Dr. Pétery Kristóf Microsoft Mercator Stúdió 2016.
Minden jog fenntartva, beleértve bárminemű sokszorosítás, másolás és közlés jogát is. Kiadja a Mercator Stúdió Felelős kiadó a Mercator Stúdió vezetője Lektor: Gál Veronika Szerkesztő: Pétery István Műszaki szerkesztés, tipográfia: Dr. Pétery Kristóf Borítófotó: Dr. Pétery Kristóf ISBN 978-963-365-615-0 Dr. Pétery Kristóf PhD, 2016 Mercator Stúdió, 2016 Mercator Stúdió Elektronikus Könyvkiadó 2000 Szentendre, Harkály u. 17. T/F: 06-26-301-549 06-30-30-59-489 www.akonyv.hu, www.peterybooks.hu www.facebook.com/mercator.studio
4 TARTALOM TARTALOM TARTALOM... 4 ELŐSZÓ... 28 A LEGUTÓBBI OFFICE ÚJDONSÁGOK... 34 2013-as MS Office újdonságok... 34 2016-os MS Office újdonságok... 34 WORD SZÖVEGSZERKESZTÉS... 39 A 2013-as verziótól érhető el a Wordben... 39 A 2016-os verziótól érhető el a Wordben... 48 Közös szerkesztés valós időben... 48 Szabadkézi egyenletek... 50 Továbbfejlesztett verzióelőzmények... 50 Gyorsabb alakzatformázás... 51 Első lépések... 51 A program indítása... 52 A program indítási kapcsolói... 59 A Word szerkesztőablaka... 62 Gesztusok... 72 Összefoglalás... 72 Fájlkezelés... 73 Új állomány létrehozása... 78 Office fájlok megnyitása és mentése... 81 Meglévő dokumentum megnyitása... 84 Állomány lezárása, verziókezelés... 98 Az összes fájl bezárása... 100 A dokumentum tárolása... 100 Változatok kezelése... 104 Állományok törlése... 104 Állományok tulajdonságai... 104 Állományok csoportos nyomtatása... 108 Állományok átnevezése... 108 Állományok postázása és másolása... 108 A munka befejezése... 112 Megszakítás nélküli programfuttatás... 112
TARTALOM 5 Összefoglalás... 113 A segítség... 114 Súgó tartalom... 115 A súgó kezelése... 115 Keresés a súgóban... 116 Elérhetőség és egyebek... 117 Összefoglalás... 118 Alapvető beállítások... 118 Nézetmód változtatása... 119 Piszkozat nézet... 120 Webes elrendezés nézet... 121 Nyomtatási elrendezés nézet... 123 Navigációs munkaablak... 124 Vázlat nézet... 126 Nyomtatási kép üzemmód... 128 Olvasás nézet... 131 Az ablak felosztása... 134 Feladat... 135 Feladat... 135 Az eszköztárak módosítása... 136 Feladat... 138 A billentyűzet beállítása... 139 Beépülők beállításai... 141 Biztonság beállításai... 142 Más, fontos beállítások... 145 Feladat... 148 Összefoglalás... 149 Alapvető műveletek... 149 Szövegbevitel és módosítás... 149 Feladat... 150 Összefoglalás... 150 Formázás... 151 Lap- és margóbeállítás... 151 Margók beállítása... 152 Feladat... 154 A beállítások érvényessége... 155 A papírméret beállítása... 156 A nyomtató papíradagolása... 156
6 TARTALOM A laptördelés szabályozása... 157 Hasábok beállítása... 158 Feladat... 160 Töréspontok beszúrása... 161 Feladat... 163 Az oldalak elrendezése... 164 Feladat... 168 Feladat... 169 Szöveg formázása... 169 Betűtípusok... 169 Betűformázás párbeszédpanel segítségével... 170 Feladat... 172 Feladat... 173 Feladat... 176 Betűformázás billentyűparanccsal... 177 Feladat... 179 Betűformázás eszköztárral... 180 Feladat... 180 Betűformázás a helyi menüről... 181 Betűformázás a minipulttal... 181 Színek használata... 181 Szövegeffektusok... 183 Bekezdések formázása... 183 Igazítás és sorkizárás... 186 Szabályozott szóelválasztás... 187 Behúzás... 188 Feladat... 189 Feladat... 189 Feladat... 189 Feladat... 190 Sortáv és térköz szabályozása... 190 Feladat... 191 Formátum másolása... 191 Feladat... 192 Feladat... 192 Általános formázás... 192 Tabulátorok használata... 193 Feladat... 195
TARTALOM 7 Feladat... 195 Feladat... 196 Feladat... 197 Feladat... 198 Feladat... 199 Szegélyek alkalmazása... 200 Feladat... 202 Feladat... 204 Listák kialakítása... 207 Feladat... 209 Feladat... 211 Sablonok... 214 Sablonállományok alkalmazása... 222 A sablonállomány módosítása... 227 A sablonállomány kinyomtatása... 227 Feladat... 228 Feladat... 228 Feladat... 229 Feladat... 230 Feladat... 231 Feladat... 232 Feladat... 232 Összefoglalás... 233 Dokumentum-finomítás... 233 Stílusok és oldalszámozás... 233 Meglévő stílusok alkalmazása... 234 Feladat... 240 Feladat... 241 Feladat... 242 Stílusalkalmazás minta alapján... 243 Feladat... 248 Feladat... 248 Stílusalkalmazás billentyűvel... 249 Új stílus létrehozása... 251 Stílus létrehozása szerkesztés előtt... 251 Feladat... 254 Feladat... 255 Feladat... 256
8 TARTALOM Feladat... 257 Meglévő stílusok módosítása... 258 Feladat... 258 Stílusok törlése... 259 Oldalszámozás... 260 Feladat... 262 Fejlécek és láblécek... 263 Feladat... 268 Fejléc és lábléc formázása... 269 Helyesírás és nyelvtani ellenőrzés... 269 Helyesírás-ellenőrzés... 270 Elválasztás... 277 Nyelvhelyesség-ellenőrzés... 280 Szinonimaszótár... 280 Fordítás... 283 Összefoglalás... 287 Nyomtatás... 287 A dokumentum előkészítése nyomtatásra... 288 Általános beállítások... 289 A nyomtató beállítása... 291 A szöveg kinyomtatása... 298 Feladat... 301 Összefoglalás... 301 Emelt szintű műveletek... 301 Táblázatok... 302 Táblázatok létrehozása... 303 Feladat... 307 Feladat... 307 Mozgás a táblázatokban... 308 Feladat... 308 Kiválasztás a táblázatokban... 309 Feladat... 309 Kész táblázatok formázása... 309 Feladat... 315 Feladat... 320 Feladat... 322 Feladat... 324
