Jelentés az Európai Iskolák 2009-es pénzügyi évre vonatkozó éves beszámolójáról

ЕВРОПЕЙСКА СМЕТНА ПАЛАТА TRIBUNAL DE CUENTAS EUROPEO EVROPSKÝ ÚČETNÍ DVŮR DEN EUROPÆISKE REVISIONSRET EUROPÄISCHER RECHNUNGSHOF EUROOPA KONTROLLIKODA ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙO EUROPEN COURT OF AUDITORS COUR DES COMPTES EUROPÉENNE CÚIRT INIÚCHÓIRÍ NA HEORPA CORTE DEI CONTI EUROPEA EIROPAS REVĪZIJAS PALĀTA EUROPOS AUDITO RŪMAI EURÓPAI SZÁMVEVŐSZÉK IL-QORTI EWROPEA TAL-AWDITURI EUROPESE REKENKAMER EUROPEJSKI TRYBUNAŁ OBRACHUNKOWY TRIBUNAL DE CONTAS EUROPEU CURTEA DE CONTURI EUROPEANĂ EURÓPSKY DVOR AUDÍTOROV EVROPSKO RAČUNSKO SODIŠČE EUROOPAN TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIN EUROPEISKA REVISIONSRÄTTEN Jelentés az Európai Iskolák 2009-es pénzügyi évre vonatkozó éves beszámolójáról az Iskolák válaszaival együtt 12, RUE ALCIDE DE GASPERI TELEPHONE (+352) 43 98 1 E-MAIL: euraud@eca.europa.eu L - 1615 LUXEMBOURG TELEFAX (+352) 43 93 42 INTERNET: http://eca.europa.eu

2 TARTALOMJEGYZÉK Bekezdés Bevezetés 1-6 Beszámolók 7-8 Az összevonásra kerülő beszámolók bemutatása 9 A Számvevőszék 2008-as éves jelentésében megfogalmazott ajánlások hasznosulása 10 Készletnyilvántartás 11-16 Pénzeszközök 17-18 Kétes követelések 19 Kötelezettségek 20 Átvitelek 21 Jogi ügyek 22-23 Személyi jellegű kifizetések 24 Személyzeti ügyek 25-32 Beszerzések 33-34 Kifizetések 35-39 Belsőkontroll-standardok 40-41 A Számvevőszék 2009-es ajánlásainak összefoglalása 42 1. melléklet - A 2009-es és 2008-as pénzügyi évekre vonatkozó összevont eredménykimutatás 2. melléklet - A 2009. december 31-i és 2008. december 31-i fordulónappal elkészített összevont mérlegek 3. melléklet - A Számvevőszék 2008-as éves jelentésében megfogalmazott ajánlások hasznosulása

3 BEVEZETÉS 1. Az iskolák 2009. december 31-ével véget ért pénzügyi évre vonatkozó konszolidált beszámolóját 1 az Európai Iskolák főtitkári irodája (a továbbiakban: központi hivatal) állította össze és továbbította az Európai Számvevőszék felé az iskolák pénzügyi szabályzata 90 92. cikkeinek megfelelően. 2. A 2009-es költségvetésben rendelkezésre álló előirányzatok összege 267 millió EUR 2 volt (2008-ban 258 millió EUR). A befolyt bevételek 262 millió eurót, a kötelezettségvállalásba vett kiadások pedig 259 millió eurót tettek ki. 3. Az éves beszámolókért a felelősség az Európai Iskolák vezetőségére hárul. A Számvevőszék feladata, hogy éves jelentést készítsen az összevont éves beszámolóról. 4. A Számvevőszék az átvilágítási megbízásokra vonatkozó nemzetközi standard szerint végezte az átvilágítást. Ennek a standardnak az értelmében a Számvevőszéknek úgy kell megterveznie és végrehajtania az átvilágítást, hogy mérsékelt bizonyosságot nyerjen arra nézve, hogy a pénzügyi kimutatások mentesek a lényegi hibáktól. Az átvilágítás elsősorban az Európai Iskolák személyzetének szóbeli meghallgatására, illetve a pénzügyi adatokon végzett elemzési eljárásokra korlátozódik, és ennek következtében kevesebb bizonyosságot nyújt, mint az ellenőrzés. A Számvevőszék nem ellenőrzést végzett, így nem nyilvánít ellenőri véleményt az összevont beszámolóról. 5. Az összevont beszámoló átvilágítása mellett a Számvevőszék minden évben ellenőrzi egyrészt a központi irodát, másrészt körforgásos alapon a 14 Európai Iskolából kettőt. A 2009-es év kapcsán a müncheni, valamint 1 2 Lásd az 1. és 2. melléklet táblázatait, amelyek tájékoztató jelleggel összefoglalják az iskoláknak a központi hivatal által összeállított konszolidált beszámolójában található adatokat. Forrás: Európai Iskolák, végleges beszámoló, 2009., I. kötet.

