Csorba Győző Megyei Könyvtár. Szervezeti és Működési Szabályzata

Csorba Győző Megyei Könyvtár Pécs Apáca u. 8. A Csorba Győző Megyei Könyvtár Szervezeti és Működési Szabályzata P é c s 2002

2 A. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK A Csorba Győző Megyei Könyvtár (a továbbiakban: Könyvtár) Szervezeti és Működési Szabályzata az 1997. évi CXL. a muzeális intézményekről, a nyilvános könyvtári ellátásról és a közművelődésről szóló törvény, valamint a közművelődési könyvtárügyet érintő hatályos jogszabályok, irányelvek, állásfoglalások és útmutatások alapján készült. A Szabályzat egyes rendelkezései más, általános érvényű jogszabályokon alapulnak. A Könyvtár neve és címe Csorba Győző Megyei Könyvtár 7621 Pécs, Apáca u. 8. Levélcím: 7601 Pf.: 100 A nemzetközi kapcsolatokban használt név: Csorba Győző Komitatsbibliothek Csorba Győző County Library Knjiznica Zupanije Csorba Győző Csorba Győző Läänin Ileissivistykselhinen Kirjasto A Könyvtár pecsétje: Három centiméter átmérőjű körpecsét, benne köríves alakban a következő szöveg: "Csorba Győző Megyei Könyvtár", közepén a Magyar Köztársaság címere. A Könyvtár alapítása és jogelődje 1952. A létrehozást elrendelő jogszabály: 2.042-13/1952.(V.14.) MT. sz. határozat. Jogelődje 1943-1952 között a Pécsi Városi Könyvtár. A Könyvtár alapító okiratának kelte: 171/2000.(XI.28.) Kgy.határozat 14. melléklete A Könyvtár fenntartó szerve: Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlése A Könyvtár felügyeleti szerve: Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlése Szakmai főfelügyeletét a Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériuma látja el. Az intézmény jogállása: Önálló jogi személyként működő, önálló gazdálkodású költségvetési szerv.

3 Az intézmény tevékenységi köre: Alapfeladata 92312-7 Közművelődési könyvtári tevékenység - A fenntartó által kiadott alapító okiratban és a szervezeti és működési szabályzatban meghatározott fő céljait nyilatkozatban közzéteszi, - gyűjteményét folyamatosan fejleszti, feltárja, megőrzi, gondozza és rendelkezésre bocsátja, - tájékoztat a könyvtár és a nyilvános könyvtári rendszer dokumentumairól és szolgáltatásairól, - biztosítja más könyvtárak állományának és szolgáltatásainak elérését, - részt vesz a könyvtárak közötti dokumentum és információcserében. - Kötelespéldány szolgáltatást és könyvtárközi dokumentum ellátást biztosít, - szervezi a területén működő könyvtárak együttműködését, - végzi, illetőleg szervezi a megye nemzeti és etnikai kisebbségéhez tartozó lakosainak könyvtári ellátását. - A települési könyvtárak tevékenységét segítő szolgáltatásokat nyújt, - szervezi a megyében működő nyilvános könyvtárak statisztikai adatszolgáltatását, - végzi az iskolán kívüli könyvtári továbbképzést, és szakképzést. - Pécs és Baranya megye területére kiterjedő helyismereti könyvtári tevékenységet végez, kisebbségi adatbázist épít, - szakmai kiadói tevékenység keretében helyismereti kiadványokat, évkönyveket, bibliográfiákat, repertóriumokat jelentet meg, - közhasznú információs szolgáltatást és tájékoztatást nyújt, - szakkönyvtári tevékenységet végez, - az iskolai oktatást segíti könyvtári szolgáltatásokkal (csoportos foglalkozások, rendhagyó órák stb.), - író-olvasó találkozókat, irodalmi esteket, kiállításokat egyéb kulturális rendezvényeket szervez, - a szabadidő hasznos és kulturált eltöltését segítő szolgáltatásokat nyújt(könyv- és folyóirat olvasás, zenehallgatás, stb.). - A valamilyen okból házhoz kötöttek: öregek, betegek, vakok és gyengén látók számára speciális könyvtári szolgáltatásokat nyújt. - Sokszorosítási és könyvvédelmi tevékenységet (könyvkötészeti munkák) végez. A könyvtár jellege, típusa, funkciói: Általános gyűjtőkörű, megyei hatáskörű önkormányzati könyvtár. Az Országos Dokumentumellátó Rendszer tagkönyvtára. Jellegét, típusát, az ellátandó terület sajátosságait (szükségleteit és igényeit), valamint a könyvtárak közötti munkamegosztást figyelembe véve az alábbi funkciókat tölti be: 1. A megye könyvtárainak rendszerként való működését, együttműködését szolgáló térségi szervező és koordinációs tevékenység - Információ és dokumentum továbbítás, és csere - alap- és középfokú képzés, - szakmai továbbképzés, a könyvtárosok szakmai tevékenységének segítése, - a könyvtárak szakmai érdekeinek képviselete a helyi önkormányzatoknál, szaktanácsadás az önkormányzatoknak (könyvtártelepítés, átszervezés, összevonás, megszüntetés, stb.),

4 - szakmai tanácsadás és helyszíni segítségnyújtás, - a statisztikai adatszolgáltatás összegyűjtése, összegzése és továbbítása, - kötelespéldány-elosztás keretében a jogszabály előírásainak megfelelő intézkedés, -. Szakfelügyeleti tevékenység a megye teleülési könyvtáraiban az ágazati minisztériummal kötött szerződés és jóváhagyott éves terv alapján. 2. Központi könyv- és letéti ellátás (az ezt igénylő önkormányzati könyvtárak részére): - az egyes községi könyvtárak egyedi kívánságait is figyelembe vevő állománygyarapítás a községek anyagi hozzájárulásának függvényében, írásos megállapodás alapján, - a kiszállítandó könyvek szakszerű feldolgozása, - évenként előre meghatározott gyakorisággal rendszeres letétcsere - technikai segítségnyújtás. 3. Pécs-baranyai helyismereti könyvtári tevékenység, kisebbségi adatbázis építés és szolgáltatás - A megyei vonatkozású, valamint a megyében megjelent sokszorosított információhordozók (könyv, időszaki kiadvány, hanglemez, hang- és videókazetta, kép, aprónyomtatvány, stb.) teljességre törekvő gyűjtése vásárlás, bekérés, illetve kötelespéldány-szolgáltatás útján, - a fenti dokumentumok időhatár nélküli archiválása, azaz szakszerű és biztonságos megőrzése, - a megyéről megjelenő publikációk bibliográfiai nyilvántartása, megyei bibliográfiák közreadása, - erre alapuló kisebbségi adatbázis-kiépítés és információszolgálat, - a gyűjteményben rejlő szellemi-történeti értékek tudományos igényű feltárása, tudományos kutatómunka. 4. Nemzetiségi könyvtári szerepkör - A nemzetiségi anyanyelvi irodalmat is gyűjtő községi és iskolai könyvtárak módszertani gondozása, - a nemzetiségi kisebbségek által lakott települések könyvtárainak központi letéti ellátása kisebbségi anyanyelvi szépirodalmi és ismeretterjesztő művekkel, - pályázati és egyéb külső források bevonása, 5. Szakmai kiadói tevékenység A megyére vonatkozó művek, illetve a könyvtárban készült publikációk kerülnek kiadásra. 6. Információszolgáltatás, tájékoztatás - Általános tájékoztatás, - közhasznú információs tájékoztatás (a lakosságot elsősorban érintő, a mindennapi élettel összefüggő ismereteket felölelő szolgáltatás), - szaktájékoztatás részben a saját állomány, részben on-line és off-line adatbázisok révén, - másolatok készítése a szerzői jogi törvény előírásai szerint, - önkormányzatok, képviselők, önkormányzati tisztségviselők részére szakmai információs szolgáltatások, 7. Kulturális funkció - Az általános műveltség megszerzéséhez és folyamatos gyarapításához szükséges állomány helyben használatának és kölcsönzésének biztosítása, - a műveltség iránti igény felkeltése: író-olvasó találkozók, irodalmi estek, könyvbemutatók szervezése, - az olvasást népszerűsítő kiadványok megjelentetése, - kiállítások rendezése.