TARTALOM 9 Táblázatkonverziók... 325 Cellaműveletek... 327 Feladat... 329 Feladat... 329 Feladat... 329 Számolási műveletek a cellákban... 330 Kép és grafika kezelése... 334 ClipArt kép beszúrása... 334 Feladat... 337 Kép beszúrása fájlból... 339 Képernyőképek beillesztése... 349 Feladat... 350 Alakzatok beszúrása... 351 Feladat... 355 Objektumok importálása... 357 Új objektum létrehozása... 358 Feladat... 359 Meglévő objektum beillesztése... 359 Feladat... 361 Körlevelezés... 361 Körlevelek elemi részei... 361 Adatdokumentum kialakítása... 364 Adatdokumentum létrehozása... 364 Meglévő adatállomány felhasználása... 370 Feladat... 373 Törzsdokumentum kialakítása... 374 Feladat... 382 Összefésülés... 383 Feladat... 385 Feladat... 385 Feladat... 386 Feladat... 388 Szűrések... 389 Feladat... 390 Különleges utasítások... 390 ASK (KÉRDÉS) utasítás... 391 FILL-IN (ÉRTÉK) utasítás... 392 IF (HA) utasítás... 393
10 TARTALOM MERGEREC (KÖRLEVREKORD) utasítás... 394 MERGESEQ (KÖRLEVSORSZÁM)... 395 NEXT (KÖVREKORD) utasítás... 395 NEXTIF (KÖVREKORDHA) utasítás... 395 SET utasítás... 396 SKIPIF (KIHAGYÁSHA) utasítás... 396 Feladat... 397 Összefoglalás... 399 EXCEL TÁBLÁZATKEZELÉS... 400 Az Excel használata... 400 Fogalmak magyarázata... 400 A táblázatkezelés első lépései... 404 A program indítási kapcsolói... 404 Feladat... 407 A munka befejezése... 408 Az Excel munkaablak... 408 Feladat... 423 Új munkafüzet létrehozása... 423 Munkafüzet mentése... 426 Feltöltés webkiszolgálóra... 431 Feladat... 434 Állomány lezárása, verziókezelés... 434 Az összes fájl bezárása... 436 Exportálás-importálás... 436 Feladat... 440 Feladat... 442 Beállítások... 442 Nézetmód változtatása... 443 Normál nézet... 444 Oldaltörés megtekintése... 447 Oldalelrendezés nézet... 448 Nyomtatási kép nézet... 449 Egyéni nézetek... 449 Szalagméret csökkentése... 450 Feladat... 451 Ablakok kezelése... 451 Feladat... 452
TARTALOM 11 Az eszköztár módosítása... 452 A menüszalag testre szabása... 455 Az alkalmazás beállításainak megváltoztatása... 457 Összefoglalás... 460 Cellák... 461 Adatok bevitele... 461 Számok bevitele cellába... 462 Feladat... 463 Szöveg bevitele cellába... 464 Speciális karakterek/jelek beillesztése egy cellába... 465 Dátum bevitele... 466 Adatok kijelölése... 467 Cella, összefüggő és nem összefüggő tartomány kijelölése... 468 Feladatok... 472 Kijelölés egérrel... 473 Feladat... 473 Sor és oszlop kijelölése... 474 Cellák beszúrása... 475 Feladat... 475 Adatok szerkesztése... 477 Feladat... 477 A Visszavonás parancs használata... 478 Feladat... 478 Másolás, mozgatás... 479 Másolás és beillesztés... 480 Feladat... 481 Vágás és áthelyezés... 482 Feladat... 489 Cellák törlése... 490 Cellatartalom vagy formátum törlése... 491 Feladat... 492 Az adatbevitel gyorsítása... 492 Adatbevitel automatikus kiegészítéssel... 493 Feladat... 493 Cellák kitöltése a kitöltőjel húzásával... 494 Feladat... 495 Cellabevitel csoportos kitöltéssel... 498
12 TARTALOM Feladat... 499 Kitöltés egyéni lista elemeivel... 501 Feladat... 503 Feladat... 504 Cellák automatikus feltöltése sorozattal... 505 Sorozatkitöltés a kitöltőjel húzásával... 507 Villámkitöltés... 509 Feladat Nevek szétválasztása... 509 Feladat Nevek átalakítása... 511 Sorok és oszlopok... 511 Sorok és oszlopok beszúrása... 512 Oszlopszélesség és sormagasság módosítása... 512 Feladat... 515 Kijelölt sorok és oszlopok törlése... 515 Keresés és csere... 516 Egy adott cellatartalom megkeresése... 516 Meghatározott cellatartalom lecserélése... 517 Feladat... 519 Adatok rendezése... 519 Szám szerint növekvő vagy csökkenő sorba rendezés... 520 Növekvő vagy csökkenő ábécé-rend... 521 Rendezés a feltételesen formázott cellák szerint... 521 A rendezés végrehajtása... 522 Feladat... 523 Összefoglalás... 524 Munkafüzetek... 525 Munkalap műveletek... 525 Feladat... 525 Új munkalap beillesztése... 525 Munkalap átnevezése... 526 Munkalap törlése... 527 Munkalapok mozgatása, másolása... 527 Mozgatás, másolás, másik munkafüzetbe... 528 Feladat... 529 Egyéb munkalap parancsok... 529 Feladat... 530 Összefoglalás... 530
TARTALOM 13 Képletek, függvények... 530 Számolás képletekkel... 530 A képletek kiértékelése és a pontosság... 531 Aritmetikai és logikai képletek... 534 Feladat... 534 Hivatkozások és nevek... 535 Feladat... 536 Nevek használata a képletekben... 537 Feladat... 537 A nevek megadásának másik módja... 539 Feladat... 539 Tartománynevek használata... 540 Munkafüzet és munkalap hivatkozások... 541 A képletek alkalmazása... 541 A képletek szintaxisa... 542 A képletek használatával kapcsolatos hibaüzenetek... 545 A relatív cellahivatkozás használata... 547 Az abszolút cellahivatkozás használata... 548 A vegyes cellahivatkozás használata... 548 Feladat... 549 Tömbképletek, tömbállandók... 549 Függvények használata... 552 A függvény beírása... 553 Függvény beillesztése gombmenüből... 554 Függvény beillesztése párbeszédpanelről... 557 A leggyakoribb függvények... 560 Feladat... 562 Feladat... 563 Matematikai függvények... 564 Feladat... 567 Feladat... 569 Feladat... 569 Feladat... 570 Dátum- és időműveletek... 572 Feladat... 574 Pénzügyi számítások... 577 Feladat... 578 Logikai műveletek... 579
14 TARTALOM Feladat... 580 Feladat... 580 Egyéni függvények... 581 Feladat... 581 Feladat... 583 Feltételes összegzés függvénnyel... 585 Listában keresés függvénnyel... 589 Összefoglalás... 594 Formázás... 595 Beépített táblázatstílusok... 595 Cellaformázás... 600 Feladat... 602 Számformátumok... 602 Dátum formátumok... 604 Pénznem formátumok... 605 Százalék formátumok... 605 Cellaformázás szöveg... 606 Betűméret és típus, félkövér, dőlt stílus... 606 Cellatartalom elforgatása... 607 Feladat... 608 Cellaformázás tartomány... 608 Igazítások... 608 Cellatartomány szegélyezése, mintázata... 609 Feladat... 611 Cellaméretek... 614 Formátummásolás, törlés... 614 Feladat... 615 Automatikus formázás... 615 Cellastílusok... 615 Stílusok egyesítése... 618 Helyesírás-ellenőrzés... 618 Összefoglalás... 620 Diagramok és grafikonok... 621 Értékgörbék használata... 621 Értékgörbe létrehozása... 623 Értékgörbe formázása... 625 Diagram létrehozása... 627
