FEHÉR BOT ALAPÍTVÁNY HAJDÚDOROG, FOGADÓ U.

FEHÉR BOT ALAPÍTVÁNY HAJDÚDOROG, FOGADÓ U. 3-5. Tel.: 06 52 232 313; e-mail: titkarsag@feherbot.hu ; honlap:www.feherbot.hu Nyilvántartási szám a Debreceni Törvényszéknél: 967 Felnőttképzési akkreditációs száma: AL 1929 Munkaközvetítői engedély száma: 4102-3/2005-0900 Ikt. Sz.: 77/2014 SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZAT A Fehér Bot Alapítvány kuratóriuma az alapítvány Szervezeti és Működési Szabályzatát az alábbiak szerint állapítja meg: 1

I. RÉSZ AZ ALAPÍTVÁNY SZERVEZETE 2

1. Fejezet AZ ALAPÍTVÁNY TESTÜLETI SZERVEI 1. A KURATÓRIUM 1.1. Az alapítvány legfőbb döntést hozó szerve az öttagú kuratórium. 1.2. A kuratórium kizárólagos hatáskörébe tartozik: az alapító okirat 4.4. pontja alapján a) az alapítvány éves költségvetési tervének a jóváhagyása, a mérleget (egyszerűsített mérleget), az eredmény-kimutatást, (az eredmény levezetést) és a kiegészítő mellékletet. Magában foglaló beszámolónak és a közhasznúsági mellékletnek az elfogadása; b) alapítvány vagy gazdasági társaság alapítása, vagy ilyen szervezetek létesítésében való közreműködés illetve már működő alapítványhoz vagy gazdasági társasághoz való csatlakozás; c) gazdasági- vállalkozási tevékenység indítása; d) az alapítványhoz való csatlakozások, a feltételhez kötött támogatások, adományok elfogadásával kapcsolatos döntés; e) az alapítvány stratégiai terveinek a meghatározása; f) az alapítvány belső szervezeti rendjének kialakítása, a szervezeti és működési szabályzat meghatározása; g) döntés mindazokban a kérdésekben, amelyeket a jogszabály, vagy az alapító okirat, illetve a szervezeti és működési szabályzat a kuratórium kizárólagos hatáskörébe utal. 1.3. A kuratórium az alapító okirat 6. pontja alapján: - biztosítja az Alapítványnak az alapító okiratban meghatározottak szerinti folyamatos működését; - gondoskodik az Alapítvány vagyonának az alapító okiratban rögzített céloknak megfelelő felhasználásáról; - meghatározza a kitűzött cél megvalósításához szükséges tárgyi és személyi feltételeket, gondoskodik azok biztosításáról. 1.4. A kuratóriumi tagok jogai és kötelezettségeit az alapító okirat a : a) A kuratórium tagjai jogosultak: - a kuratórium munkájában részt venni; - a kuratórium elnökétől és munkatársaitól az alapítványt érintő bármely ügyben felvilágosítást kérni, - a munkájához szükséges egyéb segítséget igényelni. b) A kuratórium tagjai kötelesek: - a kuratórium munkájában tevőlegesen részt venni, - a személyes adatok védelmére vonatkozó jogszabályi és alapítványi előírásokat betartani. 1.5. A kuratórium az alapító okirat 5.1. 5.5. pontjai ban rögzített eljárási rend szerint működik. a) A kuratórium üléseit szükség szerint, de legalább évente két alkalommal tartja. b) A kuratórium ülését az elnök írásban, az ülést megelőzően legalább három nappal korábban közölt meghívóval hívja össze, a napirend megjelölésével. c) A kuratórium üléseit az alapítvány székhelyén tartja, de az elnök ettől eltérően is rendelkezhet. 3

d) A kuratórium ülése nyilvános. A kuratórium személyi kérdés tárgyalásakor zárt ülést tarthat. e) A kuratórium ülésére meg kell hívni: - a kuratórium tagjait, - a felügyelő bizottság elnökét, - az Üzemi Tanács elnökét, - az alapítvány szervezeti egységvezetőjét, ha jelenléte a tárgyalt napirend miatt szükséges; 2. A FELÜGYELŐ BIZOTTSÁG 2.1. Az alapítványnál a kuratóriumtól elkülönült felügyelő bizottság létrehozása kötelező. Az alapítók öt év időtartamára háromtagú felügyelő bizottságot bíznak meg. 2.2. A felügyelő bizottság ellenőrzi az alapítvány működését és gazdálkodását. Ennek során a kuratórium elnökétől és tagjaitól jelentést, az alapítvány munkavállalóitól pedig tájékoztatást, vagy felvilágosítást kérhet, továbbá az alapítvány könyveibe és irataiba betekinthet, azokat megvizsgálhatja. A felügyelő bizottság tagja az alapítvány kuratóriumának ülésén tanácskozási joggal részt vehet. 2.3. A felügyelő bizottság köteles a kuratóriumot tájékoztatni és annak összehívását kezdeményezni, ha arról szerez tudomást, hogy: a) az alapítvány működése során olyan jogszabálysértés vagy az alapítvány érdekeit egyébként súlyosan sértő esemény (mulasztás) történt, amelynek megszüntetése vagy következményeinek elhárítása, illetve enyhítése a kuratórium döntését teszi szükségessé; b) a kuratórium elnöke, vagy bármely tagja felelősségét megalapozó tény merült fel. A kuratóriumot a felügyelő bizottság indítványára - annak megtételétől számított harminc napon belül - össze kell hívni. E határidő eredménytelen eltelte esetén a kuratórium összehívására a felügyelő bizottság is jogosult. 2.4. A felügyelő bizottság ügyrendjét maga állapítja meg. 3. AZ ÜZEMI TANÁCS 3.1. A munkaügyi kapcsolatok keretében a munkavállalók közösségét a Munka Törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény 236. -a alapján Üzemi Tanács képviseli. 3.2. Az alapítványnál öt évre választott háromtagú Üzemi Tanács működik. 3.3. Az üzemi tanácsot együttdöntési jog illeti meg a jóléti célú pénzeszközök felhasználása ügyében. 3.4. Az Üzemi Tanács az Mt. 259. - 261. -aiban előírtak szerint működik, feladatait az Mt. 262. (1) bekezdése határozza meg. Az Üzemi Tanács Ügyrendjét maga határozza meg. 3.5. A munkáltató félévente tájékoztatja az üzemi tanácsot a) a gazdasági helyzetét érintő kérdésekről, 4

b) a munkabérek változásáról, a bérkifizetéssel összefüggő likviditásról, a foglalkoztatás jellemzőiről, a munkaidő felhasználásáról, a munkafeltételek jellemzőiről, c) a munkáltatónál foglalkoztatott munkavállalók számáról és munkakörük megnevezéséről. 3.6. Az üzemi tanács félévente tájékoztatja tevékenységéről a munkavállalókat. 5

2. Fejezet AZ ALAPÍTVÁNY VEZETÉSE 1. AZ ALAPÍTVÁNY ELNÖKE 4.1 Az alapítvány elnöke a kuratórium működésével kapcsolatban teljesíti az alapító okirat 7.1. pontjában meghatározott kötelezettségeit. 4.2. A kuratórium elnöke, aki egyben az alapítvány elnöke az alapítvány működésével kapcsolatban az alapító okirat 7.2. pontjában foglaltakkal összhangban: a) a kuratórium döntéseinek és az alapítvány érdekeinek megfelelően irányítja és ellenőrzi az alapítvány tevékenységét; b) az alapítvány elnöke: - irányítja az alapítvány stratégiai tervének a kidolgozását és a tervet a kuratórium elé terjeszti, - irányítja az alapítvány éves munkatervének és pénzügyi tervének elkészítését, s jóváhagyás végett a kuratórium elé terjeszti a terveket; - felügyeli a pályázatok elkészítését és a pályázati programok végrehajtását; - jóváhagyja az együttműködési szerződéseket és felügyeli azok végrehajtását, megvalósulását. - gondoskodik a jogszabályokban, az alapító okiratban és ezen szabályzatban előírt nyilvántartások vezettetéséről; c) az alapítvány elnöke az általa megbízott személy vagy szervezet közreműködésével: - a kiadások számláit ellenőrzi - megbízólevelet ad ki - kezeli az alapítvány pénzeszközeit, utalványozási jogkört gyakorol - vezeti a pénztárkönyvet és - ellenőrzi a számlák megfelelőségét; - vezeti a határozatok tárát d) gyakorolja az alapítvány alkalmazottai felett a munkáltatói jogkört: - megköti a munkaszerződéseket, - meghatározza a közvetlen irányítása alá tartozó vezetők munkaköri leírását, jóváhagyja a vezetők által beosztottaik részére készített munkaköri leírásokat, - engedélyezi a közvetlen irányítása alá tartozó vezető munkatársak részére szabadság igénybevételét, - engedélyezi a munkatársak részére a bér és egyéb járandóságok kifizetését, - dönt a rendes és rendkívüli felmondás kérdésében, illetve a munkaviszony közös megegyezéssel történő megszüntetése ügyében. e) engedélyezi az alapítvány működésével kapcsolatosan keletkezett iratokba való betekintést; f) az alapítvány honlapja és folyóirata valamint a helyi sajtó útján: - rendszeresen tájékoztatja a nyilvánosságot az alapítvány működéséről, szolgáltatásairól és azok igénybevételének módjáról; 6

