A Magyar Országos Közjegyzői Kamara 85. számú iránymutatása A papíralapú okiratról elektronikus, illetve az elektronikus okiratról papíralapú hiteles másolat, valamint a papíralapú közjegyzői okiratról elektronikus hiteles kiadmány és hiteles másolat, és az elektronikus közjegyzői okiratról papíralapú hiteles kiadmány és hiteles másolat készítésének szabályairól 1 I. Fejezet Értelmező rendelkezések 1. (1) Jelen iránymutatás alkalmazásában: a) papíralapú okirat: minden olyan fizikailag létező anyagon található, emberi írásjegyekkel megörökített gondolati tartalom (szöveg), mely vizuális érzékelés útján olvasható, továbbá mindaz, amit jogszabály papíralapú okiratnak nyilvánít; b) elektronikus okirat: minden olyan elektronikus adathordozón tárolt adategyüttes, mely informatikai alkalmazás és eszköz útján vizuálisan érzékelhetővé és olvashatóvá tehető emberi írásjegyekkel megörökített gondolati tartalmat (szöveget) tartalmaz, továbbá mindaz, amit jogszabály elektronikus okiratnak nyilvánít; c) elektronikus okirat (másolat) képe: az elektronikus okirat (másolat) felhasználó általi olvashatóságát lehetővé tevő informatikai alkalmazás és eszköz útján vizuálisan érzékelhetővé tett képe; d) tartalmi egyezőség: az okirat és az arról készített másolat szövegének szó szerinti azonossága; e) képi egyezőség: ea) a papíralapú okiratról készített elektronikus másolat képének a papíralapú okirat 2 dimenziós látványával, eb) az elektronikus okiratról készített papíralapú másolat látványának az elektronikus okirat képével való vizuális érzékeléssel megállapítható azonossága azzal, hogy azt nem érintik a másolatkészítés és az elektronikus okirat (másolat) képének megjelenítése során fellépő színárnyalatbeli vagy egyéb hasonló torzulások. (2) Az (1) bekezdés a) és b) pontjában foglalt fogalom-meghatározásokat megfelelően alkalmazni kell a papíralapú, illetve az elektronikus másolatra is. (3) Az (1) bekezdés a) és b) pontjában foglalt fogalom-meghatározások alkalmazása során szöveg alatt a számot, számadatot és a képlet is érteni kell. Az okirat okirati jellegét nem érinti, ha papíralapú okirat esetén a hordozóanyag, elektronikus okirat esetén az adategyüttes vizuális érzékelés céljára megjelenített képe a szövegen túl ábrát, képet vagy más hasonló dolgot tartalmaz. II. Fejezet A papíralapú okiratról elektronikus másolat készítésének szabályai 1 Iránymutatás elfogadva: 2017. december 28. 1
2. (1) A papíralapú okiratról történő elektronikus hiteles másolat készítése során a másolatkészítő biztosítja az előtte felmutatott papíralapú okirat és az arról készített elektronikus hiteles másolat képi vagy tartalmi egyezőségét, és azt, hogy minden az aláírás elhelyezését követően az elektronikus másolaton tett módosítás érzékelhető legyen. (2) Papíralapú okiratról történő elektronikus hiteles másolat készítése során a másolat készítője: a) elkészíti az elektronikus másolatot, b) megállapítja a papíralapú okirat és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi egyezőségét, c) a 3. -ban meghatározott tartalommal elektronikus hitelesítési záradékot készít, d) az elektronikus másolatot és az elektronikus hitelesítési záradékot elektronikus tárolódokumentumban (elektronikus akta) helyezi el, e) az elektronikus tároló-dokumentumot hivatali minősített elektronikus aláírásával és időbélyegzővel látja el. 3. (1) Az elektronikus hitelesítési záradék a következő adatokat tartalmazza: a) egyénileg működő közjegyző esetén a közjegyző családi és utónevét, közjegyzői iroda keretében működő közjegyző esetén a közjegyzői iroda elnevezését; b) az állami címert, a közjegyző székhelyét, irodájának címét és telefonszámát; c) az ügyszámot; d) azt, hogy a másolat eredeti okiratról, annak hiteles kiadmányáról, hiteles másolatáról vagy egyszerű másolatáról készült; e) ha azt a másolat nem tartalmazza, az okirat megnevezését, illetve megjelölését; f) ha a másolat az eredetinek csak egy része, akkor az erre való utalást ( kivonatos ) és az eredeti okirat terjedelmét (lapszámban, oldalszámban vagy más alkalmas módon kifejezve); g) azt, hogy a másolat az