Szabályzat az orvosok betegfogadási listájának (előjegyzési naptárának) kialakításáról, kezeléséről 1. A szabályzat célja Jelen szabályzat célja előjegyzési folyamat kialakításában résztvevők munkájának összehangolása, a kompetenciák kialakítása és a járulékos szabályok meghatározása 2. Az előjegyzési rendszer céljai a vasútegészségügy számára Jogszabályi kötelezettség: a járóbeteg szakrendelők ellátásaikat a betegfogadási lista szerint teljesítik (1997. évi CXXXIII. tv, Ebtv, 20. ), leírását lásd az 1. sz. mellékletben. A betegfogadási listáról havonta jelentést adunk a NEAK-nak Hamarosan a betegfogadás EESZT-n keresztül (elektronikus úton is) elérhető lesz, erre fel kell készülni A betegfogadás mikéntjét számos bizalmatlansági tényező terheli a magyar ellátórendszerben, ezek oldására szükség van, ezért átláthatóan biztosítjuk az ellátások időbeliségét, a betegfogadási listára vonatkozó jogszabályok szerint, egy központi, informatikai előjegyzési rendszerrel, amelyet szabályozott belső folyamatok (szakrendelők és betegfelvételi iroda együttműködése) támogatnak. A központi előjegyzés az ellátó személyzet komfortját is növeli (nem kell időpontfoglalással foglalkoznia, a betegellátásra koncentrálhat az orvos és az asszisztens, nem lesznek tumultuózus jelenetek a folyosón, és el nem látott betegek). Az orvos által ellátott és kontrollra és ismert időpontra visszarendelt betegnek minden esetben az orvos asszisztense ad helyben időpontot. Aki ennek a feladatnak nem tesz notóriusan eleget, kötelező informatikai továbbképzésben kell részt vennie. 3. Alapelvek az előjegyzésben A szakrendelések előjegyzésüket a számítógépes rendszerben vezetik (még ha a szakrendelés jegyezte is elő). A papíron vezetett naptár csak másodlagos lehet, tartalmának szerepelnie kell az informatikai rendszerben. Ezt a menedzsment ellenőrzi. Az előjegyzés rendezett legyen, a lehető legjobban feltöltve a kapacitást. Ez gyakorlatilag szakmától, ellátási spektrumtól függően a szakorvosi és nem szakorvosi óra 80-90% lefedettségét jelenti, e mellett már kezelhetők a sürgős konzíliumok, helyszíni konzíliumok.
Az előjegyzés alakítására legyen lehetőség a betegfelvételi irodával együttműködve, a jelen szabályzatban lefektetett elvek és szempontok szerint, azokat betartva. Vezetői beavatkozásra, jóváhagyásra csak szükség esetén kerüljön sor. A betelt orvosi naptárak váratlan kiürítése hatalmas presztízsveszteség. A leggyakoribb probléma, hogy a lemondott betegek csak nagyon távoli határidőre hívhatók vissza. Különös tekintettel igaz ez a kardiológiára, a reumatológiára, fül-orrgégészetre és nőgyógyászatra. Ezért nagyon fontos a hosszútávú tervezés (szabadságok, távollétek). E célból az 1 hétnél távolabbi időpontokat nem érdemes teljesen feltölteni (csak kb. 90%), viszont 1 hétnél rövidebb fennmaradó réseket már fel kell tölteni (figyelembe véve az akut eseteket is). Ha valamelyik orvosnak mégis felszabadul korábban lezárt ideje, azt az asszisztense, a betegfelvételi iroda igyekszik feltölteni, akár a későbbre behívott betegek előrehozatalával is. A betegfelvételi irodában a betegektől leletet átvenni nem szabad, a lelet elcserélhetősége miatt. Az esetleg áttekintésre átadott/megmutatott leletet minden alkalommal vissza kell adni a betegnek. A betegfelvételi iroda munkatársai minden egyes előjegyzésnél hívják fel a betegek figyelmét az előjegyzett időpontok pontos betartására, valamint arra, hogy az előjegyzési időponttól eltérni csak indokolt esetben lehet, melyről tájékoztatni kell a betegfelvételi irodát. 