- tájékoztatja a nyilvánosságot az alapítvány számviteli beszámolója és annak közhasznúsági melléklete tartalmáról. g) az alapítvány elnöke ellátja mindazon feladatokat, amelyiket jogszabály, belső szabályzat, a kuratórium határozata számára előír, valamint mindazon feladatokat, amelyek az alapítvány sikeres működése érdekében szükségesek. 4.3. a kuratórium elnökét akadályoztatása esetén az általa kijelölt kuratóriumi tag, ilyen személy hiányában a kuratórium által megbízott kuratóriumi tag helyettesíti 2. A SZAKMAI VEZETŐK 5. Az alapítványnál folyó szakmai tevékenységeket a) A támogató szolgáltató tevékenység esetében a támogató szolgálatok vezetői b) A tanyagondnoki tevékenységet a tanyagondnoki szolgálat vezetője, c) A fogyatékos fiatalok esélyegyenlőségi tevékenységét az Ifjúsági Iroda vezetője d) A látássérültek elemi rehabilitációs tevékenységét a projektvezető e) A látássérültek és más megváltozott munkaképességű személyek foglalkozási rehabilitációját a projektvezetők f) Az egyéb tevékenységeket (beruházások, családsegítés stb.) megvalósító projekteket a projektvezetők g) A számviteli és pénzügyi valamint egyéb adminisztratív tevékenységet a pénzügyi vezető h) A Vállalkozási tevékenységet a vállalkozási csoport vagy üzletág vezetője irányítja A felsorolt vezetők munkájukat az alapítvány elnökének irányítása és ellenőrzése mellett végzik. 6. A nagyobb létszámot foglalkoztató vagy több telephelyen megvalósuló projektekben indokolt esetben a projektmenedzser irányítása alatt dolgozó csoportvezető, intézményvezető bízható meg. A beosztott vezetőket a projektmenedzser javaslatára az alapítvány elnöke bízza meg. 7. Az 5. pontban írt vezetők kötelesek: a) a jogszabályok és a belső szabályzatok rendelkezései, a szakmai követelmények betartását biztosítani; b) a rendelkezésre álló források takarékos és ésszerű felhasználásáról gondoskodni; c) a hatékony és magas színvonalú munkavégzés tárgyi és személyi feltételeit biztosítani, a beosztott vezetők és dolgozók munkaköri leírását elkészíteni; d) a munkatársak tervszerű szakmai képzését megszervezni; e) a minőségirányítási rendszer fejlesztésében és folyamatos alkalmazásában tevőlegesen közreműködni. Minden vezető köteles az alapítvány forrásbővítő tevékenységében tevőlegesen részt venni, így különösen: - adományok gyűjtése - tartós támogatók szerzése - fizetős szolgáltatások körének bővítése 8. Az 5. pontban írt vezetők kötelesek továbbá: 7

a) Az általuk irányított tevékenységhez szükséges partner hálózatot kiépíteni, b) A partner szervezetekkel tartalmas együttműködést megvalósítani, c) A PR és marketing munkát szervezni, d) Az alapítvány jó hírnevét öregbíteni. 8

3. Fejezet AZ ALAPÍTVÁNY BELSŐ SZERVEZETI RENDJE 9.1. Az alapítvány belső szervezeti egységei a következők: a) A szociális alapszolgáltatások területén: - az Észak- Hajdúsági Támogató Szolgálat, - a Szabolcsi Támogató Szolgálat, - a Tanyagondnoki Szolgálat b) A látássérültek elemi rehabilitációs tevékenység területén az Emberi Erőforrások Minisztériuma és a Vakok Állami Intézete által támogatott projekt, c) A látássérültek és más megváltozott munkaképességű személyek foglalkozási rehabilitációja területén megvalósuló projektek d) A fogyatékos fiatalok esélyegyenlőségét szolgáló tevékenységben az Ifjúsági Iroda e) egyéb megvalósuló projektek f) a titkárság. g) létrehozása esetén a vállalkozási üzletág. 9.2. A szervezeti egységeket felelős vezetők irányítják, akik tevékenységüket az alapítvány elnökének az irányítása és ellenőrzése mellett végzik. 9.3. A szociális szolgáltató szervezeti egységek a tevékenységüket az irányadó jogszabályok alapján kidolgozott Szakmai Programjuk szerint az etikai szabályzatok előírásait figyelembe véve végzik. 9.4. A munkaszervezeti egységek vezetőinek alapvető feladata az általa irányított egységben a szakmai tevékenység irányítása és ellenőrzése. A szervezeti egység vezetője: a) javaslatokat tehet az alapítvány elnöke részére - munkatársak felvételére, - a munkatársak belső és külső képzéseken való részvételére, - munkatársak felelősségre vonására illetve elismerésére, - munkatársak munkaviszonyának megszüntetésére, - nagyobb értékű eszközök beszerzésére; b) Beosztottjai tekintetében jogosult: - munkaköri leírás kiadására, módosítására, - a teljesítmény és munkaidő igazolására, - a fizetett szabadság és igazolt távollét engedélyezésére, - a kiváló munkát végző személyeket szóbeli vagy írásbeli dicséretben részesíteni, jutalmazásra vagy kitüntetésre javasolni. - a munkáját nem megfelelően végző személyt szóban és írásban figyelmeztetni, ennek eredménytelensége esetén az alapítvány elnökénél munkáltatói intézkedést kezdeményezni. A szervezeti egység vezetője köteles: - a jogszabályokban ellenőrzésre feljogosított szervezetek, - a támogatási szerződésben meghatározott más szervek, 9

- az alapítvány elnöke és pénzügyi vezetője, - az alapítvány belső ellenőre, Felügyelő Bizottsága ellenőrzéseihez a kért dokumentumokat rendelkezésre bocsátani. 9.5. A munkaszervezeti egység vezetőjének biztosítania kell: a) a munkavégzés tárgyi és személyi feltételeit, különös tekintettel a biztonságos munkavégzés és a tűzvédelmi előírások betartására; b) a szakmai program végrehajtását, a munkaértekezletek, esetmegbeszélések megszervezését; c) jogszabályokban és belső szabályzatokban, a pályázati projektben előírt nyilvántartások naprakész vezetését, d) a személyes adatok titkos kezelésének tárgyi és személyi feltételeit, e) az ügyfelek panaszainak kivizsgálását, dokumentálását és a vizsgálat eredményeiről az ügyfél és a felettes vezetők tájékoztatását. 9.6. A Polgári Törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. törvény 74/B. (3) bekezdése alapján, az alapítók az alapító okiratban az alapítvány szervezeti egységét, jogi személynek nyilváníthatják, ha a szervezeti egységnek önálló ügyintéző és képviseleti szerve van, valamint ha rendelkezik a működéséhez szükséges, az alapítvány céljára rendelt vagyonból elkülönített vagyonnal. 10

4. fejezet AZ ALAPÍTVÁNY MUNKATÁRSAI 10.1 Az alapítvány az alapító okiratban meghatározott célkitűzések megvalósítása érdekében - munkaviszony és megbízási jogviszony keretében- munkatársakat foglalkoztat. 10.2. A munkavállalók kiválasztási technikáját (a jelenleg alkalmazott: szakmai önéletrajz és motivációs levél bekérése, állásinterjú) bővíteni kell a korszerű emberi erőforrás-gazdálkodás eszközeivel (Referenciák elemzése, Képesség- és személyiségi tesztek alkalmazása, pszichológus bevonása stb.) 10.3. A munkatársak kiválasztásánál - azonos végzettség illetve felkészültség esetén a fogyatékos személyeket előnyben kell részesíteni. Törekedni kell arra, hogy minden fogyatékossági csoportból legyenek önkéntes segítők. 10.4. A vezetők és beosztott munkatársak tevékenységét az érintett személy bevonásávalrendszeresen értékelni kell, évente pedig összegző értékelést kell készíteni annak érdekében, hogy minden munkavállaló hatékonyan tudja tevékenységét végezni, mindenkinek legyen lehetősége a fejlődésre, továbbképzésre lehetőleg minden munkavállaló megtalálja helyét az alapítvány tevékenységében. 10.5. A szervezeti egységek vezetői valamint a többi munkatárs részletes feladatait a munkaköri leírásuk tartalmazza. 10.6. A munkatársak munkájukat a szervezeti rendben irányításukat ellátó felettes vezető irányításával és ellenőrzése mellett végzik. A vezető állású és a beosztott munkatársak munkájuk során kötelesek: a) az alapítvány tevékenységével valamint a munkatárs munkakörével kapcsolatos jogszabályi és egyéb előírásokat, az alapítvány belső szabályzatait valamint az etikai előírásokat betartani; b) a kuratórium határozatait, valamint a felettes vezetőinek utasításait végrehajtani; c) munkatársaival együttműködni, d) tevékenységével hozzájárulni az alapítvány közismertségének, jó hírnevének és szakmai tekintélyének növeléséhez; e) a munkája során megismert személyes adatokat titkosan kezelni. 11

II. RÉSZ AZ ALAPÍTVÁNY MŰKÖDÉSE 5. Fejezet ALAPVETŐ MŰKÖDÉSI RENDELKEZÉSEK 11.1. Az alapítvány - alapító okirata alapján, - a jogszabályok valamint ezen szervezeti és működési szabályzat és a további belső szabályzatok keretei között, - a kuratórium határozatai, valamint az alapítvány elnökének utasításai szerint működik. 11.2. A munkavégzés egyes speciális szakmai szabályait a kuratórium illetve az alapítvány elnöke által megállapított alábbi szabályzatok határozzák meg: A kuratórium által megállapított szabályzatok: a) Közbeszerzési Szabályzat, b) az Ügyirat Kezelési Szabályzat, c) a Számviteli Politika d) a Pénzkezelési Szabályzat, e) a Leltározási Szabályzat; f) az Anyaggazdálkodási és selejtezési szabályzat, g) a Munkavédelmi szabályzat, h) a Tűzvédelmi szabályzat. A kuratórium felhatalmazása alapján az alapítvány elnöke által megállapított szabályzatok: a) gépjármű használati szabályzat, b) a támogató szolgálatok szervezeti és működési szabályzatai; c) a tanyagondnoki szolgálat szervezeti és működési szabályzata; d) a látássérültek elemi rehabilitációs projektje szervezeti és működési szabályzata, e) a megváltozott munkaképességű és a fogyatékos személyek Foglalkozási Rehabilitációjának szervezeti és működési szabályzata, f) Vagyonvédelmi Szabályzat g) Önkéntes munka Nyilvántartási Szabályzat h) a jogszabályok által meghatározott egyéb szabályzatok, ha annak megállapítását a jogszabály nem utalja a kuratórium kizárólagos hatáskörébe. 11.3. Az alapítvány elnöke szabályzat jelleggel ÜGYVITELI UTASÍTÁSOKBAN határozhatja meg az alapítvány és szervezeti egységei működésével kapcsolatban azon rendelkezéseket, amelyeket belső szabályzat nem rendez illetve azokat, amelyek a belső szabályzatok végrehajtásához szükségesek. Ügyviteli utasítással lehet rendezni pl. a segédeszköz kölcsönzés rendjét. 12

