ERASMUS ÖSZTÖNDÍJAT ELNYERT HALLGATÓK TEENDŐI I. TANULMÁNYI PROGRAM / SZAKMAI KÉPZÉS MEGTERVEZÉSE, TANULMÁNYI SZERZŐDÉS / KÉPZÉSI MEGÁLLAPODÁS (LEARNING AGREEMENT) MEGKÖTÉSE, JELENTKEZÉSI LAP ELKÜLDÉSE Az ösztöndíj elnyerését követően javasoljuk, hogy az ösztöndíjas minél hamarabb vegye fel a kapcsolatot a fogadó intézménnyel. A kapcsolatfelvétel a Kari ERASMUS koordinátor segítségével történik, aki hivatalosan jelenti a majdan kiutazó hallgatókat a fogadó intézmények felé. Az ösztöndíjat elnyert hallgatóknak kiutazásuk előtt tanulmányi szerződést/képzési megállapodást kell kötniük, ez az ún. Learning Agreement for studies/traineeships. A szerződés egy, a küldő- és a fogadóintézmény, illetve a hallgató között létrejött olyan háromoldalú megállapodás, melyben: - a fogadó intézmény vállalja, hogy az abban szereplő tanulmányi/szakmai képzési terv teljesítésének lehetőségeit a magyar hallgatónak biztosítja, - a hallgató vállalja, hogy az abban foglaltakat teljesíti, - Karunk pedig arra vállal kötelezettséget, hogy a terv teljesítése esetén a külföldön végzett tanulmányokat/gyakorlatot az a kar, ahol a hallgató tanul, a tanulmányi követelmények teljesítéseként a megfelelő kreditpont értékben elismeri. A kitöltött tanulmányi/képzési szerződést a hallgatónak kell először aláírnia, majd a kar Erasmus koordinátora is aláírásával igazolja a szerződésben foglaltakat. Ezután küldjük ki a már aláírt tanulmányi/képzési szerződést a fogadó intézmény felé. Esetenként egyéb dokumentumokat (index másolat, önéletrajz, motivációs levél stb.) is el kell küldeni a fogadó intézménynek. Az általános nyomtatványok letölthetők a Nemzetközi Kapcsolatok Osztályának internetes oldaláról: www.univet.hu/hu/kiemelt-egysegek/nemzetkozi-kapcsolatok-osztalya/erasmus/erasmus-hallgatoi/ vagy személyesen igényelhetők a Kari Titkárságon (H. ép. III. em. 307.). Egyre több külföldi egyetem on-line jelentkezést írt elő a jelentkezők számára, de felhívjuk a figyelmét a hallgatóknak, hogy minden esetben első lépésként ellenőrizzék a fogadó intézmény Erasmusos oldalait friss és pontos információkért. A nyomtatványok pontos kitöltése érdekében a következő információkat, anyagokat kell beszerezni személyesen a fogadó intézmény intézményi koordinátorától vagy az egyetemek honlapjairól: Tájékoztató anyagok a felvehető kurzusokról. Lehetséges, hogy az információ-hordozó a külföldi egyetem nyomtatott tanrendje lesz, de lehet ez akár egy weboldal címe is, ahol a megfelelő információk hozzáférhetők. A tantárgyak teljesítésének elfogadtatása érdekében már ezen a ponton érdemes a tantárgyak programjáról tájékoztatót kérni és ezt egyeztetni az adott tárgyat oktató tanszékkel, tanulmányi osztállyal. A külföldi egyetem időbeosztását érdeklődje meg; a félév kezdetének és végének dátumait, a vizsgaidőszak kezdetét és végét, illetve az esetleges tanítási szünetek időpontjait, valamint a jelentkezési határidőt (a fogadó egyetem jelentkezési lapjának leadási határideje, és a szállásfoglalás végső határideje). II. BEIRATKOZÁS, EGYÉNI TANREND IGÉNYLÉSE Az ERASMUS ösztöndíjasnak a külföldi részképzés ideje alatt is hallgatói jogviszonnyal kell rendelkezniük, tehát mind a Karon, mind a fogadóegyetemen beiratkozott hallgatónak kell lennie. Sok esetben a külföldi egyetemen később kezdődik az oktatás és a szemeszterek nem esnek egybe az ÁOTK tanévi időbeosztásával. Az ebből fakadó nehézségek leküzdésére szoktuk javasolni az egyéni tanulmányi időbeosztás igénylését, mely többek között lehetővé teszi, hogy a hallgató a vizsgáit a vizsgaidőszakon kívül is letehesse. Egyéni tanulmányi időbeosztást a kiutazást megelőzően kell igényelni a tanulmányi és vizsgaszabályzatban foglaltaknak megfelelően, részletesen hivatkozva a kint teljesíteni kívánt tanegységekre, megjelölve a kérelem indokát és az igényelt kedvezményeket. Előre fel kell mérni, hogy hazaérkezés után milyen tanulmányi kötelezettségek vannak még. Az itthoni vizsgákra való hivatkozással sem lehet az elnyert hónapszámot lerövidíteni. 1
