KOCKÁZATKEZELÉSI SZABÁLYZAT Városi Művelődési Központ Veszprém Hatályba lép: 2014. január 6.-től
I. ÁLTALÁNOS RÉSZ Az államháztartás működési rendjéről szóló 2011. évi CXCV törvény, az államháztartás működési rendjéről szóló 368/2011 (XII. 31) Korm. rendelet előírása szerint a kockázati tényezők figyelembe vételével kockázatelemzést kell végezni az intézmény működését illetően, ezt követően pedig a kockázatok kockázatkezelési rendszerét kell működtetni. Kockázat alatt értjük a Városi Művelődési Központ gazdálkodása tekintetében mindazon elemek és események bekövetkeztének valószínűségét, amelyek hátrányosan érintik a működését. A szervezet, a költségvetési szerv vezetésének feladata az, hogy azokra a kockázatokra, amelyek lényeges hatással bírnak a szervezet tevékenységére, megfelelő befolyással legyenek. A kockázatok okai lehetnek: - véletlenszerű események; - hiányos információ vagy ismeret; - az ellenőrzés hiánya, esetleges gyengesége. Fő feladat a kockázat azonosítása és az azonosításra alkalmas keretek meghatározása, a kockázatok értékelése, elfogadható kockázati szint meghatározása, a kockázatokra adható válaszok megvalósíthatóságának mérlegelése, az intézkedések megtétele. 1.) Kockázatelemzés: A kockázatelemzés során a vezetőknek fel kell mérni és meg kell állapítani a Városi Művelődési Központ tevékenységét, gazdálkodását befolyásoló kockázatokat. A kockázatelemzés folyamatában minden egyes azonosított kockázatot a kockázatelemzési kritérium mátrix alapján kell értékelni. Ennek alapján a hatás lehet magas, alacsony és közepes. 2.) Kockázatkezelés: A VMK működése során különféle kockázatokkal szembesülhet. A vezetés feladata, hogy azokra a kockázatokra, amelyek lényegesen befolyásolják a tevékenységet, kockázatkezelési rendszert állítson fel, ezzel minimálisra csökkentve a veszélyeztető tényezők bekövetkezésének esélyét. A kockázatkezelés első lépése, hogy a kockázatok azonosításra kerüljenek. A VMK vezetése megállapodott abban, hogy a kötelező alapfeladat végrehajtására külső, pénzügyi, emberi és tevékenységi kockázatok gyakorolnak nagyobb hatást. 2
a.) Külső kockázati tényezők lehetnek: Infrastrukturális: az infrastruktúra elégtelensége vagy hibája megakadályozhatja a normális működést. Gazdasági hatások: áremelkedések, infláció, egyéb gazdasági ok. Jogi szabályozás: olyan megkötéseket tartalmazhat, amely negatív hatással van a tevékenységre. Politikai: egy polgármesterváltás megváltoztathatja a kitűzött célokat. Piaci: versenyhelyzet kialakulása, amely csökkentheti az érdeklődést a rendezvények iránt. Elemi csapások: tűz vagy egyéb elemi csapások hatással lehetnek a kívánt tevékenység elvégzésének képességére. Az időjárás az egyik legfontosabb kockázati tényező a szabadtéri rendezvényeknél. b.) Pénzügyi kockázatok: Költségvetési kockázat: az alaptevékenység ellátásához nem elégséges a normatív támogatás összege. Biztosítással kapcsolatos kockázat: ha nem lehet rá akkora összeget fordítani, amekkora szükséges lenne. Beruházásokra fordítható fedezet hiánya következtében fejlesztések elmaradása. Csalás vagy lopás: eszközvesztés. c.) Tevékenységi kockázatok: Működési kockázat: ha a célkitűzések elérhetetlenek, vagy csak részben valósíthatóak meg. Információs kockázat: ha a döntéshozatalhoz nem megfelelő az információ, ezért nem megalapozott a döntés. 3