11.4. Az alapítvány által 2013. március 1. és 2014. február 28. között megvalósított TÁMOP- 2.6.2.-12/1-2012-0223 azonosító számú Munkaerő-piaci szolgáltatást nyújtó civil szervezetek kapacitásának megerősítése konvergencia régiók Civil, továbbá közhasznú nonprofit gazdasági társaságok standardizált munkaerő-piaci szolgáltatásnyújtásához szükséges fejlesztések támogatása című projekt keretében elkészült, bevezetésre és auditálásra került a MSZ EN ISO 9001: 2009 szabványnak megfelelő Minőségirányítási Kézikönyv. A Fehér Bot Alapítvány minőségirányítási rendszerének dokumentációja négy szintre osztható. A rendszer kialakításánál figyelembe vettük a szervezet nagyságát, tevékenységeink típusát, folyamataink bonyolultságát és kölcsönhatásait, valamint a személyzet felkészültségét. - A dokumentációs rendszer legfelső szintjét képviseli a Minőségirányítási Kézikönyvben (MK) található nyilatkozat a minőségpolitikáról (MK 4. sz. melléklet) és a minőségcélok (MK 5. sz. melléklet). - A következő szintet képezi a Minőségirányítási Kézikönyv (MK), amely részletes hivatkozásokat tartalmaz a rendszer további elemeire. Leírja a rendszer általános működését, alkalmazási területét, a rendszer folyamatait és azok kölcsönhatásait, valamint a rendszer működését biztosító eljárásokat. - A rendszer harmadik szintjét a Minőségirányítási Eljárásleírások (ME) képezik (MK 3. sz. melléklet), amelyek a hivatkozásokkal elegendő információt tartalmaznak a tevékenységek egyértelmű végzésére és a szükséges dokumentumokra vonatkozóan. - A rendszer negyedik szintjét képezik azon dokumentumok, szabályzatok és Munkautasítások (MU) amelyek a szervezet folyamatainak eredményes tervezéséhez, működtetéséhez és szabályozásának biztosításához szükségesek, valamint a szabvány által megkövetelt feljegyzések. A minőségirányítási rendszerben előírt és használt bizonylatokat a Bizonylati Album (BA) tartalmazza. Részletes szabályozás az ME 4.1. Dokumentumok kezelése című eljárásleírásokban. 11.5. Az alapítvány minden munkavállalójára kötelező érvényű Minőségirányítási Kézikönyvet - külső szakértő közreműködésével a minőségirányítási vezető készítette el és az elnök hagyta jóvá. Az alapítvány Minőségirányítási Vezetője és elnöke kötelesek gondoskodni arról, hogy a belső szabályzatok szinkronban legyenek a Minőségirányítási Kézikönyvvel. Ennek érdekében kötelesek a kuratórium felé javaslatot tenni a szükséges módosításokra és kiegészítésekre. 12.1. A tisztségviselők és a munkatársak, valamint az önkéntes segítők kötelesek erősíteni az alapítvány együttműködését - a fogyatékosok érdekvédelmi és szolgáltató szervezeteivel és ezek helyi szerveivel; - az állami, önkormányzati és társadalmi, kiemelten a fogyatékosügyi, szociálpolitikai, egészségügyi és oktatási szervekkel; - minden segítőkész az együttműködést vállaló civil szervezettel, intézménnyel és személlyel. 12.2. A rendszeres és eredményes kapcsolaton alapuló együttműködéseket kölcsönös egyetértés esetén szerződésbe kell foglalni. Az együttműködési szerződések teljesülését évente meg kell vizsgálni és annak eredményéről a kuratóriumot tájékoztatni kell. 13.1. Az alapítvány tevékenységét, az elért eredményeket és az alapítvány támogatóit a sajtó és egyéb eszközök útján, minél szélesebb körben be kell mutatni. 13

Biztosítani kell a HAJDÚSÁGI SORSTÁRSAK című alapítványi folyóiratnak a rendszeres és színvonalas megjelenését. 13.2. Az alapítvány logóját az alapítvány kiadványaiban és levelezésében kötelező használni. Ugyan csak használni kell a különböző programok megvalósítása során keletkező iratokon az adott projektet támogató szervezet logóját. Amennyiben logó nem áll rendelkezésre, akkor a támogató szervezet nevének feltüntetésével kell utalni a támogatásra. 14

14. BELSŐ KOMMUNIKÁCIÓ A belső kommunikáció célja és feladata: 6. Fejezet A SZERVEZETI KOMMUNIKÁCIÓ - az alapítvány szakszerű és sikeres működéséhez szükséges vezetői tevékenység segítése, - a munkavállalók bevonása a döntési folyamatokba. A belső kommunikáció olyan, a szervezet rendelkezésére álló folyamat, amely a vezetőség és a beosztottak tájékoztatását szolgálja különböző lényeges témákban. Fontos, hogy a dolgozók lehetőséget kapjanak a vezetéssel való kommunikációra annak érdekében, hogy az őket érintő javaslatokra vonatkozó véleményüket a vezetés megismerje, illetve azért, hogy adott esetben ellenjavaslattal élhessenek. A jó kommunikáció a szervezet éltető eleme segít a dolgozóknak a döntéshozatali folyamatokba történő bekerülésében, és ez által növeli az egyén elkötelezettségét a szervezet iránt. A hatékony kommunikáció a vezetőség és a beosztottak közötti világosan értelmezhető üzenetek küldésének és vételének kétirányú folyamatát jelenti. 14.1. A vezetők egymás közötti kommunikációja 14.1.1. Alapvető rendelkezések Az alapítvány vezető állású dolgozói kötelesek egymást kölcsönösen tájékoztatni mindazon kérdésekben, amelyek a vezetői tevékenységhez kapcsolódnak. A tájékoztatások, információ szolgáltatások elsősorban a szolgálati út betartásával, az alá- és fölérendeltségi viszonyok figyelembevételével történik. Minden vezető köteles a munkavégzésével kapcsolatosan rendelkezésére álló, tudomására jutott információkat közvetlen felettesével és közvetlen beosztottjaival közölni. Minden vezető felelős azért, hogy beosztottjai rendelkezzenek a munkájukhoz szükséges információkkal! A vezetők egymás közötti kommunikációja történhet: - személyes megbeszélés során, - telefonos illetve skype útján történő beszélgetés keretében, - az alapítványi vezetői internetes levelező listán, - e-mail váltásával, - hagyományos levélváltással - vezetői munkaértekezletek keretében. 14.1. 2. A heti tájékoztatási kötelezettség Az alapítvány minden szervezeti egységének és projektjének a vezetője minden héten pénteken a munkaidő végéig köteles e-mail-ben a vezetői levelező listára beküldött heti jelentésben tájékoztatni felettesét és vezető társait: - a szervezeti egység számszerűsíthető eredményeiről, - a heti munkaértekezlet időpontjáról és az ott elhangzott vezetői tájékoztatás tartalmáról, a beosztott munkatársak részéről elhangzott észrevételekről és javaslatokról 15

- a következő héten tartandó munkaértekezlet pontos időpontjáról, - az aktuális hét fontosabb eseményeiről. 14.1.3. Vezetői munkaértekezletek Az alapítvány elnöke az elvégzett munkaértékelése és az aktuális feladatok megbeszélése céljából szükséghez képest, de legalább havonta egy alkalommal Elnöki Megbeszélést szervez a - támogató szolgálatok vezetői - a projektek vezetői és - a pénzügyi vezető részvételével. Az Elnök által szervezett megbeszélések célja, hogy elősegítse az alapítvány kuratóriuma és elnöke által meghozandó döntések előkészítését, illetve a már meghozott döntések egységes értelmezésének és végrehajtásának megbeszélését. E megbeszélések célja továbbá, az alapítvány működését érintő fontos kérdésekben közös álláspont kialakítása. A megbeszélés napirendjét az elnök határozza meg, de bármely résztvevő kérheti bármely téma megtárgyalását. A tanácskozás résztvevői kötelesek beszámolni az irányításuk alá tartozó munkaterületen elért sikerekről és a felmerült problémákról. Kötelesek továbbá véleményt nyilvánítani a napirenden lévő témakörben. A vezetői megbeszélésen résztvevők az ülést követően kötelesek az elhangzott utasításokról, állásfoglalásokról, egyéb információkról az illetékes beosztott vezetőt illetve dolgozót tájékoztatni. A tájékoztatási kötelezettség nem vonatkozik a titkos és bizalmas (személyes adatok, üzleti titkok) információk közlésére! 14.2. A vezetőség és a beosztottak közötti kommunikáció Az alapítvány vezetése részéről a munkavállalókkal elsősorban a munkahelyi vezető kommunikál. E kommunikáció része a munkaszervezésnek. Az alapítvány demokratikus vezetésének biztosítása és a dolgozók döntési folyamatokba való bevonása érdekében a vezetői szintekhez igazodó fórumokat, munkaértekezleteket kell szervezni. a) Intézményi munkaértekezlet Az intézményi munkaértekezleteket az intézményvezetők, szolgálatvezetők, projektmenedzserek szükséghez képest, de legalább heti egy alkalommal hívják össze. A munkaértekezlet telefonos vagy skype konferenciabeszélgetés formájában is megszervezhető. A munkaértekezleten az adott szervezeti egység (intézmény, szolgálat, projekt, stb.) minden dolgozója jogosult és köteles részt venni. A munkaértekezlet célja és feladata a munkaszervezeti egység előző heti munkájának értékelése és a következő hét feladatainak megbeszélése, a munkavégzés során felmerülő problémák megoldása. A munkaszervezeti egység vezetője a munkaértekezletről, de különösen az ott felmerült olyan problémákról amely megoldása hatáskörét meghaladja- köteles felettesét mielőbb, de legalább a 14.1.2. pont szerinti heti jelentésben tájékoztatni. b) Munkavállalói fórum Az alapítvány összes dolgozóját magában foglaló Munkavállalói Közösség Gyűlését (röviden: Munkavállalói Fórumot) szükséghez képest, de legalább évente egy alkalommal az alapítvány elnöke jogosult összehívni. A Munkavállalói Fórum célja és feladata az alapítvány egészét, a munkavállalók nagyobb körét érintő kérdések megtárgyalása. A Fórumon biztosítani kell a dolgozók széleskörű tájékoztatását és az általuk felvetett kérdések megtárgyalását. 16

