2 Minden jog fenntartva, beleértve bárminemű sokszorosítás, másolás és közlés jogát is. Kiadja a Mercator Stúdió Felelős kiadó a Mercator Stúdió vezetője Lektor: Gál Veronika Szerkesztő: Pétery István Műszaki szerkesztés, tipográfia: Dr. Pétery Kristóf ISBN 963 9430 35 8 Dr. Pétery Kristóf PhD, 2003 Mercator Stúdió, 2003 Mercator Stúdió Elektronikus Könyvkiadó 2000 Szentendre, Harkály u. 17. T/F: 06-26-301-549 06-30-30-59-489
TARTALOM 3 TARTALOM TARTALOM... 3 ELŐSZÓ... 14 PROGRAMTELEPÍTÉS ÉS ELTÁVOLÍTÁS... 17 A program környezete... 17 A program telepítése... 20 A hordozható Office... 21 A program indítása... 22 A program indítási kapcsolói... 29 AZ EXCEL 2002 ÚJ MEGOLDÁSAI... 31 Új MS Office szolgáltatások... 31 Mindennapos feladatok... 31 Adatvédelem... 37 Webdokumentumok... 37 Nyelvi szolgáltatások... 39 Hibamegelőzés és helyreállítás... 39 Excel újdonságok... 41 Adatimportálás... 41 Képletek és függvények... 43 Munkalap és munkafüzet formázása... 46 Egyéb újdonságok... 48 Az Excel nyelvfüggő szolgáltatásai... 50 Adatvédelem... 51 Programhibák automatikus javítása... 52 Office beállításaink átvitele... 53
4 TARTALOM EXCEL 2002 ALAPOK... 54 Az Excel 2002 jellemző adatai... 55 Fogalmak magyarázata... 56 A billentyűzet kezelése... 58 Az egér kezelése... 62 A képernyő, az ablakok és a menük... 65 Párbeszédpanelek és parancsok... 70 Az Excel használata... 72 Megjelenítési üzemmódok... 72 Normál nézet... 74 Nagyítás és kicsinyítés... 77 Oldaltörés megtekintése... 77 Nyomtatási kép nézet... 78 Webes elrendezés nézet... 78 A cellák... 78 Környezeti beállítások... 79 A megjelenítés csoport... 81 A számolás csoport... 84 A szerkesztés csoport... 86 Az általános csoport... 88 Az áttérés csoport... 91 Az egyéni listák csoport... 92 A diagram csoport... 94 A szín csoport... 95 Nyelvfüggő beállítások... 97 A mentés csoport... 98 A hibaellenőrzés csoport... 99 A helyesírás csoport... 101 Biztonsági beállítások... 103 Az eszköztárak átalakítása... 104 A menük testreszabása... 110 Állománykezelés... 111
TARTALOM 5 Fájlformátumok és könyvtárak... 112 Állománykezelő parancsok... 115 Új munkafüzet létrehozása... 117 Meglévő munkafüzet megnyitása... 119 Állományok megkeresése... 125 Megtekintés weblapként... 130 Állományok lezárása... 131 Munkafüzetek és lapok mentése... 132 Állományok törlése... 134 Állományok csoportos nyomtatása... 135 Állományok átnevezése... 136 Állományok postázása és másolása... 136 Állományok tulajdonságai... 140 A munkafüzetek használata... 144 Változások követése... 148 Alapszolgáltatások... 153 Kurzormozgatás... 153 Kijelölések... 155 Adatbevitel... 159 Vágás és áthelyezés... 172 Szerkesztőparancs ismétlése... 177 Szerkesztőparancs visszavonása... 177 Ugrás adott helyre... 178 Automatikus javítás... 178 Automatikus kitöltés... 180 Automatikus számolás... 181 Helyesírás-ellenőrzés... 182 A segítség... 183 A program súgója... 184 Súgó tartalom és tárgymutató... 186 A munka befejezése... 188 SZÁMOLÓTÁBLÁK... 189
6 TARTALOM Adatok érvényesítése... 189 Korlátozás nélküli bevitel... 191 Egész szám korlátozás... 192 Tizedestört korlátozás... 193 Lista korlátozás... 194 Dátum korlátozás... 195 Idő korlátozás... 195 Szöveghossz korlátozás... 195 Egyéni korlátozások... 196 Figyelmeztető üzenetek beállítása... 196 Hibajelzés beállítása... 197 Számítási műveletek... 201 Hivatkozások... 202 A képletek alkalmazása... 210 A képletek szintaxisa... 210 Képletek operátorai... 216 Munkalapfüggvények... 217 Függvények használata... 218 Függvény beírása... 219 Függvény beillesztése listából... 220 A leggyakoribb függvények... 224 Matematikai függvények... 226 Dátum- és időműveletek... 232 Pénzügyi számítások... 236 Logikai műveletek... 239 Egyéni függvények... 240 Keresés és csere... 242 Keresés varázslóval... 245 Feltételes összegzés... 246 Statisztikai adatelemzés... 247 Egytényezős varianciaanalízis... 248 Kéttényezős varianciaanalízis ismétlésekkel... 251
TARTALOM 7 Kéttényezős varianciaanalízis ismétlések nélkül... 251 Korrelációanalízis... 251 Kovarianciaanalízis... 254 Leíró statisztika... 254 Exponenciális simítás... 256 Fourier-analízis... 257 Hisztogram... 258 Mozgóátlag... 260 Véletlenszám-generálás... 261 Rangsor és százalékos rangsor... 263 Regresszió... 263 Mintavétel... 265 Kétmintás F-próba a szórásnégyzetre... 267 Kétmintás párosított t-próba a várható értékre... 267 Kétmintás t-próba egyenlő szórásnégyzeteknél... 268 Kétmintás t-próba eltérő szórásnégyzeteknél... 268 Kétmintás z-próba a várható értékre... 269 Problémamegoldás és célérték-keresés... 270 Célérték-keresés... 270 Adattábla alkalmazása több érték meghatározására... 273 Egyváltozós adattáblák... 273 Kétváltozós adattáblák... 275 Esetek elemzése... 276 Összetett esetek megoldása... 280 A Solver kezelése... 281 A Solver jelentései... 287 LISTÁK ÉS KIMUTATÁSOK... 295 Adatűrlapok... 296 A lista módosítása és bővítése... 298 Rekordok keresése a listában... 299 Szűrt listák... 299
8 TARTALOM Listaszűrés autoszűrővel... 300 Helyezettek szűrése... 302 Irányított szűrés... 303 Műveletek szűrt listákkal... 306 Szűrt lista módosítása... 307 Szűrt listából készített diagram... 307 Szűrt lista rendezése... 308 Szűrt lista nyomtatása... 308 Lista rendezése... 308 Listaelemek összegzése... 310 Függvények alkalmazása részösszeg képzésnél... 313 Részösszeg-csoport megjelenítése... 315 Műveletek részösszeg-csoportokkal... 317 Keresés a listákban... 317 A lekérdezés kimutatásba töltése... 325 A lekérdezés tulajdonságai... 326 Az MS Query kezelése... 328 Weblekérdezések... 335 Mentett lekérdezések futtatása... 337 Paraméteres lekérdezések... 338 Kimutatások... 341 Kimutatások létrehozása... 343 A kimutatások tulajdonságai... 351 Kimutatások módosítása... 357 Kimutatástételek rendezése... 362 Részletek, csoportok megjelenítése... 364 Kimutatás számítási módjának cseréje... 366 Kimutatások formázása... 367 Adatösszesítés... 367 Kimutatásdiagramok létrehozása... 372 MUNKALAPOK FORMÁZÁSA... 374