5 8. A közoktatás és felsőoktatás segítése - A közép- és felsőfokú oktatásban, a különféle szaktanfolyamokon (átképzések) résztvevők ellátása a tanulmányaikhoz szükséges szakirodalommal az intézmény lehetőségeinek megfelelő mértékben, - az idegen nyelvet tanulók és oktatók segítése British Corner és a nyelvstúdió szolgáltatásai révén, - könyvtári órák, könyv és könyvtár használati bemutatók szervezése különféle iskolai csoportok részére, a könyvtárhasználat ismereteinek elsajátíttatására. 9. Szakkönyvtári tevékenység Szakkönyvtári szintű állomány és szolgáltatások biztosítása olyan tudományágak esetében, amelyeknek nincs a megyében nyilvános szakkönyvtára. Ez jelenti a szakterületet illetően a szélesebb körű állománygyarapítást, a tájékoztatás megszervezését, megfelelő végzettségű szakember alkalmazását. Könyvtárunk az alábbi területeken vállalja fel ezt a funkciót az alapvető kézikönyvek és a hazai kiadású szakirodalom gyűjtésével: - zene, zenetudomány, - néprajz, - képző- és iparművészet, - nyelv- és irodalom, - történelem. 10. Szórakoztató funkció A kulturált időtöltést segítő egyéni és közösségi szolgáltatások, könyv- és folyóiratolvasás, zenehallgatás biztosítása. 11. Szociális funkció, hátrányos helyzetűek "biblioterápiás" gondozása - "Hangos könyvtár", azaz olyan gyűjtemény létrehozása, amely elsősorban vakok és csökkentlátók, valamint az olvasásban valamely más okból gátoltak részére hangszalagon tesz hozzáférhetővé irodalmi alkotásokat, - mozgásbetegek, fekvőbetegek, idősek részére könyvek házhozszállítása. 12. Könyvvédelmi funkció megyei önkormányzati könyvtárak dokumentumainak javítása és köttetése, egyéb kötészeti munkák vállalása önköltségen, kötészeti munkák külső megrendelésre.

6 A könyvtár fenntartása, gazdálkodása A könyvtár önálló költségvetési gazdálkodást folytat. Éves költségvetési keretszámait a Baranya Megyei Közgyűlés, részletes költségvetési előirányzatát maga határozza meg. Bérgazdálkodása: Feladatai ellátásához az engedélyezett létszám személyi jellegű kiadásait önállóan állapítja meg. A létszám belső elosztása és a munkakörök meghatározása az intézmény igazgatójának hatásköre. A könyvtár az Apáca utca 8. és a Vörösmarty utca 1-5. számú épületekben működik. Az ingatlan a Megyei Önkormányzat tulajdona, használója a Csorba Győző Megyei Könyvtár. Az épület állagának megóvásáról a Könyvtár gondoskodik, az ingatlan felújításához, korszerűsítéséhez vagy esetleges bővítéséhez szükséges előirányzatot a fenntartó biztosítja. Költségvetéséből fedezi a munka végzéséhez szükséges gépek, berendezések, egyéb eszközök és anyagok beszerzését, szolgáltatások megrendelését a közbeszerzési törvény előírásainak megfelelően. A könyvtár jellegét, típusát, a társadalmi szükségleteket és az olvasói igényeket figyelembe véve állapítja meg az állománygyarapításra fordítható éves pénzösszegeket. A munkáltatói jogok gyakorlása: A könyvtár igazgatójának kinevezése a Baranya Megyei Közgyűlés, az ezzel kapcsolatos egyéb munkáltatói jogok a Közgyűlés elnöke, a fegyelmi jogok gyakorlása az Igazgatási, Ügyrendi és Közbiztonsági Bizottság hatáskörébe tartozik. Az intézmény dolgozóival kapcsolatos munkáltatói jogok az igazgató hatáskörébe tartoznak, aki a jogokat - a vonatkozó jogszabályokban megállapított ügyekben - a közalkalmazotti tanács véleményének figyelembe vételével gyakorolja. A gazdasági vezetővel kapcsolatos munkáltatói jogok: A gazdasági vezető - mint a gazdasági, műszaki szakterület irányítására kinevezett vezető -, magasabb vezetőnek minősül. A gazdasági vezetői beosztásra megbízást az igazgató, mint a munkáltatói jogkör gyakorlója ad a bíráló bizottság javaslatának figyelembevételével. A gazdasági vezető megbízásához és annak visszavonásához szükséges a fenntartó Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlésének egyetértése is. A gazdasági vezetői beosztásra történő megbízás határozatlan időre szól. Új munkaerők alkalmazásával kapcsolatos döntés az igazgató hatásköre. Az általános igazgatóhelyettesi álláshelyet, melynek betöltéséről a mindenkori igazgató dönt, határozott időre, pályázat útján kell meghirdetni. A pályázatot az igazgató által felkért szakmai-szakértői bizottság értékeli, melynek tagja egy-egy a Közalkalmazotti Tanács illetve a reprezentatív szakszervezet által delegált tag is. Az igazgatóhelyettesi beosztásra történő megbízáshoz a Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlésének egyetértése is szükséges. Az igazgató a munkáltatói jogok körébe tartozó hatáskörét a könyvtár vezető beosztású dolgozóira /általános igazgatóhelyettes, gazdasági vezető, osztályvezetők / átruházhatja. A munkaviszonyra vonatkozó részletes intézkedéseket a kollektív szerződés szabályozza.

7 B. A SZERVEZETRE VONATKOZÓ SZABÁLYOK I. A KÖNYVTÁR MUNKASZERVEZETE ÉS ANNAK TAGOZÓDÁSA A könyvtár funkcióinak, alapfeladatainak és objektív adottságainak figyelembevételével a munkaszervezet osztályokra, csoportokra és - a munkakörök azonossága alapján - csoportoknál kisebb egységekre tagozódik: 1. Igazgatás - Igazgató - Általános igazgatóhelyettes - Gazdasági vezető - Tudományos titkár - Központi adminisztráció (ügyiratkezelés, iktatás, postázás, gépelés) - Informatikus - Területi könyvtári előadó - Nemzetiségi könyvtári előadó 2. Gyűjteményszervező osztály 3. Olvasószolgálati osztály - Kölcsönzési részleg. Raktár - Tájékoztató és bibliográfiai részleg - Folyóirat- és hírlapolvasó - British Corner - Internet szoba - Ruhatár 4. Zenei osztály - Zenei gyűjtemény - Pécsi Hangtár (jogilag külön alapítvány) 5. Helyismereti osztály 6. Gazdasági-pénzügyi osztály - Pénzügyi-számviteli részleg - Gondnokság (telefonközpont, takarítás, kézbesítés, gépkocsi, stb.) - Könyvkötészet. Az osztályok, csoportok és egyéb részlegek irányítása a határozatlan időre írásban megbízott vezetők feladata.