okiratnak vagy az okirat egy részének képével vagy tartalmával megegyezik; h) azt, hogy a felmutatott okiraton volt-e illetékbélyeg, ha igen, annak címletét és darabszámát is; i) ha az eredeti okiraton változtatás, sérülés vagy aggályt keltő más körülmény észlelhető, ennek tényét és leírását; j)az arra való figyelmeztetést, hogy a közjegyzőkről szóló 1991. évi XLI. törvény (a továbbiakban: Kjtv.) 166/A. -ának (1) bekezdése alapján az elektronikus hiteles másolat nem kerül archiválásra, továbbá az elektronikus hiteles másolat érvényességi idejét; k) a másolat hitelesítésének helyét, évét, hónapját és napját; l) az eljárást lefolytató közjegyző vagy közjegyzőhelyettes családi és utónevét és e minőségének megjelölését. (2) A hitelesítési záradék tartalmazhatja az okirat olyan tulajdonságát, amely az elektronikus másolat képi megjelenítése során nem vagy nem megfelelően tehető láthatóvá (vízjel, szárazbélyegző-lenyomat, hologramos matrica, stb.). 4. (1) Ha az elektronikus másolat szkennelés útján készül, a megfelelő minőségű elektronikus másolat elkészítése érdekében a szkennelés során figyelemmel kell lenni a szkenneren kiválasztott felbontásra és színmélységre. (2) Az (1) bekezdésre figyelemmel: a) az ajánlott szkenner beállításokokirat szkennelése során: 2
aa) szürkeárnyalatos másolat létrehozása esetén 300 dpi (azzal, hogy dpi = dots/inch, azaz a képpontok száma 1 hüvelyknyi távolságon), ab) színes másolat létrehozása esetén 200 dpi, ac) monokróm (csak fekete és fehér képpontokat tartalmazó) másolat létrehozása esetén 600 dpi; b) képet is tartalmazó okirat szkennelése esetén monokróm beállítás nem használható; c) 600 dpi-t meghaladó felbontású színes másolatok létrehozása a keletkező fájlok túlzott mérete miatt nem ajánlott; d) indokolt esetben így különösen rossz minőségű iratok esetén az ajánlott beállításoktól nagyobb felbontás irányába el lehet térni. (3) A másolatot.pdf vagy.jpg formátumban kell előállítani. (4) A hitelesítési záradékot.pdf formátumban elektronikus úton kell előállítani, az nem tartalmazhatja a közjegyző, illetve közjegyzőhelyettes hivatali aláírásának [Kjtv. 21/A. (1) bek.] képét. (5) Az elektronikus tároló-dokumentumot a Microsec e-szignó alkalmazásával kell előállítani (e-akta), a rendelkezésre álló legfrissebb közjegyzői sémadefiníció használatával. 5. A hiteles elektronikus másolatot nem kell archiválni. Erre tekintettel az elektronikus hiteles másolat érvényességi ideje legfeljebb 10 év lehet. III. Fejezet Az elektronikus okiratról papíralapú másolat készítésének szabályai 6. (1) Az elektronikus okiratról történő papíralapú hiteles másolat készítése során a másolatkészítő biztosítja a számára hozzáférhetővé tett elektronikus okirat és az arról készített papíralapú hiteles másolat képi vagy tartalmi egyezőségét. (2) Elektronikus okiratról történő papíralapú hiteles másolat készítése során a másolat készítője: a) elkészíti a papíralapú másolatot, b) megállapítja az elektronikus okirat és a papíralapú másolat képi vagy tartalmi egyezőségét, c) a 7. -ban meghatározott tartalommal papíralapú hitelesítési záradékot készít, melyet ca) egy lapnál nem nagyobb terjedelmű papíralapú másolat esetén vagy a másolatra vezet rá, vagy a cb) alpontban meghatározott módon a másolathoz fűz, cb) egy lapnál nagyobb terjedelmű papíralapú másolat esetén zsinórral a másolathoz fűz, és azt a közjegyző bélyegzőjével megerősíti, d) a hitelesítési záradékot a közjegyző, illetve közjegyzőhelyettes hivatali aláírásával [Kjtv. 21/A. (1) bek.] látja el. 7. (1) A papíralapú hitelesítési záradék a következő adatokat tartalmazza: a) a 3. (1) bekezdésének a)-g), k) és l) pontjában meghatározottakat; b) ha az okirat elektronikus aláírással van ellátva, az okiraton szereplő elektronikus aláírás érvényessége ellenőrzésének megtörténtét és az elektronikus aláírásban szereplő nevet; c) az elektronikus okiratot tartalmazó fájl nevét és rövidített formátumát. 3