TARTALOM 15 Diagramkészítés... 629 Diagram nem szomszédos kijelölésből... 639 Többszintű kategóriák és adatsorok... 642 Diagramadatok módosítása... 643 Diagramformázás... 645 Automatikus formázási minták... 645 A diagram kiegészítése új elemekkel... 648 Diagramelemek formázása... 665 Összefoglalás... 673 3D térképek... 674 Térképműveletek... 677 Adatműveletek... 677 Egyéb rétegműveletek... 679 Nyomtatás... 680 Nyomtatási beállítások... 680 A lap formázása... 681 Az oldal beállítása... 681 Margók beállítása... 683 Fej- és lábléc megadása... 683 Nyomtatási beállítások... 687 Oldaltörések ellenőrzése... 691 Diagramok nyomtatása... 691 Kimutatás nyomtatása... 692 Látvány nyomtatása... 694 Súgótémakör nyomtatása... 694 A nyomtatási kép bemutatása... 694 A nyomtatás végrehajtása... 696 A nyomtatás gyorsítása... 696 Több munkafüzet nyomtatása egyszerre... 697 Nyomtatás fájlba... 697 Összefoglalás... 698 Emelt szintű műveletek... 698 Adatérvényesítés... 698 Egyéni korlátozások... 701 Figyelmeztető üzenetek beállítása... 702 Hibajelzés beállítása... 704 Irányított beillesztés... 706
16 TARTALOM Feladat... 707 Feltételes formázás... 708 Adatsávok beállítása... 709 Színskálák alkalmazása... 712 Ikonkészletek használata... 714 Formázás speciális cellatartalom alapján... 716 Formázás rangsor alapján... 718 Új formázási szabály készítése... 719 Formázási szabály másolása, törlése... 720 A formázási szabályok kezelése... 722 Objektumok importálása... 726 Feladat... 727 Adatbázis-kezelés... 728 Adatbázis-kezelő függvények... 728 Feladat... 730 Kereső- és hivatkozási függvények... 734 Az INDEX függvény... 734 Feladat... 734 A HOL.VAN függvény... 736 Az FKERES függvény... 737 Feladat... 739 A VÁLASZT függvény... 740 A VKERES függvény... 741 Összefoglalás... 743 Listakezelés... 744 Alapismeretek... 744 Adatűrlapok... 745 Táblázat vagy lista... 748 A táblázat átméretezése... 750 Táblázat bővítése az Excel 2016-ban... 751 Rekordok keresése a táblázatban... 751 Szűrt táblázatok... 752 Táblázatszűrés tartalom szerint... 754 Szövegszűrők... 754 Dátumszűrők... 755 Számszűrők... 756 Táblázatszűrés szín szerint... 757
TARTALOM 17 Irányított szűrés... 759 Ismétlődő rekordok kiszűrése... 762 Helyezettek szűrése... 763 Listaelemek összegzése... 763 Az összegzés végrehajtása... 767 Összefoglalás... 768 ACCESS ADATBÁZIS KEZELÉS... 769 Az Access használata... 769 Fogalmak magyarázata... 769 Adatbázis... 771 Adatmodell... 771 A relációs adatmodell alapfogalmai... 773 Az adatbázis táblái közötti kapcsolatok célja... 774 Szabályok definiálása... 775 Adatbázisok tervezése... 776 1. lépés: Követelményelemzés... 777 2. lépés: Entitások, táblák meghatározása... 778 3. lépés: Attribútumok, mezők megadása... 779 4. lépés: Azonosítók meghatározása... 780 5. lépés: Kapcsolatok definiálása... 782 6. lépés: Teszt... 786 7. lépés: Analizálás Accessben... 787 8. lépés: Adatbevitel és más objektumok... 792 Első lépések az adatbázis-kezelésben... 792 Indítás... 792 A program indítása... 792 Az Access alkalmazásablaka... 794 Feladat... 797 Létező adatbázis megnyitása... 800 Feladat... 802 Feladat... 802 A bejelentkező panel használata... 803 A navigációs munkaablak kezelése... 803 Az adatbázis ablak kezelése... 805 Létező adatbázis rekordjának módosítása... 805 Feladat... 807 Adatbázis mentése lemezre... 811
18 TARTALOM Objektum mentése és exportálása... 812 Feladat... 814 Adatbázis-kezelő alkalmazás bezárása... 814 A beállítások módosítása... 814 A népszerű elemek beállítása... 814 A szerkesztett adatbázis beállítása... 815 Az adatlapokon megjelenítendő elemek... 817 A tervezés beállításai... 817 Nyelvi ellenőrzés beállításai... 819 Automatikus javítás beállításai... 819 Nyelvi beállítások... 821 Speciális beállítások... 821 A billentyűzet alapvető beállításai... 823 Nézetmódok közti váltás... 823 Összefoglalás... 826 Táblák... 826 Adatbázis elvi és gyakorlati tervezése... 826 A táblákról részletesebben... 827 Tábla létrehozása... 830 Adattábla létrehozása adott mezőkkel és attribútumokkal... 831 Feladat... 832 Feladat... 834 Feladat... 839 Tábla készítése mezősablonnal... 840 Tábla létrehozása táblasablon segítségével... 840 Táblakészítés importálással vagy csatolással... 841 Tábla létrehozása SharePoint-lista alapján... 843 SharePoint lista létrehozása sablonból... 844 Mozgás az adattáblán belül... 845 Adatok bevitele az adattáblába... 847 Feladat... 848 Kulcsok definiálása... 848 Elsődleges kulcs meghatározása... 849 Index beállítása... 850 Feladat... 851 Kapcsolatok... 852 Összefoglalás... 858 Adattábla módosítása... 859
TARTALOM 19 Táblaszerkezet módosítása... 859 Adattábla formai jellemzői... 859 Új mezők létrehozása és mezők törlése... 861 Mező attribútumok (tulajdonságok) beállítása... 861 Mezőtulajdonságok beállítása... 862 Adatbázis karbantartása... 886 Adattábla adatainak módosítása... 886 Adattábla adatainak törlése... 888 Rekordok bevitele... 888 Összefoglalás... 889 Űrlapok... 889 Űrlap létrehozása... 889 Űrlapok létrehozása... 890 AutoŰrlap alkalmazása... 893 Osztott űrlap létrehozása... 895 Feladat... 896 Feladat... 897 Több rekordot megjelenítő űrlap létrehozása... 899 Űrlap létrehozása varázslóval... 900 Több táblát kezelő űrlap... 902 Segédűrlap hozzáadása létező űrlaphoz... 903 Feladat... 903 Nézetek... 906 Tervező nézet... 907 Űrlap nézet... 908 Adatlap nézet... 908 Elrendezési nézet... 909 Űrlaptervezés... 910 Elemek elhelyezése... 913 Vezérlőelemek... 914 Kötött vezérlőelem létrehozása... 916 Kötetlen vezérlőelem létrehozása... 917 Számított vezérlőelem létrehozása... 918 Vezérlőelem mezőhöz kapcsolása... 919 Vezérlőelem formázása... 921 Vezérlőelem áthelyezése... 930 Vezérlőelem méretezése... 931 Vezérlőelem igazítása... 932
