Motor-, hajtómű- és hidraulika olajok beszerzése e-versenyeztetési eljárás Eljárás száma: BKV Zrt. V-44/14 AJÁNLATI FELHÍVÁS Budapest, 2015.
Ajánlatkérő neve: AJÁNLATI FELHÍVÁS Budapesti Közlekedési Zártkörűen Működő Részvénytársaság Gazdasági Igazgatóság Beszerzési Főosztály 1072 Budapest, Akácfa u. 15. Telefon/Fax: 1/322-6438 E-mail: kozbeszerzes@bkv.hu 1. Az eljárás száma: 2. A beszerzés tárgya és mennyisége: Motor-, hajtómű- és hidraulika olajok beszerzése A beszerzése tárgyát az ajánlati felhívás 1. sz. mellékletben felsorolt különféle olajfajták beszerzése képezi, tervezetten 68 686,57 kg/6 hónap mennyiségben, a hivatkozott mellékletben megadott kiszerelési egységekben. A megadott mennyiség(ek) a szerződés hatálya alatt -25%-kal változhat. Az 1. sz. mellékletben szerepelő mennyiségek a korábbi üzemeletetési tapasztalatok felhasználásával kerültek meghatározásra, úgynevezett tapasztalati mennyiségek. A tapasztalati mennyiségek az ajánlatok megalapozott elbírálása érdekében, az ajánlati összár meghatározásához kerültek megadásra, a szerződés keretében beszerzett mennyiségek ezen tapasztalati adatoktól eltérhetnek. A nyertes Ajánlattevővel megkötésre kerülő szerződés mellékletében ennek megfelelően az egységárak kerülnek feltüntetésre. Ajánlattevőnek az előzőek ismeretében kell benyújtania ajánlatát. A szerződés teljesítése során Ajánlatkérő a mellékletekben szereplő tételeken felül, a Felek közös megegyezése alapján kérheti egyéb, a beszerzés tárgyát képező tételek szállítását műszaki adatok, paraméterek alapján. A Nyertes Ajánlattevővel megkötött Szállítási Keretszerződés melléklete ezen tételekkel kiegészül. Az Ajánlattevőnek kifejezetten nyilatkoznia kell arról, hogy minimum megrendelhető mennyiséget és értéket - az ajánlatban meghatározott kiszerelési egységeken kívül - nem köt ki. Ajánlatkérő a szerződés teljes időtartamára fix árak meghatározását kéri. 3. Rész-ajánlattételi lehetőség: Ajánlatkérő csak teljes körű ajánlatot fogad el. 4. A beszerzés tárgyával kapcsolatos műszaki, minőségi követelmények: A beszerzés tárgyával kapcsolatos részletes műszaki követelményeket a jelen Ajánlati felhívás 10. sz. melléklete (Műszaki diszpozíció) tartalmazza. Ajánlattevőnek ajánlatához csatolnia kell valamennyi beszerzésre megajánlott termék terméklapját vagy bármilyen olyan dokumentumot, amelyből egyértelműen megállapítható, hogy a termék megfelel az Ajánlatkérő által a Műszaki diszpozícióban (10. sz. melléklet) és az Ajánlati árak táblázatban (1. sz. melléklet) meghatározott műszaki specifikációnak. Ajánlattevőnek az ajánlati árak táblázat 2
megfelelő sorainak kitöltésével (adott esetben) meg kell adnia a megajánlott termék kereskedelmi megnevezését is. 5. A szerződés hatálya, a teljesítés ütemezése, teljesítési határidő: A szerződés hatálya az aláírástól számítva 6 hónap. Ajánlattevő a teljesítést a szerződés hatályba lépését követően haladéktalanul köteles megkezdeni, és a szerződés időtartama alatt az Ajánlatkérő által kért ütemezésben és a lehívások (Megrendelések) szerinti mennyiségben köteles teljesíteni. Teljesítési határidő: A teljesítési határidő a szerződés időtartama alatt a megrendelés kézhezvételétől számított legfeljebb 5 munkanap. A vállalt teljesítési határidőről Ajánlattevőnek kifejezetten nyilatkoznia kell az ajánlattétel során. 