A Munkavállalói Közösség Gyűlésén részletesen tájékoztatni kell a dolgozókat: - a szervezetfejlesztési tervről, - a Minőségirányítási Rendszerről - a Stratégiai Terv tervezetéről, - a terv végrehajtását szolgáló Éves Munkatervről, - az Esélyegyenlőségi Tervről. 14. 3. A rendkívüli események bejelentése Az alapítvány dolgozói és vezetői haladéktalanul kötelesek közvetlen felettesüket tájékoztatni a rendkívüli eseményekről. A tájékoztatási kötelezettség szempontjából rendkívülinek minősülnek az alábbi események: - balesetek, tűzesetek, viharkárok, villámcsapás, csőtörés; - betörések, rongálások és egyéb vagyoni károkozások, - olyan műszaki probléma felmerülése, amely elhárítása várhatóan 10000 Ft-ot meghaladó javítási költséget igényel, - közüzemi szolgáltatás huzamosabb hiányának bekövetkezése, - súlyosabb személyi konfliktus, - a rendkívüli felmondást megalapozó esemény, - külső hatóságok ellenőrzésének bejelentése illetve a bejelentés nélkül megkezdett ellenőrzés ténye, - egyéb váratlanul bekövetkezett fontos események. A balesetek és tűzesetek bekövetkezésekor haladéktalanul meg kell tenni a Munkavédelmi Szabályzatban és a Tűzvédelmi Szabályzatban meghatározott intézkedéseket. Ezeket nem pótolja a felettes vezető tájékoztatása! 14.4. Dokumentáció A Vezetői megbeszélésekről és a munkaértekezletekről feljegyzést, emlékeztetőt kell készíteni, amelyben rögzíteni kell a megbeszélésen, illetve az értekezleten kialakított állásfoglalásokat és az ott elhangzott utasításokat. A feljegyzésekhez mellékelni kell a megbeszélésen, az értekezleten vagy ahhoz kapcsolódóan az ülést megelőzően kiadott tájékoztatókat és egyéb írásbeli anyagokat. A feljegyzések, emlékeztetők elkészítéséért illetve elkészíttetéséért az adott tanácskozás összehívására jogosult vezető felelős. A vezetői megbeszélések és a munkaértekezletek iratait, mint munkaszervezéssel kapcsolatos ügyiratokat, az irattári tervben meghatározott ideig meg kell őrizni. Az őrzés helye: - a munkaszervezeti egységben tartott heti megbeszélés esetén az adott szervezeti egység irodája, - a többi tanácskozás esetén az alapítvány központi irattára. Az utóbbi iratokat a titkárságon foglalkoztatott ügyiratkezelő adminisztrátor részére az ülést követő 15 napon belül le kell adni. 15. KÜLSŐ KOMMUNIKÁCIÓ A külső kommunikáció célja: 17

- az alapítvány szolgáltatásainak ismertté tétele, a célcsoportok tájékoztatása, - az alapítványt segítő partner hálózat működtetése, - az alapítvány elismertségének és jó hírnevének erősítése, - a társadalmi szemlélet formálása. 15.1. A szolgáltatások ismertté tétele A szolgáltatások ismertté tétele, a célcsoportok tájékoztatása elsősorban a marketing kommunikáció eszközeivel történik. A marketing tevékenység szervezése az intézmények, szolgálatok, projektek (munkaszervezeti egységek) vezetőinek a feladata. 15.2. Partnerhálózat működtetése Az alapítvány sikeres tevékenységét hatékony partner hálózat segíti. Együttműködünk: - egészségügyi, érdekképviseleti - oktatási, felsőoktatási, - kulturális, - rehabilitációs, - felnőttképzési, - szociális, - foglalkoztató, Állami, - önkormányzati és civil szervezetekkel és intézményekkel. Az együttműködések kialakítása és a folyamatos kapcsolattartás biztosítása elsődlegesen a munkaszervezeti egységek vezetőinek a feladata. 15.3. Az Alapítvány jó hírnevének erősítése Az alapítvány az elmúlt években elért eredményeivel kivívta ügyfelei és partnerei, valamint a szakmai közvélemény, az önkormányzatok és a sajtó elismerését. Az alapítvány jó hírnevének megőrzése és fejlesztése fontos feladat. Ez elsősorban a magas színvonalú tevékenységgel biztosítható, melyben minden munkatársunk részt vesz. Biztosítanunk kell az eredményeink megfelelő propagálását. Ennek megszervezése elsősorban a vezetés feladata. 15.4. A társadalmi szemlélet formálása A társadalom fogyatékos személyekkel kapcsolatos megítélése rossz. Ez elsősorban a tájékozatlanság miatt van így. Mindent meg kell tennünk annak érdekében, hogy az alapítvány működési területén az Észak- alföldi Régióban a társadalmi szemlélet pozitív irányban változzon. Ez minden munkatársunknak alapvető feladata. A tevékenység megszervezése és irányítása a vezetés feladata. 15.5. A külső kommunikáció tervezése A külső kommunikációs tevékenységet alapítványunk tervszerűen kívánja végezni. Ennek érdekében minden évben elkészítjük az alapítvány PR Tervét. Az éves PR terv elkészítésében a következő szempontoknak kell tükröződnie: - Szakmai kapcsolatok 18

- Társadalmi kapcsolatok - Média kapcsolatok - Közérdekű ügyek kezelése - Támogatásszervezés Az éves PR tervet az alapítvány elnöke hagyja jóvá. A Szervezeti és Működési Szabályzatot az alapítvány kuratóriuma 2014. január 17. napján tartott ülésén az 1/2014. számú határozatával jóváhagyta. Ezen szabályzat 2014. január 20. napján lép hatályba., ezzel egyidejüleg a jelenleg hatályos Szervezeti és Működési Szabályzat hatályát veszti Hajdúdorog, 2014. január 17... Dr. Szabó Miklós az alapítvány elnöke 19

1. számú melléklet A SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATHOZ ADATKEZELÉSI ÉS ADATVÉDELMI SZABÁLYZAT 1. Az alapítvány és intézményei működése során az alapítvány tisztségviselőinek és munkatársainak (ideértve az önkénteseket is) fokozott gondot kell fordítani az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. Törvény (a továbbiakban: adatvédelmi törvény) és más kapcsolódó jogszabályok rendelkezéseinek a betartására. 2. Az adatvédelmi törvény rendelkezései szerint: - személyes adat: az érintettel kapcsolatba hozható adat - különösen az érintett neve, azonosító jele, valamint egy vagy több fizikai, fiziológiai, mentális, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára jellemző ismeret -, valamint az adatból levonható, az érintettre vonatkozó következtetés; - különleges adat: a) a faji eredetre, a nemzetiséghez tartozásra, a politikai véleményre vagy pártállásra, a vallásos vagy más világnézeti meggyőződésre, az érdek-képviseleti szervezeti tagságra, a szexuális életre vonatkozó személyes adat, b) az egészségi állapotra, a kóros szenvedélyre vonatkozó személyes adat, valamint a bűnügyi személyes adat; Az Alapítvány működése során az egészségi állapotra (ezen belül a fogyatékosságra vonatkozó) különleges adatokat kezel. - adatkezelés: az alkalmazott eljárástól függetlenül az adatokon végzett bármely művelet vagy a műveletek összessége, így különösen gyűjtése, felvétele, rögzítése, rendszerezése, tárolása, megváltoztatása, felhasználása, lekérdezése, továbbítása, nyilvánosságra hozatala, összehangolása vagy összekapcsolása, zárolása, törlése és megsemmisítése, valamint az adatok további felhasználásának megakadályozása, fénykép-, hang- vagy képfelvétel készítése, valamint a személy azonosítására alkalmas fizikai jellemzők (pl. ujj- vagy tenyérnyomat, DNS-minta, íriszkép) rögzítése; - adatfeldolgozás: az adatkezelési műveletekhez kapcsolódó technikai feladatok elvégzése, függetlenül a műveletek végrehajtásához alkalmazott módszertől és eszköztől, valamint az alkalmazás helyétől, feltéve hogy a technikai feladatot az adatokon végzik; - adattovábbítás: az adat meghatározott harmadik személy számára történő hozzáférhetővé tétele; 3. A törvény értelmében: személyes adat akkor kezelhető, ha ahhoz az érintett hozzájárul, különleges adat pedig csak akkor kezelhető, ha az adatkezeléshez az érintett írásban járul hozzá. Hozzájárulás: az érintett akaratának önkéntes és határozott kinyilvánítása, amely megfelelő tájékoztatáson alapul, és amellyel félreérthetetlen beleegyezését adja a rá vonatkozó személyes adatok - teljes körű vagy egyes műveletekre kiterjedő kezeléséhez. 4. A támogató szolgálati, a tanyagondnoki szolgálati, az elemi és foglalkozási rehabilitációs tevékenység valamint az Oktatási, felnőttképzési és az ifjúsági esélyegyenlőségi szolgáltatások nyújtása során továbbá a rehabilitációs foglalkoztatás és egyéb tevékenység keretében az alapítvány vezetőinek és munkatársainak figyelembe kell venni, hogy a törvény 4. -a értelmében: 20