8 II. AZ EGYES SZERVEZETI EGYSÉGEK ALAPFELADATAI A jelen szabályzat a szervezeti egységek legfontosabb feladatait tartalmazza, azok részletezése, munkakörökre bontása az l. számú mellékletben található. A könyvtár vezetése. Igazgatás Az intézmény vezetése - az egyszemélyi felelősség elve szerint - az igazgató feladata. A munka szervezése, koordinálása érdekében a vezetést véleményező, javaslattevő hatáskörrel felruházott testületek segítik. Ezek: - Igazgatói Tanács - Gyűjteményszervezési Bizottság - Közalkalmazotti Tanács Az igazgató egyéb állandó és alkalmi munkabizottságok, munkaközösségek létrehozásáról is dönthet. A igazgató legfontosabb feladatai - A Csorba Győző Megyei Könyvtár egyszemélyű felelőse. Felelős az intézmény teljes tevékenységéért, beleértve a gazdálkodást is. - A feladatait részben, vagy egészben átruházhatja az intézmény dolgozóira. - Az intézménynek mint jogi személynek a képviselete. E jogot kinevezése alapján gyakorolja. Képviseli az intézményt a hatóságok előtt, és meghatalmazások nélkül jogosult eljárások kezdeményezésére. - A könyvtári tevékenységre vonatkozó jogszabályok és egyéb központi előírások, valamint a fenntartó és felügyeleti szervek utasításai végrehajtásának szervezése. - Az intézmény külső /bel- és külföldi / képviselete és kapcsolatainak szervezése, képviseleti jogát esetenként a gazdasági vezetőre vagy az osztályvezetőkre átruházhatja. - Közvetlenül irányítja az intézmény területi, informatikai, kulturális szervezői és ügyviteli tevékenységét. - A könyvtár fejlesztésére és működésére vonatkozó távlati és középtávú tervek, illetve éves munkatervek elkészítése, végrehajtásuk irányítása és ellenőrzése. - A gazdasági vezetővel és a gazdasági osztályvezetővel közösen elkészíti az intézmény költségvetését. Döntési joggal rendelkezik a könyvtár költségvetésének felhasználásában, minden pénzügyi dokumentációt az első helyen jogosult aláírni. A jóváhagyott költségvetés keretén belül teljes körű kötelezettségvállaló nyilatkozatot, értékhatárra való tekintet nélküli megrendeléseket és vállalásokat tehet, erről azonban a gazdasági osztályt tájékoztatnia kell. - A könyvtári munkaszervezet meghatározása és összehangolt működésének biztosítása; ennek érdekében belső utasítások, szabályzatok, ellenőrzési tervek készítése illetve jóváhagyása. - Irányítja a személyzeti munkát. Dönt a dolgozók kinevezéséről, besorolásukról, munkakörük meghatározásáról, személyi alapbérük megállapításáról, kitüntetésre való felterjesztésükről, illetve jutalmazásukról. Engedélyezi a gazdasági vezető, az igazgatóhelyettes, az osztályvezetők, a közvetlenül irányítása alá tartozó munkatársak szabadságát. Elrendeli és engedélyezi a dolgozók kiküldetését és engedélyezi a rendkívüli és fizetés nélküli szabadságot, továbbá a dolgozók szabadságát. - Biztosítja a munkavégzéshez szükséges feltételeket. - Ellátja az intézmény működésével és fejlesztésével kapcsolatos feladatokat, dönt a külső kötelezettségvállalásokról, illetve átruházott hatáskör esetén ezek jóváhagyásáról.

9 - Fegyelmi jogkörrel rendelkezik, a munkafegyelmet megsértőkkel szemben a Kjt. 46-53. -ában előírt fegyelmi eljárás kezdeményezésére jogosult. A vezető helyettesítése A könyvtár igazgatójának helyettesítését az általános igazgatóhelyettes látja el. Az igazgató a helyettesítéssel - esetenként a gazdasági vezetőt, és az osztályvezetőket is megbízhatja. Az általános igazgatóhelyettes feladatköre: - Az igazgató távolléte esetén a vezetéssel összefüggő jogok és hatáskörök gyakorlása és -a fentebb körvonalazott - feladatok ellátása. - Az igazgatóval kialakított munkamegosztás alapján a vezetéssel összefüggő egyes konkrét feladatkörök folyamatos, illetve eseti ellátása. A gazdasági vezető feladatköre: - Gondoskodik a könyvtár szakmai működéséhez szükséges pénzügyi feltételekről. - Irányítja és ellenőrzi a szervezeti egységek gazdasági, pénzügyi számviteli munkáját. - Felelős az intézmény számviteli rendjéért. - Az igazgatóval közösen felelős az intézmény kötelezettségvállalásaiért és azok teljesítéséért. - Gondoskodik az intézmény gazdasági jellegű adatszolgáltatási feladatainak ellátásáról. - Irányítja a belső ellenőrzési munkát. - Ellátja az utalványozással kapcsolatos feladatokat. Kapcsolt feladata a munkaviszonnyal kapcsolatos döntések előkészítése, adminisztrációja és nyilvántartása, - a dolgozók munkájának erkölcsi és anyagi elismerésével összefüggő döntések /jutalmazás, kitüntetés, bérbesorolás, stb./ előkészítése, adminisztrációja és nyilvántartása, - személyzeti anyagok kezelése, - belső szabályzatok karbantartása, módosításuk kezdeményezése. Az osztályvezetők feladatköre: - Képviselik osztályukat a vezetői testületben, és gondoskodnak a vezetői döntések végrehajtásáról. - Osztályértekezleteken tájékoztatják a dolgozókat a vezetői döntésekről és az ellátandó feladatokról. Számon kérik a vezetői döntések, a munkaterv, illetve a folyamatos feladatok végrehajtását. - Irányítják az osztályra háruló munka- és tűzvédelmi feladatok végrehajtását, felelősek a munka- és tűzvédelmi szabályok betartásáért. - Minősítik a dolgozókat. Figyelmeztetik a munkafegyelem megsértőit, súlyosabb esetben az igazgatónak fegyelmi eljárásra tesznek javaslatot. Javaslatot tesznek kitüntetésre és jutalmazásra. - Jogosultak az évi rendes szabadságok engedélyezésére. Véleményezik a rendkívüli és a fizetés nélküli szabadság iránti kérelmeket. - A Gazdasági Osztály vezetője jogosult szakmai anyagok /nyomtatványok, irodaszerek stb./ beszerzésére. Jogosult továbbá a pénzügyi okmányokat, kötelezettségvállalásokat a második helyen aláírni, ellenjegyezni a beérkező számlákat esetenként felülvizsgálni, érvényesítési joga nincs. A gazdasági vezető akadályoztatása esetén gyakorolja annak jogosítványait. - A Gyűjteményszervezési Osztály, a Zenemű- és Hangtár vezetője a költségvetésben megállapított beszerzési keretek felhasználásában - az állománygyarapítási szabályzatban megállapított korlátok között - döntési joggal rendelkezik. Kötelezettségvállalásaikat, illetve a felhasználást egyeztetni kötelesek a Gazdasági Osztállyal.

