50-28/2016. FOLYAMATLELTÁR 2016.05.18.
Vezetés Főfolyamatok F1. Dokumentumszolgáltatás F2. Információszolgáltatás F3. Közösségi szolgáltatások F4. KSZR F5. Kiegészítő könyvtári szolgáltatások F6. Felnőttképzési szolgáltatások (külön Minőségi Kézikönyve van!) F7. Gyűjteményszervezés F8. Feldolgozás T1. Épületüzemeltetés A vagyongazdálkodási feladatok irányítása és ellenőrzése (bérbeadás, állagmegóvás) A munkakörülmények biztosítása Élet és tűzvédelmi, vagyonbiztonsági feladatok szervezése Rendkívüli események menedzselése (káresemények, bűncselekmények következményei, balesetek) T2. Gazdasági tevékenység Költségvetés készítés A gazdálkodási feladatok irányítása és ellenőrzése, utalványozás Irattározási szabályok betartatása Kötelezettségvállalások T3. Informatikai rendszer üzemeltetése T4. Munkatársak képzése Éves és 7 éves képzési terv készítése T5. Statisztika, mérések Éves statisztikai jelentések Teljesítménymérés és értékelés Vezetői folyamatok V1. Szakmai menedzsment Munkaterv készítés Szakmai beszámoló készítés A szakmai tevékenység irányítása és ellenőrzése Belső ellenőrzés megszervezése és irányítása Szakmai program megvalósítása Munkaértekezletek tartása V2. Erőforrás menedzsment Munkavállalók felvétele Általános munkáltatói döntések (szabadságok kiadása, fizetési előlegek engedélyezése, nyugdíjazás, létszámcsökkentés lebonyolítása) Az intézmény szabályzatainak elkészítése és karbantartása Adatvédelmi feladatok ellátása V3. Projekt menedzsment A pályázati projektek felelős irányítása és felügyelete V4. Intézményi kommunikáció Az intézmény képviselete 2
Az intézményi kiadványok jóváhagyása Kapcsolattartás más intézményekkel és szervezetekkel Az érdekképviseleti szervekkel kapcsolatos feladatok ellátása Programtervezések (kiemelt rendezvények közvetlen felügyelete) Média és marketing tevékenység 3
Olvasószolgálat Főfolyamatok F1. Dokumentumszolgáltatás Kölcsönzés Átkölcsönzés Könyvtárközi kölcsönzés - ODR Regisztráció Beiratkozás Hosszabbítás Előjegyzés Értesítések ügyintézése Előjegyzési Késési Elveszett könyv ügyintézése Helyben használat o Hírlap- és magazin olvasó használata o Olvasóterem használata o Katalógusok használata o Adatbázisok használata o Számítógép és internet használat F2. Információszolgáltatás Felvilágosítás Közhasznú információszolgáltatás Referensz Általános- és szaktájékoztatás Online tájékoztatás Irodalomkutatás, bibliográfia készítés Könyv, film, zenei- és hangoskönyvajánlók F3. Közösségi szolgáltatások Könyvtárhasználati- és kézműves foglalkozások szervezése Könyvtári Hét programjainak szervezése Vetélkedők szervezése Információk megjelenítése a könyvtár facebook oldalán F5. Reprográfia Fénymásolás Nyomtatás Digitális másolatkészítés Szkennelés Fotózás F7. Gyűjteményszervezés Gyarapítás Tájékozódás a dokumentumpiacon Dokumentum kiválasztás Dezideráta Apasztás Selejtezés Gyűjtemény rendezése Dokumentumok visszaosztása Az állomány raktári rendjének biztosítása a szabadpolcon és a raktárban Dokumentumok kötészetre előkészítése 4
F8. Feldolgozás Feltárás Helyismereti vonatkozású cikkek formai és tartalmi feltárása T2. Gazdasági tevékenység Számlázás Pénzkezelés Pénzügyi elszámolás T5. Statisztika, mérések Időszakos statisztikai adatszolgáltatás Használói elégedettségmérés Vezetői folyamatok V4. Intézményi kommunikáció Szórólapok, plakátok, programfüzetek eljuttatása a könyvtárhasználókhoz Könyvtárhasználati tájékoztató OPAC használati útmutató Panaszkezelés 5