(2) A hitelesítési záradék tartalmazhatja az elektronikus okirat egyéb olyan adatát, amely papíralapú okiraton nem vagy nem megfelelően jeleníthető meg (hivatkozások, az elektronikus aláírás és időbélyegző egyéb adatai, elektronikus mellékletek, animáció, stb.). 8. A papír alapú hiteles másolaton az elektronikus okirat, illetve annak érintett része (kivonata) szöveges tartalmát minden esetben meg kell jeleníteni, képét pedig képi egyezőség tanúsítása esetén kell megjeleníteni. 9. Ha az okirat elektronikus aláírással van ellátva, nem végezhető el a hitelesítés, ha az aláírás ellenőrzésének eredménye érvénytelen vagy nem állapítható meg. IV. Fejezet A papíralapú közjegyzői okiratról készült elektronikus hiteles kiadmányra és hiteles másolatra, valamint az elektronikus közjegyzői okiratról készült papíralapú hiteles kiadmányra és hiteles másolatra vonatkozó különös szabályok 10. Ha a közjegyzői okiratot a) a közjegyző készítette, a hiteles kiadmányt az alkalmazásában álló közjegyzőhelyettes is, b) a közjegyzőhelyettes készítette, a hiteles kiadmányt az őt alkalmazó közjegyző vagy az őt alkalmazó közjegyző alkalmazásában álló másik közjegyzőhelyettes is elkészítheti. 11. (1) A papíralapú közjegyzői okiratról készített elektronikus hiteles kiadmányt és elektronikus hiteles másolatot nem kell hitelesítési záradékkal ellátni, feltéve hogy a kiadmány, illetve a másolat megfelel a Kjtv. 137. -ának (4) bekezdésében foglaltaknak. (2) A (3) bekezdésben szabályozott eset kivételével a papíralapú közjegyzői okiratról készített elektronikus hiteles kiadmány, valamint a MOKK Levéltár által a papíralapú közjegyzői okiratról készített elektronikus hiteles másolat akként is elkészíthető, hogy az az ügyfél, illetve a segédszemély névaláírásának vagy kézjegyének, valamint a közjegyző (közjegyzőhelyettes) hivatali aláírásának [Kjtv. 21/A. (1) bek.] a képét nem tartalmazza, hanem csak az arra való utalást, hogy az eredeti okiraton a névaláírások, kézjegyek, illetve hivatali aláírás szerepel (s.k. rövidítés, P.H. rövidítés). (3) A Kjtv. 166/A. -a szerint archiválás céljára készített elektronikus hiteles kiadmány az ügyfél, illetve a segédszemély névaláírásának vagy kézjegyének, valamint a közjegyző (közjegyzőhelyettes) hivatali aláírásának [Kjtv. 21/A. (1) bek.] a képét tartalmazza. 12. (1) Az elektronikus közjegyzői okiratról készített papíralapú hiteles kiadmányt és papíralapú hiteles másolatot papíralapú hitelesítési záradékkal kell ellátni. (2) Az elektronikus közjegyzői okiratról készített papíralapú hiteles kiadmány és papíralapú hiteles másolat az ügyfél, illetve a segédszemély Kjtv. 111. -ának (4) bekezdése szerinti elektronikus aláírását és esetleges időbélyegzőt, valamint a közjegyző (közjegyzőhelyettes) hivatali elektronikus aláírását [Kjtv. 21/A. (1) bek.] és az időbélyegzőt nem tartalmazza, hanem csak az arra való utalást, hogy az eredeti okiraton az elektronikus aláírások és időbélyegzők, illetve hivatali elektronikus aláírás és időbélyegző szerepel (e.a. rövidítés, i.b. rövidítés). 4
(3) Az elektronikus közjegyzői okiratról a közjegyző vagy a közjegyzőhelyettes által készített papíralapú hiteles kiadmányának hitelesítési záradéka a következő adatokat tartalmazza: a) az arra való utalást, hogy a közjegyző, illetve az alkalmazásában álló közjegyzőhelyettes által készített fenti ügyszámú eredeti elektronikus közjegyzői okirat kivonatos hiteles kiadmány esetén annak meghatározott része tartalmával a másolat egyezik; b) a 3. (1) bekezdésének f), g), k) és l) pontjában meghatározottakat; c) a közjegyző (közjegyzőhelyettes) okiraton szereplő hivatali elektronikus aláírása [Kjtv. 21/A. (1) bek.] érvényessége ellenőrzésének megtörténtét. V. Fejezet Záró rendelkezések 13. A 3. (1) bekezdésének a)-c) pontjában meghatározott adatokat a záradék fejrésze tartalmazza azzal, hogy a közjegyző székhelye a záradék záró részében is feltüntethető, utóbbi esetben a fejrészben történő feltüntetés nem szükséges. 14. Ez az iránymutatás 2018. január 1-jén lép hatályba. 15. Hatályát veszti a papíralapú okiratról elektronikus, illetve az elektronikus okiratról papíralapú közhiteles másolat készítésének szabályairól szóló 27. számú MOKK iránymutatás. Budapest, 2017. december 28. Dr. Tóth Ádám s.k. a MOKK elnöke 5