Ellátási rendszer és projektiroda bemutatása Közös részvételre jelentkezők a keretmegállapodáson belül felmerülő intézményi igények maradéktalan kielégítésére országos ellátási rendszert, országos lefedettséget biztosítanak, mely egységes, Magyarországon belül földrajzi elhelyezkedéstől független, az Intézmények számára költséghatékony szolgáltatási rendszer működtetését teszi lehetővé. A közös részvételre jelentkezők felkészült szakembergárdája kellően képzett és mobil annak érdekében, hogy a felmerült igényeket, illetve a támogatás idején a szükséges rendelkezésre állási szinteket maradéktalanul teljesíteni tudja. A teljesítés kifogástalanságát bizonyítja a jelentkezés keretén belül csatolt számos referenciaigazolásunk is. Az ajánlattételi dokumentáció követelménye alapján az ellátási rendszer elérhető, nyilvános, magyar nyelvű tájékoztatási rendszeren alapul, amely elsősorban online tájékoztatást jelent (közös részvételre jelentkezők és alvállalkozó honlapjain elhelyezett tájékoztató anyagok, microsite-ok), összhangban a KEF által üzemeltetett Közbeszerzési Portállal. Nyertességünk esetén vállaljuk a Portállal kapcsolatos valamennyi adminisztratív feladat elvégzését, illetve a keretmegállapodásban meghatározott határidők betartását. Ellátási rendszerünk keretében igény esetén magyar nyelvű személyes konzultációt is biztosítunk, hogy támogassuk az intézmények döntéshozóit a beszerzésre vonatkozó szakmai (műszaki, gazdasági és pénzügyi) döntés meghozatalára, az eseti beszerzésekre vonatkozó igények előzetes jelzésére, az azokat meghatározó tranzakciók kezdeményezésére, lebonyolítására és a beszerzésre vonatkozó adatok jelentésére. Közös részvételre jelentkezők az Intézmények legmagasabb színvonalú kiszolgálása érdekében az együttműködési megállapodásban a BCS Business Consulting Services Kft.-t nevezték meg a projektirodai feladatok elvégzésére. A közbeszerzési vevőszolgálat / projektiroda alatt Felek az alábbi feladatokat - jogokat értik: közbeszerzési ügyfelek tájékoztatása; reklamációk, egyedi problémák kezelése; a Beszerző tájékoztatása; ajánlatadás az Intézmények részére a közös ajánlattevők nevében; közös ajánlattevők esetében a közös ajánlat és valamennyi kapcsolódó nyilatkozat aláírása vagy írásbeli felhatalmazás kiadása másik Fél számára ezen jogok gyakorlása tekintetében; teljesítések koordinálása, teljesülési adatok naprakész állapotának biztosítása; kapcsolattartás a Beszerzővel és az Intézményekkel Beszerző részére történő adatközlés (termékek, teljesítések), kötelező jelentések határidőre történő megküldése; a közbeszerzési vevőszolgálat nyilatkozata mérvadó a döntéshozatalban; a teljesítések koordinációja, az Intézmények kiszolgálásában közreműködők oldal 1 / 5
tevékenységének összehangolása. a szerződés teljesítése során felmerülő valamennyi feladat koordinációja; kereskedelmi/műszaki és a teljesítéshez szükséges mértékű közbeszerzési tájékoztatást nyújtó szervezet működtetése; az országos ellátás biztosítása; közbeszerzési vevőszolgálat elérhetőségének munkanapokon 8-17 óráig biztosítása; szakmai információk Intézmények részére történő átadása; szakmai információk Beszerző részére történő átadása; a KEF portálon az adatszolgáltatások teljesítése; a beszerző részére nyújtandó adatszolgáltatási biztosíték (1 millió Ft) biztosítása. A projektiroda a felsorolt feladatok teljesítése érdekében megfelelő számú adminisztrációs és kereskedelmi munkatárssal rendelkezik, munkájukat műszaki (technikai és konzultációs) szakembereink is segítik. A projektiroda munkatársai kereskedelmi és műszaki tájékoztatást egyaránt nyújtanak. A projektiroda munkanapokon 8-17 óra között érhető el, normál tarifával hívható központi telefonszámon: +36 (1) 488-0890 illetve e-mailen keresztül (projektiroda@bcsconsult.hu). A nyilvántartási, tájékoztatás kötelezettségünket a Közbeszerzési Portálon keresztül on-line teljesítjük. Az egyedi szerződések alapján történt szállítások teljesítéséről, a számlák kibocsátásáról és azok pénzügyi teljesítéséről folyamatosan, tranzakció szintű bontásban, elektronikus adatközlés formájában biztosítjuk a szükséges információt a KEF részére, legkésőbb a számla kibocsátását követő 15. napig. A teljesítési adatokkal kapcsolatosan a szükséges erőforrást biztosítjuk a KEF részére adategyeztetés és az eltérések tisztázása céljából. Az egyeztetés alapja a Közbeszerzési Portálról nyomtatott egyeztető lista. A rendszeres adatszolgáltatáson felül az eseti adatszolgáltatásokat is biztosítjuk a KEF részére. A KEF által működtetett katalógusrendszerben a jelen Ajánlat mellékletét képező szolgáltatási tétel listát betöltjük, valamint folyamatosan karbantartjuk. A közös részvételre jelentkezők által alkotott hálózat képes és jogosult a szolgáltatásokkal kapcsolatos fejlesztői szakmai információk Beszerző, illetve vevő részére történő átadására. oldal 2 / 5