Helyismereti Osztály Főfolyamatok F1. Dokumentumszolgáltatás 1.Az olvasók könyv-, ill. folyóirat-kéréseinek teljesítése, polcról, belső raktárból, alsó raktárból, külső raktárból történő szolgáltatása BC anyagból tájékoztatás és könyvek, oktatócsomagok, CD-k, DVD-k kölcsönzése 2. Könyvtárközi dokumentumszolgáltatás Könyvtárközi kölcsönzés: szolgáltató könyvtárként (MK): Rendelésfelvétel ODR-en, e-mailből, telefonon A dokumentumok polcról, alsó, ill. külső raktárakból történő összegyűjtése Központból, gyermekkönyvtárból, ill. fiókkönyvtárból rendelt dokumentum átkérése rendelés adminisztrációja Kölcsönzésben lévő dokumentum előjegyzése Dokumentumok kikölcsönzése HUNTÉKÁBAN, visszajelzés e-mailen, ODR-en státusz átállításával ODR-en megkért könyvek kézi és gépi adminisztrációja küldéskor és visszaérkezéskor, feltételegyeztetés a küldésről, számlázás, lemondott kérések adminisztrációja, Hosszabbítások kezelése, kéréskövetés, státuszmódosítások Esetleges reklamációk kezelése Postázás előkészítése, csomagolás, új könyvtárközis könyvtárak beiratkoztatása A könyvek visszaérkezéskor csomagbontás, érkeztetés, gépi visszavétel, e- mailen visszaigazolás e-mailen, ODR-en státuszállítás Kölcsönzések követése, késedelmes könyvtárak figyelmeztetése Személyes kérések intézése azonnal, dokumentum összegyűjtése, adminisztrációja, kölcsönzése, a visszahozott könyvek visszavétele naplóban, HUNTÉKÁBAN Új kérő könyvtárak adatainak összeírása, beiratkoztatása Az ODR éves statisztikájának elkészítése, postakönyvek másolása, költségszámolás Kapcsolattartás a szaktájékoztató, a pultnál lévő és a raktáros kollégákkal, a kézbesítővel és a gazdasági osztállyal Kapcsolattartás a Központi könyvtár könyvtárközi kölcsönzést végző kollégáival kapcsolattartás a helyi egyetemi, iskolai, szakkönyvtárak kollégáival Könyvtárközi kölcsönzés: olvasóink kéréseinek elindítása más könyvtárakhoz (K) Olvasóink kéréseinek fogadása, az Országos Dokumentumellátó Rendszer (ODR) keretében a könyvtárunk által az olvasóink részére más könyvtáraktól kért dokumentumok könyvtárközi kölcsönzése (adminisztráció, kapott könyvek visszapostázása, telefonos, online és e-mail kapcsolattartás olvasókkal, kollégákkal Elektronikus dokumentumok küldése. Az országos internetes adatbázisok, az on-line katalógusok használata, az adminisztráció (elektronikus levelezés, nyilvántartás) naprakész vezetése, a kölcsönzés technikai részének végzése). Helyismeret gyűjtemény a helyismereti kutatóteremben a különböző dokumentumtípusok szolgáltatása 6
F2. Információszolgáltatás Olvasótermi tájékoztatás: on-line katalógusból adatszolgáltatás tájékoztatás az Olvasótermi anyagból az internetes adatbázisok, CD-k, CD-ROM-ok hozzáférésének biztosítása és tájékoztatása Kutatóteremben referensz-szolgálat kutatótermi tájékoztatás: on-line katalógus, helyi és internetes adatbázisok, hagyományos és nem hagyományos dokumentumok alapján a külső megkeresések alapján tájékoztatás (E-mail-es megkeresések, társintézmények,stb) NPA-adatbázis gondozása, feltöltése. F3. Közösségi szolgáltatások helyismereti vetélkedők szervezése, vetélkedőkön zsűrizés látogató diákcsoportok számára a gyűjtemény állományának használatának bemutatása F5. Reprográfia Fénymásolás Nyomtatás Digitális másolatkészítés Szkennelés fénymásolat készítése, postázása, digitális másolat készítése és e-mailes küldése Előzetes tájékoztatás személyesen, e-mailben, telefonon Rendelésfelvétel, folyóiratok összeválogatása, egyeztetés a megrendelővel, fotók szkennelése Az újság elkészítése (szkennelés, fotó és gólyahír szerkesztése, előlap