4. Kompetenciák az előjegyzés beállításában, elkezdésében a titkárság: adatszolgáltatás az informatika és a betegfelvételi felé: név (orvos/asszisztens), munkahely, heti óra, rendelési idők, pecsétszám. Az intranet rendelési táblájának naprakészen tartása. A társasági weboldal előjegyzési menüpontjának naprakészen tartása. Döntéshozatal a változásokról. Informatika: pecsétszám munkahely, jogosultságok beállítása a rendszerben A betegfelvételi iroda munkatársai közül kijelölt személyek: végzik az orvosok naptárának megnyitását, beállítását, kezelését, Felelősség, a 2. sz. melléklet szerint Rendelő: Az egy órára előjegyezhető betegek számát a rendelő javasolja, amelyet a menedzsment módosít, fogad el, az elvárások, benchmarking szerint. 5. Az előjegyzés menete rendszeres működési módban Az orvos szerződésének paramétereit figyelembe véve a titkárság tájékoztatja az informatikát az orvos alapadatainak rögzítésére az informatikai rendszerbe. A titkárság tájékoztatja a betegfelvételi irodát az orvos szakmai munkájáról
a. rendelési idő: mely napokon, mettől meddig b. előjegyzés gyakorisága (15, 20 perc stb.) c. mely szakma, melyik osztály (pl. I. vagy II. Belgyógyászat) d. első, utolsó beteg előjegyzési időpontja, esetleges ebédszünet, e. pecsétszám Van-e szakmai specialitás az előjegyzésben: sávok bizonyos betegségtípusoknak, vizsgálatoknak Nem rendkívüli esetben, az orvos jóváhagyásra a titkárságra juttatja el kérését naptárának módosításáról, jóváhagyás után innen jut el a betegfelvételi irodához. Jóváhagyó: az orvos igazgató vagy az általa megbízott munkatárs. A titkárság elektronikus körlevélben tájékoztatja a betegfelvételi iroda munkatársait az orvos naptárának módosításairól. A vezető operátor archiválja a levelet, és módosítja a naptárat a kérésnek megfelelően, rögzíti a szakmánként vezetett regiszterben. A betegfelvételi iroda elvégzi a társaság weboldala előjegyzési menüpontjának módosítását. A titkárság elvégzi az intranet rendelési táblájának módosítását. Amennyiben az asszisztens vesz fel új beteget a rendszerbe, különös tekintettel figyel arra, hogy az ellátott ne kerüljön be kétszer a rendszerbe (név, TAJ, és születési idő alapján is keresse a betegadatot). A személyi adatok között kötelezően megjelölt adatokat felvigye a rendszerbe, külön kérdezzen rá a beteg mobiltelefonos visszahívhatóságára. Amennyiben a beteget több szakmához is berendeli az orvos, a beteg visszaküldhető a betegfelvételi irodára, hogy lehetőleg ugyanarra a napra kapjon időpontot a különböző szakrendelésekre, de ezt - ha lehet - inkább a szakrendelés végezze. Amennyiben a beteg az ellátása napján nem jelentkezik a betegfelvételi irodában, hanem megjelenik a szakrendelés előtt, az asszisztens minden esetben köteles bejelentkezését a rendszerben igazolni, amennyiben a beteg előre lefoglalt időpontra érkezett. Az ilyen beteget nem kell visszaküldeni a betegfelvételi irodára (kivétel, ha notórius, vagy egyéb teendő van a beteggel.) A betegfelvételi irodán kívül az orvos és asszisztense is foglalhat ki és zárhat le napon belüli idősávokat a rendelés során felmerülő pácienskérések alapján. A betegfelvételi iroda ezek indoklását listázza. Az orvosigazgató és a betegfelvételi iroda ezeket kéthavonta felülvizsgálja. Igényjogosultak számára külön sávok kerültek kialakításra: angiológia, EKG, endokrinológia FOG, labor, neurológia szemészet és UH szakmákban. Ezek
kialakítására más szakmákban is lehetőség van, ha megnyúlik a betegfogadási lista. Ezek a sávok nem igényjogosultakkal csak kb. 2-3 nappal a vizsgálat időpontja előtt tölthetők fel, ha itt még van szabad hely, illetve attól függően, milyen gyakoriságú a rendelés. 6. Az előjegyzés menete rendkívüli esetekben, eltérések a szokott beosztási rendtől A szabadságos terv alapján tárgyév március 30.-ig bekerülnek a várható szabadságok (december 31.-ig bezárólag) az előjegyzési naptárba (azaz oda nem lehet előjegyezni már adott orvosnál). A nyári szabadságok (június 15. - augusztus 31.) időszakának előjegyzését csak ezután szabadítja fel a betegfelvételi iroda. A nyári szabadságok lezárásakor szeptember 30.