4 az I. sz. luxembourgi iskola került ellenőrzésre 3. Ennek során vizsgálat tárgyát képezték a készletnyilvántartással, a beszerzésekkel, a munkaerő-felvétellel és a kifizetésekkel kapcsolatos eljárások, valamint a belsőkontroll-standardok alkalmazása is. 6. A Számvevőszék az iskolákra vonatkozó pénzügyi szabályzat 93. cikkének megfelelően a főtitkárnak és az iskolák vezetőinek továbbítja észrevételeit. BESZÁMOLÓK 7. A Számvevőszék nem tárt fel olyan lényeges hibákat, amelyek megkérdőjelezték volna az Európai Iskolák költségvetéséről szóló 2006. október 24-i pénzügyi szabályzat értelmében elkészített és a Számvevőszék által ellenőrzött beszámolók (a müncheni és az I. sz. luxembourgi iskola, valamint a központi iroda) megbízhatóságát, illetve a beszámolók alapjául szolgáló tranzakciók jogszerűségét és szabályszerűségét. 8. Az összevont beszámoló átvilágítása során a Számvevőszéknek nem jutott tudomására olyasmi, ami arra engedne következtetni, hogy az összevont beszámoló bemutatása nem minden lényegi szempontból valós, és nem az alkalmazandó pénzügyi beszámolási keretrendszernek megfelelő, kivéve ez alól az alábbi, az eredményszemléletű számvitel nem megfelelő alkalmazásából fakadó eseteket: - az iskolák nem képeztek céltartalékot az ellenük zajló jogi perekre, annak ellenére, hogy olyan konkrét perek vannak folyamatban, amelyek az iskoláknál komoly pénzkiáramlást eredményezhetnek (a 3 A teljes költségvetés az I. sz. müncheni iskola esetében 21 millió eurót, az I. sz. luxembourgi iskola esetében 40 millió eurót, a központi iroda esetében pedig 10 millió eurót tesz ki (Forrás: Európai Iskolák, 2009-es végleges beszámoló, II. és VI. kötet).

5 Számvevőszék a kockázati kitettséget legalább 1,5 millió euróban határozta meg, a részletekről lásd: 22. és 23. bekezdés); - nem számítottak ki időbeli elhatárolásokat a 2010. februárjában, a 2009. július 1. 2009. december 31. közötti időszakra visszamenőlegesen kifizetett fizetésemelésekre (1,85 %, azaz 1,8 millió EUR) vonatkozóan, illetve nem képeztek céltartalékot a még függőben lévő fizetésemelésekre (további 1,85 %, azaz 1,8 millió EUR) (a részletekről lásd: 24. bekezdés); - a jövőbeli kiadásokra (obligations non présentes) képzett céltartalék összegét a valósnál nagyobbnak tüntették fel (1,7 millió EUR, a részletekről lásd: 21. bekezdés). AZ ÖSSZEVONÁSRA KERÜLŐ BESZÁMOLÓK BEMUTATÁSA 9. Az iskolák pénzügyi szabályzatának 87. cikke szerint az egyes iskolák az igazgatótanácsi vitát és jóváhagyást követően legkésőbb április 1-jéig megküldik a főtitkári irodának az eredménykimutatás, illetve a mérleg összeállításához szükséges információkat. Ezt a határidőt azonban az iskolák többsége nem tartotta be. A SZÁMVEVŐSZÉK 2008-AS ÉVES JELENTÉSÉBEN MEGFOGALMAZOTT AJÁNLÁSOK HASZNOSULÁSA 10. A 3. mellékletben szereplő táblázat tájékoztatást nyújt a 2008-as számvevőszéki ellenőrzés keretében megfogalmazott 14 ajánlás hasznosulásáról: - három ajánlást teljes mértékben átültettek a gyakorlatba (2, 5, 9); - kettő ajánlást részben ültettek át a gyakorlatba (3,6); - öt ajánlást nem ültettek át a gyakorlatba (1, 4, 7, 8, 12);

6 - négy ajánlás gyakorlatba ültetése folyamatban van (10, 11, 13, 14). KÉSZLETNYILVÁNTARTÁS 4 11. A két iskola, valamint a központi hivatal ellenőrzése során a Számvevőszék ismét az utóbbi években már említett problémákat állapította meg a készletek nyilvántartásával és az azokról való beszámolással kapcsolatban: - nem végeztek fizikai ellenőrzéseket a tárgyieszköz-állományra vonatkozóan; - a készletek nyilvántartását olyan eszközökkel végzik, amelyeket nem alkalmasak erre a feladatra; - a készletnyilvántartást nem egyeztetik a számviteli rendszerekkel. 12. A 2006-ban jóváhagyott, készletnyilvántartásra vonatkozó adminisztratív és pénzügyi eljárásokról szóló segédlet 5 szerint az eszközállományt legalább háromévente (tehát először 2009-ben) fizikailag ellenőrizni kell, és ezáltal meg kell győződni arról, hogy a készletnyilvántartás teljes és pontos, illetve hogy a nyilvántartásban szereplő eszközök az iskolában ténylegesen megtalálhatók. Az ellenőrzés időpontjáig azonban a pénzügyi ellenőr sem az iskoláktól, sem magától a központi hivataltól nem kapott semmilyen készletjelentést. 13. A müncheni iskola készletnyilvántartási rendszere alapján az iskola meg tudja határozni az eszközök nettó könyv szerinti értékét. A nettó könyv szerinti értéket az eszközök hasznos élettartama alapján számítják ki. Ha azonban egy 4 5 Az ingó és ingatlan eszközökkel kapcsolatos készletgazdálkodásra vonatkozó rendelkezéseket az iskolák pénzügyi szabályzata IV. címének II. szakasza tartalmazza. Az Európai Iskolák főtitkára által 2006-ban jóváhagyott dokumentum (hiv. sz.: 2006-M-12/MR). A szabályok meghatározzák, hogy: a) az igazgatónak ki kell jelölnie a fizikai ellenőrzések elvégzéséért felelős személyt; b) a készletellenőrzés eredményét írásban kell rögzíteni és azt az igazgatónak alá kell írnia; c) az eszköznyilvántartás másolatát meg kell küldeni a pénzügyi ellenőrnek.