TARTALOM 9 Sormagasság és oszlopszélesség... 376 Automatikus formázás... 378 Számformák... 380 Pénznem formátumok... 382 Dátum formátumok... 383 Igazítások... 383 Karakterek formázása... 386 Szegélyek... 388 Kitöltő minták... 389 Cellák zárolása... 390 Feltételes formázás... 392 Stílusok... 397 Stílusok létrehozása... 397 Stílusok módosítása... 398 Stílusok egyesítése... 399 Stílusok alkalmazása... 399 A munkalapmegjelenítés szabályozása... 399 Munkalaptagolás... 400 Tagolás készítése és megszüntetése... 401 A tagolt szerkezet módosítása... 402 Részletek elrejtése és felfedése... 403 Látványok kezelése... 404 OBJEKTUMOK KEZELÉSE... 407 Objektumok... 407 Címszerkesztő (WordArt)... 409 A WordArt eszközei... 414 Vektoros rajzoló... 416 Szervezeti sémák készítése... 419 Szerkezeti diagram készítése... 421 Képek beszúrása... 422 ClipArt kép beszúrása... 422
10 TARTALOM Kép beszúrása fájlból... 429 Alakzatok beszúrása... 430 Fényképezőgépből származó képek... 430 Lapolvasóról származó képek... 431 A csatolt fájlok aktualizálása... 431 Diagramok... 433 Diagram létrehozása... 433 Diagram nem szomszédos kijelölésből... 436 Többszintű kategóriák és adatsorok... 439 Diagramadatok módosítása... 440 Diagramformázás... 441 Automatikus formázási minták... 441 A diagram kiegészítése új elemekkel... 444 Diagramelemek formázása... 455 MAKRÓK ALKALMAZÁSA... 462 Makrók felvétele... 462 Műveletek makrókkal... 465 Makró szerkesztése... 466 Makró másolása... 467 Makrórészlet másolása... 467 Makró futtatása eszköztárgombbal... 467 Makró grafikus objektumhoz kapcsolása... 469 Makró futtatása Visual Basic modulból... 470 Makró futásának megszakítása... 470 Makró törlése... 470 Makróhibák kezelése... 471 Modullapok... 472 Egyéni párbeszédpanelek... 473 Biztonsági szempontok... 480 Biztonsági beállítások... 481 Makrókat tartalmazó fájl megnyitása... 482
TARTALOM 11 Munkafüzet makróvírus-ellenőrzése... 483 A digitális aláírás... 484 Makróprojekt digitális aláírása... 484 A biztonsági szintek működése... 488 OLDALBEÁLLÍTÁS ÉS NYOMTATÁS... 490 A lap formázása... 490 Az oldal beállítása... 491 Margók beállítása... 492 Fej- és lábléc megadása... 493 Nyomtatási sorrend, tartomány, cím megadása... 496 Oldaltörések ellenőrzése... 499 Diagramok nyomtatása... 499 Kimutatás nyomtatása... 501 Látvány nyomtatása... 502 Súgótémakör nyomtatása... 503 A nyomtatási kép bemutatása... 504 A nyomtatás végrehajtása... 505 A nyomtatás gyorsítása... 506 Több munkafüzet nyomtatása egyszerre... 507 Nyomtatás fájlba... 507 A jelentések és nyomtatásuk... 508 KAPCSOLAT MÁS ALKALMAZÁSOKKAL... 511 Beágyazás, csatolás... 512 AccessLinks űrlapok és jelentések használata... 513 Új Access tábla készítése... 513 Új Access űrlap készítése... 516 Új Access jelentés készítése... 518 Kapcsolat a Webbel... 519 A munkalap közzététele... 520 Megtekintés weblapként... 521
12 TARTALOM Elektronikus üzenetek... 523 Levelek küldése... 524 Körözvények postázása... 528 Küldemény küldése Exchange mappába... 531 Adatbázishoz kapcsolódás... 531 Szöveg darabolása... 533 GYORSGOMBOK... 535 Funkciógombok és kombinációik... 535 Az Office felhasználói felület billentyűi... 536 Intelligens címkék használata... 537 Megnyitás és Mentés másként párbeszédpanel... 538 Menük kezelése... 539 Az eszköztárak kezelése... 539 Az ablakok és a párbeszédpanelek kezelése... 540 Adatbevitel és mozgás billentyűi... 542 Műveletek a cellákban vagy a szerkesztőlécen... 543 Adatok formázása... 545 Képletek szerkesztése és áthelyezése... 546 Beszúrás, törlés és másolás... 547 Mozgás a kijelölésen belül... 547 Kijelölések... 548 Vége üzemmód billentyűparancsai... 549 Megadott tartalmú vagy jellemzőjű cellák kijelölése... 550 Diagramelemek kijelölése... 551 Mozgás és görgetés a munkafüzetben... 551 Dokumentum nyomtatása és nyomtatási képe... 553 Adatbázisok, listák és kimutatások kezelése... 553 Kimutatástételek csoportosítása és szétbontása... 555 Adatok tagolása... 555 Weblapok kezelése... 556 Az Office Segéd használata... 556
TARTALOM 13 ALAPÉRTELMEZETT IKONPARANCSOK... 557 Fájl kategória... 558 Szerkesztés kategória... 561 Nézet kategória... 563 Beszúrás kategória... 564 Formátum kategória... 568 Eszközök kategória... 574 Adatok kategória... 578 Ablak és súgó kategória... 581 Rajz kategória... 582 Alakzatok kategória... 590 Diagram kategória... 595 Web kategória... 597 Párbeszédelemek kategória... 598 Vezérlők kategória... 601 IRODALOM... 603
ELŐSZÓ 14 ELŐSZÓ Tisztelt Olvasó! A Microsoft Excel táblázatkezelője széles körben elterjedt, közismert és közkedvelt program, a hasonló célú alkalmazások között méltán foglalja el a vezető helyet. A programról megjelent számos szakkönyv is bizonysága ennek. Az Excel 2002-es (vagyis 10.0-ás) változata, mint az Office XP tagja, ismét könnyebben kezelhető a korábbi változatnál, hatékonyabb, kellemesebb kezelői felületet nyújt a kezdő és haladó felhasználók számára egyaránt. A program az Office XP többi tagjával együtt biztosan felöleli a mindennapi adminisztrációs, adatkezelési, címjegyzék-, feladat- és egyéb nyilvántartási, feldolgozási tevékenységet. Az Office XP alkalmazásai minden eddiginél jobban integrálódtak, olykor-olykor már azt is elfelejthetjük, hogy egy-egy parancs melyik program része. Gondoljunk arra, hogyan tudunk megjeleníteni és szerkeszteni Internet Explorerben Word, Excel dokumentumokat, e programok szinte teljes eszköztárának rendelkezésünkre állása mellett. Az Excel 2002-es változatában továbbfejlesztették a web elérésére, vagyis Internetes állományok kezelésére és a csoportos munkára, valamint az adatbiztonságra, védelemre vonatkozó parancsokat. Ismét módosítottak a kezelői felületen. A menüsorok az ikonos eszköztárakhoz hasonlóan testre szabhatók. Az Office XP-ben bármelyik beépített eszköztárat vagy menüt átalakíthatjuk, legördülő menükkel, újabb ikonokkal láthatjuk el. A képletek hivatkozásai az eddigieknél sokkal könnyebben módosíthatók (minden tartományt más színű szegély jelez a munkalapon). A legnagyobb jelentőségű újítás a munkaablakok megjelenése, amelyek gyorsabban és könnyebben végrehajthatóvá teszik a leggyakrabban használt műveleteket, de újabb funkciókkal gyarapodott a csoportos munkavégzés eszköztára, a grafikai alkalmazások köre és a képletek szerkesztése is. Új formázási lehetőségek jelentek meg (ferde szöveg, és szegély, cellák egyesítése stb.).