10 - Az Olvasószolgálati Osztály vezetője jogosult az állomány védelme érdekében hatósági megkereséseket és végrehajtási eljárást kezdeményezni. Ezek aláírására meghatalmazás alapján jogosult. A csoportvezetők feladatköre: - Közvetlen munkahelyi vezetőként jogosultak a dolgozók munkabeosztásának elkészítésére. - Javaslatot tehetnek a szabadságok ütemezésére. - Felelősek a munkatervi feladatok végrehajtásáért, kötelesek számon kérni a végzett munkát. A munkafegyelmet sértő dolgozókkal szemben intézkedést javasolnak az osztályvezetőnek. - Tájékoztatják az osztályvezetőt a kiemelkedő teljesítményt nyújtó dolgozókról, s javaslatot tesznek dicséretre, jutalomra vagy kitüntetésre.

11 A vezetést segítő testületek Igazgatói Tanács Tagjai: igazgató, igazgatóhelyettes, gazdasági vezető, osztályvezetők, tudományos titkár, a közalkalmazotti tanács elnöke. Feladata: - A könyvtári munkára vonatkozó tervek /fejlesztési, személyzeti, költségvetési és munkatervek / véleményezése. - A vezetés és egymás tájékoztatása a szervezetei egységek munkájáról, problémáiról, a tervek teljesítéséről. - Az igazgató által előterjesztett szervezeti, működési, személyzeti, intézmény- és hálózatfejlesztési ügyek véleményezése. - Egyes személyzeti jellegű ügyekben javaslattétel a vezetésnek. Ezek különösen: jutalmazás, kitüntetés, bérfejlesztés, szociális juttatások. - Állásfoglalás egyéb, a vezető által esetenként a testület elé terjesztett ügyekben. Üléseit havonta tartja. Gyűjteményszervezési Bizottság: Tagjai: - a Gyűjteményszervezési és Feldolgozó Osztály vezetője - Az állománygyarapításért felelős könyvtáros - az Olvasószolgálati Osztály vezetője - a kölcsönzési csoport vezetője - a Helyismereti Gyűjtemény vezetője - a Zenei Osztály vezetője - a kijelölt tájékoztató könyvtárosok Esetenként meghívottak: - a folyóirat-kezelő könyvtáros - a felkért külső szakemberek - a szakreferensek - a nemzetiségi könyvtári előadó Feladata: A könyvtár gyűjtőköri szabályzata, meglévő gyűjteménye és az igények figyelembe vételével, a költségvetés biztosította keretek között - az állomány tervszerű és folyamatos, kurrens és retrospektív gyarapítása, - bármilyen okból törölt, de feltétlenül szükséges dokumentumok újbóli beszerzése, - a tervszerű apasztás szabályainak megfelelően az elhasználódott, elavult, fölöslegessé vált dokumentumok folyamatos kivonása. Üléseit a Könyvtárellátó jegyzékeinek beérkezésétől függően általában kéthetenként, szükség szerint gyakrabban tartja. A Bizottság szervezetének és működésének részletes szabályait az 5. sz. melléklet tartalmazza. Közalkalmazotti Tanács Feladata: - A munkáltatóval közalkalmazotti munkaviszonyban álló közalkalmazottak közössége nevében a részvételi jogok gyakorlása a Kjt. 16. -ban felsorolt területeken. Ennek értelmében egyetértési jog illeti meg a kollektív szerződésben meghatározott jóléti célú pénzeszközök felhasználása tekintetében. Véleményezési jogot az alábbi területeken gyakorolhat: - Bevételek felhasználása - Belső szabályzatok tervezete - Közalkalmazottak nagyobb csoportját érintő munkáltatói intézkedések tervezete - A közalkalmazottak képzésével és továbbképzésével összefüggő tervek - A munkarend kialakítása.

12 Közvetlenül az igazgató irányítása alá tartozó munkakörök: Tudományos titkár Segíti az intézmény tudományos könyvtári funkciójával kapcsolatos vezetési feladatok ellátását. Ezen belül - folyamatosan gyűjti, elemzi és a vezetés rendelkezésére bocsátja a kutatási, illetve publikációs tevékenység tervezéséhez szükséges információkat, - kapcsolatot tart a megyei társintézmények tudományszervezési feladatokkal megbízott munkatársaival, - folyamatosan feltárja az intézményi kutató és publikációs tevékenység, valamint a tudományos igényű könyvtári szolgáltatások fenntartásának, illetve továbbfejlesztésének lehetőségeit, - elvégzi az e munkaterülettel kapcsolatos tartalmi és ügyviteli jellegű feladatokat /munkatervek, beszámolók készítése/, kutatási programok végrehajtásának ellenőrzése, stb. Részt vesz az Igazgatói Tanács munkájában. Saját szakterületén folytatott kutatómunkájával segíti az intézmény tudományos feladatainak ellátását. Informatikus - figyelemmel kíséri, koordinálja illetve ellenőrzi a könyvtárban folyó számítógépes tevékenységet, - közreműködik az egyszerűbb üzemzavarok elhárításában, - ellátja a TEXTLIB integrált könyvtári számítógépes rendszer "rendszergazdai" teendőit, - nyilvántartja az intézmény hardverállományának műszaki állapotát, javaslatot tesz az eszközök javítására, cseréjére, vagy új eszközök beszerzésére, - új szoftverek illetve adatbázisok beszerzése előtt szakmai véleményt ad, - szakmai segítséget nyújt a térség könyvtárainak számítógépes tevékenységéhez, - szervezi a későbbiekben létrejövő megyei informatikai hálózatot, felelős a számítástechnikai ismeretek elsajátításáért, tanfolyamok és továbbképzések szervezéséért. Titkár - Az Iratkezelési Szabályzatnak megfelelően kezeli az irattárat. - Irányítja a kézbesítő munkáját, kezeli a közvetlen kézbesítések átadókönyvét. - Elkészíti a vezetői értekezletek emlékeztetőjét. - Leírja az igazgatással kapcsolatban keletkezett, illetve az osztályvezetők által készített munkaterveket, beszámolókat, szabályzatokat, stb. - Közreműködik a könyvtári rendezvények előkészítésében, illetve lebonyolításában. Területi könyvtári előadó - kapcsolattartás az önkormányzati könyvtárakkal és fenntartókkal, - statisztikák gyűjtése, statisztikai adatszolgáltatás, - a Baranya Megyei Könyvtár szolgáltatásainak propagálása és közvetítése a megye önkormányzati könyvtáraihoz, - más osztályok szakembereinek bevonásával szakmai segítségnyújtás szervezése a hálózatban, - az érdekeltségnövelő pályázatok megyei összesítése- és továbbítása az ágazati minisztériumba, alap- és középfokú képzés, egyéb továbbképzések szervezése, - szakmai híradó szerkesztése, módszertani kiadványok készítése, - kapcsolattartás a tömegkommunikációs intézményekkel,

13 - pályázati kiírások, pályázati beszámolók készítése, koordinálása az intézményen belül és a megye könyvtáraiban. - a saját pályázatokkal járó adminisztráció lebonyolítása, - a megyei kiterjedésű rendezvények (Ünnepi Könyvhét, Baranya Megyei Könyvtári Hét), koordinálása és ezzel kapcsolatos rendszeres PR tevékenység, az intézmény rendezvényeinek szervezése. Nemzetiségi könyvtári előadó a nemzetiségi letéti könyvtári feladatok ellátása, kiemelten a megye kisebbségi önkormányzati könyvtáraiban: az anyanyelvi irodalom igényekre épülő beszerzése, az állomány gyarapítása, gondozása, rendszeres letéti csere, helyszíni módszertani tanácsadás, - nemzetiségi, kisebbségi pályázati kiírások figyelése, a megye települési könyvtárainak tájékoztatása, pályázati konzultációk szervezése, a nemzetközi kapcsolatokból adódó feladatok (fordítás, levelezés, tolmácsolás), a könyvtár képviselete a nemzetiségi kulturális és szakmai szervezetekben, kapcsolat a helyi nemzetiségi, etnikai kisebbségi oktatási, és kulturális intézményekkel, szervezetekkel. (Megszűnt a PR és a személyzeti előadói munkakör.)

