2 Minden jog fenntartva, beleértve bárminemű sokszorosítás, másolás és közlés jogát is. Kiadja a Mercator Stúdió Felelős kiadó a Mercator Stúdió vezetője Lektor: Gál Veronika Szerkesztő: Pétery István Műszaki szerkesztés, tipográfia: Dr. Pétery Kristóf ISBN 978-963-365-104-9 Dr. Pétery Kristóf PhD, 2013 Mercator Stúdió, 2013 Mercator Stúdió Elektronikus Könyvkiadó 2000 Szentendre, Harkály u. 17. www.akonyv.hu T: 06-26-301-549 06-30-30-59-489
TARTALOM 3 TARTALOM TARTALOM... 3 ELŐSZÓ... 15 PROGRAMTELEPÍTÉS ÉS ELTÁVOLÍTÁS... 21 A program környezete... 21 Beszerzés és telepítés... 23 A technológia... 23 A telepítés menete... 25 Termékaktiválás... 28 A program indítása... 30 A program indítási kapcsolói... 37 A WORD ÚJ MEGOLDÁSAI... 40 2007-es MS Office újdonságok... 41 2007-es MS Word újdonságok... 47 2010-es MS Office újdonságok... 55 Office használata tetszőleges helyen... 55 Hatékonyabb közös munka... 56 Teljesítmény és minőség... 60 2010-es MS Word újdonságok... 64 2013-as MS Office újdonságok... 70 2013-as MS Word újdonságok... 70 Új lehetőségek... 70 Hatékonyabb munka... 75 Közös munka erősítése... 79 WORD 2013 ALAPOK... 81
4 TARTALOM A Word 2013 használata... 82 Billentyűzet-kezelés... 82 Egérkezelés... 87 Gesztusok... 89 Szoftverkörnyezet, ablak, szalag... 90 Dokumentumváltás a Tálcán... 100 Testreszabott menük és eszköztárak... 102 Párbeszédpanelek és parancsok... 104 Megjelenítési üzemmódok... 105 Piszkozat nézet... 106 Webes elrendezés nézet... 108 Nyomtatási elrendezés nézet... 109 Navigációs munkaablak... 111 Vázlat nézet... 113 Nyomtatási kép üzemmód... 114 Olvasás nézet... 118 Alapszolgáltatások... 121 Kurzormozgatás... 122 Szövegírás, javítás... 123 Kattintás utáni írás... 127 Kész szövegek bevitele... 128 Szövegkijelölés... 129 Vágás és áthelyezés... 132 Keresés a szövegben... 138 Szövegrészek cseréje... 144 Szerkesztőparancs ismétlése... 146 Szerkesztőparancs visszavonása... 146 Ugrás adott helyre... 147 Automatikus javítás... 148 Szinonimaszótár... 151 Állománykezelés... 152 Új állomány létrehozása... 157
TARTALOM 5 Office fájlok megnyitása és mentése... 160 Meglévő dokumentum megnyitása... 164 Állomány lezárása, verziókezelés... 179 Az összes fájl bezárása... 180 A dokumentum tárolása... 181 Változatok kezelése... 184 Állományok törlése... 185 Állományok tulajdonságai... 185 Állományok csoportos nyomtatása... 189 Állományok átnevezése... 189 Állományok postázása és másolása... 190 A munka befejezése... 194 Megszakítás nélküli programfuttatás... 194 A segítség... 195 Súgó tartalom... 196 A súgó kezelése... 197 Keresés a súgóban... 198 Elérhetőség és egyebek... 198 NYOMTATÁS... 202 Általános beállítások... 203 A nyomtató beállítása... 205 A szöveg kinyomtatása... 212 A DOKUMENTUM FORMÁZÁSA... 216 DTP ALAPOK... 219 A tipográfia jellegzetességei... 219 Tipográfiai mértékrendszer... 220 A tipográfiai közlés elemei... 221 A betű... 221 Betűtípusok... 222 Betűfajták, változatok... 232
6 TARTALOM Betűfokozatok megválasztása... 233 Betűtípusok megválasztása... 235 A sor... 240 A szövegtömb... 240 A szabadsoros szöveg... 241 A sorcsoport... 241 Tipográfiai díszek... 243 Illusztrációk... 243 A tipográfiai kompozíció... 244 Tördelési szabályok... 244 LAP- ÉS SZAKASZFORMÁZÁS... 252 Oldalszámozás... 258 Fejléc, lábléc, élőfej, élőláb... 261 Szakaszok, fejezetek formátuma... 265 Laptördelés szabályozása... 269 Szakasz-, oldal- és hasábtörések... 271 KARAKTERFORMÁZÁS... 274 Váltás kis- és nagybetű között... 283 Szövegkiemelés... 284 Iniciálé... 285 Karakterkombinációk... 286 Karakterek befoglalása... 286 Szövegeffektusok... 287 BEKEZDÉSFORMÁZÁS... 289 Szegélyek... 298 Oldalszegélyek... 303 Tabulátorok beállítása... 305 Felsorolásjelölés és számozás... 308 SZÖVEGDOBOZOK ÉS ALAKZATOK... 316
TARTALOM 7 Szövegdobozok létrehozása... 317 Szöveg szövegdobozba illesztése... 319 Szövegdobozok csatolása... 320 Alakzat, szövegdoboz formázása... 321 Objektum mozgatása húzással... 335 A szövegdoboz és a vászon... 336 Kép- és keretformázás... 337 SABLONOK ÉS STÍLUSOK... 346 Meglevő stílusok használata... 347 Stílusalkalmazás szalaggal... 348 Stílusalkalmazás minta alapján... 352 Stílusalkalmazás billentyűvel... 358 Új stílus létrehozása... 361 Stílus létrehozása szerkesztés előtt... 361 Stílus rögzítése stílusjegyek alapján... 364 Stílus átvétele dokumentumból... 365 Meglévő stílusok módosítása... 366 Stílusok kezelése... 369 A Word telepített sablonjai... 372 Sablonállományok alkalmazása... 379 A sablonállomány módosítása... 384 A sablonállomány kinyomtatása... 385 Vízjelek... 385 WEBDOKUMENTUMOK FORMÁZÁSA... 387 Webtémák... 389 Keretes webdokumentumok... 390 OBJEKTUMOK KEZELÉSE... 394 Könyvjelzők beillesztése... 394 Láb- és végjegyzetek beszúrása... 397 Képaláírás, objektumszámozás... 401
8 TARTALOM Hivatkozások elhelyezése... 404 Kereszthivatkozások elhelyezése... 405 Stílushivatkozások... 407 Könyvjelzős hivatkozások... 413 Lábjegyzet-hivatkozások... 414 Hiperhivatkozások... 415 Dátum- és időbeírás... 418 Mezőutasítások... 419 Szimbólumok beszúrása... 476 Magyarázó jegyzetek beszúrása... 480 Állományok bekapcsolása... 485 Objektumok beszúrása... 486 CÍMSZERKESZTŐ... 489 EGYENLETSZERKESZTŐ... 501 Egyenlet külső objektumként... 501 Az egyenletszerkesztő parancsai... 503 Egyenletszerkesztő eszköztár... 509 A beépített egyenletszerkesztő... 519 SMARTART DIAGRAMOK KÉSZÍTÉSE... 522 Listák készítése... 522 Folyamatok rögzítése... 524 Ciklusok ábrázolása... 525 Szervezeti sémák készítése... 525 Kapcsolatok, viszonyok ábrái... 529 Mátrix és piramis diagramok... 529 A SmartArt diagramok formázása... 530 KÉPEK BESZÚRÁSA... 532 ClipArt kép beszúrása... 532 Kép beszúrása fájlból... 535
TARTALOM 9 Képernyőképek beillesztése... 545 Médiaklipek beillesztése... 546 Online videó beillesztése... 548 A csatolt fájlok aktualizálása... 550 Frissítési kapcsolók... 553 Frissítési parancsok... 553 APPOK BETÖLTÉSE... 555 VEKTOROS RAJZOLÓ... 558 GRAFIKONRAJZOLÓ... 562 Adatok módosítása... 563 Diagram kiegészítése... 567 Grafikonszerkesztés... 567 A diagramok formázása... 568 TÁBLÁZATKEZELÉS... 591 Táblázatok létrehozása... 592 Mozgás a táblázatokban... 596 Kiválasztás a táblázatokban... 597 Kész táblázatok formázása... 598 Táblázatkonverziók... 609 Cellaműveletek... 611 Számolási műveletek a cellákban... 614 VÁZLATSZERKESZTÉS... 619 Automatikus címszint-jelölés... 623 A címszintforma módosítása... 624 Hosszú dokumentumok kezelése... 626 RENDEZÉS... 630 Táblázat rendezése... 630 Dokumentum rendezése... 632
10 TARTALOM AUTOMATIKUS JEGYZÉK-KÉSZÍTÉS... 634 Tárgymutató... 635 Tartalomjegyzék... 646 Ábra- és egyenletszámozás, jegyzék... 657 Hivatkozások, idézetek jegyzéke... 660 Irodalomjegyzék... 662 A jegyzékek frissítése... 667 AUTOMATIKUS FORMÁZÁS... 668 NYELVI SZOLGÁLTATÁSOK... 678 Helyesírás-ellenőrzés... 678 Elválasztás... 685 Nyelvhelyesség-ellenőrzés... 688 Szinonimaszótár... 690 Fordítás... 693 MAKRÓPARANCSOK... 698 Új makró felvétele... 701 Makró futtatása... 702 Makró szerkesztése... 703 Makró törlése... 704 Makró átnevezése, másolása... 704 Biztonsági beállítások... 705 ŰRLAPOK KÉSZÍTÉSE... 707 Régebbi vezérlők használata... 707 2013-as vezérlők használata... 715 INFORMÁCIÓ-MEGOSZTÁS... 720 Dokumentumvédelem... 720 Formázás korlátozása... 723 Szelektív szerkesztés jóváhagyása... 724