ELŐSZÓ 15 A könyv szerkezete segít az Excel titkainak mind mélyebb megismerésében. Az Excel 2002 alapjai című fejezetben írtuk le a program telepítésével, futtatásával kapcsolatos tudnivalókat. A következő fejezetek fokozatosan vezetnek be a program használatába. A Számolótáblák című fejezet már feltételez bizonyos a korábbi fejezetekben ismertetett vagy a gyakorlatban megszerzett ismereteket, ezért a kezdők számára mindenképpen javasoljuk a könyv olvasását az első fejezetnél kezdeni. Minden további fejezet épít a korábbi részekben taglalt részletekre, fogalmakra, melyeket az adott általában az első előfordulási helyen magyarázunk meg. Könyvünkben az Excel 2002 magyar nyelvű változatának (programozáson kívüli) összes lehetőségét igyekeztünk ismertetni, számos esetben azonban terjedelmi okokból a bemutatás mélysége nem érhette el az eredeti (bár nyilván jóval drágább) kézikönyvekét. Minden olyan esetre, amikor az adott problémát nem tudjuk elég világosan megérteni ebből a könyvből, javasoljuk a program Súgó és oktató rendszerének, illetve a gyári kézikönyveknek (Felhasználói kézikönyv stb.) áttekintését. Az itt leírtak megértéséhez és alkalmazásához különösebb számítástechnikai ismeretekre nincs szükség, elegendő a DOS operációs rendszer és a Windows felhasználói környezet alapfokú ismerete. A fenti kezelési mód némiképpen módosul az elektronikus könyvet forgatók számára. Ez a könyv az ingyenes Acrobat Reader 5.0 vagy az Acrobat e-book Reader segítségével olvasható. Akinek nincs ilyen programja, az letöltheti többek közt a www.adobe.com webhelyről is. A könyv tördelésénél egyhasábos, álló B5-ös oldalbeállítás mellett döntöttünk, hogy a képernyőn jól olvasható legyen, illetve a felhasználók az Excel mellett megjelenített ablakban a táblázatkezelői munka súgójaként felhasználhassák. Ehhez állítsanak be olyan ablakméretet, amelyben az egyetlen hasáb jól áttekinthető. Ezt hivatott segíteni a hagyományos könyvekben alkalmazottaknál némileg nagyobb betűméret is. Az ilyen típusú könyvek igen előnyös tulajdonsága, hogy a képernyőn megjeleníthető a tartalomjegyzék, amelynek + ikonjaival jelölt csomópontjaiban alfejezeteket tartalmazó ágakat nyithatunk ki. A tartalomjegyzék bejegyzései ugyanakkor ugróhivatkozásként szolgálnak. Ha egy fejezetre akarunk lépni, akkor ele-
16 ELŐSZÓ gendő a bal oldali ablakrészben megjelenített könyvjelző-lista megfelelő részére kattintani. Sőt az ilyen könyvek teljes szövegében kereshetünk. A leírás minden olyan részén külön felhívjuk a figyelmet, amely a megelőző változattól lényegesen eltérő funkciómegoldást ismertet. A program eddig még nem említett egyéb lehetőségeit is igyekeztünk a terjedelem adta korlátokon belül megfelelő mélységben ismertetni. Az ismertetést több remélem minden szükséges helyen példa támasztja alá. Néhol szükségét éreztük ennél bővebb kifejtését is a legfontosabb műveleteknek. Ezeket gyorstalpalókban tettük meg, melyekre a mellékelt ábra hívja fel a figyelmet. A gyorstalpalók a feladatok megoldását lépésről-lépésre mutatják be. A leírtak megértéséhez és alkalmazásához különösebb számítástechnikai ismeretekre nincs szükség, elegendő a Windows 95, illetve NT (2000, XP) operációs rendszer alapfokú ismerete. A könyvet ajánljuk azoknak, akik kényelmesen, gyorsan, tetszetős formában szeretnék elkészíteni dokumentumaikat, elemzéseiket, egyszerű adatnyilvántartásukat, amihez ezúton is sok sikert kívánunk. Végezetül: bár könyvünk készítése során a megfelelő gondossággal igyekeztünk eljárni, ez minden bizonnyal nem óvott meg a tévedésektől. Kérem, fogadják megértéssel hibáimat. Szentendre, 2003. április Köszönettel a szerző.
