1 I. sz. TÁJÉKOZTATÓ Üdvözöljük kiállítóink körében, reméljük rendezvényünk hozzájárul üzleti elképzeléseik megvalósításához. Összeállításunkban a kiállítással kapcsolatos információkat gyűjtöttük össze. 1. INFORMÁCIÓS ABC BIZTOSÍTÁS 1. Kiállítók felelősségbiztosítása A kiállítóknak kötelező megkötni. A kiállítói felelősségbiztosítás a kiállítók mint ezen biztosítás biztosítottjai - által a HUNGEXPO Zrt-nek, mint bérbeadónak, illetve harmadik személynek okozott dologi, vagy személyi sérüléses károkból származó kártérítési kötelezettségekre nyújt fedezetet, 100.000,- Ft önrészesedéssel. A kiállító felelősségbiztosítás díja a területbérleti díj 1%-a, melyet a Hungexpo Zrt. számláz ki a területbérlő kiállítók felé, és amelyet átutalással a Hungexpo Zrt-nek kell megfizetni. Figyelem! Ez a biztosítás a kiállító hibájából a saját vagyontárgyaiban bekövetkező károkat, a lopás- és rongálási károkat nem fedezi, arra a kiállítói vagyonbiztosítás nyújt fedezetet, mely igény esetén megköthető (Kiállítás- vagyonbiztosítási adatlap). Káresemény bekövetkezésekor követendő eljárás: a káreseményt követően a helyszínt rögzíteni kell, a sérült vagyontárgyakat a biztosító kárszemléjéig meg kell őrizni, lehetőség szerint az eseményekről, helyszínről fényképfelvételt kell készíteni. A károkozó és a kárt elszenvedő kötelesek a káreseményről jegyzőkönyvet készíteni, melyben az eseményt részletesen leírják, a károkozó a felelősségét egyértelműen elismeri, a kárt szenvedő pedig jelzi a becsült kárértéket. Ezután haladéktalanul értesítik a HUNGEXPO Zrt. biztosításokért felelősmunkatársát (263-6251), aki gondoskodik a káresemény Biztosító felé történő bejelentéséről és a további teendők koordinálásáról. 2. Kiállítók vagyonbiztosítása A HUNGEXPO Zrt. lehetőséget nyújt kiállítás vagyonbiztosítási szerződés megkötésére, mely fedezetet nyújt a kiállított vagyontárgyakban bekövetkező, a kiállítás vagyonbiztosítási adatlapon feltüntetett feltételek szerint biztosítási eseménynek számító káresemények következtében fellépő veszteségekre. A biztosítás biztosított által viselt önrészesedése 50.000.-Ft, mely a kártérítés összegéből levonásra kerül. A biztosítás díját legkésőbb a biztosítás kockázatviselésének napján kell a Hungexpo Zrt. részére megfizetni. A biztosítás megköthető a kiállítás vagyonbiztosítási adatlap kitöltésével és a HUNGEXPO Zrt. részére való visszajuttatásával, mellyel kiállító jelzi a biztosítás megkötésének szándékát. Ezt követően a biztosítás megkötését a Generali Providencia Biztosító Zrt. képviselője koordinálja. A képviselő elérhetőségét az adatlap tartalmazza. Biztosítási ügyekben felvilágosítást kérhetnek a +36/20-965-1901 telefonszámon.