-án ismételt ellenőrzés történik a december utolsó 3 hetére és következő év január első hetére. Ennek véglegesítését követően azt a 4 hetet is kinyitja a betegfelvételi iroda. Amennyiben az orvos váratlan, táppénzre, esetleg előre nem tervezett szabadságra, képzésre, a lehető leghamarabb köteles értesíteni erről a titkárságot, aki az információt írásban továbbítja a betegfelvételi iroda felé. Amennyiben az orvos megbetegszik, aznapi betegeit le kell mondani, azt a betegség kezdetének első napján az így felszabadult asszisztens végzi el, a szakma rendelkezésére álló telefonkóddal. A naptár többi napjának bezárásáról, a betegek értesítéséről a betegfelvételi iroda gondoskodik, a titkársággal egyeztetve. Különös tekintettel a nagyon zsúfolt szakrendelésekre, törekedni kell arra, hogy a beteget ne lemondjuk, hanem akár a szakmában egy másik orvosnál is, de ellátást biztosítsunk neki. Ez akkor fontos leginkább, ha nem kontroll vizsgálatról van szó, és a betegnek új panasza van. Ha tehát a beteg korábban nem az adott orvosnál járt, viszont nem ragaszkodott a korábbi kezelő orvosához, át lehet tenni másik szakorvoshoz. Igyekezzünk pácienst el nem küldeni. Amennyiben az orvosnál a beteg már semmilyen módon nem fér bele az aznapi rendelésbe, a betegfelvétel köteles neki akár másik orvosnál időpontot keresni aznapra. Különleges esetben az orvosigazgató, vezető asszisztens és a betegfelvételi iroda vezetőjének szóbeli utasítása alapján is eljárhatnak a betegfelvételi iroda munkatársai. Az orvos elfogadja, hogy a gördülékeny ellátás végett naptára átszervezhető (értesítéssel): - a betegfelvétel minden esetben törekszik arra, hogy a betegek időben értesítve legyenek, -a betegek - ha lehet - ne kerüljenek lemondásra, ha a sűrűbb előjegyzés még napon belül megoldhatja a fennálló ütközést,
- amennyiben le kell mondani a beteget, minél előbb - akár másik orvosnál - de ellátáshoz jusson. Amennyiben a páciens önhibáján kívül késik a szakrendelésről - különös tekintettel, ha igényjogosult - nem küldhető el emiatt, igyekezzen a betegfelvételi iroda az ellátást megszervezni, a szakrendelés pedig fogadni. 7. Ellenőrzések A betegfelvételi iroda feladata hétről-hétre ellenőrizni a következőket. o A rendelések naptárának feltöltöttségét. Amennyiben az egyes napokra réseket tartalmaz, ott későbbi időpontokról meg kell próbálni korábbra behívni a beteget és feltölteni az üres helyeket. o Ellenőrizni kell a rendelés által lezárt időpontokban ellátott betegek számát (megfelelt-e az előjegyzés alapján várható betegszámnak) o Hosszú előjegyzési időkkel dolgozó szakrendeléseket negyedévente az orvosigazgató ellenőrzi, miként lehet a betegutakat módosítani, a betegvesztés elkerülése érdekében A menedzsment feladata ellenőrizni: o Hosszú előjegyzési idővel rendelkező szakrendeléseket negyedévente, a betegvesztés elkerülése érdekében o a rendelő által kifoglalt időpontok valós kihasználtságát (főleg az alacsony egy órára eső beteg mutatóval rendelkező ellátó orvosoknál). 8. Speciális kérdések, szakmánként a. diabetológia: egyáltalán ne vehessen fel a betegfelvételi? Jelenleg nincs jogosultság b. EMG: miért csak az asszisztens? c. foglalkozás-egészségügy d. A reumatológia által gyógymasszázsra küldött betegek esetén az orvos figyelembe kell, hogy vegye a masszőrök leterheltségét. Olyan időponttól szóljon a beutaló, amikor az valósan el is kezdhető. (Nem fordulhat elő, hogy a naptárban jól láthatóan csak 2 hónap múlva van időpont, de a beutaló alapján a páciensek azt egy hónapon belül a kezelést el kell kezdeni.) e. A kardiológiai szakrendelésen ABPM-re és Holter vizsgálatra behívott beteget a kardiológiai asszisztens köteles tájékoztatni arról, hogy a készülékek felhelyezése előtt nem szükséges a betegfelvételi irodán jelentkezniük, várakozniuk.