1. FEJEZET 17 PROGRAMTELEPÍTÉS ÉS ELTÁVOLÍTÁS Ebben a részben azokat az alapvető ismereteket tárgyaljuk, amelyek szükségesek a program elindításához. A program telepítésén csak kis mértékben változtattak, azonban megjelent egy új elem, a termékaktiválás. Ez azt jelenti, hogy a futtatást engedélyező kódot csak a Microsoftos (személyes adatokat nem tartalmazó) regisztráció után kapjuk meg, e nélkül programunk csak korlátozott számú indítást engedélyez. A megoldás célja az illegális programhasználat csökkentése. A nagytömegű licenszkezelést végzők esetében e tekintetben nincs változás. A program környezete Környezeten mindazon eszközök összességét értjük, amelyek egy program használatát lehetővé teszik. Ezek alapvetően két részre oszthatók: a hardverre (mint a futtató gép és a perifériák együttese) és a szoftverre. E két csoport egyes részei már nem is választhatók szét. Mindenesetre a vasat, azaz a számítógépet a szoftver, vagyis a programok üzemeltetik, vezérlik és szabályozzák működését. Előbb a hardverkörnyezetet ismertetjük, a szoftverkörnyezetre és a kezelői felületre később, a program telepítésének leírása után térünk ki. Az Excel 2002 IBM és azzal kompatíbilis, legalább 133 MHz-es Pentium processzorral ellátott számítógépeken fut. Mindenképpen ajánlatos a megfelelő méretű (legalább 20 Windows NT Workstation 4.0 operációs rendszernél 36 MB) RAM és a VGA képernyő. A program rengeteg funk-
18 PROGRAMTELEPÍTÉS ÉS ELTÁVOLÍTÁS ciója meglehetősen nagy háttértár (legalább 35 Mbyte) igénnyel is jelentkezik. A minimális (a fejlesztők szerint éppen elégséges) számítógép-összetétel: 133 MHz-es Pentium vagy annak megfelelő teljesítményű processzor. A Microsoft Office XP Professional RAM-igénye az operációs rendszertől függ, ezen kívül egy időben futó Office alkalmazások mindegyikéhez további 8 MB RAM-ot kell biztosítani: Windows 98 és Windows 98 Second Edition esetében az operációs rendszerhez 24 MB RAM. Windows Me, Windows NT Workstation vagy Server 4.0 operációs rendszerhez 32 MB RAM. Windows 2000 Professional esetében pedig 64 MB RAM kell az operációs rendszernek. A merevlemezen szükséges szabad terület mérete a konfigurációtól függ. Az Office XP Professional alapértelmezés szerinti telepítéséhez 245 MB szabad merevlemez-terület szükséges, amelyből 115 MB-nak az operációs rendszer partícióján kell lenni. A nem Windows 2000, Windows Me vagy Office 2000 SR1 rendszert használó ügyfeleknél az Office XP telepítéséhez további 50 MB lemezterület szükséges. A szükséges merevlemez-terület az egyedi telepítési beállításoktól függően változhat. CD ROM, azaz CD olvasó. SVGA monitor és vezérlőkártya legalább 800x600 képpont felbontással, 256 színnel. Egér vagy más grafikus pozicionáló eszköz. Microsoft Windows 98, Windows 98 Second Edition, Windows Me, Windows NT 4.0 SP6 vagy annál újabb szervizcsomaggal bővítve vagy Windows 2000 vagy újabb verzió. Azokon a rendszereken, ahol Windows NT 4.0 fut, az Internet Explorer verzióját legalább 4.01-re kell frissíteni az 1-es szervizcsomaggal. Megjegyezzük, hogy ezen a konfiguráción (a lassú processzor és a kevés memória miatt) a program rendkívül lassan működik. Nagyobb munkafüzetek, diagramok és látványos grafikai elemek készítéséhez ez az összeállítás nem javasolható.
PROGRAMTELEPÍTÉS ÉS ELTÁVOLÍTÁS 19 A célszerűen megfelelő számítógép-összetétel: 200 MHz-es Pentium vagy annak megfelelő, például K6 proceszszor; 64 MB RAM (Windows NT Workstation környezetben 128 MB, Windows XP esetén 256 MB RAM); minimum 500 MB szabad winchester; CD ROM, azaz CD olvasó; SVGA színes monitor és vezérlőkártya (1024x768x64k szín); Microsoft egér vagy azzal kompatíbilis grafikus mutatóeszköz; nyomtató a végeredmény megjelenítésére; bármilyen, a Windows által támogatott gyorsabb hálózati kártya, ha a hálózatot, illetve az MS Mail programot is használnánk; Microsoft Windows 98, Windows 98 Second Edition, Windows Me, Windows NT 4.0 SP6 vagy annál újabb szervizcsomaggal bővítve vagy Windows 2000 vagy újabb verzió (XP). Azokon a rendszereken, ahol Windows NT 4.0 fut, az Internet Explorer verzióját legalább 4.01-re kell frissíteni az 1-es szervizcsomaggal. Az Office XP Professional egyes szolgáltatásainak további igényei: Multimédia: A hangok és más multimédiás effektusok lejátszásához multimédiás számítógép szükséges. A hardveresen gyorsított videokártyák és az MMX processzorok magasabb szintű grafikus megjelenítést biztosítanak. Az angol nyelvű verzióban elérhető beszédfelismeréshez 400MHz-es vagy gyorsabb Pentium II processzor, 128 MB vagy több RAM, mikrofon és audio kimeneti eszköz szükséges. Elektronikus levelezés és internet: Microsoft Exchange, Internet SMTP/POP3, IMAP4 vagy MAPI kompatíbilis levelezőrendszer az elektronikus levelezéshez; Microsoft Exchange Server a Microsoft Outlook bizonyos fejlett csoportmunkát támogató funkcióihoz; egyes internetes funkciókhoz Internet-elérés 14,4 kbit/s vagy nagyobb sebességű modemen vagy nagysebességű összeköttetésen keresztül és csatlakozás egy internetszolgáltatóhoz (a kapcsolatért a szolgáltató helyi díjat számolhat fel). Kézírás: Az angol nyelvű verzióban elérhető kézírásfelismerő funkciók használatához írótábla ajánlott.
20 PROGRAMTELEPÍTÉS ÉS ELTÁVOLÍTÁS A program telepítése A Windows indítása (az operációs rendszer betöltése) után helyezzük be a telepítő CD lemezt a meghajtóba, ezután a telepítőprogram automatikusan elindul. Ha mégsem így lenne, akkor először a nyomógombra kattintás után megjelenő menü parancsát adjuk ki. Behelyezzük a telepítő CD-t a CD meghajtóba, majd indítjuk a Setup programot (a program nevét kérdező párbeszédpanelbe beírjuk a meghajtó nevével a program nevét: e:setup, majd megnyomjuk az Enter billentyűt). A Futtatás... paranccsal megjelenített párbeszédpanel Tallózás... nyomógombjára kattintással e telepítő program helyét a meghajtókon és a könyvtárakon böngészve kereshetjük ki. A telepítőprogram képernyője némileg eltérhet az 1-1. ábrán bemutatottól (az ábrán az Office XP részeként telepített Excel beállítási lehetőségei látszanak), de lényeges elemekben nincs változás. A telepítőprogram felajánlja, hogy válasszuk ki: a telepítésnél mely elemek kerüljenek gépünk merevlemezére, vagy mely részek települjenek fel az első (a telepítendő programrészben megtalálható) parancs kiadása után, illetve melyek fussanak a CD-ről. A telepített egységek ezzel a módszerrel később is bővíthetők (akkor azonban csak a még nem telepített elemek kerülnek fel gépünk merevlemezére, illetve meglévők távolíthatók el). A telepítendő programrészeket a helyigényt is mutató választéklistából választjuk ki úgy, hogy rákattintunk a megfelelő összetevő ikonjára. A kattintás után megjelenő listán a következő lehetőségek közül választhatunk (a lista elemei attól függően változnak, hogy melyik összetevőt választottuk ki): A sajátgépről fut: Azonnal telepítjük a kiválasztott programrészt. Minden a sajátgépről fut: Azonnal telepítjük a kiválasztott programrészt és a fa struktúrában megjelenített programszerkezet ugyanazon ágon található részeit.
