Önkéntes Polgári Védelmi Szervezetek Európai Együttműködési Fóruma ALAPSZABÁLY ÉS ÜGYREND

Önkéntes Polgári Védelmi Szervezetek Európai Együttműködési Fóruma ALAPSZABÁLY ÉS ÜGYREND

B E V E Z E T Ő Az elmúlt évtizedek eseményei azt bizonyítják, hogy a katasztrófák száma évről-évre növekszik, anyagi kihatásuk mind jelentősebb és az általuk érintett lakosság száma egyre nagyobb. Így nem véletlen, hogy az ENSZ és az Európai Unió mind gyakrabban foglalkoznak a Polgári Védelem kérdéseivel, amelynek a szerepe a katasztrófák megelőzése és kezelése terén egyre meghatározóbb és a kormányzati szervezetek mellett az önkéntes polgári védelmi szervezetek jelentősége is folyamatosan növekszik. Az önkéntes Polgári védelmi szervezetek tevékenységének összehangolására és az együttműködés kialakítására az elmúlt években több próbálkozás történt. Így az Európai Unió és Portugália szervezésében Lisszabonban 1997 április 28-30 között került sor az Önkéntesek Európai Munkaműhelye (European Workshop of Volunteers) rendezvény megtartására. A Brit Vöröskereszt kezdeményezésére és szervezésében Uniós Pályázattal 2002 február 22-24 között került megtartásra az Egyesült Királyság Kormányzati Veszélyhelyzet Tervezési Kollégiumában ( UK Government Emergency Planning College) 16 európai ország és Kanada részvételével A nem-kormányzati szervezetek önkénteseinek szerepe a Polgári Védelemben az EU tagországokban és az Európai Gazdasági Térség országaiban (The Role of Non-Governmental Organisations Volunteers in Civil Protection in European Member States and European Economic Area Countries) című Munkaműhely, amelynek Zárójelentése 2002 márciusában látott napvilágot. Ez a Zárójelentés fontos feladatokat fogalmazott meg az önkéntes szervezetek polgári védelemben betöltött szerepével kapcsolatban és egyik legfontosabb ajánlásaként rámutatott, hogy minden területen erősíteni kell az együttműködést a kormányzati és az önkéntes szervezetek között. A munkaműhely jelentőségét növelte az a tény, hogy az országonként 2 meghívott közül 1 fő kormányzati és 1 fő pedig önkéntes szervezet képviseletében kapott meghívást. 2008 június 13-15 között Dániában, Roskild városban került megtartásra - ugyancsak Európai Uniós pályázattal - 14 európai ország 21 szervezete képviselőinek részvételével Az önkéntesek tevékenysége a polgári felkészültség fejlesztése érdekében Európában (Voluntary Activities towards improved Civil Preparedness in Europe VACPE) Munkaműhely, amelynek értékelését 2008 október 20-án tették közzé. A Konferencia web-oldalt hozott létre és fontos javaslatokat és megállapításokat tett: elemezve az európai önkéntes polgári védelmi szervezeteket tervezetet dolgozott ki Európai Polgári Védelmi Önkéntesek Bizottságának létrehozására és azt emelte ki