20 TARTALOM Adattal kapcsolatos tulajdonságok... 933 Eseményekkel kapcsolatos tulajdonságok... 935 A vezérlőelem egyéb tulajdonságai... 935 Címkék és beviteli mezők... 936 Jelölőnégyzet, választókapcsoló, váltógomb... 937 Vezérlőelem csoportok... 937 Feladat... 938 Lista és kombinált lista... 940 Feladat... 941 Parancsgomb... 944 Segédűrlap... 946 Diagramok... 947 Kép és más objektumok... 953 Embléma beillesztése... 956 Bejárási sorrend... 956 Több karton kialakítása... 958 Ablakkezelő ikonok... 959 Léptetőgombok... 960 Görgetősáv... 960 Szakaszok... 960 Szakasz-osztóvonal elrejtése űrlapon... 962 Egy vezérlőelem vagy szakasz színei, hatásai... 962 Beépített formátumok... 962 Előugró űrlapok... 964 Nem modális előugró űrlap... 964 Egyéni párbeszédpanel létrehozása... 965 Összefoglalás... 966 Információ-lekérdezés... 966 Alapvető műveletek... 966 Létező adatbázis megnyitása vagy bejelentkezés egy adatbázisba... 966 Adott feltételeknek megfelelő rekord megkeresése... 968 Egy érték előfordulásainak megkeresése... 970 Adatkeresés értéklistával... 971 Adatkeresés szűrővel... 974 Szűrő használata táblán, lekérdezésben, űrlapon... 986 Rekordkeresés a rekordszámmal... 988 Rekordok rendezése táblában... 988
TARTALOM 21 Rekordok rendezése űrlapon... 989 Egyszerű lekérdezés létrehozása... 990 Lekérdezéstípusok... 990 Választó lekérdezések... 990 Paraméteres lekérdezések... 992 Kereszttáblás lekérdezések... 993 Módosító lekérdezések... 996 Azonos rekordok megkeresése... 1000 Azonos rekordok automatikus törlése... 1002 Összefoglalás... 1003 Jelentések... 1003 A jelentések felépítése... 1004 Jelentés létrehozása... 1006 Feladat... 1009 Jelentés módosítása... 1010 Fejléc és lábléc létrehozása, egyéniesítése... 1010 Címkék készítése... 1011 Részleges vagy teljes jelentés nyomtatása... 1016 NYOMTATÁS... 1016 Összefoglalás... 1019 POWERPOINT BEMUTATÓ KÉSZÍTÉS... 1020 A prezentáció készítés első lépései... 1020 A prezentáció-készítő program indítása... 1022 Feladat... 1022 Bemutató-parancsikonok... 1022 A PowerPoint képernyő elemei... 1024 Verziók kezelése... 1032 Bemutatók mentése... 1033 Új prezentáció létrehozása és mentése... 1036 Új létrehozása meglévő bemutatóból... 1039 Feladat... 1039 Alapvető beállítások elvégzése... 1040 Általános kategória... 1041 Szövegszerkesztési beállítások... 1042 Mentés beállításai... 1047 Nyelvi beállítások... 1049 Kibővített beállítások... 1050
22 TARTALOM A menüszalag testre szabása... 1054 A gyorselérési eszköztár testre szabása... 1055 Biztonsági beállítások... 1058 Feladat... 1060 Alapanyagok mérete, tájolása... 1061 Megjelenítési üzemmódok és nagyítás... 1062 Normál nézet... 1064 Feladat... 1067 Diaminta nézet... 1069 Feladat... 1075 Vázlat nézet... 1076 Feladat... 1079 Emlékeztetőminta nézet... 1080 Jegyzetoldal és Jegyzetminta nézet... 1085 Diarendező nézet... 1087 Feladat... 1092 Olvasási nézet... 1095 Alapértelmezett nézet... 1096 Export-import... 1098 Feladat... 1100 Összefoglalás... 1101 Alapvető műveletek... 1101 Prezentáció létrehozása... 1101 Üres bemutató létrehozása... 1101 Feladat... 1108 Bemutató létrehozása vázlat nézetben... 1109 Feladat... 1109 Új dia beszúrása... 1110 Feladat... 1110 Dia-elrendezés kiválasztása... 1110 Feladat... 1111 A beépített dia-elrendezés módosítása... 1111 Szöveg bevitele... 1112 Kurzormozgatás... 1113 Szövegírás, javítás... 1114 Feladat... 1115 Szövegkijelölés... 1115 Vágás és áthelyezés... 1117
TARTALOM 23 Feladat... 1120 Feladat... 1121 Keresés a szövegben... 1121 Szövegrészek cseréje... 1122 Feladat... 1123 Szerkesztőparancs visszavonása... 1123 Feladat... 1123 Műveletek képekkel... 1123 ClipArt kép beszúrása... 1124 Kép beszúrása fájlból... 1126 Fényképalbum készítése... 1136 Képernyőképek beillesztése... 1138 Alakzatok beszúrása... 1139 Médiaklipek beillesztése... 1141 Online videó beillesztése... 1144 Hang beszúrása... 1153 Hangalámondás rögzítése... 1155 Képernyőfelvétel beillesztése... 1157 Képek és klipek másolása, mozgatása és törlése... 1158 Dia másolása, mozgatása és törlése... 1158 Összefoglalás... 1159 A bemutató formázása... 1159 Szöveg formázása... 1159 Feladat... 1161 Betűtípuscsere... 1162 Feladat... 1162 Kisbetű nagybetű váltás... 1162 Bekezdések igazítása... 1163 Feladat... 1165 Sorköz beállítása... 1166 Feladat... 1167 Felsorolásjelek módosítása... 1167 Feladat... 1169 Objektumok formázása... 1170 Objektumok igazítása... 1170 Árnyékok az objektumok körül... 1172 Feladat... 1173 Egyéb hatások... 1173
24 TARTALOM Színek és vonaltípusok módosítása... 1175 Feladat... 1178 Objektumok forgatása és tükrözése... 1179 Keretek, helyőrzők kezelése, elrendezések... 1181 Szakaszok kezelése... 1182 Stílusok másolása... 1185 Feladat... 1185 Sablonhasználat, stílusmódosítás... 1185 Feladat... 1187 Feladat... 1187 Összefoglalás... 1188 Grafika, diagram beillesztése... 1189 Rajzolt objektumok... 1189 Beépített alakzatok kezelése... 1192 Feladat... 1194 Objektumok beillesztése... 1195 Beágyazott objektum szerkesztése... 1199 Csatolt objektum szerkesztése... 1200 Feladat... 1200 Objektum konvertálása... 1201 Táblázatok beépítése... 1202 Kész táblázatok formázása... 1206 Cellaműveletek... 1213 Feladat... 1214 WordArt objektumok beillesztése... 1215 Listák készítése... 1222 Folyamatok rögzítése... 1224 Ciklusok ábrázolása... 1224 Szervezeti sémák készítése... 1225 Kapcsolatok, viszonyok ábrái... 1229 Mátrix és piramis diagramok... 1230 A SmartArt diagramok formázása... 1231 Feladat... 1232 Diagram, grafikon beillesztése... 1234 Adatok módosítása... 1236 Grafikonszerkesztés... 1239 A diagramok formázása... 1240 Összefoglalás... 1259