PROGRAMTELEPÍTÉS ÉS ELTÁVOLÍTÁS 21 Első használatkot telepítendő: Az összetevőt az első parancs kiadásakor telepítjük (ehhez később is szükség van a telepítő CD-re). Nem érhető el: Nem telepítjük (illetve eltávolítjuk a korábban telepített) programrészt. 1-1. ábra A Tovább és a Vissza nyomógombokkal léphetünk a telepítő program következő és előző párbeszédpaneljére. Válasszuk ki a kijelölt összetevőknek megfelelő szabad területtel rendelkező meghajtót. A hordozható Office Számítógép-hálózatokon dolgozó felhasználók számára jelent nagy előnyt, hogy a rendszergazda beállíthatja a felhasználói profilokat úgy, hogy az egy tartományon belül mindig elérhető legyen. A felhasználói profil tartalmazza a saját szótárakat, kivételkezelést, egyéni sablonokat, az automatikus javítási és az automatikus for-
22 PROGRAMTELEPÍTÉS ÉS ELTÁVOLÍTÁS mázási listákat, illetve testreszabási, és egyéb, minden felhasználónál különböző beállításokat. Ugyanígy a telepített programok, az Asztal ikonjai és saját szín- és hangbeállítások is elérhetők azokon a számítógépeken, amelyeken szerepel a felhasználói profilunk. A program indítása A program indítása megegyezik az Office korábbi változataiból megismert móddal. Kézenfekvő a Microsoft Office telepítésekor létrejött eszköztár (irányítópult) alkalmazása. Ez a Start/Programok Microsoft Office eszközök almenü Microsoft Office Irányítópult parancsával indítható. Az első indítás során meghatározhatjuk, hogy az indítópult a Windows minden további indításakor automatikusan elinduljon. Ha a megjelenő párbeszédpanelt nem kívánjuk többé látni, akkor jelöljük be a Legközelebb ne jelenjen meg ez a kérdés jelölőnégyzetet. Az automatikus indításhoz a párbeszédpanel Igen nyomógombjára kattintunk, az egyszeri indításhoz a Nem gombot nyomjuk meg (lásd az 1-2. ábrát). 1-2. ábra Ezután az irányítópult megjelenik a képernyő valamelyik (általában jobb) szélén, ahonnan egérrel a megfelelő helyzetbe húzhatjuk. Az irányítópult tartalmazza a telepített Office komponenseket (lásd az 1-3. ábrát). 1-3. ábra Ha az irányítópultban az Excel ikon nem jelenne meg, akkor adjuk ki a jobb egérgombbal az eszköztárra kattintva előbukkanó helyi menü Testreszabás parancsát, majd válasszuk a Gombok párbe-
PROGRAMTELEPÍTÉS ÉS ELTÁVOLÍTÁS 23 szédpanel-lapot és jelöljük be a Microsoft Excel program előtti jelölőnégyzetet. Ha a program nem szerepel a listában, akkor vegyük fel a listára a Fájl felvétele nyomógombra kattintva. Ekkor egy következő párbeszédpanelen kell megadnunk a program helyét, amelynek megkereséséhez használhatjuk a böngésző szolgáltatást. 1-4. ábra A programot indíthatjuk még a Windows nyomógombjára kattintás után a Programok (Programs) csoportból a Futtatás (Run) ablakból, vagy ha parancsikon rövidítést készítettünk, akár a Windows munkaasztaláról, illetve a Tálcáról is (lásd az 1-5. ábrát). Ide a Start/Programok menüből a bal egérgomb nyomva tartása közben húzhatjuk leggyakrabban használt programjainkat. Az ikonok itt a Windows minden indítása után megjelennek, így ez gyors programindítást biztosít. 1-5. ábra Ha a parancsikon rövidítést nem helyeztük el a munkaasztalon, akkor választhatjuk a munkaasztalon a jobb egérgombos kattintással
24 PROGRAMTELEPÍTÉS ÉS ELTÁVOLÍTÁS vagy a Shift+F10 billentyűkombinációval megjelenített helyi menü Új Microsoft Excel munkalap parancsát. Ha az indítópult Új Office dokumentum ikonjára kattintunk, akkor üres dokumentummal indítunk az Általános párbeszédpanellapról vagy másféle sablont is választhatunk a többi párbeszédpanel-lapról (lásd az 1-6. ábrát). 1-6. ábra A sablonok.xlt kiterjesztésű állományok, amelyek tartalmazzák a legfontosabb, gyakran ismétlődő beállításokat, stílusokat, állandó grafikai elemeket stb. Hasonló állományokat mi is készíthetünk, ezzel jelentősen meggyorsíthatjuk munkánkat, ha gyakran előfordul, hogy azonos típusú dokumentumokkal dolgozunk. Az OK nyomógombra kattintás után az Excel betöltődik. A lapfüleken (Általános, Levelek és faxok, Feljegyzések, Kiadványok, Jelentések, Egyéb dokumentumok stb.) választjuk ki azt a csoportot, amelynek sablonjaiból mintát akarunk választani új dokumentumunkhoz. Ha kiválasztottunk egy sablont, akkor annak képe a Minta mezőben megjelenik. Ez segíti a kijelölést. Ha a sablon
PROGRAMTELEPÍTÉS ÉS ELTÁVOLÍTÁS 25 alkalmazása mellett döntünk, akkor kattintsunk az OK nyomógombra. A.wiz kiterjesztésű állományok úgynevezett varázslók. Ezek több párbeszédpanel megjelenítésén keresztül, a feltett kérdésekre adott válaszok alkalmazásával készítik el az új dokumentumot, illetve segítenek annak létrehozásában. Az OK nyomógombra kattintás után az Excel betöltődik. A fentiekben említett Office funkció hasonlít az Excel Fájl/Új dokumentum parancsához, ezért alkalmazását, a sablonok, valamint a varázslók használatát később, az új dokumentumok létrehozásának ismertetésénél részletezzük. Lényeges különbség viszont, hogy itt más Office alkalmazások (például a Word vagy a PowerPoint) sablonjai is megadhatók. Ilyenkor természetesen a kiválasztott sablonnak megfelelő Office program indul el. A Windows grafikus környezetben többféle módon indíthatunk programot: A korábban szerkesztett, illetve más Windows alkalmazással létrehozott anyagok a Start/Dokumentumok listából is kiválaszthatók (lásd az 1-7. ábrát). 1-7. ábra Ha egy ilyen Excel dokumentumra kattintunk akkor betöltődik az Excel, majd abba a dokumentum, melynek szerkesztését folytathatjuk. (Ha már fut az Excel, akkor így egy új szerkesztőablakot nyitunk és abba töltődik a kiválasztott dokumentum). A Windows XP operációs rendszerben a Start/Legutóbbi dokumentumok menüt használjuk.