következtetésként, hogy a leglényegesebb a web-oldal létrehozása, amely az önkéntes polgári védelmi szervezetek együttműködéséhez ernyőként szolgálhat. A VACPE 2009 február 26-27-én informális Konferenciát rendezett az Egyesült Királyságban, York városban, míg november 15-én Spanyolországban, Bilbaóban a baszk kormány támogatásával került megtartásra a Polgári Védelmi és Veszélyhelyzeti Önkéntesek találkozója. Mindezek ellenére egyre világosabbá vált, hogy eseti konferenciákkal nem oldható meg az európai önkéntes polgári védelmi szervezetek nemzetközi együttműködésének és szervezett tapasztalatcseréjének a kérdése. Ezért a Magyar Polgári Védelmi Szövetség MPVSZ (Hungarian Civil Protection Association) 2009-ben kezdeményezte egy olyan szervezet létrehozását, amely lehetővé teszi az európai önkéntes polgári védelmi szervezetek tapasztalatcseréjét és szervezett keretek közötti nemzetközi együttműködését. Az önkéntes szervezetek egyre hatékonyabb bevonásával kapcsolatos követelmények figyelembe vételével az Osztrák Polgári Védelmi Szövetség (Austrian Civil Protection Association ACPA), a Horvát Válságkezelési Szövetség (Croatian Crisis Management Association -CCMA), a Magyar Polgári Védelmi Szövetség (Hungarian Civil Protection Association MPVSZ) és a Bratiszlavai Régió Polgári Védelmi Szövetségének Tanácsa (Council of the Civil Protection Association of the Bratislava Region CCPA BR) 2010 január 19-én úgy döntöttek, hogy szervező bizottságot alakítanak és együttes erővel létrehozzák az önkéntes polgári védelmi szervezetek Európai Együttműködési Fórumát (ECF). A 2010 június 22-ei szervező bizottsági ülésen ötödik tagként csatlakozott a szervező bizottsághoz a Svéd Polgári Védelmi Liga is (Swedish Civil Defence League SCDL). A szervező bizottság úgy határozott, hogy az ECF keretében kialakítja a nyugat-balkáni államokkal a Regionális Partnerségi Együttműködés-t (Regional Partnership Cooperation RPC), összhangban az EU bővítéssel és a nyugat balkáni államok európai integrációjával kapcsolatos követelményeivel. * 2

A csatolt Alapszabály- és Ügyrend-tervezetet az ECF Konferencia elfogadta az ECF célkitűzései és céljai magyarázataként. Megállapodás született, hogy az ECF Koordinációs Tanácsa fel fogja használni az Alapszabály- és Ügyrend-tervezetet a végleges dokumentum 2011. decemberi kidolgozásához. Ezek a dokumentumok a következő ECF konferencián kerülnek elfogadásra. T A R T A L O M J E G Y Z É K 1.. Elnevezés és székhely 2.. Rendeltetés és célok 3.. A tanácskozások nyelve, jegyzőkönyv 4.. Tagság 5.. Jogok és kötelességek 6.. Az Európai Együttműködési Fórum (ECF) és a Regionális Partnerségi Együttműködés (RPC) szervei 7.. A Konferencia 8.. A Koordinációs Tanács 9.. Az Elnök 10.. A Főtitkár 11.. Szakmai Bizottságok 12.. Munkacsoportok 13.. A Fórum feloszlatása, a tagság megszűnése 14.. Záradék 3

1.. Elnevezés és székhely (1) A szervezet neve: Önkéntes Polgári Védelmi Szervezetek Európai Együttműködési Fóruma. European Cooperation Forum of the Voluntary Civil Protection Organizations Rövidített neve: Európai Együttműködési Fórum (ECF) European Cooperation Forum (ECF). (2) Székhelye: megegyezik a mindenkori Koordinációs Tanács elnökének címével. (3) Jogi formája: önkéntes polgári-védelmi szervezetek nemzetközi együttműködése. (4) Működési területe: európai országok. 2.. Rendeltetés és célok (1) Az ECF egy nemzetközi szervezet, amelynek rendeltetése a katasztrófákra történő felkészüléssel, kezelésével és a következményeinek felszámolásával összefüggő önkéntes polgári védelmi feladatok végrehajtásával kapcsolatos tapasztalatok cseréje. Mindazon szervezet tagja lehet, amely magáénak ismeri el az ECF célkitűzéseit. (2) Az ECF céljai a következők: a.) A polgári védelmi eszközök és lehetőségek felhasználásával segíteni az emberi élet és az anyagi javak védelmét elsősorban a megelőzés terén, a nemzetközi tapasztalatok figyelembe vételével, b.) Az ECF és a RPC tevékenysége főleg arra a tapasztalatcsere megvalósítására irányul, amely elősegíti valamennyi állampolgárban az önvédelem kialakításának szükségességét veszélyhelyzetekben azáltal, hogy megszerzik a tudást és gyakorolják a szükséges magatartást a lakosság körében a megelőzés, a mentés és a katasztrófák következményeinek a felszámolása terén, vagyis a katasztrófa helyzetek mindhárom időszakában, c.) Az EU törekvéseivel összhangban a kormányzati polgári védelmi szervezetekkel együttműködve a lakosságvédelmi feladatokra történő felkészülés hatékonyságának a növelése, avval a céllal, hogy az állampolgárok életének és vagyontárgyainak a védelme katasztrófák esetén minél hatékonyabb legyen, figyelembe véve az egyes országok sajátosságait, 4