14 AZ EGYES OSZTÁLYOK FELADATAI Gyűjteményszervezési Osztály Állománygyarapítás Feladatok: - Az állomány tervszerű és folyamatos gyarapítása a könyvtár gyűjtőköri szabályzatában foglalt elvek alapján a Gyűjteményszervezési Bizottság bekapcsolásával /3. sz. és 4. sz. mellékletek/. - A beszerzett dokumentumok állományba vétele, a különböző állománynyilvántartások /leltárkönyvek, kardex, stb./ pontos vezetése. - Az állomány rendszeres revíziója, tervszerű és a gyűjtőkörnek megfelelő állományapasztás és az állományból való törlés. - Az állománygyarapítási segédletek gyűjtése, rendszeres figyelése, deziderata nyilvántartások készítése. - Állományelemzés és az olvasószolgálattal közösen végzett igényelelemzések. - A gyarapítás különböző módozatainak /rendelés, bekérés, csere, kötelespéldányszolgáltatás, stb./ gyakorlati szervezése. - A beszerzett dokumentumok behasonlítása, az állománnyal történő egyeztetése, a raktári jelzetek megállapítása, a dokumentumok szerelése. - A dokumentumok új raktári helyre történő átirányítása és a katalógusok javítása. - A Gyűjteményszervezési Bizottság működtetése. Feldolgozás Feladatok: - A hagyományos katalógus lezárása 2001. június 31-el megtörtént, a katalógusban a szükséges utómunkálatokat végezzük. - Az állomány részletes feldolgozása, 1999. március 22-e óta Corvina integrált rendszerrel történik. Műveletek: Corvina hálózaton belüli áthúzás, honosítás, tárgyszavazás, saját leírás (címleírás, szakozás, tárgyszavazás), folyamatos on-line katalógusépítés. - A feldolgozással kapcsolatos technikai jellegű munkák raktári cédulák készítése, bejelentésekhez (OSZK, ODR, stb.) hagyományos módon sokszorosított cédulák készítése. - Egyéb, az állomány feltárását szolgáló munkák elvégzése (folyóirat-, hangoskönyv-, video jegyzékek készítése). - A hagyományos raktári katalógus folyamatos építése. Olvasószolgálati Osztály Kölcsönző- és adminisztrációs részleg Feladatai: - A könyvtárhasználók kölcsönzési igényeinek kielégítése a saját állományból. - Más könyvtárak szolgáltatásainak közvetítése. - Felvilágosító, ajánló tevékenység, a könyvtár használatával kapcsolatos információk nyújtása. - Könyvtárközi kölcsönzés. - A kölcsönzés és könyvtárkölcsönzés adminisztrációja és a statisztikák elkészítése. - A raktárak rendjének biztosítása.

15 - Az állomány védelme: köttetés, javíttatás, a késedelmes olvasók felszólítása, végrehajtás kezdeményezése. - A működés során befolyt pénzösszegek /beiratkozási, késedelmi, másolási díjak, értékesítés/ kezelése és a gazdasági osztálynak történő elszámolás. - Igényfelmérések, a kölcsönzéssel, a könyvtárközi kölcsönzéssel és a könyvtárhasználat egyéb formáival kapcsolatos elemzések. - Az állományból kivont könyvek és egyéb dokumentumok értékesítése, az un. siker könyvek térítési díj ellenében történő kölcsönzése. - Könyv-, könyvtár és olvasópropaganda a könyvtár olvasói körében. - Könyvtárpártoló szervezetek létrehozásának kezdeményezése és egyének toborzása. Folyóirat- és hírlapolvasó Biztosítja az itt elhelyezett időszaki kiadványok kurrens illetve régebbi évfolyamainak helyben használatát és kölcsönzését. Nyelvstúdió Feladatai: - a nyelvtanulást segítő hangzó- és video dokumentumok, oktatócsomagok őrzése, - az állomány egyéni és csoportos helyben használatának biztosítása, - kérésre másolatok készítése, - az oktatási intézmények speciális - a gyűjteményre alapozható - igényeinek a kielégítése. Tájékoztató részleg Feladatai: - általános és közhasznú információszolgáltatás, - szaktájékoztatás: a nyelv- és irodalomtudományok, a történelem, a politika, a művészetek /zene-, és képzőművészet/ és a néprajz szakterületeken. - A szaktájékoztatók - a könyvtárhasználók kérésére vagy az intézmény igényei szerint - esetenként vagy folyamatosan irodalomkutatást, témafigyelést végeznek, bibliográfiát állítanak össze. - Forgalomelemzést, igénykutatást végeznek - elsősorban a szaktájékoztatásra kijelölt szakterületeken. - Az olvasás és a könyvtárhasználat népszerűsítésére könyvtári rendezvényeket, mozgalmakat szerveznek, kapcsolatot tartanak iskolákkal, kiadványokat állítanak össze. Zenei Osztály Zenei gyűjtemény Közművelődési és szakkönyvtári funkciókat lát el. A nyomtatott zenei kötelespéldányok gyűjtésével és megőrzésével kapcsolatosan regionális szerepkörrel rendelkezik. Feladata: - Zenei hangfelvételek, videofelvételek és kották beszerzése és feltárása. - A zenei könyvek és folyóiratok gyarapítása. - A kötelespéldányként érkező dokumentumok rendezése és nyilvántartása. - Az állomány védelme. - A Zenei Gyűjtemény katalógusainak folyamatos szerkesztése és gondozása. - A gyűjteményre épülő szolgáltatások szervezése: helybenhasználat, kölcsönzés, átjátszás, zenei szaktájékoztatás, könyvtárközi kölcsönzés, csoportos foglalkozások és rendezvények. - Módszertani segítség nyújtása a hálózatban működő zenei részlegek munkájához.

