EXCEL ALAPISMERETEK Ha a napi feladataink egyike az, hogy számításokat kell végeznünk, akkor jó segítőtársunk lehet az Excel éppen aktuális változata. Ezzel a programmal mindenféle programozói ismeret nélkül dolgozhatjuk fel a számadatainkat. Nem kell mást tennünk, mint megismernünk a program lehetőségeit. A célunk az, hogy olyan megoldásokat keressünk, amit később csak a feldolgozandó adatok beírásával hozzájussunk a szükséges eredményekhez. ELŐFELTÉTELEK: A képzés előfeltétele csak annyi, hogy ismerjük az éppen aktuális Windows operációs rendszer eszközeit. Szükség esetén el tudjuk menteni a munkánk eredményét. Kezelni tudjuk a program menürendszerét, vagy az újabb változatok esetén a szalagokat. A KÉPZÉS CÉLJA: A célunk ezen a tanfolyamon csak annyi, hogy megismerkedjünk az Excel alapműveleteivel, az alapvető szolgáltatásokat, amivel megoldhatjuk a mindennapok számítási feladatait. Ezen a tanfolyamon nem vizsgáljuk meg a program minden lehetőségét, csak azokat, amelyek elengedhetetlenek ahhoz, hogy elinduljunk az ismerkedés útján, megtegyük az első lépéseket. A KÉPZÉS ADATAI: Tanórák száma: 24 tanóra Maximális hallgatószám: 10 fő A képzés alapára: 192 000 Ft+áfa Az elmélet aránya: 40% A gyakorlat aránya: 60% 1. AZ EXCEL ESZKÖZEI Az első lépésekben megismerkedünk a program eszközeivel. az ablak felépítésével az utasítások végrehajtási módszerével. Ez az ismeret azoknak is lényeges, akik már dolgoztak az Excel korábbi (2003 as vagy az előtti változatával), mert az Excel 2007 es változata óta jelentősen megváltozott a menürendszer. A korábbi jól megszokott menük szerepét egy új eszköz, a menüszalag, vette át. 1.1. AZ EXCEL 2007 ABLAKA Betöltjük az Excel programot és áttekintjük az elénk táruló látványt. Megnézzük a dokumentum felépítését, felfedezzük a munkalapok, és a munkafüzet felépítését.
1.2. AZ EXCEL UTASÍTÁSAI Külön figyelmet érdemel az utasítások új megjelenése. Sorra vesszük azokat az eszközöket, amellyel a szükséges parancsokat végre lehet hajtani. 1.2.1. OFFICE GOMB Az Office gomb, vette át a korábbi programok Fájl menüpontjának a szerepét. Vagyis nincs fájl menüpont, hanem helyette egy, csak grafikusan megjelenő menüpontot találunk. Ez alatt a grafikus menüpont alatt találjuk meg a mentés, megnyitás, bezárás, nyomtatás parancsokat, vagyis mindent, amit eddig a fájl menüpont lenyitása után vehettünk használatba. 1.2.2. MENÜSZALAG Az Excel 2007 parancsai már nem menüpontokként jelennek meg, hanem menüszalagon. A menüszalag kezelése és az utasítások csoportosítása jelentősen eltér a korábbi változatokban (2003 as vagy korábbi) megismerttől. A menüszalag a korábbi eszköztárak és a menük alapján kerültek összeállításra. A menüszalag elrejtése, felfedése: A menüszalag jelentős területet foglal el a programablakban. Szükség esetén ezt lekicsinyíthetjük úgy, hogy csak a fő csoportok nevei jelenjenek meg. Ez ugyan kicsivel nehezebbé teszi az utasítások keresését, de cserébe elég nagy területet jeleníthetünk meg a munkaterületből. Utasítás kiválasztása egérrel: A parancsokat legegyszerűbben az egér segítségével választhatjuk ki. Utasítás kiválasztása billentyűzetről: Lehetőségünk van az utasítások kiadását gyorsabbá tenni, ha nem az egér, hanem a billentyűparancsok segítségével hajtjuk végre az egyes parancsokat. Váltás az Excel 2003 menükezeléséről az Excel 2007 menüszalag kezelésére. Nem egy felhasználóban felmerült az igény arra, hogy visszaállítsa a program utasítás használatát a korábbi változatokban már jól megszokott menüre. Érdemes azonban inkább megszokni és megtanulni a menüszalag kezelését. Ezt a Microsoft is támogatja. A weblapjáról letölthetjük azt a kis segédprogramot, amelyik segít eligazodni az új eszköz használatában. Ezt a tanfolymaot vezető oktatótól el is kérhetjük. 