7 eszközt valamilyen oknál fogva az eredetileg tervezett hasznos élettartamának letelte előtt leírnak, akkor a kiigazításokat a készletnyilvántartási rendszeren kívül kell elvégezni. Ilyen esetben a számviteli részleg ugyan egyeztetéseket végez, de erre nem mindig kerül sor. 14. Az I. sz. luxembourgi iskola készletnyilvántartási rendszere az eszközöknek, illetve az eszközök helyének, leltári számának és címkéjének a rögzítésére korlátozódik. Ez a rendszer azonban vezetői eszközként nem eredményes sem a) az eszközök nettó könyv szerinti értékének meghatározásához, sem b) a számviteli rendszerrel való egyeztetésekhez. 15. Ami a fizikai leltárt illeti, mindkét iskolában voltak olyan eszközök, amelyeket nem címkéztek fel, illetve amelyek nem voltak megtalálhatók a számukra kijelölt helyen. Az I. sz. luxembourgi iskolában a készletnyilvántartásban rögzített egyes eszközök nem voltak megtalálhatók (négy fényképezőgép, értékük 952 EUR, illetve sportfelszerelések, értékük 4 504 EUR), míg más, készletnyilvántartásban rögzített eszközök nem szerepelnek a mérlegben (laptop, értéke 1 330 EUR). Továbbá a szolgálati autó sincs felcímkézve (16 955 EUR). A müncheni iskolában a számítógépes hardver (2 393 EUR) nem a címkéjén megjelölt helyén volt. 16. A két ellenőrzött iskola készletnyilvántartása nem tartalmazza a fogadó kormányok által ingyen rendelkezésükre bocsátott eszközöket. Ezeket az eszközöket sok esetben fel sem címkézik. Ha ezek az eszközök hasonlóak vagy megegyeznek az iskola által birtokolt eszközökkel, akkor nagy a téves azonosítás kockázata. PÉNZESZKÖZÖK 17. Az I. sz. luxembourgi iskola nevére nyitott, összesen 111 900 eurónyi év végi egyenleggel rendelkező hat bankszámlát (az összesen kilencből) nem tüntettek fel a 2009. december 31-i mérlegben. Ezek a bankszámlák költségvetésen kívüli tevékenységeket (például a szülői munkaközösség

8 költségeit és tanórán kívüli tevékenységeket) finanszíroznak. Az iskolák pénzügyi szabályzata egyértelműen kimondja, hogy a beszámolóban valamennyi költségvetésen kívüli bevételt és kiadást fel kell tüntetni 6. 18. A költségelőleg-számlákat mind a müncheni, mind az I. sz. luxembourgi iskola esetében az erre kijelölt ügyintézők kezelik. Arról nem született döntés, hogy mekkora lehet a költségelőlegek maximális összege, emellett az illetékes könyvelő 2009 során nem végzett helyszíni ellenőrzéseket. Noha a költségelőleg-számlák kezelésére konkrét szabályok vonatkoznak, ugyanez nem mondható el a pénztárszámlákról. Az I. sz. luxembourgi iskola öt pénztárszámlát, melyek egyenlege összesen 2 250 EUR, nem tüntetett fel a mérlegben. Egy pénztárszámla esetében pedig nem létezett ellenőrzési nyomvonal. KÉTES KÖVETELÉSEK 19. A két ellenőrzött iskola esetében a kétes követelések többnyire rendezetlen (kiegyenlítetlen) illetménykülönbözeteknek 7 felelnek meg. A müncheni iskola mérlegében szereplő összeg (52 800 EUR) a tanárok iskolától való távozását követően rendezendő illetménykülönbözetekből tevődött össze. Egy további összeget (16 700 EUR) nem jelenítettek meg a végső beszámolóban. Az I. sz. luxembourgi iskola a kétes követelések összegét nettó kötelezettségként 8 mutatja ki mérlegében, amiatt, hogy a követeléseket és a 6 7 8 A pénzügyi szabályzat 5. cikke, illetve az azt végrehajtó rendelkezések 1. cikke. Az illetménykülönbözet az a) tagállami fizetésből adóként levont összeg, illetve b) az Európai Közösségek tisztviselőinek fizetéséből adóként levont összeg különbözete. Annak érdekében, hogy a különböző tagállamokból származó munkatársak egyforma fizetésben részesüljenek, kiigazításra kerül sor (lásd: Regulations for Members of the Seconded Staff of the European Schools [Az Európai Iskolák vendégoktatóira vonatkozó szabályzat], 49. cikk). A mérlegben szereplő összeg 465 000 EUR (kötelezettség). Ezt az összeget azonban úgy kellene kimutatni, hogy a) adósokkal szembeni követelések 352 000 EUR értékben (eszközök), illetve b) hitelezőkkel szembeni tartozások 817 000 EUR értékben (források).