TARTALOM 11 A védelem feloldása... 726 A változtatásjelző... 726 Dokumentumok összehasonlítása... 735 Dokumentumok összevetése... 737 Dokumentumok egyesítése... 739 Közös munka a hálózaton... 740 LEVELEZÉS... 742 A Word mint e-mail szerkesztő... 742 Dokumentum mint elektronikus levél... 742 Körlevelezés... 745 Körlevelek elemi részei... 746 Adatdokumentum kialakítása... 748 Adatdokumentum létrehozása... 749 Meglévő adatállomány felhasználása... 754 Törzsdokumentum kialakítása... 759 Összefésülés... 769 Címkeformátum beállítása... 770 Borítékformátum beállítása... 772 Különleges utasítások... 774 KÉRDÉS (ASK) utasítás... 775 ÉRTÉK (FILL-IN) utasítás... 776 HA (IF) utasítás... 777 KÖRLEVREKORD (MERGEREC) utasítás... 779 KÖRLEVSORSZÁM (MERGESEQ)... 779 KÖVREKORD (NEXT) utasítás... 779 KÖVREKORDHA (NEXTIF) utasítás... 780 SET utasítás... 781 KIHAGYÁSHA (SKIPIF) utasítás... 781 Összefésülési példa... 782 EGYÉNI BEÁLLÍTÁSOK... 785 Környezeti beállítások... 785
12 TARTALOM Felhasználó adatai, alapbeállítások... 787 Megjelenítés... 790 Ellenőrzés és javítás beállításai... 794 Az automatikus javítás beállításai... 798 Mentés beállításai... 804 Nyelvi beállítások... 807 Kibővített beállítások... 808 A menüszalag testre szabása... 824 A gyorselérési eszköztár testre szabása... 825 A billentyűzet beállítása... 828 Beépülők beállításai... 830 Biztonság beállításai... 831 Frissítések... 834 A programindítás testre szabása... 834 A Word indítási kapcsolói... 836 GYORSGOMBOK... 837 Funkciógombok és kombinációik... 837 Dokumentumok kezelése... 839 Karakterformázás... 840 Bekezdésformázás... 841 Szöveg és ábra szerkesztése... 842 Szöveg és ábra kijelölése... 842 Szöveg- és ábrakijelölés táblázatban... 843 Kijelölés bővítése... 843 Kurzormozgatás... 844 Mozgás táblázatban... 844 Bekezdések és tabulátorok beszúrása táblázatban... 845 Törlés... 845 Másolás és áthelyezés... 845 Különleges karakterek beszúrása... 846 Dokumentumok javításainak áttekintése, véleményezése... 846 Olvasási elrendezés nézet... 847
TARTALOM 13 Körlevél készítése... 847 Nyomtatás és megtekintés... 847 Mezők kezelése... 848 A vázlatszerkezet átalakítása... 848 Szalaghoz tartozó billentyűk... 849 Ablakkezelés... 850 Párbeszédpanelek kezelése... 850 Beviteli mezők kezelése... 851 Weblapok kezelése... 852 Kereszthivatkozások, jegyzetek... 852 ALAPÉRTELMEZETT IKONPARANCSOK... 853 Fájl lap... 853 Kezdőlap... 857 Beszúrás lap... 864 Tervezés lap... 869 Lapelrendezés lap... 870 Hivatkozás lap... 874 Levelezés lap... 875 Véleményezés lap... 878 Nézet lap... 882 Fejlesztőeszközök lap... 884 SmartArt-eszközök Tervezés lap... 886 SmartArt-eszközök Formátum lap... 888 Diagrameszközök Tervezés lap... 893 Diagrameszközök Formátum lap... 895 Rajzeszközök Formátum lap... 901 Képeszközök Formátum lap... 908 Táblázateszközök Tervezés lap... 914 Táblázateszközök Elrendezés lap... 915 Élőfej- és élőlábeszközök Tervezés lap... 919 Egyenleteszközök Tervezés lap... 921 Szabadkézi eszközök Tollak lap... 922
14 TARTALOM Blogbejegyzés lap... 923 Nyomtatási kép lap... 926 Vázlat lap... 927 Ütközések lap... 928 Háttér eltávolítása lap... 930 Szövegdobozeszközök Formátum lap... 931 WordArt eszközök Formátum lap... 936 FONTOS WEBHELYEK... 942 Hivatalos Word oldalak... 942 Letöltések... 943 Tippek és trükkök... 943 Kiegészítők... 944 Word makrók... 944 Word sablonok... 945 Word feladatok... 945 IRODALOM... 946
ELŐSZÓ 15 ELŐSZÓ Tisztelt Olvasó! A Microsoft Word szövegszerkesztője az egész világon elterjedt, közismert, közkedvelt és az eladási listákat vezető program. Ezt bizonyítja a programról megjelent szakkönyvek nagy száma is. A Word 2013-as (15.0-ás) változata, mint az Office rendszer 2013 legismertebb tagja az Office 2013 Rendszer többi tagjával együtt már csak kisebb átalakításon esett át. A felhasználói felületet legnagyobb hatású megújítását az 2007-es változatban végezték a fejlesztők. A felhasználói felület soha nem látott mértékű átalakítására a Microsoft szerint több okból is szükség volt: Felméréseik szerint az általános felhasználói vélemény az, hogy az Office funkcióknak csak mintegy 5 %-át használják, A többi 95 %-ot nem találják, nem jönnek rá kezelésére. A parancsok száma az 1989-ben megjelent első változat 50 parancsával szemben elérte a 270-et. Az eredeti két eszközsáv a Word 2003-ra már 32-re gyarapodott. A Word 2000-ben megjelent munkaablakok száma egyről 19- re emelkedett. Mindezen okoknak tudható be tehát, hogy szakítottak a korábbi grafikus felhasználói felülettel és teljesen újat alkottak, ahol az eszköztárak és menük szerepét túlnyomó részben a szalagok és lapfülek vették át. A fülekkel válthatunk a különböző funkciókhoz tartozó parancsokat, elrendezéseket, stílusokat, objektumokat összefogó szalagok között. A menük egy része, például a helyi menük és hírmondónak az Office gombból legördíthető Fájl menü maradványa megmaradt. A kezelőfelület átalakítását hosszas munkafolyamat-elemzés előzte meg, amelyben a felhasználók mindennapos gyakorlatát követték. Az ebből származó több millió megfigyelés alapján dolgozták
16 ELŐSZÓ ki az új kezelőfelületeket. Ezeknek fő jellemzője, hogy megszűntek a hagyományos menük és a párbeszédpanelek száma is jelentősen csökkent. Ami maradt, azokhoz viszont nehezebb hozzáférni. Már korábban egyre több vád érte a fejlesztőket (nemcsak a Microsoftot), hogy az ilyen, a napi gyakorlatban elterjedten használt programok kezeléséhez egyre inkább pilótavizsga szükséges, azaz a szakértőkön kívül igen kevesen tudtak eligazodni a menük, parancsok egyre szaporodó dzsungelében. Gondoljuk el, hogy a Word első 11 változatában a parancsok száma több tízszeresére nőtt, de a kezelési mód tulajdonképpen megmaradt az első változatban bevezetett gyakorlatnál. Igaz ugyan, hogy ez a megoldás kvázi szabvánnyá lett és nemcsak az Office programokban alkalmazták, de mára a programok bonyolultsága már másféle felhasználói felületet igényel (tegyük hozzá, hogy közben a hardver is sokat fejlődött, a mai interfészek elképzelhetetlenek akár a 386-os gépeken). Másféle megoldásokon sok cég dolgozott, nem egy ezek közül a gyakorlatban is bizonyított (mint a grafikus programok palettái). Az Office 12 programok felhasználói felületének legfontosabb új eleme a szalag lett. Ez a munkaablakok felső részén jelenik meg, és mindig az aktuális munkához, munkafolyamathoz tartozó tartalommal. A szalag váltása szerencsére nem adaptív (vagyis nem automatikusan történik), hanem erre ikonokat, valamint a szalagon látható hivatkozásokat (lapfüleket) használhatunk. Hagyományos eszköztárból egy fél darab maradt összesen, ez alapértelmezetten tartalmazza a mentés, visszavonás, mégis, parancsokat. Az Office 12 Rendszer Outlook programja még megőrizte a régi, menüszerkezetes felhasználói felületet. Ezzel szemben az Office Outlook 2010 már szintén az új, szalagos felületet alkalmazza, mint az időközben megjelent, ingyenes Windows Live Mail program is. A 2010-es Word változatban a felhasználói felület csak kissé változott. Megváltoztatták a korábbi Office menüt (talán nem is a legszerencsésebben). A fájlkezelés parancsait most a Fájl menüből érhetjük el. Csaknem minden, itt található parancsot átalakítottak. Például érdemes megnéznünk az Információ almenüt, amelyben megtaláljuk a konvertálás, dokumentumvédelem, fájlinformációk, verziókezelés és problémaellenőrzés parancsait.