6. A megrendelés módja és a teljesítés helyei: A teljesítés az Ajánlatkérő által kért ütemezés szerint, konkrét megrendelések (BMR) elektronikus úton történő megküldése alapján történik. A teljesítés telephelyei: BKV Zrt. Trolibusz Divízió T100-as raktár, 1101 Budapest, Pongrácz u. 6. BKV Zrt. Óbudai Divízió O430-as raktár, 1037 Budapest, Pomázi út 15. BKV Zrt. Cinkota Divízió C450-as raktár, 1165 Budapest, Bökényföldi út 122. BKV Zrt. Dél-Pesti Divízió D460-as raktár, 1194 Budapest, Méta u. 39. BKV Zrt. Kelenföldi Divízió K410-es raktár, 1037 Budapest, Pomázi út 15. Nyitvatartási idő: hétfőtől csütörtökig 06,00 13,30 óráig pénteken 06,00 12,00 óráig 7. Szerződést biztosító mellékkötelezettségek: Ajánlatkérő késedelmes teljesítés esetén naponta 2%, de legfeljebb 30 %, hibás teljesítés, illetve a teljesítés meghiúsulása esetén 30%-os kötbért érvényesíthet. A részletes szabályokat a szerződéstervezet tartalmazza. Ajánlatkérő Késedelmi Kötbért érvényesíthet, amennyiben a leszállított termék jótállási időn belüli meghibásodása estén az Ajánlatkérő bejelentésétől számított 2 munkanapon belül az Ajánlattevő nem kezdi meg a garanciális hibaszemlét, és ezt követően 5 munkanapon belül a díjmentes termékcserét nem biztosítja. Ajánlattevőnek az általa beszállított termékekért 12 hónap jótállást kell vállalnia, amelyről ajánlatában kifejezetten nyilatkoznia kell. A jótállás kiterjed arra, hogy a kenőanyag minősége a jótállási idő alatt tárolva nem romlik, illetve használva a gépegységben az előírt csereperiódus betartásával kárt nem okoz. Ajánlattevőnek ajánlatában cégszerűen aláírtan nyilatkoznia kell, hogy amennyiben a jótállási időn belül fellépő főegység meghibásodás(ok) bizonyítható módon a nyertes Ajánlattevő által 3
szállított kenőanyag nem megfelelősége miatt következett be, úgy a hibás főegység javításának/felújításának mindennemű költsége a nyertes Ajánlattevőt terheli. A termék jótállási időn belüli meghibásodása esetén a jótállás érvényesítésekor, illetve hibás teljesítés esetén a termék térítésmentes kicserélése az Ajánlatkérő részére az Ajánlattevő feladata. A jótállási idő alatt történt meghibásodás esetén a jótállás időtartama a cserélt termékre újból kezdődik. 8. Az ellenszolgáltatás teljesítésének feltétele: A szerződés tárgyát képező szolgáltatás ellenértékének kiegyenlítése a Megrendelés teljesítésének Ajánlatkérő általi igazolását követően, az Ajánlatkérőhöz benyújtott számla alapján, a számla kézhezvételétől számított 30 (harminc) naptári napon belül átutalással történik. Ajánlatkérő előleget nem fizet. Ajánlatkérő késedelmes fizetése esetén a Ptk. 6:155 -ban rögzítettek szerint fizet késedelmi kamatot. 9. Ajánlattevőkkel szemben támasztott műszaki, szakmai alkalmassági követelmények: a) A szerződés teljesítésére alkalmasnak minősül az Ajánlattevő (közös Ajánlattevő) és az általa igénybe venni kívánt alvállalkozója, ha együttesen rendelkeznek a felhívás feladását megelőző 72 hónap során teljesített, összesen legalább általános forgalmi adó nélkül számított 8 millió forint értékű kenőolajok gyártására és/vagy értékesítésére és/vagy fogalmazására vonatkozó referenciával. b) A szerződés teljesítésére alkalmasnak minősül az Ajánlattevő (közös Ajánlattevő) és az általa igénybe venni kívánt alvállalkozója, ha együttesen rendelkeznek kenőolajok gyártására és/vagy értékesítésére és/vagy forgalmazására vonatkozóan a szervezetnél működő EN ISO 9001:2008 vagy MSZ EN ISO 9001:2009 szabvány szerinti minőségirányítási rendszerrel, vagy ezzel egyenértékű, bármely nemzeti rendszerben akkreditált tanúsító szervezettől származó érvényes tanúsítvánnyal, vagy a minőségbiztosítási rendszer kiépítésére tett intézkedéseket igazoló iratokkal. c) A szerződés teljesítésére alkalmasnak minősül az Ajánlattevő (közös Ajánlattevő) és az