9 tartozásokat kompenzálta egymással, pedig ez nincs összhangban a bruttó elszámolás elvével. A követeléseknek megfelelő összeg (352 000 EUR) kiegyenlítetlen illetménykülönbözetekből tevődik össze. Egyik iskola sem elemezte, hogy a követelések mióta állnak fenn, és nem mérték fel, hogy azok ténylegesen behajthatók-e. KÖTELEZETTSÉGEK 20. A mérlegben szereplő alábbi kötelezettségek mögött nincs valódi tartozás: a) egy összeget (173 000 EUR), amelyet a müncheni iskola az egyik tagállam felé fennálló kötelezettségként tüntetett fel, nem kell visszafizetni, így azt meg kellene szüntetni; b) az I. sz. luxembourgi iskola bevétel helyett kötelezettségként számolt el egy olyan összeget (85 000 EUR), amelyet a luxemburgi társadalombiztosítás folyósított az iskola korábbi költségeinek megtérítése érdekében. ÁTVITELEK 21. Az éves beszámolóban megjelenik az összes olyan 2009-es kötelezettségvállalás, amelyet tartozásként átvittek a 2010-es évre. Ez összhangban van az iskolák pénzügyi szabályzatával 9, ugyanakkor ellentmond az eredményszemléletű számvitel elvének, az átvitelek ugyanis egyrészt költségek passzív időbeli elhatárolásából származó, és ezért helyesen kötelezettségként kimutatott tárgyévi összegekből (obligations présentes), másrészt nem a tárgyévre vonatkozó, jövőbeli kiadásokból tevődnek össze. Ezen utóbbi, összesen 1,7 millió eurónyi kiadásokat nem a mérlegben, hanem a kiegészítő mellékletben kellene szerepeltetni. Ilyen kiadási tételt képeznek például azok a számítógépes felszerelések, amelyeket az iskola 2010-ben kíván beszerezni. 9 A végrehajtási rendelet 104. cikkének (7). bekezdése.

10 JOGI ÜGYEK 22. Noha egyes iskolák ellen jogi perek vannak folyamatban abból kifolyólag, hogy a) részmunkaidőben alkalmazott tanárok bérkiegészítésre tartanak igényt és b) egyes szülők iskoláztatási költségeket kifogásolnak, az iskolák ezzel kapcsolatban túl általános közzétételeket fogalmaznak meg éves jelentésükben. A közzétételekben nem szerepel, hogy összesen mekkora a harmadik felek által igényelt összeg, vagy hogy várhatóan mekkora lesz a kifizetések végső és teljes összege. Az éves beszámolóból akkor is hiányoznak az ilyen közzétételek, amikor pedig létezik megbízható becslés 10. 23. A főtitkárnak a 2009-es pénzügyi évről szóló beszámolóban feltüntetendő információkról 11 " kiadott közleménye szerint az éves tevékenységi jelentésnek részletes tájékoztatást kell nyújtania a jogi perekről. Ezt a szabályt azonban az iskolák nem mindig nem tartották be. A Számvevőszék az alábbi hiányosságokat állapította meg: - nem adtak tájékoztatást a folyamatban lévő jogi perekről; - tájékoztattak a jogi perekről, de a per tárgyát képező összeget nem adták meg. Az I. sz. luxembourgi iskola éves tevékenységi jelentése nem tesz említést jogi perekről. A jogi szolgálat szerint azonban vannak folyamatban lévő perek az iskola ellen, amelyek a jövőben (1 millió EUR értékben) kifizetéseket eredményezhetnek. 10 11 2009-D-76-en-2. sz. dokumentum a belgiumi tanárokkal szembeni lezáratlan jogi perek kapcsán az iskolák 460 000 euróra vonatkozó becsléséről. Hiv.: 2010-M-12/MR.

11 SZEMÉLYI JELLEGŰ KIFIZETÉSEK 24. Az Európai Tanács által 2009. július 1-jétől kezdődően jóváhagyott 1,85 %- os (1,8 millió EUR) fizetésemelést 2010 februárjában fizették ki. Ez a tétel ezért a 2010-es év költségei között szerepel, noha valójában a 2009-es időszakot érintette. Ez nincs összhangban az eredményszemléletű számvitel elvével. Ami pedig az Európai Tanács által elutasított további 1,85 %-ot (1,8 millió EUR) illeti - amely függőben van az Európai Bíróság döntéséig -, az iskolák nem mérték fel, hogy ezt a függő kötelezettséget mekkora valószínűséggel kell majd kifizetni. SZEMÉLYZETI ÜGYEK 25. 2009-ben a Bizottság belső ellenőrzési szolgálata jelentést tett közzé az iskolák, köztük az I. sz. luxembourgi iskola és a központi hivatal humánerőforrás-gazdálkodásáról. Noha a jelentés eredményeként hozott iskolai intézkedések javulást eredményeztek a kapcsolódó területeken, például a munkaerő-felvétel és a személyzeti akták kezelése terén, a Számvevőszék mégis megállapította az alábbi hiányosságokat. 26. A müncheni és az I. sz. luxembourgi iskola nem dolgozott ki írásban rögzített belső eljárásokat sem a részidős, sem az adminisztrációs és kisegítő személyzet (AAS) 12 felvételére vonatkozóan. Az adminisztrációs és kisegítő személyzet felvételére vonatkozóan a központi hivatal sem rendelkezett ilyen eljárásokkal. 27. Ami a részidős tanárok felvételét illeti: 12 A felvételi szabályokat és kinevezési eljárásokat az igazgatótanács által 2007. április 17 18-án Lisszabonban jóváhagyott, az Európai Iskolák adminisztrációs és kisegítő személyzetére vonatkozó szolgálati szabályzat II. fejezetének 5. cikke határozza meg. A szabályzat azonban nem nyújt részletes, a felvételi eljárás minden szempontjára kiterjedő útmutatást.