2 A káreset bejelentése a Generali Providencia Zrt.,+36/20-965-1901 telefonszámon a biztosítási képviselőnél; Buró Mariannál, és egyidejűleg a Rendezvény szervezőjénél a 263-6098-as fax számon történik. Internetes kárbejelentés /Online ügyfélszolgálat: www.generali.hu KIÁLLÍTÓI REGISZTRÁCIÓ és FŐPÉNZTÁR Nyitva tartás: a K épület aulájában Építési időszakban: Február 25-26. 8.00-14.00 óráig, Február 27-29. 8.00-17.00 óráig, Üzemelési időszakban: Március 1-4. 8.00-18.00 óráig, Bontási időszakban: Március 5-6. 8.00-16.00 óráig üzemel. Az építési időszakban a kiállítók területbérleti díjaik rendezése, valamint a leadott standépítési terveik jóváhagyása után itt vehetik át az építési és bontási, valamint a négyzetméter után járó kiállítói belépőket, katalógust, az építési és üzemelési időszak alatt szükséges információkat tartalmazó II. sz. Tájékoztatót és egyéb dokumentumokat. A helyszíni szolgáltatások ellenértékét tartalmazó számlát a Regisztrációs pult munkatársai az üzemelési idő alatt eljuttatják a kiállítók részére, a zárási információkat tartalmazó III. sz. Tájékoztatóval együtt. Számláik rendezése után itt adjuk át Önöknek a terület elhagyásához szükséges "Árukiszállítási engedélyt". KÓSTOLTATÁS A mindenkori érvényben lévő jogszabályok és rendeletek betartása mellett a korábbi évekhez képest változás, hogy 2009. október 1-től a kóstoltatás nem engedélyköteles. Jogszabályokról és rendeletekről bővebb felvilágosítás: Állami Népegészségügyi és Tisztiorvosi Szolgálattal Cím: 1102 Budapest, Endre u. 10 Tel: 262-8182, 261-4227 Fax: 261-0131 E-mail: 10kerulet@fovaros.antsz.hu Felhívjuk figyelmüket, hogy Az élelmiszerek forgalomba hozatalának, valamint előállításának engedélyezéséről, illetve bejelentéséről szóló 57/2010. (V.7.) FVM rendelet értelmében minden standon ott kell lennie a rendeletben feltüntetett dokumentumoknak. További információ: Pest Megyei Kormányhivatal Élelmiszerlánc-biztonsági és Állategészségügyi Igazgatóság Cím: 1135. Budapest, Lehet út 43-47. Tel: 329-7017 Fax: 350-6117 Honlap: www.mgszh.gov.hu PARKOLÁS Kiállítói parkoló az üzemelés alatt az A parkoló, melyet az előre megváltott bérletekkel, vagy napi parkolójegyekkel vehetnek igénybe. A parkoló bérletek a K épületben üzemelő Főpénztárban vásárolhatók meg 3.000,- Ft/db áron. A napi parkolójegy ára 1.200,-Ft,melyet a parkolóba behajtáskor a helyszínen kell megváltani. Az építési és bontási időszakban az időszakra érvényes belépővel rendelkező kiállítók, kivitelezők az A parkolót díjmentesen vehetik igénybe. Látogatói parkoló a Hungexpo Zrt hivatalos WEB oldalán meghirdetettek szerint. Tájékoztatjuk kiállítóinkat, hogy a regisztrációs díj (főkiállító részére) 2 db ingyenes kiállítói parkoló bérletet tartalmaz, melyet a kiállítói regisztrációban vehetnek fel.
3 SAJTÓINFORMÁCIÓ Az újságírók friss, gyors és hiteles informálása érdekében kérjük Önöket, jelezzenek a PR és Sajtó részlegnek minden olyan tájékoztatót, találkozót és eseményt, amely számot tarthat az újságírók, lapok és a közvélemény érdeklődésére. Egyidejűleg lehetőséget biztosítunk arra, hogy a Sajtóközpontban szakanyagokat és egyéb írásos tájékoztatókat helyezzenek el. A kiállítás sajtóreferense: Pákozdi József (tel: 06-30/250-3680) SERVICE STAND ÉS BUSINESS CORNER ÚJ!!!! A kiállítás építése, üzemelése és bontása idején a pavilonban service standot üzemeltetünk. Itt lehetőség nyílik szolgáltatások utólagos megrendelésére, esetleges