d.) Megkülönböztetett figyelem fordítása az együttműködés során az ifjúság polgári védelmi ismereteinek a megalapozására, továbbfejlesztésére, az ifjúság nevelésére, a különböző veszélyforrások és a veszélyhelyzetekben a helyes magatartásbeli szabályok ismertetésére, e.) Az önkéntes polgári védelmi szervezetek hatékony nemzetközi együttműködésének kialakítása, fejlesztése, különös tekintettel a regionális kapcsolatokra, illetve az azonos veszélyeztetettségű országokra; nemzetközi tapasztalatcsere a szervezetek katasztrófa helyzetekben kifejtett operatív tevékenységét, valamint a lakosságvédelmi, mentési, kitelepítési és elhelyezési, ellátási és egyéb tevékenységeket illetően; ennek során az egyes országok önkéntes polgári védelmi szervezetei feltételrendszerének, eszközeinek és gyakorlati felkészültségének kölcsönös megismerése, f.) Együttműködés kialakítása az Európai Unió illetékes polgári védelmi szervével, az EU folyamatos támogatásának igényével, g.) A kitűzött célok megvalósítása során az Európai Unió és más nemzetközi szervezetek követelményeinek a figyelembe vétele és szoros együttműködés megvalósítása a Fórum és a Regionális Partnerségi Együttműködés önkéntes polgári védelmi szervezeteivel, lehetőség és igény esetén a kormányzati polgári védelmi és katasztrófavédelmi szervezetekkel, illetve polgári védelmi feladatokat ellátó más nemzetközi szervezetekkel, h.) Együttműködés Európai Uniós pályázatokon, i.) Együttműködés és tapasztalatcsere a tudományos tevékenységet illetően, polgári védelmi szakterületen, j.) Baráti kapcsolatok létesítése és fenntartása az európai országok, elsősorban az EU tagországok és a nyugat-balkáni államok nemkormányzati polgári védelmi szervezeteivel, a szakmai együttműködés feltételei szerint, egyenlő jogok alapján. k.) Önkéntes polgári védelmi szervezetek létrehozásának támogatása és segítése igény esetén azon országokban, amelyekben jelenleg még nem működnek ilyen szervezetek, vagy nem sikeresek; e tevékenység jelentőségének megfelelően történő kezelése, különösen a Regionális Partnerségi Együttműködés keretében, 5

(3) Ezen célok megvalósítása magában foglalja: a.) Rendszeres, az igények által diktált gyakoriságú, de minimum 2 évenkénti konferenciák szervezését, valamennyi tagszervezet képviselőinek részvételével, b.) Rendszeres találkozók évenkénti programjának kidolgozását az ECF és a RPC országok tagszervezeteinek javaslatai alapján; konferenciák, kollégiumok munkaműhelyek, szakmai találkozók, megbeszélések, bemutatók, stb. szervezését egy-egy szakterületen, továbbá a lakosságvédelem kérdéseit feldolgozó tanfolyamok szervezését, lakossági tájékoztató füzetek és veszélyhelyzeti útmutatók cseréjét és terjesztését, c) A polgári védelem tapasztalatok gyűjtését, a lakosság és az ifjúság felkészítése, valamint az operatív tevékenység módszerei, tapasztalatai kérdéseiben, a lakosság katasztrófa-helyzetekben történő mentése során, d.) A lakosság felkészítés és tájékoztatás kiképzési anyagainak és módszereinek cseréjét, különböző nemzeti projektek kölcsönös támogatását, könyvek, folyóiratok, cikkek folyamatos cseréjét, a tapasztalatok gyűjtését és felhasználását, e.) A tudományos munkában szerzett tapasztalatok és eredmények cseréjét, tudományos konferenciák szervezését az önkéntes polgári védelmi tevékenység témáiban, következtetések és ajánlások kidolgozását, f.) Esetenkénti több ország önkéntes polgári védelmi szervezetének részvételével kiállítások, ifjúsági versenyek, ifjúsági táborok szervezését és lebonyolítását, valamint az egymás rendezvényein történő részvétel szervezését, g.) Az önvédelmi koncepció megvalósítását és az önkéntes szervezetek bevonását az EU Polgári Védelmi Keretbe és a válságkezelésbe, a megelőzéssel, az óvóintézkedésekkel és akciókkal kapcsolatos tudatosság és felelősség kialakítása érdekében, olyan céllal, hogy az állampolgár váljon Első Reagálóvá a súlyos katasztrófák elkerülése érdekében, h.) Az Önkéntes Polgári Védelmi Szervezetek Európai Együttműködési Fóruma és a Regionális Partnerségi Együttműködés, valamint az Európai Unió közötti kapcsolat kialakítását, és a folyamatos kapcsolattartást az EU polgári védelmi szerveivel, 6