ELŐSZÓ 17 A 2013-as Wordben még a felhasználói felület is többet változott az előző verzióhoz képest, mint a 2010-es változat esetében. Alapvető, hogy megmaradt a szalag, rajta a főbb funkciók is azonosak, viszont a szalag maga újszerű módon és automatikusan rejthető el, bizonyos esetekben a címsorral együtt eltűnik. Már a program megnyitásakor azonnal tetszetős sablonok közül választhatunk új dokumentumunk számára, de itt megjelennek a korábban feldolgozott dokumentumok is, amelyek könnyen betölthetők. Átalakult a navigáció, egyre hangsúlyosabb szerepet kap az együttműködés és a felhőalapú szolgáltatások. Ennek megfelelően a Microsoft Skydrive távoli meghajtója alapértelmezett mentési hel-- lyé változott. Itt a dokumentumokat megoszthatjuk bárkivel, akinek jogosultságot adunk és internet-eléréssel rendelkezik. Még azt is megtehetjük, hogy egyszerre, többen dolgozunk ugyanazon a dokumentumon. A mentések során a meghajtó választása még a Mentés másként párbeszédpanel megjelenése előtt megtörténik. Új olvasási nézet jelent meg, amely a jó olvashatóság érdekében újrafolyatja a szöveget (eltérítve azt a kötött formázástól). Ebben a nézetben bármely, a szövegbe illesztett objektum koppintással (érintő képernyőn) vagy kettős kattintással kiemelhető, és könnyen teljes képernyős méretűvé nagyítható. Az új olvasási funkció a táblagépeken használható ki igazán. Ebben a nézetben az olvasás a táblagépeknek, illetve érintő képernyőknek megfelelően vízszintes lapozással történik. Számukra, de az asztali gépet használók számára is előnyös viszont, hogy a Word megjegyzi, melyik oldalon olvastuk utoljára a dokumentumot, és a legközelebbi megnyitás során azonnal arra az oldalra ugrik. Innen egyszerűen folytathatjuk a munkát vagy az olvasást. Az egyes, címsorok szerint elkülönített dokumentumszerkezeti hierarchia szintek egyetlen kattintással bezárhatók és megnyithatók, ami sokat segít a terjedelmes dokumentumok kezelhetőségén. A dokumentum átrendezhető a Navigációs panelen is. Az új dokumentumszerkesztési lehetőség, amelyben online videót szúrhatunk be, szintén a tartalmat táblagépeken fogyasztók számára szolgál kellemes meglepetéssel.
18 ELŐSZÓ A PDF fájlok megnyithatók és szerkeszthetők már a Wordben is. E munka közben a Word eszközeivel tetszetősebb listák, táblázatok alakíthatók ki. A korrektúrakezelés egyszerűsödött, továbbra is láthatjuk a változások helyét, de az Egyszerű korrektúra nevű új korrektúranézet világos és áttekinthető nézetben jeleníti meg a dokumentumot. A korábbi egyszerű megjegyzések a 2013-as verziótól kiegészültek egy válasz gombbal, amellyel reflektálhatunk a megjegyzésre, de a felvetett problémát megoldottnak is jelezhetjük. Az Adobe InDesign programjának intelligens segédvonalaihoz hasonló igazítási lehetőségek jelentek meg, amelyekkel a kép, diagram, alakzat objektumokat könnyebben és pontosabban elhelyezhetjük a szövegben. Módosítottak a táblázatsorok és oszlopok beillesztési módján is, amely most sokkal interaktívabb lett. A 2013-as változatban új biztonsági beállítási lehetőségek is megjelentek, amelyekkel a védett nézet alkalmazását, illetve a fájlblokkolásokat állíthatjuk be. Újdonság az is, hogy már az angol változat megjelenésekor számos más nyelvhez (köztük a magyarhoz) is letölthetők a nyelvi szolgáltatások, ráadásul a programhasználatot segítendő a súgótippek megjelenését is kérhetjük más, telepíthető nyelven. Az új funkcióknak megfelelően beleértve a táblagépek speciális használati módját is átdolgozták a súgót is. Mivel már híre-nyoma sincs a korábbi tartalomjegyzéknek, didaktikusan felépített leíráshierarchiának, szinte csak az talál meg ebben a súgóban valamit, aki pontosan tudja mit keres. Talán emiatt is jobban keresik majd könyveinket Az első látásra egyszerű Fájl menü almenüket tartalmaz, amelyekkel a szokásos dokumentumnyitáson és mentésen túl a Mentés másként paranccsal menthetünk a Word 97-2003 formátuma mellett PDF, XPS vagy az új opendocument formátumba is. A PDF az Adobe hordozható, ingyenes olvasóval is megtekinthető, a nyomdai kommunikációban kiválóan hasznosítható (minden szükséges nyomdai információt tartalmazó), többféleképpen védhető, és számos más hasznos tulajdonsággal rendelkező formátuma.
ELŐSZÓ 19 Az XPS (XML Paper Specification) szintén nyomtatásra előkészített, rögzített, lapelrendezést leíró formátum, amellyel a Microsoft nyilván a konkurens formátumot szeretné leváltani. Mérete viszont saját tesztjeink szerint a PDF-nek olykor a hatszorosát is eléri. A fájlpublikációs párbeszédpanelről is látszik, hogy a megmaradt párbeszédpanelek csak kissé módosultak. Az Előkészítés almenü viszont már a 2010-es verzióban megszűnt. A fájlinformációkkal kapcsolatos parancs átkerült az új Információ almenübe. Teljesen megváltozott a nyomtatás beállítása is. Látszólag megszűnt a nyomtatási kép, mint a nyomtatás előtti utolsó ellenőrzési lehetőség. Valójában ezt most a Nézet szalag Nyomtatási elrendezés nézetével oldhatjuk meg úgy, hogy közben a dokumentum szerkeszthető marad. A korábbi Közzététel helyett megjelent Mentés és küldés almenüben végezhető megosztás előtt alkalmazzuk, vagyis ellenőrizzük a dokumentumot, csatolásokkal látjuk el, kiosztjuk a jogokat és korlátozásokat más felhasználók számára, digitális aláírással látjuk el a dokumentumot (hogy biztosíthassuk az eredetiség igazolását), ellenőrizhetjük a kompatibilitást a korábbi Word változatokkal, valamint készre jelentve írásvédetté tehetjük. A korábbi funkciók általában elérhetők. A legtöbb művelethez most a menük helyett a szalagokon elérhető vezérlőelemeket használjuk. Például a legtöbb (leggyakrabban használt) formázási lehetőség elérhető a Kezdőlap és az egyes objektumok beszúrása után megjelenő Formátum szalagokról. A beállításokat ráadásul általában minták alapján végezzük. Ezeket a mintákat galériákban helyezték el, amelyek közös jellegzetessége, hogy a bennük szereplő minta fölé mozgatott kurzor hatására a mintának megfelelő formázás megjelenik az aktuális vagy kijelölt szövegrészen. Ha valakinek ennél részletesebb beállításra van szüksége, akkor a szalagról megjeleníthető a szokásos beállító párbeszédpanel is. A program első, 1983-as változata óta jelentős átalakulásnak lettünk tanúi. A legújabb változat, mint irodai mindenes, önmagában, de az Office rendszer 2013 többi tagjával együtt biztosan felöleli a mindennapi adminisztrációs, adatkezelési, címjegyzék-, feladat- és egyéb nyilvántartási, feldolgozási tevékenységet. Ráadásul a család már korábban új tagokkal gyarapodott: az önálló alkalmazás In-
20 ELŐSZÓ fopath és OneNote mellett a beépülő Business Contact Manager, majd az üzleti diagramszerkesztő Visio, a projekttervező Project és a legújabban a csoportmunka támogató Groove, valamint az XML technológia, a tartalomvédelmi szolgáltatások is ide sorolhatók. Az alkalmazásokban tovább fokozták az integrációt és a csoportmunkalehetőségeket, olykor-olykor már azt is elfelejthetjük, hogy egy-egy parancs melyik programnak a része. A Word 2013-ról szóló elektronikus könyvünk a korábbiakhoz hasonlóan már olyan terjedelmű lett, hogy célszerűségi okokból egyelőre öt önálló kötetben tervezzük megjelenítését. Az így keletkező kisebb fájlméretek mellett nem elhanyagolható szempont az sem, hogy így az egyes kötetek témáiban jártasak, vagy az iránt nem érdeklődők számára nem kell letölteni így a teljes és drágább kötetet. A parancsok közötti eligazodást a papíros könyvekben általában a könyv végén megtalálható tárgymutató segíti. Elektronikus könyv esetében e helyett kereshetünk a teljes dokumentumban is, de hasznosnak bizonyul a törzsszöveg bal oldalán megjeleníthető könyvjelző jegyzék, amelyet mi alaphelyzetben a könyv tartalomjegyzékével töltöttünk fel. A tartalomjegyzék + ikonjaival jelölt csomópontjaiban alfejezeteket tartalmazó ágakat nyithatunk ki. A tartalomjegyzék bejegyzései ugyanakkor ugróhivatkozásként szolgálnak. Ha egy fejezetre akarunk lépni, akkor elegendő a bal oldali ablakrészben megjelenített könyvjelző-lista megfelelő részére kattintani. Ez a könyv az ingyenes Acrobat Reader 9.0 (illetve későbbi) vagy az Acrobat e-book Reader, illetve az Adobe Reader segítségével olvasható (letölthető többek közt a www.adobe.com webhelyről is). A leírtak megértéséhez és alkalmazásához különösebb számítástechnikai ismeretekre nincs szükség, elegendő a Windows 7 operációs rendszer alapfokú ismerete. A könyvet ajánljuk azoknak, akik kényelmesen, gyorsan, tetszetős formában szeretnék elkészíteni dokumentumaikat, amihez ezúton is sok sikert kívánunk. Végezetül: bár könyvünk készítése során a megfelelő gondossággal igyekeztünk eljárni, ez minden bizonnyal nem óvott meg a tévedésektől. Kérem, fogadják megértéssel hibáimat. Szentendre, 2013. június Köszönettel a szerző