12 - a müncheni iskolában a részidős tanárokra vonatkozó felvételi eljárás nem eléggé átlátható, ugyanis annak egyes lépéseit nem dokumentálják; - az I. sz. luxembourgi iskola esetében a Bizottság belső ellenőrzési szolgálata által végzett ellenőrzést követően javultak a munkaerőfelvételi eljárások. A Számvevőszék ellenőrzési mintájában szereplő hat eset között azonban volt egy, amely nem volt átlátható, mivel nem létezett hozzá dokumentáció. Az iskolaigazgató egyetlen esetben sem hagyta hivatalosan jóvá a felvételi bizottság által javasolt személyt. A felvételi bizottság tagjai nem egységesen értékelik az önéletrajzokat, ezen javítani kell. 28. Mind az iskolákban, mind a központi hivatalban útmutatások vannak érvényben azzal kapcsolatban, hogy az adminisztrációs és kisegítő munkatársak felvétele során a rájuk vonatkozó szolgálati szabályzatnak hogyan kell megfelelni. Az útmutatásokat összességében betartják, ami bizonyos fokú átláthatóságot biztosít. A központi hivatalnál megvizsgált három esetből azonban volt egy, ahol az eljárásrendet nem teljesen tartották be. 29. Az iskoláknak általában nincs hivatalos teljesítményértékelő rendszerük a részmunkaidős tanárokra vonatkozóan, ezért azok szerződéseit évről évre hivatalos teljesítményértékelés nélkül újítják meg. 30. Mind az iskolákban, mind a központi hivatalban javítani kell az adminisztrációs és kisegítő személyzetre vonatkozó teljesítményértékelési eljárást. A müncheni iskolában nem készül hivatalos dokumentáció a próbaidő végén a teljesítmény értékeléséről. Az I. sz. luxembourgi iskolában a Bizottság belső ellenőrzési szolgálata által végzett ellenőrzést követően az értékelési eljárás jelenleg zajlik. A központi hivatalban nem készül rendszeres teljesítményértékelés az adminisztrációs és kisegítő személyzetre vonatkozóan.

13 31. A két iskolában és a központi hivatalnál a személyzeti akták áttekintése kimutatta, hogy az Európai Iskolák adminisztrációs és kisegítő személyzetére vonatkozó szolgálati szabályzatban 13, illetve az Európai Iskolák vendégoktatóira vonatkozó szabályzatban 14 előírt dokumentumok sok esetben hiányoznak. 32. Mind az iskolákban, mind a központi hivatalnál javítani kell a személyzeti aktákat nyilvántartó rendszert. A személyzeti adatokat általában két külön akta tartalmazza; az egyikben a személyes, a másikban a pénzügyi adatok találhatók meg. Mivel nincsenek egyértelmű utasítások arra vonatkozóan, hogy melyik aktába mi kerül, előfordul, hogy dokumentumok duplán szerepelnek, ami befolyásolhatja az akták teljességét, és sértheti azok bizalmasságát. Ami az egyes iskolákat illeti, a müncheni iskolában a személyzeti akták nyilvántartására szolgáló általános rendszert egységesebbé és teljesebbé kell tenni, míg az I. sz. luxembourgi iskolában a belső ellenőrzési szolgálat korábbi ellenőrzésének köszönhetően javulás tapasztalható. A központi hivatalnál folyamatban van a nyilvántartó rendszer kialakítása. BESZERZÉSEK 33. Az Iskolákról szóló 2008-as éves jelentésében a Számvevőszék javasolta, hogy az iskolák gondoskodjanak a beszerzési eljárások jogszerűségéről és szabályszerűségéről 15. Ennek ellenére a Számvevőszék 2009-ben hiányosságokat tárt fel mind az iskoláknál, mind a központi hivatalban: a) A takarítási szolgáltatások beszerzéséhez szükséges szakértői feladatok megpályáztatása során (értéke: 9 400 EUR) tárgyalásos eljárást kellett volna alkalmazni, legalább öt pályázóval. Az iskola azonban az Európai 13 14 15 13. cikk. 16. cikk. 2008-as éves jelentés, 30/12. bekezdés.

14 Iskolák pénzügyi szabályzata 70. cikkének b) bekezdése 16 alapján kivételt tett, anélkül, hogy ezt a kivételt indokolta volna (München). b) A fénymásolók beszerzésével kapcsolatban (98 400 EUR) a Számvevőszék nem tudta megállapítani, hogy az ajánlatok mikor érkeztek be, a borítékokat ugyanis nem tartották meg, továbbá hiányoztak a pályázatból való kizárásról szóló nyilatkozatok, nem készültek összeférhetetlenségi nyilatkozatok, és nem állítottak össze bírálati jelentést sem (München). c) Ami a bútorok beszerzését illeti (35 032 EUR), az igazgató a beszerzés megkezdésekor nem bocsátott ki közleményt, a borítékokat nem őrizték meg, a postakönyv nem tartalmazta az ajánlatok kézhezvételének dátumát és időpontját, a bírálati jelentés nem jelölte meg egyértelműen, hogy ki a nyertes, nem készült szerződés-odaítélési határozat, és a sikertelen pályázókat nem értesítették (Luxembourg I.). d) Egy cég 2007 óta szerződés és előzetes pályázati eljárás nélkül nyújtott egészségügyi szolgáltatásokat (2009-ben 14 665 EUR) (Luxembourg I.). 34. Mind az iskolákban, mind a központi hivatalnál hiányosságok jellemezték a kis és közepes összegű beszerzéseket (600 6 000 EUR). A pályázatok híján voltak az alábbi elemeknek: pályázati felhívás, pályázati specifikáció, mintaszerződés vagy mintamegrendelés, nyilatkozat a pályázatból való kizárásról, összeférhetetlenségi nyilatkozat, hivatalos bírálat, a pályázókkal kötött szerződések dokumentumai, illetve aktába teendő feljegyzések a telefonbeszélgetésekről. 16 A pályázati felhívás meghirdetésére vonatkozó kötelezettség nem vonatkozik azokra a szerződésekre, amelyek értéke nem haladja meg a 137 000 eurót, és amelyeknél a szerződő felek, illetve a szerződéses feltételek megegyeznek (ebben a konkrét esetben) az Európai Szabadalmi Hivatal által kötött szerződésekkel.