1.2.3. GYORSELÉRÉSI ESZKÖZTÁR Az egyetlen szerkeszthető eleme a menünek. Itt találjuk a leggyakrabban használt parancsokat. Szükség esetén ezt áthelyezhetjük a menüszalag alatti területre. Ennek a tartalmát egyedileg beállíthatjuk. Most megismerkedünk a gyorselérési eszköztár beállítási lehetőségeivel. Helyi menü Hely érzékeny menü, az adott objektum esetén használható leggyakoribb utasítások végrehajtására. Munkafüzet A munkafüzetbe újabb munkalapokat helyezhetünk el, a munkalapokat áthelyezhetjük a munkafüzeten belül, másik munkafüzetbe, vagy akár újabb munkafüzetbe. Munkafüzet szerkezete A munkafüzet munkalapokból áll. a munkalapok számát mi határozzuk meg.
Munkalapok másolása Munkalapok áthelyezése, másolása Adatrögzítés egyszerre több munkalapon A munkalapokat csoportba foglalhatjuk, így egyszerre írhatjuk be vagy formázhatjuk meg több munkalap celláját. Munkalapok elrejtése, felfedése A munkafüzet lapjain tárolhatunk olyan adatokat, amelyeket 1.3. ADATOK SZERKESZTÉSE Ennek a résznek a fő feladata az, hogy megismerjük az adatrögzítéssel kapcsolatos lehetőségeket. Megtanuljuk, hogy milyen adattípusokat használhatunk az Excelben, és felfedezzük azokat a módszereket, amelyek felgyorsítják, megkönnyítik az adatbeírást. 1.3.1. ADAT BEÍRÁSA, ÉRVÉNYESÍTÉSE Az adat beírás során mindig az aktív cellába rögzíthetünk adatot. Ehhez aktívvá kell tennünk azt a cellát, amelyikbe adatot szeretnénk rögzíteni. A cellát kijelöléssel tehetjük aktívvá. 1.3.2. ADATTÍPUSOK Az Excel celláiba három féle adattípusú értéket írhatunk be. Ezek: szöveg, szám, logikai érték. Az egyes adattípusok beírását az adatok elhelyezkedése teszi ellenőrizhetővé. 1.3.3. FORMÁZÓ ADATBEÍRÁS Van néhány olyan adat, ami beíráskor megformázza azt a cellát, amibe beírtunk. Ezek törlése esetén a tartalom törlődik a formai beállítás nem. Formázással járó adatbeírások a következők: dátum, időpont, százalékérték. Formátum törlése Mivel a formázással járó adatok beírása után az adatok törlése nem törli a beírással járó formai beállításokat, nekünk kell gondoskodnunk arról, hogy megszüntessük a formázásokat. Ehhez a formázások törlése parancsot kell alkalmaznunk. 1.3.4. ADATRÖGZÍTÉST SEGÍTŐ ESZKÖZÖK Az Excelben az adatrögzítést meggyorsíthatjuk azzal, ha egy adatot egyszerre több cellába írunk, vagy folytatjuk egy már korábban elkezdett lista kitöltését, vagy a kitöltő fül segítségével lehúzzuk az értékeket. Adatbeírás egyszerre több cellába Automatikus adatbeírás lista folytatása, Kitöltés adatokkal Egyedi listák
1.4. MOZGÁS A MUNKAFÜZETBEN Mivel minden műveletet az éppen kijelölt cellákkal vagy objektumokkal végezhetünk el, ezért fontos megismernünk a kijelölés lehetőségeit. Egérrel Billentyűkombinációval Mozgás a tartományokban Kijelölések Irányított kijelölés 1.5. TARTOMÁNYOK SZERKESZTÉSE A már létrehozott adattáblákba esetenként újabb sorokat, oszlopokat szúrhatunk be vagy a feleslegeseket törölhetjük. Tartomány kijelölése Beszúrás, törlés Oszlopok, sorok elrejtése, felfedése Sorok, oszlopok magassága, szélessége 1.6. A VÁGÓLAP, VÁGÓFÜZET A vágólapot használhatjuk a korábban megismert módokon, vagy vágófüzetként. Ha bekapcsoljuk a vágólap megjelenítését, akkor 24 különböző tartalmat helyezhetünk el rajta. A vágólapra elhelyezett adatokat ezután egyenként vagy együttesen elhelyezhetjük a megfelelő helyre. Így a vágófüzetet arra is felhasználhatjuk, hogy a különböző terültre rögzített adatokat egyszerre egy helyre másoljuk. 