i.) A szervezet tevékenysége során a Stratégia a Duna Régióért (EU Strategy for the Danube Region) EU Projekt figyelembe vételét, amely szorosan illeszkedik a Fórumhoz és még inkább a Regionális Partnerségi Együttműködéshez, amelynek célja: a Duna Régióban élő szomszédok gazdasági, politikai, ökológiai és kulturális együttműködésének a támogatása és hasznosítása annak figyelembe vételével, hogy a Duna folyó nemcsak az európai integráció szimbóluma, hanem része az európai identitásnak, j.) Együttműködés szervezését hasonló profilú nemzetközi szervezetekkel, k.) A szervezet tevékenységét irányító Koordinációs Tanács létrehozását négy évenkénti váltással. 3.. A tanácskozások nyelve, jegyzőkönyv (1) Az ECF és az RPC tanácskozásain a hivatalos nyelv az angol, valamint a vendéglátó szervezet országának nyelve. (2) A tanácskozásokról, tárgyalásokról angol nyelvű jegyzőkönyv készül, amelyet valamennyi résztvevő (a téma függvényében annak fontosságát figyelembe véve valamennyi tagszervezet) megkap. 4.. Tagság (1) Mindazon országok önkéntes polgári védelmi szervezetei, amelyek részt vettek a Fórumot és a Regionális Partnerségi Együttműködést létrehozó, 2011 évi alapító Konferencián, automatikusan rendes taggá váltak. (2) A továbbiakban bármely ország önkéntes polgári védelmi szervezete rendes taggá válhat, ha erre vonatkozó igényét a mindenkori Elnöknek írt levélben bejelenti. (3) Az ECF és az RPC tiszteletbeli tagja lehet az a személy, aki kimagasló tudományos eredményt ért el a polgári védelem, és a katasztrófavédelem terén, vagy jelentős szolgálatot tett a Fórumnak és a Regionális Partnerségi Együttműködésnek, illetve jelentős támogatást nyújtott tevékenységükhöz. A tiszteletbeli tagságról a Koordinációs Tanács tagjainak véleménye alapján az Elnök dönt, a döntésről tájékoztatja a tagszervezeteket. (4) A tagok jegyzékében az országok és ezen belül az egyes önkéntes szervezetek az angol ABC szerinti sorrendben követik egymást. 7

5.. Jogok és kötelességek (1) Az ECF és a RPC tagszervezetei rendszeresen részt vesznek a szervezet munkájában és támogatják a kitűzött célok folyamatos megvalósítását. (2) A tagdíjakról minden esetben a Konferenciák döntenek; a rendezvények utazási költsége a résztvevőket terheli; ugyancsak a résztvevőket terheli a szállás és ellátás költsége is, amennyiben a rendező szervezetnek azt nem áll módjában magára vállalni. (3) A rendezvények szervezési költségei minden esetben a szervezőt terhelik. (4) A rendezvény szervezője a körülmények figyelembe vételével az egyes szervezetek meghívottjainak létszámát tájékoztató jelleggel meghatározhatja, de ettől a meghívott szervezetek a szervezővel történő egyeztetés alapján eltérhetnek. 5.) A legalább kétévente megtartásra kerülő Konferenciákon a szervezet résztvevőinek létszámától függetlenül szavazások esetén minden szervezetet egy szavazati jog illet meg. (6) Az ECF és a RPC tiszteletbeli tagjai jogosultak tanácskozási joggal valamennyi rendezvényen részt venni. (1) Az ECF és a RPC szervei : a.) a Konferencia, b.) a Koordinációs Tanács, 6.. Az ECF és a RPC szervei 7.. A Konferencia (1) A Konferencia a Fórum legmagasabb döntéshozó szerve és szükség szerint, de legalább 2 évenként kerül összehívásra, más-más ország tagszervezetének szervezésében (2) A Konferencia helyszínéről az azt megelőző évben önkéntes jelentkezés alapján a Koordinációs Tanács határoz és egyidejűleg dönt a tagok javaslatai alapján - a Konferencia témáiról, illetve tájékoztató jelleggel a szervező javaslatát figyelembe véve a célszerű időpontról. 8