(1) Személyes adat kizárólag meghatározott célból, jog gyakorlása és kötelezettség teljesítése érdekében kezelhető. Az adatkezelésnek minden szakaszában meg kell felelnie az adatkezelés céljának, az adatok felvételének és kezelésének tisztességesnek és törvényesnek kell lennie. (2) Csak olyan személyes adat kezelhető, amely az adatkezelés céljának megvalósulásához elengedhetetlen, a cél elérésére alkalmas. A személyes adat csak a cél megvalósulásához szükséges mértékben és ideig kezelhető. (3) A személyes adat az adatkezelés során mindaddig megőrzi e minőségét, amíg kapcsolata az érintettel helyreállítható. Az érintettel akkor helyreállítható a kapcsolat, ha az adatkezelő rendelkezik azokkal a technikai feltételekkel, amelyek a helyreállításhoz szükségesek. (4) Az adatkezelés során biztosítani kell az adatok pontosságát, teljességét és - ha az adatkezelés céljára tekintettel szükséges - naprakészségét, valamint azt, hogy az érintettet csak az adatkezelés céljához szükséges ideig lehessen azonosítani. 5. Az érintettel az adatfelvétel előtt közölni kell, hogy az adatszolgáltatás önkéntes vagy az adott szolgáltatás igénybevételéhez kötelező. Az érintettet tájékoztatni kell az adatkezelés céljáról és arról, hogy az adatokat kik fogják kezelni, illetve feldolgozni. 6.A kezelt személyes adatoknak meg kell felelniük az alábbi követelményeknek: a) felvételük és kezelésük tisztességes és törvényes; b) pontosak, teljesek és ha szükséges időszerűek; c) tárolásuk módja alkalmas arra, hogy az érintettet csak a tárolás céljához szükséges ideig lehessen azonosítani. 7. Az adatkezelő, köteles gondoskodni az adatok biztonságáról, köteles továbbá megtenni azokat a technikai és szervezési intézkedéseket és kialakítani azokat az eljárási szabályokat, amelyek az adatvédelmi törvény, valamint az egyéb adat- és titokvédelmi szabályok érvényre juttatásához szükségesek. A fentiekre tekintettel az alapítvány minden szervezeti egységében, intézményében: a) a személyes adatokat tartalmazó iratokat, nyilvántartásokat zárható szekrényben kell elhelyezni, b) a személyes adatokat tartalmazó nyilvántartások rögzítésére szolgáló számítógépeket jelszóval kell védeni. c) az alapítvány klienseitől a szolgáltatási szerződésben vagy külön nyilatkozatban kell kérni a különleges személyes adataik kezeléséhez szükséges hozzájárulást. d) a személyes adatok kezelését a munkaszervezeti egységek (projektek) vezetői rendszeresen, de legalább havonta egyszer kötelesek ellenőrizni. e) Amennyiben az ellenőrzés során az ellenőrzést végző szabálytalanságot észlel köteles haladéktalanul intézkedni a személyes adatok szabályszerű kezelésének biztosítása érdekében. A szabálytalanságot feltáró ellenőrzésről jegyzőkönyvet kell felvenni, aminek egy példányát az alapítvány elnökének egy munkanapon belül át kell adni. 21

2. számú melléklet A SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATHOZ ETIKAI SZABÁLYZAT A kuratórium a Fehér Bot Alapítvány Etikai Szabályzatát az alábbiak szerint állapítja meg: BEVEZETÉS Az alapítvány magas színvonalú szakmai tevékenysége és jó hírnevének öregbítése megköveteli, hogy munkatársaink magasrendű erkölcsi normák alapján dolgozzanak és éljenek. Az Etikai Szabályzat összeállításánál figyelembe vettük az érvényben lévő törvényeket, rendelkezéseket, állásfoglalásokat, szakmai etikai kódexeket, különösen: - Magyarország Alaptörvénye, - az egyenlő bánásmódról és az esélyegyenlőség előmozdításáról szóló törvény, - a fogyatékos személyek jogairól és esélyegyenlőségük biztosításáról szóló törvény, - a Közoktatási Törvény, - a felnőttképzésről szóló törvény, - a szociális igazgatásról és szociális ellátásokról szóló törvény előírásait. Az Etikai Szabályzat azokat az elveket és magatartási szabályokat tartalmazza, amelyek betartását az alapítvány szakembereitől elvár, és törvénnyel nem szabályozottak. I. ÁLTALÁNOS ETIKAI SZABÁLYOK A Fehér Bot Alapítvány szakembereivel szemben az alábbi alapvető elvárásokat fogalmazza meg: 1. Szakmai elhivatottsága, felkészültsége, kulturáltsága, munkamorálja példa értékű. Kellő önismerettel, önbecsüléssel, önkritikával rendelkezik. Igényli az emberi és szakmai megújulást. Munkájára a humanitás, a demokratikus gondolkodásmód jellemző. 2. Magatartásában és megjelenésében példamutató. Az emberi kapcsolatokban segítőkész, kiegyensúlyozott és mértékletes. Sem kollégáit, sem tanítványait, klienseit, sem a családtagokat nem illetheti megbélyegző kifejezésekkel. Káros szenvedélytől, megbotránkoztató, közízlést sértő magatartástól mentes életet él. 3. A munkahelyi közösség tagjai kölcsönösen megbecsülik, tisztelik egymást, hatékony munkakapcsolat kialakítására törekednek. Egymásról tanítványok, kliensek, családtagok, partner szervezetek munkatársai előtt elmarasztaló véleményt nem nyilvánítanak. A felmerült konfliktusokat kulturáltan, megértéssel, az okok megszűntetésével próbálják megoldani. 4. Minden szakember az adott lehetőségek, feltételek határain belül a lehető legjobb szakmai tudása szerint végzi munkáját. A tartalmi munka eredményesebbé tételét, ill. a munkafeltételek javítását célzó programok kidolgozását és megvalósítását segíti. 22

5. A szakember, mint vezető figyelemmel kíséri és segíti beosztottai szakmai fejlődését. Semmilyen formában sem él vissza kollégái, a tanítványai, a kliensek és azok hozzátartozói bizalmával. Emberségesen és etikusan jár el munkaügyi kérdésekben. II. SZAKMAI ETIKAI KÓDEXEK Az Alapítvány minden általa foglalkoztatott szakembertől elvárja, hogy a szakmájára, foglalkozására vonatkozó Szakmai Etikai Kódex rendelkezéseit az alábbiak szerint betartsa: 1. A gyógypedagógusok, rehabilitációs tanárok: a Gyógypedagógusok Etikai Kódexét, 2. A nem gyógypedagógiai szakot végzett pedagógusok: a Pedagógusok Etikai Kódexét, 3. A szociálismunkások és a szociálpedagógusok: A Szociálismunka Etikai Kódexét, 4. A pszichológusok: a Pszichológusok Szakmai Etikai Kódexét, 5. A felnőttképzésben dolgozó szakemberek:a Felnőttképzési Etikai Kódexet. 23

3. számú melléklet A SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATHOZ KITÜNTETÉSI SZABÁLYZAT 1. Az alapítvány a látássérültek és más fogyatékkal élő személyek esélyegyenlőségének biztosítása, társadalmi integrációjának elősegítése érdekében - az oktatás, nevelés, - a rehabilitáció, - a szociális ellátások, - a művelődés, a sport és szabadidős tevékenység illetve - az érdekvédelem területén kiemelkedő tevékenységet végző személyek és intézmények, közösségek elismerése céljából kitüntetéseket alapít és adományoz. 2. Az alapítvány logójával díszített ARANY PECSÉTGYŰRŰ adományozható annak a személynek, aki munkájával legalább tíz éve jelentős mértékben hozzájárult a fogyatékos személyek esélyegyenlőségének, társadalmi integrációjának biztosításához; a Fehér Bot Alapítvány fejlesztéséhez illetve fogyatékos személyek intézményei, közösségei magas színvonalú működéséhez. 3. Az alapítvány logójával díszített "Emlékérem" vagy EMLÉK PLAKETT kitüntetés adományozható annak a személynek illetve intézménynek, közösségnek, aki, vagy amely legalább öt éve a fogyatékos személyek érdekében kifejtett tevékenységével kivívta az ellátottak, a munkatársak és a szakmai illetve lakóhelyi közösség megbecsülését. 4. A kitüntetésekkel "EMLÉKLAP"-ot kell átadni, amely okirat tanúsítja a kitüntetés adományozásának tényét. A kitüntetésekkel pénzjutalom nem jár. 5. A 2. pontban írt pecsétgyűrűből ötévente egy, a 3. pontban írt emlékéremből évente legfeljebb kettő adományozására kerülhet sor. 6. Kitüntetés adományozására bárki és bármely szervezet tehet javaslatot. A javaslatot írásban és indoklással ellátva az alapítvány elnökénél lehet előterjeszteni. A kitüntetés adományozása ügyében a kuratórium az elnök előterjesztése alapján határoz. A kuratórium a 2. és 3. pontban írt minimális időtartamtól indokolt esetben eltérhet. 7. A kitüntetések átadására minden évben a Fehér Bot Napja alkalmából szervezett alapítványi ünnepségen kerül sor. Ettől a szabálytól az alapítvány elnöke indokolt esetben eltérhet. 24

4. számú melléklet A SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATHOZ MUNKARUHA JUTTATÁSI SZABÁLYZAT A kuratórium a személyes gondoskodást nyújtó szociális intézmények szakmai feladatairól és működésük feltételeiről szóló 1/2000. (I. 7.) SzCsM rendelet 6. (11) bekezdése alapján a munkaruha juttatást az alábbiak szerint biztosítja: 1. Az alapítványnál munkaviszonyban álló, a személyes gondoskodás körébe tartozó feladatokat ellátó személyek részére munkaruhát kell biztosítani az alábbiak szerint: a) a támogató szolgálatok - vezetői és személyi segítői részére kitűzővel ellátott felső ruházat, - a gépkocsivezetők részére felirattal ellátott mellényt; b) Tanyagondnok részére kitűzővel ellátott mellény c) a takarítónők részére munkaköpenyt kell biztosítani. A mellények felirata a következő: "támogató szolgálat", tanyagondnok 2. Az 1. pontban felsorolt munkaruha kihordási ideje egy év. Amennyiben a dolgozó munkaviszonya a munkaruha juttatást követő egy éven belül megszűnik, köteles a munkavállaló a munkaruhát az alapítványnak visszaadni, vagy a beszerzési ár időarányos részét megtéríteni. 3. A munkaruha ára munkavállalónként nem haladhatja meg az évi tizenötezer forintot. 4. A fenti munkaruhákat az alapítvány vásárolja meg az érintett dolgozók adottságait (testmagasság, testsúly) is figyelembe véve vagy a támogató szolgálat vezetője engedélyezi, hogy a munkavállaló vásárolja azt meg saját részére, de a számlát ebben az esetben is az alapítvány nevére kell kérni. 5. A munkaruha tisztántartása a munkavállaló feladata. 6. A fentiek szerint biztosított munkaruha juttatás a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény 1. számú mellékletének 9.2. a) pontja alapján mentes a személyi jövedelemadó alól. 7. A munkaruha juttatás biztosításáért felelősök: a támogató szolgálatok vezetői, a tanyagondnoki szolgálat vezetője és a pénzügyi vezető 25