2. SZÁMOLÓTÁBLÁK Az Excelnek, mint minden táblázatkezelő programnak az egyik legfontosabb feladata az, hogy a napi munkáink során felmerülő, számításait elvégezhessük. Ebben a modulban a számításokkal kapcsolatos ismereteket vesszük sorra. Megismerkedünk a képletek beírásával, szerkesztésével valamint a függvények használatával. 2.1. KÉPLET BEÍRÁSA, SZERKESZTÉSE Ha egy cellát egyenlőségjellel kezdünk, akkor a program kiszámítja az egyenlőségjel mögé art képlet értékét. A képletekben alkalmazhatjuk a program beépített függvényeit. Ezek áttekintése jelentősen megkönnyíti a napi feladatok elvégzését. A képletek tartalmazhatnak konkrét értékeket, vagy cellahivatkozásokat. Ha a képletből egy egy cellára hivatkozunk, akkor a program a cellába írt értékekkel számol. A cellahivatkozásokkal meghatározott képletek adatait utólag könnyen megváltoztathatjuk, így univerzális képleteket hozhatunk létre. 2.2. MŰVELETI JELEK A képetekben háromféle műveleti jel típust alkalmazhatunk. Ezek: Matematikai műveletek,
Logikai műveletek, Szöveges műveletek. 2.3. KÉPLETEK A LISTÁBAN Az adatlisták soraiban nem egyszer ugyanazt a számítási műveletet kell elvégeznünk. Ehhez a képleteket másolnunk kell. A képletek másolása során a hivatkozások megváltoznak. Ezeket a változásokat a hivatkozási mód megválasztásával mi magunk határozhatjuk meg. A hivatkozási mód meghatározása éppen ezért a táblázatkezelés alapjai. Ebben a részben a hivatkozási módok kezelését ismerjük meg. Ennek a célja az, hogy a lehető leggyorsabban írhassuk be a listák soraiba a megfelelő képleteket. 2.3.1. HIVATKOZÁSI MÓDOK, KÉPLETEK MÁSOLÁSA Relatív hivatkozás Abszolút hivatkozás Vegyes hivatkozás 2.4. HOVA HIVATKOZHATUNK? A képletekből tetszőleges cellára hivatkozhatunk. Ennek a helye a következő lehet: Munkalapon belül, Munkalapok között, 2.4.1. HIVATKOZÁS AZ ADOTT MUNKALAP CELLÁJÁRA Ez a legegyszerűbb hivatkozás, mivel csak annyi a dolgunk, hogy a képlet szerkesztése során rákattintsunk arra a cellára amelyikben a feldolgozásra váró adatot írtuk. 2.4.2. HIVATKOZÁS MÁSIK MUNKALAPLAP CELLÁJÁRA Hasonló módon, a munkalapon belüli hivatkozáshoz itt is csak a kijelölés határozza meg azt, hogy melyik cellát választjuk. Ha a munkalapok közötti hivatkozást alkalmazzuk, akkor olyan megoldásokat hozhatunk létre, amelyek segítségével a kiegészítő adatokat elkülöníthetjük a számunkra értékes információktól. 2.5. FÜGGVÉNYEK HASZNÁLATA Ha a képletek túl hosszúak lennének (1024 karakter), vagy nem valósíthatók meg a képletekben alkalmazható műveleti jelek segítségével, akkor igénybe vehetjük az Excel függvényeit. Ezek valójában kicsi programok, amelyek képesek bizonyos számítási feladatok ellátására és az eredményt kiszámítva azt megjeleníteni abban a cellában, amelyikben alkalmaztuk. A függvényeknek megfelelő sorrendben kell megadnunk azokat az értékeket, amelyekkel számolniuk kell. Az Excelben több mint 300 függvény áll a rendelkezésünkre azért, hog megkönnyítsék a napi munkánkat. 2.5.1. TARTOMÁNYHIVATKOZÁS Az egyes függvények képesek egyszerre több cella adatát feldolgozni. Ehhez megfelelő módon hivatkoznunk kell arra a tartományra, vagy azokra a cellákra, amelyek a forrásadatokat tartalmazzák.