(3) A végleges döntést követően a konferenciáról, annak tervezett időpontjáról, valamint a célszerű témákról az Elnök legalább 3 hónappal a Konferenciát megelőzően levélben értesíti a tagszervezeteket; a konkrét meghívókat a szervező küldi meg; a szervezés kérdéseiben a szervező szorosan együttműködik a Fórum Főtitkárával. (4) A Konferencia programját a Főtitkárral együttműködve a szervező állítja össze és elnöki egyetértés után kerül megküldésre a tagszervezeteknek. (5) A Konferenciát az Elnök vezeti; a szavazásra jogosult kérdésekben határozat a jelenlévő tagszervezetek kétharmados többségével hozható; eljárási kérdésekben az egyszerű többség is elegendő; a Konferencia akkor határozatképes, ha a szavazati joggal rendelkezők több, mint 50 %-a jelen van. Szavazategyenlőség esetén az elnök szavazata dönt. (6) A Konferencia hatásköre a.) Az Elnök és a Főtitkár megválasztása 4 éves időtartamra, illetve felmentése, b.) Az Elnöki beszámolók jóváhagyása az előző Konferencia óta végzett munkáról, c.) Szakmai feladatok meghatározása a következő időszakra, d.) Határozathozatal a javasolt indítványokról, e.) Határozathozatal az Alapszabály és Ügyrend módosításáról, f.) Határozat a következő Konferencia időpontjáról és helyszínéről, g.) Az Elnök által beterjesztett éves munkatervek véleményezése és jóváhagyása. 8.. A Koordinációs Tanács (1) A Fórum és a Regionális Partnerségi Együttműködés tevékenységét a szervezet elvi irányító csúcsszerveként a koordinációs Tanács irányítja. (2) A Koordinációs Tanács tagjai a.) az Elnök, b.) a Főtitkár, c.) tagok (5 fő), 9

(3) A Fórum és a Regionális Partnerségi Együttmúködés 2011. évi alakuló Konferenciája 4 évre megválasztotta: (a) az Elnököt, (b) a Főtikárt és a (c) tagokat(5 fő) az ECF tagszervezeteinek képviselőit (4) Az Elnök, a Főtitkár és a tagok újraválaszthatók, (5) Lehetőség van arra, hogy az önkéntes polgári védelmi tevékenység szakterületenként történő irányítására a Koordinációs Tanács szakterületi vezetőket kérjen fel a feladatok végrehajtásának az irányítására, (6) A szakterületi vezetők évenként írásos beszámolót készítenek a Koordinációs Tanács részére az adott évben végrehajtott szakmai feladatokról; a beszámolót a Koordinációs Tanács jóváhagyását követően a Főtitkár megküldi a tagszervezeteknek, (7) A szakterületi vezetők évenként írásos javaslatot készítenek a következő évi célszerű feladatokról, amelyek az éves munkaterv részét képezik, (8) A Koordinációs Tanács hatásköre a.) A Konferenciákon hozott határozatok végrehajtásának megszervezése, b.) Mindazon kérdések megvitatása és szükség esetén határozat hozatal, amelyek nem a Konferenciákon kerülnek eldöntésre, c.) Határozathozatal a Konferencia helyszínére, időpontjára, időtartamára és témáira vonatkozóan. d.)a Konferenciák rendezése a szervezővel együttműködve, e.)szakterületi vezetők megválasztása, f.)az Elnök, a Főtitkár és a szakterületi vezetők éves beszámolóinak jóváhagyása, 10