15 KIFIZETÉSEK 35. Az iskolák pénzügyi szabályzata szerint az előzetes ellenőrzési rendszernek minden műveletre ki kell terjednie 17. 36. A jogszabályi háttér szerint a kifizetési utalványokhoz minden esetben csatolni kell az eredeti bizonylatokat. Ezeket a dokumentumokat hitelesíttetni kell, vagy mellékelni kell hozzájuk egy igazolást arról, hogy a kifizetendő összegek helyesek 18. Az indítványozó, az előzetes ellenőrzést végző, illetve az engedélyezésre jogosult tisztviselő azonban sem az iskolákban, sem a központi hivatalban nem töltötte ki megfelelően (dátummal és a szükséges aláírásokkal ellátva) az érkeztető bélyegzőt (a számlára pecsételt ellenőrzési listát). 37. A müncheni iskolában az igazgató egy kifizetési utalványt után egy hónappal írt alá (11 960 EUR). 38. A luxembourgi iskolában egy külföldi valutában folyósított végkielégítés esetében az átváltási árfolyam megváltozása miatti különbözet kifizetésére vonatkozó utalványt több mint egy hónappal a kifizetés megtörténte után írták alá (érték: 2 089 EUR). 39. Általános probléma a központi hivatalnál, hogy a fordítások kifizetésére vonatkozó megbízások nyomtatványait hivatalos felhatalmazással nem rendelkező munkatársak (pl. asszisztensek) írják alá. A Számvevőszék feltárt olyan eseteket, amikor a központi hivatal nem rendelkezett a fordítók alkalmasságát igazoló dokumentációval, illetve nem létezett keretszerződés a hivatal és a fordítók között. 19 csak a kifizetés 17 18 19 A végrehajtási szabályok 8. cikkének (3). bekezdése. A pénzügyi szabályzat 42. cikke. Ordre de paiement/recouvrement.

16 BELSŐKONTROLL-STANDARDOK 40. Az igazgatótanács 2007 októberében 18 belsőkontroll-standardot fogadott el. A két ellenőrzött iskola és a központi hivatal egyelőre épp csak megkezdte a standardok alkalmazását, és komoly erőfeszítéseket kell tenniük azért, hogy az egyes standardokhoz szükséges szabályokat bevezessék. 41. A Számvevőszék szerint az iskoláknak főként az alábbi területeken kell lépéseket tenniük a standardokban foglalt követelmények pontos kielégítése érdekében: - a munkatársak alkalmasságának és teljesítményének értékeléséről szóló 3. és 4. standard; - a kockázatelemzésről szóló 7. standard; - a megfelelő vezetői információkról szóló 8. standard; - a postázó és iktató rendszerről szóló 9. standard; - a szabálytalanságok jelentéséről szóló 10. standard; - az eljárásokról szóló 11. standard; - a műveletek folytonosságáról szóló 15. standard; - az ellenőrzési jelentésekben megfogalmazott megállapításokat megvalósító intézkedésekről és a belső ellenőrzés átvilágításáról szóló 17. és 18. standard. A SZÁMVEVŐSZÉK 2009-ES AJÁNLÁSAINAK ÖSSZEFOGLALÁSA 42. A 2009-es pénzügyi évre vonatkozó vizsgálata alapján a Számvevőszék az alábbiakat javasolja:

17 1. mivel jelenleg zajlik az iskolák pénzügyi szabályzatának felülvizsgálata, az iskolák fontolják meg az eredményszemléletű számvitel elvének teljes körű alkalmazását az iskolák mérlegében, annak érdekében, hogy meg tudják jeleníteni az adott pénzügyi évben felmerült összes tranzakciót, illetve tényleges vagy lehetséges pénzügyi hatással bíró eseményt (pl. céltartalék folyamatban lévő jogi perekre, céltartalék bérkiigazításokra); 2. az eredménykimutatás, valamint a mérleg összeállításához szükséges információk központi hivatalnak való megküldése során az iskolák tartsák be az április 1-jei határidőt; 3. a készletnyilvántartáshoz alkalmazzanak a célnak megfelelő eszközöket, végezzenek fizikai ellenőrzéseket, és a készletnyilvántartást vessék össze a számviteli rendszerekkel. A központi hivatal az iskolák eredményes összehangolása és támogatása révén gondoskodjon arról, hogy (háromévente) naprakész, megfelelően rögzített ciklikus leltár álljon a rendelkezésére; 4. minden bankszámlát tüntessenek fel a mérlegben, a kapcsolódó, mérlegen kívüli bevételeket és kiadásokat pedig tüntessék fel a beszámolóban. Ideértendők azok a bankszámlák is, amelyek tanórán kívüli tevékenységeket finanszíroznak, és amelyeket az iskolák pénzügyi szabályzatának megfelelően az iskolai munkaközösség kezel; 5. javítsák a költségelőleg-számlák, illetve a pénztárszámlák kezelését; 6. gondoskodjanak a kétes követelések egyenkénti nyomon követéséről, és a mérleghez csatolt megjegyzésekben nyújtsanak erről tájékoztatást; 7. tartsák be a bruttó elszámolás elvét; a követeléseket és a tartozásokat külön mutassák be; 8. dolgozzanak ki írásos eljárásokat a részmunkaidős, illetve az adminisztrációs és kisegítő személyzet felvételére vonatkozóan;