26 PROGRAMTELEPÍTÉS ÉS ELTÁVOLÍTÁS A Start menü Futtatás... parancsának kiadása után azaz rákattintva előbb a nyomógombra, majd a Futtatás... sorra beírással megadhatjuk vagy a Tallózás... nyomógombra kattintás után a könyvtárszerkezetben kiválaszthatjuk (lásd a Futtatás párbeszédpanelt) a program elérési útját. E kényelmetlen indításban az a hasznos, hogy az indító parancssorban megadhatunk indítási kapcsolókat is (lásd az 1-8. ábrát). 1-8. ábra A vizsgált meghajtót, illetve könyvtárat a Hely listában választjuk ki. A párbeszédpanel ikonjával a könyvtárszerkezetben egy szinttel feljebb, az ún. szülő könyvtárba léphetünk. A könyvtárakat a mappák, az aktuális könyvtárat a megnyitott mappa jelöli. A Megnyitás nyomógombra kattintás után a Futtatás párbeszédpanelbe töltődik az elérési út. Ott kattintsunk az OK nyomógombra vagy válasszuk ki az OK nyomógombot és nyomjuk meg az Enter billentyűt. Csoportablakban szereplő programot a csoport (például Office) megnyitása után szintén az Excel program ikonjára mért dupla kattintással indítunk el. A Start/Beállítások/Tálca... parancs segítségével beállíthatjuk a Start és a többi menü tartalmát. Ha gyakran használjuk az Excel táblázatkezelőt, akkor ez a legpraktikusabb megoldás. Az így átalakított, legfelső szintű menüben az Excel sorra kattintva indíthatjuk a leggyorsabban a programot (lásd az 1-9. ábra bal oldalát). A Windows XP alatt a tálca módosítására ritkán van szükség, hiszen a leggyakrabban használt programjaink auto-
PROGRAMTELEPÍTÉS ÉS ELTÁVOLÍTÁS 27 matikusan megjelennek a Windows kattintás után (lásd az 1-9. ábra jobb oldalát). nyomógombjára 1-9. ábra Hasonló módon, a Start/Programok Microsoft Excel (a Windows XP alatt a Start/Minden program Microsoft Excel) menüsorra kattintva is elindíthatjuk a programot, de ekkor e menüsor eléréséhez több műveletet kell végeznünk, így valamivel hosszadalmasabb. Ha gyakran dolgozunk egy meghatározott dokumentumon, akkor annak ikonját érdemes a Windows ablak állandó részévé tenni, azaz az Asztal (Desktop) könyvtárba másolni (lásd az 1-10. ábrát). Ekkor a munkafüzet szerkesztése az Excel program betöltésével együtt az ikonra mért dupla kattintással indítható. A dokumentum későbbi saját felhasználói könyvtárunkba helyezése után (ikonját az asztallapról a könyvtárunkba húzzuk),
28 PROGRAMTELEPÍTÉS ÉS ELTÁVOLÍTÁS ha a Windows Dokumentumok listájából ezt a munkafüzetet választjuk, a Windows megkeresi az állomány új helyét. 1-10. ábra A munkafüzetet többféleképpen helyezhetjük az asztallapra: A dokumentumot megfogjuk a Windows Programok8 Windows Intéző (Explorer) listáján és a lenyomott bal egérgomb nyomva tartása mellett a Windows képernyő hátterére vagy az Asztal mappába vontatjuk. Ezután felengedjük az egérgombot. A dokumentum ikonja megjelenik az asztallapon. Az egér jobb gombjával a Windows asztallapra kattintunk. Az ekkor megjelenő helyi menü Új/Microsoft Excel munkalap parancsával új, üres dokumentum ikonját helyezhetjük el az asztallapon. Később használhatjuk ezt az ikont is az Excel betöltésére, illetve a normál stíluslapot alkalmazó üres dokumentum megnyitására.
PROGRAMTELEPÍTÉS ÉS ELTÁVOLÍTÁS 29 A program indítási kapcsolói Az Excel indításához a program betöltését szabályozó alapértelmezett indítási kapcsolókat is megadhatunk. Ha a Microsoft Excelt a Start menüből indítjuk, az Intézőben keressük meg a Windows mappa felhasználói profilok/start menü mappájában az Excel parancsikonját (vagy a Start menübe helyezett Excel parancsikont). Az egér jobb gombjával kattintsunk a parancsikonra, és válasszuk a Tulajdonságok (Properties) parancsot, majd a megjelenő párbeszédpanelen a Parancsikon (Shortcut) lapot (lásd az 1-11. ábrát). 1-11. ábra Ha az Excelt az Office Irányítópult segítségével indítjuk, a jobb oldali egérgombbal kattintsunk a Microsoft Excel gombra, válasszuk a
30 PROGRAMTELEPÍTÉS ÉS ELTÁVOLÍTÁS Tulajdonságok (Properties) parancsot, majd a Parancsikon (Shortcut) lapot. A Cél (Target) mezőben az elérési útvonal végére egy szóközt követően írhatjuk a következő kapcsolókat: Kapcsoló Feladat munkafüzet útvonala\fájlnév a megadott munkafüzetet. Az Excel betöltésekor automatikusan megnyitja /r munkafüzet útvonala\fájlnésásra nyitja meg. Az Excel a megadott munkafüzetet csak olva- /e Kikapcsolja az Excel bejelentkező képernyőjét és az üres munkafüzet megnyitását. /p mappa útvonala\mappa neve kamappa érvényesül az Eszközök/Beállítások Kijelöli a munkamappát. Az így megadott mun- paranccsal elérhető Általános lap Munkakönyvtár mezőjében megadott alapértelmezés szerinti mappa helyett.