reklamációk bejelentésére és megoldására. A kiállítás üzemelése idején pedig, internet elérést és fénymásolási lehetőséget biztosítunk. STANDÉPÍTÉS FELHÍVJUK SZÍVES FIGYELMÜKET, HOGY A TERÜLETRE CSAK ÉRVÉNYES ÉPÍTÉSI- BONTÁSI BELÉPŐVEL LEHET BELÉPNI, AZ ÉPÍTÉST IS CSAK EZEKKEL A BELÉPŐKKEL KEZDHETIK MEG. A BELÉPŐKET A KIÁLLÍTÓI REGISZTRÁCIÓBAN VEHETIK ÁT, BEFIZETETT STANDÉPÍTÉSI KAUCIÓ, REGISZTRÁCIÓS DÍJ ÉS HELYDÍJ, VALAMINT ENGEDÉLYEZETT STANDTERV ESETÉN. Felhívjuk szíves figyelmüket a megküldött Általános Üzemeltetési és Működési Szabályzat gondos áttanulmányozására és a vonatkozó előírások betartására. Kérjük, már a megjelenési koncepció kialakítása során figyelembe venni hogy az A, B, C, D, F és G pavilonokban a stand szerkezeti magassága nem haladhatja meg az 5,7 métert. A többi pavilonban a maximális beépítési magasság csarnokonként eltérő. A stand szerkezeti elemei nem haladhatják meg a kiállítási terület vonalát. STANDVILÁGÍTÁS A kiállító a rendezvény időszaka alatt köteles távozás előtt gondoskodni a standvilágítás lekapcsolásáról, a standon levő elektromos berendezések és gépek áramtalanításáról. Ennek elmulasztása esetén biztonsági okokból a HUNGEXPO Zrt. az elektromos rendszereket a közműalagútban teljes egészében lekapcsolja, így az éjszakai áramellátást biztosító szakaszok is lekapcsolásra kerülnek. Ebből eredően a kiállító saját standján és az azonos szakaszra csatlakoztatott szomszédos kiállítók standján keletkező esetleges károkért is a lekapcsolást elmulasztó kiállítót terheli a felelősség. Éjszakai áramellátást igénylő készülékek (pl. hűtő) részére a főkapcsoló előtt, egy külön áramkör kiépítése szükséges. SZÁLLÍTMÁNYOZÁS, RAKODÁS Felhívjuk tisztelt kiállítóink figyelmét, hogy a vásárterületen csak a Schenker Kft. által üzemeltetett anyagmozgató eszközök folytathatnak rakodási tevékenységet. (Ez alól kivételt képeznek a kiállító saját árujára vonatkozóan, a saját tulajdonában lévő hátsó emelőfalas, illetve KCR-s gépjárművek.) Elérhetőség: Földes Andrea Vásárok és Kiállítások Divízióvezető Mobil: 06 30 631 0013 Email: andrea.foldes@schenker.hu Fontos! A hajók beszállítása a G pavilonba előzetes egyeztetés szerint a hajót szállító gépjármű rendszámának leadásával történhet. SZÁMLÁK RENDEZÉSE Területbérleti díjukról az építés megkezdése előtt 30 nappal előlegbekérőt állítunk ki. Az építést csak a helydíj befizetése után lehet megkezdeni, ezért kérjük, hogy
4 helydíj előleget az előlegbekérőn feltüntetett időpontig rendezzék. Az előleg bekérése után kiállítjuk az előlegfizetést igazoló ÁFA visszatérítésre jogosító előlegszámlát. A rendezvény alatt elkészítjük a helydíj végszámlájukat, melyben lehetőség van az esetleges különbözetek rendezésére. Ugyanakkor állítjuk ki az Önök által rendelt helyszíni szolgáltatások számláját. A rendezvényen igénybevett szolgáltatásokat tartalmazó számláikat a rendezvény zárásáig kérjük kiegyenlíteni. Számláikat rendezhetik készpénzzel vagy hitelkártyával a Főpénztárban (K épület), illetve átutalással. Főpénztárunkban az alábbi hitelkártyákkal fizethet: VISA, VISA Electron, Eurocard Mastercard, Cirrus Maestro, American Express, JCB. Amennyiben a helydíjszámla végösszege nem folyt be az építési idő kezdetéig a HUNGEXPO Zrt. számlájára, az átutalásról kizárólag bankszámla kivonatot, vagy terhelési értesítést fogadunk el a Kiállítói Regisztrációnál. TAKARÍTÁS Ezúton értesítjük kiállítóinkat, hogy a