16 Pécsi Hangtár A könyvtár és az alapítók: dr. Bajnai Klára és dr. Marton Gyula kezelésében lévő alapítványi gyűjteménnyel kapcsolatos feladatok: - Muzeális értékű hangdokumentumok és kották gyűjtése. - A gyűjteményről gyarapodási és állományjegyzékek megjelentetése. - A teljes gyűjtemény visszamenőleges feltárása. - A gyűjtemény propagandája rendezvények, kiadványok és tömegkommunikáció útján. - Kapcsolatok kiépítése hazai és külföldi hangarchívumokkal és kiadókkal. Helyismereti-helytörténeti Osztály - Alapfeladata a városra és a megyére vonatkozó könyvtári dokumentumok gyűjtése, különböző szempontok szerinti feltárása, sajátos feldolgozása és az állományra alapozott tájékoztatás megszervezése. - A helyismerettel foglalkozó munkatársai részt vesznek a könyvtár tájékoztató és olvasószolgálati munkájában, összeállítják és szerkesztik a könyvtárban készülő helyismereti bibliográfiákat és egyéb jegyzékeket. - Önálló helyismereti kutatást végeznek. Végzik a megyei sajtó archíválását és digitalizálását. - A részleg a helyismereti munkában együttműködik a Levéltárral, a megyei múzeumi hálózattal, különösen a JPM Helytörténeti Osztályával, a Pécsi Egyetemi Könyvtárral és egyéb - a helyismereti munkában érdekelt - szervekkel. - Rendszeresen ellenőrzi az arra kötelezett nyomdák kötelespéldány-szolgáltatását, intézi a felmerült reklamációkat. Gondoskodik a kötelespéldányok őrzéséről és nyilvántartásáról. - Koordinálja és módszertanilag segíti a hálózat könyvtárainak helyismereti munkáját. - Szervezi a kisebbségi kutatóbázis munkáját: kisebbségi adatbázist épít, működteti a kutatószobát. Gazdasági Osztály Alapfeladata: - A könyvtár szakmai működéséhez, társadalmi funkcióinak ellátásához szükséges gazdasági- pénzügyi feltételek biztosítása, - A Pécsi Hangtár /Alapítvány/ gazdálkodási teendőinek ellátása. - Megtervezi az éves költségvetésben a feladatok ellátásához szükséges előirányzatokat. - Gazdálkodik az éves költségvetésben jóváhagyott előirányzatokkal. Ennek keretében ellátja: a./ az épület-üzemeltetéssel /energiaellátás, karbantartás, felújítás, takarítás, stb./, b./ a könyvtár működéséhez az anyagi és technikai feltételek megteremtésével /tárgyi eszközök, készletek, anyagbeszerzés/, c./ az intézmény könyv- és folyóirat-állományának kötésével, javításával, d./ belső felhasználásra ügyviteli célra történő fénymásolatok, sokszorosításának készítésével, e./ f./ a gépjármű üzemeltetésével, egyéb tevékenységekkel /közműdíj, posta, bérleti díj, stb./ kapcsolatos pénzügyi feladatok lebonyolítását és elszámolását. - Gazdálkodik a béralappal és végzi a létszám- és bérnyilvántartással kapcsolatos adminisztrációt. - Kezeli a bankszámlákat és az intézmény házipénztárát, ellátja az ezekkel kapcsolatos operatív tevékenységet: nyilvántartja és beszedi a bevételeket, nyilvántartást vezet a vállalt kötelezettségekről és teljesíti a kifizetéseket. Ezek elrendelése előtt elvégzi az érvényesítést, gyakorolja az ellenjegyzési-, utalványozási jogot.

17 - Vezeti a gazdálkodással összefüggő számviteli, illetve a hatáskörébe utalt egyéb nyilvántartásokat. Ennek keretében biztosítja a kettős könyveléssel kapcsolatos nyilvántartást, figyelemmel kíséri a pénzforgalmi folyamatokat. - Nyilvántartja az intézmény tárgyi és forgóeszközeit, anyagkészletét. - Vezeti a személyi jövedelemadó és az általános forgalmi adóval kapcsolatos nyilvántartásokat, és elkészíti a jogszabályoknak megfelelő elszámolásokat. - Elkészíti a költségvetés végrehajtásáról a félévi, illetve év végi beszámolót. - Felülvizsgálja az év végi pénzmaradványokat, javaslatot tesz azok felhasználására és teljesíti a befizetési kötelezettségeket. - Ellátja a meghatározott célra kapott pénzeszközök elszámolásával kapcsolatos teendőket. Könyvkötészeti részleg - Alapfeladata az intézmény könyv- és folyóirat állományának kötése és javítása, illetve egyéb kötészeti munkák /dobozkészítés, stb./ elvégzése. - A megyei és más intézményeknek - kapacitástól függően - évente megállapított mennyiségben és ütemezés szerint kötészeti munkát végez. - Az átmeneti szabad kapacitás kihasználása érdekében külső megrendelésre térítés ellenében vállalhat munkát. Gondnoksági teendők - A gondnok feladata az épületek és tartozékainak karbantartása, felújításuk tervezése és a kivitelezés szervezése. - Gondoskodik az épületek tisztántartásáról. - Szervezi a napi postai küldemények feladását, elhozását, a kézbesítési feladatok elvégzését. - Gondoskodik a telefonhálózat kezeléséről, karbantartásáról. - Gondoskodik a leltári rendről, a szabályszerű selejtezésekről, a szükségessé vált javításokról és pótlásokról. - Biztosítja a belső felhasználásra, ügyviteli célra történő fénymásolások, sokszorosítások elkészítését. - Műszaki, épületgondnoksági, üzemeltetési, fenntartási, karbantartási és kisegítő jellegű feladatokat lát el. Gépjármű üzemeltetése A gépkocsi a könyvtár igazgatási, területi hálózati, báziskönyvtári és egyéb hivatalos tevékenység ellátását segíti. A gépkocsi üzemeltetése, üzemanyag-ellátása és karbantartásának ellenőrzése a gondnok kötelessége. A gépjármű üzemeltetését külön szabályzat rögzíti. A Gazdasági Osztály munkájához kapcsolódó részletes szabályzatokat a 14-20. tételszámok alatti mellékletek tartalmazzák.