2. FEJEZET 31 AZ EXCEL 2002 ÚJ MEGOLDÁSAI Könyvünk második fejezetében tájékoztató jelleggel mutatjuk be az Excel for Windows program 2002-es változatának (10.2701.2625 kódszámú magyar nyelvű változat) újdonságait, amelyek részletezésére a későbbi fejezetekben még visszatérünk. E részben vázlatosan mutatjuk be az Excel utóbbi változatainak legjellegzetesebb eltéréseit a korábbi változatoktól. Először azonban az Office programcsomagnak azokat az újdonságait tekintjük át, amelyek érintik az Excel program használóit is, minthogy mindegyik Office programban egyaránt érvényesülnek. A kevésbé lényeges változásokat a programot használók által már ismert parancsok leírásánál részletezzük. A programmal most ismerkedők, azaz semmilyen korábbi Excel tapasztalattal nem rendelkezők számára azt tanácsoljuk, hogy ugorják át ezt a részt és az alapok megismerése után térjenek ide vissza, akkor bizonyára érthetőbbek lesznek az itt tárgyalt szolgáltatások, programfunkciók is. Új MS Office szolgáltatások A következőkben az Excel 2002 újdonságai előtt tekintsük át melyek az Office XP összes programjában megtalálható újdonságok. Mindennapos feladatok A legtöbb újdonság naponta felhasználható hasznos újítás, illetve a program célszerű továbbfejlesztése. Ezek a Microsoft Office XP mindegyik programjában azonos módon használhatók. Kompatibilitás biztosítása A korábbi változatokkal való teljes kompatibilitás biztosítása érdekében a Beállítások\Mentés párbeszédpanel-lapon letilthatók a Word
32 Új MS Office szolgáltatások 6/95, illetve a Word 7/97 változatok után bevezetett szolgáltatások. Így nem használhatunk ki számos hasznos szolgáltatást és formátumot, viszont az elmentett dokumentum minden eleme garantáltan megjeleníthető lesz a korábbi programváltozatokban. A Beállítások\Kompatibilitás panellapon részletesen megadhatjuk az egyes dokumentumtípusokra konvertálások jellemzőit. Új megjelenés Átdolgozták a kezelői felületet. A Microsoft Office XP egyszerűbb, jobban átlátható, könnyebben kezelhető. Office munkaablakok Az Office programjaiban végzett leggyakoribb feladatok a dokumentum mellett megjelenő a munkaablakokból érhetők el (lásd a 2-1. ábrát). 2-1. ábra Általában a dokumentum jobb oldalán jelennek meg az általános feladatok, a bal oldalon az esetleges programhiba miatt szükséges dokumentum-helyreállítás ablaka. Az egyes programokban a mun-
AZ EXCEL 2002 ÚJ MEGOLDÁSAI 33 kaablakokban elérhető szolgáltatások az adott program sajátosságainak megfelelően mások lehetnek. Az új munkaablakok segítik az Office dokumentumokkal végzett munkát. A fontos szolgáltatások a munkaablakban egyetlen kattintással elérhetők. A munkaablak felgyorsítja a fájlok keresését és megnyitását, a dokumentum tartalmában keresést, a vágólap kezelését, körlevél készítését stb. A különböző munkaablakakok olykor automatikusan jelennek meg, de megjelenésük a Nézet menü Munkaablak parancsával is be- és kikapcsolhatók. A munkaablakok egérrel húzva tetszőlegesen áthelyezhetők, méretezhetők. Ha az ablak kisebb, mint a megjelenítendő információ, akkor az ablak aljában látható ikonra kattintva gördíthetjük a tartalmat. A különféle munkaablakok között az ablak címsorában megtalálható ikonra kattintva megjelenített menüből választva válthatunk, vagy a munkaablakok közötti váltáshoz az ablak címsorának ikonjait használjuk. Intelligens címkék Az intelligens címke az Office XP egyik tartalomfelismerő szolgáltatása, amely dinamikusan segíti a felhasználó munkáját. Használatával az Office XP alkalmazásai, dokumentumai szorosan integrálhatók a weben vagy a vállalati intraneten keresztül elérhető adatforrásokhoz. Az intelligens címkék alkalmazásával időt takaríthatunk meg, mert segítségükkel egyébként csak más programok megnyitása után elvégezhető műveleteket is végrehajthatunk az Office programokban. Az intelligens címkéket a dokumentumban a szöveg alatti lila pontozott aláhúzás jelzi. Az intelligens címke jelzője beírás közben a szöveg alatt, illetve korábban mentett dokumentum megnyitásakor jelenik meg. Ha az intelligenscímke-jelzővel ellátott (lila pontozott aláhúzásként megjelenő) adat fölé mozgatjuk a kurzort, akkor megjelenik a Műveletek intelligens címkékkel gomb (amennyiben korábban bekapcsoltuk az AutoJavítás párbeszédpanel Intelligens címkék lapján az Intelligens címkékkel végrehajtható műveletek megjelenítése négyzetet). A végrehajtható műveletek menüjének megtekintéséhez kattintsunk a gombra (lásd a 2-2. ábrát).
34 Új MS Office szolgáltatások 2-2. ábra Az intelligens címkékkel végrehajtható műveletek segítségével például egy adott címzett nevét és címét a dokumentumból anélkül adhatjuk hozzá egy Microsoft Outlook névjegyalbumot tartalmazó mappához, hogy az adatokat ki kellene másolnunk a Word programból, majd az Outlook megnyitása után oda be kellene illesztenünk. Ehelyett csak rá kell kattintanunk egy intelligens címkére, majd a Hozzáadás a névjegyalbumhoz parancsot választanunk. A megjelenő Névjegyalbum párbeszédpanel már a nevet és a címet beírva nyílik ki. Az esetleges további adatok beírása után folytathatjuk a munkát a Word programban. Az intelligens címkék működési beállításait is az AutoJavítás párbeszédpanelen adjuk meg. A További intelligens címkék nyomógombra kattintva kezdeményezhetjük az újabb intelligens címkék beépítését. A nyomógomb megjeleníti a webböngészőben az egyéb intelligens címkéket tartalmazó weblapot. Ilyeneket a Microsoft és más cégek, valamint informatikus szakemberek is kifejleszthetnek. A Mentési beállítások nyomógombbal megjelenített párbeszédpanelen beállíthatjuk, hogy az intelligens címkéket a Word beágyazza a mentett dokumentumba. Az intelligens címkék némelyike ingyenesen letölthető a Microsoft honlapjáról. Például a Frankensoft településfelismerő felismeri Budapest kivételével valamennyi magyar település nevét, és megjeleníti vagy beszúrja a dokumentumba azok irányítószámát, vagy megnyitja az adott település (feltételezett) honlapját. Ha a szövegben az irányítószám szerepel, az intelligens címke megtalálja a hozzá kapcsolódó település nevét. Két, egymástól kötőjellel elvá-
AZ EXCEL 2002 ÚJ MEGOLDÁSAI 35 lasztott helység esetén pedig megadja és a dokumentumba szúrja azok távolságát. A címke valós adatokat szolgáltat, tehát az éles körülmények között is használható. A település adatait párbeszédpanelen keresztül tekinthetjük meg (lásd a 2-3. ábrát). 2-3. ábra Frissített médiatár A 2. telepítő CD-n található, korábban Klipgyűjteménynek nevezett médiatár több száz új képet tartalmaz. A Beszúrás menü Kép ClipArt parancsával vagy a más módon megjelenített ClipArt beszúrása munkaablakból töltjük be a médiatárat (lásd a 2-4. ábrát). 2-4. ábra
36 Új MS Office szolgáltatások Ugyanitt kereshetünk is klipeket a médiatár elemeihez kapcsolt kulcsszavak alapján. A médiatár kezeli az összes médiatípus állományait (képeket, hangokat, mozgóképeket). Munkaablaka könnyen kezelhető. A meglévő klipek rendszerezésén, keresésén túl új klipeket is kereshetünk vele a weben. A Microsoft honlapján hetente frissített klipekből válogathatunk. Jobb minőségű képek és rajzok Továbbfejlesztették a grafikus megjelenítő rendszert (GDI+). Ez az Office XP programjaiban (Word, Excel, PowerPoint, FrontPage és Publisher) az alakzatok és WordArt képek számára a korábbinál finomabb körvonalat biztosít, emellett megengedi az átlátszóság fokozatos, élethű módosítását. A digitális képek élessége és tisztasága nem romlik az átméretezés során. Hangparancsok és diktálás Minden korábbinál nagyobbat léptek előre a felhasználói felület radikális átalakításában. Az egyszerűsített kínai, angol (USA-beli) és japán nyelvű Office verziókban az egér és a billentyűzet használatán túl már beszéd útján is kiválaszthatjuk a menük, eszköztárak és párbeszédpanelek elemeit, valamint szöveget is diktálhatunk. Használatához multimédiás számítógép kell, legalább 400 MHz-es Pentium III processzorral és megfelelő perifériákkal (mikrofon). Kisegítő lehetőségek Az Office XP alkalmazások a Microsoft Active Accessibility 2.0 technológia támogatásának köszönhetően még hatásosabbá teszik a kisegítő lehetőségek, így a megjelenítő és képernyőnagyító segédprogramok működését. Kézírás támogatása Az Office dokumentumokba már kézírásbevivő eszközről is vihetünk be szöveget. Az eszköz lehet érintésérzékeny tábla, tábla-pc vagy egér. A kézírás-felismerés során a természetes kézírást a program gépelt karakterekké alakítja. A Word és az Outlook programokban a szöveget (Bézier görbeként tárolva) akár kézírásos formában is hagyhatjuk.