TARTALOM 25 Diavetítési effektusok... 1260 Beépített animációk... 1260 Beépített animációk alkalmazása... 1260 Beépített animációs effektusok módosítása... 1263 Áttűnések... 1266 Egyéb, lejátszási beállítások... 1269 Összefoglalás... 1272 NYOMTATÁS, BEMUTATÁS- ELŐKÉSZÍTÉS... 1273 Dia beállítások... 1273 Bemutatás előkészítése... 1274 Diák sorszámozása... 1274 Diák kiegészítése előadói jegyzetekkel... 1276 Helyesírás-ellenőrzés... 1278 On-line korrektúrázás... 1282 Nyomtatás... 1284 Nyomtatási kép... 1284 Diák nyomtatása különböző nézetekben... 1285 Összefoglalás... 1286 Prezentáció vetítése... 1287 Prezentáció bemutatása... 1287 A vetítés előkészítése PowerPointban... 1287 A vetítés előkészítése PowerPoint nélküli gépre... 1287 Előkészítés CD-hez szolgáltatás... 1288 A bemutató levetítése külön programmal... 1291 A vetítés indítása... 1293 Prezentáció indítása bármely diáról... 1294 Vetítés közbeni navigációs lehetőségek... 1296 Előadói nézet... 1304 Feladat... 1305 Feladat... 1306 Összefoglalás... 1306 OUTLOOK LEVELEZÉS... 1307 Fogalmak és szakkifejezések... 1307 Az e-mail cím felépítése és szerkezete... 1308 POP3 és SMTP... 1309 Az elektronikus levelező rendszerek előnyei... 1309 Az internetes etikett ( netikett )... 1310
26 TARTALOM Biztonsági megfontolások... 1319 A kéretlen levelek érkezésének lehetősége... 1319 E-mail fejléc ellenőrzése... 1321 A digitális aláírás fogalma... 1322 Első lépések az elektronikus levelezésben... 1324 A levelező szoftver megnyitása és bezárása... 1324 A levelezőprogram ablaka... 1328 Mappaműveletek... 1330 Egy és több e-mail üzenet megnyitása... 1334 A beérkezett üzenetek adatai... 1337 Az üzenetfej megtekintése... 1339 Melléklettel végezhető műveletek... 1340 A levéllel végezhető műveletek... 1341 Váltás megnyitott üzenetek között... 1344 E-mail üzenet bezárása... 1344 A Súgó funkcióinak használata... 1345 Üzenetek kiválasztása... 1346 Üzenetek szűrése... 1348 Üzenetek keresése... 1349 A beállítások megváltoztatása... 1353 A beérkezett üzenetek mezőinek beállítása... 1353 Üzenetküldés... 1355 Címjegyzék kezelése... 1355 Névjegyzék kezelése... 1358 Új levél küldése... 1359 Másolás, mozgatás és törlés... 1367 Csatolmányok... 1374 Aláírás és egyéni levélpapír készítése... 1375 Névjegykártya küldése... 1377 Küldött levél beállításai... 1378 Levél továbbítása... 1379 Válasz érkezett levélre... 1380 Piszkozatok... 1380 Szabályok alkalmazása... 1380 Redundáns elemek törlése... 1381 Levélszemét kezelés... 1382 Levélszemétszűrő listák... 1382 A levélszemétszűrő védelmi szintjének beállítása... 1383
TARTALOM 27 Egyéb működési beállítások... 1385 Adott feladótól érkező üzenetek tiltása... 1386 Adott ország- vagy régiókódú üzenetek tiltása... 1388 Ismeretlen ábécét használó üzenetek tiltása... 1389 A megbízható feladók letiltásának megakadályozása... 1389 A levélszemét mappa áttekintése... 1392 A levélszemét mappa kiürítése... 1392 Szabályok alkalmazása... 1393 Szabály létrehozása... 1393 Szabály módosítása... 1400 Szabály futtatása... 1401 Feladatok szervezése... 1402 Teendők kezelése az üzenetek mellett... 1402 Emlékeztetők beállítása... 1403 Teendők kezelése a feladatlista ablakban... 1406 Új feladat felvétele... 1408 A naptár kezelése... 1410 Megbeszélések, találkozók kezelése... 1411 Időpontok, naptárak egyeztetése... 1413 Archiválás... 1415 IRODALOM... 1417
28 ELŐSZÓ ELŐSZÓ Tisztelt Olvasó! A Microsoft komplex irodai alkalmazáscsomagja minden, napjainkban az irodákban előforduló igényt kielégítő megoldás. Professzionális színvonalú kiadványszerkesztők szolgáltatásait nyújtja a Word szövegszerkesztő, gazdasági-műszaki számítások, elemzések eszköze az Excel táblázatkezelő, demonstrációk, előadások látványos és hatásos segítője a PowerPoint program, az Outlook igazi csoportos munkaszervezést lehetővé tevő alkalmazás, amellyel nemcsak munkacsoporton belüli tevékenységeinket szervezhetjük, hanem levelezhetünk is. Ez a négy program az Office Standard csomagjának hagyományos összetevői. A professzionális Office csomag része az Access adatbázis-kezelő program is. Ráadásul a család már korábban új tagokkal gyarapodott: az önálló alkalmazás InfoPath és OneNote mellett a beépülő Business Contact Manager, majd az üzleti diagramszerkesztő Visio, a projekttervező Project és a legújabban a csoportmunka támogató Groove, valamint az XML technológia, a tartalomvédelmi szolgáltatások is ide sorolhatók. Az alkalmazásokban tovább fokozták az integrációt és a csoportmunka-lehetőségeket, olykor-olykor már azt is elfelejthetjük, hogy egy-egy parancs melyik programnak a része. Mivel nyújt többet az Office 2013-as változata a megelőzőnél, azaz az Office 2010-nél? Még könnyebben, kevesebb kattintással kezelhető, hatékonyabb, kellemesebb kezelői felületet a kezdő és haladó felhasználók számára egyaránt. A 2007-es változatban megjelent szalagok most már egységesen jelennek meg a programcsomag öszszes eleménél. Teljesen azonos módon indíthatók a programok, működik a súgó, az ablakok és a grafika kezelése. Ezért általában ezeket első előfordulásuk helyén (azaz kötetünkben a Word szövegszerkesztőnél) mutatjuk be. Az első látásra egyszerű Fájl menü almenüket tartalmaz, amelyekkel a szokásos dokumentumnyitáson és mentésen túl a Mentés másként paranccsal menthetünk a Word 97-2003 formátuma mellett PDF, XPS vagy az új opendocument formátumba is. A PDF az Adobe