PROGRAMTELEPÍTÉS ÉS ELTÁVOLÍTÁS 21 PROGRAMTELEPÍTÉS ÉS ELTÁVOLÍTÁS A program telepítésén már a 2010-e verzióban rengeteget változtattak. Bevezették a Microsoft Office Kattintásra szolgáltatást, amely a hagyományos, dobozos verzióval szemben az internetről letöltött telepítő csomagot használ. Most is lehet dobozos, DVD lemezen forgalmazott csomagot kapni, de rohamosan terjed az internetről letölthető programcsomagokhoz árult licencek száma is. Ezt erősíti a teljes Office szolgáltatáscsomagot a felhőben nyújtó Office 365 csomag és licenc is. Könyvünkben az internetről származó telepítő csomag használatát mutatjuk be, amely akár lemezre is írható, így kezelése innen azonos a hagyományos, dobozos változat használatával. A termék védelmét az illetéktelen felhasználókkal szemben itt is a termékaktiválásra bízták. Ez azt jelenti, hogy a futtatást engedélyező kódot csak a Microsoftos (személyes adatokat nem tartalmazó) regisztráció után kapjuk meg, e nélkül programunk csak korlátozott számú indítást engedélyez. A megoldás célja az illegális programhasználat csökkentése. A program környezete Környezeten mindazon eszközök összességét értjük, amelyek egy program használatát lehetővé teszik. Ezek alapvetően két részre oszthatók: a hardverre (mint a futtató gép és a perifériák együttese) és a szoftverre. E két csoport egyes részei már nem is választhatók szét. Mindenesetre a vasat, azaz a számítógépet a szoftver, vagyis a programok üzemeltetik, vezérlik és szabályozzák működését. Előbb a hardverkörnyezetet
22 A program környezete ismertetjük, a szoftverkörnyezetre és a kezelői felületre később, a program telepítésének leírása után térünk ki. A minimális (a fejlesztők szerint éppen elégséges) számítógépösszetétel: A Microsofttól kapott információk szerint az Office 2013 rendszer hardverigénye megegyezik az előző változatéval, kivéve, ha különleges multimédiás szolgáltatásokra és az Outlook programban az univerzális azonnali keresés szolgáltatásra van szükségünk. Ebben az esetben ugyanis 1GB memóriát javasolnak. Ezek szerint megfelelő az ajánlott konfiguráció: 1 GHz-es x86, vagy x64 processzor SSE2 támogatással (ennek a legtöbb, 2006 óta gyártott Intel és AMD processzor megfelel). A Microsoft Office 2013 rendszer RAM-igénye 32 bites operációs rendszernél 1 GB, 64 bites operációs rendszernél 2 GB. Csak a Word beéri 256 MB RAM-mal, illetve erősebb grafikus igényeknél 512 MB RAM szükséges. A merevlemezen szükséges szabad terület mérete 3,5 GB. A szükséges merevlemez-terület az egyedi telepítési beállításoktól függően változhat. SVGA monitor és vezérlőkártya legalább 1024x576 képpont felbontással, 256 színnel. A grafikai hardvergyorsítás a DirectX 10 technológiával kompatibilis videokártyát igényel 64 MB vagy több video memóriával Egér vagy más grafikus pozicionáló eszköz, köztük értendő már az érintő képernyő is. Bármilyen, a Windows által támogatott hálózati kártya, ha a hálózatot, illetve az MS Mail, illetve az Outlook programot is szeretnénk használni; Windows 7, Windows 8, Windows Server 2008 R2, vagy Windows Server 2012. (A csomag nem fut Windows XP vagy Windows Vista alatt). Microsoft Internet Explorer 8, 9 vagy 10; Mozilla Firefox 10.x vagy későbbi verzió; Apple Safari 5; vagy Google Chrome 17.x. (az internetes szolgáltatásokhoz pedig internetkapcsolat szükséges).
PROGRAMTELEPÍTÉS ÉS ELTÁVOLÍTÁS 23.NET verzió: 3.5, 4.0 vagy 4.5 Multitouch: A csomag érintéses funkcióinak kiaknázásához, érintés érzékeny eszköz szükséges, de ettől függetlenül a csomag összes funkciója elérhető egy hagyományos számítógépen is. Az új érintéses funkciókat a Windows 8-ra optimalizálták. Beszerzés és telepítés Eddig kétféle módon érhettük el a Microsoft Office irodai programcsomagját. Egyrészt megvásárolhattuk a hagyományos adathordozón, DVD lemezen árult változatot, vagy előfizethettünk a hálózaton keresztül elérhető szolgáltatásokra, mint az Office 365 és a Web Apps esetében. E két véglet között jelent meg a Microsoft Office 2013 Professional Plus csomag, amelyet megvásárolhatunk dobozos változatban és letöltéssel egyaránt. Az otthoni felhasználókat célozza a Home Premium, a kisvállalkozásokat a Small Business Premium, a közepes vállalatokat a ProPLus és a nagyvállalatokat az Enterprise változat. Ezekért havi díjas bérleti konstrukcióban használhatjuk. Ilyenkor viszont olyan webes extrákat kapunk a csomaggal, mint a Home Premium esetében 20 gigabájtos SkyDrive online tárhelyet, illetve havi 60 percnyi Skype telefonhívásra felhasználható kreditet. Az Office 2013 így egy online/offline hibrid lett, amelyre a telepítés módja is jellemző. A Microsoft Office 2013 rendszer telepítése jelentősen eltér a 2010-es változat előttiekétől. Sőt az Office 365 szolgáltatásba jelentkezve használhatjuk telepítés nélkül is Az Office 2013 teljes nyelvi támogatással rendelkezik, továbbá 32 és 64 bites operációs rendszereken is használható (azonban mindkét platformon az Office 32 bites változatát futtatja). A technológia Ha a letöltést választjuk, akkor a 60 napig próbaváltozat üzemmódban futtatható telepítőkészletet több helyről is letölthetjük, például: http://technet.microsoft.com/en-us/evalcenter/jj192782.aspx
24 Beszerzés és telepítés A 60 napos próbaidőszak alatt megvásárolt licenc birtokában a program könnyen aktiválható a Fájl/Fiók ablakban. A letöltött telepítő készlet egy 666 MB méretű img fájl, amelyet vagy felírunk egy DVD lemezre és azt használjuk telepítő médiaként, vagy a telepítőfájlt tartalmazó mappát virtuális meghajtónak definiáljuk, és onnan indítjuk a telepítést. A virtuális meghajtó kialakítására kiváló és ingyenes eszköz a Daemon Tools Lite program, amely letölthető az Origó szoftverbázisból: http://szoftverbazis.hu/szoftver/daemon-tools-lite-v4.html A Daemon Tools Lite program letöltése és telepítése, majd elindítása után, a ikonnal vehetjük fel a lemezképet tartalmazó mappát az Images ablakrészbe. Itt jelennek meg a virtuális meghajtók, amelyek az ikonnal indíthatók. Ekkor megjelenik a setup.exe program is, amelynek futtatásával már az Office 2013-at telepíthetjük (lásd az ábrát). A telepítés indítása a virtuális optikai meghajtóról
PROGRAMTELEPÍTÉS ÉS ELTÁVOLÍTÁS 25 A telepítés menete A telepítés megkezdése előtt zárjunk be minden futó alkalmazást. Ezt követően indítsuk a Setup.exe programot a virtuális vagy tényleges optikai meghajtóról. Az első párbeszédpanelen fogadjuk el a licenc megállapodást a (I accept the terms of this agreement) jelölőnégyzet bejelölésével, különben a telepítés azonnal véget ér. Ezt követően válik elérhetővé a Folytatás gomb, amellyel a második párbeszédpanelre lépünk. A telepítő program második párbeszédpanelje A párbeszédpanel Frissítés lapján választhatunk, hogy eltávolítunk minden korábbi verziót (Remove all previous version), vagy megtartunk minden korábbi verziót, azaz alkalmazást (Keep all previous version), esetleg jelölőnégyzetekkel adjuk meg, mely programokat szeretnénk eltávolítani (Remove only the following applications). Ha
26 Beszerzés és telepítés az összes korábbi programot megtartanánk, az Outlook 2013 akkor is felülírja a korábbi levelezőprogramot, mert ebből az alkalmazásból csak egy lehet gépünkön. Kiválasztjuk a telepítendő komponenseket A Telepítési változatok (Installation Options) párbeszédpanellapon adjuk meg a telepítendő komponenseket. Itt az adott komponens helyi menüjében választhatunk, hogy az összes, az adott ágban szereplő összetevő a gépünkre kerüljön (Run all from My Computer), vagy csak a kijelölt elem települjön a gépünkről (Run from My Computer), illetve az első futás során települjön (Installed on First Use), vagy ne legyen elérhető (Not Available). A Telepítési hely (File Location) párbeszédpanel-lapon adjuk meg a telepítési helyet, amelynek elérési útját vagy begépeljük, vagy a Tallózás gombra kattintva tallózással keresünk meg. A vá-
PROGRAMTELEPÍTÉS ÉS ELTÁVOLÍTÁS 27 lasztást segíti, hogy a párbeszédpanel megjeleníti a szükséges (Total space required on drive), és a kiválasztott meghajtón rendelkezésre álló (Space available on drive) tárterületet. A Felhasználói adatok párbeszédpanel-lapon a felhasználói információkat (teljes név, monogram, cégnév) adjuk meg. Végül kattintsunk a telepítés elindításához az Azonnali telepítés gombra! Az angol nyelvű változathoz is szükséges a nyelvi szolgáltatások (helyesírási és nyelvtani ellenőrzés, szinonima szótár) külön telepítése, ha nem csak angol nyelvű dokumentumokat szeretnénk szerkeszteni. Ezt indíthatjuk a Microsoft honlapjáról vagy akár a szerkesztett dokumentum felett megjelenő üzenősor Download gombjára kattintva (lásd a következő ábrát). A nyelvi szolgáltatások telepítése Első lépésben itt is a telepítő anyag letöltése történik, amelyhez kiválasztjuk a nyelvet, majd a Download gombra kattintunk. A letöltött telepítő (Proofingtools.exe) elindítása után itt is el kell fogadnunk a licenc megállapodást, majd a telepítés végén újra kell indítanunk a