f.) Az Európai Unió érintett szervével és más nemzetközi szervezetekkel történő kapcsolattartás és együttműködés, Európai Uniós pályázatok irányítása, h.)a Koordinációs Tanács üléseinek időpontjára, témáira és helyszínére történt Elnöki javaslat megvitatása és döntés a javasolt kérdésekben, i.)évenként legalább 1 alkalommal, illetve szükség szerinti ülések megtartása. 9.. Az Elnök (1) Az Elnököt a Konferencia választja nyilt szavazással 4 éves időtartamra; a választást követően a Konferenciákat és a Koordinációs Tanács üléseit az Elnök vezeti. (2) Az Elnök képviseli az ECF-et és az RPC-t a Fórum szervezetén belül, valamint a nemzetközi kapcsolatokban, (3) Az Elnököt kiadványozási jog illeti meg a Fórumot érintő dokumentumok és küldemények tekintetében. (4) Az Elnök felelős a folyamatban lévő ügyekért, a Koordinációs Tanács üléseinek évenkénti megtartásáért. (5) Egyedi esetekben Elnöki felhatalmazás alapján a Főtitkár képviseli a Fórumot. (6) Az Elnök tevékenységének akadályoztatása, vagy eltávolítása esetén a következő Konferenciáig az elnöki teendőket a Koordinációs Tanács jóváhagyásával a Főtitkár látja el. 10.. A Főtitkár (1) A Főtitkárt a Konferencia választja meg nyílt szavazással 4 éves időtartamra. (2) A Főtitkár gondoskodik a Koordinációs Tanács üléseinek előkészítéséről, megszervezéséről, az ülések jegyzőkönyveinek elkészítéséről és a fordításokról, valamint a Határozatok végrehajtásának figyelemmel kíséréséről. A jegyzőkönyveket a Főtitkár írja alá és küldi meg a tagszervezeteknek. 11

(3) A Főtitkár a koordinációs Tanács ülései közötti időszakban folyamatos kapcsolatot tart a tagszervezetekkel; a levelezés angol nyelven történik. 11.. Szakmai Bizottságok (1) A polgári védelem egyes területeivel kapcsolatos feladatokra állandó és eseti bizottságok hozhatók létre; a szakterületek vezetőit a feladat végrehajtásával a Koordinációs Tanács bízza meg. (2) A szakmai bizottságok működésének lehetséges területei: - Lakosságfelkészítés - Ifjúság felkészítése és nevelése - Tudományos munka - Regionális Partnerségi Együttműködés. (3) A szakmai bizottságok éves munkaterv alapján tevékenykednek, feladataik a Fórum éves munkatervének részét képezik. (4) A szakterületek vezetői az éves feladatok végrehajtásáról írásban tájékoztatják a Koordinációs Tanácsot. 12.. Munkacsoportok (1) A szakbizottságok munkatervében szereplő konkrét feladat végrehajtására Munkacsoport is létrehozható; ennek tevékenységét a szakmai bizottság vezetője koordinálja. 13.. A Fórum feloszlatása, tagság megszűnése (1) A Fórum feloszlatással, a tagság kilépéssel szűnhet meg. (2) Bármely tagszervezet az Elnökhöz intézett írásos tájékoztatással megszüntetheti Fórumbeli tagságát. Az Elnök az írásos tájékoztatás kézhezvételéről haladéktalanul tájékoztatja a kilépő tagszervezetet, valamint a Konferencia tagszervezeteit. Ezt követően az adott tagszervezet tagságát megszűntnek kell tekinteni. (3) A Fórum feloszlatása csak olyan Konferencián történhet meg, ahol a tagszervezetek 2/3-a jelen van és ezt a jelenlévő tagszervezetek többsége (legalább 50%+1) megszavazza. Ezek hiányában a feloszlatásról a koordinációs Tanács dönthet. 12

14.. Záradék Jelen Alapszabályt és Ügyrendet az ECF alakuló Konferenciája 2011. április 29-én elfogadta. A Konferencián résztvevő civil szervezetek jegyzéke az Alapszabály és Ügyrend kiegészítője. 13