III. SZÁLLÁS, KIUTAZÁS MEGTERVEZÉSE Szállásigényt be kell jelenteni a fogadóegyetem intézményi koordinátorának, sok egyetem esetében a szállásigények jelzésére külön formanyomtatványt kell kitölteni és ezt lehetőleg minél hamarabb megküldeni, számos esetben pedig a szállásigénylésekkel foglalkozó szervezeteket, részlegeket kell megkeresni szállásfoglalással kapcsolatosan. Figyelni kell, milyen időtartamot igazolnak vissza, mert egyes egyetemeken, amennyiben az intézményi szerződéstől eltérően rövidebb időszakra kéri a hallgató a szállás foglalását, az előzetesen betervezett hónapkeretet ki kell fizetni! Számítani kell arra is, hogy kauciót kérnek a kollégiumokban, vagy egyéb címszóval előleget, a havi szállásdíjon kívül. A szállás költsége a kiutazót terheli. Amennyiben a fogadó egyetem nem tud segíteni szállásfoglalással kapcsolatosan hasznos link lehet: www.casaswap.com. Az utazás megszervezése (repülőjegy foglalása, vonat-buszjegy megrendelése) Az utazás költsége a kiutazót terheli. Javasoljuk, hogy a kiutazás megtervezése kapcsán is olvassák át a korábbi ösztöndíjasok által készített útibeszámolókat hasznos tanácsokért és ötletekért. A kiutazás időpontja: úgy kell tervezni, hogy az a fogadó egyetem időbeosztásával és félévkezdésével essen egybe (pl. Németországban később kezdődik a félév október és április), ne a miénkkel. Tehát nem érdemes hamarabb menni, mert az így kint töltött időről a fogadó egyetem nem fog igazolást adni (pl. a fogadó egyetemen pont akkor van szünet, vagy vizsgaidőszak). A szakmai gyakorlat időpontja esetlegesen eltérhet a fogadó intézmény hivatalos tanrendjétől. További praktikus információk: www.esn.org (Erasmus Student Network) IV. ÚTLEVÉL, BIZTOSÍTÁS, VÍZUM Az útlevél érvényességét feltétlenül ellenőrizni kell, és ha szükséges meg kell hosszabbítani. Külföldi tartózkodása teljes idejére szíveskedjék biztosításról gondoskodni, vagy a fogadó egyetemen keresztül, vagy pedig egy Magyarországon kötött biztosítással. A biztosítás másolatát a kiutazást megelőzően el kell juttatni a Nemzetközi Kapcsolatok Osztályára. Az Európai Unióhoz történő csatlakozásunkat követően a másik ország területén tartózkodó biztosítottak a halaszthatatlan orvosi ellátást megkapják a tartózkodási hely szerinti teherviselőtől a költségek viselésében illetékes teherviselő terhére. Az ún. Európai Egészségbiztosítási Kártyát a területileg illetékes-, vagy az Országos Egészségbiztosítási Pénztár (OEP) - (XIII. ker. Teve u.1., www.oep.hu) bocsátja ki. Az OEP-hez szükséges iratok: - Személyi igazolvány - TB kártya - Hallgatói jogviszony igazolása (KTH-tól) vagy a diákigazolvány felmutatása Az esetleges vízumkötelezettségekről, a benyújtandó dokumentumokról, igazolásokról az adott országok nagykövetségeinél illetve a fogadó intézményeknél ajánlatos időben érdeklődni. A vízumhoz szükséges aktuális információk beszerzése a kiutazó feladata. V. PÉNZÜGYI TÁMOGATÁS SZERZŐDÉSKÖTÉS Az ösztöndíj mindenkori mértékének megállapítása az Európai Bizottság, illetve a Tempus Közalapítvány által meghatározott irányelvek szerint történik. A szabályozás évről évre változhat. A kitöltött ösztöndíj megállapodást legalább egy hónappal a kiutazást megelőzően kell eljuttatni 3 példányban a Nemzetközi Kapcsolatok Osztályára. A nyomtatvány ugyanitt beszerezhető illetve letölthető a honlapról (http://www.univet.hu/hu/kiemelt-egysegek/nemzetkozikapcsolatok-osztalya/erasmus/erasmus-hallgatoi/). Bankszámla nyitásakor körültekintően kell eljárni, olyan kártya tartozzon a bankszámlához, amellyel külföldön valutát lehet felvenni. Karunk deviza alapú számla nyitását írja elő! 2
A szerződés megkötéséhez pontosan kell megadni többek között a következő adatokat: Bank neve Bankfiók postacíme (ahol a számlát nyitották, nem a bank központjának a címe) Bankszámlaszám (IBAN számmal együtt) Bank SWIFT kódja Az ösztöndíjat a Tempus Közalapítvány az egyetemre utalja át, innen utaljuk tovább a hallgatók által a szerződésben megjelölt számlára, a kiutazás előtt kb. 2 héttel. Megjegyzés: Fennáll a lehetősége annak, hogy az egyetemre érkező támogatások késedelmes utalása miatt később tudjuk az átutalásokat indítani, ezért azok a hallgatók, akik augusztus végén, szeptember elején utaznak már ki, számoljanak azzal, hogy