18 C. MŰKÖDÉSI SZABÁLYOK A működés szabályai az "Általános rendelkezések" c. részben körvonalazott alapfunkciókhoz, a könyvtárak társadalmi feladatait meghatározó rendelkezésekhez, valamint az intézmény működésének sajátosságaihoz kapcsolódnak. A munkaszervezet működtetésének legfontosabb szabályai: 1. A könyvtár feladatait éves munkaterv alapján látja el. Véleményezés és vita után a munkatervet az igazgató állítja össze, és jóváhagyásra a Baranya Megyei Közgyűlés Kulturális Bizottsága elé terjeszti. 2. Vezetői értekezletek. A munkatervben foglalt feladatok megvitatását szolgálja, témáit a munkaterv melléklete tartalmazza. A vezetői értekezletek részt vevői az Igazgatói Tanács tagjai. 3. Osztályértekezletek (a vezetői értekezleteket követően, havonként kell tartani valamennyi osztályon). 4. Munkaértekezletek, évente két alkalommal az igazgató és az osztályvezetők a dolgozók informálására tájékoztatást tartanak a könyvtár feladatairól, illetve értékelik az elvégzett munkát. Az értekezleten valamennyi dolgozó részt vesz. 5. Éves beszámoló. Az igazgató állítja össze és jóváhagyásra a Baranya Megyei Közgyűlés Kulturális Bizottsága elé terjeszti. 6. Igazgatói utasítás. Egyes a működéssel, a munkaszervezettel kapcsolatos, illetve a Szervezeti és Működési Szabályzatban még nem szabályozott kérdésekben az igazgató írásos utasítást adhat ki, amelynek betartása kötelező érvényű. I. A KÖNYVTÁR GYŰJTŐKÖRE, ÁLLOMÁNYÁNAK GYARAPÍTÁSA, NYILVÁNTARTÁSA ÉS VÉDELME A gyűjtőkör főbb elvei és területei A könyvtár mindenkori gyűjtőkörét alapfunkciói és jellege, az általa ellátandó terület társadalmi /gazdasági, politikai, kulturális, közigazgatási/ sajátosságai, a működés területén /város, megye, régió/ lévő más könyvtárak gyűjtőköre és állománya, valamint saját adottságai: szolgáltató képessége, működésének és fejlesztésének lehetőségei határozzák meg. A könyvtár gyűjtőkörének meghatározásában és állományának gyarapításában mindenkor figyelembe veszi az országos könyvtári rendszer ellátási-információs feladataiból, illetve fejlesztésének elveiből és irányaiból adódó feladatokat. A fentieknek megfelelően - mint általános gyűjtőkörű és a legmagasabb szolgáltatásokat nyújtó nyilvános megyei könyvtár, ODR tagkönyvár gyűjti mindazokat a magyar és idegen nyelvű dokumentumokat, amelyek alkalmasak Baranya megye területén a lakosság különböző rétegei minden olyan könyvtári igényének a kielégítésére, amelyek a tájékoztatás, a szervezett tanulás, az önművelés, a szórakozás, a korszerű gazdasági ismeretek, valamint a különböző foglalkozási ágak műveléséhez megkívánt általános műveltségi, valamint alap- és középszintű szakismeretek körén belül jelentkeznek; - mint nemzetiségi könyvtári központ gyűjti a Baranya megye területén élő nemzetiségi, kisebbségi lakosság könyvtári ellátásához és a regionális ellátórendszer működéséhez szükséges anyanyelvidokumentumokat; - mint kötelespéldány-szolgáltatásra jogosult könyvtár megőrzi, feldolgozza és a régióban hasznosítja az elosztási rendszer keretében juttatott dokumentumokat;

19 - a többi megyei könyvtárhoz hasonlóan teljes körűen gyűjti a helyismeretihelytörténeti dokumentumokat, és gyűjteményére alapozva tudományos könyvtári funkciót tölt be a helytörténeti kutatásban és a helyismereti tájékoztatásban; - mint kisebbségi kutatóbázis teljességgel gyűjti a baranyai kisebbségekre vonatkozó irodalmat; - néhány olyan szakterületen, amelynek nincs a megye területén nyilvános szakkönyvtári bázisa, kiterjedtebb és magasabb szintű gyűjtést folytat. Ilyenek különösen: a nyelv- és irodalomtudomány, a néprajz, a történettudomány, a művészetek köréből a zene- és képzőművészet, és a politika; - mint II. kategóriájú tudományos könyvtár gyűjti a tudományos kutatás támogatásához szükséges referens és forrásértékű irodalmat. /A gyűjtőkör részletes szabályait a 3. sz. melléklet tartalmazza./ Az állomány gyarapítása Az állomány folyamatos gyarapítása a gyűjtőköri szabályzat, a társadalmi igények és szükségletek, valamint a pénzügyi lehetőségek figyelembevételével történik. A gyarapítás magában foglalja az új megjelenésű kiadványok folyamatos beszerzését, az állományból bármilyen ok miatt kivont, de szükséges kiadványok újbóli beszerzését, valamint teljes körű gyűjtés esetén /pl. helyismereti gyűjtemény, zenei hangzóanyagok / a retrospektív gyűjtést. Az állomány gyarapításához minden lehetséges eszközt /vétel, csere, ajándék, kötelespéldány, másolatok készítése/ igénybe kell venni. A külföldi kiadványcserét a cserepartnerekkel kötött megállapodások szabályozzák. Az állománygyarapítással kapcsolatos döntések szabályait, a döntési mechanizmus leírását, a deziderálás szabályait, valamint a Gyűjteményszervező Bizottság összetételére és működésére vonatkozó szabályokat az 5. sz. melléklet tartalmazza. Az állomány nyilvántartása A könyvtár állományát az erre vonatkozó szabályok szerint tartja nyilván. A nyilvántartásokat okmányként kell kezelni. Az állományról egyedi vagy/és összesített nyilvántartások készülnek. A könyvtár nyilvántartási rendszerének részletes leírását és szabályait a 6. sz. melléklet tartalmazza. Az állomány ellenőrzése A könyvtár állományának nagysága szerint - a vonatkozó jogszabályok értelmében -8 évenként időszaki és folyamatos ellenőrzést köteles végezni. Mértékét illetően minden második időszaki ellenőrzés teljes körű, az állomány egészére kiterjed. A közbeeső ellenőrzés részleges, egy-egy állományrészre, az állomány minimum 20 %-ára terjed ki. A vonatkozó jogszabályban meghatározott esetekben soron kívüli ellenőrzést kell tartani. Az állományellenőrzést az éves munkatervben kell tervezni, végrehajtására részletes ütemtervet, befejezése után a hiány okait is feltáró jegyzőkönyvet kell készíteni. Az állományból való törlést - a hiány nagysága szerint - a felügyeleti szerv vagy a könyvtár igazgatója engedélyezi. Állományapasztás Az állományapasztás a gyűjteményszervezés másik - a gyarapítással ellentétes jellegű - módszere. Az állományból történő törlésre sor kerülhet tervszerű állományapasztás /tartalmi elavulás, fölöspéldány-kivonás, gyűjtőköri módosítás/, természetes elhasználódás /kopás, szennyeződés/ következtében, illetve egyéb okok /természeti kár, bűncselekmény, behajthatatlan vagy pénzben megtérített követelés, megengedhető, illetve normán felüli hiány megállapítása/ miatt. A természetes elhasználódás, az olvasók által elvesztett, de térített, valamint más könyvtárnak történő átadás esetében a törlést - a fenntartó tájékoztatása mellett - az intézmény igazgatója, minden más esetben a fenntartó engedélyezi.

20 A törlésre kerülő dokumentumokról - dokumentumtípusonként, ezen belül a különböző törlési okok szerint elkülönítve - tételes törlési jegyzék készül. A törlés a jegyzék alapján a címleltárkönyvben tételesen, az összesített leltárkönyvben sommásan /a leltárkönyv rovatainak megfelelően/ történik. A törlés megtörténte után minél rövidebb idő alatt el kell végezni a hagyományos- és számítógépes katalógusok módosítását. Az utolsó példányként törtölt, de feltétlenül szükséges dokumentumok adatai dezideráta katalógusba kerülnek, és újbóli beszerzésükről gondoskodni kell. Az állományellenőrzés, az állományapasztás és a törlés szabályait a 4. sz. melléklet tartalmazza. Az állomány raktározása A könyvtár állományát annak jellegéhez, valamint használatának szabályaihoz és gyakorlatához igazodva raktározza. Ennek megfelelően az állomány szakrendi-betűjeles szabadpolcos, illetve mechanikus rendszerben raktározott. Helyhiány miatt az állomány egy része külső raktárban található.