f. Azok a szakmák is kötelesek a titkárságon lejelenteni szabadságukat, akinek a naptárát nem a betegfelvételi iroda kezeli: fogászat, háziorvosi szolgálat és foglalkozás-egészségügy. A titkárság erről írásban tájékoztatja a betegfelvételi irodát és a telefonközpontot.
1. sz. melléklet A betegfogadási lista Az egészségügyi szolgáltató betegfogadási listát vezet a járóbeteg-szakellátás keretében végzett ellátásokra, amelyet szakrendelésenként kell vezetni. A listát vezető személyt az egészségügyi szolgáltató szervezeti és működési szabályzatában kell kijelölni. A betegfogadási listára történő felkerülést a beteg, a beteg beleegyezése esetén háziorvosa vagy kezelőorvosa kezdeményezheti személyesen, telefonon vagy elektronikus úton. Az előzetes időpont egyeztetés nem minősül gyógyító, illetve diagnosztikai célú találkozásnak. A betegfogadási listára való felkerülés időpontját a szolgáltató legalább naptári nap pontossággal állapítja meg. Amennyiben az egészségügyi szolgáltató a beavatkozást - a betegfogadási lista vezetésére vonatkozó szabályok betartásával, szabad kapacitása terhére - előzetes időpont egyeztetése nélkül, az ellátásra történő jelentkezéskor elvégzi, a betegfogadási listára történő felkerülés időpontjaként az ellátásra való jelentkezés időpontját kell feltüntetni. A betegfogadási lista összeállításánál figyelembe kell venni a tárgyidőszakot megelőző három hónap betegforgalmi adatai alapján az azonnali ellátást, valamint a kontrollt igénylő esetek várható számát, azokat a gondozott betegeket, akik rendszeres ellátást igényelnek, a szakorvosi konzíliumot, továbbá a fekvőbeteg-ellátó intézményben ellátott beteg számára igényelt konzíliumot, valamint a külön jogszabály szerinti szakértői eljárás keretében elrendelt orvos-szakmai szakvélemény kiadásához szükséges szakvizsgálatot. Továbbá a betegfogadási lista összeállításánál a fentieken túl figyelembe kell venni a betegforgalmi adatok alapján a keresőképtelenség miatti soron kívüli esetek számát, azzal, hogy a keresőképtelenség miatti soron kívüli esetek ellátása nem veszélyeztetheti a nem keresőképtelen betegek folyamatos ellátását. Havi jelentés Az egészségügyi szolgáltató a betegfogadási listáról, az azonnali ellátást igénylő, valamint a keresőképtelenség miatti soron kívüli esetekről elektronikus úton, személyazonosításra alkalmatlan módon, minden hónap 15. napjáig - a tárgyhónapot megelőző hónap vonatkozásában - jelentést küld az Országos Egészségbiztosítási Pénztár részére. Az egészségügyi szolgáltató Az egészségügyi szolgáltató - a fentiek szerinti gyakorisággal - elektronikus úton jelentést küld az Országos Egészségbiztosítási Pénztár részére arról, hogy az egyes betegfogadási listái esetében az újonnan jelentkező, sürgős ellátást nem igénylő betegeket milyen várható várakozási időn belül tudja fogadni. A betegfogadási listáról szóló tárgyhavi jelentés szakrendelésenként tartalmazza: az ellátásra történő jelentkezés időpontját (év, hónap, nap),