5. számú melléklet A SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATHOZ MUNKAVÁLLALÓI ÉRDEKKÉPVISELET MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA A kuratórium a Munkavállalói Érdekképviselet Működési Szabályzatát az alábbiak szerint állapítja meg: I. FEJEZET A MUNKAVÁLLALÓI KÖZÖSSÉG GYŰLÉSE 1.1. Az alapítvány dolgozói közvetlen érdekérvényesítő fóruma " A MUNKAVÁLLALÓI KÖZÖSSÉG GYŰLÉSE". 1.2. Az alapítvány a Munkavállalók Közössége Gyűlését évente egy alkalommal köteles összehívni. 1.3. A gyűlésre minden munkavállalót meg kell hívni. A meghívót a munkahelyi vezetők útján, a gyűlést megelőzően legalább 7 nappal korábban kell eljuttatni a munkavállalókhoz. 1.4. A gyűlésen az alapítvány elnöke elnököl. Az elnök köteles tájékoztatást adni az alapítvány működéséről. 1.5. A gyűlésen a munkavállalók a munkavégzéssel, a munkahelyi körülményekkel kapcsolatban bármilyen kérdést, véleményt elmondhatnak. A feltett kérdésekre az elnök, vagy az általa kijelölt más vezető köteles érdemi választ adni. Ha ez nem lehetséges a megválaszolatlanul maradt kérdésre a Gyűlést követő 7 napon belül írásban kell választ adni. 1.6. A Munkavállalói Közösség gyűlése a Munka Törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény (a továbbiakban: Mt.) 237.. szabályai szerint öt évre három tagból álló Üzemi Tanácsot választ. Az üzemi tanács tagjainak választására minden, az alapítvánnyal munkaviszonyban álló munkavállaló jogosult. Üzemi tanácstaggá az a cselekvőképes munkavállaló választható, aki legalább hat hónapja az alapítvánnyal munkaviszonyban áll. Nem választható üzemi tanácstaggá az, aki a) munkáltatói jogot gyakorol, b) a vezető hozzátartozója, c) a választási bizottság tagja. 1.7. A gyűlés üléséről jegyzőkönyvet kell készíteni, amit az ügyiratkezelés szabályai szerint öt évig meg kell őrizni. 26

II. FEJEZET AZ ÜZEMI TANÁCS 2.1. Az Mt. 259. -a szerint: - Az üzemi tanács a megválasztását követő tizenöt napon belül összeül, első ülésén - tagjai közül - elnököt választ. - Az üzemi tanács ülésén a tag csak személyesen vehet részt. - Az üzemi tanács működésének szabályait ügyrendje állapítja meg. 2.2. Az üzemi tanács határozatait szótöbbséggel hozza. Az üzemi tanács akkor határozatképes, ha ülésén legalább két tag részt vesz. 2.3. Az üzemi tanács üléseit szükség szerint tartja. Az üzemi tanácsot elnöke hívja össze. Minden esetben össze kell hívni, ha ezt valamely tag vagy a munkáltató az ok megjelölésével kéri. Az üzemi tanács ülésén a tagok csak személyesen vehetnek részt. Az üzemi tanács működésének részletes szabályait ügyrendje állapítja meg. 2.4. Az alapítványnak biztosítania kell annak lehetőségét, hogy az üzemi tanács az általa szükségesnek tartott információkat, felhívásokat, valamint a tevékenységével kapcsolatos adatokat a munkáltatónál szokásos vagy más megfelelő módon közzétehesse. 2.5. Az alapítvány biztosítja az üzemi tanács választásának, illetve működésének indokolt és szükséges költségeit. Ennek mértékét az alapítvány elnöke és az üzemi tanács közösen állapítja meg. Vita esetén egyeztetésnek van helye. Az üzemi tanács egyes jogosítványai gyakorlását és az alapítvánnyal való kapcsolatrendszerét érintő kérdések az üzemi megállapodásban határozhatók meg. 2.6. Az üzemi tanács feladata és jogköre Az Mt. 262. (1) bekezdése értelmében az üzemi tanács feladata a munkaviszonyra vonatkozó szabályok megtartásának figyelemmel kisérése. Az üzemi tanács feladatának ellátása érdekében jogosult tájékoztatást kérni és az ok megjelölésével tárgyalást kezdeményezni, amelyet a munkáltató nem utasíthat el. 2.7. Az alapítvány félévente tájékoztatja az üzemi tanácsot a) a gazdasági helyzetét érintő kérdésekről, b) a munkabérek változásáról, a bérkifizetéssel összefüggő likviditásról, a foglalkoztatás jellemzőiről, a munkaidő felhasználásáról, a munkafeltételek jellemzőiről, c) a munkáltatónál foglalkoztatott munkavállalók számáról és munkakörük megnevezéséről. Az üzemi tanács félévente tájékoztatja tevékenységéről a munkavállalókat. 2.8. Az alapítvány és az üzemi tanács közösen dönt a jóléti célú pénzeszközök felhasználása tekintetében. 2.9. Az alapítvány, mint munkáltató döntése előtt legalább tizenöt nappal kikéri az üzemi tanács véleményét a munkavállalók nagyobb csoportját érintő munkáltatói intézkedések és szabályzatok tervezetéről. Munkáltatói intézkedésnek minősül különösen a) a munkáltató átszervezése, átalakítása, szervezeti egység önálló szervezetté alakítása, b) termelési, beruházási program, új technológia bevezetése, a meglévő korszerűsítése, 27

c) a munkavállalóra vonatkozó személyes adatok kezelése és védelme, d) a munkavállaló ellenőrzésére szolgáló technikai eszköz alkalmazása, e) az egészséges és biztonságos munkafeltételek kialakítására szolgáló, a munkabalesetek, valamint a foglalkozási megbetegedések megelőzését elősegítő intézkedés, f) az új munkaszervezési módszer, valamint a teljesítménykövetelmény bevezetése, módosítása, g) a képzéssel összefüggő tervek, h) a foglalkoztatást elősegítő támogatások igénybevétele, i) az egészségkárosodást szenvedett vagy a megváltozott munkaképességű munkavállalók rehabilitációjára vonatkozó intézkedések tervezete, j) a munkarend meghatározása, k) a munka díjazása elveinek meghatározása, l) a munkáltató működésével összefüggő környezetvédelmi intézkedés, m) az egyenlő bánásmód követelményének megtartására és az esélyegyenlőség biztosítására irányuló intézkedés, n) a családi élet és a munkatevékenység összehangolása, o) munkaviszonyra vonatkozó szabályban meghatározott egyéb intézkedés. 28

6. számú melléklet A SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATHOZ SZABÁLYZAT A PANASZOK ÉS VISSZAJELZÉSEK KEZELÉSÉRŐL ÉS A FELHASZNÁLÓI ELÉGEDETTSÉG VIZSGÁLATÁNAK RENDJÉRŐL Ezen szabályzat hatálya kiterjed az alapítvány szociális szolgáltatásokat nyújtó minden szervezeti egységére. A támogató szolgálatok, a tanyagondnoki szolgálat, valamint az elemi és foglalkozási rehabilitációs központok, illetőleg az Ifjúsági Esélyegyenlőségi Iroda egyaránt kötelesek ezen szabályzatban meghatározott követelményeket és eljárási rendet betartani. I. A PANASZOK ÉS VISSZAJELZÉSEK KEZELÉSE 1.1 A szociális-, rehabilitációs-, oktatási-, felnőttképzési és kulturális, valamint az esélyegyenlőségi szolgáltatás igénybevétele esetén a szolgáltatással kapcsolatban a szolgáltatást igénybevevő visszajelzéssel és panasszal élhet annak tudatában, hogy észrevételére választ kap. Az alapítványnál minden szolgáltatást nyújtó szervezeti egység vezetője köteles az ügyfeleket (indokolt esetben a hozzátartozókat is) a szolgáltatás igénybe vételéről szóló megállapodás, szolgáltatási szerződés megkötésekor tájékoztatni a panasztétel és visszajelzés megtételének lehetőségéről. E tájékoztató megtörténtét a megállapodás végén rögzíteni kell. 1.2. Az intézmények munkatársai kötelesek segítséget nyújtani az ügyfelek számára a visszajelzések, és panaszok elkészítésében. A súlyosan látássérült személyek által szóban előterjesztett észrevételeket, panaszokat a munkatársak kötelesek írásba foglalni, ha az észrevétel, panasz azonnal nem orvosolható. 1.3. A panasz előterjesztésének elsődleges formája és eszköze az intézményekbe rendszeresített panaszkönyv. A terjedelmesebb panaszok esetén a panaszkönyvbe néhány sorban összefoglalva kell rögzíteni a kifogást és annak részletes kifejtését külön írásbeli dokumentumban kell elkészíteni. Azon visszajelzések, amelyek tárgya nem panasz, hanem elismerés, javaslat, szolgáltatás fejlesztési igények bejelentése stb. nem a panaszkönyvben kerülnek előterjesztésre, hanem külön írásbeli dokumentumban. 1.4. A vezetők minden panaszt és visszajelzést, munkájukat segítő információként fogadják. 1.5. Minden visszajelzés / panasz értékelésre kerül, melyről az érintett a panasz illetve visszajelzés benyújtásától számított 15 napon belül értesítést kap. 1.6. Minden visszajelzésről, panaszról feljegyzés készül, amely tartalmazza: - a dokumentum készítésének helyét, idejét, a visszajelzés/panasz tárgyát, - a visszajelzést illetve panaszt előterjesztő nevét, - a feljegyzést készítő nevét, - a szükséges intézkedések meghatározását, - a feladatok végrehajtásának határidejét, 29