28 Beszerzés és telepítés Wordöt. A Microsoft honlapjáról a nyelvi ellenőrző (Proofing tool) eszközökön túl magyar nyelvű súgótippeket (ScreenTip) is letölthetünk az angol nyelvű programhoz. A nyelvi eszközök letöltésének helye a Microsoft honlapján Termékaktiválás A termékaktiválás során a rendszer ellenőrzi, hogy a termék telepítésekor használt termékkulcsot csak a licencben megengedett számítógépeken használják-e. A termék aktiválása nélkül a program csak korlátozott számú 30 vagy 60 napos bemutató (trial) üzemmódban használható. E periódus (türelmi idő) lejárta után csak csökkentett funkcionalitással (Csökkentett szolgáltatáskészletű üzemmódban, általában nézegetésre) használhatók az Office Rendszer programjai. A Fájl fül Fiók parancsával megjelenített oldalon elolvashatjuk a türelmi időből hátra lévő napok számát is (lásd a következő ábrán). A Csökkentett szolgáltatáskészletű üzemmódban nem sérülnek az egyéni fájlok, dokumentumok, de nem lehet menteni a dokumentumokon végzett módosításokat, nem lehet új dokumentumokat létrehozni, és további szolgáltatások is elérhetetlenné válhatnak. A
PROGRAMTELEPÍTÉS ÉS ELTÁVOLÍTÁS 29 termékkulcs megadása és a szoftver aktiválása után az összes megvásárolt program és szolgáltatás teljes körűen használhatóvá válik. Egyes licenckonstrukciókban az aktiválás megtörténik már a program (illetve az Office csomag) telepítése során. Amikor az Office-programot először indítja el a telepítése után, kéri a termékkulcs beírását, amennyiben ezt még nem tette volna meg a telepítés során. Amikor megadja az érvényes termékkulcsot, az Aktiválás varázsló automatikusan elindul, és kétféle folytatási lehetőséget kínál fel: Aktiválás az interneten keresztül vagy Aktiválás telefonon keresztül (ez ma Magyarországon nem érhető el). Az első esetben élő internetkapcsolat mellett az Aktiválás varázsló automatikusan csatlakozik a Microsoft licenckiszolgálóihoz. Ha olyan érvényes termékkulcsot ad meg, amelyet az engedélyezettnél kevesebb telepítés során használtak, a Microsoft azonnal aktiválja a terméket. Ha az interneten keresztül hajtja végre az aktiválást, a rendszer a telepítéskor megadott termékkulcs alapján megállapított termékazonosítót elküldi a Microsoftnak, és az válaszként visszaküldi a számítógépnek a megerősítő azonosítót, aktiválva ezzel a terméket. Ha az interneten keresztüli aktiválást választja, és még nem kapcsolódik az internethez, a varázsló figyelmeztetést jelenít meg, hogy nincs kapcsolat. Ha az aktiválást később indítjuk, akkor az indításhoz a Fájl fülön kattintsunk a Fiók, majd a Licence Options gombra! Válasszuk a lenyíló menüben az Activate Product (Termékkulcs aktiválása) parancsot (lásd a következő ábrát)! A következő információs párbeszédpanelen kattintsunk a Next gombra, majd újabb párbeszédpanelen választhatunk a termék interneten keresztüli megvásárlása vagy a telefonos aktiválás közül. Ez utóbbi Magyarországon nem működik. Az aktiválás indítható a programbetöltés után, az üzenősorban megjelenő Activate gombra kattintva is. A Convert to Full (Konvertálás teljes verzióvá) paranccsal megjelenített újabb menüben választhatunk a termék megvásárlása (Buy), a termék interneten keresztüli megvásárláskor kapott termékkulcs beírása (Enter Key) közt. A 30 napos általános próbaver-
30 A program indítása ziós üzemet 60 napra tolhatjuk ki, ha megadjuk a Microsoftnál a termékhez regisztrált fiókunkat (Sign In). Az aktiválás indítása az Account lapról A program indítása A program indítása megegyezik az Office korábbi változataiból megismert módokkal. Ezek közül tetszés szerint választhatunk, majdnem mindegyik indítási mód mellett érveket lehet felsorakoztatni, melyeket az alábbiakban foglalunk össze. A programot indíthatjuk a Windows, vagy nyomógombjára kattintás után a Programok (Minden program, Programs) csoportból, a Futtatás (Run) ablakból, vagy ha külön parancsikont készítettünk, akár a Windows munkaasztaláról, illetve a Tálca gyorsindítás sávjáról is. Ide a Start/ Programok menüből a bal egérgomb nyomva tartása közben húzhatjuk leggyakrabban használt programjainkat. Az ikonok itt a Windows minden indítása után azonnal megjelennek, így ez gyors programindítást biztosít, mivel egyetlen kattintás elegendő a
PROGRAMTELEPÍTÉS ÉS ELTÁVOLÍTÁS 31 művelethez, szemben a Start menüből történő indítással, amely legalább két kattintást igényel. Microsoft Office ikonok a Windows tálcáján A parancsikont a Windows tálcájára helyezhetjük a Start menüben megjelenített program helyi menüjének Rögzítés a tálcán parancsával is (lásd az ábrát). A rögzítés a helyi menü Rögzítés feloldása a tálcán parancsával szüntethető meg. Ez természetesen nem jelenti azt, hogy a futó programok ikonjai ne jelennének meg a tálcán, csak az indításhoz használt ikon tűnik el. Program felvétele menüből a tálcára A Start menüből indítás négy kattintást igényel, ha a menü megjelenítése után, a Minden program, majd a Microsoft Office 2013, végül a Word 2013 sorokra kattintunk. Ez a művelet-
32 A program indítása sor is lerövidíthető, ha kiadjuk a helyi menü Rögzítés a Start menüben parancsát (lásd a fenti ábrát). A Start/Beállítások/Tálca... parancs, illetve Windows 7 alatt a Start gomb helyi menüjének Tulajdonságok parancsa segítségével vagy az Intézőben is beállíthatjuk a Start és a többi menü tartalmát (a Ctrl billentyű nyomva tartása közben húzzuk a Winword alkalmazást a Start menübe). Ha gyakran használjuk Wordünket, akkor ez a legpraktikusabb megoldás. Az így átalakított, legfelső szintű menüben a Winword (.exe) sorra kattintva indíthatjuk a leggyorsabban a programot. Bár a Windows XP óta a tálca módosítására ritkán van szükség, hiszen a leggyakrabban használt programjaink automatikusan megjelennek a Windows nyomógombjára kattintás után, ha a fenti átalakítást elvégezzük, akkor a megadott programok mindig, azaz a programindítások számától függetlenül megjelennek a Start menüben. Az állandóan megjelenő (testre szabással ide helyezett) programok egy vízszintes vonal felett, a gyakori indítás miatt kiérdemelt helyzetű programok a vonal alatt jelennek meg. Szintén egykattintásos indítást biztosít, ha parancsikont helyezünk el a Windows munkaasztalán. Parancsikont helyezünk el a munkaasztalon
PROGRAMTELEPÍTÉS ÉS ELTÁVOLÍTÁS 33 Ehhez kattintsunk a jobb egérgombbal a munkaasztalra, majd kattintással adjuk ki a megjelent helyi menü Parancsikon parancsát! A Parancsikon létrehozása párbeszédpanelen adjuk meg a parancsikon célját, vagyis a Word program elérési útját. amelyet megkereshetünk a Tallózás gombra kattintva is (lásd a fenti ábrát). A Tovább gombra kattintás után nevezzük el a parancsikont, majd zárjuk be a párbeszédpanelt! A parancsikon ekkor megjelenik a munkaasztalon (lásd a mellékelt ábrát) és azonnal használható a program indítására. A parancsikon egyúttal megjelenik az Asztal rendszermappában is. Ez azt is jelenti, hogy asztali parancsikont létrehozhatunk úgy is, hogy a Ctrl gomb nyomva tartsa közben egy máshol létrehozott parancsikont ebbe a mappába húzunk (lásd a következő ábrát). Az Asztal mappa tartalma Ha a parancsikon rövidítést nem helyeztük el a munkaasztalon, akkor választhatjuk a munkaasztalon a jobb egérgombos kattintással vagy a Shift+F10 billentyűkombinációval megjelenített helyi menü Új Microsoft Word Document parancsát. Ugyan-
34 A program indítása ezt a parancsot megtaláljuk a Windows Intéző (fájlkezelő) Fájl/Új almenüjében is. A korábban szerkesztett, illetve más Windows alkalmazással létrehozott anyagok a Start/Dokumentumok listából is kiválaszthatók. Programindítás korábban szerkesztett fájl betöltésével Ha egy ilyen Winword dokumentumra kattintunk, akkor betöltődik a Word, majd abba a dokumentum, melynek szerkesztését folytathatjuk. (Ha már fut a Word, akkor így egy új szerkesztőablakot nyitunk, és abba töltődik a kiválasztott dokumentum). Programindítás dokumentum betöltésével a Start menüből
PROGRAMTELEPÍTÉS ÉS ELTÁVOLÍTÁS 35 A Windows 7 operációs rendszerben viszont a Start menüben található programokhoz külön is elérhető az adott programmal utoljára feldolgozott dokumentumok listája, ahonnan szintén választhatunk megnyitandó fájlt (lásd a fenti ábrát). A Start menü Futtatás... parancsának kiadása után azaz rákattintva előbb a nyomógombra, majd a Futtatás... sorra beírással megadhatjuk vagy a Tallózás... gombra kattintás után a könyvtárszerkezetben kiválaszthatjuk (lásd a Futtatás párbeszédpanelt) a program elérési útját. E kényelmetlen indításban az a hasznos, hogy az indító parancssorban megadhatunk indítási kapcsolókat is (lásd később). Ilyen indítási kapcsolókat egyébként megadhatunk a parancsikonokhoz is. A vizsgált meghajtót, illetve könyvtárat a Hely listában választjuk ki. A párbeszédpanel ikonjával a könyvtárszerkezetben egy szinttel feljebb, az ún. szülő könyvtárba léphetünk. A könyvtárakat a mappák, az aktuális könyvtárat a megnyitott mappa jelöli. A Megnyitás nyomógombra kattintás után a Futtatás párbeszédpanelbe töltődik az elérési út. Ott kattintsunk az OK nyomógombra vagy válasszuk ki az OK nyomógombot és nyomjuk meg az Enter billentyűt. Programindítás a Futtatás párbeszédpanelről Hasonló módon, a Start/Minden program Microsoft Office 2013 Word 2013 menüsorra kattintva is elindíthatjuk a programot, de ekkor e menüsor eléréséhez több műveletet kell végeznünk, így valamivel hosszadalmasabb.