a beteg sorszámát, az ellátás igénybevételének időpontját, az ellátás meghatározott körülményeit. Amennyiben a beteg - a tárgyhónapban - az ellátást nem vette igénybe vagy még nem kapta meg, a jelentésben ezt a tényt, valamint ennek az okát kell megjelölni. Azt a beteget, aki a tárgyhónapot megelőző hónapban a jelentés tárgyát képező ellátást nem kapta meg vagy nem vette igénybe, az ellátás igénybevételének hónapjáig minden tárgyhavi jelentésben fel kell tüntetni azzal, hogy a beteg sorszáma nem változhat. Azt a beteget, aki a betegfogadási listán az ellátás igénybevételének időpontjaként meghatározott időponttól számított 2 hónap elteltével az ellátást nem vette igénybe és az ellátás igénybevételének elhalasztását sem a beteg, sem kezelőorvosa nem kezdeményezte, valamint azt a beteget, akinek az egészségi állapotában olyan változás áll be, amely az adott beavatkozás elvégzését véglegesen lehetetlenné vagy orvos-szakmai szempontból indokolatlanná teszi, a betegfogadási listáról törölni kell. Amennyiben az egészségügyi szolgáltató a betegfogadási listáról és a várólistáról szóló tárgyhavi jelentési kötelezettségét nem teljesítette, a tárgyhónapra vonatkozó - külön jogszabály szerinti - finanszírozási összeg 98%-ára jogosult az adott szakma vonatkozásában. Az egészségügyi szolgáltatónak a diagnosztikai (ide nem értve a CT, MRI és PET vizsgálatokat) és művesekezelés ellátásai tekintetében nincs jelentési kötelezettsége. A biztosított az ellátásra az intézményi betegfogadási listára történő felkerülés időpontja szerint jogosult. Ettől az időponttól eltérni lehet. az ellátás szakmai indokoltsága alapján, az ellátás várható eredménye alapján, a keresőképtelen biztosított esetében, amennyiben a keresőképtelen biztosított az ellátást a keresőképtelenségét okozó betegsége miatt diagnosztikus vagy terápiás célból veszi igénybe, az azonnali ellátásnak a biztosított állapota miatti indokoltsága esetén, a biztosított hátrányára a biztosított kérése alapján Az eltérés lehetőségének feltételeit és szabályait az egészségbiztosításért felelős miniszter rendeletben határozza meg. A finanszírozási szerződéssel rendelkező egészségügyi szolgáltatónál a biztosítottnak nem minősülő betegek ellátása - a sürgős szükség esetének kivételével - nem eredményezheti a biztosítottak - várólista illetve betegfogadási lista szerinti - várakozási idejének meghosszabbodását.
A betegfogadási lista az adott egészségügyi ellátásra előjegyzett biztosítottak családi és utónevét, társadalombiztosítási azonosító jelét, valamint az ellátásra történő jelentkezés és az ellátás igénybevételének pontosan meghatározott időpontját és helyét tartalmazza. Azonnali ellátás Az azonnali ellátást igénylő eseteket "A" betűvel kell jelölni a fenti jelentésekben. Az intézményi várólista, illetve a betegfogadási lista vezetése tekintetében az azonnali ellátás nyújtásának indokoltságáról a külön jogszabály szerinti szempontok figyelembevételével járóbeteg-szakellátást nyújtó egészségügyi szolgáltató vonatkozásában a beutaló alapján nyújtott ellátás igénybevételekor a háziorvos javaslatára az adott szakrendelés orvosa, beutalót nem igénylő esetben az adott szakrendelés orvosa dönt. A döntést és annak indokát az adott beteg egészségügyi dokumentációjában rögzíteni kell.
2. sz. melléklet Vezető operátor: Reumatológia, Masszás, Endokrinológia I. Operátor: Ultrahang vizsgálatok, Röntgen, II. Operátor: Kardiológia, Diabetológia, Bőr III. Operátor : Szemészet, Fülészet, Audiológia IV. Operátor: Belgyógyászat, Sebészet, Angiológia V. Operátor: Tüdőgyógyászat, Ortopédia, Urológia VI. Operátor: Nőgyógyászat, Gyerekgyógyászat VII. Operátor: Neurológia, Operátori feladatokat ellátó betegfelvételi irodán dolgozó munkatársak: I. Operátor: Vásárhelyi Tamásné II. Operátor: Szabóné Fekete Emília III. Operátor: Polyánné Kovács Mariann IV. Operátor: Schuch Ferencné V. Operátor: Vizit Tünde VI. Operátor: Sipos Ibolya VII. Operátor: Bartyik Ágnes