ELŐSZÓ 29 hordozható, ingyenes olvasóval is megtekinthető, a nyomdai kommunikációban kiválóan hasznosítható (minden szükséges nyomdai információt tartalmazó), többféleképpen védhető, és számos más hasznos tulajdonsággal rendelkező formátuma. Az XPS (XML Paper Specification) szintén nyomtatásra előkészített, rögzített, lapelrendezést leíró formátum, amellyel a Microsoft nyilván a konkurens formátumot szeretné leváltani. Mérete viszont saját tesztjeink szerint a PDF-nek olykor a hatszorosát is eléri. A fájlpublikációs párbeszédpanelről is látszik, hogy a megmaradt párbeszédpanelek csak kissé módosultak. Az Előkészítés almenü viszont már a 2010-es verzióban megszűnt. A fájlinformációkkal kapcsolatos parancs átkerült az új Információ almenübe. Teljesen megváltozott a nyomtatás beállítása is. Látszólag megszűnt a nyomtatási kép, mint a nyomtatás előtti utolsó ellenőrzési lehetőség. Valójában ezt most a Nézet szalag Nyomtatási elrendezés nézetével oldhatjuk meg úgy, hogy közben a dokumentum szerkeszthető marad. A korábbi Közzététel helyett megjelent Mentés és küldés almenüben végezhető megosztás előtt alkalmazzuk, vagyis ellenőrizzük a dokumentumot, csatolásokkal látjuk el, kiosztjuk a jogokat és korlátozásokat más felhasználók számára, digitális aláírással látjuk el a dokumentumot (hogy biztosíthassuk az eredetiség igazolását), ellenőrizhetjük a kompatibilitást a korábbi Word változatokkal, valamint készre jelentve írásvédetté tehetjük. A korábbi funkciók általában elérhetők. A legtöbb művelethez most a menük helyett a szalagokon elérhető vezérlőelemeket használjuk. Például a legtöbb (leggyakrabban használt) formázási lehetőség elérhető a Kezdőlap és az egyes objektumok beszúrása után megjelenő Formátum szalagokról. A beállításokat ráadásul általában minták alapján végezzük. Ezeket a mintákat galériákban helyezték el, amelyek közös jellegzetessége, hogy a bennük szereplő minta fölé mozgatott kurzor hatására a mintának megfelelő formázás megjelenik az aktuális vagy kijelölt szövegrészen. Ha valakinek ennél részletesebb beállításra van szüksége, akkor a szalagról megjeleníthető a szokásos beállító párbeszédpanel is. A 2013-as változatban az újdonságokból következtethetünk az új trendre, amikor is a szoftvereket szolgáltatásként kívánják nyújtani, mint az infrastruktúrát. Ennek megfelelően megváltozott a programok
30 ELŐSZÓ forgalmazása, telepítése is. Háttérbe szorulnak a kézzel fogható telepítő médiák (CD, DVD), a telepítő anyag többnyire letöltéssel érkezik, az alapértelmezett tárolóhely a felhő (interneten keresztül elérhető távoli tárhely), amelyen keresztül könnyen megoszthatjuk dokumentumainkat azokkal, akiket erre felhatalmazunk. Általában szebb, gyorsabb lett a programcsomag, olyan helyeken is animált megjelenést alkalmaznak, ahol korábban nem. Sok párbeszédpanel helyett a parancsok paraméterezését a szerkesztőablakok jobb oldalán megjelenő panelben kell megoldanunk. A Windows 7 operációs rendszernek is köszönhetően megváltozott a korábban megnyitott dokumentumok újbóli betöltése a Dokumentumok menüből, a tálcáról és a Start menüből egyaránt. Ugyancsak a Windows 7 hozta magával a fájlkeresés új módját, amelyet megtehetünk a Megnyitás párbeszédpanelről, az Intézőből vagy a Start menüből. A Megnyitás párbeszédpanelen módosultak a fájlok szűrésére, tulajdonságaik megjelenítésére, rendezésére vonatkozó utasítások. Aki ezzel a programcsomaggal oldja meg mindennapos feladatait, egy olyan számítógép felhasználói csoport tagjaként végezheti munkáját, hogy biztos lehet abban, hogy az irodai programcsomagok területén 80-90%-os piaci részesedést elért Microsoft alkalmazása szinte szabvány, az e programokkal készített állományok használata során minimálisra csökkennek a kompatibilitási problémák. Az új programcsomaggal új, sokkal tetszetősebb sablonok, interaktív szerkesztőeszközök jelentek meg. Módosítottak a képszerkesztésen, a videófelvételek beillesztésén (amelyeknek tetszőleges szegélyt adhatunk és rajtuk különleges effektusokat érvényesíthetünk), közvetlenül beilleszthetünk képernyőképeket és azok részleteit. Az Excel 2013-ban megjelent néhány új, és módosult mintegy 70 függvény. Az Excel 2016-ban csak tucatnyi függvény jelent meg, viszont több új grafikontípussal, előrejelzési és megosztási móddal ismerkedhettünk meg. Az Rendszer legelső, szembeötlő újdonsága a telepítés gyorsasága, mely körülbelül tíz percet vesz igénybe. A másik ilyen feltűnő újdonság a lapfülek végén megjelent újabb fül, ahol a Mondja el, mit szeretne tenni szöveget felülírva megadhatjuk akár szöveges kívánságainkat is, de jobban járunk, ha valamely ismert parancsot adunk meg, például: nyomtatás vagy táblázat beszúrása (ez
ELŐSZÓ 31 a lehetőség a Publisherből kimaradt). A begépelést néhány példa felajánlásával és automatikus szövegkiegészítéssel is támogatja az Office. Így a nyomtatás szóból is elegendő az ny betűket begépelni, máris választhatunk a felajánlott lehetőségek közül. Ezt követően az Excel igyekszik teljesíteni kívánságunkat. A súgó is keresés alapján működik vagy nem. Ez arra vonatkozik, hogy a hagyományos, tartalomjegyzékes, szószedetes segítség helyett most a kulcsszót, kifejezést begépeléssel kell megadnunk, aztán vagy kapunk, vagy sem találatokat. Megvallom, én jobban szerettem a régit Az kezeli az OpenDocument (ODF) formátumokat is. Ugyanakkor a hagyományos Office Open XML-formátumok egyelőre több szolgáltatást nyújtanak. A telepítés végén választhatunk, hogy melyik formátumot tekintsük alapértelmezettnek. Természetesen döntésünktől függetlenül beolvasható és menthető később is a