készítése, kötészetbe küldés, kiértesítés, számlázás) Kapcsolattartás a megrendelővel, a kötészettel, a szállítást végző gépkocsivezetővel, a kézbesítővel F7. Gyűjteményszervezés Folyóiratfeldolgozás (folyóiratfeldolgozó-könyvtáros) munkafolyamatai- folyóirat-rendelésben (igényfelmérés, listák készítése, hiányok felderítése érkeztetési adatok, polcrendezés és kollégák jelzései alapján és jelentése. reklamáció számlamásolatának beszerzése és archiválása a főnaplós leltárhoz való csatolás céljából. bibliográfiai leírás készítése, példányrekordok létrehozása, katalóguscédula megírása új füzetpéldányok generálása, érkeztetés előkészítésére. leltározás a Huntékában, kötésre előkészítése illetve tékázása. selejtezések (Törlési listák elkészítése, egyéb szükséges adminisztráció elvégzése. fölöspéldánylisták figyelése, régi, hiányzó folyóiratpéldányok pótlása, beszerzése. folyóiratállomány visszamenőleges karbantartása Olvasótermi feladatok Napilapok, folyóiratok érkeztetése Periodikumok példányainak polcra, ill. raktárba helyezése Raktári rend fenntartása (periodikumok - olvasóterem, hátsó raktár, alsó és külső raktárba küldés olvasótermi könyvek rendje 7
Az idegen nyelvű könyvek közül az angol nyelvű könyvek beszerzéséhez javaslatok megtétele Az idegennyelvű könyvek raktári rendjének fenntartása Helyismereti feladatok Aprónyomtatványok állományba vétele (leltározása), behasonlítása, önfeltáró rendszerbe való elhelyezése Képeslapgyűjtemény, fotógyűjtemény gyarapítása: behasonlítás, internetes aukciós oldalakról rendelés, számlák továbbítása. Magángyűjtőktől való vásárlás. Képeslapok állománybavétele, szkennelése, bibliográfiai leírása Kötelespéldányok begyűjtése (nyomdákkal való kapcsolattartás) Önkormányzati lapok beszerzése Megyei folyóiratok nyilvántartásának kezelése az újonnan induló megyei periodikumok bibliográfiai leírása a megyei folyóiratok kötésre való előkészítése helyismereti bekötött folyóiratok raktári rendjének fenntartása a helyismereti könyvállomány gyarapítása: javaslat a beszerzésre, szerzőkkel való kapcsolattartás helyismereti könyvek helyismereti szempontú analitikus feltárása a folyóirat állományunk figyelése, feltárása helyismereti szempontból, megyei cikkadatbázis építés Helyismereti adatbázisok építése: évfordulónaptár, megyei kitüntetettek, megyei periodikumok listája, linkgyűjtemények, megyei wikipédia A könyvtár blogjára és elektronikus folyóiratába helyismerettel kapcsolatos publikálás, ismeretterjesztő cikkek írása Helyismereti személyek adatbázisának építése. T2. Gazdasági tevékenység Pénzforgalom, pénztár kezelés T5. Statisztika, mérések Időszakos statisztikai adatszolgáltatás forgalmi, könyvtárközi kölcsönzés adatainak szolgáltatása Vezetői folyamatok V4. Intézményi kommunikáció Szórólapok, plakátok, programfüzetek eljuttatása a könyvtárhasználókhoz Könyvtárhasználati tájékoztató OPAC használati útmutató Panaszkezelés 8
Területi Könyvtári Szolgáltatás Főfolyamatok F1. Dokumentumszolgáltatás A KSZR tagkönyvtárak dokumentum ellátása F2. Információszolgáltatás Felvilágosítás, tájékoztatás F3. Közösségi szolgáltatások KSZR településeken rendezvények szervezése F4. KSZR Állományellenőrzés Raktári rend kialakítása A beszerzett dokumentumok, tárgyi eszközök kiszállításának koordinálása Kapcsolattartás a könyvtárosokkal Tárgyi eszköz igénylések Exportálás a NanLib rendszerben A KSZR könyvtárosok továbbképzése Szakmai tanácsadás F6. Felnőttképzési szolgáltatások (külön Minőségi Kézikönyve van!) Akkreditált Segédkönyvtáros képzés szervezése