ösztöndíjukat esetleg csak késve kaphatják meg. A Tanulmányi/Képzési Szerződés és a Támogatási Szerződés nagyon fontos iratok, amelyek jelentős pénzösszegek odaítélésének és kiutalásának és esetleges visszafizetésének az alapjai. Ezért ezeket nagyon gondosan kell kitölteni és csak az iratokra vonatkozó előírások betartásával szabad módosítani rajtuk. Ügyelni kell arra, hogy ha a szerződésekben foglalt feltételeket nem teljesítik, a kapott ösztöndíjat részben vagy teljes egészében vissza kell fizetniük. Az ERASMUS program nem biztosítja a kinntartózkodás valamennyi költségét, csak hozzájárulást ad, erre előre fel kell készülni! Egyéb lehetőségek kiegészítő pénzügyi támogatásra: ÁOTK (ld. Hallgatói juttatások és térítések szabályzata 26 ), diákhitel, helyi önkormányzatok pályázatai stb. VI. ONLINE NYELVI SZINTFELMÉRÉS A Résztvevő a mobilitási időtartam megkezdését és befejezését megelőzően online nyelvi kompetencia (megfelelőségi) felmérést kell teljesítsen, ha a külföldi tanulás vagy a munka fő nyelve az angol, a francia, a német, az olasz vagy a spanyol kivéve az előbbi nyelveket anyanyelvi szinten beszélőket. Az online szintfelmérést a Résztvevőnek a mobilitás befejezésekor is ki kell töltenie. VII. TEENDŐK AZ ÖSZTÖNDÍJAS TANULMÁNY IDEJE ALATT Megérkezést követően a Certificate of arrival dokumentum elküldése a Nemzetközi Kapcsolatok Osztálya felé. Hallgatói riport elkészítése és megküldése az NKO felé. Az irányt adó kérdések letölthetők a honlapról is. A beszámoló ezen része igen lényeges, hiszen az itt kapott információkból a későbbiekben kiutazók hasznos, friss információkhoz juthatnak. Amennyiben a kiutazás előtt kötött, és a Nemzetközi Kapcsolatok Osztályára leadott Tanulmányi Szerződésben (Learning Agreement) vállalt tantárgyakat részben vagy egészben másokkal helyettesíti, úgy kötelessége a Nemzetközi Kapcsolatok Osztályát (és a küldő kar kari koordinátorát) a bekövetkezett változásokról az órák felvételét követően tájékoztatni, és a változásokat a Learning Agreement 5. oldalán is feltüntetni. Hazautazást megelőzően a kinti koordinátorral aláíratni a kint eltöltött időszakról szóló igazolást Certification of departure, illetve beszerezni egyéb hasznos igazolásokat (pl. klinikai gyakorlatról szóló tanszéki igazolások), a teljesített és elfogadtatni kívánt tanegységek tanulmányi programjának részletes tájékoztatója. Az elért érdemjegyekről, tanulmányok, klinikai gyakorlat teljesítéséről kiállított Transcript of Records beszerzése. VIII. A BESZÁMOLÁSI KÖTELEZETTSÉG A hazajövetelt követő 2 héten belül az ösztöndíjas hallgató kötelessége a tanulmányairól szóló igazolások eljuttatása a Nemzetközi Kapcsolatok Osztálya felé. 3
További kötelezően kitöltendő beszámolók: Online EU Survey kitöltése az e-mailen érkező felszólítás kézhezvételét követő 30 napon belül. Online nyelvi szintfelmérés kitöltése. TANULMÁNYÚT LEMONDÁSA ESETÉN Ha valamilyen - indokolt - oknál fogva nem történik meg a kiutazás, akkor írásban azonnal értesíteni kell az Erasmus koordinátort, valamint a fogadó intézmény koordinátorát. Ha a kinti tanulmányokat kell megszakítani, akkor a szerződésben foglaltak szerint a támogatás összegét vissza kell utalni. ÖNFINANSZÍROZÓ HALLGATÓK A fenti kötelezettségek és tennivalók a label státuszú hallgatókra is vonatkoznak annak kivételével, hogy részükre a Tempus Közalapítvány nem folyósít támogatást. 4
Ellenőrző pontok Tanulmányi/Képzési szerződés (Learning Agreement) kitöltése; bizonyos egyetemek esetében on-line jelentkezés Szállás Kiutazás megszervezése Biztosítás (EU kártya, egyéb) Útlevél, vízumkérdések tisztázása Online nyelvi szintfelmérő kitöltése Pénzügyi szerződés megkötése (Devizaszámla nyitása!) Beiratkozás küldő intézménynél Beiratkozás fogadó intézménynél Certificate of arrival elküldése megérkezés után (patkos.zita@aotk.szie.hu) Hallgatói riport megküldése NKO felé (patkos.zita@aotk.szie.hu) Igazolások beszerzése (Certification of departure; Transcript of records; tantárgyi programok) Igazolások leadása küldő intézménynél Online EU Survey kitöltése Online nyelvi szintfelmérő kitöltése Kurzusok elfogadtatása a Tanulmányi Osztályon 5