általa igénybe venni kívánt alvállalkozója, ha együttesen rendelkeznek legalább 1 db, legalább 10.000 liter ömlesztett motorolaj szállítására alkalmas szállítási kapacitású tartályos, Országos Mérésügyi Hivatal (OMH) által hitelesített, hőkompenzációs átfolyásmérő berendezéssel felszerelt gépjárművel; 1 db, 5 tonnánál nagyobb és legalább 1 db, 5 tonnánál kisebb szállítási kapacitású teherautóval; 2 db 600 liternél nagyobb, de 1.100 liternél kisebb szállítási kapacitású konténerrel, mely a megrendelt termékek szállítására és abból történő lefejtésére (kiszolgálására) alkalmas, és melyet a Megrendelő rendelkezésére bocsát térítésmentesen a megrendelt termékek teljes kiszolgálásáig. Műszaki alkalmasság igazolására kért adatok és tények (igazolás módja) 4
Az Ajánlattevőnek (közös Ajánlattevőnek) és az általa igénybe venni kívánt alvállalkozójának a) ismertetnie kell a felhívás megküldését megelőző 72 hónap során végzett legjelentősebb teljesítéseit. A referencia nyilatkozatnak/igazolásnak (6. / 7. sz. melléklet) legalább a következő adatokat kell tartalmaznia: a szolgáltatás tárgya, az ellenszolgáltatás összege, a teljesítés ideje és helye, továbbá nyilatkozni kell arról, hogy a teljesítés az előírásoknak és a szerződésnek megfelelően történt-e. Az igazolásoknak továbbá tartalmaznia kell a referenciát kiállító személy nevét és elérhetőségét is. b) ajánlatához csatolnia kell az ISO 9001:2008 vagy MSZ EN ISO 9001:2009 szabvány mindenkori hatályos változata szerinti (érvényes), kenőolajok gyártására és/vagy értékesítésére és/vagy forgalmazására vonatkozó minőségirányítási tanúsítvány, vagy ezzel egyenértékű, bármely nemzeti rendszerben akkreditált szervezettől származó tanúsítvány egyszerű másolatát, vagy a minőségbiztosítási rendszer kiépítésére tett intézkedéseket igazoló, 12 hónapnál nem régebbi iratok egyszerű másolatát. c) ajánlatához csatolnia kell a rendelkezésére álló eszközök leírását úgy, hogy abból egyértelműen megállapítható legyen Ajánlattevő (közös Ajánlattevő) vagy az általa igénybe vett alvállalkozó meghatározott alkalmassági feltételnek való megfelelősége. Amennyiben Ajánlattevő (közös ajánlattevő) kapacitásait rendelkezésre bocsájtó szervezetet és/vagy alvállalkozót kíván igénybe venni az alkalmassági feltétel(ek)nek való megfelelőség igazolására, úgy ajánlatához csatolnia kell a kapacitásait rendelkezésre bocsájtó szervezet cégszerűen aláírt nyilatkozatát arról, hogy a kapacitásait a szerződés teljes hatálya alatt rendelkezésre bocsájtja. 10. Az Ajánlattevő által az ajánlathoz kötelezően csatolandó igazolások, nyilatkozatok: 1. Ajánlati árak táblázat 1. sz. melléklet 2. Ajánlattételi nyilatkozat 2. sz. melléklet 3. Referencia nyilatkozat / igazolás 6 / 7. sz. melléklet 4. Rendelkezésre álló eszközök bemutatása (összefoglaló táblázat) 8. sz. melléklet 5. ISO tanúsítvány/folyamatban lévő tanúsítást igazoló iratok egyszerű másolata /minőségbiztosítási intézkedések leírása, 6. Termékleírások 7. Nyilatkozat az alvállalkozókról 3. sz. melléklet 8. Nyilatkozat a kizáró okokról 4. sz. melléklet 9. Nyilatkozat az adózásról és a tényleges tulajdonosokról 5. sz. melléklet 10. Aláírási címpéldány egyszerű másolata 11. Egyéb nyilatkozat 9. sz. melléklet Kapacitásait rendelkezésre bocsájtó szervezet/alvállalkozó 12. nyilatkozata (adott esetben) Az ajánlatban meg kell jelölni az Ajánlattevő által a szerződés teljesítéséhez igénybe venni kívánt alvállalkozókat, valamint nyilatkozni kell az alvállalkozó által végzendő tevékenységről, és annak a teljes ajánlatra vonatkozó mértékéről (3. sz. melléklet). 5