- a végrehajtásért felelős személy megnevezését, - az ellenőrzésért felelős megjelölését. 1.7. Az alapítványnál minden szociális intézményben - az ellátottak számára elérhető helyen - ki kell függeszteni az ellátott- jogi képviselő, valamint az alapítvány elnökének nevét, címét és telefonos elérhetőségét. A vak ügyfeleket a kifüggesztett információról szóban kell tájékoztatni. 1.8. Az intézmény éves szakmai beszámolójának tartalmaznia kell a visszajelzéseket, panaszokat és a rájuk adott válaszokat, valamint a megtett intézkedéseket. II. FELHASZNÁLÓI ELÉGEDETTSÉG VIZSGÁLATA 2.1. Az alapítványnál minden szolgáltatást nyújtó szervezeti egység (a továbbiakban: intézmény) a hatékony működés érdekében rendszeresen értékeli és fejleszti tevékenységét, amely során fontos szerepet kap a szolgáltatásokat igénybevevő elégedettségének / elégedetlenségének mérése, valamint a feltárt problémák javítását célzó intézkedési tervek elkészítése. 2.2. A szolgáltató intézmények az ellátotti elégedettség vizsgálatához éves ütemtervet készítenek. Az ütemterv tartalmazza:- az elégedettségi vizsgálatba résztvevők körét,- a vizsgálat kezdő és befejező időpontját,- az adatgyűjtés és feldolgozás módszereit. A szociális intézmények évente legalább egy alkalommal megvizsgálják a szolgáltatásokat igénybe vevő személyek szolgáltatásokkal kapcsolatos elégedettségét, illetve elégedetlenségét. A rehabilitációs központok a volt ügyfeleik körében az utógondozás befejezésekor is kötelesek elégedettségi vizsgálatot végezni. 2.3. Az intézmények ha jogszabály, pályázati előírás, sztenderd eltérően nem rendelkezik- egy - egy vizsgálat alkalmával az ügyfélkörük legalább húsz %-át kitevő körben végeznek elégedettségi vizsgálatot. A megkérdezendő személyek kiválasztása véletlenszerűen történik. A véletlenszerűség sorsolással vagy az ellátotti listán x-ik helyen lévő ügyfelek kijelölésével biztosítható. Ha valamelyik szolgáltatónál a vizsgálandó ügyfelek száma az ötven főt nem haladja meg, a vizsgálatot a teljes ügyfélkörre ki kell terjeszteni. Ezt a szabályt kell alkalmazni akkor is, ha csak az ellátottak egy bizonyos körénél (pl. csak a látássérülteknél) kell a vizsgálatot elvégezni. 2.4. Az ellátotti elégedettségi vizsgálat elsődleges eszköze a kérdőív. A kérdőívek összeállításánál biztosítani kell, hogy azok könnyen érthetőek, jól strukturáltak és gyengénlátók számára olvashatóak legyenek. Szükség esetén a kérdőívekhez kitöltési útmutatót kell mellékelni. A kérdőíven vagy az ahhoz mellékelt kitöltési útmutatóban közölni kell a vizsgálat kezdő és befejező időpontját. Az intézményvezetők kötelesek az ellátottak elégedettségét - a kérdőívek mellett, vagy esetenként azok helyett- más, alternatív módokon (személyes és csoportos beszélgetések keretében stb.) is vizsgálni. 2.5. Az elégedettségi vizsgálatban való részvétel az ügyfél számára önkéntes. A vizsgálat során biztosítani kell az anonimitás lehetőségét. Az utóbbi követelmény akként biztosítható, hogy a kérdőívet az ügyfélnek átadják, illetve kipostázzák és azt az ügyfél vagy hozzátartozója feladó megjelölése nélkül visszapostázza, vagy egy gyűjtőládába bedobja. 2.6. A vizsgálat során beérkező kérdőíveket a szolgáltatók a vizsgálat lezárását követő 15 napon belül feldolgozzák. 30

2.7. A feldolgozás nem csak a számszerűsíthető adatok összesítését jelenti, hanem egy átfogó értékelést kell készíteni. Az értékelés során figyelembe kell venni, hogy az ellátott személyek elégedettségét elsősorban a szolgáltatás nyújtása során szerzett pozitív és negatív élményeik befolyásolják, az életminőségben, szocializációban, egészségi állapotban bekövetkezett változást nem mindig tudják minősíteni. A szolgáltatást igénybevevő véleménye függ a társadalomban elfoglalt helyétől, életkorától, iskolai végzettségétől, stb. Az alternatív módszerekkel végzett elégedettségi vizsgálat eredményeit a fentiekhez hasonlóan értékelni kell. Az intézményvezetők a vizsgálat eredményét írásban közlik az alapítvány elnökével. Az elégedettségi vizsgálatok eredményeit közzé kell tenni az alapítvány folyóiratában a "Hajdúsági Sorstársak"-ban. 2.8. Az intézmények éves beszámolójukban is tájékoztatást adnak az elégedettségi vizsgálat eredményeiről, a tett intézkedésekről. III. EGYÉB RENDELKEZÉSEK 3.1. A minőségbiztosítás érdekében a szolgáltatásokat igénybevevők elégedettsége mellett a szolgáltatást nyújtók és a partnerek elégedettsége is fontos szempont. Ennek vizsgálati rendjét a Minőségirányítási Kézikönyv tartalmazza. 3.2. Az egyes intézmények működésének és szolgáltatási színvonalának reális megítéléséhez - az ügyfelek és munkatársak elégedettsége mellett figyelembe kell venni: - a külső hatósági, pályázati és egyéb ellenőrzések megállapításait; - az önkormányzatok és módszertani központok megállapításait, - az egészségügyi- oktatási- rehabilitációs- szociális és foglalkoztató partnerszervezetek véleményét, és az egyéb releváns információkat. 3.3. A jelen szabályzatban írtakat a Minőségirányítási Kézikönyv előírásaival összhangban kell értelmezni és alkalmazni. 31

7. számú melléklet A SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATHOZ ESÉLYEGYENLŐSÉGI SZABÁLYZAT 1. E szabályzat célja, hogy a Fehér Bot Alapítványnál biztosítsa a fogyatékos személyek jogairól és esélyegyenlőségük biztosításáról szóló 1998. évi XXVI. Törvény, az egyenlő bánásmódról és az esélyegyenlőség előmozdításáról szóló 2003. évi CXXV. Törvény végrehajtását. 2. A szabályzat hatálya kiterjed az alapítvány minden - tisztségviselőjére - munkavállalójára - önkéntes segítőjére 3. Az alapítvány tisztségviselői, munkavállalói és önkéntes segítői munkájuk során kötelesek betartani az 1. pontban írt törvények rendelkezéseit és kötelesek legjobb tudásuk szerint közreműködni az esélyegyenlőség elvei és céljai megvalósításában. 4. Az alapítvány köteles éves Esélyegyenlőségi Tervet készíteni. Az esélyegyenlőségi terv tartalmazza: (1) Az alapítvánnyal munkaviszonyban álló, hátrányos helyzetű munkavállalói csoportok, így különösen a) a nők, b) a negyven évnél idősebb munkavállalók, c) a romák, d) a megváltozott munkaképességű és fogyatékos személyek, valamint e) a két vagy több, tíz éven aluli gyermeket nevelő munkavállalók, vagy tíz éven aluli gyermeket nevelő egyedülálló munkavállalók (2) A hátrányos helyzetű munkavállalók foglalkoztatási helyzetének - így különösen azok bérének, munkakörülményeinek, szakmai előmenetelének, képzésének, illetve a gyermekneveléssel és a szülői szereppel kapcsolatos kedvezményeinek - elemzését, valamint (3) Az alapítványnak, mint munkáltatónak az esélyegyenlőség biztosítására vonatkozó, az adott évre megfogalmazott céljait és az azok eléréséhez szükséges eszközöket, így különösen a) képzési, b) munkavédelmi, valamint c) az alapítványnál rendszeresített, a foglalkoztatás feltételeit érintő programokat. Az éves Esélyegyenlőségi Tervet az Esélyegyenlőségi Megbízott minden év január 15. napjáig köteles elkészíteni. A terv jóváhagyásáról az elnök január 31. napjáig az Üzemi Tanács véleményének kikérése alapján dönt. Ha az elnök indokoltnak tartja, a tervet a kuratórium elé terjeszti. 5. Az alapítvány nagy számban foglalkoztat megváltozott munkaképességű és fogyatékos személyeket, erre figyelemmel köteles három évre szóló Rehabilitációs Szakmai Programot készíteni éves bontásban. 32