21 II. A KÖNYVTÁR SZOLGÁLTATÁSAI ÉS SZOLGÁLTATÁSAINAK IGÉNYBEVÉTELE Az előző fejezetben körvonalazott alapfeladatait a könyvtár szolgáltatásai révén látja el. E szolgáltatások teszik hozzáférhetővé az állományt, és juttatják el a benne lévő információkat, ismereteket a felhasználókhoz. Ezért a szolgáltatások kiépítése, fejlesztése a könyvtár vezetésének és dolgozóinak elsőrendű feladata. A szolgáltatások fejlesztésének legfontosabb elvei - Gondoskodni kell az új dokumentumok gyors beszerzéséről, feldolgozásáról és a használók rendelkezésére bocsátásától. Törekedni kell az állomány sokoldalú feltárására, differenciált könyvtári információs és visszakereső rendszer kiépítésére. - A könyvtár szolgáltatásai a törvényi előírásoknak megfelelő mértékig és körben ingyenesek. A törvényi előírásokhoz, illetve a könyvtár anyagi erőforrásaihoz igazodva a szolgáltatások különösen az alábbi esetekben térítésessé tehetők: - A könyvtár gyűjtőkörén és alapfunkcióinak körén kívül eső szakreferensi szolgáltatások /pl. más közgyűjteményekben végzett irodalomkutatás, más könyvtárak szolgáltatásai, stb./ - Bármilyen témában készített - meghatározott tételszám feletti - bibliográfiák. - Egyes esetekben a saját állományon alapuló kurrens irodalomfigyelés. - A különféle külső adatbázisok on-line használata. - Jelentős anyagigényes szolgáltatások: kötési munkák, másolatok készítése, stb. - A könyvekről és egyéb nyomtatott dokumentumokról, valamint a kizárólag könyvtárközi célú hanghordozó és videó kazetta másolat. - Bizonyos dokumentumtípusok kezelési költsége/sikerkönyvek, hanghordozók, videokazetták/. - A könyvtár szolgáltatásai a külső és belső körülmények függvénye, és ezek változásának megfelelően a szolgáltatások kiépítésénél, fejlesztésénél figyelembe kell venni: - a meglévő állomány nagyságát és tartalmi összetételét, - a szolgáltatások színvonala szempontjából lényeges személyi és tárgyi feltételeket, - a tényleges és potenciális igényeket, illetve szükségleteket, - a területen működő más könyvtárak szolgáltatásait. Az állományt feltáró katalógusrendszer Az állomány tartalmi és formai feltárását, az olvasók tájékoztatását jelenleg a következő hagyományos katalógusok biztosítják 2001. június 31-i lezárás előtti állapotnak megfelelően: - Alapkatalógusok: olvasói betűrendes keresztkatalógus, olvasói szakkatalógus - A különgyűjtemények: a helyismereti gyűjtemény, a zenei gyűjtemény, a folyóirattár, a Pécsi Hangtár betűrendes, szakrendi és a gyűjtemény sajátossága szerinti katalógusok. - Kiegészítő katalógus: mikrofilm és dezideráta - A számítógépes katalógus: - Corvina on-line katalógus (kurrens és retrospektív állományépítés adott állapotának megfelelően) A katalógusok részletes leírását és a szerkesztés szabályait a 8. sz. melléklet tartalmazza.

22 A könyvtár szolgáltatásainak köre A könyvtári szolgáltatásokhoz igénybe vesszük az on-line (Internet) kapcsolatokat, és az elektronikus tartalomszolgáltatást, valamint saját épített adatbázisainkat. a./ b./ c./ Kölcsönzés A könyvtár állományát beiratkozott, olvasójeggyel rendelkező használói részére - meghatározott feltételek mellett - otthoni olvasásra kölcsönzi. Nem kölcsönözhetők: - a helyismereti gyűjteménybe, - a Zenei Gyűjtemény prézens állományába, - a kézi és segédkönyvtárakba, - a nyelvstúdióba, - a Pécsi Hangtár állományába tartozó dokumentumok, valamint a régi könyvek és ritkaságok, illetve az egyéb szempontok alapján védettnek nyilvánított egyes dokumentumok. A nem kölcsönözhető dokumentumok általában helyben használhatók, kivételes - kutatási vagy más fontos célból történő - kölcsönzésükre a könyvtár igazgatója, az olvasószolgálati osztály vezetője, és a különgyűjtemények vezetői adhatnak engedélyt. Helybenhasználat A nem kölcsönözhető dokumentumokat a könyvtár éves vagy napi olvasójeggyel rendelkező látogatói helyben használhatják. Az állomány helybenhasználatát lehetővé tevő helyiségekben - a használati szabályzat előírásainak betartásával - más könyvtár állományából kikölcsönzött dokumentumokat is használhat. Az állomány helybenhasználatára szolgáló helyiségek: - folyóirat és hírlapolvasó, - tájékoztató szakrészlegek, - helyismereti kutató, - zeneműtár, - nyelvstúdió. Tájékoztatás A könyvtár megyei könyvtári szerepéből és egyéb funkcióból adódóan általános és úgynevezett közhasznú tájékoztatási feladatokat, egyéb hagyományos és on-line szaktájékoztatási feladatokat lát el. A szaktájékoztatás területei: - nyelv- és irodalomtudomány, - történelem, - politika, - néprajz, - képző- és iparművészet, - zeneművészet, - helyismeret. Nemzetiségi könyvtári funkciójából adódóan tájékoztatási feladatokat lát el a nemzetiségi lakosság, kiemelten a német nemzetiség, illetve a velük kapcsolatban álló oktatási, közművelődési és társadalmi szervek igényei szerint. A tájékoztatással összefüggő feladatait a könyvtár a következő módszerekkel, eszközökkel és tevékenységgel látja el: - szóbeli és írásos tájékoztatás, - témafigyelés, - bibliográfiák összeállítása, - a szükséges információknak más könyvtáraktól történő beszerzése és közvetítése - szóban,

23 - másolat megrendelése és - könyvtárközi kölcsönzés útján. - Állomány- és gyarapodási jegyzékek, katalógusok összeállítása és megjelentetése, - rendszeres könyvtárismertetések az érdeklődők részére, - tájékoztató kiadványok megjelentetése. d./ e./ f./ Könyvtárközi kölcsönzés A könyvtár, mint ODR tagkönyvtár központi támogatási keretből e célra beszerzett dokumentumok és a saját állomány kölcsönzésével, és másolatszolgáltatással, rövidített teljesítési határidővel látja el a fenti feladatot. Az állományból hiányzó dokumentumokat olvasói részére más könyvtáraktól könyvtárközi kölcsönzés útján beszerzi. A csak helyben használható dokumentumainak könyvtárközi kölcsönzéséhez az igazgató vagy az adott osztály vezetőjének engedélye szükséges. A postai úton történő küldés térítésmentes, ennek fedezetét az ágazati minisztérium biztosítja. Rendezvények Az olvasás és a könyvhasználat népszerűsítésére a könyvtár rendezvényeket szervez. Az irodalmi rendezvényeket, ismeretterjesztő vagy más előadásokat bárki látogathatja. Központi szolgáltatások Megyei módszertani központ funkciójából adódóan a könyvtár a megye települési önkormányzati könyvtárai részére különböző szolgáltatásokat nyújt, illetve szervez. Ezek: - általános, helyismereti, zenei és szakmai-módszertani tájékoztatás, - alapfokú képzés, továbbképzések, - szervezett középfokú szakmai képzés - könyvtárközi kölcsönzés, - módszertani kiadványok készítése és kiadása, - bibliográfiák készítése, A könyvtár szolgáltatásainak igénybevételével, a könyvtár használatával kapcsolatos részletes rendelkezéseket mellékletek tartalmazzák.