AZ EXCEL 2002 ÚJ MEGOLDÁSAI 37 Nyomtatók keresése A Microsoft Windows 2000 rendszert és az Active Directory címtárszolgáltatást használó számítógépes hálózatokra csatlakozó számítógépeken az Office XP programok Nyomtatás párbeszédpaneléről megkereshetjük a hálózaton található nyomtatókat. A keresésnél felhasználhatjuk a nyomtató olyan tulajdonságait is mint fellelhetőség (melyik emeleten van), minőség (színes nyomtatásra, rendezésre alkalmas-e) stb. Dokumentumtárolás Exchange kiszolgálón A Microsoft Office dokumentumokat tárolhatjuk az Exchange Server 2000 kiszolgálón, és a Fájl megnyitása, Új fájl és Fájl mentése párbeszédpanelekről ugyanúgy elérhetjük őket, mint bármilyen más Office dokumentumot. Adatvédelem Továbbfejlesztett makróvírus elleni védelem Vállalati környezetben ajánlott, hogy a fejlesztői gépek kivételével a rendszergazdák az Office telepítésekor eltávolítsák a Microsoft Office programozási nyelvét, a Microsoft Visual Basic for Applications alkalmazást. Így jelentősen csökkenthető az Office dokumentumokon keresztül támadó vírusok elterjedésének veszélye. Digitális aláírások A digitális aláírásokkal igazolható, hogy egy dokumentum megegyezik létrehozáskori állapotával, azaz azon később nem módosítottak. A digitális aláírást a Word, Excel és PowerPoint programokkal készített fájlokhoz csatolhatjuk. Webdokumentumok Webhely mentése egyetlen fájlként A webarchívum-fájlformátum (*.mht, *.xhtml) lehetővé teszi, hogy a webhely összes elemét (beleértve a szöveget és a képeket is) egyetlen fájlba mentsük Word, Access, Excel, PowerPoint, Publisher programokból.
38 Új MS Office szolgáltatások Office weblapok szerkesztésre nyitása a böngészőből Az Office alkalmazások felismerik az általuk létrehozott HTML-lapokat. A weblapként mentett Office dokumentumok a feldolgozó programban közvetlenül is megnyithatók a Microsoft Internet Explorerből. Így a megfelelő beépülők birtokában már tényleg néha elfeledhető, hogy éppen melyik alkalmazásban járunk, hiszen például az Explorerben megnyitott Word vagy Excel dokumentum szerkesztéséhez felhasználhatjuk e programok legtöbb szolgáltatását is. A webes közzététel céljának meghatározása Az Office dokumentumok weblapként elmenthetők a különböző böngészők (Internet Explorer, Navigator, Opera) 3.0-6.0-s verzióihoz. Ezek már egyaránt kezelik a keretes dokumentumokat, így a fájl különböző böngészőket használó olvasóinak mindig a lehető legjobb minőségű látványban lehet részük. 2-5. ábra Office dokumentumok megosztása a weben A közös munkavégzést biztosítja a fájlok megosztása és az a lehetőség, hogy az Office programokkal előállított dokumentumok közvetlenül menthetők webhelyekre vagy az MSN hálózatra.
AZ EXCEL 2002 ÚJ MEGOLDÁSAI 39 Nyelvi szolgáltatások A nyelvekkel kapcsolatos szolgáltatásokat csak abban az esetben érjük el ha az MS Office olyan nyelvű verzióját használjuk, amelyhez az adott szolgáltatás készült. Ellenkező esetben a szolgáltatás használatához szükséges az MS Office XP Multilingual User Interface Pack vagy az Office Proofing Tools csomag telepítése a megfelelő nyelvhez. Ez után engedélyeznünk kell a nyelv támogatását az Office nyelvi beállításaiban. Az Office XP alkalmazásokban minden Windows 2000 által támogatott nyelvet használhatunk. A felhasználói felület és a súgó nyelvének testre szabása A felhasználói felülettől eltérő nyelvet alkalmazó súgót is használhatunk. Ez a lehetőség csak az Office XP Multilingual User Interface Pack (MUI) Pack csomag nagy mennyiségű licencvásárlói számára érhető el. Kelet-ázsiai karakterek támogatása Bármelyik Office alkalmazásban bevihetjük kelet-ázsiai nyelvek karaktereit akkor is, ha a rendszerszoftver nem kelet-ázsiai nyelvű. (Korábban ezt csak a Word és az Outlook programok, illetve a Windows 2000 támogatta.) A Microsoft Windows 98 angol (USA-beli) nyelvű verzióját futtató számítógépeken például bevihetünk japán karaktereket Excel munkalapokra. A koreai nyelvű dokumentumokhoz készült új (hangul/handzsa) átalakító több mint 20,000 új karaktert támogat, és automatikusan a megfelelő jeleket tartalmazó új betűtípusokat használja. A Windows 2000 nyelvi szolgáltatásainak megfelelően az Office támogatja a kínai karakterek Unicode szabvány szerinti kódolásának legújabb bővítéseit, így már közel 70,000 kínai karaktert használhatunk. Hibamegelőzés és helyreállítás Az Office bármely alkalmazásának megnyitásakor az alapvető fájlok és rendszerleíró bejegyzések hibáit a programok automatikusan felismerik és kijavítják. A Súgó menü Hibakeresés és javítás parancsával javíthatjuk ki a nem kritikus fájlok problémáit, így újratelepíthetjük a hiányzó vagy sérült fájlokat.
40 Új MS Office szolgáltatások Dokumentumok helyreállítása, biztonságosabb leállítás A szerkesztés alatt álló dokumentumok helyreállíthatók programhiba vagy a program váratlan leállása (például áramszünet) esetén. A program legközelebbi indításakor a dokumentumok a dokumentum bal oldalán, a Dokumentum-helyreállítás munkaablakban jelennek meg (lásd a 2-6. ábrát). 2-6. ábra A szolgáltatáshoz választhatunk a munkaablakban látható eredeti, javított, illetve helyreállított dokumentumpéldányok közül. Arra is módunk van, hogy a helyreállított vagy javított változatokat az eredetitől eltérő nyelven mentsük. A javított dokumentumok a helyi menüjének Javítások megtekintése parancsával ellenőrizhetjük a javítás sikerességét a dokumentumban. A hiba előfordulásának helyére ugrás azonban nem minden esetben használható. A munkaablak bezárása előtt a program a mentésre figyelmeztet.