A szakmai program tartalmazza: a) a rehabilitációs foglalkoztatás célját, feladatait, formáit, b) a rehabilitációs foglalkoztatás szakmai tartalmát, módját, c) a segítő szolgáltatások igénybevételének módját és rendjét, d) a munkahelyi körülmények javítására irányuló terveket, e) a foglalkozási rehabilitáció eredményességének elősegítése érdekében kitűzött feladatokat, f) a megváltozott munkaképességű munkavállalók jogai és érdekei védelmével összefüggő tervezett intézkedéseket, g) az éves értékelés szempontjait, h) a személyes rehabilitációs tervek készítésére vonatkozó eljárás bemutatását és i) a segítő személy igénybevételének bemutatását, a segítő személy tekintetében a foglalkoztatásra irányuló jogviszony alapjául szolgáló okirat másolatát, vagy ha a segítő személyt nem a munkáltató foglalkoztatja, a segítő személy biztosítását szolgáló megállapodás másolatát; ha a munkáltató nem biztosít segítő személyt, ennek indokolását. A szakmai Program megvalósulását évente értékelni kell. Az éves értékeléseket a rehabilitációs tanácsadó minden év január 15. napjáig készíti el és az elnök január 31. napjáig hagyja jóvá. Ha az elnök indokoltnak látja, a dokumentumokat a kuratórium elé terjeszti. 6. Az alapítvány elnöke köteles Esélyegyenlőségi Megbízottat kijelölni. Ha nincs megbízott kijelölve, akkor annak feladatait a rehabilitációs tanácsadó köteles ellátni. Az Esélyegyenlőségi Megbízott feladatai: a) az Esélyegyenlőségi tervek előkészítése b) a terv végrehajtásának koordinálása, esélyegyenlőségi témájú előadások fórumok szervezése, esélyegyenlőségi felmérések végzése stb. c) időszakos és éves tájékoztató készítése az Esélyegyenlőségi Terv végrehajtásáról d) az esélyegyenlőségi célok megvalósítása érdekében Munkakapcsolat fenntartása az alapítvány rehabilitációs tanácsadójával és rehabilitációs mentorával valamint a munkaszervezeti egységek vezetőivel e) közreműködés az alapítvány Európai Uniós és hazai pályázataiban az Esélyegyenlőségi Vállalások összeállításában és megvalósításában. 7. Az alapítvány felkérésre köteles közreműködni az Észak- alföldi Régióban minden olyan helyi önkormányzat Esélyegyenlőségi Programja előkészítésében, amelynek közigazgatási területén irodát működtet, tekintettel arra, hogy a helyi esélyegyenlőségi programban helyzetelemzést kell készíteni a hátrányos helyzetű társadalmi csoportok - különös tekintettel a nők, a mélyszegénységben élők, romák, a fogyatékkal élő személyek, valamint a gyermekek és idősek csoportjára - oktatási, lakhatási, foglalkoztatási, egészségügyi és szociális helyzetéről, illetve a helyzetelemzésen alapuló intézkedési tervben meg kell határozni a helyzetelemzés során feltárt problémák komplex kezelése érdekében szükséges intézkedéseket. A konkrét felkérés ügyében eljáró alapítványi munkatársat az elnök jelöli ki. 33

8. számú melléklet A SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATHOZ ÜGYFÉLSZOLGÁLATI SZABÁLYZAT A Fehér Bot Alapítvány tevékenységét különböző projektek keretében valósítja meg, központi ügyfélszolgálati irodával nem rendelkezik. A jelen szabályzat célja, hogy egységes követelményeket határozzon meg az ügyfélszolgálati tevékenység folytatásához. 1. Az ügyfélszolgálat célja, hogy az alapítvány ügyfeleit és potenciális ügyfeleit tájékoztassa az alapítvány tevékenységéről, a projektek szolgáltatásairól, a szolgáltatások elérhetőségéről és a szolgáltatás igénybevételének feltételeiről. 2. Az 1. pontban írtakra tekintettel minden projektvezető, szervezeti egység vezető köteles az általa irányított egység, projekt ismertségének biztosítása érdekében - szórólapokon - dm levelekben - plakátokon - az alapítvány honlapján - az alapítvány folyóiratában - a helyi sajtóban és egyéb rendelkezésre álló eszközök útján tájékoztatni a célcsoportot a szervezeti egység illetve projekt céljairól, szolgáltatásairól és a szolgáltatást biztosító munkatársak elérhetőségéről (iroda címe, e-mail cím, telefonszám), a fogadóórák időpontjáról. 3. A közzétett fogadóórák időpontjában minden esetben a megadott irodában megfelelő tájékoztatás adására képes munkatársnak kell tartózkodnia. A fogadóórák keretében az ügyfelek számára meg kell adni minden olyan információt, amelyre a szolgáltatások igénybevételéhez szüksége van. 4. Az ügyfelek számára biztosítani kell a telefonos ügyfélszolgálat lehetőségét is. A munkatársak a szolgálati telefonjaikat munkaidőben kötelesek bekapcsolt állapotban maguknál tartani. Kivétel ez alól, amikor a munkatárs munkájával összefüggésben - órát vagy más foglalkozást tart, - konferencián vagy megbeszélésen vesz részt, illetve - gépjárművet vezet. A szolgálati telefonokon nem fogadott hívásokat kezdeményező ügyfeleket a munkatárs köteles visszahívni. 5. A munkatársak minden munkanapon a munkaidő kezdetén kötelesek megnézni a beérkezett elektronikus leveleiket és azokra mielőbb válaszolni. 6. Az alapítvány minden munkatársa köteles felvilágosítást adni arról, hogy mely szolgáltatást hol érhet el az érdeklődő személy. Az érdeklődőt a megfelelő szervezeti egységhez illetve ügyintézőhöz kell irányítani illetve kísérni. 7. Az ügyfélszolgálati tevékenység ellátása során minden munkatárs köteles az ügyfelekkel és érdeklődőkkel udvarias módon beszélni és viselkedni, pontos információkat szolgáltatni. Tilos az ügyfelek és az érdeklődők hátrányos megkülönböztetése és fölösleges várakoztatása! 34

9. számú melléklet A SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATHOZ ÖNKÉNTES MUNKA NYILVÁNTARTÁSÁNAK SZABÁLYZATA 1. A szabályzat hatálya kiterjed az alapítvány tisztségviselőire és munkatársaira, valamint az alapítványnál önkéntes közérdekű munkát végző személyekre. 2. A közhasznú Fehér Bot Alapítványnál és annak szervezeti egységeiben a 2005. évi LXXXVIII. Törvény szerinti közérdekű önkéntes tevékenységet csak erre vonatkozó Önkéntes Szerződés alapján lehet végezni, elsősorban az alábbi szakterületeken: - támogató szolgáltatás, fogyatékosok és idősek gondozása - látássérültek elemi rehabilitációja - fogyatékosok foglalkozási rehabilitációja - oktatás, felnőttképzés - kulturális rendezvények szervezése és lebonyolítása - fogyatékos személyek és családtagjaik üdültetésének szervezése és lebonyolítása - újságírás, videó felvétel készítése. Az alapítvány elnöke szerződés mintát adott ki, amelynek alkalmazása kötelező. 3. A közérdekű munka és a szerződés előkészítését annak a szervezeti egységnek a vezetője végzi, ahol a munka megvalósul. A szerződést az alapítvány képviseletében annak elnöke, vagy az adott munkaszervezeti egység vezetője írja alá. A szerződést a központi iktatási rendszerben iktatni kell és egy példányát el kell helyezni a központi irattárban. 4. A közhasznú munkát dokumentálni kell, arról jelenléti ívet, vagy munkalapot avagy más alkalmas nyilvántartást kell vezetni. A szervezeti egység vezetője a nyilvántartás alapján minden hó végén összesíti a munkaórákat és a nyilvántartás másolatát a tárgyhót követő 5. napig beküldi a központi irattárba. 5. Az alapítvány - az önkéntes jogviszonnyal kapcsolatos jogok és kötelezettségek gyakorlása, valamint a jogviszonnyal kapcsolatos hatósági ellenőrzés érdekében - az általa foglalkoztatott önkéntesekről nyilvántartást vezet, amely tartalmazza a) az önkéntes természetes személyazonosító adatait, - név - születési hely - születési idő - anyja neve; b) az önkéntes elérhetőségét - lakóhelyét, ennek hiányában tartózkodási, illetve szálláshelyét, település, utca házszám - telefonszámát - e-mail címét c) A közérdekű munka jellemzői a törvény 6. (1) bekezdésének a)-c) pontjában meghatározottakat, - a közérdekű önkéntes tevékenység tartalmát, - a közérdekű önkéntes tevékenység ellátásának szervezeti egységét és 35

- a munkavégzés helyét, ha változó telephelyen kell végezni a munkát akkor ezt a körülményt kell bejegyezni - a közérdekű önkéntes tevékenységre fordítandó tervezett időt és ha ez releváns a pihenőidőt, d) A tevékenység, a jogviszony - a közérdekű önkéntes tevékenység, jogviszony - megkezdésének időpontját - megszűnésének időpontját: - határozott időre kötött önkéntes szerződés esetén azt az időpontot, amikor a szerződés hatálya megszűnik, illetve a határozatlan időre kötött szerződés megszűnésének időpontja, e) Az önkéntes teljesítménye - a közérdekű önkéntes tevékenységre fordított idővel kapcsolatos adatokat, - év, hó, - teljesített munkaóra, f) Juttatások - az önkéntesnek a törvény 2. (3) bekezdése szerint nyújtott juttatásokat Pl. a közérdekű önkéntes tevékenység ellátása érdekében szükséges utazásnak, szállásnak, étkezésnek az önkéntes részére történő biztosítása, illetve ezek bizonylattal igazolt költségének az önkéntes részére történő megtérítése. g) Megjegyzések - a megjegyzés rovatban kell feljegyezni: - ha az önkéntes nem magyar állampolgár, az állampolgárságát, - korlátozottan cselekvőképes és kiskorúsága miatt cselekvőképtelen önkéntes esetén a törvényes képviselő természetes személyazonosító adatait és lakóhelyét, ennek hiányában tartózkodási helyét, - egyéb fontosabb körülményeket illetve tényeket. Az alapítvány, mint fogadó szervezet a nyilvántartást az önkéntes jogviszony megszűnését követően öt évig köteles megőrizni. 6. Az 5. pontban írt nyilvántartást az alapítvány elnöke által jóváhagyott Excel munkalapon a naptári év elejétől az év végéig folyamatosan kell vezetni. A nyilvántartást a szervezeti egység vezetője vezeti. Az egység vezetője a nyilvántartás aktuális munkalapját minden hó elején a tárgyhót követő hó 5. napjáig megküldi elektronikus formában a központi iktatást végző ügyintéző részére. Az ügyintéző a szervezeti egységekből beérkező munkalapokat Excel munkafüzetben helyezi el és minden hó 10. napjáig elektronikus formában megküldi az alapítvány elnöke részére. 7. Az önkéntes szerződés megkötése előtt ezen szabályzatot a leendő önkéntessel ismertetni kell. Ennek megtörténtét az önkéntes a szerződés aláírásával elismeri, és egyben hozzájárul a személyes adatai kezeléséhez. 36