Technológiai kockázat: a hatékonyság megtartása érdekében az eszközfejlesztések igénye, a működést zavaró meghibásodások. Újítási kockázat: újítási lehetőségek elmulasztása, illetve ha az új megközelítés a lehetséges kockázatok elemzése nélkül kerül alkalmazásra. Hírnév kockázata: ha a nyilvánosság előtt rossz hírnév alakul ki, akkor az negatív hatással lehet a tevékenységre, illetve a nyújtható szolgáltatás igénybevételének gyakoriságára. Rendezvények kockázatai: - kapacitás alul- vagy túlméretezése - tömeg ( befolyásolható, kiszámíthatatlan dolgokat tud produkálni ) - rossz kommunikáció ( nem jön el az előadó ) - időjárás ( a szabadtéri rendezvényeket elmoshatja az eső nagy kockázat! ) - ingyenes belépés ( túl sokan akarnak jönni, vagy éppen érdektelenné válik ezáltal ) - nem megfelelő helyszín ( túl kicsi, túl nagy ) - vandalizmus - közlekedési nehézségek - program elmaradása - megfelelő időpont választása ( évente visszatérő rendezvényeknél jó, ha mindig ugyanabban az időpontban van, s ne ütközzön mások által szervezett programokkal ) - célcsoportok megjelölése ( kinek szervezzék ) d.) Emberi erőforrás kockázatok: Személyzeti kockázat: a hatékony működést korlátozza, vagy teljesen ellehetetleníti a szükséges számú, megfelelő képesítésű személyi állomány hiánya. Egészségi és biztonsági kockázatok: ha az alkalmazottak közérzete nem megfelelő, és ez elkerüli a vezetők figyelmét; befolyásolhatja a teljesítőképességet. 4
A kockázatok kezelése akkor a leghatékonyabb, ha ki vannak jelölve az adott kockázatok folyamatgazdái saját felelősségi körükön belül. Ezért az igazgató kijelölte a külső kockázati tényezők figyelésére a műszaki vezetőt, a pénzügyi és az emberi erőforrás kockázatainak kezelésére és a tevékenységi kockázatok kezelésére a szakmai igazgatóhelyettest. Így az egyes vezetői szintek felelnek a kockázatok felismeréséért, kezeléséért. A kockázatkezelési tevékenységet a munkaköri leírásokban is meg kell jelölni. 3. ) Kockázatok értékelése: A kockázatok egy része számszerűsíthető. Ilyenek a pénzügyi kockázatok, de az emberi erőforrás kockázatát nem lehet pontosan meghatározni. Szükséges az elfogadható kockázati szint meghatározása ( alacsony, közepes, magas ). A kockázatkezelés elsősorban a feladat ellátását támogató belső folyamat. A kockázatok felmérése során a jelentőségük sorba állításával kell jelezni, hogy mekkora azok bekövetkezésének a valószínűsége, és milyen hatást gyakorolnának a működésre. 5
II. A VÉGREHAJTÁS SZABÁLYAI A kockázat azonosítása Az előzőekben felsorolt kockázati tényezők figyelembe vételével a rendszeresen elkészített beszámolókban tájékoztatják az egyes kockázatok folyamatgazdái az igazgatót. Kockázatkezelés A hatékony, folyamatba épített ellenőrzés a legjobb eszköz a kockázat kezelésére. Ha a beszámolók alapján az igazgató úgy ítéli meg, hogy valamely területen szükséges a beavatkozás, akkor elsősorban tájékozódik arról, hogy a költségvetési évre szóló munkaterv végrehajtásának melyek az akadályozó tényezői, illetve kockázatai. Ezután meghatározza a szükséges intézkedést. Ilyen lehet az adott területre szóló, folyamatosan készített beszámoltatás. A kockázatkezelés időtartama A kockázatkezelés tevékenységét a döntés előkészítésénél, a költségvetési tervezés első szakaszaiban kell megkezdeni az adott szervezeti egység vezetőjének. A költségvetési év során folyamatosan nyomon kell követnie a folyamatokat, frissítenie a megállapításait, illetve ellenőrízni a megtett intézkedések hatásait a kockázatok folyamatos változásával. Veszprém, 2014. január 6. Neveda Amália igazgató 6