pavilonok és szabad területek általános takarításán kívül a standok napi takarítását is biztosítjuk. Az építés és bontás utáni takarítást megrendeléseik alapján teljesítjük. TERVEK ENGEDÉLYEZTETÉSE A HUNGEXPO Budapesti Vásárközpont területén csak a szervezés által jóváhagyott tervek alapján lehet az építési munkát megkezdeni. A terveket a STANDÉPÍTÉSI TERVDOKUMENTÁCIÓ c. formanyomtatvány kitöltésével - a rendezvény építése előtt 2 héttel* kell benyújtani 1 példányban, melyet az üzemeltetési vezető és a Tűz- és Munkavédelem engedélyez. FIGYELEM! *A beküldési határidőn túl leadott STANDÉPÍTÉSI TERVDOKUMENTÁCIÓ elbírálási díja az egyedi standok esetén: 16.000 Ft +ÁFA Egyszerű stand esetében is a "Standépítési tervdokumentáció" című nyomtatványt kell kiállítani. A szabad területen csak lakókocsi, sátor, önjáró gép, gépjármű vagy konténer elhelyezésekor mellékletként egy magassági paramétereket is tartalmazó telepítési vázlat (helyszínrajz) szükséges. Emeletes stand esetén a tervdokumentációhoz csatolni kell a standszomszédok írásos beleegyezési nyilatkozatát. Az A,B,D, F és G pavilonok térrács szerkezetére kizárólag az installáció feletti területen, előzetes engedély alapján a kiállítással összefüggő reklámanyag illetve világítást hordozó keret függeszthető. A függesztési kérelem megrendelő ívet és a megértést segítő vázlatrajzot legkésőbb 21 nappal a rendezvény építése előtt, 1 példányban kell benyújtani a Szervezőnek. Az engedély nélkül, vagy nem az engedélynek megfelelően szerelt függesztést a HUNGEXPO Zrt. a kiállító költségére és veszélyére lebontathatja. A kivitelezés felelős vezetője a bérelt területet, valamint a beküldési határidőig beérkezett tervdokumentáció engedélyezési lapját a rendezvény koordinációs munkatárstól veheti át. VAGYONVÉDELEM A pavilonok nyitvatartási időn kívüli általános őrzését biztosítjuk. A kiállítási csarnokokban az esti zárás és a reggeli nyitás közötti időben sem saját, sem HUNGEXPO Zrt-től rendelt őrszemélyzet nem tartózkodhat. A pavilonok nyitva tartása alatt kiállítási, felszerelési tárgyainak őrzéséről a kiállítónak kell gondoskodni. Szabad területi standok, kiállítási tárgyak őrzése, illetve őriztetése mindenkor a kiállító feladata. Saját személyzettel történő őrzés esetén az őrzési tervet a kiállítás megnyitása előtt minimum 48 órával a szervezőn keresztül a Rendészettel egyeztetni szíveskedjenek. Az őrszemélyzet részére belépési és benn tartózkodási engedély is itt igényelhető. Fegyveres, illetve kutyás őr alkalmazása esetén külön engedélyt kell kérni. Külön felhívjuk kiállítóink szíves figyelmét, hogy a nyitás előtti este és a zárás estéjén fokozottabb vagyonvédelem szükséges!
5 A kiállítónak a standján esetlegesen előforduló bármilyen káreseményt azonnal jelentenie kell a rendezvény koordinációs munkatárs felé. A standépítmények, mint ideiglenes építmények vagyonvédelmi szempontból nem nyújtanak biztonságot az értékek őrzésére! Tájékoztatjuk kiállítóinkat, hogy a pavilonokban biztonsági és vagyonvédelmi szempontból elektronikus térfigyelő rendszert üzemeltetünk. Ezek a HUNGEXPO Zrt. pavilonjainak és nem a kiállítási standok védelmét szolgálják. Műszaki és adatvédelmi okok miatt kiállítói standokkal kapcsolatosan nem adható ki információ. VÁM Külföldi eredetű, vámelőjegyzésben, vagy más módon behozott exponátumokat, építési és egyéb anyagokat csak a II. sz. kapun keresztül lehet beszállítani. Itt található a C pavilonban a Schenker Kft. irodája, ahol a szükséges vámkezelési eljárás elvégezhető. ZAJVÉDELEM Amennyiben a standon üzemelési időszakban hangosított műsort kívánnak adni kérjük, hogy a szomszédokkal egyeztetett műsortervet a szervezők részére juttassák el. Kérjük a hangszórókat a stand belseje felé irányítani. Amennyiben a hangnyomás szint a stand területhatárain a 80 dba értéket, ill. a tárgyalóban a 75 dba értéket eléri vagy meghaladja, abban az esetben a HUNGEXPO Zrt. az energia szolgáltatást megszüntetheti. 