36 A program indítása Office parancsikonok a munkaasztalon Mint korábban bemutattuk, a gyakran használt programokhoz érdemes parancsikont létrehozni a munkaasztalon. Ha gyakran dolgozunk egy meghatározott dokumentumon, akkor annak ikonját is érdemes a Windows ablak állandó részévé tenni, azaz az Asztal (Desktop) könyvtárba másolni. Ekkor a dokumentum szerkesztése a Word program betöltésével együtt az ikonra mért dupla kattintással indítható. A dokumentum későbbi saját felhasználói könyvtárunkba helyezése után (ikonját az asztallapról a könyvtárunkba húzzuk), ha a Windows Dokumentumok listájából ezt a dokumentumot választjuk, a Windows megkeresi az állomány új helyét. A dokumentumot többféleképpen helyezhetjük az asztallapra: 1. Az egér jobb gombjával a Windows hátterére, azaz az asztallapra kattintunk. Az ekkor megjelenő helyi menü Új Microsoft Office Word Document parancsával új, üres dokumentum ikonját helyezhetjük el az asztallapon. Később használhatjuk ezt az ikont is a Word betöltésére, illetve üres dokumentum szerkesztőablakának megnyitására. 2. A dokumentumot megfogjuk a Windows Programok/ Windows Intéző listáján és a lenyomott bal egérgomb nyomva tartása mellett a Windows képernyő hátterére vontatjuk. Ezután felengedjük az egérgombot. Ekkor a dokumentum megjelenik az Asztal (Desktop) könyvtárban, ikonja az asztallapon. 3. Parancsikont a legegyszerűbben úgy hozhatunk létre, hogy az egér jobb gombjával a Windows hátterére, azaz az asztallapra kattintunk. A helyi menü Új/Parancsikon parancsával megjelenített Parancsikon létrehozása párbeszédpanelen mezőbeírással adjuk meg vagy Tallózás nyomógombra kattintás
PROGRAMTELEPÍTÉS ÉS ELTÁVOLÍTÁS 37 után keressük ki az OFFICE15 könyvtár WINWORD programját. A dokumentumikon formája jelzi azt is, hogy a dokumentumot Word 2013-as, vagy a korábbi változatoknak megfelelő kompatibilis formátumban mentettük (lásd az ábrát). Dokumentumikon 2013-as és kompatibilis formátumhoz A program indítási kapcsolói A Word indításához a program betöltését szabályozó alapértelmezett indítási kapcsolókat is megadhatunk (parancsikonhoz kapcsolva vagy parancssorban). Ha parancsikonhoz például különböző sablonok parancsikonjaihoz kapcsolódóan adjuk meg ezeket a tulajdonságokat, akkor többféle indítási módot is beállíthatunk. A Windows asztalán kattintsunk a Microsoft Word parancsikonjára az egér jobb gombjával, a menüből válasszuk a Tulajdonságok parancsot, majd a Parancsikon panellapot, vagy a Windows Explorerben kattintsunk a Microsoft Word program ikonjára, majd a Fájl menüben válasszuk a Tulajdonságok parancsot (lásd az ábrát). A Cél vagy Parancssor mező tartalmazza a Word elérési útvonalát. Az elérési útvonal végére írhatjuk a következő kapcsolókat: Kapcsoló Feladat Példa /a A Word a bővítmények és a globális /a sablonok (beleértve a Normál sablont is) automatikus betöltése nélkül indul. A beállító fájlok sem módosíthatók.
38 A program indítási kapcsolói Az indítási kapcsolókat parancsikonhoz kötjük Kapcsoló Feladat Példa /l beépülő útvonala A program egy megadott beépülő bővítmény betöltésével (például WordArt) indul. Ezek dokumentumba beágyazható objektumokat hoznak létre. Egyébként, ha a sablon vagy a beépülő program a Word Startup mappájában van, akkor mindig automatikusan betöltődik, valahányszor a Word-öt megnyitjuk. /l Sales.dll /m A Word betöltése egy megadott makró /m makrónév futtatásával. /m Indítás az automatikusan végrehajtan- /m
PROGRAMTELEPÍTÉS ÉS ELTÁVOLÍTÁS 39 dó makrók futtatása nélkül. Kapcsolók használata nélkül a Word indításakor tartsuk lenyomva a Shift billentyűt. /n A Word indítása dokumentum megnyitása nélkül. Az ezután megnyitott dokumentumok nem jelennek meg a többi példány Nézet/Ablak/Ablakváltás menüjében. /t fájlnév A Word elindítása egy normal.dot sablontól eltérő sablonnal. /w A Word indítása egy üres dokumentummal. Az így és az ezután megnyitott dokumentumok nem jelennek meg a többi példány Nézet/Ablak/Ablakváltás menüjében. /n /t c:\kezdő.dot Az automatikusan végrehajtandó makrók futása megakadályozható kapcsolók nélkül is. Ehhez a Word indításakor tartsuk lenyomva a Shift billentyűt.