Felnőttképzési szerződések megkötése Tanfolyam dokumentációja Tananyagok feltöltése a segédkönyvtáros felületre Vizsgaszervezés F7. Gyűjteményszervezés Dokumentumigénylés Nemzetiségi könyvtári ellátás Folyóirat rendelések Selejtezések T2. Gazdasági tevékenység Számlákkal kapcsolatos ügyintézés T3. Informatikai rendszer üzemeltetése KKSZR honlap szerkesztése, építése, karbantartása Kapcsolattartás a NanLib rendszer fejlesztőjével T5. Statisztika, mérések Éves statisztika készítése Megyei Statisztikai Központként a megyei statisztikai adatszolgáltatás koordinálása Vezetői folyamatok V4. Intézményi kommunikáció Kapcsolattartás a megye könyvtáraival Kapcsolattartás a települési önkormányzatokkal 9
Gyűjteményszervezési Osztály Főfolyamatok F1. Dokumentumszolgáltatás F2. Információszolgáltatás F4 KSZR KSZR könyvtárak dokumentumainak feldolgozása - NanLIB A községi könyvtárak rendelési listáinak (2015-ben 105 településsel állunk szerződésben) behasonlítása a KELLO online rendelési felületén (könyv, CD, DVD). A megrendelt dokumentumok adatainak formai és tartalmi rögzítése a NANLIB programban (mű, kiadás, példány, lelőhelyek beállítása). Rendelés elküldése a KELLO online felületén. A megérkezett csomagok bontása, egyeztetése a számlákkal, számlák leadása a Gazdálkodási osztálynak. Reklamációk (téves szállítás, hibás példányok, számlázási hibák) intézése. A megérkezett dokumentumok számla szerinti feldolgozása a NANLIB programban (rendeléskor bevitt adatok behasonlítása, kiegészítése, javítása). A dokumentumok leltárba vétele, vonalkódozása. Cédula- és jelzetnyomtatás. A dokumentumok szerelése (könyvsarok, pecsétek, könyvkártya, jelzetelés). Adatok bevitelének ellenőrzése (a számlák és különböző lekeresések listázása). A dokumentumok átadása kiszállítás céljából a Területi Könyvtári Szolgáltatási osztálynak. F7.6 Gyűjteményszervezés 1. Gyarapítás Dokumentumok kiválasztása, rendelése Az állománygyarapítási javaslatok összegyűjtése, rendszerezése, behasonlítása. Heti ajánlójegyzékek kezelése jegyzékek kiküldése a visszaérkezett jegyzékek összesítése (9 részleg) jegyzékek behasonlítása rendelendő dokumentumok rendelési tételeinek felvitele az adatbázisba megrendelés a Kello felületén Új Könyvek (UK) jegyzéke kérések összesítése jegyzékek behasonlítása rendelendő dokumentumok rendelési tételeinek felvitele az adatbázisba megrendelés a Kello felületén Különféle beszerzési keretek felhasználása, elszámolása (költségvetés, ODR, ÉNT, NKA, Márai stb.). Könyvek, térképek, muzeális dokumentumok, CD-k, kották, DVD-k és elektronikus dokumentumok beszerzése online, ill. hagyományos módon, az adott dokumentumra vonatkozó szerződések és a beszerzési keretek figyelembe vételével. Rendelési nyilvántartások vezetése a Huntéka segítségével. A kötelespéldányként, ajándékba kapott, ill. egyéb módon beszerzett dokumentumok behasonlítása, árazása, gyűjteményi helyük megállapítása. 2. Érkeztetés Az érkezett dokumentumok átvétele, egyeztetése a számlákkal. A számlák nyilvántartása, leadása a Gazdálkodási osztálynak. A dokumentumok érkeztetése a Huntéka gyarapító modulban. (Kello vásárlás esetén leltározás is). Reklamációk (téves szállítás, hibás példányok, számlázási hibák) intézése. 10