18 9. a részmunkaidős tanárok számára dolgozzanak ki egységes teljesítményértékelési eljárást, az adminisztrációs és kisegítő munkatársak esetében pedig a hivatalos értékelési időszakok betartásával javítsák a teljesítményértékelést; 10. alakítsanak ki egységes nyilvántartási rendszert a személyzeti aktákhoz; 11. gondoskodjanak a pályázati eljárásokra vonatkozó szabályok megfelelő betartásáról; 12. a kifizetések előzetes ellenőrzéséhez hozzanak létre egy eredményes rendszert; 13. a lehető leghamarabb gondoskodjanak a 18 belsőkontroll-standard teljes bevezetéséről. Ezt a jelentést Dr. Louis GALEA számvevőszéki tag elnökletével a IV. kamara a 2010. november 23-i ülésén, Luxembourgban fogadta el. a Számvevőszék nevében Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA elnök

1 1. MELLÉKLET A 2009-es és a 2008-as pénzügyi évekre vonatkozó összevont eredménykimutatás - az iskolák konszolidált beszámolójának megfelelően (az előző évi többletet külön bemutatva) (1 000 EUR) 2009 2008 Bevételek A Bizottságtól kapott támogatások 151 908 138 910 Egyéb bevételek 106 858 ( 1 ) 106 951 ( 2 ) Összes bevétel (a) 258 766 245 861 Kiadások A pénzügyi év zárásakor kiegyenlített 254 256 245 037 Kötelezettségvállalásba vett és a következő pénzügyi évre átvitt 4 641 4 937 Összes kiadás (b) 258 897 249 974 A pénzügyi év eredménye (a-b) -131-4 113 Árfolyam-különbözetek -144-515 Az előző pénzügyi évről áthozott és fel nem használt előirányzatok 248 333 Előző évről áthozott többlet 2 924 7 677 Pénzügyi év egyenlege 2 897 3 382 ( 1 ) Ebből 53 742 828 EUR a tagállamok által kiküldött tanárok bérének felel meg. ( 2 ) Ebből 54 454 918 EUR a tagállamok által kiküldött tanárok bérének felel meg. Forrás: Európai Iskolák. A táblázat az iskolák saját módosított készpénzalapon elkészített pénzügyi kimutatásaiban közölt adatait összegzi.

1 2. MELLÉKLET A 2009. december 31-i és 2008. december 31-i fordulónappal elkészített összevont mérlegek (1 000 EUR) ESZKÖZÖK 2009 2008 FORRÁSOK 2009 2008 Költségvetés Költségvetés Nettó befektetett eszközök 4 044 4 243 Saját tőke 4 044 4 243 Követelések 9 270 9 897 Tartalékok 2 580 2 312 Bankszámlák 19 302 19 414 A pénzügyi év egyenlege 2 897 3 383 Készpénz 25 29 Az n évről az n+1 évre átvitt előirányzatok 4 592 4 894 Harmadik felek elszámolásai 10 926 10 712 Behajtandó jogosultságok 7 602 8 039 Részösszeg 32 641 33 583 Részösszeg 32 641 33 583 Költségvetésen kívüli( 1 ) Költségvetésen kívüli( 1 ) Készletek 256 275 Előző évek tartalékai 1 740 1 651 Harmadik felek elszámolásai 68 127 Eredmények 537 211 Bankszámlák 2 218 1 708 Harmadik felek elszámolásai 268 252 Készpénz 3 4 Részösszeg 2 545 2 114 Részösszeg 2 545 2 114 ÖSSZESEN 35 186 35 697 ÖSSZESEN 35 186 35 697 ( 1 ) A költségvetésen kívüli tranzakciók tanórán kívüli tevékenységekkel (pl. osztálykirándulás, könyvbeszerzés stb.) kapcsolatosak, az ezekkel kapcsolatos pénzgazdálkodásért az iskola felel; elszámolásuk kizárólag a mérlegben történik (a bevételek és a kiadások nem jelennek meg az iskola eredménykimutatásában). Forrás: Európai Iskolák. A táblázat az iskolák saját módosított készpénzalapon elkészített pénzügyi kimutatásaiban közölt adatait összegzi.