11. Ajánlati ár: Ajánlattevőnek az egyes termékek beszerzésére literenkénti egységárat kell megajánlania. Az ellenszolgáltatás egységárait (ÁFA nélkül) az 1. sz. melléklet (Ajánlati árak táblázat) beárazásával kell megadni. A szerződés időtartamára vonatkozó ellenszolgáltatás értékét (ÁFA nélkül) a megadott egységárak és a 6 hónapra tervezett mennyiségek szorzataként magyar forintban kell megadni, és az ajánlattételi nyilatkozaton (2. sz. melléklet) feltüntetni. Az egységáraknak tartalmazniuk kell a szerződésszerű teljesítéshez szükséges összes járulékos gyártási, munka-, anyag-, szállítási, felszerelési és egyéb költségeket ideértve a fuvarozás, tárolás, rakodás és a hatósági engedélyek költségeit is a jelen ajánlati felhívásban, annak 10. sz. mellékletében, valamint a szerződéstervezetben foglaltak szerint, továbbá a különféle vámköltségeket és adókat az általános forgalmi adó kivételével. A termékek beszállítása Ajánlatkérő telephelyére az Ajánlattevő feladata és költsége. Nyertes Ajánlattevő a szállítási díjért külön díjat nem számíthat fel. Az egyes termékekre eső környezetvédelmi termékdíjat az ajánlatban tételenként (soronként) külön is fel kell tüntetni. A környezetvédelmi termékdíj mindenkor érvényes hatósági értékét minden esetben külön kell feltüntetni a nyertes Ajánlattevő által benyújtott számlákon is. Az Ajánlatkérő a szerződés megkötésétől számított 6 hónap időtartamra fix árak meghatározását kéri magyar forintban (HUF). 12. Az ajánlatok benyújtása: A BKV Zrt. a tárgyi eljárást elektronikus rendszerben folytatja le, az eljárásban való részvételhez külön regisztráció szükséges. Kérjük, hogy amennyiben az eljárásban részt kívánnak venni, és még nincsenek regisztrálva az Electool tendereztető rendszerben, 2015. április 10-én 10:00 óráig szíveskedjenek részvételi szándékukat jelezni a kozbeszerzes@bkv.hu e-mail címen, hogy a szükséges regisztrációra sor kerülhessen. A regisztráció, valamint azt követően az eljárásban való részvételre feljogosító meghívás időt vesz igénybe, így amennyiben részvételi szándékukat a jelen pontban előzőekben megadott határidőt követően jelzik, Ajánlatkérő nem tudja garantálni az eljárásban való részvétel lehetőségét. Felhívjuk továbbá a figyelmet arra, hogy a regisztrációt követően Ajánlattevő csak úgy vehet részt az eljárásban, ha Ajánlatkérő a konkrét eljárásra meghívót küld. Ajánlattevőknek 2015. április 13-án 10 óra 00 percig van lehetőségük arra, hogy jelezzék, ha a meghívót nem kapták meg. Amennyiben Ajánlatkérő Ajánlattevőt az eljárásra meghívta, és a meghatározott határidőig Ajánlattevő nem jelzi, hogy a meghívót nem kapta meg, nem áll módunkban az ajánlat feltöltésével kapcsolatos kifogásokat elfogadni. Felhívjuk a figyelmet, hogy az eljárásban kizárólag az elektronikus rendszerben van lehetőség az ajánlat benyújtására. 6
Az ajánlatot és a csatolandó igazolásokat, nyilatkozatokat kitöltve és cégszerűen aláírva, digitalizálva az Electool oldalára (https://electool.com/sourcingtool/) kell feltölteni. Az ajánlattevő nem magyar nyelven is becsatolhat dokumentumokat, de valamennyi nem magyar nyelvű dokumentumhoz annak felelős magyar nyelvű fordítása is benyújtandó. Felelős fordítás alatt az Ajánlatkérő az olyan fordítást érti, amely tekintetében az ajánlattevő képviseletére jogosult személy nyilatkozik, hogy az mindenben megfelel az eredeti szövegnek. A fordítás tartalmának helyességéért az Ajánlattevő a felelős. Az ajánlat értelmezési szempontjából a magyar fordítás az irányadó. A fordítási hibák miatti felelősséget az Ajánlattevő vállalja. Kérjük, hogy Ajánlattevő ajánlatában adja meg az elérhetőségéhez szükséges adatokat: Ajánlattevő cég neve, székhelye, telefonszáma, e-mail címe, telefax-száma, a kapcsolattartó személy neve, beosztása. 