másik formátum, azonban az OpenDocument (ODF) formátumokba mentve az Office néhány szolgáltatásáról le kell mondanunk. A felhasználói felület ismét átalakításra került. Most több Office beállítási téma közül választhatunk, amelyek közt találunk szemkímélőbbeket is. A menüszalag végén megjelent Megosztás gombbal könnyen, egyszerűen megoszthatjuk a szerkesztett dokumentumot. Beállíthatjuk a felhasználók jogosultságát a dokumentum eléréséhez, sőt láthatjuk azt is, kik dolgoznak a dokumentumon. Továbbfejlesztették a verzióelőzményeket, amelyekre hivatkozhatunk is, ha közösen szerkesztünk egy dokumentumot. A Word, Excel, PowerPoint 2016 programokban hat új diagramtípus (Dobozos ábra, Fatérkép, Többszintű gyűrűdiagram, Hisztogram valamint a Hisztogram beállítási között a Pareto, illetve Vízesés) jelent meg. A Bing keresőből töltődő Háttérismeretek (Insights) munkaablak a helyi menüből megjelenített Okos keresés paranccsal indítva a kurzor alatti szóhoz vagy kijelölt kifejezéshez kapcsolódó tartalmakat mutat meg. Az intelligens keresés indítható a Véleményezés szalagról is. A program első, 1983-as változata óta jelentős átalakulásnak lettünk tanúi. A legújabb változat, mint irodai mindenes, önmagában, de
32 ELŐSZÓ az Office rendszer 2016 többi tagjával együtt biztosan felöleli a mindennapi adminisztrációs, adatkezelési, címjegyzék-, feladat- és egyéb nyilvántartási, feldolgozási tevékenységet. Ráadásul a család már korábban új tagokkal gyarapodott: az önálló alkalmazás InfoPath és OneNote mellett a beépülő Business Contact Manager, majd az üzleti diagramszerkesztő Visio, a projekttervező Project és a legújabban a csoportmunka támogató Groove, valamint az XML technológia, a tartalomvédelmi szolgáltatások is ide sorolhatók. Az alkalmazásokban tovább fokozták az integrációt és a csoportmunka-lehetőségeket, olykor-olykor már azt is elfelejthetjük, hogy egy-egy parancs melyik programnak a része. A Word 2016-ban vagy az online Wordben (Word 365) a OneDriveon vagy a SharePointban tárolt dokumentumok közösen, egy időben szerkeszthetők. A szerkesztés közben a dokumentumban követhetjük munkatársaink módosításait. A könyv szerkezete segít az titkainak mind mélyebb megismerésében. A fejezetek fokozatosan vezetnek be a programok használatába. Rendszerint az egyes programok indításával, általános beállításaival, a súgó használatával, az alapvető funkciók elérésével kezdjük a fejezeteket. Az alapvető ismeretek után a mindennapos használat, majd az emelt szintű ismeretek műveletei következnek. Ezek már feltételeznek bizonyos a korábbi fejezetekben ismertetett vagy a gyakorlatban megszerzett ismereteket, ezért a kezdők számára mindenképpen javasoljuk a könyv olvasását az első fejezetnél kezdeni. Minden további az Office programcsomag tagjaival foglalkozó fejezet épít a korábbi részekben taglalt részletekre, fogalmakra, amelyeket az adott, általában az első előfordulási helyen magyarázunk meg. A fejezetek általában feladatmeghatározó célkitűzéssel kezdődnek és az ismereteket összefoglaló résszel záródnak (a témához kapcsolódó ECDL könyveinknek megfelelően, amelyekből e kötet negy része felépül). A fenti kezelési mód némiképpen módosul az elektronikus könyvet forgatók számára. Ez a könyv az ingyenes Acrobat Reader 8.0 vagy az Acrobat e-book Reader, Adobe Reader segítségével olvasható. Akinek nincs ilyen programja, az letöltheti többek közt a www.adobe.com webhelyről is. Az ilyen típusú könyvek igen előnyös tulajdonsága, hogy a képernyőn megjeleníthető a tartalomjegyzék, amelynek + ikonjaival jelölt csomópontjaiban alfejezeteket tartalmazó
ELŐSZÓ 33 ágakat nyithatunk ki. A tartalomjegyzék bejegyzései ugyanakkor ugróhivatkozásként szolgálnak. Ha egy fejezetre akarunk lépni, akkor elegendő a bal oldali ablakrészben megjelenített könyvjelző-lista megfelelő részére kattintani. Sőt az ilyen könyvek teljes szövegében kereshetünk. A leírás minden olyan részén külön felhívjuk a figyelmet, amely a megelőző változattól lényegesen eltérő funkciómegoldást ismertet. A programok eddig még nem említett egyéb lehetőségeit is igyekeztünk a terjedelem adta korlátokon belül megfelelő mélységben ismertetni. Az ismétlődéseket igyekeztünk kerülni, ezért például a fájl- és súgókezelést az első alkalmazás (Word) bemutatásánál tárgyaljuk. Az ismertetést több helyen példa támasztja alá. A feladatok megoldását általában lépésről-lépésre mutatjuk be. Könyvünkben az Office 2016 számos lehetőségét igyekeztünk ismertetni, több esetben azonban terjedelmi okokból a bemutatás mélysége nem érhette el az eredeti (bár nyilván jóval drágább) kézikönyvekét. Minden olyan esetre, amikor az adott problémát nem tudjuk elég világosan megérteni ebből a könyvből, javasoljuk a program Súgó és oktató rendszerének, illetve a gyári kézikönyveknek áttekintését, valamint az egyes programokról szóló igazán kimerítő kézikönyveinket (például az Excel 2016 Bibliát, amely maga 2150 oldal, és több száz kidolgozott mintapéldát is tartalmaz). A leírtak megértéséhez és alkalmazásához különösebb számítástechnikai ismeretekre nincs szükség, elegendő a Windows 7-10 operációs rendszer alapfokú ismerete. A könyvet ajánljuk azoknak, akik kényelmesen, gyorsan, tetszetős formában szeretnék elkészíteni dokumentumaikat, bemutatóikat, táblázataikat, feladataikat és kapcsolataikat jól nyomon követhető formában kívánják rögzíteni amihez ezúton is sok sikert kívánunk. Végezetül: bár könyvünk készítése során a megfelelő gondossággal igyekeztünk eljárni, ez minden bizonnyal nem óvott meg a tévedésektől. Kérem, fogadják megértéssel hibáimat. Szentendre, 2016. február Köszönettel a szerző.