40 A program indítási kapcsolói A WORD ÚJ MEGOLDÁSAI Könyvünk második fejezetében tájékoztató jelleggel mutatjuk be előbb a Word 2007, majd a Word 2010, utána a Microsoft Office Word 2013 azaz a Winword 15.0 program újdonságait, amelyek részletezésére a későbbi fejezetekben még visszatérünk. Ebben a részben vázlatosan mutatjuk be a Word legújabb változatának legjellegzetesebb eltéréseit a megelőző, Word 2003-as, illetve 2007-es változatától. A két utóbbi, tehát a 2007-2010-es változat újdonságait azért ismertetjük együtt, mert a 2007-es változat legnagyobb újdonságát a felhasználói felület radikális átalakítása jelentette. Azok számára, akik a program korábbi verzióiról térnek át a 2013-as változatra, feltétlenül szükséges megismerni ezeket a változásokat is. A kevésbé lényeges változásokat a programot használók által már ismert parancsok leírásánál részletezzük. A programmal most ismerkedők, azaz semmilyen korábbi Word tapasztalattal nem rendelkezők számára azt tanácsoljuk, hogy ugorják át ezt a részt és a szövegszerkesztés alapszolgáltatásainak (3. fejezet) megismerése után térjenek ide vissza. A Word 2013 felismeri az összes korábbi Word változattal készült fájlokat (beleértve a DOS alatt futó verziókat is). Beolvasás után ezeket menthetjük a korábbi Word dokumentum formátumban (ezt az üzemmódot a program címsorában megjelenő Kompatibilitási mód felirat is jelzi), vagy egyéb formátumokra is konvertálhatunk, köztük a Word 2013 XML alapú, docx kiterjesztésű formátumába, illetve akár Opendocumen Text odt formátumba. A 97-es formátum többek között arról nevezetes, hogy megoldja a Word dokumentumok régi nagy problémáját, azaz a túlságosan nagyméretű dokumentumok tárolását. Ennek érdekében a Word a beillesztett képeket tömörítetten tárolja, így a méretcsökkentés igazán a sok ábrát tartalmazó dokumentumokon érvényesül. Ezt később kiegészítették
A WORD ÚJ MEGOLDÁSAI 41 azzal, hogy a képek levágott (nem megjelenített, de tárolt részeit eltávolíthatjuk a fájlból). A Word 2013-ban készült fájlok is elmenthetők a korábbi változatoknak megfelelő formátumban, ekkor azonban az adott változat után megjelent új formázások eredményei elvesznek. Gondjaink lehetnek az így mentett állományokkal, ha egyéni tulajdonságokat mentettünk el az adatlapon (ezeket érdemes a 97- es változat előtti formátumba mentés előtt törölni). 2007-es MS Office újdonságok A következőkben a Word 2007 újdonságai előtt tekintsük át, melyek a Microsoft Office 2007 Rendszer összes programjában megtalálható újdonságok. Hosszú idő, több mint három év telt el azóta, hogy a Microsoft 2003-ban új irodai programcsomaggal jelentkezett. A hosszas fejlesztés eredményét, legalábbis néhány jellemzőjének bemutatásával a témához igen szűkre szabott keretek között próbáljuk meg bemutatni. De nézzük hát, mi minden újdonságra számíthatunk. Ha röviden akarjuk összefoglalni, akkor minden új, más szemmel nézve semmi. Az ambivalens érzéseket az kelti, hogy az Office 12 programcsomag részei, a 2007-es verziószámot viselő Access, Excel, InfoPath, OneNote, Outlook, PowerPoint, Publisher, Word, valamint az Office programcsomag egyre inkább teljes jogú, de külön licencelt tagjai, vagyis a Project, Visio funkcionalitása első pillantásra csak igen kis mértékben változott, ugyanakkor a programok közkeletűbb felének, vagyis az Access, Excel, Outlook, PowerPoint, Word programoknak teljesen új felhasználói felületet alkottak. A FrontPage program jövőjéről egyelőre annyi hír van, hogy új néven fejlesztik tovább. Nézzük azonban alaposabban meg a programcsomagot. Igen lényeges, és nem feltűnő változtatás az új fájlformátumok bevezetése. A korábbi változatokkal tartott kompatibilitás érdekében a bináris fájlformátumok (doc, xls, ppt stb.) megtartása mellett a fájlokat XML (Extensible Markup Language) alapokra helyezték. A jól tömöríthető XML formátumot a fájlnév kiterjesztéséhez adott x betű is jelzi (docx, xlsx, pptx). A tömörítésnek köszönhetően a fájlméretek csök-
42 2007-es MS Office újdonságok kenését a fejlesztők 50-80% közöttire becsülik. A tényleges méreteket nyilván befolyásolja a tartalom, hiszen a képek kezelése nem változott. Ezeket a fájlformátumokat a gyártó nyilvánosságra hozta, így ezek kiszolgáló-oldali alkalmazásokban az Office nélkül is előállíthatók XML konverzióval. A kezelőfelület átalakítását hosszas munkafolyamat-elemzés előzte meg, amelyben a felhasználók mindennapos gyakorlatát követték. Az ebből származó több millió megfigyelés alapján dolgozták ki az új kezelőfelületeket. Ezeknek fő jellemzője, hogy megszűntek a hagyományos menük és a párbeszédpanelek száma is jelentősen csökkent. Ami maradt azokhoz viszont nehezebb hozzáférni. Már korábban egyre több vád érte a fejlesztőket (nemcsak a Microsoftot), hogy az ilyen, a napi gyakorlatban elterjedten használt programok kezeléséhez egyre inkább pilótavizsga szükséges, azaz a szakértőkön kívül igen kevesen tudtak eligazodni a menük, parancsok egyre szaporodó dzsungelében. Gondoljuk el, hogy a Word első 11 változatában a parancsok száma több tízszeresére nőtt, de a kezelési mód tulajdonképpen megmaradt az első változatban bevezetett gyakorlatnál. Igaz ugyan, hogy ez a megoldás kvázi szabvánnyá lett és nemcsak az Office programokban alkalmazták, de mára a programok bonyolultsága már másféle felhasználói felületet igényel (tegyük hozzá, hogy közben a hardver is sokat fejlődött, a mai interfészek elképzelhetetlenek akár a 386-os gépeken). Másféle megoldásokon sok cég dolgozott, nem egy ezek közül a gyakorlatban is bizonyított (mint a grafikus programok palettái). Az Office 12 programok felhasználói felületének legfontosabb új eleme a szalag. Ez a munkaablakok felső részén jelenik meg és mindig az aktuális munkához, munkafolyamathoz tartozó tartalommal. A szalag váltása szerencsére nem adaptív (vagyis nem automatikusan történik), hanem erre ikonokat, valamint a szalagon látható hivatkozásokat (lapfüleket) használhatunk. Hagyományos eszköztárból egy fél darab maradt összesen, ez tartalmazza a mentés, visszavonás, mégis, parancsokat. De nézzünk most már meg egy-két fontosabb alkalmazást! Kezdjük a Word szövegszerkesztővel. Itt lehet a legjobban megfigyelni a programfejlesztők szándékait. Az egyszerű felhasználónak nem kell
A WORD ÚJ MEGOLDÁSAI 43 megjegyeznie, hogy melyik parancsot hol, melyik menüben találja, és mire szolgál. A szalagon megjelenő eszközök, információk szinte maguktól beszélnek. Persze, aki már gyakorlatot szerzett a korábbi változatok valamelyikének használatából, annak az átállás nehézkes lehet és bizonyos dolgokat csak igen hosszas keresgéléssel lehet megtalálni. Míg például viszonylag egyszerűen megtalálhatjuk a karakterek, bekezdések részletes formázásához szükséges párbeszédpaneleket, a testre szabás, beállítás párbeszédpaneljét az egyetlen hagyományos eszköztár testre szabásakor a Gyorselérési eszköztár testreszabása parancsot az eszköztár helyi menüjében, illetve A Word beállításai párbeszédpanelen találhatjuk meg. A fájlkezelés parancsainak eléréséhez a munkaablak bal felső sarkába, az Office gombra kell kattintanunk. A Kezdőlap szalag a szerkesztés alapvető parancsaival Az alapállapotban, szövegrögzítéskor használt Kezdőlap szalag a legfontosabb szerkesztési, formázási utasításokat, illetve azok szimbólumait tartalmazza. A stílusok alkalmazása egyszerű, az egérkurzor alatti stílust azonnal mutatja a szövegen, ha tetszik, kattintsunk a stílus szimbólumára (például a Címsor 1 gombra), ezt követően a program véglegesíti a választást a szövegen. A teljes stíluspalettát a Stílusok csoportfeliratot követő kis jelre kattintva hozhatjuk elő. Ugyanígy jeleníthetjük meg a részletes karakter és bekezdésformázáshoz szükséges a korábbiakkal szinte teljesen
44 2007-es MS Office újdonságok megegyező tartalmú párbeszédpaneleket a Betűtípus és a Bekezdés csoportcímkék melletti kis ikonokra kattintva. A Beszúrás szalag választása után illeszthetjük be a legkülönbözőbb diagramokat. Az üzleti folyamatok diagramjai egyszerűen átalakíthatók A számos üzleti diagramtípus egyszerűen átalakítható egy másikba úgy, hogy közben a tartalom változatlan marad. A diagram szöveges tartalmát akár külön ablakban is szerkeszthetjük (lásd a mellékelt ábra Erre a területre írhat ablakát), amelyben minden zavaró hatástól mentesen, jól áttekinthetően adható meg a szövegtartalom. A Tervezés szalagon szintén egyetlen kattintással elvégezhető a színek harmonikus módosítása vagy a diagramtípus-váltás. Az Excel 2007 természetesen ugyanezeket a felhasználói felületelemeket alkalmazza. Funkcionalitásában annyiban bővült, hogy megjelent néhány OLAP adatkocka elemzésére szolgáló függvény és rengeteg új diagramsablon. Az adatok értelmezéséhez már a szerkesztés közben is segítséget kapunk. A cellák adattartalmán érvényesülő többféle feltételes
A WORD ÚJ MEGOLDÁSAI 45 formázást alkalmazhatunk, amely a cellaérték mellett jelenik meg. Ilyen feltételes formázás lehet a cella színezése (ez az egyetlen ilyen lehetőség, mely ismert volt korábban is), szimbólumok alkalmazása, amely mutatja, hogy például a cella a teljes adattartomány melyik kvantilisébe tartozik vagy éppen az értékkel arányos oszlopdiagramokat alkalmazhatunk. Több új diagramtípus is megjelent Az értékarányos oszlopdiagramok, ikonok a kijelölt cellatartományt vizsgálják át és annak legkisebb és legnagyobb értéke közötti területet osztják fel. A megjelenítéshez nagyon sok előre elkészített szabály választható a grafikus palettából, itt ezek is úgy működnek, hogy a kurzor alatti ikonnak megfelelően azonnal megjelenik a formázás, amit ha tetszik a kattintással érvényesíthetünk.