2.5.2. GYORS EREDMÉNYEK Az állapotsorban megjeleníthetjük egy egy tartomány összegét, minimumát, maximumát vagy valamely más számított értékét. Ehhez csak a megfelelő beállításokat kell elvégeznünk, majd kijelölni azt a tartományt, aminek a kiszámítását szeretnénk elvégezni. 2.5.3. AUTOMATIKUS ÖSSZEGZÉS A leggyakoribb függvények az összegzés, az átlag, a minimum, a maximum, vagyis a napi statisztikai függvények. Ezért a program megkönnyíti ezek használatát. Külön utasítás áll a rendelkezésünkre ezeknek a függvényeknek a gyors és egyszerű alkalmazására. Az automatikus összegzés parancs, még abban is segít, hogy kijelöli azt a tartományt, amely adataival ésszerű lenne számolni. Ha a program nem az elvárásaink szerinti tartományt jelölte ki, akkor ezt szabadon megváltoztathatjuk egyedi kijelöléssel. 2.5.4. GYAKORI FÜGGVÉNYEK Ebben a részben a leggyakrabban használt függvények alkalmazásával ismerkedünk meg. A célunk most az, hogy a függvények kiválasztását és alkalmazását gyakoroljuk. Az ismerkedés során egyszerűbb függvényekkel kezdjük az ismerkedést, és haladunk az összetettebbek felé. Az alkalmazott függvények a következők: MA, MOST, VÉL, RANDBETVEEN, SZUM, MIN, MAX, ÁTLAG, DARAB, DARABTELI, SZUMHA, igény szerint más függvények. 2.5.5. LOGIKAI FÜGGVÉNYEK A logikai függvények segítségével adatok összehasonlításával végezhetünk különféle műveleteket. A műveletek az összehasonlítás eredményétől függően eltérőek lehetnek. Ilyen függvénnyel például a HA függvény. 2.5.6. MÁTRIX FÜGGVÉNYEK A mátrix függvények segítségével egy előre rögzített segédtáblázatból kiválaszthatunk egy tetszőleges adatot, amit aztán feldolgozhatunk. Sok esetben már maga a kiválasztás is elegendő és megfelelő eredményt szolgáltat. Ha például egy terméklistából szeretnénk feldolgozni egy adott termék adatait, akkor a termék azonosítója alapján kiolvashatjuk az adott termékre vonatkozó adatokat és ezt megjeleníthetjük vagy feldolgozhatjuk. Ezek a függvények egyszerűvé tehetik a partnerek adatainak a megjelenítését, átvehetik tőlünk a hosszadalmas keresés műveletét. Ilyen függvények például: INDEX. HOL:VAN, FKERES, VKERES 2.5.7. DÁTUMFÜGGVÉNYEK A dátum értékek feldolgozásához olyan függvények állnak a rendelkezésünkre, amelyek például egy dátumértékből képesek csak annak az év, hónak, vagy nap részét megjeleníteni. Más esetben egy adott dátumról meghatározhatjuk azt, hogy az a hét melyik napjára esik, vagy az adott év hányadik hetének része az adott nap. Akkor is segítséget kaphatunk a dátumfüggvényektől, ha azt szeretnénk kiszámítani, hogy két időpont között hány munkanappal számolhatunk.