3. Állomány-nyilvántartás Raktári jelzetek megállapítása részlegek alapján. Leltározás (kivéve Kello). Könyvek átleltározása lelőhely változás esetén. Cédulanyomtatás fiókkönyvtárak részére, ahol nincs gépi kölcsönzés. Csoportos leltár elkészítése. Részvétel az állományellenőrzésekben előkészítés, lebonyolítás (adatbázis vagy raktárlapok alapján) utómunkálatok (jegyzőkönyv készítése, hiányzó vagy elhasználódott dokumentumok törlése, kivezetése a nyilvántartásból) leltárlapokra a törlés tényének a rávezetése, Mellékletek adatbázisban rögzítése a példányablakban. Állománymérleg készítése negyedévente, ill. éves szinten. 4. Apasztás, törlés Részvétel a dokumentumok selejtezésében. (selejt, tervszerű állományapasztás). Behajthatatlan és megtérített dokumentumok törlése az állományból. Állományellenőrzések utáni törlések Csoportos leltár készítése a törölt dokumentumokról. A törölt dokumentumok kivezetése a nyilvántartásokból (adatbázis, leltárlap, raktárlap.) A leselejtezett dokumentumok további hasznosításra való szétválogatása, törlés jelölése a dokumentumokon. A törölt dokumentumok bejelentése a fenntartónak. F8 Feldolgozás 1. Dokumentum feltárás A dokumentumok formai és tartalmi feltárása a Huntéka integrált rendszer segítségével. (könyvek, térképek, CD-k, elektronikus dokumentumok, DVD-k) A helyismereti dokumentumokról a gyűjtőköri szabályzatban lefektetett elvek alapján, egyéb esetekben az adott dokumentumok feltárási szabályzatai alapján analitikus feltárás készül. Huntéka adatbázis építése, karbantartása, különös tekintettel a konverzió következtében keletkezett hibák javítása. Az opacos megjelenítés külön menüpontjához (kölcsönözhetőségi, ajánló lista) a hangoskönyvek és DVD-k XML formátumú leírása. A feldolgozással kapcsolatos szabályzatok, segédletek folyamatos karbantartása, bővítése. 2. Dokumentumok szerelése A dokumentumok bélyegzése, etikettezése, leltári számmal való ellátása. Raktári jelzetek készítése, felszerelése, a részlegek jelölése. Hangoskönyvek, DVD dokumentumok borítójának szkennelése. A dokumentumok előkészítése szállításra. Megváltozott, ill. hibás jelzetek javítása. Mellékletek szerelése. T2. Gazdasági tevékenység Számlákkal kapcsolatos ügyintézés T5. Statisztika, mérések Éves statisztika készítése 11
Vezetői folyamatok V4. Intézményi kommunikáció könyvajánlók írása kapcsolattartás HunTéka fejlesztőkkel 12
Muzeális Gyűjtemény Főfolyamatok F1. Dokumentumszolgáltatás Muzeális dokumentumok helyben használatának biztosítása (kiszolgálás a Muzeális Gyűjteményből). Raktári rend kialakítása és fenntartása F2. Információszolgáltatás Tájékoztatás Szaktájékoztatás a Muzeális Gyűjteményben. Közreműködés a kutatók informálásában. Szombati ügyelet az olvasószolgálatban. Ismeretterjesztő cikkek írása (online változat: szerkesztés és megjelentetés DISZOL). Ismeretterjesztő előadások. F3. Közösségi szolgáltatások Csoportok fogadása, a Muzeális Gyűjtemény bemutatása. F7. Gyűjteményszervezés Állománygyarapítás Javaslattétel muzeális dokumentumok beszerzésére (antikváriumok, aukciók kínálatából) (Rendelés: Állománygyarapítási és Feldolgozó Osztály). Javaslattétel a Muzeális segédkönyvtár gyarapítására (Rendelés: Állománygyarapítási és Feldolgozó Osztály). Állomány-nyilvántartás Muzeális dokumentumok állományba vétele. Csoportos leltárkönyv vezetéséhez szükséges adatok szolgáltatása az Állománygyarapítási és feldolgozó osztály felé. Állományellenőrzés (Állománygyarapítási és Feldolgozó Osztállyal együttműködve). F8. Feldolgozás Muzeális dokumentumok feldolgozása Feltárás Formai és tartalmi feltárás a HUNTÉKA integrált könyvtári rendszerben. Könyvanalitika készítése a HUNTÉKA integrált könyvtári rendszerben helyi témájú részdokumentumok és helyi szerzők művei esetén. HUNTÉKA adatbázis építése, karbantartása. A muzeális dokumentumokra