13. Az Ajánlati felhívással kapcsolatos kérdések és válaszok: Az eljárással kapcsolatos kérdések feltevése, információ kérése 2015. év április hó 9. nap 12:00 óráig kizárólag írásban a www.electool.hu felületen keresztül tehető. 14. Az ajánlatok benyújtásának (feltöltésének) kezdete: 2015. év április hó 13. nap 08 óra 00 perc Az ajánlatok benyújtásának (feltöltésének) határideje (ajánlattételi határidő): Az ajánlati árak megtekintése: 15. Az ajánlatok elbírálásának szempontja: 2015. év április hó 14. nap 12 óra 00 perc 2015. év április hó 14. nap 12 óra 01 perc Az Ajánlatkérő az Ajánlati felhívásban meghatározott feltételeknek megfelelő ajánlatokat a legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatást tartalmazó ajánlat alapján bírálja el. 16. Hiánypótlás: Az Ajánlatkérő a versenyeztetési eljárás során az Ajánlattevők részére teljes körű hiánypótlási lehetőséget biztosít. Ajánlatkérő a hiánypótlási felhívásban pontosan megjelölt hiányokról és a hiánypótlási határidőről elektronikus úton írásban tájékoztatja az Ajánlattevőket. 17. Az ajánlati kötöttség: Ajánlattevő ajánlati kötöttsége az ajánlattételi határidő lejártával kezdődik. Az Ajánlattevő ajánlatát e határidő lejártáig módosíthatja vagy visszavonhatja. Az ajánlati kötöttség az eredményhirdetéstől számított 30 napig tart azzal, hogy ezen időpontot követően Ajánlatkérő 7
nyilatkozatot kérhet az ajánlat további fenntartására. Amennyiben Ajánlattevő nem nyilatkozik, azt Ajánlatkérő úgy tekinti, hogy ajánlatát fenntartja. Ajánlatkérő az ajánlattételi határidő lejártáig visszavonhatja a felhívást. 18. Eredményhirdetés: Az Ajánlatkérő az eljárás eredményéről írásban értesíti az Ajánlattevőket az árlejtés (ártárgyalás) napját követő 30. napig. Ajánlatkérő az ajánlatok megfelelő értékelése érdekében jogosult az eredményhirdetés napját elhalasztani, amelyről írásban értesíti Ajánlattevőket. 19. Egyéb rendelkezések: Az eljárás során benyújtandó igazolások, nyilatkozatok, dokumentumok keltezése nem lehet régebbi, mint az az ajánlattételi határidőt megelőző legfeljebb 12 hónap. Ajánlatkérő az ajánlatok benyújtását követően elektronikus árlejtést vagy ártárgyalást tart a végleges ajánlati árak kialakítása érdekében. Az (ár)tárgyalások és árlejtés tartásáról, azok menetéről az Ajánlatkérő egyidejűleg tájékoztatja valamennyi érvényes ajánlatot benyújtó Ajánlattevőt. Az ártárgyalás/elektronikus árlejtés eredménye alapján kitöltött részletes ártáblázatot az ártárgyalás/elektronikus árlejtés alapján legkedvezőbb ajánlatot benyújtó Ajánlattevő köteles az ártárgyalás/elektronikus árlejtést követő 2 munkanapon belül aláírva elektronikus úton.pdf vagy.jpg formátumban a kozbeszerzes@bkv.hu e-mail címre vagy a +36-1-322-6438-as faxszámra megküldeni. Az ajánlattételi nyilatkozat aláírásával az Ajánlattevő kifejezetten nyilatkozik a szerződéstervezet elfogadásáról. Az Ajánlatkérő fenntartja a jogot, hogy a szerződéses feltételekről vagy a benyújtott ajánlatok értékelésének eredményétől függően tárgyalást tartson. Az Ajánlatkérő fenntartja a jogot, hogy az ajánlatok elbírálása során az eljárást eredménytelennek nyilvánítsa és adott esetben a legkedvezőbb ajánlatot benyújtó Ajánlattevővel szemben a szerződés megkötését megtagadja. A szerződés a nyertes Ajánlattevővel írásban jön létre, a mindkét fél általi aláírás időpontjában. 8