34 A LEGUTÓBBI OFFICE ÚJDONSÁGOK A LEGUTÓBBI OFFICE ÚJDONSÁGOK 2013-as MS Office újdonságok A 2013-as változatban az újdonságokból következtethetünk az új trendre, amikor is a szoftvereket szolgáltatásként kívánják nyújtani, mint az infrastruktúrát. Ennek megfelelően megváltozott a programok forgalmazása, telepítése is. Háttérbe szorulnak a kézzel fogható telepítő médiák (CD, DVD), a telepítő anyag többnyire letöltéssel érkezik, az alapértelmezett tárolóhely a felhő (interneten keresztül elérhető távoli tárhely), amelyen keresztül könnyen megoszthatjuk dokumentumainkat azokkal, akiket erre felhatalmazunk. Általában szebb, gyorsabb lett a programcsomag, olyan helyeken is animált megjelenést alkalmaznak, ahol korábban nem. Sok párbeszédpanel helyett a parancsok paraméterezését a szerkesztőablakok jobb oldalán megjelenő panelben, munkaablakban kell elvégezni. 2016-os MS Office újdonságok Az Office csomagban újdonságnak tekinthető az új telepítési mód és némileg átalakított felhasználói felület. A Fájl lapfül, majd a Fiók lap választása után állíthatjuk be az Office témát. Most három Office beállítási téma közül választhatunk, amelyek közt találunk szemkímélőbbet (Sötétszürke) is. A hagyományos megjelenéshez a Fehér témát válasszuk! Új a legtöbb Office programban elérhető keresőmező, amely a lapfülek után jelenik meg. A lapfülek végén, ahol a Mondja el, mit szeretne tenni szöveget felülírva megadhatjuk akár szöveges kívánságainkat is, de jobban járunk, ha valamely ismert parancsot adunk meg, például: nyomtatás vagy táblázat beszúrása. A begépelést néhány példa felajánlásával és automatikus szövegkiegészítéssel is támogatja az Office. Így a nyomtatás szóból is elegendő az ny betűket begépelni, máris választhatunk a felajánlott lehetőségek közül (lásd az ábrát). Ezt követően az Excel igyekszik teljesíteni kívánságunkat.
2016-os MS Office újdonságok 35 A találati listán akár olyan menüpont is megjelenhet, amelynek almenüje is használható, mint az ábrán a Nyomtatási kép és nyomtatás sor. A keresőmező szókiegészítéssel működik A súgó is keresés alapján működik vagy nem. Ez arra vonatkozik, hogy a hagyományos, tartalomjegyzékes, szószedetes segítség helyett most a kulcsszót, kifejezést begépeléssel kell megadnunk, aztán vagy kapunk, vagy sem találatokat. Megvallom, én jobban szerettem a régit Az alapértelmezett fájltípus beállítása Az kezeli az OpenDocument (ODF) formátumokat is. Ugyanakkor a hagyományos Office Open XML-formátumok egyelőre több szolgáltatást nyújtanak. A telepítés végén választhatunk, hogy melyik formátumot tekintsük alapértelmezettnek (lásd az ábrát). Ter-
36 A LEGUTÓBBI OFFICE ÚJDONSÁGOK mészetesen döntésünktől függetlenül beolvasható és menthető később is a másik formátum, azonban az OpenDocument (ODF) formátumokba mentve az Office néhány szolgáltatásáról le kell mondanunk. A menüszalag végén megjelent Megosztás gombbal könnyen, egyszerűen megoszthatjuk a szerkesztett dokumentumot. Tulajdonképpen ez a szolgáltatás már működött az előző verzióban is, most csak új megjelenést adtak a felhőbe mentésnek. Ez rögtön látszik is, vagyis előbb megjelenik egy munkaablak, majd ott a Mentés a felhőbe gombra kattintva már az ismert Mentés másként ablakot hozzuk az előtérbe (lásd az ábrát). A megosztás a felhőbe mentés révén oldható meg A Mentés másként ablakban előbb a OneDrive meghajtóra kattintsunk kettősen és lépjünk be a OneDrive fiókunkba (ha még nem lettünk volna bejelentkezve). Ezt követően kiválaszthatjuk a gépünkön tárolt, a felhővel (OneDrive mappánkkal) szinkronizálható mappáink közül a fájl tárolási helyét, végül kattintsunk a Mentés gombra! Az ilyen mappába rögzített fájlokat automatikusan szinkronizálja a távoli mappatartalommal a OneDrive rendszer. Ha offline dolgozunk, akkor is megtaláljuk ezeket a mappáinkat, tárolhatunk is ide, de a következő internetkapcsolat létrejöttekor a szinkronizálás végbemegy, vagyis a távoli mappák tartalma frissül és frissül a mi offline mappánk tartalma is, ha a távoli mappa tartalmát máshonnan módosították. A frissítendő mappákat egyébként a szintén az telepítésével, a Start menüben megjelent Microsoft OneDrive alkalmazással állítjuk be.
2016-os MS Office újdonságok 37 A mentés után már az Office alkalmazásból is beállíthatjuk a felhasználók jogosultságát a dokumentum eléréséhez, sőt láthatjuk azt is, kik dolgoznak a dokumentumon. Korábban ezt csak a webböngészőben, a OneDrive fiókba (https://onedrive.live.com ) bejelentkezve tehettük meg. A meghívottak számára megnyitási (olvasási) vagy szerkesztési jogot állíthatunk be, végül írhatunk egy kísérőlevelet is, majd kattintsunk a Megosztás gombra! Jogosultság beállítása és meghívás A Megosztási hivatkozás létrehozása paranccsal egy újabb munkaablakot jeleníthetünk meg, amelyben létrehozhatjuk a szerkesztésre vagy olvasásra szolgáló hivatkozásokat. Ezeket a Másolás gombbal a vágólapra másolhatjuk és beilleszthetjük egy levél szövegébe, melyet már nem korlátoz semmi. Azaz a Megosztás munkaablakban rendelkezésre álló kísérőleveli mezővel szemben tetszőleges levelezőprogramba bemásolhatók, ahol nagyobb címjegyzék-tárból vehetünk fel címzetteket, és a levélbe illeszthetünk másféle objektumokat is (grafikát), illetve további fájlokat csatolhatunk. A Megosztás parancs kiadható a Fájl szalagfülről is. Viszont a hagyományos ablakvezérlő ikon eltűnt (a bal fölső sarokból).
38 A LEGUTÓBBI OFFICE ÚJDONSÁGOK Az Office szóra vonatkozó háttérinformációk A fontosabb Office programokból (Word, Excel, PowerPoint) a helyi menüben, illetve a Véleményezés szalagról elérhető az Okos keresés funkció, amellyel a kurzor alatti szóhoz, vagy kijelölt kifejezéshez jeleníthetünk meg, az internetről (Bing keresőből) származó információkat egy új (Háttérismeretek) munkaablakban. Új diagramtípusok A Word, Excel, PowerPoint 2016 programokban hat új diagramtípus (Dobozos ábra, Fatérkép, Többszintű gyűrűdiagram, Hisztogram valamint a Hisztogram beállítási között a Pareto, illetve Vízesés) jelent meg.