2.6. CÉLÉRTÉK KERESÉSE Bizonyos esetekben szükségünk van arra, hogy egy számítást az eredményből kiindulva visszafelé számítsunk ki. Ez nem minden esetben egyszerű feladat. Nem mindig annyira egyszerű, mint például a kivonás visszaszámolására összeadás műveletet választunk Ebben az esetben is segít a program. A célérté keresés egy számítás eredményét úgy keresi meg, hogy az egyik bemeneti adatot addig helyettesítgeti újabb és újabb értékekkel, amíg az nem lesz az eredmény, amit elvárunk. 3. FORMAI BEÁLLÍTÁSOK A táblázatok könnyebben értelmezhetők, ha megfelelő formai beállításokkal segítjük az adatok értelmezését. A gyakrabban használt formai beállításokat a menüszalagon közvetlen megtaláljuk. A részletesebb beállításokat a formázás párbeszédpanelből választhatjuk ki. A formai beállítások a cellák jellemzői. a formázási lehetőségek a következők: Számformák Betűtípus Igazítás Háttérszín Szegély Cellavédelem 3.1. VÉDELMI BEÁLLÍTÁSOK Az Excel táblázatkezelőben összetett megoldásokat lehet létrehozni. Ehhez bonyolult képletek, megoldások szerepelhetnek. Szükségünk lehet ezeknek a megoldásoknak a védelmére. Az adatok megvédésének három szintje van. Védhetjük a munkalapokon elkészített képleteinket, a munkafüzet szerkezetét, vagy magát a munkafüzetet. 3.2. MUNKALAP VÉDELEM A munkalap védelmi beállítások lehetővé teszik, hogy mi határozzuk meg azt, hogy melyik cellákat engedjük felülírni. Ezzel védetté tehetjük a munkalapok képleteket tartalmazó celláit. Ugyanakkor lehetővé kell tennünk azt, hogy más cellák adatait felülírhassuk. Egyes cellák védelmét feloldhatjuk, másokét megtarthatjuk védettnek. Ezt a munkalap védelem bekapcsolásával tehetjük meg. 4. ADATBÁZIS Az Excel táblázatos szerkezete jó eszköz arra, hogy listákat hozzunk létre a munkalapokon. Ha eleget teszünk az adatbázis létrehozás szabályainak, akkor cserébe több eszközt is használhatunk arra, hogy feldolgozzuk a listák adatait, kiszűrhetjük az általunk meghatározott feltételeknek megfelelő sorokat, sorba rendezhetjük a listák adatait, a lista sorait csoportosíthatjuk egy vagy több szempont szerint és a csoportosított adatokkal különféle számítási műveleteket végezhetünk el.
4.1. A LISTA SZERKEZETE Az adatlista szerkezetét úgy kell kialakítanunk, hogy azt az Excel képes legyen feldolgozni. Ennek vannak szabályai, amit ha betartunk, könnyen elemezhetjük a listában tárolt adatokat. 4.2. LISTAFORMÁZÁS Ha az adataink megfelelnek a listakészítés szabályainak, akkor átválthatunk lista megjelenítési módba. Ez a beállítás egyrészről megformázza a lista sorait úgy, hogy az könnyen olvasható legyen. Az egyes sorok olvasását támogató formai beállítás mellett megjelennek az adatfeldolgozás eszközei, a rendezés és a válogatás eszközei. A lista oszlopaiban tárolt adatokat tetszés szerint összesíthetjük, az oszlopok címei megjelennek az oszlopazonosító betűk helyén, ha a lista elejéről legörgetünk. 4.3. SZŰRÉS A listában tárolt adatok oszlopaiban lehetnek azonos értékek. Az adatsorokat tetszés szerinti szempontok alapján válogathatjuk, szűrhetjük. A listaadatok szűrésére két eszköz áűll a rendelkezésünkre, az egyik az automatikus szűrés, a másik az irányított szürés. 