében. A felmerült kérdésekre szakmai állásfoglalások megküldésével, jogszabály értelmezésekkel válaszolunk e-mailben és telefonon. Az önkormányzat saját belső ellenőre az alábbi tanácsadási tevékenységet végezte a vezetőség számára az elmúlt időszakban: Felesleges vagyontárgyak hasznosításával kapcsolatos tanácsadás (Városüzemeltetés). Könyvvizsgálati kötelezettség. Jogszabály értelmezések, rendelettervezetek, szabályzatok véleményezése. Költségvetési szervek vezetői és gazdasági vezetői kötelező továbbképzési kötelezettségével kapcsolatos tanácsadás, a 28/2011. (VIII.3.) NGM rendelet értelmezése. ÖNHIKI pályázattal, Startmunka pályázatokkal kapcsolatos tanácsadás. Állami Számvevőszék városi önkormányzatok pénzügyi helyzetének ellenőrzése kapcsán tanácsadás. Integritás és korrupciós kockázatok Állami Számvevőszéki felmérésében tanácsadás. Intézkedési terv (konyha kistérségi ellenőrzése kapcsán) elkészítésével összefüggő tanácsadás. Cafetéria juttatással kapcsolatos tanácsadás. Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Bűnmegelőzési Alapítvány megkeresésével kapcsolatos tanácsadás. Önkormányzat önként vállalt feladataival kapcsolatban tanácsadás. Térítési díj kedvezményekkel összefüggésben tanácsadás. Költségvetési koncepció készítéssel kapcsolatos tanácsadás. 13

2. A BELSŐ ELLENŐRZÉS ÁLTAL TETT MEGÁLLAPÍTÁSOK ÉS JAVASLATOK HASZNOSÍTÁSA Alsózsolca Város Önkormányzat és intézményeinek tevékenysége dokumentáltabbá vált, ezáltal ellenőrizhetőbb. Az önkormányzat és az intézmények tevékenysége nyomon követhető, a vezetők számára pontosabb információk nyújthatóak. Átgondoltabb, racionálisabb gazdálkodás valósítható meg. További feladatok végrehajtása is egyszerűbbé, szervezettebbé, pontosabbá vált. A jogszabályi előírások kiemelten előtérbe kerültek, pontosabb végrehajtás valósult meg a gazdálkodás területén. A határidőn túl végrehajtott intézkedések indoklásra kerültek. A hiányosságok konkrétan feltárásra, megnevezésre kerültek és így megszüntethetőek voltak. Összességében az önkormányzat és az intézmények hasznosnak és építő jellegűnek ítélték a belső ellenőrzés elmúlt évi tevékenységét. 4. AZ ELLENŐRZÉSI TEVÉKENYSÉG FEJLESZTÉSÉRE VONATKOZÓ JAVASLATOK A belső kontroll rendszer működtetése és fejlesztése a hatékonyság növelése érdekében, az összhang, együttműködés biztosítása a belső ellenőrzéssel. Az ellenőrzések megállapításainak rendszeres kiértékelése, hasznosítása a kockázatelemzés és felmérések során. A Bkr. 12 -a alapján a költségvetési szervek vezetői és gazdasági vezetőinek belső kontrollrendszer témakörében előírt továbbképzési kötelezettségének biztosításával a belső kontrollrendszer működtetését támogatjuk. Alsózsolca, 2012. április 20. polgármester jegyző 14