vonatkozó intézményi szabályzat folyamatos karbantartása, bővítése. Felszerelés Bélyegzés, leltári számmal ellátás, vonalkód beragasztása, jelzetelés. Állományvédelem Digitalizálás Digitalizálandó dokumentumok kiválasztása (Digitalizálás: DISZOL). Restaurálás Restaurálandó dokumentumok kiválasztása. Restaurálás: (pályázat) (Költségvetési, Munkaügyi és Üzemeltetési Osztállyal együttműködve). Megvalósítás: külső cég. T5. Statisztika, mérések Időszakos statisztikai adatszolgáltatás Vezetői folyamatok V4. Intézményi kommunikáció kapcsolattartás a MOKKA-R-el 13
Digitális Szolgáltatások Osztálya Főfolyamatok F1. Dokumentumszolgáltatás könyvek digitalizálása folyóiratok digitalizálása szkenneléssel folyóiratok digitalizálása mikrofilmről kisnyomtatványok digitalizálása fotók digitalizálása képeslapok digitalizálása muzeális dokumentumok digitalizálása digitális könyvtár menedzselése önkéntes diákmunka menedzselése intézményi fotóarchívum kezelése F2. Információszolgáltatás Facebook-oldalak (felnőtt könyvtár, gyermekkönyvtár, Győri Szalon) menedzselése honlap menedzselése Győri Szalon menedzselése cikkírás cikkfeltöltés információk begyűjtése blog menedzselése Twitter-oldal menedzselése F3. Közösségi szolgáltatások Facebook-oldalak (felnőtt könyvtár, gyermekkönyvtár, Győri Szalon) menedzselése blog menedzselése Twitter-oldal menedzselése F5. Kiegészítő könyvtári szolgáltatások online marketing T3. Informatikai rendszer üzemeltetése informatikai rendszer támogatása és karbantartása kapcsolattartás az integrált könyvtári rendszer fejlesztőivel T5. Statisztika, mérések Időszakos statisztikai adatszolgáltatás Vezetői folyamatok V4. Intézményi kommunikáció kapcsolattartás a város és a megye kulturális intézményeivel, a médiával, valamint a fenntartó marketing részlegével 14
Közművelődési Osztály Főfolyamatok F2. Információszolgáltatás Szolgáltatások: termek értékesítése adott szempontok és árak figyelembevételével, rendezvényszervezés, tanácsadás, információ nyújtása. F3. Közösségi szolgáltatások Közreműködni a lakosság érdeklődésének és életkorának megfelelően, a kulturális értékek közvetítésében, azok elsajátításában és létrehozásában, művelődési igények felkeltésében és megvalósításában, a városrészenként eltérő sajátosságok figyelembevételével. Színvonalas programok, rendezvények nyújtása. A szabadidő tartalmas eltöltéséhez művelődési formákat kínálni. Gyermek-és családi programok, játszóházak szervezése. A közvetlen lakókörnyezet művészi hagyományainak gondozása, a helyi művelődési szokások ápolása, gazdagítása. Helyi, városi és megyei szintű rendezvények lebonyolítása, koordinálása és megtartása: kiállítások, művészeti események, szórakoztató rendezvények, műsorok, ünnepségek, találkozók, versenyek. A helyi társadalom önszerveződő csoportjai, egyesületei, kis közösségei számára közösségi tér biztosítása, nagy létszámú rendezvényeinek segítése, szakmai támogatása. A város más intézményeivel, civil szervezeteivel, egyházakkal való kapcsolatfenntartás, együttműködés. A nemzetiségi, kisebbségi kultúrák ápolása, hagyományőrző és hagyományteremtő kezdeményezések gondozása. Amatőr alkotó közösségek, művészeti csoportok, klubok, körök és szakkörök működtetése, hely biztosítása. Gyermek-és családi programok, játszóházak szervezése. A közvetlen lakókörnyezet művészi hagyományainak gondozása, a helyi művelődési szokások ápolása, gazdagítása. Helyi, városi és megyei szintű rendezvények lebonyolítása, koordinálása és megtartása: kiállítások, művészeti események, szórakoztató