A projektiroda részletes feladatköreit, valamint a közös részvételre jelentkezők közötti feladat- és hatásköröket a jelentkezéshez csatolt együttműködési megállapodás szabályozza, ennek értelmében a teljesítés időszakában a felelősség- és hatáskörök az alábbiak szerint oszlanak meg: BCS Business Consulting Services Kft.: a projektiroda működtetése: tájékoztatás az Intézmények részére, szerződés teljesítése során felmerülő valamennyi feladatot a koordinálása; reklamációk, egyedi problémák kezelése, a teljesítések koordinálása, az Intézmények kiszolgálásában közreműködők tevékenységének összehangolása, az Beszerző felé történő kapcsolattartás és adatközlés (teljesítéssel kapcsolatos adatok továbbítása a Beszerző részére). a teljesítési időszakban az eljárni jogosultság felhatalmazás alapján történő elfogadása; ajánlat adás az Intézmények részére (a közös ajánlattevők esetén, a közös ajánlattevők nevében meghatalmazás alapján); önálló teljesítés, kiszállítás; számlázás; közbeszerzési vevőszolgálat üzemeltetése; a Beszerző tájékoztatása; kapcsolattartás a beszállítókkal, alvállalkozókkal; projektadminisztráció és a teljesítések koordinálása; a Beszerző részére történő adatközlés (termékek, teljesítések) magyar nyelven; a közreműködők tevékenységének összehangolása, ellenőrzése és minősítése. kereskedelmi / műszaki és a teljesítéshez szükséges mértékű közbeszerzési tájékoztatást nyújtó szervezet működtetése; országos ellátás biztosítása; szakmai információk átadása a Beszerző és az Intézmények részére; a Közbeszerzési Portálon az adatszolgáltatások határidőre történő teljesítése, a teljesítések követése; a havi adatszolgáltatás benyújtása a Beszerző felé, (A havi adatszolgáltatást a közös ajánlattevői kört alkotó egyes gazdasági szereplőknek önállóan kell teljesíteni a közbeszerzési portálon. A Beszerző részére a közbeszerzési vevőszolgálat kötelessége az összesített havi adatszolgáltatást (nyilatkozatot) megküldeni úgy, hogy valamennyi a közös ajánlattevői kört alkotó gazdasági szereplő egyedi forgalmára vonatkozóan egyszerre, egy időben, a gazdasági szereplők bontásában nyilatkozik.) a közös ajánlattevői kört alkotó egyes gazdasági szereplőkre vonatkozóan az utólagos adatszolgáltatás esetén az itbfo@kef.gov.hu mail címre értesítés megküldése, valamint az oldal 3 / 5
ehhez tartozó adatszolgáltatás (nyilatkozat) megküldése; a záró sablon megküldése a Beszerző részére kinyomtatva és elektronikusan (Excel formátumban) valamennyi a közös ajánlattevői kört alkotó gazdasági szereplő egyedi forgalmára vonatkozóan egyszerre, egy időben, a gazdasági szereplők bontásában nyilatkozva; DOCAGE Kft.: a közbeszerzési díj hatályos szabályozásnak megfelelő kezelése, a Beszerző által kiállított számla alapján a közbeszerzési díj megfizetése, nyilatkozat küldése erről a Beszerző részére. Beszerző részére nyújtandó adatszolgáltatási biztosíték: 1.000.000.- HUF biztosítása; az ajánlati és a 46/2011. (III.25.) Korm. rendelet a közbeszerzések központi ellenőrzéséről és engedélyezéséről 7. (1) bekezdés szerinti ellenőrzési adathordozók aláírása a Szerződő felek nevében a teljesítési időszakban a nyertes közös ajánlattevők nevében eljárni jogosultságra vonatkozó felhatalmazás megadása; a közös ajánlattevők közötti esetleges nézeteltérések esetén az eljárni jogosult döntésének elfogadása; a közös ajánlattevők meghatalmazásának birtokában ajánlattétel és szerződéskötés az eljárás második részében; a verseny újranyitást követően egyedi szerződések ré eső részének teljesítése, kiszállítás; számlázás; a Közbeszerzési Portálon az adatszolgáltatások határidőre történő teljesítése, teljesítéskövetés; a közbeszerzési díj hatályos szabályozásnak megfelelő kezelése, kapcsolattartás a beszállítókkal; a közbeszerzési díj hatályos szabályozásnak megfelelő kezelése, a Beszerző által kiállított számla alapján a közbeszerzési díj megfizetése, nyilatkozat küldése erről a Beszerző részére. oldal 4 / 5
A projektiroda adatai: Cégnév BCS Business Consulting Services Kft. Irányítószám 1118 Város Budapest Cím Rétköz utca 5. Telefon +36 (1) 488-0890 Fax +36 (1) 488-0891 E-mail projektiroda@bcsconsult.hu Felek a keretmegállapodás idejére kapcsolattartókat neveznek ki, akik elsődlegesen felelősek a Felek közötti hatékony kommunikációért és időben történő egyeztetésért. Kapcsolattartó a BCS Business Consulting Services Kft. részéről: Név: Fehér Ede Telefonszám: +36 (20) 449-9854 E-mail: ede.feher@bcsconsult.hu Kapcsolattartó a DOCAGE Kft. részéről: Név: Zih Katalin Telefonszám: +36 (30) 977-3326 E-mail: Katalin.Zih@docage.hu Az eljárás során az elsődleges kapcsolattartó megnevezése: Kapcsolattartó neve: Cégnév Titulus Fehér Ede BCS Business Consulting Services Kft. Ügyvezető igazgató Telefon +36 1 488 08 90 Mobil telefon +36 20 449-9854 Telefax +36 1 488 08 91 E-mail címe ede.feher@bcsconsult.hu oldal 5 / 5