1 3. MELLÉKLET A Számvevőszék 2008-as éves jelentésében megfogalmazott ajánlások hasznosulása Az alábbi táblázat a 2008-as számvevőszéki ellenőrzés keretében megfogalmazott ajánlások hasznosulásáról nyújt tájékoztatást: 2008-as ajánlás (Az iskolákról szóló 2008-as éves jelentés 30. cikke) Müncheni Európai Iskola Végrehajtva IGEN/NEM/ N.A./ folyamatban I. sz. Luxembourgi Európai iskola Végrehajtva IGEN/NEM/ N.A./ folyamatban Központi hivatal Végrehajtva IGEN/NEM/ N.A./ folyamatban Megjegyzések 1. ajánlás: vizsgálják felül a pénzügyi szabályzatot a Számvevőszék 2006. október 18-i 5/2006. sz. véleményébe n megfogalmazott javító célú ajánlások figyelembevétele érdekében. Ezeket az ajánlásokat különösen ami az eredményszemléletű számvitel elveinek teljes körű bevezetését illeti nem vették teljes mértékben figyelembe. (Megjegyzés: Az Európai Iskolák 2006. október 24-i pénzügyi szabályzatának 104. cikke kimondja, hogy az Európai Iskolák igazgatótanácsa háromévente, vagy amikor szükség van rá, felülvizsgálja a szabályzatot.) N/A N/A NEM Az 1. ajánláshoz kapcsolódóan 2009 végén felállítottak egy munkacsoportot, amelynek feladata, hogy 2010-re felülvizsgálja a pénzügyi szabályzatot. 2. ajánlás: kerüljék a beszámoló olyan megjelenítését, amely az előző évi többletet egyéb bevételként szerepelteti. IGEN IGEN IGEN Mindegyik iskola pontosan betartja.

2 3. ajánlás: az eredménykimutatás, illetve a mérleg összeállításához szükséges információk központi hivatalnak való megküldése során az iskolák tartsák be az április 1-jei határidőt. IGEN NEM IGEN Az iskolák többsége nem tartja be. 4. ajánlás: a készletnyilvántartáshoz alkalmazzanak a célnak megfelelő eszközöket, végezzenek fizikai ellenőrzéseket, és a készletnyilvántartást vessék össze a számviteli rendszerekkel. NEM NEM NEM Nem tartják be. 5. ajánlás: a készletnyilvántartásban szerepeljenek azok a tételek, amelyek értéke önmagában nem haladja meg a 600 eurót, de jellegüknél fogva mégis eszköznek számítanak. IGEN IGEN IGEN A két ellenőrzött iskola és a hivatal betartja. 6. ajánlás: a tanórán kívüli tevékenységeket finanszírozó, az iskolai munkaközösség által kezelt bankszámlákat tüntessék fel a mérlegben. IGEN NEM N/A Az egyik ellenőrzött iskola nem tartja be. 7. ajánlás: javítsák a készpénzgazdálkodást. NEM NEM N/A A készpénzgazdálkodási eljárás nem javult.

3 8. ajánlás: gondoskodjanak a kétes követelések eredményes nyomon követéséről, és a mérleghez csatolt megjegyzésekben nyújtsanak tájékoztatást ezekről a követelésekről. NEM NEM N/A Noha a pénzügyi kimutatásokban szereplő információk terén némi javulás tapasztalható (például a moli iskola esetében), az iskolák nem mindig elemezték egyrészt azt, hogy a követelések mióta állnak fenn, másrészt azt, hogy azok ténylegesen behajthatóak-e. 9. ajánlás: javítsák az átvitelek mérlegbeli bemutatását azáltal, hogy a kiegészítő melékletben bemutatják a fennálló szerződéses kötelezettségeket. 10. ajánlás: dolgozzanak ki írásos belső eljárásokat a részidős, illetve az adminisztrációs és kisegítő személyzet felvételére vonatkozóan. IGEN IGEN IGEN Folyamatban Folyamatban Folyamatban Az összes iskola és a központi hivatal is teljes mértékben betartja. A részmunkaidős tanárok felvételére nézve ugyan léteznek nem hivatalos szabályok, ezeket azonban hivatalosan is fel kellene venni az iskolák belső szabályzatába, és harmonizálni kellene. Az adminisztrációs és kisegítő személyzetre vonatkozó felvételi eljárások esetében szintén központi szintű harmonizációra lenne szükség.

4 11. ajánlás: alakítsanak ki egységes nyilvántartási rendszert a személyzeti aktákhoz, hogy azok hiánytalanok és naprakészek legyenek. 12. ajánlás: biztosítsák a közbeszerzési eljárások jogszerűségét és szabályszerűségét. 13. ajánlás: a kifizetések előzetes ellenőrzésére vezessenek be egy eredményes rendszert, a pénzügyi szabályzatnak megfelelően. 14. ajánlás: vezessék be az igazgatótanács által 2007 októberében elfogadott 18 belsőkontrollstandardot. NEM Folyamatban Folyamatban NEM NEM NEM Folyamatban Folyamatban Folyamatban Folyamatban Folyamatban Folyamatban Az egyes iskolák különböző eljárásokat alkalmaznak. A nyilvántartási rendszer teljessége és egységessége érdekében olyan megközelítést kellene alkalmazni, amely a legjobban bevált gyakorlatra épül. Az új szabályok betartása érdekében további előrehaladásra van szükség. Tegyenek lépéseket a közbeszerzési eljárások jogszerűségének és szabályszerűségé nek biztosítása érdekében. További előrehaladásra van szükség annak érdekében, hogy az iskolák által alkalmazott előzetes ellenőrzési rendszer eredményes legyen. 2009 során az iskolák némi átlátást nyertek végrehajtandó feladatokról, az erőforrások korlátozottsága és a központi útmutatás hiánya miatt azonban még sok feladatot fog igényelni, mire mind a 18 belsőkontroll standardot feldolgozzák.