4.3.1. AUTOFILTER Az automatikus szűrés bekapcsolása után az oszlopok címei mellett megjelenik egy lenyitható lista, amiben az oszlopban legalább egyszer előforduló értékek meg fognak jelenni. ezek közül tetszőleges értékeket jelölhetünk meg. a jelölés után listában csak az általunk megjelölt értékeket tartalmazó sorok fognak megjelenni. Az Autófilter bekapcsolása után a táblázat sorait tetszőleges szempont szerint rendezhetjük. 4.4. RENDEZÉS A listák sorait több módon is sorba rendezhetjük. Az egyik lehetőség az Autofilter lenyitható listáiban találhatók. A másik a menüszalagon található gombok segítségével hajtható végre. A menüszalag gombjára kattintva egyszerre több rendezési szempontot is megadhatunk. 4.5. RÉSZÖSSZEG Az adatlista oszlopaiban található adatok szerint a sorokat csoportokba szervezhetjük. A részösszeg szolgáltatás használatával egyszerre vsak egy csoportosítási szempontot választhatunk, de a csoportosított sorok több oszlopával végezhetünk tetszőleges számítási műveletet. Így például csoportosíthatjuk a sorokat a megrendelők neve vagy az értékesített termékek alapján. A számokat tartalmazó oszlopokat pedig összegezhetjük, átlagot számíthatunk belőlük. A részöszszeg egyetlen hátránya, hogy csak egy oszlop alapján csoportosíthatjuk a sorokat. 4.6. ADATÉRVÉNYESÍTÉS A cellákba írt adatok a feldolgozás alapadatai. A helytelen adatok alapján a feldolgozás során helytelen információk alapján helytelen, hibás döntéseket hozhatunk. A rögzítés adatait ellenőrizhetjük az adatérvényesítés eszközzel. Ez nem jelenti, azt, hogy így nem kerülhetnek hibás adatok a cellákba, de mégis figyelmeztethetjük az adatrögzítést végző munkatársunkat a nagyobb tévedéseire. Ez a lehetőség ugyan nem ad teljes magoldást, de lehetővé teszi a nagy tévedések kizárását.
5. DIAGRAMOK A táblázatok adatait értelmeznünk kell. Jelentősen megkönnyíti az adatok értelmezését, ha azokat grafikus eszközökkel mutatjuk be. Ennek egyik lehetséges eszköze a feltételes formázás és a diagram. 5.1. A DIAGRAM RÉSZEI A diagram megjelenítéséhez az adatokat megfelelő szerkezetben kell tárolnunk. Az Excel 2007 ben gyorsan egyszerűen egyetlen kattintással állíthatunk elő diagramokat. 5.2. DIAGRAM FORMÁZÁSA A diagramokat egyedileg formázhatjuk, alakíthatjuk. A bemutatásra szánt adatokat több formában jeleníthetjük meg. A kész diagramokat átalakíthatjuk bármely más diagram típussá, trendvonalakat vehetünk fe, ezzel megjelenítve például a forgalom várható alakulását. 6. NYOMTATÁS Az táblázatok adatait nem egyszer papírra kell vetnünk. Ilyenkor a táblázatot, vagy diagramot ki kell nyomtatnunk. A nyomtatás első lépése az, hogy megjelenítjük a nyomtatási képet és beállítjuk a nyomtatás jellemzőit az igényeinknek megfelelően. A végeredményt még azelőtt megjeleníthetjük, hogy feleslegesen nyomtatnánk. 6.1. NYOMTATÁSI KÉP A nyomtatási kép megjelenítésekor pontosan azt fogjuk látni a képernyőn, ami majd a papírra kerül. Ennek megfelelően a nyomtatási kép segítségével elvégezhetjük azokat a beállításokat, amelyek a helyes nyomtatáshoz kellenek. 6.2. OLDALBEÁLLÍTÁS Az oldalbeállítás a nyomtatás megjelenítéséhez szükséges beállításokat tartalmazza. Meghatározhatjuk azt, hogy mi és hogy kerüljön a papírra. Megadhatjuk a lap méretét a nyomtatási nagyítást vagy kicsinyítést, beállíthatjuk az oldalszámozás kezdő értékét.