rendezvények, műsorok, ünnepségek, találkozók, versenyek. A helyi társadalom önszerveződő csoportjai, egyesületei, kis közösségei számára közösségi tér biztosítása, nagy létszámú rendezvényeinek segítése, szakmai támogatása. A város más intézményeivel, civil szervezeteivel, egyházakkal való kapcsolatfenntartás, együttműködés. A nemzetiségi, kisebbségi kultúrák ápolása, hagyományőrző és hagyományteremtő kezdeményezések gondozása. Amatőr alkotó közösségek, művészeti csoportok, klubok, körök és szakkörök működtetése, hely biztosítása. F5. Kiegészítő könyvtári szolgáltatások Rendezvények fotózása, archiválása T2. Gazdasági tevékenység Számlázás, pénzkezelés, pénzügyi elszámolás T5. Statisztika, mérések Időszakos statisztikai adatszolgáltatás Vezetői folyamatok V4. Intézményi kommunikáció Kiadványok szerkesztése, készítése: meghívó, szórólap, plakát, műsorfüzet. Kapcsolattartás a helyi médiával. 15
Gazdálkodási Osztály Főfolyamatok F6. Felnőttképzési szolgáltatások Szerződések, befizetések kezelése Számlázás T1 Épületüzemeltetés 1. Gondnoki feladatok ellátása épület javítás, karbantartás, felújítás 2. Beszerzések: iroda- és tisztítószer működéshez szükséges anyagok, eszközök beszerzése 3. Tűz-és munkavédelem 4. Vagyonvédelem megszervezése T2. Gazdasági tevékenység Számlák (készpénzes és utalásos): érkeztetés szkennnelés kontírozás utalásra előkészítés Személyi állomány nyilvántartása: be- és kilépő dolgozókkal kapcsolatos feladatok ellátása, dokumentálása, gazdasági munkatársak, munkaköri leírásának elkészítése munkaviszony- és kereseti igazolások elkészítése szabadság nyilvántartás (kézi és gépi) munkaidő nyilvántartás táppénz ellátáshoz szükséges adatszolgáltatás egyéb TB ellátáshoz szükséges adatszolgáltatás számfejtések adózással kapcsolatos nyilvántartások, elszámolások tárgyi eszköz nyilvántartás könyvelési program figyelemmel követése Pályázatok írása, elszámolása, nyilvántartása Kapcsolattartás külső cégekkel, szakemberekkel: o árajánlatok kérése, o megrendelések Beszámolók (éves szakmai) készítése: NAV-nak, KSH-nak, fenntartónak Pénztár vezetése Közbeszerzések Természetbeni juttatások nyilvántartása, kezelése Szabályzatok aktualizálása Postázás Technikai alkalmazottak: ruhatáros, teremőr, takarító munkájának koordinálása Ügyviteli feladatok: 1. Szövegek előállítása, rögzítése, szerkesztése 2. Sokszorosítás, másolás 3. Könyvtári nyomtatványok nyilvántartása, rendelése 4. Irattározás: a könyvtár működése során keletkező és hozzánk kerülő iratok iratok irattári rendezése, kezelése és őrzése 16
5. Iratkezelés: irat készítés, nyilvántartás, rendszerezés, segédletekkel való ellátása visszakeresése szakszerű és biztonságos őrzése, használatra bocsátása selejtezhetőség szempontjából történő válogatása selejtezése, levéltárba adása 6. Folyóirat nyilvántartás 17
Informatika T3. Informatikai rendszer üzemeltetése 1. Szerverek szoftveres, hardveres karbantartása 2. Munkaállomások telepítése, karbantartása 3. Adattárolások, biztonsági mentések menedzselése 4. Informatikai rendszer, hálózat tervezése, üzemeltetése 5. Routerek és egyéb hálózati eszközök konfigurálása és üzemeltetése 6. Informatikai rendszer működése közben felmerülő hibák elhárítása 7. Segítségnyújtás a dolgozók informatikai problémáinak megoldásában 8. Kapcsolatattartás a könyvtári informatikai rendszerek fejlesztőivel az üzemeltetési problémák megoldása érdekében 9. Digitális szolgáltatások háttérfolyamatainak támogatása, ehhez szükséges informatikai rendszerek működésének biztosítása 18