2. RENDEZVÉNNYEL KAPCSOLATOS INFORMÁCIÓK 2.1 Pavilonok nyitva tartása kiállítók részére Pavilon nyitva tartása Megjegyzés Építési idő Február 25-28. 8.00-20.00 Február 29. 8.00-18.00 építés befejezése 18.00-22.00 standon belüli árurendezés, terhelési próba Üzemelési Március 1. 6.00-19.00 idő Március 2-3. 7.00-19.00 Március 4. 7.00-18.00 18.00-19.00 kölcsönzött bútorok, telefonok, dísznövények visszaszállítása 19.00-22.00 értékek, kis terjedelmű kiállítási tárgyak elszállítása. A kiállítók gépjárművei 19.00 órától hajthatnak be a HUNGEXPO Budapesti Vásárközpont területére. A zárás estéjén a pavilonokba beállni nem lehet, ezért javasoljuk, hogy kézikocsiról gondoskodjanak. Bontási idő Március 5-6. 8.00-19.00 a rendezvény koordinációs munkatárs részére a terület átadása eredeti állapotban Nyitva tartás látogatók részére: Március 1-4. 10.00-18.00 Rendezvény helyszínei: HUNGEXPO Budapesti Vásárközpont Utazás: A és D pavilon Budapest Boat Show: G pavilon Karaván Szalon: G pavilon Bringa Expo: B pavilon Személybejárat: építési, bontási időszak: III. kapu, üzemelési időszak: I., II, III. kapu 2.2 Közérdekű telefonszámok:
6 Név Telefonszám Kiállítási igazgató Rápolthy Edit 263-6541, 06-30-438-7009 Értékesítési manager Bosnyák Jánosné 263-6076, 06-30-449-2618 Szabadi Emese 263-6196, 06-30-823-7869 Szabó Jázmin 263-6534, 06-30-447-7395 Török Péter 263-6105, 06-30-445-8907 Marketing manager Viszkocsil Veronika 263-6523, 06-30-823-7855 Kiállítás szervezők Posztós Mária 263-6360, 06-30-445-8432 Pripkó Mária 263-6388, 06-30-448-0085 Barabás Andrea 263-6097, 06-30-455-1012 Kovács Krisztián 263-6561 Tűzeset bejelentése 263-6205 Rendészeti Ügyelet 263-6151 Szervezeti egység Telefon Fax Helye Vásárinformáció 263-6101 263-6098 K épület aula Kiállítói regisztráció Főpénztár 263-6582 K. épület Számlázás 263-6578 K. épület Elsősegélynyújtó ügyelet 263-6004 33. épület Sajtó 06-30/250-3680 K épület I. emelet 263-6310 263-6310 I. Fogadó Schenker Kft. 06-30/631-0013 C pavilon HUNGEXPO Zrt. irodáinak központi száma: 263-6000 2.3 A rendezvényekre vásárolható belépőjegyek, parkolójegyek és katalógusok: napi belépőjegy 2.000,- Ft kedvezményes belépőjegy 1.600,- Ft (online vásárolt) kedvezményes belépőjegy 1.600,- Ft (14 éven aluli gyerek, diák-, nyugdíjas-, mozgáskorlátozott és fogyatékkal élő igazolvánnyal) csoportos diákjegy 1.000,- Ft (15 fő fölött) családi jegy (2 felnőtt+2 gyerek) 4.000,- Ft kiállítói bérlet 3.000,- Ft parkoló bérlet 3.000,- Ft 2.4. Területnagyság után járó belépőjegyek: 9-15 m² 4 db 16-50 m² 6 db 51-100 m² 10 db 101-200 m² 15 db 201-300 m2 20 db 301 m2 felett 25 db Bejelentett társkiállítónként + 2 db kiállítói belépő Reméljük fenti tájékoztatónk az Önök megelégedésére szolgált, ezzel is elősegítve kiállítási részvételük hatékonyságát. Amennyiben további információra lenne szükségük, kérjük forduljanak kiállításunk szervezőihez.
7 Köszönjük együttműködésüket!