46 2007-es MS Office újdonságok Oszlopdiagram a cellán belül Az ikonokkal jól szemléltethetők az átlagos, átlag alatti és feletti értékek
A WORD ÚJ MEGOLDÁSAI 47 Ugyanígy, minta alapján formázhatjuk a táblázatot vagy a cellákat. Minden ilyen, minta alapján végzett formázás azonban részletesen testre szabható. A feltételes formázásokhoz például a Feltételes formázás kinyíló Új szabály parancsával készíthetünk új szabályt. A függvények beillesztése, külső adatok átvétele is sokkal egyszerűbbé vált. Rengeteg előre beállított táblázat- és cellastílust alkalmazhatunk 2007-es MS Word újdonságok A Word legfontosabb újdonságait mutatjuk csak itt be, hiszen mivel a felhasználói felületet teljesen újratervezték, új helyre került minden parancs is, ezeket az adott helyen részletezzük. Az új felhasználói felületen fülekkel válthatunk a különböző funkciókhoz tartozó parancsokat, elrendezéseket, stílusokat, objektumokat összefogó szalagok között. A menük egy része, például a helyi
48 2007-es MS Word újdonságok menük és hírmondónak az Office gombból legördíthető Fájl menü maradványa megmaradt. Foglalkozzunk először ezzel! Az első látásra egyszerű menü almenüket tartalmaz, amelyekkel a szokásos dokumentumnyitáson és mentésen túl a Mentés másként almenüben menthetünk a Word 97-2003 formátuma mellett PDF vagy XPS formátumba is (ehhez azonban először a megfelelő eszközöket le kell töltenünk a Microsoft honlapjáról). A Fájl menü utódja minden fontos parancsot tartalmaz A PDF az Adobe hordozható, ingyenes olvasóval is megtekinthető, a nyomdai kommunikációban kiválóan hasznosítható (minden szüksége nyomdai információt tartalmazó), többféleképpen védhető, és számos más hasznos tulajdonsággal rendelkező formátuma. Ha ezt választjuk, akkor meglepve tapasztaljuk, hogy csak egy erősen lebutított változattal találkozunk, amelyhez jelszavas védelmet sem állíthatunk be. Ha ilyenre lenne szükségünk, akkor szerezzük be az Adobe Acrobat programot (jelenleg több mint 100 ezer forint). Ha viszont van Acrobatunk, akkor telepíthetjük a hozzáadott Word beépülő modult, amely rengeteg beállítási lehetőséget biztosít. Az XPS (XML Paper Specification) szintén nyomtatásra előkészített, rögzített, lapelrendezést leíró formátum, amellyel a Microsoft
A WORD ÚJ MEGOLDÁSAI 49 nyilván a konkurens formátumot szeretné leváltani. Mérete viszont saját tesztjeink szerint a PDF-nek olykor a hatszorosát is eléri. A fájlpublikációs párbeszédpanelről is látszik, hogy a megmaradt párbeszédpanelek csak kissé módosultak (ez esetben csupán annyi történt, hogy az Eszközök gomb máshová került és eltűnt a fájlkeresés lehetősége). A PDF formátumú közzététel beállítási lehetőségei Az Előkészítés almenüben viszont már csupa új paranccsal találkozunk, amelyek a csoportmunkát hivatottak támogatni. Ezeket a parancsokat a Közzététel almenüben végezhető megosztás előtt alkalmazzuk, vagyis ellenőrizzük a dokumentumot, csatolásokkal látjuk el, kiosztjuk a jogokat és korlátozásokat más felhasználók számára, digitális aláírással látjuk el a dokumentumot (hogy biztosíthassuk az eredetiség igazolását), ellenőrizhetjük a kompatibilitást a korábbi Word változatokkal, valamint készre jelentve írásvédetté tehetjük. A megosztás pedig történhet elektronikus levélben, faxon, valamint közös dokumentumtárban.
50 2007-es MS Word újdonságok Az Előkészítés almenü Fontos tudni, hogy mivel a korábbi Eszközök menü megszűnt, az Office gombból legördíthető menü alján látható A Word beállításai gombot kell használnunk a program alapértelmezett működési módjának beállításához. Ezt a párbeszédpanelt ugyan alaposan átdolgozták, a beállítási lehetőségek mégis nagyjából azok, amelyeket korábban megszokhattunk (ha sokáig is kell keresgélnünk azokat). Új szolgáltatás, hogy a Nyelvi ellenőrzés oldalon beállíthatjuk a szokásos automatikus javítás mellett a matematikai szövegek automatikus javítását is, például, hogy a!= karakterpár helyett automatikusan operátort írjon, illetve rengeteg hasonló egyszerűsítést biztosít az integrál jel bevitelétől a szumma jel rögzítéséig. A Források lapon találunk meg olyan fontos szolgáltatásokat, mint az aktualizálások keresését az Interneten, az Office (egyébként a Start menüből is indítható) diagnosztikai rendszerének futtatását, az Office aktiválását, illetve a Microsoft Online szolgáltatásainak felkeresését.
A WORD ÚJ MEGOLDÁSAI 51 A Word működési beállításai Már említettük, hogy a hagyományos menük és eszköztárak szerepét a szalagok vették át. A különböző szalagokat a szalagfülekkel cserélgethetjük. A Kezdőlap szalag a szöveg létrehozásának, formázásának, a Beszúrás szalag az objektumok beszúrásának, a Lapelrendezés szalag a lapelrendezés és oldalbeállítás, a Hivatkozás szalag az automatikus jegyzékek és hivatkozások, a Levelezés szalag a levelezés, a Korrektúra szalag az ellenőrzés, korrektúrázás, valamint a Nézet szalag a megjelenítés parancsait tartalmazza. Ez utóbbiba kerültek a korábbi Nézet és Ablak menü parancsai. A súgó elérésére az F1 gyorsgombot, vagy a szalagfül-sor jobb oldalán látható? gombot használhatjuk. A Kezdőlap szalag mint a szerkesztés során legfontosabb parancsokat tartalmazó segédeszköz a legelső helyre került. Itt minden, a szövegírással, javítással, szerkesztéssel kapcsolatos utasí-
52 2007-es MS Word újdonságok tást megtalálunk. A gyakorlottabbaknak persze azonnal feltűnik, hogy a korábbi részletes beállítási lehetőségek (vagyis a Formátum menü parancsai) nem látszanak. Néhány szalag a legfontosabb funkciókkal Ne ijedjünk meg, ezek pontosan a korábbi párbeszédpanelekkel azonos paneleken oldhatók meg most is, csak a megfelelő paramétercsoport (például Betűtípus, Bekezdés) alján látható kis ikonra kattintva hozható elő. Kisebb változás azonban történt ezeken a párbeszédpaneleken is. Például a Betűtípus párbeszédpanelen megszűnt az animált szövegeffektusok beállítási lehetősége. Nyilván azért, mert ezt tényleg senki nem használta felesleges volt, hiszen a Word dokumentumokat is csak ritkán olvassuk képernyőről, aki meg ezt teszi, ne rontsa a szemét a menetelő hangyákkal A mindennapi munkában azonban általában elegendő az a néhány formázási lehetőség, amelyet a szalagról közvetlenül elérünk. Külön érdekesség és hasznos szolgáltatás hogy a szalagon elhelyezett stílusválasztó gombok és az onnan legördíthető stílus lista mintái fölé mozgatva az egérmutatót, a stílus beállításai azonnal megjelennek a kijelölt vagy az aktuális bekezdésen. Így könnyen
A WORD ÚJ MEGOLDÁSAI 53 kiválaszthatjuk a nekünk tetszőt, illetve a mondanivalónkat megfelelően alátámasztó, kiemelő stílust, amelyet kattintással érvényesíthetünk. A karakterformázó párbeszédpanel megjelenítéséhez kattintsunk a paramétercsoport alján A Beszúrás szalagon ismert objektumok mellett egy-két új objektum is feltűnik. Ezeket az Office többi alkalmazásában is használhatjuk, mint például a többek közt az üzleti folyamatok ábrázolására alkalmas SmartArt objektumot. A szerkesztett szöveg és helyi menüje a minipulttal
54 2007-es MS Word újdonságok Mint többször említettük, a hagyományos menük helyét a szalagok vették át. Imitt-amott azonban a szalagok egyes gombjai menüket jelenítenek meg. A jobb egérgombos kattintással megjeleníthető helyi menü, amelyről a kattintás helyén lévő objektumra, kijelölt vagy aktuális szövegre vonatkozó parancsokat adjuk ki, megmaradt. Sőt esetenként (a kattintás helyétől függően) kiegészült egy mini eszköztárral, más néven minipulttal, ahonnan sokkal gyorsabban kiadhatók a legfontosabb formázó parancsok. A korábban körülményesen elérhető, ám akinek matematikai képletekkel kellett dolgoznia, annak igen hasznos egyenletszerkesztő most egyetlen gombbal érhető el. Az egyenletszerkesztő csaknem egy évtizedig változatlan volt, most alaposan átdolgozták (ugyanakkor bizonyos esetekben elérhető a régi szerkesztő is). Egyszerűen készíthetünk vele akár bonyolult kör és egyéb integrálokat, mátrixkifejezéseket tartalmazó képleteket is. Ezeket elhelyezhetjük a szerkesztett sorban, vagy mint egy képszerű objektumot, a szöveggel körbefuttatható módon. Az egyenletszerkesztő is újjászületett Ugyanakkor, ha objektumként, vagy mezőként illesztünk be egyenletet, akkor a korábbi egyenletszerkesztő is rendelkezésünkre áll.